Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì phân biệt một dự án bình thường với một dự án phi thường? Câu trả lời nằm ở thiết kế dự án. Là một quá trình ban đầu trong vòng đời dự án, thiết kế dự án là xương sống của tất cả các dự án.
Ở giai đoạn thiết kế dự án, bạn tạo ra bản thiết kế cho thành công và định hình những ý tưởng thô sơ thành một lộ trình có cấu trúc để đạt được mục tiêu của dự án.
Quá trình thiết kế dự án không chỉ đơn thuần là soạn thảo kế hoạch; nó còn hơn thế nhiều. Đó là việc hình dung chiến lược từng bước, hiểu rõ rủi ro, lập kế hoạch cho các tình huống khẩn cấp và đảm bảo từng thành phần phù hợp với mục tiêu tổng thể.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tất cả các khía cạnh quan trọng của thiết kế dự án, bắt đầu từ lý do tại sao và kết thúc bằng các ví dụ thực tế.
Thiết kế dự án là gì?
Thiết kế dự án là giai đoạn khởi đầu của một dự án, trong đó các nhà quản lý dự án lập kế hoạch về nguồn lực, kết quả đầu ra và dòng thời gian. Từ việc lập kế hoạch tầm nhìn và mục tiêu của dự án đến việc xác định ngân sách và chiến lược đánh giá, nhiều quyết định quan trọng được đưa ra trong giai đoạn này.
Mục tiêu chính của giai đoạn này là cung cấp một khung công việc rõ ràng và toàn diện để hướng dẫn nhóm dự án trong toàn bộ vòng đời dự án, từ khi khởi động đến khi kết thúc.
Động não ý tưởng, phát triển chiến lược, thu thập tài nguyên và thiết lập mục tiêu cuối cùng bằng cách thử nghiệm các công cụ khác nhau như sơ đồ, nguyên mẫu, ấn tượng ảnh, bản phác thảo và hình ảnh. Và nhớ mang theo bảng ý tưởng của bạn và thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình này.
Các yếu tố quan trọng của giai đoạn này bao gồm:
- Xác định phạm vi: Xác định rõ tầm nhìn, mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án
- Đặt mục tiêu: Thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được và phù hợp
- Phân chia công việc: Cấu trúc dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Xác định các yếu tố phụ thuộc: Xem xét trình tự các công việc và xác định các yếu tố phụ thuộc
- Lập kế hoạch nguồn lực: Xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết, chẳng hạn như nhân lực, vật liệu và ngân sách
- Phát triển dòng thời gian: Tạo một dòng thời gian thực tế với các cột mốc và thời hạn cho từng giai đoạn của dự án
- Đánh giá rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị kế hoạch ứng phó
Sau khi hoàn thành kế hoạch dự án, hãy chia sẻ với các bên liên quan và nhà đầu tư tiềm năng để được họ chấp thuận và bắt đầu giai đoạn khởi động. Vì đây chủ yếu là giai đoạn để brainstorming và tổng hợp ý tưởng, nên việc sử dụng các công cụ để biến ý tưởng thành hiện thực và cụ thể là rất quan trọng.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp cung cấp các công cụ như biểu đồ Gantt, ClickUp AI và nhiều công cụ khác giúp kế hoạch dự án của bạn rõ ràng hơn và giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về dự án được đề xuất.
Tầm quan trọng của thiết kế dự án trong quản lý dự án
Quá trình thiết kế dự án là yếu tố then chốt cho sự thành công và hiệu quả của bất kỳ dự án thành công nào. Là bản thiết kế của dự án, sự thành công của giai đoạn này sẽ quyết định dự án của bạn sẽ tiến triển suôn sẻ như thế nào. Điều này là do tất cả các bước của bạn sẽ dựa trên thiết kế mà bạn thiết lập ở đây.
Dưới đây là một số lý do tại sao thiết kế dự án rất quan trọng trong quản lý dự án:
Sự rõ ràng trong tầm nhìn
Thiết kế dự án giúp làm rõ tầm nhìn và mục tiêu tổng thể của dự án. Nó cung cấp một lộ trình phác thảo mục đích, mục tiêu và kết quả của dự án, đồng thời đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và thống nhất với nhau.
Phân bổ tài nguyên hiệu quả
Một khía cạnh quan trọng của giai đoạn này là phân bổ các nguồn lực cần thiết. Từ việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất đến việc chọn người phù hợp nhất cho công việc, người quản lý dự án có thể thu thập các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
Ra quyết định tốt hơn
Kế hoạch dự án được thiết kế tốt đảm bảo việc ra quyết định sáng suốt trong suốt vòng đời dự án. Đưa ra quyết định kịp thời và hiệu quả với chế độ xem toàn diện về cấu trúc và mục tiêu của dự án.
Theo dõi và đánh giá
Giai đoạn thiết kế dự án giúp bạn tạo ra các tiêu chuẩn để theo dõi tiến độ và đánh giá thành công của dự án. Nó cung cấp cơ sở để so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã kế hoạch và cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
7 bước thiết kế dự án
Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của quá trình thiết kế dự án, hãy chuyển sang các bước liên quan. Trước khi bắt đầu, hãy nhớ rằng giai đoạn thành công chỉ có thể đạt được khi bạn sử dụng các công cụ phù hợp và tuân thủ các nguyên tắc quản lý dự án quan trọng.
1. Xác định tầm nhìn và mục tiêu của bạn
Bước đầu tiên trong thiết kế dự án là xác định tầm nhìn và mục tiêu của bạn. Mọi người thường sử dụng hai từ này thay thế cho nhau, nhưng chúng có ý nghĩa khác nhau.
Ví dụ, tầm nhìn của một công ty khởi nghiệp công nghệ có thể là cách mạng hóa truyền thông kỹ thuật số bằng cách tạo ra một nền tảng có thể truy cập trên toàn cầu. Vì vậy, mục tiêu của họ có thể là đạt 10 triệu người dùng hoạt động trong vòng 18 tháng tới và thiết lập sự hiện diện tại hai thị trường quốc tế mới vào cuối năm tài chính tiếp theo.
Bạn nhận thấy sự khác biệt? Tầm nhìn của dự án là mục tiêu cuối cùng. Nó xác định những gì bạn muốn đạt được với dự án này. Mục tiêu của bạn là phương tiện để đạt được tầm nhìn này.
Tầm nhìn của bạn xác định tiềm năng của dự án, mà bạn có thể trình bày cho các bên liên quan. Tạo một tuyên bố tầm nhìn hấp dẫn, vẽ ra bức tranh về vấn đề mà dự án của bạn đang cố gắng giải quyết.
Sau khi tạo tuyên bố tầm nhìn, hãy đặt mục tiêu của bạn. Mục tiêu của bạn là giải pháp — cách bạn sẽ giải quyết vấn đề được xác định trong tầm nhìn của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các tiêu chí SMART (cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn) để phát triển chúng.
Vì bạn sẽ có nhiều mục tiêu, hãy đảm bảo rằng chúng được xác định rõ ràng, hiển thị và dễ tiếp cận đối với tất cả mọi người trong nhóm dự án để tránh nhầm lẫn.
2. Xác định mục tiêu và sản phẩm đầu ra
Bây giờ mục tiêu của bạn đã sẵn sàng, bước tiếp theo là thiết lập kết quả dự án. Kết quả thường chi tiết và có thể đo lường hơn. Chúng có thể là định lượng, chẳng hạn như chỉ số tương tác của người dùng và mục tiêu doanh thu, hoặc định tính, chẳng hạn như cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Sau khi xác định được các kết quả cần đạt được, hãy ghi chép lại tất cả các sản phẩm chính. Có hai loại sản phẩm chính:
- Nội bộ: Những tài liệu này sẽ được cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn hoặc các bộ phận nội bộ khác. Chúng bao gồm báo cáo theo dõi thời gian, thiết kế ban đầu, báo cáo tiến độ và báo cáo ngân sách
- Ngoại bộ: Những thông tin này được chia sẻ với khách hàng và nhà đầu tư có liên quan đến dự án. Chúng có thể bao gồm báo cáo trạng thái dự án, báo cáo tiến độ, thiết kế ban đầu và cuối cùng, và sản phẩm cuối cùng
Một số điều quan trọng cần nhớ khi cài đặt các kết quả dự án là:
- Bạn không thể xác định kết quả dự án nếu không có mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được
- Phân chia các đầu ra thành các phần nhỏ hơn, có thể đạt được để làm cho chúng trở nên khả thi hơn
- Đặt thời hạn thực tế và tuân thủ chúng. Chỉ định thời hạn theo mức độ công việc để giảm khả năng chậm trễ
- Xếp hạng chúng theo thứ tự ưu tiên. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn
- Thiết lập các kênh truyền thông để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ thông tin
- Tận dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi các kết quả cần đạt được, đặt chúng thành ưu tiên và nhận thông tin chi tiết theo thời gian thực
3. Hiểu rõ các rủi ro và hạn chế
Mọi dự án đều có những rủi ro nhất định. Rủi ro có thể liên quan đến quy trình, con người hoặc nguồn lực. Đó là lý do tại sao việc hiểu rõ các rủi ro khác nhau có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án của bạn là rất quan trọng.
Với kiến thức này, bạn có thể phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro và theo dõi với các bộ phận liên quan. Chiến lược giảm thiểu rủi ro cũng sẽ trấn an các bên liên quan quan trọng và truyền cảm hứng cho họ tin tưởng vào dự án của bạn.
Mặc dù mỗi dự án có những rủi ro và hạn chế khác nhau, nhưng một số rủi ro và hạn chế vẫn phổ biến. Hãy cùng thảo luận về chúng:
- Phạm vi dự án bị mở rộng: Khi mục tiêu dự án không rõ ràng và không được truyền đạt đến các bên liên quan. Đảm bảo bạn thiết lập rõ ràng các tham số dự án ngay từ đầu để tránh rủi ro này
- Nguồn lực không đủ: Điều này xảy ra do thiếu các nguồn lực như tiền bạc, thời gian, kỹ năng hoặc công nghệ. Để đảm bảo điều này không xảy ra trong dài hạn, hãy xây dựng kế hoạch phân bổ nguồn lực
- Rủi ro hiệu suất: Rủi ro hiệu suất là khi hiệu suất dự án của bạn không phù hợp với kỳ vọng ban đầu. Mặc dù rất khó để dự đoán chính xác lý do đằng sau hiệu suất thấp, nhưng bạn có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ trong thời gian thực và xác định vấn đề kịp thời
4. Hoàn thiện chiến lược của bạn bằng cách trực quan hóa
Sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan trong chiến lược dự án của bạn sẽ giúp dự án trở nên hấp dẫn và dễ hiểu hơn. Theo Viện Quản lý Dự án, "Quản lý dự án trực quan cung cấp thông tin theo cách mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp nhận vào thời điểm, địa điểm và theo cách thuận tiện cho họ. "
Từ biểu đồ Gantt và biểu đồ công việc đến bản đồ tư duy và thiết kế màn hình, các công cụ hỗ trợ trực quan giúp truyền đạt dễ dàng những điều vốn có vẻ phức tạp.
Dưới đây là một số công cụ trực quan phổ biến nhất để sử dụng cho dự án của bạn:
- Bản đồ tư duy: Bản đồ tư duy giúp bạn hình dung và liên kết các kết quả cần đạt được. Sử dụng bản đồ tư duy để tạo ra ý tưởng mới và hiểu các khái niệm khác nhau
- Sơ đồ: Sơ đồ cho thấy từng bước của một quy trình hoặc công việc
- Biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt cho phép bạn hình dung độ dài, công việc, dòng thời gian và lịch trình của một dự án để giúp bạn hiểu thời gian cần thiết cho một công việc
- Biểu đồ PERT: Sử dụng công cụ này để sắp xếp và trực quan hóa các công việc trong dự án của bạn. Chúng đặc biệt hữu ích cho các dự án phức tạp
- Dòng thời gian dự án: Dòng thời gian hiển thị các công việc hoặc sự kiện trong một kỳ cụ thể. Hình ảnh trực quan giúp mọi người nắm rõ các giai đoạn của dự án
Một lựa chọn khác là sử dụng phần mềm thiết kế quy trình để trực quan hóa các quy trình phức tạp của dự án. Vì có nhiều công cụ trực quan, việc lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhóm của bạn là rất quan trọng. Ví dụ, nếu nhóm dự án của bạn nhỏ và dự án đơn giản, bạn có thể sử dụng sơ đồ để trình bày chi tiết.
5. Chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp
Dù kế hoạch dự án của bạn có chi tiết và kỹ lưỡng đến đâu, mọi thứ cũng không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Do đó, bước tiếp theo trong thiết kế dự án là phát triển kế hoạch dự phòng. Đây là kế hoạch B để sử dụng trong trường hợp xảy ra sự kiện rủi ro đã được xác định. Rủi ro có thể là bất cứ điều gì, từ thiếu ngân sách và kỹ năng đến quản lý kém hoặc truyền thông sai lệch.
Dưới đây là các bước để tạo kế hoạch dự phòng:
- Vì bạn đã xác định rủi ro trong bước trước, giờ là lúc phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro. Phân bổ nguồn lực, bao gồm ngân sách và nhân sự, để thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Tiếp theo, thiết lập các điểm kích hoạt cho thấy rủi ro đã xảy ra. Phát triển kế hoạch ứng phó chi tiết cho từng rủi ro đã xác định, bao gồm người chịu trách nhiệm ứng phó và các hành động cụ thể cần thực hiện
- Tích hợp kế hoạch dự phòng vào tài liệu dự án tổng thể. Điều này sẽ đảm bảo toàn bộ nhóm dự án nhận thức được các biện pháp dự phòng
- Thường xuyên theo dõi môi trường dự án để phát hiện những thay đổi có thể ảnh hưởng đến các rủi ro đã xác định
6. Hoàn thiện ngân sách
Bây giờ bạn đã hoàn thành các bước cơ bản của thiết kế dự án, đã đến lúc quyết định ngân sách. Một ngân sách toàn diện đảm bảo nguồn lực luôn sẵn sàng trong quá trình thực hiện dự án và giảm thiểu khả năng vượt chi phí.
Do đó, hãy phân bổ một khoản nhất định cho mỗi hoạt động, công việc và quy trình của dự án. Ngân sách cũng giúp bạn xác định tính khả thi của dự án. Nếu chi phí vượt quá lợi nhuận dự kiến, dự án có thể không khả thi.
Khi lập ngân sách, điều quan trọng là phải lưu ý những điều sau:
- Xem xét các thành viên trong nhóm, nguồn lực bên ngoài, đào tạo, thiết bị, không gian và dịch vụ chuyên nghiệp mà bạn sẽ cần để hoàn thành dự án
- Ước tính số lượng cho từng nguồn lực đã xác định
- Bạn có thể so sánh ngân sách hiện tại của mình với ngân sách được sử dụng cho các dự án tương tự
- Đừng quên phân bổ ngân sách cho kế hoạch dự phòng của bạn
- Đề cập đến tất cả các nguồn lực được phân bổ trong tài liệu dự án
Vì ngân sách dự án là một tài liệu toàn diện, nên sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp là tốt nhất. ClickUp cho phép bạn chia sẻ và cập nhật ngân sách của mình, cùng với các cách trực quan hóa sáng tạo
7. Xây dựng quy trình giám sát và phê duyệt
Các quy trình giám sát và phê duyệt đặt ra các tiêu chí cho sự thành công của dự án, khiến chúng trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Đây là nơi bạn xác định liệu mình đã đạt được kết quả và sản phẩm mong muốn hay chưa.
Các quy trình phê duyệt hiệu quả đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và ra quyết định hiệu quả trong suốt vòng đời dự án. Các quy trình giám sát và phê duyệt dự án bao gồm những điều sau:
- Xác định và định nghĩa các chỉ số KPI có thể đo lường được phù hợp với mục tiêu dự án
- Phân chia dòng thời gian dự án thành các cột mốc quan trọng
- Lựa chọn các công cụ và hệ thống phù hợp để giám sát các hoạt động
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm
- Xác định các tiêu chí để được phê duyệt ở các giai đoạn khác nhau của dự án
- Phát triển kế hoạch truyền thông để chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ và yêu cầu phê duyệt
Làm thế nào để cải thiện thiết kế dự án?
Quá trình thiết kế dự án không kết thúc sau khi thực hiện bảy bước được đề cập ở trên. Như bất kỳ quá trình nào, luôn có chỗ để cải thiện. Do đó, việc tinh chỉnh chiến lược, áp dụng kinh nghiệm từ các dự án trước và sử dụng các công cụ và công nghệ mới là rất quan trọng.
Sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp sẽ giúp giai đoạn thiết kế dự án của bạn diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và sáng tạo hơn. Hãy cùng tìm hiểu cách thức thực hiện.
- ClickUp cung cấp các tính năng dòng thời gian tương tác và cho phép bạn chỉ định dòng thời gian rõ ràng cho các phần khác nhau của dự án. Đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, các phụ thuộc và ưu tiên
- Chia các dự án phức tạp thành các công việc có thể quản lý được và phân công cho các thành viên khác nhau trong nhóm
- Với ClickUp Docs, bạn có được cái nhìn tổng quan về các dự án của mình. Sử dụng nó để chia sẻ phản hồi và mô hình và cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn trong thời gian thực
- Công cụ này cũng cho phép bạn hình dung sức chứa của nhóm, giúp dễ dàng theo dõi và cải thiện hiệu quả của họ
- Ngoài ra, hãy tận dụng các công cụ như biểu đồ Gantt và PERT để xem tiến độ dự án và hình dung các quy trình
Ví dụ về thiết kế dự án
Các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt cực kỳ hữu ích trong quá trình thiết kế dự án. Ví dụ: biểu đồ Gantt hiển thị lộ trình và dòng thời gian của dự án nếu bạn đang làm việc trong một dự án phát triển phần mềm.
Biểu đồ Gantt dưới đây cho thấy lộ trình sản phẩm và dòng thời gian của dự án.
Biểu đồ Gantt mô tả tất cả thông tin liên quan một cách dễ hiểu và có cấu trúc. Chúng cũng giúp bạn chia sẻ thông tin với tất cả các bên liên quan đến dự án.
Biểu đồ Gantt là một trong nhiều công cụ để thiết kế dự án của bạn. Các tính năng khác, như chế độ xem nhóm, cho phép bạn giám sát và theo dõi tiến độ của từng thành viên trong nhóm dự án của bạn.
Thiết kế và quản lý dự án hiệu quả
Thiết kế dự án là bản kế hoạch chi tiết biến tầm nhìn dự án của bạn thành các mục tiêu có thể đạt được. Nó cung cấp một lộ trình có cấu trúc để các nhóm tuân theo. Bằng cách xác định mục tiêu, thiết lập kết quả, hiểu rủi ro và hình dung, chuẩn bị kế hoạch dự phòng, lập ngân sách và phát triển các quy trình giám sát, bạn có thể đảm bảo dự án của mình bắt đầu và kết thúc thành công.
Và đừng quên tận dụng các tính năng mạnh mẽ của công cụ quản lý dự án! Một công cụ như ClickUp sẽ giúp giai đoạn thiết kế dự án của bạn diễn ra suôn sẻ hơn và giúp giảm thiểu mọi rủi ro kịp thời.