Các công nghệ mới thường mang lại sự thay đổi cho các agency. Sự kỳ vọng của khách hàng về thời gian hoàn thành nhanh hơn, việc họ thử nghiệm các nền tảng mới và việc họ theo đuổi các xu hướng mới nhất liên tục tạo áp lực lên họ.
Đó chính là lý do tại sao các nhóm agency cần làm quen với AI và machine learning, đồng thời khám phá tiếp thị được hỗ trợ bởi AI. Với phần mềm tiếp thị AI đang phát triển nhanh chóng và len lỏi vào mọi ngóc ngách của tiếp thị, việc đi trước một bước là điều khôn ngoan.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích các phương pháp khác nhau để tự động hóa một agency marketing kỹ thuật số bằng AI.
⭐ Tính năng nổi bật
Dù bạn đang quản lý các chiến dịch quy mô lớn hay các dự án nhỏ hơn, Mẫu Mẫu Cơ Quan Tiếp Thị của ClickUp sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn và đạt được kết quả nhất quán.
Đây là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho các agency muốn duy trì sự tổ chức bằng cách tập trung các dự án khách hàng, công việc chiến dịch và hợp tác nhóm vào một nền tảng duy nhất.
Lợi ích của việc tự động hóa bằng AI cho các agency marketing
Hầu hết các agency marketing dành phần lớn thời gian để xử lý các công việc lặp đi lặp lại và phân tích hành vi khách hàng trước khi chiến dịch chính thức được triển khai. AI thay đổi điều đó.
Như Christina Inge, tác giả của Marketing Analytics: A Comprehensive Guide và giảng viên tại Chương trình Phát triển Chuyên nghiệp và Điều hành của Harvard, đã nhấn mạnh:
Khả năng phác thảo ý tưởng thông qua AI, trình bày cho khách hàng hoặc sếp và nhận phản hồi từ họ thực sự giúp công việc trở nên dễ dàng hơn so với việc tạo ra nhiều phiên bản khác nhau của cùng một sản phẩm,” cô nói. “Đây thực sự là một yếu tố thúc đẩy hiệu quả.”
Khả năng phác thảo ý tưởng thông qua AI, trình bày cho khách hàng hoặc sếp và nhận phản hồi từ họ thực sự giúp công việc trở nên dễ dàng hơn so với việc tạo ra nhiều phiên bản khác nhau của cùng một sản phẩm,” cô nói. “Đây thực sự là một yếu tố thúc đẩy hiệu quả.”
Vậy, AI mang lại những lợi ích gì cho bảng của các agency? Dưới đây là một số lợi ích thực tế:
- tự động hóa các quy trình tiếp thị liên quan đến bài đăng trên mạng xã hội, tiếp thị qua email và tạo/lập nội dung để nhóm tiếp thị của bạn có thể tập trung vào chiến lược và công việc sáng tạo
- Cung cấp nội dung tùy chỉnh bằng cách phân tích hành vi khách hàng để tăng tương tác và tỷ lệ chuyển đổi
- phân đoạn đối tượng mục tiêu* một cách chính xác hơn và cho phép tương tác thời gian thực với khách hàng tùy chỉnh thông qua chatbot AI và tin nhắn tự động hóa
- Phân tích dữ liệu người dùng và thu được những thông tin có giá trị thông qua phân tích dự đoán, giúp chiến lược tiếp thị AI của bạn trở nên dựa trên dữ liệu và hiệu quả hơn
- Tối ưu hóa các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị trên mạng xã hội theo thời gian thực để giảm chi phí tiếp thị và tối đa hóa ROI trên các kênh tiếp thị khác nhau
- Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn với các chatbot được hỗ trợ bởi AI, giúp quản lý các công việc lặp đi lặp lại và hỗ trợ quản lý hành trình khách hàng
Các khóa lĩnh vực mà các agency có thể sử dụng AI để tự động hóa
Hãy đi vào chi tiết hơn và xem cách tự động hóa một agency marketing kỹ thuật số bằng tích hợp AI. Chúng ta sẽ đi qua các bộ phận khác nhau, xác định chính xác nơi các công cụ marketing AI và tự động hóa marketing được hỗ trợ bởi AI có thể thay thế con người.
1. Tạo/lập nội dung
Từ bài viết blog, chú thích trên mạng xã hội đến nội dung email, hầu hết các agency marketing đã tích hợp AI vào quy trình tạo/lập nội dung của mình dưới một biểu mẫu nào đó. Và không chỉ riêng các agency.
Một cuộc khảo sát của Forbes Advisor cho thấy 42% kinh doanh đã sử dụng AI cho nội dung biểu mẫu dài như nội dung trang web, trong khi 46% dựa vào nó cho quảng cáo cá nhân hóa cho nhóm bán hàng của họ.
Tuy nhiên, với quá nhiều công cụ hiện có, có nguy cơ cao dẫn đến tình trạng lộn xộn. Các nhóm thường xuyên chuyển đổi giữa các nền tảng, kết quả là dữ liệu khách hàng bị phân tán và quy trình làm việc bị gián đoạn. Việc mở rộng nội dung trở nên khó khăn khi các công cụ không tương thích với nhau.
Đó chính là nơi ClickUp Brain phát huy tác dụng. Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau, bạn sẽ có một trợ lý AI tích hợp ngay trong các nhiệm vụ ClickUp của mình.
Dù bạn cần một bản tóm tắt nội dung, bài đăng trên mạng xã hội, mô tả meta hay bản nháp email, bạn có thể tạo ra chúng mà không cần rời khỏi ClickUp. Công cụ AI Writer được tích hợp trực tiếp vào các nhiệm vụ ClickUp, bình luận và tài liệu, sẵn sàng hỗ trợ bạn bất cứ khi nào cần.
Sử dụng các mẫu sẵn có cho mọi thứ từ bài đăng trên LinkedIn đến khung sườn bài viết blog, hoặc tạo mẫu riêng của bạn để phù hợp với phong cách và quy trình làm việc của agency.
Điều tuyệt vời nhất? ClickUp Brain thực sự hiểu bối cảnh của công việc của bạn. Nếu công việc của bạn là “Chiến dịch Khuyến mãi Mùa Hè,” AI sẽ biết bạn cần nội dung chuyên biệt cho chiến dịch và tạo ra các ý tưởng, chú thích và bản tóm tắt phù hợp.
Và bạn không bao giờ bị giới hạn bởi bản nháp đầu tiên. Bạn có thể tinh chỉnh, điều chỉnh, diễn đạt lại hoặc mở rộng nội dung do AI tạo ra theo ý muốn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các chiến dịch đang diễn ra, hãy sử dụng ClickUp Brain MAX để tự động đang theo dõi tiến độ, cập nhật thời hạn, phân công các nhiệm vụ tiếp theo và thông báo cho nhóm của bạn khi các công việc được tiến hành.
Các nhóm marketing sử dụng ClickUp Brain đã tiết kiệm được lên đến 1,1 ngày mỗi tuần, giảm bớt công việc lặp đi lặp lại với mức tiết kiệm chi phí lên đến 86% và hoàn thành công việc nhanh hơn gấp ba lần. Nó giúp duy trì luồng tạo nội dung, quản lý dự án agency và hợp tác diễn ra suôn sẻ.
📮 ClickUp Insight: Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 24% nhân viên cảm thấy bị mắc kẹt trong các tác vụ lặp đi lặp lại, trong khi 24% khác cho rằng kỹ năng của họ không được tận dụng hết. Điều này cho thấy gần một nửa lực lượng lao động gặp rào cản trong việc tham gia vào công việc có ý nghĩa.
ClickUp giúp chuyển trọng tâm trở lại các dự án có tác động cao bằng cách sử dụng các trợ lý AI tự động xử lý các tác vụ lặp lại. Ví dụ, khi một công việc được đánh dấu hoàn thành, ClickUp có thể tự động giao bước tiếp theo, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái dự án — không cần theo dõi thủ công.
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã chứng kiến điều này khi họ giảm thời gian báo cáo hơn 50% bằng cách sử dụng các báo cáo tùy chỉnh của ClickUp, giúp các nhóm của họ có thêm thời gian để dự báo thay vì định dạng.
2. Quản lý chiến dịch và đang theo dõi công việc
Khi một trong những thương hiệu tiêu dùng lớn nhất thế giới đầu tư vào AI, điều đó cho thấy tác động mà tự động hóa có thể mang lại. Với hơn 400 thương hiệu, bao gồm Dove, Ben & Jerry’s và Lipton, Unilever cần một cách tiếp cận sáng tạo hơn để triển khai các chiến dịch trên các thị trường và đối tượng khách hàng khác nhau.
Họ đã phát triển U-Studio, một nền tảng trí tuệ nội dung được hỗ trợ bởi AI, hợp tác với IBM Watson để hiện thực hóa điều đó. Nền tảng này giúp Unilever phân tích các chiến dịch trước đây, nhận diện xu hướng, tối ưu hóa nội dung sáng tạo và thậm chí dự đoán hiệu quả trước khi ra mắt.
Kết quả thu được là rất lớn. Họ đã giảm chi phí sản xuất xuống 30% và giảm thời gian lập kế hoạch chiến dịch xuống một nửa trong nhiều trường hợp.
Hiện nay, hầu hết các agency không hoạt động trên quy mô toàn cầu như Unilever, nhưng bài học vẫn còn giá trị. Các công cụ được hỗ trợ bởi AI có thể đơn giản hóa việc quản lý chiến dịch tiếp thị, bất kể số khách hàng mà bạn quản lý.
Các công cụ tiếp thị AI như ClickUp cung cấp cho các agency tiếp thị một cách để mang lại mức độ hiệu quả tương tự vào các hoạt động tiếp thị hàng ngày.
Với ClickUp Tự động hóa, bạn có thể cài đặt việc phân công công việc, nhắc nhở, phê duyệt và thay đổi trạng thái diễn ra tự động dựa trên các kích hoạt đơn giản.
Ví dụ, bạn có thể giao công việc ngay khi nó được tạo ra hoặc gửi nhắc nhở khi còn một ngày nữa là đến hạn chót. Bạn thậm chí có thể chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo khi tất cả các mục danh sách kiểm tra đã hoàn thành.
*dưới đây là nhật ký hình ảnh chi tiết về cách ClickUp tự động hóa công việc hàng ngày của bạn
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI cho tự động hóa tiếp thị
3. Tạo khách hàng tiềm năng và tiếp cận
Việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng một cách đều đặn và nuôi dưỡng họ qua quy trình mà không chiếm hết thời gian của nhóm có thể rất khó khăn. Đó chính là lúc các công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng được hỗ trợ bởi AI phát huy tác dụng.
Các nền tảng như Instantly. ai, Smartlead và Apollo giúp các agency tự động hóa việc nghiên cứu khách hàng tiềm năng, phát hiện liên hệ và tiếp cận. Các công cụ này quét các cơ sở dữ liệu đã được xác minh, làm giàu thông tin liên hệ và thậm chí chạy các chuỗi email tự động.
Tuy nhiên, việc xác định khách hàng tiềm năng chỉ là một phần của công việc. Nhiều agency gặp khó khăn trong việc quản lý họ một cách hiệu quả, đặc biệt khi các tương tác và theo dõi khách hàng diễn ra trên nhiều nền tảng khác nhau. Đó là lý do tại sao việc sử dụng một hệ thống tập trung như ClickUp CRM thực sự tạo ra sự khác biệt.
Với ClickUp, bạn có thể đang theo dõi mọi giai đoạn của quy trình bán hàng bằng cách sử dụng trạng thái tùy chỉnh, trường dữ liệu và các chế độ xem như danh sách, bảng hoặc bảng tính. Mỗi khách hàng tiềm năng sẽ trở thành một công việc di chuyển qua quy trình bán hàng của bạn.
Ví dụ, khi một khách hàng tiềm năng chuyển sang trạng thái “Đã gửi đề xuất”, ClickUp có thể giao nhiệm vụ này cho quản lý bán hàng và tạo công việc theo dõi sau ba ngày. Hoặc khi một khách hàng tiềm năng được đánh dấu là “Đã chốt”, ClickUp có thể chuyển họ vào danh sách công việc và thông báo ngay lập tức cho nhóm onboarding.
Ngoài ra, với tích hợp email, lịch và các công cụ CRM khác, ClickUp giúp bạn quản lý các hoạt động tiếp cận khách hàng một cách có tổ chức mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng.
Tất nhiên, các mẫu như Mẫu Cơ Quan Tiếp Thị của ClickUp cũng giúp các cơ quan tiếp thị duy trì sự tổ chức và tiến độ công việc.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Tập trung các dự án khách hàng, công việc chiến dịch và hợp tác nhóm để nâng cao khả năng hiển thị và kiểm soát
- Đơn giản hóa các quy trình làm việc phức tạp và cải thiện sự phối hợp giữa các nhóm
- Đạt được kết quả nhất quán bằng cách tối ưu hóa quy trình kế hoạch, đang theo dõi và thực thi
📖 Xem thêm: Các công cụ tiếp cận email tốt nhất
4. Báo cáo cho khách hàng
Google đã ra mắt các công cụ đo lường được hỗ trợ bởi AI để kết nối mọi đồng tiền quảng cáo với kết quả kinh doanh. Các thông tin chi tiết đa kênh và công cụ Quản lý Dữ liệu của họ cho phép các nhà tiếp thị đang theo dõi hành trình của khách hàng trên các nền tảng khác nhau.
Tương tự, các công cụ báo cáo AI của Meta cung cấp thông tin thời gian thực về hiệu suất quảng cáo và chẩn đoán sáng tạo, giúp các nhà tiếp thị có thể điều chỉnh chiến dịch của mình theo thời gian thực.
Tuy nhiên, các agency thường gặp phải thách thức trong lĩnh vực này. Với dữ liệu đến từ Google Ads, Meta, công cụ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), việc báo cáo có thể trở nên phân tán và tốn nhiều thời gian.
Các bảng điều khiển ClickUp giúp các agency tổng hợp mọi thứ vào một chế độ xem tập trung duy nhất.
ClickUp cho phép bạn tạo các bảng điều khiển tùy chỉnh tự động lấy dữ liệu từ các dự án, công việc và theo dõi thời gian của bạn. Bạn có thể hiển thị các chỉ số KPI thông qua biểu đồ, đồ thị và tiện ích, thậm chí tự động hóa báo cáo với các bản xuất PDF theo lịch trình được gửi trực tiếp đến nhóm hoặc khách hàng của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các agency có thể tạo các bảng điều khiển ClickUp riêng biệt cho từng khách hàng. Bạn có thể chia sẻ bảng điều khiển trực tiếp với khách hàng để họ có thể đang theo dõi tiến độ, chế độ xem các sản phẩm hoàn thành và nhận cập nhật mà không cần chờ báo cáo. Điều này giúp mọi thứ trở nên minh bạch, xây dựng niềm tin và giảm bớt các email theo dõi không cần thiết.
Ví dụ, bạn có thể tạo một bảng điều khiển quản lý hiển thị hiệu suất chiến dịch, trạng thái dự án của khách hàng và các chỉ số KPI khóa như số lượng khách hàng tiềm năng tạo ra hoặc hiệu quả chi tiêu quảng cáo. Bạn cũng có thể cài đặt các báo cáo định kỳ được cập nhật tự động, giúp nhóm của bạn tránh khỏi các công việc báo cáo thủ công.
Bạn có thể tùy chỉnh báo cáo với các tính năng xem chi tiết, bộ lọc và chế độ xem tùy chỉnh để hiển thị chính xác những gì khách hàng của bạn cần.
👀 Thông tin thú vị: Ví dụ sớm nhất về một máy móc có thể lập trình là máy dệt Jacquard, được phát minh vào năm 1804, sử dụng thẻ đục lỗ để tự động hóa các mẫu vải.
5. Tài liệu nội bộ và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs)
Mọi agency đều biết sự hỗn loạn phát sinh từ việc bỏ sót bước hoặc quy trình không rõ ràng. Vấn đề là, hầu hết các nhóm không có thời gian để viết SOP từ đầu… hoặc cập nhật chúng.
Đó chính là lúc ClickUp Tài liệu, kết hợp với AI, bước vào. Bạn có thể tạo các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) có cấu trúc trong ClickUp, tổ chức chúng theo nhóm hoặc quy trình làm việc, và liên kết trực tiếp với các công việc. Nhờ vậy, mọi người đều biết chính xác việc cần làm và cách thực hiện.
ClickUp Brain giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn bằng cách sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Bạn có thể tạo ra các hướng dẫn từng bước từ một lời nhắc đơn giản.
Dưới đây là một số cách thực tế mà các agency sáng tạo sử dụng ClickUp:
- Tạo quy trình xuất bản blog với ClickUp AI để bao gồm nghiên cứu SEO, tạo bản tóm tắt, quy trình viết và chỉnh sửa, danh sách kiểm tra trước khi xuất bản và nhiều hơn nữa
- Xây dựng quy trình thiết lập chiến dịch quảng cáo bao gồm bản tóm tắt, nghiên cứu đối tượng, nội dung quảng cáo, phê duyệt và đang theo dõi, với các quy trình tiêu chuẩn (SOP) do AI tạo ra cho các nền tảng khác nhau
- Cài đặt quy trình onboarding khách hàng với email chào mừng, danh sách kiểm tra, công việc được giao và quy trình onboarding tiêu chuẩn (SOP) do AI tạo ra để đảm bảo thực hiện nhất quán
Điều tuyệt vời nhất là việc mở rộng quy mô trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể tái sử dụng các mẫu quy trình làm việc (SOP) cho khách hàng hoặc dự án mới, duy trì tính nhất quán trong quy trình mà không cần bắt đầu từ đầu. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain nhắc nhở mỗi khi cần cập nhật SOP.
📖 Xem thêm: Cách nhóm tiếp thị của ClickUp sử dụng ClickUp
6. Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội
Việc theo dõi các bài đăng trên mạng xã hội trên nhiều nền tảng và cho nhiều khách hàng có thể trở nên quá tải rất nhanh. Từ việc xác định thời điểm đăng bài phù hợp đến đảm bảo mỗi dòng mô tả phù hợp với giọng điệu thương hiệu, đây là một khối lượng công việc lớn mà bất kỳ nhóm nào cũng phải đối mặt hàng ngày.
Đó chính là lúc các công cụ AI cho mạng xã hội như Buffer, Later và Hootsuite phát huy tác dụng, sử dụng AI để chọn thời điểm đăng bài tối ưu và thậm chí đề xuất nội dung mô tả dựa trên xu hướng của nền tảng. Những công cụ này đơn giản hóa quy trình lên lịch, giúp duy trì tính nhất quán và hiệu quả.
Tuy nhiên, để duy trì hệ thống quản lý nội dung của bạn một cách có tổ chức, bạn vẫn cần một hệ thống rõ ràng: ví dụ như chế độ xem Lịch của ClickUp.
Với chế độ xem Lịch của ClickUp, bạn có thể xem trước mọi nội dung theo ngày đáo hạn. Dù đó là bài viết blog, bản tin hay cập nhật mạng xã hội, hãy đánh dấu chúng trên lịch để xem chính xác những gì đã được lên lịch, những gì đang chờ xử lý và những nơi có thể trùng lặp.
Nó cho phép bạn giao công việc cho các thành viên trong nhóm trực tiếp từ lịch và dễ dàng chuyển công việc sang ngày mới nếu thời hạn thay đổi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cũng cho phép bạn tự động hóa quy trình xuất bản. Ví dụ, bạn có thể cài đặt quy tắc tự động giao công việc cho quản lý truyền thông xã hội khi công việc chuyển sang trạng thái “Sẵn sàng xuất bản”. Bạn có thể kích hoạt tự động hóa này dựa trên trạng thái công việc, loại nội dung hoặc thậm chí các ngày cụ thể.
Cách bắt đầu tự động hóa agency của bạn bằng AI (Bước bằng bước)
Nếu bạn muốn tích hợp trí tuệ nhân tạo vào công việc hàng ngày của agency, cách tiếp cận tốt nhất là bắt đầu từ những việc nhỏ và phát triển từ đó. Dưới đây là một cách đơn giản để bắt đầu.
Bước 1: Tạo bản đồ quy trình làm việc hiện tại của bạn
Bắt đầu bằng cách hình dung luồng công việc trong agency của bạn, sử dụng ClickUp Bảng trắng để vẽ sơ đồ quy trình onboarding khách hàng, kế hoạch chiến dịch hoặc phê duyệt sáng tạo. Những bản đồ trực quan này giúp bạn xác định chính xác nơi xảy ra trì hoãn, chuyển giao công việc và các công việc lặp lại.
Ví dụ, bạn có thể nhận thấy nhóm của mình dành quá nhiều thời gian cho việc phối hợp dòng thời gian, theo dõi phê duyệt hoặc định dạng báo cáo. Một khi được xác định, những điểm nghẽn này trở thành ứng cử viên lý tưởng cho việc tự động hóa.
👀 Thông tin thú vị: Isaac Asimov đã đặt ra thuật ngữ “Robotics” trong một truyện ngắn năm 1941, lâu trước khi robot trở thành một phần của tự động hóa công nghiệp.
📖 Xem thêm: Cách triển khai các chiến dịch tiếp thị với AI
Bước 2: Xác định mục tiêu tự động hóa và người chịu trách nhiệm
Trước khi bắt đầu sử dụng các công cụ, hãy xác định rõ điều bạn muốn cải thiện. Đó có thể là phản hồi nhanh hơn cho khách hàng, ít trễ hẹn hơn, hoặc đơn giản là có thêm thời gian cho chiến lược. Giao quyền sở hữu cho ai đó để họ chịu trách nhiệm cài đặt và duy trì các quy trình làm việc này.
Hãy mời người phụ trách vận hành, quản lý khách hàng hoặc trưởng dự án tham gia để cùng quản lý quy trình. Ngay cả các biểu đồ RACI đơn giản trong ClickUp cũng có thể giúp xác định ai là người cài đặt quy tắc, ai phê duyệt thay đổi và ai theo dõi hiệu suất.
Bước 3: Cài đặt các chỉ số cơ bản và giới hạn an toàn
Bạn cần một tiêu chuẩn để đo lường tác động của tự động hóa. Hãy bắt đầu bằng cách đang theo dõi thời gian hiện tại để hoàn thành các công việc, số lượng yêu cầu của khách hàng bị trì hoãn hoặc thời gian dành cho báo cáo thủ công.
Thêm các rào cản để đảm bảo chất lượng không bị giảm sút. Ví dụ, nếu bạn tự động hóa bài đăng trên mạng xã hội, hãy tích hợp bước phê duyệt thủ công cho các chiến dịch có chi tiêu quảng cáo hoặc nội dung nhạy cảm. Tự động hóa tốt nên mang lại cảm giác hỗ trợ, chứ không phải mất kiểm soát.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Cột mốc để đánh dấu các điểm kiểm tra quan trọng trong quy trình làm việc, giúp bạn phát hiện vấn đề sớm và đo lường tiến độ thực tế.
Bước 4: Chọn bộ công cụ AI cơ bản
Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn một hoặc hai công cụ giải quyết các điểm nghẽn thực sự.
Bắt đầu với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng hoặc có thể tích hợp dễ dàng với không gian làm việc của bạn. Thêm ít công cụ có hàm rộng hơn sẽ hiệu quả hơn so với việc ghép nối quá nhiều công cụ không liên quan.
Ví dụ, ClickUp Brain MAX rất hữu ích trong việc tạo bản tóm tắt nội dung, phân tích dữ liệu để đưa ra thông tin chi tiết, soạn thảo bản cập nhật cho khách hàng hoặc tóm tắt cuộc họp. Nó cho phép bạn truy cập vào tất cả các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) hàng đầu, tất cả các công cụ kết nối của bạn và toàn bộ Không gian Làm việc trên một màn hình duy nhất, giúp bạn tránh được rắc rối do sự phân tán của các công cụ AI.
Bước 5: Tạo quy trình làm việc thử nghiệm của bạn
Chọn một quy trình làm việc để tự động hóa từ đầu đến cuối. Ví dụ: cài đặt hệ thống thu thập phản hồi của khách hàng qua biểu mẫu ClickUp, kích hoạt công việc, phân công cho trình chỉnh sửa phù hợp và thông báo cho người quản lý tài khoản.
Bắt đầu với những công việc có thể lặp lại nhưng rủi ro thấp, như tóm tắt cuộc họp nội bộ hoặc báo cáo sau chiến dịch. Thử nghiệm trong vài tuần, thu thập phản hồi và điều chỉnh trước khi triển khai rộng rãi.
👀 Thông tin thú vị: Máy bán hàng tự động đầu tiên có nguồn gốc từ Ai Cập cổ đại và phân phát nước thánh trong các đền thờ khi có đồng xu được đưa vào.
📖 Xem thêm: Cách phát triển một agency tiếp thị kỹ thuật số
Bước 6: Ghi chép mọi thứ
Mọi quy trình tự động hóa đều cần có tài liệu hướng dẫn. Điều này bao gồm các yếu tố kích hoạt quy trình, người chịu trách nhiệm, các hành động mà quy trình thực hiện, và việc cần làm khi quy trình gặp sự cố.
Hãy xem nó như cuốn cẩm nang tự động hóa của agency. Nếu người phụ trách vận hành vắng mặt hoặc có thành viên mới gia nhập, họ nên có thể hiểu hệ thống mà không cần phỏng đoán.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Tài liệu để lưu trữ tất cả thông tin này trong một không gian chia sẻ chung. Với tính năng kiểm soát phiên bản và liên kết chia sẻ bảo mật, công việc của bạn sẽ được bảo vệ.
Bước 7: Đào tạo nhóm của bạn
Hiệu quả của việc tự động hóa phụ thuộc vào khả năng sử dụng của nhóm. Hướng dẫn họ cách thức công việc, những gì được tự động hóa và những gì vẫn cần sự can thiệp của con người.
Ví dụ, bạn có thể hướng dẫn họ cách sử dụng ClickUp Brain cho các tác vụ hàng ngày như tạo/lập quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) hoặc cập nhật công việc. Hãy đưa việc đào tạo này vào quy trình onboarding, để mọi nhân viên mới đều học cách công việc với tự động hóa ngay từ ngày đầu tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ngoài việc tạo tài liệu đào tạo có thể chia sẻ trong ClickUp Docs, bạn còn có thể ghi lại các hướng dẫn bằng ClickUp Clips. Sau đó, yêu cầu ClickUp Brain chuyển đổi video thành văn bản và dịch các bản dịch sang nhiều ngôn ngữ cho các nhóm đa ngôn ngữ.
Bước 8: Đo lường tác động và mở rộng những gì công việc
Xem lại các chỉ số cơ bản và so sánh với hiệu suất hiện tại. Các dự án có tiến triển nhanh hơn không? Các thành viên trong nhóm có dành nhiều thời gian hơn cho chiến lược không? Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa các cải thiện và khoảng trống.
Những thông tin dựa trên dữ liệu* giúp bạn tối ưu hóa chiến dịch một cách hiệu quả. Những gì hiệu quả có thể được áp dụng cho nhiều nhóm hoặc quy trình công việc hơn, và những gì không hiệu quả có thể được tạm dừng hoặc điều chỉnh. Tự động hóa không phải là một công việc một lần; đó là một chiến lược liên tục phát triển cùng với agency của bạn.
📖 Xem thêm: Mẫu lịch nội dung miễn phí cho mạng xã hội
Những sai lầm cần tránh khi tự động hóa agency của bạn
Chỉ khi được sử dụng đúng cách, tự động hóa mới có thể giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Nhiều agency vội vàng áp dụng tự động hóa với mong đợi kết quả tức thì, nhưng lại gặp phải những trở ngại. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến cần tránh:
- Dựa vào AI cho mọi thứ và mong đợi nó thay thế chiến lược hoặc sự sáng tạo. AI thực hiện công việc tốt nhất như một công cụ hỗ trợ vẫn cần sự tham gia của con người để lựa chọn mục tiêu phù hợp, hướng dẫn chiến dịch và tinh chỉnh thông điệp
- Bắt đầu tự động hóa mà không có kế hoạch rõ ràng hoặc mục tiêu cụ thể. Điều này thường dẫn đến một hệ thống phần mềm tiếp thị và quy trình làm việc rời rạc, không liên kết, khiến nhóm của bạn làm việc chậm chạp hơn
- Sử dụng dữ liệu chất lượng kém cho tự động hóa dẫn đến kết quả không đáng tin cậy và thông tin sai lệch. Điều này đặc biệt đáng lo ngại khi dữ liệu khách hàng không được làm sạch, xác minh hoặc cập nhật thường xuyên
- Tự động hóa quá mức và loại bỏ hoàn toàn yếu tố con người. Điều này có thể khiến các chiến dịch của bạn trở nên cứng nhắc và làm giảm sự tương tác của khán giả (những người vẫn mong đợi một kết nối cá nhân)
Sự phát triển của agency bạn chỉ cách một cú nhấp chuột (Up)
“Công nghệ luôn thay đổi, và những công ty không chấp nhận sự thay đổi sẽ bị tụt hậu”
“Công nghệ luôn thay đổi, và các công ty không chấp nhận sự thay đổi sẽ bị tụt hậu”
Vận hành một agency marketing là một công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực. Bạn phải quản lý khách hàng, triển khai chiến dịch, xử lý nội dung, giám sát tài chính và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ—thường là cùng một lúc.
Khi tự động hóa, bạn ngay lập tức cảm nhận được sự thoải mái khi có thể tập trung vào công việc thực sự giúp phát triển agency của mình.
Đó là lý do tại sao ClickUp tạo nên sự khác biệt. Nó tích hợp tạo nội dung, quản lý tác vụ, CRM, báo cáo và tự động hóa vào một không gian làm việc duy nhất. Thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, nhóm của bạn có thể quản lý mọi thứ - từ bản tóm tắt sáng tạo đến cập nhật cho khách hàng - ngay trong ClickUp.
Muốn công việc hiệu quả hơn và đạt kết quả tốt hơn? Đăng ký ngay trên ClickUp!