Bạn nghĩ rằng những sản phẩm tuyệt vời đến từ những ý tưởng bất chợt? Hãy suy nghĩ lại.
Đằng sau mỗi giao diện người dùng mượt mà, thiết bị đeo thời trang hoặc thiết bị gia đình thông minh mà bạn yêu thích là một quy trình thiết kế sản phẩm được chế tạo cẩn thận — được xây dựng qua nhiều lần lặp lại, nghiên cứu và hàng giờ tinh chỉnh bởi các nhà thiết kế sản phẩm, những người luôn chú ý đến từng chi tiết, cho đến từng pixel cuối cùng.
Tuy nhiên, các nhóm thường bỏ qua các bước nền tảng quan trọng và chuyển thẳng từ ý tưởng sang thực hiện. Kết quả là gì?
Các sản phẩm trông đẹp trên giấy nhưng lại thất bại trong thực tế. Có thể đó là một tính năng mà không ai sử dụng. Có thể đó là một luồng làm người dùng bối rối. Sự thật là, hầu hết các vấn đề này có thể tránh được bằng một quy trình thiết kế chặt chẽ và tư duy thiết kế quan trọng.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước trong hành trình thiết kế sản phẩm, từ xác định vấn đề phù hợp đến thực hiện nghiên cứu trải nghiệm người dùng, tạo ra và hoàn thiện ý tưởng, tạo mẫu, thử nghiệm và chuyển giao cho bộ phận phát triển.
Không có thông tin thừa. Chỉ có các bước cần thiết và các công cụ phù hợp (xin chào, ClickUp!) hỗ trợ thành công thực sự — cho các sản phẩm vật lý và kỹ thuật số.
Quy trình thiết kế sản phẩm là gì?
Đối với nhà thiết kế sản phẩm, quy trình thiết kế sản phẩm là một phương pháp có cấu trúc để giải quyết các vấn đề của người dùng thông qua thiết kế chức năng và hấp dẫn về mặt thị giác. Quy trình này tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm có thể sử dụng, đáng mong muốn và khả thi.
Trong suốt quá trình này, các nhà thiết kế sản phẩm cân bằng trải nghiệm người dùng (UX), thiết kế trực quan (UI) và mục tiêu kinh doanh, thường làm việc liên ngành với các nhà quản lý sản phẩm, kỹ sư và các bên liên quan.
Thiết kế sản phẩm không chỉ là vẻ ngoài thẩm mỹ của sản phẩm cuối cùng. Quan trọng hơn là đảm bảo sản phẩm hoạt động tốt, dễ tiếp cận, có chức năng và có thể mở rộng cùng với nhóm thiết kế. Về cốt lõi, thiết kế sản phẩm kết hợp nghiên cứu, lập kế hoạch, sáng tạo và thử nghiệm để tạo ra một sản phẩm có giá trị.
⭐️ Mẫu nổi bật
Mẫu SOP Thiết kế Sản phẩm ClickUp cung cấp một khung công việc từng bước để hợp lý hóa và chuẩn hóa quy trình thiết kế sản phẩm của bạn. Nó giúp các nhóm đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và hiệu quả từ ý tưởng đến ra mắt và đảm bảo rằng tất cả các yếu tố thiết kế phù hợp với các tiêu chuẩn và hướng dẫn của thương hiệu.
Tại sao quy trình thiết kế sản phẩm lại quan trọng ✨
Tuân thủ quy trình thiết kế sản phẩm được xác định rõ ràng mang lại một loạt lợi ích góp phần tạo ra các sản phẩm thành công, lấy người dùng làm trung tâm:
Giữ mọi người đồng bộ
Một quy trình rõ ràng đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm, từ nhà thiết kế và nhà phát triển đến các bên liên quan, đều có chung hiểu biết về mục tiêu. Sự thống nhất này giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, khuyến khích sự hợp tác và hợp lý hóa quá trình ra quyết định trong suốt dự án.
Giúp phát hiện sớm các vấn đề
Bằng cách xác thực ý tưởng thông qua nghiên cứu, tạo mẫu và thử nghiệm người dùng ở giai đoạn đầu của quy trình, các nhóm có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên tốn kém hoặc mất thời gian. Phát hiện sớm các sai sót hoặc sự không phù hợp giúp giảm rủi ro phải sửa đổi lớn sau này. Đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu thực tế của người dùng
Cách tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm giúp quá trình thiết kế dựa trên những hiểu biết thực tế, đảm bảo sản phẩm cuối cùng giải quyết được các vấn đề có ý nghĩa đối với đối tượng mục tiêu. Điều này giúp tăng sự hài lòng của người dùng, tỷ lệ chấp nhận và thành công chung của sản phẩm. Cân bằng giữa tính thẩm mỹ và chức năng
Thiết kế tuyệt vời không chỉ là vẻ ngoài của sản phẩm, mà còn là cách sản phẩm hoạt động. Quá trình này giúp các nhà thiết kế UX tạo ra các sản phẩm hấp dẫn về mặt thị giác mà không ảnh hưởng đến tính tiện dụng, khả năng tiếp cận hoặc hiệu suất.
Tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn
Mặc dù ban đầu có vẻ tốn thời gian, nhưng việc tuân theo quy trình thiết kế có cấu trúc sẽ giảm thiểu nỗ lực lãng phí và giảm khả năng phải thiết kế lại tốn kém. Bằng cách xây dựng sản phẩm phù hợp ngay từ đầu, các nhóm sẽ tránh được sự chậm trễ và chi phí không cần thiết.
👀 Bạn có biết? Việc bỏ qua giai đoạn thử nghiệm người dùng ở giai đoạn đầu của dự án tại Vanguard đã dẫn đến việc phải thay đổi thiết kế bất ngờ ở giữa quá trình phát triển. Điều này không chỉ làm chậm trễ dòng thời gian mà còn làm tăng đáng kể ngân sách. Đầu tư vào việc đánh giá thiết kế kỹ lưỡng từ sớm sẽ giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành những sai lầm đắt giá.
Các giai đoạn của quy trình thiết kế sản phẩm
Quá trình thiết kế sản phẩm thường trải qua năm giai đoạn chính: nghiên cứu, ý tưởng, tạo mẫu, thử nghiệm và triển khai. Mỗi giai đoạn dựa trên giai đoạn trước để đảm bảo sản phẩm tối thiểu khả thi tập trung vào người dùng, có chức năng và hiệu quả.
Dưới đây là phân tích đơn giản về từng bước trong hành trình thiết kế sản phẩm:
1. Hiểu rõ vấn đề
Trước khi bắt đầu thiết kế bất cứ thứ gì, bạn cần tìm ra lý do tại sao sản phẩm hoặc tính năng đó tồn tại. Giai đoạn này đặt nền tảng, làm rõ những khó khăn của người dùng, mục tiêu kinh doanh và các hạn chế. Nếu không có định nghĩa vấn đề rõ ràng, ngay cả những thiết kế tuyệt vời cũng sẽ thất bại.
🎯 Hãy tự hỏi mình:
- Vấn đề nào chúng ta đang giải quyết, và nó đang được trải nghiệm như thế nào hiện nay?
- Ai là những người gặp phải vấn đề này thường xuyên nhất hoặc nghiêm trọng nhất?
- Nếu chúng ta không giải quyết vấn đề này, điều gì sẽ xảy ra?
- Chúng ta đang giải quyết một triệu chứng hay nguyên nhân gốc rễ?
- Những giới hạn nội bộ (công nghệ, nhóm, thời gian) nào có thể ảnh hưởng đến giải pháp?
✅ Việc cần làm:
- Phỏng vấn các bên liên quan để hiểu mục tiêu kinh doanh. Trao đổi với các nhà quản lý sản phẩm về mục tiêu doanh thu hoặc các vấn đề liên quan đến trải nghiệm người dùng
- Xem lại các phiếu hỗ trợ và phản hồi của người dùng trong quá khứ. Xác định các mẫu, chẳng hạn như người dùng cuối gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một tính năng khóa hoặc hiểu nhầm hướng dẫn
- Phân tích sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. So sánh luồng giới thiệu và xác định điểm mà đối thủ cạnh tranh hướng dẫn người dùng cuối tốt hơn hoặc kém hơn
- Xác định các chỉ số thành công để giải quyết vấn đề này. Giảm thời gian tạo ra giá trị, tăng NPS hoặc giảm tỷ lệ thất bại trong công việc
- Tạo tài liệu khám phá chung với bối cảnh khóa. Tóm tắt những gì bạn đã học được cho đến nay và ghi lại các giả định cần thử nghiệm
💜 Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này:
Tài liệu ClickUp đóng vai trò là nguồn thông tin trung tâm của bạn trong quá trình khám phá. Bạn có thể:
- Tạo tài liệu "Mô tả vấn đề" nêu rõ các điểm khó khăn của người dùng, các nhân vật bị ảnh hưởng và mục tiêu của dự án
- Tạo tài liệu thời gian thực với các trang lồng nhau để chứa các cuộc phỏng vấn, trích dẫn, điểm dữ liệu, v.v.
- Sử dụng nhận xét và @đề cập để thu hút các bên liên quan tham gia làm rõ các thông tin chi tiết
- Liên kết tài liệu với các nhiệm vụ và mục tiêu ClickUp có liên quan để dễ theo dõi
- Thêm phần định nghĩa hoặc thuật ngữ để giảm thiểu sự hiểu lầm giữa các nhóm
2. Tiến hành nghiên cứu người dùng
Khi bạn đã hiểu được chế độ xem nội bộ của vấn đề, đã đến lúc xác thực nó với người dùng thực tế. Nghiên cứu người dùng giúp bạn xây dựng sự đồng cảm, khám phá nhu cầu chưa được đáp ứng của người dùng và tránh những giả định sai lầm thường làm hỏng thiết kế sản phẩm cuối cùng sau này.
🗣️ Hãy tự hỏi mình:
- Điều gì đang gây ra mâu thuẫn trong bản đồ hành trình người dùng hiện tại?
- Chúng ta có nghe thấy các vấn đề khác nhau từ các phân khúc khác nhau không?
- Người dùng đã nghĩ ra những giải pháp thay thế nào — liệu chúng có giải quyết được những vấn đề mà chúng ta thậm chí còn không biết tồn tại?
- Người dùng có từ bỏ sản phẩm ở một số giai đoạn nhất định không?
- Hành vi nào của người dùng mâu thuẫn với những gì họ nói?
✅ Việc cần làm:
- Thực hiện khảo sát để thu thập dữ liệu định lượng rộng rãi. Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để hỏi, “Điều gì khiến bạn cảm thấy khó chịu nhất khi sử dụng tính năng X?”
- Tiến hành phỏng vấn 1:1 để hiểu nhu cầu của người dùng. Lắng nghe những do dự hoặc thuật ngữ khó hiểu khi người dùng mô tả quy trình làm việc của họ
- Phân tích hành vi thông qua bản ghi phiên hoặc bản đồ nhiệt. Xác định xem người dùng có bỏ qua các bước quan trọng hoặc gặp khó khăn trong điều hướng hay không
- Xem xét các diễn đàn cộng đồng, mạng xã hội hoặc các đánh giá trên cửa hàng ứng dụng. Tìm kiếm các chủ đề lặp lại trong các phàn nàn hoặc lời khen ngợi có thể chỉ ra các cơ hội thiết kế
- Phân tích thông tin chi tiết theo nhân vật hoặc trường hợp sử dụng. Freelancer và nhóm có thể cần các luồng hoặc mức độ tùy chỉnh hoàn toàn khác nhau
💜 Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này:
Biểu mẫu ClickUp giúp bạn thu thập dữ liệu có cấu trúc và tự động chuyển đổi các phản hồi thành nhiệm vụ có thể thực hiện được.
- Tạo biểu mẫu với menu thả xuống tùy chỉnh, thẻ ưu tiên hoặc logic điều kiện để nhóm các thông tin chi tiết
- Sử dụng Tự động hóa ClickUp để chuyển bài nộp/gửi vào danh sách công việc với nhãn trạng thái như "Cần phân tích" hoặc "Thông tin quan trọng"
- Đánh dấu mỗi phản hồi bằng một nhân vật người dùng và giai đoạn hành trình để phân khúc khách hàng rõ ràng
- Chuyển các vấn đề ưu tiên cao thành các công việc con trong tài liệu "Kết quả nghiên cứu"
3. Phát triển ý tưởng
Bây giờ là lúc biến những hiểu biết thành ý tưởng. Phát triển ý tưởng là quá trình tư duy đa chiều – đưa ra nhiều giải pháp khả thi, ngay cả khi chúng có vẻ không thực tế ban đầu.
💡 Hãy tự hỏi mình:
- Giải pháp táo bạo nhất mà chúng ta có thể thử là gì?
- Ý tưởng nào giải quyết được các vấn đề khó khăn nhất của người dùng?
- Chúng ta đang xem xét các trường hợp đặc biệt hay chỉ tập trung vào trường hợp lý tưởng?
- Những ý tưởng nào là khả thi trong phạm vi hạn chế của chúng ta?
✅ Việc cần làm:
- Tổ chức các buổi hội thảo động não (Crazy 8s, How Might We, phương pháp SCAMPER) với các vai trò đa dạng. Kết hợp bộ phận tiếp thị hoặc hỗ trợ để tìm ra những hiểu biết sâu sắc ngoài phạm vi nhóm thiết kế và tạo ra những câu chuyện người dùng hiệu quả
- Sử dụng câu hỏi "Làm thế nào chúng ta có thể" để xác định thách thức. "Làm thế nào chúng ta có thể giảm tỷ lệ người dùng bỏ cuộc mà không làm người dùng mới cảm thấy quá tải?"
- Phác thảo các luồng nhanh hoặc mẫu giao diện người dùng trên bảng trắng. Hình dung bố cục bảng điều khiển đã sửa đổi với các mô-đun có thể thu gọn
- Nhóm các ý tưởng thành các chủ đề bằng cách sử dụng bản đồ mối quan hệ. Nhóm các ghi chú dán từ một phiên bảng trắng thành các cụm như "Niềm tin", "Tốc độ" hoặc "Cá nhân hóa"
💜 Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này:
Bảng trắng ClickUp hoạt động như những tấm vải trực quan tương tác, nơi các nhóm có thể brainstorm ý tưởng, lập bản đồ quy trình làm việc và cộng tác trong thời gian thực — tất cả chỉ trong một nơi.
Cách sử dụng Bảng trắng ClickUp:
- Tạo điều kiện cho các phiên brainstorming thời gian thực với các thành viên trong nhóm trong các sprint ý tưởng. Thêm ghi chú dán, biểu tượng cảm xúc, văn bản và hình dạng để nhanh chóng ghi lại nhiều ý tưởng khác nhau
- Nhóm các ý tưởng theo chủ đề bằng cách sử dụng mã màu hoặc cụm (ví dụ: "Cải tiến UX", "Hạn chế về công nghệ")
- Vẽ mũi tên và kết nối để lập bản đồ trực quan về luồng, hành trình của người dùng hoặc cây quyết định
- Chuyển ghi chú dán thành công việc trực tiếp, giảm ma sát trong quá trình chuyển giao và cải thiện khả năng theo dõi
- Nhúng liên kết đến tài liệu nghiên cứu người dùng và thị trường, bản mẫu hoặc trích dẫn của người dùng trực tiếp vào bảng
- Ghi chép nhanh chóng những thành công, thách thức và các bước tiếp theo trong quá trình tổng kết
- Mời các bên liên quan bình luận không đồng bộ về các khái niệm hoặc sơ đồ luồng
Bạn cũng có thể thử Bản đồ Tư duy ClickUp. Chúng giúp bạn tổ chức và hình dung ý tưởng, tính năng và quy trình làm việc dưới dạng sơ đồ phân nhánh, phân cấp, phát triển theo suy nghĩ của bạn.
Cách sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp:
- Cấu trúc các ý tưởng lớn thành các phân cấp logic. Ví dụ: “Hướng dẫn người dùng” → “5 phút đầu tiên” → “Biểu mẫu đăng ký”, “Hướng dẫn”, “Trạng thái trống”
- Xây dựng sơ đồ kiến trúc cho luồng người dùng, điều hướng hoặc kiến trúc thông tin
- Đánh dấu các tính năng phụ thuộc hoặc tính năng phụ bằng các nhánh (ví dụ: “Trình tạo báo cáo” → “Bộ lọc”, “Xuất”, “Tự động lưu”)
- Kéo và thả các nhánh để sắp xếp lại ý tưởng dễ dàng khi phạm vi thay đổi
- Hình dung các tùy chọn phiên bản hoặc đường dẫn A/B trong cây quyết định
- Kết nối các nút bản đồ tư duy trực tiếp với Nhiệm vụ hoặc Tài liệu ClickUp để dễ dàng thực hiện
- Chia sẻ bản đồ của bạn với các nhóm đa chức năng để thống nhất cấu trúc trước khi bắt đầu thiết kế
4. Tạo mẫu thử
Tạo các phiên bản sơ bộ của sản phẩm, như bản phác thảo hoặc mô hình kỹ thuật số. Chúng giúp bạn thử nghiệm ý tưởng mà không cần xây dựng toàn bộ sản phẩm. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ AI để thiết kế đồ họa (như ClickUp Brain) để tạo ra hình ảnh phù hợp.
✏️ Hãy tự hỏi mình:
- Tôi đang kiểm tra những giả định nào với mẫu thử nghiệm này?
- Người dùng mới có thể hiểu và hoàn thành công việc chính không?
- Người dùng có thể gặp khó khăn ở đâu mà không yêu cầu trợ giúp?
- Ở giai đoạn này, chúng ta nên tập trung vào logic luồng hay hoàn thiện giao diện người dùng?
✅ Việc cần làm:
- Bản phác thảo wireframe và mẫu thử nghiệm có thể nhấp chuột. Mẫu thử nghiệm Figma hiển thị luồng tạo/lập công việc được thiết kế lại
- Viết bản sao UX thực tế bằng ClickUp Brain. Tạo các CTA thay thế như "Bắt đầu ngay", "Dùng thử mà không cần đăng ký", v.v.
- Mô phỏng trạng thái lỗi, trạng thái tải và các trường hợp ngoại lệ. Điều gì sẽ xảy ra nếu không tìm thấy kết quả hoặc không có kết nối internet?
- Thiết kế để đảm bảo khả năng truy cập và khả năng thích ứng với thiết bị di động. Đảm bảo tỷ lệ tương phản và mục tiêu nhấn có thể sử dụng được trên thiết bị cảm ứng
- Hợp tác với bộ phận sản phẩm và nội dung từ sớm. Thống nhất các thuật ngữ như "dự án" và "chiến dịch" để giảm tải nhận thức
💜 Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này:
ClickUp Brain, trợ lý AI hoàn chỉnh và bối cảnh nhất thế giới, cho phép bạn tăng tốc tạo/lập nguyên mẫu bằng cách tạo ra các ý tưởng nội dung hữu ích và bản sao giữ chỗ. Bạn có thể:
- Yêu cầu Brain viết thông báo trạng thái trống, chú thích tính năng hoặc màn hình chào mừng
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để viết lại các hướng dẫn dài thành ngôn ngữ đơn giản hơn
- Tạo nội dung viết UX phù hợp với giọng điệu và bối cảnh của bạn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Brain MAX, trợ lý AI trên máy tính của bạn, bạn không bị giới hạn trong những gì có trong ClickUp — bạn có thể kết nối dữ liệu từ các ứng dụng khác và để AI làm việc với bức tranh toàn cảnh. Hãy tưởng tượng bạn đang thiết kế một nguyên mẫu tính năng mới: Brain MAX có thể lấy các điểm khó khăn của khách hàng từ các phiếu hỗ trợ trong Zendesk, tìm ra những thông tin chi tiết từ phản hồi về sản phẩm trong Slack hoặc Jira, sau đó tạo ra bản sao UX theo ngữ cảnh — như trạng thái trống, chú thích công cụ hoặc thông báo giới thiệu — phản ánh nhu cầu thực tế của người dùng.
Công việc diễn ra như sau:
5. Thử nghiệm với người dùng
Hãy để người dùng thử nghiệm mẫu thử nghiệm của bạn. Quan sát cách họ sử dụng và đặt câu hỏi.
🔍 Hãy tự hỏi mình:
- Người dùng gặp khó khăn ở đâu và tại sao?
- Người dùng có hiểu các tính năng theo cách chúng ta mong muốn không?
- Những điều bất ngờ nào đã xuất hiện trong quá trình thử nghiệm?
- Phản hồi nào là quan trọng nhất cần được xử lý?
✅ Việc cần làm:
- Thực hiện các bài kiểm tra có người điều hành và không có người điều hành. Giao cho người dùng 5 công việc và quan sát hành động và sự do dự của họ
- Ghi lại tỷ lệ hoàn thành công việc. Ví dụ: có 8/10 người dùng hoàn thành thanh toán không? Mất bao lâu?
- Đặt câu hỏi sau khi hoàn thành nhiệm vụ qua Biểu mẫu ClickUp, chẳng hạn như “Điều gì khiến bạn bối rối về màn hình này?” Bạn cũng có thể phân tích và tóm tắt các phản hồi trong Biểu mẫu bằng thông tin chi tiết từ AI của ClickUp Brain
- Phân loại các vấn đề theo mức độ nghiêm trọng và tần suất lặp lại. Ví dụ: nếu 70% người thử nghiệm bỏ qua một nút, đó là vấn đề ưu tiên cao
- Chuyển phản hồi thành nhiệm vụ để lặp lại thiết kế. Tạo công việc con cho từng vấn đề lớn về khả năng sử dụng với các liên kết Figma có liên quan – bằng tay hoặc chỉ cần yêu cầu ClickUp Brain tự động thực hiện cho bạn
🧠 Thông tin thú vị: Các phương pháp thử nghiệm người dùng khác nhau có thể phát hiện ra những điểm yếu tiềm ẩn trong quá trình thiết kế sản phẩm trước khi ra mắt, giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách. Chỉ cần một nút điều chỉnh đơn giản đã giúp giảm 25% số lượng truy vấn hỗ trợ khách hàng!
6. Hoàn thiện thiết kế và bàn giao
Khi thiết kế đã hoàn thiện, hãy chỉnh sửa và chuyển cho các nhà phát triển. Đảm bảo họ có tất cả các chi tiết cần thiết.
🤝 Hãy tự hỏi mình:
- Mọi trạng thái tương tác có được bao gồm không — mặc định, di chuột, lỗi, tải?
- Các nhà phát triển có hiểu lý do tại sao mỗi quyết định thiết kế được đưa ra không?
- Các thông số kỹ thuật, hành vi và nội dung văn bản đã được tài liệu hóa 100% chưa?
- Chúng ta có vòng phản hồi để làm rõ các vấn đề phát triển không?
✅ Việc cần làm:
- Hoàn thiện thiết kế với ghi chú và các trường hợp đặc biệt. Hành vi di chuột cho nút, logic cho trạng thái trống
- Tổ chức buổi giới thiệu với các nhà phát triển. Giải thích lý do đằng sau phân cấp bố cục hoặc vị trí tab
- Sử dụng Trò chuyện ClickUp để giải quyết các thắc mắc cuối cùng. Ví dụ: "Có nên hiển thị chú thích này khi di chuột qua hay sau 2 giây không hoạt động?"
- Liên kết tất cả tài sản (Figma, Tài liệu, Thông số kỹ thuật) ở một nơi. Tập trung trong một công việc duy nhất hoặc thư mục Epic
- Theo dõi các câu hỏi về phát triển, thay đổi thiết kế và lỗi QA trong thời gian thực
💜 Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này:
ClickUp Chat là tính năng nhắn tin thời gian thực được tích hợp trong các nhiệm vụ và Tài liệu. Tính năng này giúp việc hợp tác với các nhà phát triển, nhà văn hoặc bộ phận kiểm tra chất lượng trở nên suôn sẻ và phù hợp với bối cảnh hơn.
Cách sử dụng ClickUp Chat:
- Thảo luận về các truy vấn chuyển giao mà không cần chuyển sang Slack hoặc email
- Chia sẻ liên kết Figma hoặc hướng dẫn Loom trong các chủ đề công việc
- Hỏi các câu hỏi làm rõ (ví dụ: “Nên cuộn trang hay chia trang?”) trong quá trình bàn giao phát triển
- Sử dụng các chủ đề để phân tách các cuộc thảo luận theo chủ đề (ví dụ: sao chép so với khả năng phản hồi)
- Lưu giữ hồ sơ về các quyết định, phản hồi và phiên bản tệp
- Sử dụng phản hồi, thẻ và đề cập để quản lý mức độ khẩn cấp và quyền sở hữu
7. Tiếp tục cải thiện
Sau khi ra mắt, hãy tiếp tục lắng nghe phản hồi. Xem cách người dùng mục tiêu tương tác với sản phẩm và tìm cách cải thiện sản phẩm.
🚀 Hãy tự hỏi mình:
- Người dùng mục tiêu hiện đang tương tác với sản phẩm của chúng ta như thế nào?
- Những phản hồi nào xuất hiện qua hỗ trợ hoặc đánh giá?
- Chúng ta nên tối ưu hóa điều gì trong sprint tiếp theo?
✅ Việc cần làm:
- Theo dõi mức độ tương tác và tỷ lệ rời bỏ
- Theo dõi các phiếu hỗ trợ và các vấn đề phát sinh
- Tiến hành kiểm tra UX và phiên phản hồi thường xuyên
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trong giai đoạn hình thành ý tưởng, hãy giới hạn thời gian của nhóm trong vòng 20 phút để chỉ đưa ra những ý tưởng tồi trước khi bắt tay vào các ý tưởng thực tế. Điều này giúp mở ra tư duy sáng tạo, phát hiện ra những hướng đi bất ngờ và giảm áp lực phải hoàn hảo, từ đó thường dẫn đến những ý tưởng cuối cùng tốt hơn.
Cách tích hợp phản hồi và các vòng lặp cải tiến
Không có thiết kế nào là hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên. Các sản phẩm tốt nhất phải trải qua nhiều vòng phản hồi và thay đổi. Dưới đây là cách để làm tốt việc đó:
- Kiểm tra sớm và thường xuyên: Đừng chờ đến cuối cùng mới cho người dùng mục tiêu xem thiết kế của bạn. Hãy thu thập ý kiến của họ sớm
- Thu thập phản hồi rõ ràng: Đặt câu hỏi đơn giản, ghi chú và sắp xếp các phát hiện của bạn
- Hãy cởi mở với sự thay đổi: Phản hồi có thể khó khăn, nhưng đó là cách bạn cải thiện. Hãy tò mò, đừng phòng thủ
- Thực hiện các cập nhật nhỏ thường xuyên: Đừng chờ đợi để thực hiện những thay đổi lớn — hãy cải thiện từng bước nhỏ trong quá trình làm việc
Công cụ và tài nguyên cho quy trình thiết kế sản phẩm
Các công cụ phù hợp giúp đẩy nhanh quá trình thiết kế, cải thiện sự hợp tác, giảm nhầm lẫn và giúp bạn tạo ra các sản phẩm thông minh hơn, thân thiện hơn với người dùng.
Từ phác thảo ý tưởng đến thu thập phản hồi của người dùng, đây là một số công cụ thiết yếu bao gồm mọi khía cạnh của quản lý quy trình làm việc sáng tạo:
1. Figma (Tốt nhất cho thiết kế và tạo mẫu hợp tác thời gian thực giữa các nhóm phân phối)
Figma là một trong những công cụ phổ biến nhất cho thiết kế UI/UX, và có lý do chính đáng. Công cụ này dựa trên đám mây, có nghĩa là toàn bộ nhóm của bạn có thể thiết kế, xem xét và đưa ra phản hồi trong thời gian thực.
Cho dù bạn đang tạo quy trình thiết kế web, khung dây, mẫu thử nghiệm có độ trung thực cao hay chia sẻ hệ thống thiết kế, Figma sẽ lưu trữ mọi thứ ở một nơi và cho phép các nhóm truy cập dễ dàng.
2. Sketch (Phù hợp nhất để tạo giao diện người dùng (UI) sạch sẽ, có khả năng mở rộng với hệ sinh thái plugin mạnh mẽ) (Chỉ dành cho Mac)
Là ứng dụng yêu thích từ lâu của người dùng Mac, Sketch nổi tiếng với giao diện gọn gàng và tập trung vào thiết kế giao diện người dùng. Ứng dụng này rất phù hợp để tạo màn hình tĩnh, hệ thống thiết kế và mô hình hoàn hảo đến từng pixel.
Mặc dù không cung cấp tính năng cộng tác thời gian thực như Figma, nhưng nó tích hợp tốt với các công cụ như Zeplin để chuyển giao cho nhà phát triển và được hỗ trợ bởi một thư viện plugin phong phú.
3. Adobe XD (Phù hợp nhất cho việc tạo mẫu tương tác và hiệu ứng động trong bộ công cụ Adobe Creative Suite)
Adobe XD kết hợp thiết kế và tạo mẫu thành một công cụ duy nhất. Bạn có thể tạo các mô hình tương tác với hiệu ứng chuyển tiếp, hoạt ảnh và tương tác bằng giọng nói — tất cả trong môi trường Adobe quen thuộc. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm đã sử dụng các sản phẩm Adobe khác như Photoshop hoặc Illustrator.
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn sẽ tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tiếp thêm năng lượng!
4. Miro (Tốt nhất cho giai đoạn đầu của quá trình động não, lập bản đồ tư duy và hợp tác trực quan)
Là bảng trắng kỹ thuật số được thiết kế để hợp tác, Miro giúp các nhóm cùng nhau động não, lập kế hoạch và hình dung ý tưởng trong thời gian thực.
Hướng dẫn này rất phù hợp cho các giai đoạn đầu của quá trình thiết kế dự án — chẳng hạn như bản đồ hành trình của người dùng, sơ đồ mối quan hệ và hội thảo với các bên liên quan. Với các ghi chú dán, mẫu và cập nhật thời gian thực, hướng dẫn này giúp các nhóm ghi lại những ý tưởng lộn xộn và sắp xếp chúng thành các kế hoạch có thể thực hiện được.
🧠 Thông tin thú vị: Giá trị mà một tính năng mang lại cho thiết kế sản phẩm là khóa để quyết định tính năng đó sẽ được giữ lại hay loại bỏ. Bạn còn nhớ Clippy, trợ lý kẹp giấy trong Microsoft Word không? Mặc dù có tiềm năng, Clippy lại trở thành một yếu tố gây phân tâm hơn là trợ giúp, không đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Việc triển khai kém hiệu quả đã khiến Clippy trở thành mục tiêu cho những trò đùa của thế hệ Millennial về công nghệ thông tin!
5. Notion (Tốt nhất để tổ chức nghiên cứu, tài liệu thiết kế và chia sẻ kiến thức trong toàn nhóm)
Notion là một không gian làm việc linh hoạt cho phép bạn tiến hành nghiên cứu thị trường, tạo tài liệu, theo dõi công việc và chia sẻ tài liệu thiết kế phần mềm với nhóm sản phẩm của bạn. Nó rất tiện lợi để lưu trữ tóm tắt phỏng vấn người dùng, quyết định thiết kế và nhật ký phản hồi ở một nơi tập trung.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử một vài công cụ thiết kế sản phẩm với nhóm của bạn trước khi commit. Nhiều công cụ cung cấp kế hoạch hoặc bản dùng thử miễn phí, giúp bạn dễ dàng khám phá công cụ phù hợp nhất.
Các công cụ này phát huy hiệu quả khi được sử dụng cùng nhau, mỗi công cụ giải quyết một giai đoạn khác nhau của quy trình thiết kế sáng tạo, từ lập kế hoạch ban đầu và ý tưởng đến thử nghiệm khả năng sử dụng và chuyển giao cho nhà phát triển.
Hoặc bạn có thể bỏ qua việc sử dụng nhiều ứng dụng và sử dụng một nền tảng duy nhất bao gồm tất cả: ClickUp.
Tích hợp ClickUp để thiết kế sản phẩm hiệu quả
Để một sản phẩm ra đời nhờ thiết kế tuyệt vời, bạn cần nhiều hơn là sự sáng tạo. Bạn cần kết hợp sự phối hợp, sự rõ ràng, quản lý các nhóm sáng tạo và giao tiếp liên chức năng.
Là một ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp cung cấp một trung tâm nơi các nhóm thiết kế có thể theo dõi công việc của mình, phối hợp với các bên liên quan và lặp lại nhanh hơn — tất cả mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Dưới đây là giới thiệu nhanh về ứng dụng này:
Không có gì ngạc nhiên khi các tổ chức hàng đầu như Powerflex đang sử dụng ClickUp để giữ cho các nhóm thiết kế của họ không bị lộn xộn và phù hợp với xu hướng thị trường.
Trọng tâm của hiệu quả đó là không gian làm việc Quản lý Dự án Thiết kế ClickUp, được xây dựng đặc biệt cho quy trình phát triển sản phẩm sáng tạo. Nó giúp các nhóm thiết kế vạch ra dòng thời gian dự án bằng các công cụ trực quan như biểu đồ Gantt và dòng thời gian để mọi người biết khi nào phải hoàn thành công việc và các nhiệm vụ kết nối với nhau như thế nào.
Bạn có thể chỉ định quyền sở hữu bằng cách gắn thẻ thành viên nhóm cụ thể vào công việc, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng đối với các mục tiêu kinh doanh trong các giai đoạn khác nhau của quy trình thiết kế sản phẩm — từ ý tưởng ban đầu và tạo khung đến phản hồi, sửa đổi và giao hàng cuối cùng.
Mỗi công việc có thể bao gồm danh sách kiểm tra chi tiết, tệp đính kèm, nhận xét và Trường Tùy chỉnh, giúp bạn dễ dàng quản lý mọi giai đoạn của chu kỳ thiết kế tại một nơi, với sự minh bạch và kiểm soát hoàn toàn.
Các nhà thiết kế có thể liên kết tài sản, đính kèm tệp Figma trực tiếp vào công việc và bình luận về hình ảnh trong thời gian thực, để phản hồi liên quan đến phát triển sản phẩm không bị chôn vùi trong các chủ đề Slack hoặc chuỗi email.
ClickUp cũng hoạt động tốt với bộ công cụ thiết kế của bạn. Tích hợp với Adobe Creative Cloud, Figma, InVision và các công cụ sáng tạo khác cho phép các nhà thiết kế cập nhật công việc, nhận nhận xét và chia sẻ tiến độ mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
Đối với các nhóm phải xử lý nhiều khách hàng hoặc chiến dịch, thiết kế bảng điều khiển và thư mục tùy chỉnh giúp mọi thứ được tổ chức gọn gàng đồng thời cho phép cập nhật trạng thái nhanh chóng về quá trình phát triển sản phẩm.
Jakub Grajacar, Quản lý Marketing, STX Next, tóm tắt rất hay:
Trước khi có ClickUp, công việc với bộ phận Thiết kế sản phẩm của chúng tôi thường rất hỗn loạn – họ thường không có thông tin rõ ràng về việc các nhiệm vụ vẫn đang được xem xét hay cần được hoàn thiện thêm. Chúng tôi thực sự cần một hệ thống cho phép tôi và Trưởng bộ phận Thiết kế sản phẩm có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình và nắm bắt được tất cả công việc đang tiến độ và các nhiệm vụ sắp tới.
Trước khi có ClickUp, công việc với bộ phận Thiết kế sản phẩm của chúng tôi thường rất hỗn loạn – họ thường không có thông tin rõ ràng về việc các nhiệm vụ vẫn đang được xem xét hay cần được hoàn thiện thêm. Chúng tôi thực sự cần một hệ thống cho phép tôi và Trưởng bộ phận Thiết kế sản phẩm có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình và nắm bắt tất cả công việc đang tiến hành cũng như các nhiệm vụ sắp tới.
Thay vì bắt đầu từ một trang trống, các nhà thiết kế có thể sử dụng nhiều mẫu của ClickUp để có bản nháp ban đầu hoặc gợi ý ý tưởng giúp khởi động quá trình thiết kế sáng tạo. Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn động não hoặc giai đoạn ý tưởng ban đầu. Dưới đây là một số mẫu để thử:
Mẫu thiết kế và sáng tạo ClickUp
ClickUp cung cấp các mẫu chuyên dụng để giúp các nhóm phát triển sản phẩm bắt đầu công việc một cách thuận lợi. Mẫu ClickUp Creative & Design là lựa chọn hoàn hảo cho các cơ quan hoặc nhóm nội bộ quản lý nhiều sản phẩm.
Hướng dẫn này bao gồm các trạng thái công việc như 'Đang xem xét' và 'Phản hồi của khách hàng', chế độ xem tùy chỉnh để theo dõi chiến dịch, phê duyệt tài sản và lập kế hoạch sprint sáng tạo, cũng như khả năng tự động hóa nhắc nhở và chu kỳ xem xét để duy trì tiến độ sản xuất sáng tạo.
Mẫu thiết kế đồ họa ClickUp
Được thiết kế riêng cho các nhà thiết kế đồ họa, Mẫu thiết kế đồ họa ClickUp bao gồm danh sách công việc để phát triển ý tưởng, tạo/lập tài sản và xây dựng thương hiệu. Mẫu này hỗ trợ chia sẻ tệp dễ dàng, tích hợp với các công cụ thiết kế và bao gồm không gian cho các chủ đề phản hồi, giúp dễ dàng hợp tác giữa các nhóm làm việc từ xa.
Những thách thức trong quy trình thiết kế sản phẩm và cách khắc phục
Quá trình thiết kế sản phẩm hiếm khi là một đường thẳng. Đó là một con đường quanh co được định hình bởi nhu cầu của người dùng, mục tiêu kinh doanh và những hạn chế luôn thay đổi.
Trong quá trình này, các nhóm sẽ gặp phải những thách thức liên tục có thể làm chậm tiến độ hoặc làm giảm kết quả.
- Yêu cầu không rõ ràng: Các nhà thiết kế thường bắt đầu với các yêu cầu không đầy đủ, không rõ ràng hoặc liên tục thay đổi. Điều này gây ra sự nhầm lẫn về những gì đang được xây dựng và lý do tại sao, dẫn đến lãng phí nỗ lực và không đáp ứng được kỳ vọng của người dùng
- Phản hồi mâu thuẫn từ các bên liên quan: Nhiều bên liên quan thường đưa ra phản hồi với các ưu tiên khác nhau, khiến thiết kế đi theo nhiều hướng trái ngược nhau. Nếu không có quy trình ra quyết định rõ ràng, điều này sẽ gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng đến tầm nhìn chung
- Quá chú trọng vào thẩm mỹ: Các nhóm đôi khi quá chú trọng vào việc trau chuốt hình thức quá sớm, tập trung vào vẻ bề ngoài thay vì chức năng và tác động đến sự hài lòng của người dùng. Điều này dẫn đến quá trình lặp đi lặp lại vô tận mà không giải quyết được vấn đề cốt lõi của người dùng
- Sự cố trong giao tiếp giữa các bộ phận: Sự thiếu thống nhất giữa các nhóm thiết kế, sản phẩm và kỹ thuật thường dẫn đến sự chậm trễ, làm lại và trải nghiệm người dùng bị phân mảnh. Nếu không có sự hiểu biết chung, bối cảnh quan trọng sẽ bị mất đi
- Vòng lặp phản hồi không bao giờ kết thúc: Việc thiếu các giai đoạn đánh giá rõ ràng khiến các nhóm bị mắc kẹt trong chu kỳ phản hồi liên tục mà không có điểm kết thúc rõ ràng, dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và nhà thiết kế bị kiệt sức
👀 Bạn có biết? Một số nhóm vận hành thiết kế đã trải nghiệm mức độ hài lòng tăng 20% sau khi chuyển sang ClickUp.
Cách duy trì tiến độ trong quy trình thiết kế
Khi dòng thời gian kéo dài hoặc thiết kế mất phương hướng, thường không phải vì mọi người không làm việc chăm chỉ, mà vì họ đang giải quyết vấn đề sai vào thời điểm sai.
Để đi đúng hướng, các nhóm cần nhiều hơn chỉ dòng thời gian và công cụ. Họ cần các điểm kiểm tra thiết kế để thực hiện các quyết định và tránh làm lại công việc không cần thiết.
Dưới đây là cách thức thực hiện trong thực tế:
🧭 Kết nối từng giai đoạn thiết kế với một vấn đề cụ thể
Đừng tiến hành bước tiếp theo mà chưa thống nhất về vấn đề cần giải quyết. Lặp lại vấn đề ở mỗi giai đoạn — bản vẽ sơ đồ, mẫu thử nghiệm, thiết kế giao diện — để giữ cho cuộc thảo luận tập trung và tránh lạc hướng vào những giả định vô tận
🧠 Thông tin thú vị: Kết hợp phương pháp này với một công cụ tất cả trong một như ClickUp có thể cắt giảm 33% thời gian yêu cầu thiết kế.
✅ Áp dụng quy tắc “một vòng, một quyết định”
Thay vì thu thập phản hồi liên tục, hãy cấu trúc các đánh giá với các tiêu chí quyết định rõ ràng. Một vòng phản hồi = một quyết định được đưa ra. Mọi vấn đề chưa được giải quyết sẽ được chuyển vào danh sách công việc tồn đọng, không quay trở lại sprint hiện tại.
🧊 Đóng băng các yêu cầu giữa sprint
Các nhóm sản phẩm và thiết kế thường bị lạc hướng khi các tính năng mới hoặc 'thay đổi nhanh' xuất hiện giữa chừng. Đặt ra quy tắc: sau khi khởi động, không thay đổi yêu cầu trong hai tuần trừ khi có trở ngại nghiêm trọng.
🚩 Sử dụng cột 'Cờ đỏ' trong bảng công việc thiết kế của bạn
Thêm một không gian dành riêng cho các yếu tố cản trở, ý kiến chưa được giải quyết của các bên liên quan hoặc phản hồi mâu thuẫn. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề và báo hiệu khi một công việc thiết kế cần được các bộ phận liên quan chú ý ngay lập tức.
✋ Đừng hoàn thiện cho đến khi được xác nhận
Các nhóm thường lãng phí nhiều ngày để hoàn thiện các màn hình mà cuối cùng không bao giờ được sử dụng. Hãy đặt ra quy tắc không phát hành các mô hình thử nghiệm có độ chính xác cao cho đến khi phiên bản có độ chính xác thấp của sản phẩm cuối cùng được đối tượng mục tiêu xác nhận hoặc được chấp nhận nội bộ. Tập trung vào sự rõ ràng, không phải bảng màu.
Thiết kế sản phẩm của bạn để thành công với ClickUp
Quá trình thiết kế sản phẩm đòi hỏi hướng đi rõ ràng ở mọi giai đoạn, từ nghiên cứu và ý tưởng đến tạo mẫu và triển khai cuối cùng. Mỗi bước dựa trên bước trước đó, và việc duy trì sự tổ chức trong suốt quá trình có thể tạo ra sự khác biệt về chất lượng sản phẩm của bạn.
ClickUp giúp loại bỏ các trở ngại phổ biến làm gián đoạn luồng công việc này. Với các tính năng như quy trình công việc có thể tùy chỉnh, bảng quản lý nhiệm vụ, cộng tác thời gian thực và tích hợp dễ dàng, ClickUp giữ mọi thứ từ kế hoạch nghiên cứu đến phản hồi thiết kế ở một nơi.
Hướng dẫn này đảm bảo nhóm của bạn luôn thống nhất và làm việc hiệu quả, bất kể yêu cầu quản lý dự án sáng tạo của bạn có phức tạp đến đâu.
Nếu bạn đã sẵn sàng đơn giản hóa quy trình thiết kế của mình, ClickUp có thể giúp bạn tổ chức và tập trung hơn. Đăng ký miễn phí ngay bây giờ!