Đó là sáng Monday, và hộp thư đến của bạn đã ngập tràn. Ba nhân viên mới bắt đầu làm việc hôm nay, bộ phận CNTT chưa cài đặt tài khoản cho họ, email chào mừng chưa được gửi đi, và ai đó vừa hỏi lại về danh sách kiểm tra onboarding của họ… lần nữa.
Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực HR, bạn chắc hẳn đã quá quen thuộc với tình trạng hỗn loạn này.
Quá trình onboarding nên mang lại cảm giác hào hứng cho cả công ty và nhân viên mới. Tuy nhiên, khi nhóm của bạn bị ngập trong các công việc lặp đi lặp lại, trải nghiệm này sẽ bị ảnh hưởng. Tin vui là bạn không còn phải làm mọi việc thủ công nữa. Đó chính là lúc trí tuệ nhân tạo (AI) cho HR bước vào.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự động hóa các quy trình nhân sự bằng AI để tạo ra trải nghiệm onboarding nhanh chóng và thông minh hơn — mà không làm mất đi yếu tố con người.
Tại sao nên tự động hóa các quy trình HR bằng AI?
Theo Viện Nghiên cứu Giá trị Kinh doanh của IBM, 87% các nhà lãnh đạo được khảo sát tin rằng AI có khả năng hỗ trợ vai trò của họ hơn là thay thế họ. Bộ phận Nhân sự đang đứng trước ngưỡng cửa của sự chuyển đổi này, bước vào những khả năng lớn hơn và có tác động mạnh mẽ hơn.
Dưới đây là lý do tại sao bạn cần sử dụng AI trong HR:
- Tăng cường hiệu quả: Không ai theo đuổi lĩnh vực nhân sự vì họ thích theo đuổi các chính sách nghỉ phép. Tự động hóa các công việc hành chính này có nghĩa là giảm thiểu việc mục nhập thủ công và ít lỗi hơn.
- Ra quyết định thông minh hơn: Phân tích hiệu suất dựa trên AI giúp bộ phận nhân sự xác định nhân viên tiềm năng bằng cách đang theo dõi tiến độ đào tạo, phản hồi và hiệu suất làm việc.
- Hỗ trợ giữ chân nhân viên (và nhóm của bạn): AI trong HR giúp bạn có thời gian tập trung vào các công việc cần làm mang lại hiệu quả, như xây dựng chiến lược giữ chân nhân viên và tạo ra môi trường làm việc hỗ trợ, giúp nhân viên luôn gắn bó và trung thành.
- Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Các công cụ tự động hóa HR cung cấp hỗ trợ 24/7, bao gồm trả lời các câu hỏi về chính sách và hướng dẫn nhân viên qua quy trình onboarding. Phản hồi nhanh chóng và hỗ trợ cá nhân hóa giúp quy trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn và nhân viên cảm thấy được hỗ trợ ngay từ ngày đầu tiên.
- Tuân thủ quy định: Bạn có thể theo dõi các quy định, độ chính xác của hồ sơ và tuân thủ mà không cần thêm công việc quản trị viên. Ngoài ra, nó dự báo xu hướng lực lượng lao động và nhắc nhở bộ phận nhân sự của bạn thích ứng với những xu hướng phù hợp để tạo lợi thế cạnh tranh.
👀 Bạn có biết? Theo McKinsey & Company, các công ty xuất sắc trong quản lý nhân tài mang lại doanh thu cao hơn 300% trên mỗi nhân viên so với các công ty trung bình. Tuy nhiên, nhiều nhóm nhân sự vẫn dành hàng giờ để xử lý biểu mẫu và quản lý dữ liệu lương.
Các quy trình HR khóa cần tự động hóa bằng AI
Khi quyết định quy trình HR nào là ứng cử viên phù hợp cho tự động hóa, hãy tìm kiếm các điểm nghẽn thường xuyên gây trì hoãn kết quả.
Dù là lịch phỏng vấn hay kiểm tra tuân thủ, những rào cản lớn nhất trong quy trình HR của bạn thường là những vấn đề dễ dàng giải quyết nhất bằng AI. Chúng bao gồm:
1. Tuyển dụng và sàng lọc hồ sơ
Việc phân tích thủ công hàng trăm hồ sơ ứng tuyển là một trong những điểm nghẽn lớn nhất đối với các hàm nhân sự. Bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo, bạn có thể quét các đơn ứng tuyển, trích xuất kỹ năng và xếp hạng ứng viên so với mô tả công việc.
Với ClickUp Brain, bạn có thể nhanh chóng truy cập thông tin ứng viên, phản hồi và thậm chí cả ghi chú phỏng vấn từ không gian làm việc ClickUp của mình và các ứng dụng HR kết nối khác.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Brain để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn.
2. Lên lịch phỏng vấn
Cần bao nhiêu email để đặt lịch cho một cuộc phỏng vấn? Quá nhiều. Trợ lý lịch trình AI kiểm tra lịch, đề xuất khung giờ, gửi nhắc nhở và thậm chí xử lý việc thay đổi lịch phút chót, giúp nhà tuyển dụng có thêm thời gian tập trung vào trải nghiệm của nhân viên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì sử dụng nhiều công cụ khác nhau, hãy sử dụng Lịch AI của ClickUp để tập trung mọi thứ vào một nơi. Nó tổ chức các cuộc phỏng vấn, các cột mốc quan trọng trong quá trình onboarding, các sự kiện của nhóm và yêu cầu nghỉ phép trong một dòng thời gian thống nhất. Bạn có thể đánh dấu màu cho các loại sự kiện, kéo và thả để điều chỉnh lịch trình, và thậm chí để AI tự động phân bổ khối cho các ưu tiên dựa trên dữ liệu công việc và mục tiêu của bạn.
3. Tài liệu onboarding
Việc theo dõi các ID, biểu mẫu thuế và hợp đồng là công việc lặp đi lặp lại và đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt.
Sử dụng các cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên, nhân viên mới có thể tải lên các tài liệu, sau đó được xác minh tự động, lưu trữ bảo mật và đánh dấu các lỗi. Quy trình càng trơn tru, ấn tượng ban đầu càng tốt—và nền tảng cho sự tham gia của nhân viên càng vững chắc.
⚡ Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình onboarding, mẫu danh sách kiểm tra onboarding của ClickUp có thể hỗ trợ bạn. Tất cả các bước từ ghi chép thông tin nhân viên đến gửi khảo sát sau onboarding đều được ghi lại, phân công và đang theo dõi tại một nơi duy nhất.
4. Quản lý dữ liệu nhân viên
Các cơ sở dữ liệu nhân sự thường chậm trễ khi nhân viên cập nhật địa chỉ, thông tin tài khoản ngân hàng hoặc thông tin liên hệ.
Hệ thống AI đồng bộ hóa các cập nhật từ các biểu mẫu được hỗ trợ bởi AI trực tiếp vào các nền tảng HR chính, giảm thiểu lỗi và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo HR có thể tin tưởng vào dữ liệu sạch để thực hiện phân tích dự đoán hỗ trợ cho kế hoạch dài hạn.
🎥 Xem video này để biết cách sử dụng AI một cách thông minh trong tuyển dụng:
👀 Mẹo hữu ích: Thông tin nhân viên lỗi thời có thể gây ra các lỗi ẩn ảnh hưởng đến hệ thống lương, tuân thủ và báo cáo. Sử dụng các mẫu HR miễn phí để tập trung thông tin nhân viên và duy trì tính nhất quán trong hồ sơ.
5. Đào tạo và lộ trình học tập
Sử dụng các công cụ AI, bạn có thể phân tích vai trò, kinh nghiệm và hiệu suất của nhân viên để đề xuất các lộ trình học tập cá nhân hóa. Bằng cách cá nhân hóa quá trình phát triển, nhóm nhân sự của bạn có thể nâng cao sự tham gia của nhân viên cũng như quản lý hiệu suất.
👀 Bạn có biết? Unilever, thông qua chương trình Compass, đã cam kết trang bị cho mỗi nhân viên những kỹ năng phù hợp với tương lai. Nghiên cứu của họ cho thấy những nhân viên tham gia các buổi đào tạo này đã tăng năng suất làm việc tổng thể lên 41%.
6. Quản lý lương và phúc lợi
Các nền tảng AI tự động hóa việc tính toán lương, thanh toán chi phí và tạo bảng lương, đồng thời đơn giản hóa việc đăng ký phúc lợi thông qua các kiểm tra tính đủ điều kiện có hướng dẫn.
📮 ClickUp Insight: 32% người lao động cho rằng tự động hóa chỉ tiết kiệm được vài phút mỗi lần, nhưng 19% cho rằng nó có thể tiết kiệm 3–5 giờ mỗi tuần. Thực tế là ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ nhất cũng tích lũy theo thời gian.
Ví dụ, tiết kiệm chỉ 5 phút mỗi ngày cho các công việc lặp đi lặp lại có thể mang lại kết quả là hơn 20 giờ mỗi quý, thời gian có thể được chuyển hướng sang các công việc có giá trị và chiến lược hơn.
Với ClickUp, việc tự động hóa các công việc nhỏ như đặt ngày đáo hạn hoặc gắn thẻ đồng nghiệp chỉ mất chưa đầy một phút. Bạn có các Trợ lý AI tích hợp sẵn để tạo tóm tắt và báo cáo tự động, trong khi các Trợ lý tùy chỉnh xử lý các quy trình làm việc cụ thể. Hãy lấy lại thời gian của bạn!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã giảm thời gian xây dựng báo cáo xuống 50% hoặc hơn nhờ các công cụ báo cáo tùy chỉnh của ClickUp — giúp các nhóm của họ tập trung ít hơn vào việc định dạng và nhiều hơn vào việc dự báo.
7. Đánh giá hiệu suất
Các đánh giá thường bị trì hoãn vì các nhà quản lý phải xử lý quá nhiều dữ liệu. AI có thể bước vào để tổng hợp các chỉ số, tổng hợp phản hồi 360° và tạo ra các bản tóm tắt — giúp quản lý hiệu suất trở nên nhất quán, minh bạch và dựa trên dữ liệu hơn.
Như vậy, nhân viên sẽ nhận được đánh giá công bằng hơn, trong khi bộ phận nhân sự có được những thông tin hữu ích cho phân tích dự đoán trong tương lai.
⚡ Mẹo chuyên nghiệp: Bảng điều khiển ClickUp tập trung các chỉ số phân tích nhân sự khóa—từ hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên đến xu hướng luân chuyển nhân sự—tất cả trong một chế độ xem tùy chỉnh. Với các phân tích được hỗ trợ bởi AI, các nhóm nhân sự có thể đang theo dõi xu hướng, phát hiện các dấu hiệu cảnh báo và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhanh hơn bao giờ hết.
8. Hỗ trợ nhân viên và trung tâm hỗ trợ nhân sự
Các chatbot AI được hỗ trợ bởi xử lý ngôn ngữ tự nhiên có thể xử lý các câu hỏi thường gặp ngay lập tức, chuyển tiếp các vấn đề phức tạp và ghi lại các chủ đề lặp lại.
Với ClickUp Knowledge Management, bạn có thể xây dựng một cơ sở kiến thức HR tập trung, nơi nhân viên có thể dễ dàng truy cập các chính sách, chi tiết về phúc lợi và hướng dẫn onboarding một cách độc lập.
Bạn cũng có thể cài đặt các tác nhân tự động hóa sẵn có của ClickUp hoặc tạo các tác nhân tùy chỉnh của riêng mình để giải quyết các truy vấn liên quan đến nhân sự.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản của kênh của nhóm HR nhận được rất nhiều câu hỏi. Người phụ trách Đối tác Nhân sự muốn sử dụng AI để trả lời một số câu hỏi này và giải phóng thời gian cho nhóm của mình. Họ tạo ra một Trợ lý Tự động Hóa Tùy chỉnh trong kênh, được hướng dẫn chỉ trả lời câu hỏi nếu câu trả lời có trong cơ sở kiến thức mà nó có thể truy cập. Họ quy định rằng Trợ lý Tự động Hóa chỉ phản hồi khi tin nhắn của người dùng chứa một ví dụ rõ ràng và trực tiếp. Họ thậm chí còn cung cấp cho Trợ lý Tự động Hóa các ví dụ về câu hỏi.
9. Quản lý quá trình rời khỏi công ty
Quá trình offboarding (thoái việc) cũng quan trọng không kém quá trình onboarding, nhưng thường thiếu quy trình cụ thể.
AI tự động hóa các danh sách kiểm tra, vô hiệu hóa hệ thống và khảo sát khi rời khỏi công ty. Bằng cách phân tích dữ liệu khảo sát với phân tích dự đoán, bạn có thể phát hiện các mô hình mất nhân viên và củng cố chiến lược giữ chân nhân viên, đồng thời đảm bảo tuân thủ ở mọi bước.
👀 Bạn có biết? Với sự phát triển của Trí tuệ Nhân tạo Thế hệ Mới (Gen AI), tiềm năng tự động hóa các công việc như áp dụng chuyên môn và quản lý nhân sự đã tăng lên gần 60%. Đây là những lĩnh vực từng được cho là quá con người để có thể tự động hóa.
Cách tự động hóa các quy trình nhân sự bằng AI
Bạn đã chán phải chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để quản lý một quy trình HR?
ClickUp tích hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu, trò chuyện, tự động hóa và quy trình làm việc của bạn vào không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Bạn không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, tài liệu SOP, trò chuyện và email để phê duyệt. Loại hình " Work Sprawl" đó kết thúc ngay bây giờ vì với ClickUp, một không gian làm việc duy nhất là tất cả những gì bạn cần để tuyển dụng, quản lý và hỗ trợ một lực lượng lao động phát triển mạnh mẽ.
Nhóm HR của bạn có thể tập trung vào con người chứ không phải giấy tờ, vì họ có 100% thông tin bối cảnh và một nền tảng duy nhất cho cả con người và hệ thống tham gia công việc cùng nhau.
Hãy tưởng tượng điều này: bạn tạo ra một trợ lý quản lý hiệu suất sử dụng ClickUp Agents. Nó sẽ thông báo cho các nhà quản lý khi mùa đánh giá hiệu suất đến, hướng dẫn họ hoàn thành dữ liệu, trả lời các câu hỏi một cách tự nhiên dựa trên các quy trình tiêu chuẩn (SOP), lên lịch nhắc nhở, tóm tắt và nhiều hơn nữa, sau đó thông báo kết quả cho trưởng bộ phận nhân sự.
Và đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm.
Để hỗ trợ bạn, chúng tôi đã chuẩn bị một hướng dẫn từng bước chi tiết về cách tự động hóa quy trình nhân sự kèm theo những thông tin hữu ích và có thể áp dụng ngay.
Bước #1: Xác định và lập bản đồ các quy trình phù hợp để tự động hóa
Tập trung vào các công việc HR lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và có khối lượng lớn. Ví dụ: tính lương, quản lý nghỉ phép, sàng lọc ứng viên, danh sách kiểm tra onboarding và báo cáo tuân thủ.
Trước khi áp dụng AI, hãy vẽ sơ đồ quy trình hiện tại của bạn bằng sơ đồ luồng hoặc bảng trắng. Điều này giúp xác định các điểm nghẽn và sự kém hiệu quả mà tự động hóa có thể loại bỏ.
Thay vì dán đầy tường phòng họp bằng ghi chú, hãy sử dụng ClickUp Bảng trắng để lập bản đồ các quy trình HR của bạn một cách kỹ thuật số.
Sử dụng bảng trắng như một không gian làm việc ảo, toàn bộ nhóm của bạn có thể hợp tác trực tuyến. Dù bạn đang làm công việc từ xa hay tại văn phòng cho việc lập kế hoạch nhân sự, hãy vẽ ra luồng onboarding hiện tại của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể vẽ một bản đồ từ 'ứng viên chấp nhận đề nghị' cho đến 'nhận laptop và lương đầu tiên'.
Và khi bạn phát hiện ra điểm nghẽn trong quá trình kiểm tra lý lịch, hãy chuyển nó thành nhiệm vụ ClickUp ngay từ bảng trắng. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể sử dụng mẫu quy trình chuẩn (SOP) HR của ClickUp được tích hợp sẵn trong bảng trắng.
Khung này bao quát toàn bộ vòng đời của nhân viên thông qua định dạng trực quan. Bạn có thể tổ chức các quy trình HR thành các giai đoạn riêng biệt, bao gồm Phân tích công việc, Đăng tin tuyển dụng và Tuyển dụng. Mỗi giai đoạn được định nghĩa với các bước, người tham gia, đầu vào và đầu ra.
👀 Bạn có biết: Trong vòng ba kỳ, các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) ước tính 384%, theo nghiên cứu của Forrester Research. Các tổ chức này đã tạo ra khoảng US $3,9 triệu doanh thu tăng thêm thông qua các dự án được ClickUp hỗ trợ hoặc cải thiện.
Bước #2: Xác định mục tiêu
Đặt mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Phù hợp và Có thời hạn). Dưới đây là một số ví dụ về kết quả mà bạn có thể hướng tới:
- Tăng cường sự tương tác của ứng viên lên 30% trong quý tới thông qua giao tiếp tự động hóa và các điểm tiếp xúc cá nhân hóa.
- Giảm 40% các yêu cầu HR thủ công trong 6 tháng tới bằng cách triển khai các cổng thông tin tự phục vụ và hỗ trợ trò chuyện AI.
- Giảm thời gian tuyển dụng trung bình xuống 25% trong 90 ngày tới với các quy trình tự động hóa sàng lọc, lịch trình và phản hồi.
Đây là nơi hầu hết các dự án tự động hóa HR gặp trục trặc: các nhóm hào hứng với công nghệ nhưng quên đo lường những yếu tố quan trọng. Đừng trở thành nhóm như vậy!
📮 ClickUp Insight: Gần 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi hiện đang sử dụng các công cụ AI để đơn giản hóa và đẩy nhanh các công việc cá nhân. Bạn muốn đạt được những lợi ích tương tự trong công việc?
ClickUp luôn sẵn sàng hỗ trợ! ClickUp Brain có thể giúp bạn tăng năng suất lên 30% với ít cuộc họp hơn, tóm tắt nhanh do AI tạo ra và các công việc tự động hóa.
Bước #3: Chọn công cụ AI phù hợp
Trong số tất cả các công cụ có sẵn trên thị trường, làm thế nào để bạn xác định công cụ phù hợp nhất để hoàn thành việc cần làm?
Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:
- Ưu tiên tích hợp: Hệ thống AI của bạn nên tích hợp với các hệ thống HRIS, payroll, ATS và công cụ hợp tác hiện có. Nếu nó không thể tương tác với các hệ thống hiện tại của bạn, bạn sẽ mất nhiều thời gian để khắc phục các silo dữ liệu hơn là tiết kiệm thời gian.
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Hữu ích cho việc phân tích CV, chatbot và phân tích cảm xúc. Với NLP, AI có thể đọc CV như một nhà tuyển dụng, trả lời các câu hỏi thường gặp của nhân viên trong một cuộc hội thoại và thậm chí quét các bảng khảo sát phản hồi để phát hiện xu hướng tương tác.
- Khả năng mở rộng: Bắt đầu từ quy mô nhỏ, nhưng đảm bảo công cụ có thể phát triển cùng với nhu cầu của bạn – từ tự động hóa các công việc thường xuyên như quy trình onboarding đến quản lý hiệu suất toàn doanh nghiệp.
- Tính thân thiện với người dùng: Nếu các nhà quản lý nhân sự không thể sử dụng mà không có sự hỗ trợ của bộ phận CNTT, việc áp dụng sẽ diễn ra chậm chạp. Hãy tìm kiếm các giao diện trực quan, với đường cong học tập tối thiểu.
Ví dụ thực tế: Giả sử mục tiêu của bạn là “Giảm 25% thời gian trung bình để tuyển dụng trong 90 ngày tới thông qua các quy trình sàng lọc, lịch trình và phản hồi tự động hóa”, thì bạn nên tìm kiếm:
- Một công cụ tuyển dụng AI tích hợp NLP có khả năng sàng lọc hồ sơ trong vài phút.
- Trợ lý lịch trình AI giúp giải quyết tình trạng lộn xộn trong lịch trình.
- Bảng điều khiển phân tích dự đoán hiển thị các điểm tắc nghẽn được phát hiện trước (trì hoãn phỏng vấn, thời gian xử lý đề nghị).
Trợ lý AI của bạn cho các quy trình HR
Thay vì thêm một công cụ độc lập khác vào hệ thống HR của bạn, ClickUp Brain mang AI trực tiếp vào các quy trình công việc mà bạn đã quản lý trong ClickUp. Hãy xem nó như một trợ lý AI kết nối, hoạt động xuyên suốt các công việc, tài liệu, mục tiêu và bảng trắng.
Các cách khác nhau mà nhóm HR của bạn có thể sử dụng Brain là:
⭐ Trả lời câu hỏi ngay lập tức: Hỏi Brain, “Trạng thái onboarding của Sarah hiện tại như thế nào?” hoặc “Những ứng viên nào đang chờ kiểm tra lý lịch?” và nó sẽ lấy câu trả lời trực tiếp từ không gian làm việc của bạn.
⭐ Tóm tắt tài liệu HR trong vài giây: Các tài liệu hướng dẫn nhân viên dài, cập nhật chính sách hoặc tài liệu đào tạo có thể khiến nhân viên mới cảm thấy choáng ngợp. Brain tóm tắt chúng thành các bản tóm tắt dễ hiểu để nhân viên có thể tiếp thu nội dung một cách hiệu quả.
⭐ Chuyển đổi cuộc hội thoại thành hành động: Sau cuộc họp đánh giá sau phỏng vấn hoặc cuộc gọi onboarding, Brain có thể tự động tạo các công việc như “Lên lịch phiên đào tạo” hoặc “Gửi yêu cầu thiết bị IT”, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
⭐ Giữ kiến thức tập trung: Dù là quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), quy trình tuân thủ hay tài liệu hướng dẫn quản lý hiệu suất, Brain đảm bảo bạn có một nguồn thông tin duy nhất, luôn được cập nhật thay vì các tệp tin phân tán.
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX nâng tầm mọi tính năng bạn có được từ ClickUp Brain lên một tầm cao mới. Bạn có thể đã sử dụng ChatGPT cho việc viết lách, Claude cho phân tích và các công cụ AI khác cho các công việc khác nhau. Brain MAX tích hợp tất cả chúng lại với nhau.
Nó hiểu toàn bộ hệ sinh thái HR của bạn, bao gồm quy trình tuyển dụng, dữ liệu nhân viên và mối quan hệ trong nhóm. Bạn có thể đơn giản yêu cầu nó ‘Tạo kế hoạch onboarding cho nhân viên marketing mới’, và nhận được một kế hoạch cá nhân hóa phù hợp với quy trình thực tế của bạn.
Đó chưa phải là tất cả. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain MAX để:
- Tìm kiếm ngay lập tức trong ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint và TẤT CẢ các ứng dụng kết nối của bạn + trang web để tìm kiếm tệp, tài liệu và tệp đính kèm.
- Sử dụng tính năng "Talk to Text " để hỏi, đọc lệnh và lệnh công việc bằng giọng nói - rảnh tay, mọi lúc mọi nơi.
Hãy loại bỏ sự phức tạp của các công cụ AI với ClickUp Brain MAX, sử dụng giọng nói để hoàn thành công việc, tạo tài liệu, giao công việc cho thành viên trong nhóm và nhiều hơn nữa.
Bước #4: Chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu của bạn
Ngay cả AI thông minh nhất cũng không thể mang lại kết quả nếu dữ liệu nhân sự của bạn không được sắp xếp gọn gàng. Các bản ghi nhân viên trùng lặp, thông tin lương bổng lỗi thời và định dạng không nhất quán sẽ gây ra lỗi và làm gián đoạn hoàn toàn quy trình tự động hóa.
Trước khi triển khai AI, hãy dành thời gian để chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu của bạn để các hệ thống có thể "nói chung một ngôn ngữ".
Tại sao điều này lại quan trọng?
- Vì AI không thể xác định hồ sơ nhân viên nào là chính xác khi có hai hồ sơ với các tiêu đề công việc khác nhau.
- Ngoài ra, các hồ sơ không chính xác có thể gây ra lỗi báo cáo, điều này có thể trở thành vấn đề khó khăn để khắc phục trong quá trình kiểm toán.
- Hơn nữa, tự động hóa phụ thuộc vào các điều kiện kích hoạt nhất quán — nếu trường “Department” đôi khi là “Sales” và đôi khi là “Sales Team”, các quy trình làm việc sẽ không hoạt động.
Nhưng với ClickUp cho nhóm HR, việc làm sạch dữ liệu trở nên tập trung và tiêu chuẩn hóa.
Dưới đây là cách thực hiện:
Trường Tùy chỉnh để đảm bảo độ chính xác
Thu thập thông tin nhân viên như bộ phận, vai trò, người quản lý hoặc địa điểm bằng cách sử dụng menu thả xuống và các tùy chọn đã được thiết lập sẵn trong Trường Tùy chỉnh. Điều này loại bỏ sự phỏng đoán và ngăn chặn các biến thể khác nhau cho từng yếu tố kích hoạt này.
Các yếu tố phụ thuộc để đảm bảo thứ tự
Trong các quy trình như onboarding, một số bước phụ thuộc vào việc hoàn thành các bước khác. Ví dụ, xác minh ID trước khi cấp phát thiết bị. Tính năng Dependencies của ClickUp đảm bảo luồng dữ liệu được xử lý theo thứ tự đúng, giúp tránh sót bước và các tự động hóa được kích hoạt đúng thời điểm.
Tự động hóa để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu
ClickUp Tự động hóa cho phép các nhóm nhân sự xây dựng các quy trình làm việc tự động. Chúng được thiết kế với ba thành phần:
- Triggers: sự kiện kích hoạt quy trình tự động hóa, ví dụ như “công việc được chuyển sang giai đoạn Onboarding” hoặc “Trường Tùy chỉnh được cập nhật”.
- Điều kiện: các quy tắc lọc thời điểm tự động hóa nên chạy, ví dụ: “chỉ khi Phê duyệt của Quản lý trống”.
- Hành động: những gì sẽ xảy ra tiếp theo, như giao công việc, đăng bình luận hoặc cập nhật trạng thái.
Đối tượng, khi một CV mới được thêm vào hệ thống của bạn, hãy sử dụng AI để tự động hóa công việc cho ứng viên. Hệ thống cũng sẽ giao công việc này cho người phụ trách tuyển dụng và cài đặt trạng thái là 'Kiểm tra ban đầu'.
Nền tảng này đã giúp chúng tôi có một địa điểm duy nhất để tạo ra hiệu quả quy trình. Nhóm ClickUp gồm những thành viên xuất sắc, luôn cởi mở với phản hồi và họ làm việc chăm chỉ để triển khai các thay đổi dựa trên phản hồi đó. Đây là hệ thống hỗ trợ mà tôi chưa từng thấy. Tất cả các nhóm đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa và ClickUp đã có điều đó cho mọi tình huống mà tôi đã gặp, tuy nhiên, điểm cộng lớn của ClickUp là việc đơn giản hóa quy trình và công cụ thành một khu vực công việc duy nhất.
Nền tảng này đã giúp chúng tôi có một địa điểm duy nhất để tạo ra hiệu quả quy trình. Nhóm ClickUp gồm những thành viên xuất sắc, luôn cởi mở với phản hồi và họ làm việc chăm chỉ để triển khai các thay đổi dựa trên phản hồi đó. Đây là một hệ thống hỗ trợ mà tôi chưa từng thấy. Tất cả các nhóm đều có thể hưởng lợi từ tự động hóa và ClickUp đã có điều đó cho mọi tình huống mà tôi đã gặp, tuy nhiên, điểm cộng lớn của ClickUp là việc đơn giản hóa quy trình và công cụ thành một khu vực công việc duy nhất.
Bước #5: Thử nghiệm, đào tạo và quản lý sự thay đổi
Bắt đầu với một dự án thử nghiệm nhỏ. Chọn một quy trình, ví dụ như lịch phỏng vấn hoặc câu hỏi thường gặp về chính sách, để thực hiện dự án thử nghiệm này. Thu thập phản hồi từ nhân viên tuyển dụng, quản lý và nhân viên, sau đó hoàn thiện quy trình làm việc trước khi triển khai trên toàn tổ chức.
Điều này cũng giúp tăng cường sự tự tin của bộ phận nhân sự trong quá trình triển khai tự động hóa.
Ở giai đoạn này, hãy sử dụng ClickUp Docs để tạo các hướng dẫn từng bước, câu hỏi thường gặp (FAQ) và tài liệu onboarding cho nhóm nhân sự của bạn. Khi bạn hoàn thiện giai đoạn thử nghiệm, bạn có thể cập nhật tài liệu theo thời gian thực để mọi người luôn đồng bộ. Tài liệu cũng đóng vai trò là hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn về "những gì đã hoàn thành công việc" và "những gì chưa hoàn thành công việc", giúp việc mở rộng quy mô sau này trở nên dễ dàng hơn.
Ngay cả khi có một dự án thử nghiệm được thiết kế tốt, đội ngũ nhân sự của bạn vẫn có thể bị ngập trong các truy vấn lặp đi lặp lại. Thay vì tăng thêm nỗ lực thủ công, đây chính là thời điểm lý tưởng để thử nghiệm ClickUp’s Autopilot Agents - những trợ lý tự động có thể phản hồi, hành động và học hỏi cùng với nhóm của bạn.
Ví dụ thực tế: Bạn đang thử nghiệm tự động hóa cho các câu hỏi thường gặp về chính sách.
Một nhà tuyển dụng nhập truy vấn: “Thời gian thử việc cho nhân viên mới là bao lâu?” Hệ thống Autopilot Agent nhận diện truy vấn, kiểm tra tài liệu chính sách của bạn và trả lời chính xác điều khoản liên quan. Nếu tài liệu đã lỗi thời hoặc không rõ ràng, bạn sẽ được thông báo ngay lập tức, giúp bạn điều chỉnh cả quy trình tự động hóa và tài liệu của mình.
Video này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt Agent Autopilot đầu tiên trên ClickUp:
Bước #6. Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhóm nhân sự của bạn
Tự động hóa chỉ công việc như những người đứng sau nó. Bạn muốn thể hiện AI như một công cụ tăng cường năng suất, chứ không phải là một "hộp đen". Xem xét rằng 65% các nhóm và lãnh đạo nhân sự đã sử dụng AI tạo sinh ở một mức độ nào đó.
Những yếu tố quan trọng cần nhấn mạnh khi giới thiệu tự động hóa AI cho hàm nhân sự:
- Tập trung vào kỹ năng con người, không chỉ công nghệ. AI xử lý nhận diện mẫu và các công việc lặp đi lặp lại, nhưng HR vẫn nắm giữ sự đồng cảm, phán đoán và giải quyết xung đột. Nâng cao kỹ năng trí tuệ cảm xúc và quản lý thay đổi quan trọng không kém việc học các công cụ mới.
- Dạy cách phân tích, không phải tin tưởng mù quáng. AI có thể đánh dấu một ứng viên là "tiềm năng cao" hoặc dự đoán rủi ro thôi việc, nhưng bộ phận nhân sự phải xác minh bối cảnh. Đào tạo nên nhấn mạnh cách đặt câu hỏi, phân tích và hành động dựa trên kết quả của AI một cách có trách nhiệm.
- Tạo ra những "chuyên gia AI" trong bộ phận nhân sự. Xác định một số người tiên phong có thể thử nghiệm các công cụ, ghi chép các thực hành tốt nhất và hướng dẫn người khác. Học tập do đồng nghiệp dẫn dắt thường hiệu quả hơn so với các chỉ thị từ trên xuống.
- Kết nối đào tạo với tác động kinh doanh. Làm cho giá trị trở nên cụ thể. Đừng đặt vị trí nó là "học một công cụ". Hãy định hình nó như một công cụ giúp onboarding nhanh hơn, trải nghiệm nhân viên mượt mà hơn và tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Clips để tạo các đoạn ghi màn hình ngắn gọn, minh họa chính xác cách hoạt động của quy trình tự động hóa mới. Bạn có thể ghi lại các đoạn video 2 phút demo "Xử lý yêu cầu nghỉ phép bằng AI". Chia sẻ các hướng dẫn ngắn gọn này trực tiếp trong tài liệu đào tạo của bạn.
Bước 7: Theo dõi và cải thiện liên tục
Tự động hóa HR không phải là một công việc "cài đặt và quên đi". Ngay cả các quy trình thông minh nhất cũng có thể lệch khỏi hướng đi nếu không được theo dõi, kiểm tra và tinh chỉnh theo thời gian. Các chính sách thay đổi, quy định tuân thủ thay đổi và kỳ vọng của nhân viên cũng thay đổi. Hệ thống tự động hóa của bạn cần phải theo kịp tất cả những thay đổi này.
Làm thế nào để thực hiện việc cần làm này?
- Kiểm tra định kỳ hàng quý: Rà soát các quy trình tự động hóa để đảm bảo các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động vẫn còn hợp lệ.
- Theo dõi KPI: Đồng bộ hóa việc theo dõi với các mục tiêu SMART của bạn — thời gian tuyển dụng, độ chính xác của dữ liệu, sự hài lòng của nhân viên, v.v.
- Thu thập phản hồi: Sử dụng ClickUp Form để thu thập phản hồi từ nhà tuyển dụng, quản lý và nhân viên về những gì đang là công việc (và những gì không).
- Cải tiến liên tục: Những điều chỉnh nhỏ như cập nhật mẫu, điều chỉnh điều kiện kích hoạt hoặc chỉnh sửa FAQ sẽ góp phần tạo nên một hệ thống hiệu quả hơn.
Với bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể đang theo dõi hiệu suất thời gian thực của các quy trình tự động hóa. Xem liệu thời gian tuyển dụng có đang giảm, liệu các mục tiêu chính xác dữ liệu có được đạt được hay không, hoặc liệu số lượng phiếu hỗ trợ nhân viên có đang giảm hay không.
Ví dụ thực tế: Mục tiêu của bạn là giảm 40% các yêu cầu hỗ trợ nhân sự thủ công. Bảng điều khiển ClickUp có thể hiển thị liệu số lượng phiếu hỗ trợ có giảm hay không, trong khi các biểu mẫu thu thập phản hồi về các câu hỏi chưa được trả lời. Kết hợp lại, điều này cung cấp cho bạn cả số liệu và bối cảnh để tinh chỉnh quy trình tự động hóa của mình.
Các công cụ AI tốt nhất cho tự động hóa HR
Bạn đã lập bản đồ quy trình và đặt ra mục tiêu; bây giờ, hãy cùng thảo luận về một số công cụ AI cho HR có thể xử lý các công việc lặp đi lặp lại trong khi bạn tập trung vào khía cạnh con người của HR.
| Tên công cụ | Hàm chính | Điểm mạnh | Trường hợp sử dụng |
| ClickUp | Giải pháp quản lý công việc và tự động hóa HR toàn diện | Tập trung các công việc HR trên một nền tảng duy nhất, kết hợp AI (ClickUp Brain) với tự động hóa, bảng điều khiển thời gian thực và tài liệu tích hợp để tạo ra một nguồn thông tin duy nhất. | Các nhóm HR muốn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, onboarding, đánh giá hiệu suất và tuân thủ trong một không gian làm việc hợp tác. |
| Multiplier | Quản lý lương toàn cầu & Nhà tuyển dụng đại diện (EOR) | Tuân thủ quy định toàn cầu mạnh mẽ tại hơn 150 quốc gia, hệ thống lương đa tiền tệ và hỗ trợ cho nhà thầu. | Các công ty tuyển dụng hoặc quản lý nhân viên và nhà thầu quốc tế đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật địa phương. |
| Leena AI | Chatbot HR & Dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên | Trí tuệ nhân tạo (AI) trong cuộc hội thoại cho các câu hỏi thường gặp về chính sách và truy vấn về nhân sự, phân tích cảm xúc, và tích hợp với các nền tảng hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). | Các doanh nghiệp muốn cung cấp hỗ trợ nhân sự 24/7 và giải phóng nhân viên nhân sự khỏi các truy vấn có giá trị thấp. |
| ClearCompany | Quản lý hiệu suất và vòng đời nhân tài | Các công cụ định hướng mục tiêu mạnh mẽ, phân tích dữ liệu toàn diện, kế hoạch kế thừa và quản lý tài năng tích hợp xuyên suốt vòng đời nhân viên. | Các tổ chức cần quản lý hiệu suất có cấu trúc và phát triển nhân tài lâu dài. |
| Moveworks | Tự động hóa HR theo hình thức cuộc hội thoại | Chatbot cấp doanh nghiệp với khả năng định tuyến quy trình làm việc, tích hợp yêu cầu từ bộ phận Nhân sự và Công nghệ thông tin, và tự động hóa giải quyết vé hỗ trợ quy mô lớn. | Các nhóm HR/IT của doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng cuộc hội thoại duy nhất cho hỗ trợ nhân viên và quản lý quy trình làm việc. |
| Deel | Tuyển dụng toàn cầu và quản lý lương thưởng | Tối ưu hóa tuyển dụng xuyên biên giới, tự động hóa tuân thủ và nộp thuế, và quy trình onboarding nhanh chóng cho nhân viên hợp đồng và nhân viên chính thức. | Các nhóm làm việc từ xa cần tuyển dụng toàn cầu đáng tin cậy và hệ thống trả lương tuân thủ quy định. |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi triển khai tự động hóa HR
Tự động hóa trong HR không phải là để thay thế con người, mà là để loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, giúp nhóm nhân sự của bạn tập trung vào những công việc cần làm.
Dưới đây là những thách thức phổ biến trong lĩnh vực nhân sự mà bạn cần lưu ý:
1. Bỏ qua sự thay đổi văn hóa
Tại sao điều này xảy ra: Các dự án tự động hóa thường do bộ phận CNTT triển khai mà không có sự tham gia tích cực của bộ phận Nhân sự, điều này có thể làm suy yếu vai trò chiến lược của bộ phận Nhân sự.
✅ Giải pháp: Truyền đạt rõ ràng lý do tại sao tự động hóa giúp bộ phận nhân sự tập trung vào văn hóa, sự gắn kết và giữ chân nhân viên. Kết hợp điều này với những thành công nhỏ, được hiển thị (như lịch phỏng vấn nhanh hơn) để xây dựng niềm tin và động lực trong toàn tổ chức.
2. Bỏ qua các rủi ro an ninh mạng
Tại sao điều này xảy ra: Các nhà lãnh đạo nhân sự thường cho rằng an ninh mạng là trách nhiệm của bộ phận CNTT, bỏ qua thực tế rằng dữ liệu nhân sự—lương bổng, hợp đồng, đánh giá hiệu suất—là một trong những dữ liệu nhạy cảm nhất trong tổ chức.
✅ Giải pháp: Yêu cầu mã hóa cho tất cả hồ sơ nhân viên, áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập dựa trên vai trò nghiêm ngặt và thực hiện các cuộc kiểm tra bảo mật định kỳ.
ClickUp cung cấp các tính năng kiểm soát quyền truy cập mạnh mẽ và nhật ký kiểm tra để chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem chế độ xem thông tin nhân sự nhạy cảm.
3. Bỏ qua bảo mật của nhân viên
Tại sao điều này xảy ra: Trong nỗ lực tự động hóa, các nhóm nhân sự đôi khi triển khai AI để theo dõi giao tiếp, đang theo dõi năng suất hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm. Điều này, nếu không giải thích rõ ràng cho nhân viên, dẫn đến sự thiếu tin tưởng.
✅ Giải pháp: Thông báo rõ ràng về dữ liệu được thu thập, cách sử dụng dữ liệu đó và các biện pháp bảo vệ thông tin nhân viên.
📌 ClickUp giúp bảo vệ quyền riêng tư với các cài đặt quyền truy cập chi tiết, chế độ xem riêng tư và nhật ký kiểm tra, đảm bảo nhân viên biết rằng dữ liệu cá nhân của họ được bảo vệ và chỉ được truy cập bởi những người có quyền.
4. Đánh giá thấp thời gian triển khai
Tại sao điều này xảy ra: Hãy nhớ rằng các công cụ tự động hóa không phải là "cắm và chạy". Nếu bạn đánh giá thấp thời gian cần thiết cho việc làm sạch dữ liệu, kiểm thử quy trình làm việc, đào tạo người dùng và quản lý thay đổi, điều này sẽ dẫn đến việc triển khai vội vàng và các nhóm cảm thấy thất vọng.
✅ Giải pháp: Đặt ra các dòng thời gian thực tế bằng cách bắt đầu với một dự án thử nghiệm và triển khai tự động hóa một cách dần dần. Đảm bảo dành thời gian cho việc kiểm thử, phản hồi và điều chỉnh trong kế hoạch của bạn.
Sử dụng ClickUp để tự động hóa các quy trình HR của bạn
Hệ thống AI đã sẵn sàng để tiếp quản các công việc thủ công, miễn là bạn sẵn sàng giao chúng cho AI.
Các công cụ phù hợp giúp quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và giảm bớt áp lực cho bộ phận nhân sự.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, cung cấp bộ tính năng đa dạng để hỗ trợ bạn ở mọi bước.
Với ClickUp Brain, Brain MAX và Autopilot Agents, bạn sẽ có một không gian làm việc tất cả trong một, nơi mọi quy trình HR diễn ra trơn tru. Ngoài ra, tài liệu, Bảng trắng và Mục tiêu sẽ bao quát tất cả các khía cạnh khác của quy trình HR của bạn.
Sẵn sàng tự động hóa các quy trình nhân sự của bạn? Đăng ký miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay.