Cách tạo môi trường làm việc số: Công cụ, chiến lược và các phương pháp tốt nhất

Cho dù bạn điều hành một nhóm nhân viên làm việc từ xa và kết hợp hay bạn là một chuyên gia độc lập, việc tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số là yếu tố quyết định cách công việc được hoàn thành ngày nay.

Đây là nơi các dự án hình thành, luồng ý tưởng chảy và mục tiêu được hoàn thành.

Tuy nhiên, xây dựng một nơi làm việc kỹ thuật số hiệu quả không chỉ là việc tích lũy các công cụ; mà còn là việc lựa chọn những công cụ phù hợp, cài đặt các hệ thống đơn giản và tạo ra những thói quen giúp mọi người thực sự thích làm việc cùng nhau trực tuyến.

Trong blog này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết cách xây dựng chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số, từ việc chọn công cụ phù hợp đến cài đặt kỳ vọng rõ ràng, duy trì năng suất và hợp tác thời gian thực.

⭐ Mẫu nổi bật

Mẫu Chiến lược & Kế hoạch Chuyển đổi Kỹ thuật số là điểm khởi đầu để bạn xây dựng một nơi làm việc thông minh hơn, kết nối hơn. Cho dù bạn đang hợp lý hóa các công cụ, quy trình hay văn hóa, mẫu này sẽ giúp mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tải mẫu miễn phí

Môi trường làm việc số là gì?

Môi trường làm việc kỹ thuật số là một môi trường ảo kết hợp các hệ thống giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc vào một không gian duy nhất, thống nhất. Môi trường làm việc kỹ thuật số được cấu trúc tốt với các công cụ làm việc từ xa phù hợp giúp cải thiện hiệu quả, tính linh hoạt và sự cộng tác giữa các nhóm phân phối.

Về cơ bản, giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số thay thế hoặc hỗ trợ các hàm truyền thống trong văn phòng bằng nền tảng và phần mềm dựa trên đám mây để chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra suôn sẻ. Giải pháp này hỗ trợ giờ làm việc linh hoạt , cho phép nhân viên làm việc từ xa duy trì sự tập trung và giúp các nhóm nhanh chóng thích ứng với nhu cầu thay đổi.

Tuy nhiên, để chuyển đổi thành công, bạn không chỉ cần tập trung vào các công cụ mà còn phải tuân thủ các phương pháp hay nhất về nơi làm việc kỹ thuật số. Các phương pháp này bao gồm cài đặt các quy tắc giao tiếp rõ ràng, quản lý kỳ vọng và tạo ra văn hóa trách nhiệm mạnh mẽ.

Khi được thực hiện đúng, nơi làm việc kỹ thuật số sẽ trở thành không gian nơi nhân viên làm việc từ xa phát triển, dự án tiến triển nhanh hơn và sự hợp tác diễn ra liền mạch, ngay cả khi cách nhau hàng ngàn dặm.

Các yếu tố cần thiết để tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số thành công

Một nơi làm việc kỹ thuật số thành công hỗ trợ giao tiếp, đơn giản hóa sự hợp tác và loại bỏ những trở ngại trong quy trình công việc hàng ngày.

Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải biết những gì cần có trong nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số của mình và cách tất cả các yếu tố đó kết hợp với nhau.

Dưới đây là các yếu tố cần thiết để tạo không gian làm việc kỹ thuật số hỗ trợ quản lý công việc, cân bằng cuộc sống và công việc, cũng như sự tham gia và sự hài lòng của nhân viên.

Công cụ giao tiếp và hợp tác

Nếu không có cách thức rõ ràng, nhất quán để trao đổi ý tưởng, chia sẻ thông tin cập nhật và duy trì sự thống nhất, ngay cả những nhóm kỹ thuật số lành nghề nhất cũng có thể mất đồng bộ. Đó là lý do tại sao nơi làm việc kỹ thuật số cần các công cụ hỗ trợ giao tiếp thời gian thực và không đồng bộ, như ứng dụng trò chuyện, nền tảng hội nghị video và hơn thế nữa.

Tuy nhiên, giao tiếp thôi là chưa đủ. Các nhóm cũng cần các công cụ cộng tác cho phép họ cùng chỉnh sửa tài liệu, đưa ra ý tưởng, quản lý công việc được chia sẻ và theo dõi tiến độ mà không cần phải gửi email liên tục hoặc lưu trữ tệp tin ở nhiều nơi.

Khi bạn có thể sử dụng các công cụ riêng biệt cho từng công việc, nhóm của bạn sẽ phải quản lý nhiều tab hơn. Kết quả là gì? Phí chuyển đổi, tăng chuyển đổi ngữ cảnh và mất thời gian tìm kiếm các chủ đề hội thoại.

Lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu

Trong môi trường làm việc kỹ thuật số, việc truy cập tài liệu nhanh chóng, an toàn và có tổ chức là rất quan trọng để hoạt động diễn ra suôn sẻ. Lưu trữ đám mây đóng vai trò là trung tâm cho tất cả các tệp, đảm bảo chúng có thể truy cập được từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Không chỉ là lưu trữ, một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ còn giúp các nhóm cấu trúc tài sản kỹ thuật số của họ theo cách dễ tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất.

Các tính năng như kiểm soát phiên bản, cài đặt quyền truy cập, cộng tác thời gian thực và theo dõi hoạt động giúp ngăn chặn trùng lặp, bảo vệ thông tin nhạy cảm và cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên cùng một tệp đồng thời mà không xảy ra xung đột.

Một số đặc điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn dịch vụ lưu trữ đám mây là:

✅ Tải lên và tải xuống tệp dễ dàng từ mọi thiết bị

✅ Cộng tác và chỉnh sửa thời gian thực

✅ Tự động đồng bộ hóa và sao lưu tệp

✅ Lịch sử phiên bản, khôi phục tệp, theo dõi hoạt động và nhật ký kiểm tra

✅ Truy cập ngoại tuyến vào các tệp quan trọng

✅ Kiểm soát quyền truy cập và quyền dựa trên vai trò

✅ Mã hóa dữ liệu và giao thức bảo mật mạnh mẽ

✅ Tìm kiếm nâng cao và sắp xếp thư mục

Quản lý dự án và công việc

Cho dù bạn làm việc tại văn phòng hay từ xa, quản lý dự án thường rất mệt mỏi do số lượng bước cần thực hiện rất nhiều.

Công cụ quản lý công việc phù hợp giúp nâng cao trải nghiệm kỹ thuật số tổng thể của nhân viên bằng cách giúp họ tập trung vào mục tiêu của tổ chức mà không cần phải tìm kiếm bối cảnh. Công cụ này mang lại sự rõ ràng cho nhân viên làm việc từ xa, hỗ trợ sự hợp tác và giúp mọi người luôn đồng bộ.

Khi các nhóm cảm thấy kiểm soát được công việc của mình, điều này thường dẫn đến sự hài lòng của nhân viên tăng lên và kết quả tổng thể tốt hơn.

Dưới đây là một số tính năng khóa cần tìm trong phần mềm quản lý dự án và công việc:

➡️ Tạo và phân công công việc dễ dàng

➡️ Rõ ràng về thời hạn và nhãn ưu tiên

➡️ Chế độ xem dự án trực quan (như danh sách, bảng hoặc dòng thời gian)

➡️ Theo dõi khối lượng công việc và tiến độ của nhóm

➡️ Tích hợp tính năng theo dõi thời gian

➡️ Các công cụ cộng tác như bình luận, thẻ và chia sẻ tệp

➡️ Truy cập di động để linh hoạt làm việc từ xa

➡️ Báo cáo chi tiết và bảng điều khiển hiệu suất

Tự động hóa và tích hợp AI

Nếu nhân viên của bạn phải nhấp chuột liên tục, tìm kiếm tệp và cập nhật cùng một thứ ở năm nơi khác nhau, điều này sẽ làm giảm tinh thần làm việc và lãng phí thời gian quý báu. Trên thực tế, việc chuyển đổi giữa các công việc có thể khiến nhân viên mất tới 40% thời gian làm việc hiệu quả!

Đó là lý do tại sao các nền tảng kỹ thuật số và ứng dụng kinh doanh của bạn phải có các công cụ tự động hóa quy trình làm việc AI để xử lý các công việc lặp đi lặp lại. Nhờ đó, nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các chiến lược cốt lõi và cải thiện quy trình kinh doanh.

Dưới đây là những điều cần tìm kiếm trong các công cụ tự động hóa và AI:

⚡️ Đề xuất thông minh cho công việc và ưu tiên

⚡️ Cách dễ dàng để tự động hóa các bước lặp đi lặp lại

⚡️ Kết nối tích hợp với các công cụ quản lý dự án của bạn

⚡️ Cập nhật thời gian thực hoạt động trên mọi thiết bị

⚡️ Thiết lập không cần mã để bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng có thể sử dụng

⚡️ Bảng điều khiển đơn giản để theo dõi những gì đang hoạt động

⚡️ Bảo mật mạnh mẽ và kiểm soát quyền truy cập

Cách tạo nơi làm việc kỹ thuật số từng bước

Không gian làm việc kỹ thuật số của bạn nên tập hợp tất cả các công cụ kỹ thuật số vào một nơi, từ giao tiếp và cộng tác đến quản lý công việc và tài liệu.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách thực hiện việc đó.

Đánh giá môi trường làm việc hiện tại của bạn

Trước khi bắt đầu xây dựng nơi làm việc kỹ thuật số, hãy lùi lại một bước và tự hỏi: điều gì đang thực sự diễn ra trong thiết lập hiện tại của bạn? Nói chuyện với mọi người trong công ty để hiểu cách họ làm việc hàng ngày. Đặt các câu hỏi như:

Có thể nhóm tiếp thị của bạn đang phải sử dụng năm ứng dụng khác nhau chỉ để theo dõi tiến độ chiến dịch. Hoặc có thể các nhà phát triển của bạn không thể theo dõi phản hồi vì chúng bị chôn vùi trong vô số chủ đề trò chuyện. Đây là những lỗ hổng mà bạn sẽ muốn khắc phục trước tiên trong chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số của mình.

Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi của nhân viên, phác thảo quy trình công việc hiện có và ghi chép nhu cầu của nhóm.

Giả sử nhóm nhân sự của bạn liên tục mất dấu các bước tuyển dụng. Bạn có thể tạo một tài liệu ClickUp có tên "Quy trình tuyển dụng hiện tại", gắn thẻ cho từng bước và cho phép nhóm bình luận trực tiếp về những điểm không rõ ràng hoặc đã lỗi thời. Giờ đây, mọi ý kiến đóng góp của mọi người đều được sắp xếp, hiển thị và dễ thực hiện.

Chọn các công cụ kỹ thuật số phù hợp

Khi bạn đã biết những gì còn thiếu trong thiết lập hiện tại, đã đến lúc chọn các công cụ phù hợp với nhu cầu của nhóm.

Mục tiêu không phải là chọn những ứng dụng nổi bật nhất hoặc tích trữ công nghệ chỉ vì mục đích đó. Mục tiêu là tìm ra những công cụ dễ sử dụng, hoạt động hiệu quả và giải quyết các vấn đề mà nhóm của bạn gặp phải hàng ngày, để mọi người không phải liên tục chuyển đổi giữa các tab.

Với quản lý dự án ClickUp, bạn có được một nền tảng đủ linh hoạt để phù hợp với các quy trình làm việc khác nhau mà không cần năm công cụ khác để lấp đầy khoảng trống. Bạn có thể quản lý các mục tiêu đã đặt ra, chia nhỏ thành các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và thậm chí xử lý tài liệu và trò chuyện nhóm.

Giả sử bạn đang lãnh đạo một nhóm sản phẩm đang làm việc để ra mắt một tính năng mới. Thay vì phải xử lý các bản cập nhật trên các ứng dụng trò chuyện, bảng tính và các chủ đề email, bạn có thể xây dựng một không gian làm việc ClickUp để theo dõi toàn bộ quá trình.

Tạo công việc cho từng giai đoạn phát triển, thêm ngày đáo hạn, chỉ định thành viên nhóm và thêm danh sách kiểm tra và công việc con ngay trong chính công việc đó. Bằng cách này, mọi người đều biết những gì đang diễn ra, ai đang làm gì và tình hình hiện tại mà không cần phải hỏi.

Bạn cũng có ClickUp Chat, giúp tập trung mọi thứ vào một nơi. Ví dụ: nếu nhóm của bạn đang thảo luận về thời hạn hoặc xem xét phản hồi về một nhiệm vụ, mọi người đều có thể xem toàn bộ bối cảnh trong trò chuyện tích hợp và dễ dàng thảo luận về các bước. Tính năng này đơn giản, trực tiếp và giúp bạn không phải theo dõi các bản cập nhật trên nhiều nền tảng.

Hơn nữa, ClickUp Brain có thể tóm tắt ngay lập tức các mục tiêu, tiến độ và các mục hành động của dự án trên các nhiệm vụ và tài liệu, để bạn không phải tìm kiếm trong hàng trang ghi chú hoặc cập nhật. Tốt hơn nữa, nó có thể đề xuất các cách cải thiện quy trình làm việc dựa trên cách thức làm việc của nhóm bạn.

Bạn có thể xác định các yếu tố cản trở, đánh dấu các thời hạn đã bỏ lỡ và phát hiện các công việc đang bị tồn đọng. ClickUp Brain cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết thông minh, có thể hành động mà không cần nỗ lực thủ công. ClickUp Brain cũng có thể tìm ra các xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số để giúp bạn tạo ra một không gian làm việc kỹ thuật số đáp ứng tất cả nhu cầu của lực lượng lao động từ xa.

Thiết lập quy trình làm việc kỹ thuật số tự động hóa

Cho dù là khởi động chiến dịch, đào tạo nhân viên mới hay đóng phiếu hỗ trợ, việc có quy trình làm việc kỹ thuật số rõ ràng cho từng quy trình kinh doanh sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giữ mọi người làm việc đồng bộ.

Dưới đây là một số mẹo đơn giản để bắt đầu:

✔ Bắt đầu từ quy mô nhỏ bằng cách chọn một quy trình chung tại một thời điểm và vạch ra các bước khóa

✔ Chỉ định người phụ trách rõ ràng và theo dõi hoạt động của họ

✔ Đặt thời hạn thực tế để có đủ thời gian hoàn thành công việc chất lượng, nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc

✔ Sử dụng các công cụ trực quan như dòng thời gian, bảng và lịch để giúp quy trình làm việc dễ theo dõi hơn

✔ Xây dựng quy trình giao tiếp tiêu chuẩn với các mẫu kế hoạch giao tiếp để giúp các nhóm đồng bộ từ đầu đến cuối

Khi đã có cấu trúc, hãy thiết lập quy trình làm việc với ClickUp Automations. Ví dụ, đây là cách nhóm phát triển từ xa của bạn có thể sử dụng ClickUp Automations:

Đảm bảo bảo mật và tuân thủ

Với truy cập từ xa, lưu trữ đám mây và nhiều công cụ liên quan, rủi ro đối với dữ liệu nhạy cảm của khách hàng, tài liệu nội bộ và thông tin dự án sẽ tăng lên.

Và nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong các ngành được quản lý chặt chẽ, chẳng hạn như y tế, tài chính hoặc pháp luật, việc thực hiện các biện pháp bảo mật dữ liệu thích hợp và đảm bảo tuân thủ là điều còn quan trọng hơn.

Thiết lập các biện pháp kiểm soát truy cập rõ ràng, xác định ai có thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung nào và thường xuyên kiểm tra hệ thống để phát hiện các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn. Những sai lầm đơn giản như chia sẻ nhầm tài liệu hoặc cấp quyền truy cập quá rộng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

ClickUp giúp bạn kiểm soát mọi thứ với các quyền truy cập và cài đặt bảo mật linh hoạt. Bạn có thể quản lý quyền truy cập ở mọi cấp độ: Không gian Làm việc, Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và thậm chí cả các nhiệm vụ riêng lẻ.

Ví dụ: bạn có thể cho phép quản lý chỉnh sửa kế hoạch sprint trong khi chỉ cho phép các thành viên khác trong nhóm xem. ClickUp cũng cho phép bạn quản lý khách và cộng tác viên bên ngoài một cách an toàn, để bạn có thể kết nối với khách hàng hoặc nhà cung cấp mà không tiết lộ thông tin nội bộ nhạy cảm.

Vượt qua những thách thức phổ biến trong môi trường làm việc số

Ngay cả khi có các công cụ và thiết lập phù hợp, nơi làm việc kỹ thuật số vẫn có những thách thức riêng. Những vấn đề như giao tiếp kém, quá tải công cụ và kỳ vọng không rõ ràng có thể làm chậm tiến độ của nhóm. Nếu không cẩn thận, tính linh hoạt của công việc từ xa có thể bắt đầu trở nên hơi lộn xộn.

Tuy nhiên, những vấn đề này không phải là hiếm và cũng không phải là không thể khắc phục. Khóa là biết những điều cần chú ý và giải quyết chúng sớm.

Quản lý nhóm làm việc từ xa hiệu quả

Khi mọi người không chia sẻ cùng một không gian vật lý, những vấn đề nhỏ có thể dễ dàng biến thành vấn đề lớn hơn: bỏ lỡ thời hạn, làm việc trùng lặp hoặc đơn giản là cảm thấy bị lạc lõng. Nhưng với những thói quen và công cụ phù hợp, các nhóm làm việc từ xa thực sự có thể tập trung, linh hoạt và năng suất hơn so với các nhóm truyền thống.

Dưới đây là một số cách đơn giản để duy trì hoạt động trơn tru:

✅ Đặt ra kỳ vọng rõ ràng cho công việc, thời hạn và giao tiếp

✅ Sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí để lưu trữ các bản cập nhật, tệp tin và công việc tại một nơi

✅ Tổ chức các cuộc họp ngắn, thường xuyên để duy trì kết nối và phát hiện sớm các trở ngại

✅ Tập trung vào kết quả, không phải thời gian trực tuyến, và tin tưởng nhóm của bạn sẽ quản lý thời gian của họ

✅ Sử dụng lịch và bảng điều khiển được chia sẻ để hiển thị thông tin trên các dự án

✅ Tài liệu hóa quy trình để mọi người có thể tìm thấy thông tin cần thiết mà không phải chờ đợi

✅ Khuyến khích giao tiếp không đồng bộ để mọi người có thời gian suy nghĩ và phản hồi

✅ Sử dụng các mẫu năng suất để đơn giản hóa quy trình làm việc cho nhóm kỹ thuật số của bạn

Tránh tình trạng mở rộng không kiểm soát của SaaS và AI để đảm bảo quy trình làm việc trơn tru hơn

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhóm mắc phải khi chuyển sang kỹ thuật số là thêm quá nhiều công cụ quá nhanh. Đột nhiên, mọi người phải chuyển qua lại giữa năm ứng dụng chỉ để hoàn thành một công việc và không ai biết chính xác mọi thứ nằm ở đâu.

Thay vì giúp đỡ, công nghệ lại làm mọi người làm việc chậm lại. Khóa là đơn giản hóa hệ thống của bạn và tập trung vào các công cụ đáp ứng nhiều nhu cầu. Điều quan trọng không kém: đảm bảo nhóm của bạn thực sự biết cách sử dụng chúng và cảm thấy thoải mái khi làm việc.

Dưới đây là cách tránh tình trạng quá tải công cụ và giúp nhóm của bạn tham gia một cách suôn sẻ:

👀 Kiểm tra các công cụ hiện tại của bạn và loại bỏ những công cụ ít được sử dụng hoặc trùng lặp

👀 Chọn các nền tảng linh hoạt kết hợp các tính năng như tài liệu, công việc, trò chuyện và mục tiêu

👀 Giới hạn số lượng công cụ mới sử dụng cùng lúc ở mức một hoặc hai để giảm bớt sự nhầm lẫn

👀 Cung cấp đào tạo thực hành hoặc hướng dẫn chi tiết thay vì chỉ gửi tài liệu hướng dẫn

👀 Tạo cơ sở kiến thức nội bộ phù hợp với quy trình làm việc thực tế của nhóm bạn

👀 Khuyến khích đặt câu hỏi sớm để mọi người không bị mắc kẹt hoặc bực bội

👀 Thường xuyên xem xét việc sử dụng và loại bỏ các công cụ không mang lại giá trị rõ ràng

Tại sao ClickUp là giải pháp tốt nhất cho nơi làm việc kỹ thuật số

Như bạn có thể thấy từ Brain MAX ở trên ⬆️, mục tiêu của chúng tôi là giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất!

ClickUp cung cấp một cách thông minh hơn để quản lý công việc mà không cần liên tục chuyển đổi giữa các tab. Nền tảng của chúng tôi kết hợp tài liệu, trò chuyện, AI và quản lý nhiệm vụ trong một không gian làm việc duy nhất, thống nhất.

Bạn có thể lập kế hoạch, phân công, cộng tác và theo dõi nhóm làm việc từ xa, theo dõi tiến độ của họ và thậm chí nhận được đề xuất cải tiến trong quy trình làm việc.

Và với các quy trình làm việc tích hợp AI, ClickUp giúp bạn làm việc nhanh hơn, tổ chức tốt hơn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Như Bazza Gilbert, Giám đốc sản phẩm tại AccuWeather, đã nói:

ClickUp đã làm cho việc điều chỉnh không đồng bộ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Bằng cách xây dựng một khung để phác thảo và cấu trúc các mục tiêu và kết quả, các nhóm làm việc từ xa có thể hiểu được kỳ vọng và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái một cách trơn tru. Brainstorming với bảng trắng rất dễ dàng, sắp xếp lại các ưu tiên cũng dễ dàng, và thêm hình ảnh tham khảo, v.v. cũng rất trơn tru.

Nền tảng tất cả trong một cho quản lý dự án, cộng tác và tự động hóa

Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng ClickUp cho công việc từ xa là cách nó kết hợp tự động hóa và cộng tác một cách liền mạch. Bạn có thể tự động hóa các hành động lặp đi lặp lại, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, cập nhật trạng thái, gửi nhắc nhở hoặc di chuyển các mục giữa các danh sách, giúp nhóm của bạn không phải thực hiện các công việc theo dõi thủ công.

Việc hợp tác cũng diễn ra suôn sẻ không kém. Các nhóm có thể bình luận trực tiếp về công việc, gắn thẻ đồng nghiệp, chia sẻ tài liệu và trò chuyện mà không cần rời khỏi nền tảng. Cho dù bạn đang xem xét phản hồi, chuyển giao công việc hay cập nhật thông tin cho mọi người, mọi thứ đều được lưu trữ ở một nơi và di chuyển nhanh hơn với ít trục trặc hơn.

Nhiệm vụ ClickUp cung cấp cho bạn cấu trúc và tính linh hoạt để xử lý hầu hết mọi việc. Mỗi nhiệm vụ sẽ bao gồm các chi tiết như mô tả, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và người được giao.

Bạn có thể chia các dự án lớn thành các công việc con, thêm danh sách kiểm tra và thậm chí liên kết các công việc với nhau bằng các phụ thuộc. Điều này giúp bạn dễ dàng thấy những việc cần làm trước tiên và những việc có thể bị tắc nghẽn.

ClickUp cũng cho phép bạn tùy chỉnh nhiệm vụ bằng Trường Tùy chỉnh, thẻ và trạng thái phù hợp với quy trình làm việc của nhóm. Với nhiều chế độ xem, như Danh sách, Bảng, Lịch, Gantt và Chế độ xem Tất cả, bạn có thể theo dõi công việc từ mọi góc độ. Mọi người đều có thể thấy những gì họ cần mà không cần phải tìm kiếm.

Ngoài ra, AI tích hợp sẵn của chúng tôi, ClickUp Brain, thậm chí còn có thể giúp tóm tắt các cập nhật nhiệm vụ, đề xuất các bước tiếp theo và tối ưu hóa cách bạn lên lịch cho ngày của mình.

Bảng điều khiển và tích hợp có thể tùy chỉnh để đảm bảo quy trình làm việc liền mạch

Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn cách xem và quản lý công việc. Bạn có thể theo dõi mọi thứ, từ dòng thời gian dự án và khối lượng công việc của nhóm đến mục tiêu và theo dõi thời gian, tất cả ở một nơi. Chỉ cần thêm các tiện ích bạn cần, chẳng hạn như danh sách nhiệm vụ, biểu đồ, lịch hoặc biểu đồ sprint burndown, để xem chính xác những gì quan trọng đối với bạn và nhóm của bạn.

Nó cũng kết nối trơn tru với các công cụ khác trong nơi làm việc kỹ thuật số của bạn. Với hơn 1000 tích hợp cho các công cụ như Slack, GitHub, Zoom, Google Drive và hơn thế nữa, ClickUp kéo các bản cập nhật vào không gian làm việc của bạn để bạn không phải tìm kiếm thông tin trên các ứng dụng khác nhau.

Ví dụ: GitHub commit có thể tự động cập nhật công việc và bạn có thể thêm liên kết cuộc họp Zoom trực tiếp vào chế độ xem lịch. Mục đích là giữ cho quy trình làm việc của bạn luôn kết nối, rõ ràng và hiệu quả.

Các tính năng hỗ trợ AI để nâng cao năng suất

Bộ công cụ AI của ClickUp được thiết kế để thay đổi cách bạn làm việc, giúp không gian làm việc kỹ thuật số của bạn thông minh và hiệu quả hơn.

Trọng tâm của bộ sản phẩm này là ClickUp Autopilot Agents — trợ lý thông minh tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và giữ cho dự án của bạn chạy trơn tru. Với Agents, bạn có thể ủy thác các hành động thường ngày và giải phóng thời gian cho nhóm của mình để tập trung vào những việc thực sự quan trọng.

Nhưng các đại lý chỉ là bước đầu. Các tính năng AI của ClickUp kết hợp với nhau để hợp lý hóa mọi khía cạnh của quy trình làm việc, từ giao tiếp đến quản lý dự án. Dưới đây là cách ClickUp AI có thể nâng cao năng suất của bạn:

🤖 Đại lý: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như phân công công việc, cập nhật trạng thái, gửi nhắc nhở và di chuyển công việc giữa các danh sách để nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc có tác động lớn

🤖 Tự động hóa quy trình thông minh: Nhân viên hỗ trợ có thể kích hoạt các hành động dựa trên cập nhật công việc, chẳng hạn như thông báo cho thành viên nhóm tiếp theo hoặc khởi động giai đoạn dự án tiếp theo, đảm bảo chuyển giao công việc liền mạch và giảm thiểu các bước thủ công

🤖 ClickUp Brain: Tóm tắt ngay các cập nhật, tạo mục hành động và giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, giảm thiểu nhu cầu kiểm tra liên tục

🤖 Hỗ trợ viết bằng AI: Soạn thảo email, ghi chú cuộc họp và tài liệu nhanh hơn với các đề xuất thông minh và tính năng tạo nội dung

🤖 AI Notetaker: Tự động ghi lại bản ghi cuộc họp, đánh dấu các điểm chính và đề xuất các hành động tiếp theo, để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào

🤖 Tìm kiếm thông minh & thông tin chi tiết: Nhanh chóng tìm kiếm thông tin, hiển thị các công việc liên quan và nhận thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn

Với các tính năng AI mạnh mẽ của ClickUp, đặc biệt là Agents, nhóm của bạn có thể làm việc thông minh hơn, duy trì sự thống nhất và thúc đẩy dự án tiến triển dễ dàng. Cho dù bạn đang tự động hóa quy trình công việc hay thu thập thông tin chi tiết tức thì, ClickUp AI là đối tác của bạn trong việc nâng cao năng suất.

Xây dựng nơi làm việc kỹ thuật số thông minh hơn với ClickUp

Một không gian làm việc kỹ thuật số được xây dựng tốt sẽ tạo sự rõ ràng, giảm bớt công việc bận rộn, giúp mọi người dễ dàng tập trung và thống nhất hơn, đồng thời cải thiện tính linh hoạt của nơi làm việc. Với thiết lập phù hợp, các nhóm có thể cộng tác từ mọi nơi, truy cập những gì họ cần trong vài giây và tiếp tục tiến hành dự án mà không cần liên tục kiểm tra hoặc gây nhầm lẫn.

Với ClickUp, bạn có thể quản lý công việc, hợp lý hóa giao tiếp, ghi chép quy trình, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và theo dõi mục tiêu, tất cả chỉ trong một nền tảng duy nhất. Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân viên mới, khởi động chiến dịch hay quản lý hoạt động hàng ngày, nền tảng của chúng tôi cung cấp cho nhóm của bạn cấu trúc và khả năng hiển thị để di chuyển nhanh hơn và làm việc tốt hơn.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng một nơi làm việc kỹ thuật số giúp nhóm của bạn luôn thống nhất, tập trung và sẵn sàng hành động nhanh hơn, bất kể họ đang làm việc ở đâu.

Câu hỏi thường gặp

Cách tạo ra một môi trường làm việc số?

Việc tạo ra một nơi làm việc kỹ thuật số bắt đầu bằng việc xác định các công cụ và công nghệ mà nhóm của bạn cần để cộng tác, giao tiếp và quản lý công việc trực tuyến. Bắt đầu bằng cách chọn một nền tảng thống nhất, chẳng hạn như ClickUp, kết hợp quản lý dự án, chia sẻ tài liệu, trò chuyện và tự động hóa. Tiếp theo, thiết lập các quy trình rõ ràng cho giao tiếp, theo dõi công việc và lưu trữ tệp để đảm bảo mọi người biết nơi tìm thông tin và cách làm việc cùng nhau hiệu quả. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ để giúp nhóm của bạn thích nghi với các công cụ mới, đồng thời thường xuyên xem xét thiết lập của bạn để cải thiện khi nhu cầu phát triển.

Ví dụ về nơi làm việc kỹ thuật số là gì?

Môi trường làm việc kỹ thuật số là bất kỳ môi trường ảo nào mà nhân viên có thể làm việc, cộng tác và giao tiếp từ mọi nơi. Ví dụ: một nhóm tiếp thị sử dụng ClickUp để quản lý chiến dịch, Google Workspace để cộng tác tài liệu và Slack để nhắn tin tức thời đang hoạt động trong một môi trường làm việc kỹ thuật số. Tất cả các công việc thiết yếu — lập kế hoạch, cuộc họp, chia sẻ tệp và cập nhật — đều diễn ra trực tuyến, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng kết nối và làm việc hiệu quả, dù họ đang ở văn phòng hay làm việc từ xa.

Làm thế nào để tạo văn phòng kỹ thuật số?

Để tạo văn phòng kỹ thuật số, hãy bắt đầu bằng cách số hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi và chuyển chúng sang nền tảng dựa trên đám mây. Chọn các công cụ hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của nhóm, chẳng hạn như quản lý dự án, lưu trữ tài liệu, hội nghị video và giao tiếp nội bộ. Tích hợp các công cụ này để tạo quy trình làm việc liền mạch và thiết lập các chính sách kỹ thuật số về bảo mật, cộng tác và quản lý dữ liệu. Khuyến khích văn hóa minh bạch và linh hoạt để nhóm của bạn có thể phát triển trong môi trường ảo phản ánh hiệu quả và kết nối của văn phòng thực tế.

Chiến lược môi trường làm việc số là gì?

Chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số là một kế hoạch phác thảo cách thức một tổ chức sẽ sử dụng các công cụ và công nghệ kỹ thuật số để hỗ trợ nhân viên, cải thiện sự hợp tác và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Chiến lược này bao gồm mọi thứ, từ việc lựa chọn phần mềm phù hợp và cài đặt quy trình công việc đến việc thúc đẩy văn hóa áp dụng kỹ thuật số và cải tiến liên tục. Một chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số mạnh mẽ đảm bảo rằng công nghệ giúp nâng cao năng suất, hỗ trợ công việc từ xa hoặc kết hợp và phù hợp với tầm nhìn dài hạn của tổ chức.