Khi bạn đã tự tay lên lịch các cuộc họp kiểm tra hàng tuần, tổng hợp báo cáo trạng thái từ các nguồn khác nhau và viết các email theo dõi định kỳ, nửa ngày làm việc của bạn đã trôi qua.
Vâng, việc học cách tự động hóa công việc văn phòng bằng AI giúp bạn tránh được tất cả những điều này và hơn thế nữa, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc tại nơi làm việc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tự động hóa giảm bớt công việc thủ công và tại sao các nền tảng như ClickUp đáng để xem xét nếu bạn muốn hoàn thành nhiều công việc hơn. Và có thêm thời gian rảnh rỗi. Cùng lúc đó!🧰
Tự động hóa công việc văn phòng là gì?
Tự động hóa công việc văn phòng bao gồm việc tích hợp các công cụ, hệ thống và phần mềm kỹ thuật số để tối ưu hóa các công việc hành chính hàng ngày, bao gồm mục nhập thủ công, quản lý tài liệu, giao tiếp và lịch trình.
Dưới đây là cách AI trong môi trường làm việc hỗ trợ tự động hóa công việc văn phòng:
- Loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, thủ công làm giảm năng suất công việc.
- Nâng cao độ chính xác bằng cách giảm thiểu lỗi của con người trong các quy trình thường xuyên.
- Tối ưu hóa hợp tác với chia sẻ tài liệu thời gian thực và cập nhật công việc.
- Nâng cao khả năng ra quyết định với việc truy cập nhanh chóng vào thông tin được tổ chức và cập nhật mới nhất.
- Giảm chi phí vận hành, giảm thiểu thời gian dành cho các công việc có giá trị thấp.
- Nâng cao sự hài lòng của nhân viên bằng cách giải phóng các nhóm để tập trung vào công việc sáng tạo và chiến lược.
- Tăng cường bảo mật dữ liệu thông qua quản lý tài liệu kỹ thuật số có kiểm soát.
📌 Ví dụ: Một nhóm marketing sử dụng ClickUp để quản lý quy trình tạo nội dung. Thay vì phân công công việc và theo dõi tiến độ một cách thủ công, họ thiết lập các quy tắc tự động hóa trong công cụ. Khi một công việc chuyển sang giai đoạn ‘Đang xem xét’, nền tảng sẽ tự động phân công cho trình chỉnh sửa, thêm ngày đáo hạn và gửi thông báo nhắc nhở.
📮 ClickUp Insight: 45% nhân viên đã từng nghĩ đến việc sử dụng tự động hóa, nhưng chưa dám thử. Các yếu tố như giới hạn thời gian, sự không chắc chắn về công cụ phù hợp và sự lựa chọn quá nhiều có thể cản trở mọi người thực hiện bước đầu tiên hướng tới tự động hóa. ⚒️ Với các tác nhân AI dễ xây dựng và lệnh dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, ClickUp giúp việc bắt đầu với tự động hóa trở nên đơn giản. Từ việc tự động phân công công việc đến tóm tắt dự án do AI tạo ra, bạn có thể khai thác sức mạnh của tự động hóa và thậm chí xây dựng các trợ lý AI tùy chỉnh trong vài phút — mà không cần thời gian học hỏi. 💫 Kết quả thực tế: QubicaAMF đã giảm thời gian báo cáo xuống 40% bằng cách sử dụng bảng điều khiển động và biểu đồ tự động của ClickUp, biến hàng giờ công việc thủ công thành thông tin thời gian thực.
Các công việc văn phòng hàng đầu mà bạn có thể tự động hóa bằng AI
Trí tuệ nhân tạo đang thay đổi cách thức thực hiện công việc văn phòng, thay thế các công việc tốn thời gian để bạn có thể tập trung vào các mục tiêu có tác động lớn hơn.
Dưới đây là một video ngắn giới thiệu cách bạn có thể sử dụng AI để tự động hóa các công việc và nâng cao năng suất làm việc.
Và đối với những ai muốn tìm hiểu sâu hơn về chi tiết, hãy tiếp tục đọc!
1. Quản lý email
AI trong quản lý email lọc và ưu tiên hộp thư đến của bạn dựa trên mẫu hành vi, uy tín của người gửi và mức độ khẩn cấp của nội dung. Nó có thể soạn thảo phản hồi, tóm tắt các chủ đề email dài và đề xuất các phản hồi phù hợp với giọng điệu ưa thích của bạn đồng thời giữ nguyên bối cảnh.
✅ Thử ngay: Huấn luyện trợ lý email AI của bạn bằng cách thường xuyên gắn nhãn email là ‘cấp bách’, ‘để sau’ hoặc ‘không quan trọng’. Hành vi này tạo ra một vòng lặp học tập, giúp hệ thống hiểu những gì quan trọng đối với bạn và điều chỉnh bộ lọc của mình.
ClickUp Brain MAX phần mở rộng Chrome là công cụ bí mật giúp bạn kiểm soát hộp thư đến email lộn xộn. Khi bạn phải đối mặt với các chủ đề email dài và phức tạp (loại mà năm người nhấn "Trả lời tất cả"), nó sẽ tự động tóm tắt cuộc hội thoại ngay trong cửa sổ trình duyệt của bạn.
Và nếu bạn đã sử dụng email trong Không gian Làm việc ClickUp của mình, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn và có khả năng nhận biết ngữ cảnh, thực hiện việc cần làm tương tự. Mà không cần rời khỏi ClickUp!
Tạm biệt việc chuyển đổi ngữ cảnh.
Công cụ AI đọc toàn bộ ngữ cảnh và cung cấp cho bạn:
- Một tóm tắt gọn gàng, tập trung vào hành động về những gì đã được thảo luận.
- Các bước tiếp theo được đề xuất và/hoặc các mục cần thực hiện
- Một bản nháp trả lời phản ánh giọng điệu của bạn và giúp cuộc hội thoại tiến triển.
📌 Ví dụ về yêu cầu: Tóm tắt chủ đề email này và soạn thảo một phản hồi yêu cầu phê duyệt cuối cùng cho kế hoạch chiến dịch mới.
2. Lập lịch lịch trình
AI phân tích thời gian rảnh rỗi, sở thích về cuộc họp và giờ làm việc tập trung của bạn để đề xuất thời gian cuộc họp tối ưu. Bạn có thể sử dụng AI cho các công việc hàng ngày như tự động gửi lời mời, điều chỉnh lịch cuộc họp khi có xung đột, và tính toán múi giờ và ưu tiên của các thành viên trong nhóm.
Giả sử bạn mở Không gian Làm việc ClickUp của mình và nhận ra tuần này của bạn rất bận rộn: hạn chót nội dung, cuộc họp hàng ngày và phiên chiến lược liên tục bị hoãn. Thật căng thẳng, phải không?
Thay vì phải sắp xếp lịch trình như chơi Tetris, hãy sử dụng ClickUp Calendar.
Với Lịch Google được đồng bộ hóa hoàn toàn, nó đã biết những gì bạn đang làm. ClickUp Brain quét các sự kiện hiện có của bạn, danh sách công việc và thậm chí cả cài đặt "Không làm phiền" của bạn, và làm việc tập trung vào mỗi chiều thứ Năm.
Giả sử bạn có năm công việc được đánh dấu 'Ưu tiên cao' nhưng thời gian giới hạn trong tuần này. Bạn yêu cầu ClickUp Brain: Sắp xếp lại năm công việc ưu tiên hàng đầu của tôi dựa trên thời gian có sẵn trong tuần này và chặn thời gian để hoàn thành chúng mà không trùng lặp với các cuộc họp. Và nó điều chỉnh lại mọi thứ chỉ trong vài giây.
✅ Thử ngay: Bảo vệ thời gian tập trung của bạn bằng cách cài đặt các tham số như ‘không có cuộc họp trước 10 giờ sáng’ hoặc ‘chỉ hai cuộc họp mỗi ngày’. AI sau đó có thể tự động chặn thời gian cho công việc sâu và điều chỉnh các cuộc họp ít quan trọng xung quanh nó.
3. Ghi chú và tóm tắt cuộc họp
Bạn có thể sử dụng AI để ghi chép nội dung cuộc họp, chuyển đổi cuộc hội thoại thành văn bản theo thời gian thực, trích xuất các mục cần thực hiện, tóm tắt các quyết định và tổ chức ghi chú theo các danh mục đã định sẵn, chẳng hạn như ‘điểm thảo luận’ hoặc ‘các bước tiếp theo’.
✅ Thử ngay: Sử dụng các tín hiệu ngôn ngữ nhất quán như ‘Hãy quyết định về…’ hoặc ‘Hành động tiếp theo là…’ trong các cuộc họp. Những tín hiệu này giúp AI nhận diện các quyết định và công việc để tự động gắn thẻ hoặc tạo/lập công việc theo dõi.
Chúng ta đều đã trải qua điều đó. Cuộc họp kết thúc, và đột nhiên mọi thứ trở nên im lặng.
ClickUp’s AI Notetaker giúp bạn giải quyết vấn đề mà không cần nhấn nút ‘ghi âm’ hay vội vàng gõ ghi chú.
Dưới đây là cách nó hỗ trợ trong cuộc họp:
- Ghi chép toàn bộ cuộc hội thoại theo thời gian thực.
- Tóm tắt các mục cần thực hiện và quyết định quan trọng trong quá trình trò chuyện.
- Tổ chức mọi thứ thành các bản ghi chép rõ ràng, có thể tìm kiếm trong ClickUp Tài liệu.
- Giúp phân công các công việc theo dõi và nhiệm vụ ngay trong không gian làm việc của bạn.
Bạn cũng có thể yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt các cuộc thảo luận này, lấy các quyết định và cập nhật quan trọng bằng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên, và tạo các bước theo dõi từ bản ghi chép của bạn.
4. Tự động hóa mục nhập và bảng tính
Nhập dữ liệu thủ công không phải là điều ai cũng mong muốn; nó tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và thường là việc đầu tiên bị ưu tiên thấp. AI có thể tự động điền các trường dữ liệu, phát hiện sự không nhất quán, loại bỏ các mục nhập trùng lặp và thậm chí tạo công thức hoặc tóm tắt dựa trên các hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Ví dụ, bạn đang quản lý quy trình báo cáo lỗi nội bộ. Không cần phải gửi tin nhắn riêng tư về các vấn đề hoặc điền vào bảng tính ngẫu nhiên. Bạn chỉ cần tạo một biểu mẫu ClickUp.
Bao gồm các menu thả xuống cho mức độ nghiêm trọng, chức năng tải lên tệp cho ảnh chụp màn hình và các trường ẩn dành cho mục đích nội bộ (như nhóm nào sẽ nhận công việc). Khi ai đó gửi biểu mẫu, ClickUp tự động tạo một công việc, và AI Autofill sẽ gán nó cho nhà phát triển phù hợp và gắn thẻ với mức độ ưu tiên đúng.
🎥 Xem cách AI Autofill hoạt động — video này trình diễn AI Assign và AI Prioritize trong thực tế:
Khi dữ liệu được nhập vào, chế độ xem bảng của ClickUp cung cấp cho bạn một cách quản lý mọi thứ theo phong cách bảng tính, gọn gàng và dễ dàng. Mỗi công việc từ biểu mẫu sẽ hiển thị dưới dạng một hàng, và mỗi trường dữ liệu trở thành một cột với các thông tin như trạng thái, thẻ, người gửi và hạn chót. Bạn có thể chỉnh sửa hàng loạt các hàng, áp dụng bộ lọc ưu tiên và nhóm các lỗi theo trạng thái hoặc chủ sở hữu.
Bây giờ đến phần thú vị: nhìn thấy bức tranh tổng thể mà không cần phải lục lọi từng hàng.
Tạo bảng điều khiển ClickUp lấy dữ liệu từ danh sách công việc của bạn. Thêm các thẻ như ‘Công việc theo trạng thái’, ‘Lỗi mở theo nhóm’ hoặc ‘Thời gian giải quyết trung bình’.
Cài đặt bảng điều khiển (Dashboard) để tự động làm mới, giúp bạn luôn cập nhật dữ liệu thời gian thực, rất hữu ích cho các cuộc họp hàng tuần hoặc chia sẻ với ban lãnh đạo. Bạn thậm chí có thể biến dữ liệu thành bảng điều khiển dành cho khách hàng, chỉ hiển thị các thông tin đã được lọc.
Video này sẽ hướng dẫn bạn từng bước một qua quy trình!
🧠 Thực tế thú vị: Tủ hồ sơ được cấp bằng sáng chế vào năm 1898 bởi Edwin G. Seibels. Trước đó, hầu hết các tài liệu văn phòng được lưu trữ trong các Box xếp chồng, phong bì hoặc sách bìa cứng. Tủ hồ sơ dọc đã thay đổi cách văn phòng tổ chức thông tin và dẫn đến sự phát triển của hệ thống quan liêu dựa trên giấy tờ trong thế kỷ 20.
5. Cập nhật công việc và dự án
AI đang theo dõi hoạt động của các công việc, phát hiện sự thay đổi về trạng thái hoặc mức độ khẩn cấp, và cập nhật dòng thời gian của dự án cho phù hợp. Nó có thể đề xuất việc phân công lại công việc, đánh dấu các điểm tắc nghẽn và tạo ra các bản tóm tắt hàng ngày hoặc cập nhật trong cuộc họp đứng.
Với ClickUp tự động hóa, các dự án của bạn gần như tự động vận hành. Từ việc điều chỉnh dòng thời gian đến thông báo cho đúng người, công cụ này đảm bảo các cập nhật được thực hiện trước khi bạn phải yêu cầu.
Tự động hóa hoạt động dựa trên quy tắc đơn giản: ‘Khi điều này xảy ra, hãy làm việc cần làm.’ Bạn có thể cài đặt các điều kiện kích hoạt như:
- Trạng thái công việc thay đổi thành ‘Đang tiến độ’ → Giao cho trưởng nhóm.
- Ưu tiên được đánh dấu 'Khẩn cấp' → Di chuyển lên đầu danh sách công việc + thông báo cho quản lý
- Công việc con hoàn thành → Thanh tiến độ cập nhật tự động
Ví dụ, khi một bản sửa lỗi được chuyển sang trạng thái ‘Review’, ClickUp tự động giao nhiệm vụ cho bộ phận QA và gửi thông báo cho người kiểm duyệt. Ngoài ra, ClickUp Brain phát hiện các điểm tắc nghẽn và đề xuất các thay đổi để đảm bảo dòng thời gian dự án được duy trì.
📌 Ví dụ về câu hỏi: ‘Những công việc nào thường xuyên bị trễ hạn?’ hoặc ‘Điều gì đang gây ra tắc nghẽn trong sprint này?’
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi các quy trình tự động hóa của bạn đã xử lý các bước dự đoán được, hãy nâng cấp với ClickUp Super Agents. Sử dụng chúng khi quy trình làm việc cần sự phán đoán, không chỉ tuân theo quy tắc.
📌 Ví dụ: Thay vì kích hoạt một tác vụ đơn lẻ, một Super Agent có thể:
- Đọc yêu cầu đến.
- Phân loại ưu tiên một cách thông minh
- Tự động tạo bộ công việc phù hợp.
- Phân công công việc dựa trên khối lượng công việc hiện tại của nhóm, và
- Thông báo cho các bên liên quan
Đó là sự khác biệt giữa tự động hóa các bước và tự động hóa quyền sở hữu.
6. Tài liệu nội bộ
AI có thể tạo bản nháp đầu tiên của các tài liệu nội bộ, đơn giản hóa văn bản phức tạp, tổ chức nội dung theo tiêu đề và xác định thông tin lỗi thời hoặc mâu thuẫn trong các tài liệu hiện có.
Tạo tài liệu nội bộ không phải là công việc đơn độc. ClickUp Docs giúp quá trình này trở nên hợp tác, tương tác và thú vị. Nếu bạn đang soạn thảo quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), chính sách công ty, lịch trình cuộc họp hoặc hướng dẫn onboarding, Docs giúp bạn tạo ra các tài liệu sống động, linh hoạt, được chỉnh sửa chung bởi nhóm của bạn ngay trong quy trình làm việc.
Dưới đây là những việc cần làm với tài liệu trong ClickUp:
- Sử dụng lệnh gạch chéo để nhanh chóng thêm tiêu đề, chú thích, danh sách kiểm tra, nhúng và nhiều tính năng khác.
- Theo dõi đồng nghiệp chỉnh sửa trực tiếp, thêm bình luận với đề cập và duy trì cuộc hội thoại trong bối cảnh.
- Chèn liên kết công việc, gán các mục danh sách kiểm tra có ngày đáo hạn và hiển thị bảng điều khiển hoặc lịch bên trong tài liệu của bạn.
- Lưu trữ tài liệu dưới dạng mẫu lệnh AI theo không gian, thư mục hoặc danh sách, và tìm kiếm nhanh chóng những gì bạn cần thông qua Docs Hub.
Khi tài liệu được mở, công cụ viết AI của ClickUp Brain sẽ hỗ trợ bạn viết, chỉnh sửa và kiểm tra nội dung. Nó tạo phiên bản đầu tiên từ các gợi ý đơn giản, chỉnh sửa các phần khó hiểu và tổ chức thông tin dưới các tiêu đề thông minh.
📌 Ví dụ về yêu cầu: Tạo quy trình chuẩn hóa (SOP) cho việc onboarding khách hàng với năm bước, thời hạn và vai trò của người chịu trách nhiệm. Bạn cũng có thể đánh dấu một đoạn văn bản lộn xộn và yêu cầu: Làm cho đoạn văn này ngắn gọn hơn cho cơ sở kiến thức nội bộ.
🧠 Thực tế thú vị: Máy đánh chữ đã cách mạng hóa công việc văn phòng vào cuối thế kỷ 19, nhưng các mẫu máy đầu tiên quá ồn ào đến mức các công ty bắt đầu thiết kế các phòng đánh máy — những phòng đầy nhân viên đánh máy — nhằm giữ tiếng ồn xa khỏi các nhà quản lý.
Ngày nay, bạn có thể sử dụng các công cụ AI chuyển đổi giọng nói thành văn bản để thực hiện việc gõ văn bản bằng giọng nói! Không cần gõ phím - chỉ cần giọng nói của bạn được chuyển đổi thành văn bản. Một trong những công cụ đó là ClickUp’s Talk to Text, giúp bạn ghi chú, soạn tài liệu và tạo công việc - nhanh gấp 4 lần so với gõ phím!
Cách bắt đầu tự động hóa công việc văn phòng bằng AI (Bước bằng bước)
Bạn đã sẵn sàng tiết kiệm thời gian, giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và cuối cùng không còn phải làm những việc giống nhau mỗi ngày. Nhưng, làm thế nào để tự động hóa công việc văn phòng bằng AI?
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thực hiện tự động hóa quy trình làm việc bằng AI. 👇
Bước #1: Xác định những cơ hội dễ dàng
Hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản. Bạn cần xác định: Những công việc nào có thể được tự động hóa?
Hãy nhìn quanh ngày làm việc của bạn. Có những công việc nào khiến bạn cảm thấy như đã từng làm nhiều lần trước đây mỗi khi thực hiện chúng?
Dưới đây là một số ví dụ:
- Nhập cùng loại dữ liệu vào cùng loại tài sản
- Trích xuất báo cáo từ các nguồn dữ liệu tương tự
- Lên lịch cuộc họp
- Sắp xếp hoặc trả lời email
Nếu có, đó là những yếu tố vàng cho tự động hóa công việc AI. Nguyên tắc chung? Bắt đầu với những công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và có rủi ro thấp. Để những quyết định phức tạp cho con người.
🔍 Bạn có biết? Email đầu tiên trong lịch sử được gửi vào năm 1971 bởi Ray Tomlinson, một kỹ sư có công việc tại Bolt, một công ty máy tính.
Bước #2: Lập kế hoạch quy trình
Trước khi đưa các bot vào sử dụng, việc hiểu rõ những gì bạn đang tự động hóa là rất quan trọng. Ghi chú lại:
- Nơi công việc hoặc quy trình bắt đầu, chẳng hạn như khi hóa đơn đến.
- Các bước trung gian, chẳng hạn như thẻ, phê duyệt và lưu trữ.
- Nơi kết thúc, như lưu bản sao đã thanh toán vào thư mục tài chính.
Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra AI có thể hỗ trợ ở đâu và không thể hỗ trợ ở đâu. Trong quá trình đó, hãy tự hỏi mình: Mục tiêu là gì? Tiết kiệm thời gian? Giảm thiểu lỗi? Hiểu rõ mục tiêu sẽ giúp bạn đo lường kết quả sau này.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Bảng trắng ClickUp rất phù hợp để brainstorming quy trình làm việc một cách cá nhân. Bạn có thể thêm bảng, ghi chú dán và các yếu tố trực quan khác để ghi chép các vấn đề có thể tự động hóa. Sau đó, những ghi chú này sẽ tự động chuyển thành công việc hoặc tài liệu, giúp bạn có được sự rõ ràng cần thiết trước khi tự động hóa.
Bước #3: Chọn công cụ tự động hóa AI phù hợp
Bây giờ đến phần thú vị: lựa chọn bộ công cụ công nghệ của bạn. Nếu bạn mới bắt đầu với tự động hóa, bạn sẽ cần các công cụ có:
- Không cần hoặc ít cần mã, vì vậy bạn không cần bộ phận CNTT để cài đặt chúng.
- Tương thích với các công cụ hiện có của bạn như Gmail, Excel hoặc bất kỳ công cụ nào bạn đang sử dụng.
- Được tích hợp vào các quy trình làm việc hàng ngày, nên AI xuất hiện ở nơi công việc thực sự diễn ra — không phải trong một ứng dụng khác để kiểm tra.
Đây là nơi nhiều nhóm mắc sai lầm. Họ thêm các công cụ AI độc lập cho việc viết lách, cuộc họp hoặc tự động hóa, chỉ để tạo ra nhiều sự chuyển đổi ngữ cảnh hơn và nhiều nơi công việc có thể bị lạc. Kết quả là tình trạng "AI Sprawl" tốn kém.
Một phương pháp tốt hơn là tập trung vào một Không gian Làm việc AI Tích hợp — một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, giao tiếp và tự động hóa được tích hợp, và AI có thể hiển thị toàn bộ công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện. Một nền tảng như ClickUp!
Bởi vì khi AI hiểu rõ các công việc, thời hạn và cuộc hội thoại của bạn, nó có thể làm được nhiều hơn là chỉ tạo văn bản hoặc trả lời câu hỏi. Nó thực sự có thể đẩy nhanh tiến độ công việc.
📮 ClickUp Insight: Trợ lý AI hoặc Copilot của bạn có thể chủ động phát hiện vấn đề không? Chỉ 9% số người tham gia khảo sát về mức độ trưởng thành của AI cho biết AI của họ có thể dự đoán và giải quyết vấn đề một cách độc lập. Điều này là do phần lớn các công cụ AI hoạt động trong các ứng dụng không kết nối và không có khả năng hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc hoặc rào cản. Khi hệ thống AI không thể hình dung được kết nối giữa các quy trình làm việc, nó không thể phát hiện rủi ro sớm hoặc giúp các nhóm duy trì lợi thế. ClickUp Brain hoạt động trong một Không gian Làm việc AI Tích hợp, nơi các phụ thuộc, hạn chót và tiến độ dự án đều được kết nối. Nó có thể thông báo cho bạn về những gì đã được thảo luận trong cuộc họp tuần trước, các công việc nào hiện đang bị trì hoãn và thậm chí giúp bạn điều chỉnh lịch trình hàng tuần dựa trên các ưu tiên đã được xác định.
Bước #4: Kiểm tra quy trình tự động hóa đầu tiên của bạn
Bạn không cần phải thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của mình để thấy kết quả. Dưới đây là một ví dụ nhỏ về tự động hóa mà bạn có thể thử trong tuần này:
- Cài đặt ClickUp tự động hóa để theo dõi hộp thư đến của bạn cho các email có từ 'hóa đơn' trong tiêu đề.
- Cho phép nó tự động di chuyển vào một thư mục hoặc gắn thẻ chúng trong trình quản lý công việc của bạn.
Chạy thử trong vài ngày để xem liệu nó có hoạt động như mong đợi hay không. Điều chỉnh nếu cần thiết.
🔍 Bạn có biết? Trước khi các ứng dụng lịch như Lịch Google hay Outlook ra đời, các chuyên gia đã phụ thuộc rất nhiều vào các cuốn sổ tay giấy và lịch bàn để quản lý cuộc hẹn, hạn chót và công việc.
Các sản phẩm như Day-Timer và các loại sổ lịch tương tự là công cụ tiêu chuẩn cho việc lập lịch văn phòng — đến mức phần mềm quản lý thông tin cá nhân đầu tiên như Borland Sidekick (thập niên 1980) được thiết kế để thay thế lịch giấy và sổ tay bằng cách cung cấp một cuốn sổ hẹn kỹ thuật số kèm theo ghi chú và nhắc nhở.
Bước #5: Đào tạo nhóm của bạn
Bây giờ bạn đã xây dựng được hệ thống, đã đến lúc đưa con người vào hệ thống đó:
- Trình diễn nhanh cho các thành viên trong nhóm và nhấn mạnh thời gian tiết kiệm được.
- Chia sẻ các bảng tóm tắt hoặc video giải thích ngắn gọn cho các câu hỏi thường gặp.
- Trấn an mọi người rằng AI không đến để thay thế công việc của họ mà để giúp họ loại bỏ những phần nhàm chán.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Ghi lại một video ClickUp Clip để giải thích thiết lập AI của bạn, và ClickUp Brain sẽ tự động chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt nó. Vì vậy, ngay cả khi ai đó tham gia sau này hoặc quên chi tiết, họ có thể tìm kiếm và lấy thông tin cần thiết.
Bước #6: Tiếp tục phát triển
Dưới đây là một số mẹo sử dụng AI để tận dụng hệ thống tự động hóa mới của bạn một cách hiệu quả:
- Đo lường thời gian tiết kiệm được, số lỗi được tránh và tác động của nó đối với nhóm.
- Cải thiện chúng dựa trên phản hồi; có thể cần điều chỉnh một quy tắc hoặc thêm một bước mới.
- Tiếp tục phát triển thành công của bạn khi nhóm đã quen thuộc với nó; tự động hóa lời mời lịch, báo cáo, phản hồi khách hàng, và nhiều hơn nữa.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Thường xuyên, các nhóm vội vàng áp dụng tự động hóa mà không lập kế hoạch quy trình, xác định quyền sở hữu hoặc kiểm tra kết quả. Lợi ích thực sự của AI đến từ cách bạn triển khai nó, chứ không chỉ là những gì bạn tự động hóa.
Dưới đây là một số sai lầm thường gặp cần tránh và các giải pháp:
- Tự động hóa quy trình bị lỗi: Kiểm tra quy trình thủ công trước khi áp dụng AI. Sử dụng khung làm việc như SIPOC (Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra, Khách hàng) để hình dung từng bước, xác định điểm nghẽn và loại bỏ các bước trùng lặp.
- Cài đặt các điều kiện và kích hoạt mơ hồ: Luôn định nghĩa các quy tắc một cách rõ ràng; sử dụng logic if-then để đảm bảo hành vi tự động hóa nhất quán.
- Xem kết quả đầu ra của AI như bản cuối cùng: Sử dụng phương pháp R-A-R; để AI tạo ra bản nháp ban đầu (Rough draft), bạn Đánh giá độ chính xác, sau đó Hoàn thiện về giọng điệu và ngữ cảnh.
- Tránh tình trạng không ai chịu trách nhiệm về tự động hóa: Chỉ định một người quản lý tự động hóa, người chịu trách nhiệm theo dõi quy trình làm việc, kiểm tra kết quả đầu ra và phát hiện lỗi sớm trước khi chúng lan rộng.
- Tự động hóa quá mức các quy trình làm việc lặp đi lặp lại: Xây dựng các tùy chọn thủ công hoặc đường dẫn ngoại lệ. Tránh tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại yêu cầu phán đoán của con người hoặc thường xuyên thay đổi dựa trên ngữ cảnh.
- Bỏ qua vòng phản hồi: Kích hoạt các trường phản hồi như ‘Có hữu ích không?’ hoặc ‘Đề xuất chỉnh sửa’. Điều này cho phép AI học hỏi và cải thiện, tinh chỉnh các kết quả trong tương lai dựa trên việc sử dụng thực tế.
📮 ClickUp Insight: 21% người cho biết hơn 80% thời gian làm việc trong ngày của họ được dành cho các công việc lặp đi lặp lại, nhàm chán. Và 20% khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Đó là gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) dành cho các công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sáng tạo (như email theo dõi 👀).
ClickUp AI Agents giúp loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại. Hãy nghĩ đến việc tạo công việc, nhắc nhở, cập nhật, ghi chú cuộc họp, soạn thảo email và thậm chí tạo quy trình làm việc từ đầu đến cuối! Tất cả những điều đó (và nhiều hơn nữa) có thể được tự động hóa trong nháy mắt với ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên bằng cách sử dụng ClickUp tự động hóa — dẫn đến tăng 12% hiệu quả công việc.
Hãy biến ClickUp thành đối tác tự động hóa AI của bạn.
AI giúp giảm bớt gánh nặng đáng kể cho bạn. Tuy nhiên, tự động hóa phải được tích hợp trong không gian làm việc của bạn, không phải là các công cụ rời rạc.
ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, là công cụ hoàn hảo cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần trong một không gian làm việc duy nhất. Với ClickUp Brain, công cụ giúp bạn viết, tóm tắt và định dạng văn bản đồng thời xử lý các công việc lặp đi lặp lại, bạn sẽ có một trợ lý AI suy nghĩ thay cho bạn.
Kết hợp với các tính năng quản lý dự án, tự động hóa và trợ lý của ClickUp, bạn không còn phải ghép nối các công cụ lại với nhau — bạn đang vận hành công việc trên một hệ thống thông minh có thể mở rộng theo quy mô nhóm của bạn.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm! ✅