Mẫu hóa đơn vận chuyển miễn phí để hợp lý hóa hoạt động logistics và thanh toán của bạn

Bạn đang tìm mẫu hóa đơn vận chuyển có thể sử dụng ngay? Cho dù bạn đang quản lý giao hàng, theo dõi logistics hay thanh toán cho khách hàng, hóa đơn rõ ràng và chính xác là điều cần thiết.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu hóa đơn vận chuyển miễn phí tốt nhất để giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi và nhận thanh toán đúng hạn.

14 mẫu hóa đơn vận chuyển miễn phí

Giờ bạn đã biết mẫu vận chuyển lý tưởng trông như thế nào, chúng tôi đã liệt kê một số mẫu xuất sắc mà bạn có thể tải xuống miễn phí từ ClickUp, ứng dụng làm việc tất cả trong một.

Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh nền tảng này thành phần mềm quản lý đơn đặt hàng, tập trung quản lý dự án, tạo cơ sở kiến thức, truy cập các công cụ cộng tác và hơn thế nữa.

Dưới đây là ý kiến của Laura Devine, Cán bộ Phát triển Năng lực tại World Vision:

Tôi đã sử dụng nó để theo dõi tiến độ đơn đặt hàng hàng hóa. Tôi có thể có mô tả chi tiết, liên kết đến các mẫu, bản sao trò chuyện văn bản, cập nhật trạng thái, tất cả ở một nơi. Nó giúp loại bỏ rất nhiều email.

1. Mẫu hóa đơn ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Bạn có biết rằng 48% doanh nghiệp xử lý tới 500 hóa đơn mỗi tháng? Nếu bạn là một trong số họ, việc quản lý thủ công có thể trở thành một cơn ác mộng hỗn loạn, đặc biệt là khi bạn đang mở rộng quy mô. Chỉ một sai sót trong đơn đặt hàng vận chuyển hoặc hóa đơn vận chuyển hàng hóa là bạn sẽ phải mất hàng tuần để theo đuổi thanh toán.

Sử dụng Mẫu hóa đơn ClickUp để mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Mẫu này đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết, bao gồm ngày đáo hạn, chi tiết và điều kiện, đều được bao gồm trong hóa đơn.

Mẫu này giúp bạn:

2. Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp

Bạn mệt mỏi vì phải gọi điện và gửi email cho khách hàng để đòi thanh toán? Bạn có thể cũng cảm thấy khó khăn khi theo dõi những hóa đơn nào đã được xử lý và những hóa đơn nào vẫn đang chờ xử lý.

Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp có thể giúp bạn trong trường hợp này. Trình theo dõi sẵn sàng sử dụng này cho phép bạn lưu trữ thông tin thanh toán quan trọng, bao gồm trạng thái thanh toán, ở một nơi.

Bạn có thể sử dụng mẫu này để:

3. Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Việc so sánh nhiều báo giá của các nhà cung cấp để quản lý chuỗi cung ứng và logistics có thể rất phức tạp. Nhóm mua hàng của bạn cần một quy trình tiêu chuẩn để tuân theo. Nếu không, bạn có nguy cơ chọn sai giao dịch.

Mẫu Yêu cầu báo giá của ClickUp hợp lý hóa toàn bộ quy trình, cho phép bạn tạo RFQ chi tiết với mọi yêu cầu. Nó giúp so sánh các báo giá một cách chính xác và đảm bảo bạn nhận được thỏa thuận tốt nhất có thể.

Sử dụng để:

4. Mẫu hóa đơn vận chuyển bằng xe tải ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Giữa chi phí nhiên liệu biến động, giá cước khác nhau cho các tuyến đường và dịch vụ khác nhau, cùng với khối lượng đơn đặt hàng, việc lập hóa đơn cho công ty vận tải của bạn rất tốn thời gian. Nếu bạn làm thủ công, lỗi là không thể tránh khỏi.

Mẫu hóa đơn vận chuyển hàng hóa bằng xe tải của ClickUp được thiết kế riêng để đơn giản hóa việc tạo/lập hóa đơn cho các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa bằng xe tải. Mẫu này tự động tính phụ phí nhiên liệu, theo dõi số km đã chạy và bao gồm tất cả các chi tiết dịch vụ liên quan, đảm bảo hóa đơn chính xác và kịp thời.

Mẫu này cho phép bạn:

5. Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng sản phẩm ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Mang đến trải nghiệm khách hàng tuyệt vời đang trở thành một yếu tố khác biệt quan trọng, với 80% các công ty cho rằng đây sẽ là cách chính để họ duy trì khả năng cạnh tranh trong ngành.

Cho dù bạn điều hành một công ty vận chuyển hay một doanh nghiệp nhỏ trực tuyến, việc cải thiện trải nghiệm khách hàng bắt đầu từ giao tiếp rõ ràng. Chia sẻ thông tin chính xác và cập nhật tình trạng giao hàng theo thời gian thực đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và giữ khách hàng hài lòng.

Mẫu Biểu mẫu Đơn đặt hàng Sản phẩm ClickUp giúp bạn hợp lý hóa việc theo dõi sản phẩm, sắp xếp dữ liệu đơn đặt hàng và cá nhân hóa dịch vụ khách hàng với thông tin đơn đặt hàng trước đó. Hơn nữa, vì mẫu này cung cấp tính năng nhập dữ liệu tự động, bạn không phải lo lắng về số sai hoặc địa chỉ sai.

Xem video này để tìm hiểu cách tạo quy trình tiếp nhận với Biểu mẫu ClickUp

Với mẫu này, bạn có thể:

6. Mẫu đơn đặt hàng và hàng tồn kho ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Quản lý kho hiệu quả giúp bạn luôn sẵn sàng với các mặt hàng phù hợp vào đúng thời điểm để đáp ứng đơn đặt hàng. Nhưng đáng ngạc nhiên là 43% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi kho hàng của họ!

Nếu bạn là một trong số họ, bạn có nguy cơ tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng, và cả hai trường hợp này đều có thể làm tắc nghẽn luồng tiền mặt và trì hoãn đơn đặt hàng của khách hàng. Bạn không có ngân sách cho phần mềm quản lý hàng tồn kho cao cấp? Chỉ cần sử dụng Mẫu Đơn đặt hàng & Hàng tồn kho của ClickUp.

Mẫu này giúp bạn:

7. Mẫu nhật ký giao hàng ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Hầu hết người mua đều theo dõi chặt chẽ các đơn hàng của họ, nhiều người thậm chí còn theo dõi một cách ám ảnh. Trên thực tế, 91% người mua theo dõi các gói hàng của họ và gần 1/5 trong số đó kiểm tra nhiều lần trong ngày. Vì vậy, nếu hồ sơ giao hàng của bạn không được sắp xếp và cập nhật, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tin tưởng và sự hài lòng của khách hàng.

Việc bỏ lỡ thông tin cập nhật, chậm trễ hoặc theo dõi không nhất quán có thể nhanh chóng dẫn đến các yêu cầu hỗ trợ và đánh giá tiêu cực.

Mẫu nhật ký giao hàng ClickUp giúp bạn quản lý mọi giao hàng một cách rõ ràng. Nó cho phép bạn theo dõi trạng thái đơn đặt hàng, chỉ định tài xế và ghi lại thời gian giao hàng, tất cả ở một nơi.

Sử dụng mẫu này để:

8. Mẫu vận đơn ClickUp

Tải mẫu miễn phí

Quản lý vận chuyển quốc tế liên quan đến nhiều chi tiết, từ thông tin nhà vận chuyển, mô tả hàng hóa đến điều khoản giao hàng. Bất kỳ sơ suất nào cũng có thể dẫn đến chậm trễ, tranh chấp hoặc các vấn đề tuân thủ.

Mẫu vận đơn ClickUp được thiết kế để hợp lý hóa quy trình này. Nó cung cấp định dạng có cấu trúc để ghi lại tất cả thông tin vận chuyển cần thiết.

Bạn có thể sử dụng mẫu này để:

9. Mẫu hóa đơn vận chuyển Excel / Google Trang tính của Coefficient

Hóa đơn vận chuyển thường bao gồm các phép tính phức tạp và nhiều biến số, khiến việc lập hóa đơn thủ công dễ xảy ra sai sót. Việc kiểm tra mọi thứ, từ phí vận chuyển đến thuế hải quan và thuế, cộng với chi phí bảo hiểm, có thể dẫn đến nhầm lẫn và chậm trễ.

Mẫu hóa đơn vận chuyển Excel / Google Trang tính của Coefficient có thể giải quyết vấn đề này. Bạn có thể tự động hóa các phép tính và đảm bảo hóa đơn luôn chính xác.

Với mẫu chuyên nghiệp này, bạn có thể:

10. Mẫu hóa đơn vận chuyển Word của Bookipi

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý nhiều mục và các khoản phí khác nhau, Mẫu hóa đơn vận chuyển Word của Bookipi có thể đơn giản hóa quy trình này. Mẫu này cho phép bạn ghi lại số hóa đơn, liệt kê các mục từ menu thả xuống và tự động hóa các phép tính.

Mẫu này sẽ giúp bạn:

11. Mẫu hóa đơn vận chuyển của Template. Net

Hiển thị chi tiết giá chính xác là điều cần thiết để duy trì sự minh bạch và uy tín với khách hàng. Mẫu hóa đơn vận chuyển của Template . Net có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đồng thời tự động hóa các phép tính trong một định dạng hóa đơn dễ sử dụng.

Với mẫu này, bạn có thể:

12. Hóa đơn tạm tính cho vận chuyển quốc tế theo mẫu. Net

Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, bạn cần các mẫu chi tiết để làm thủ tục hải quan và đảm bảo thư tín dụng. Hóa đơn Proforma cho Vận chuyển Quốc tế của Template.Net có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc tiêu chuẩn cho tất cả các vận chuyển quốc tế và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và thông tin hàng hóa.

Bạn có thể sử dụng mẫu này để:

13. Mẫu biểu mẫu hóa đơn của công ty vận chuyển của Template. Net

Hóa đơn bị mất, phí bị bỏ sót và chi tiết thanh toán không rõ ràng đều có thể dẫn đến mất doanh thu trong kinh doanh vận chuyển. Mẫu biểu mẫu hóa đơn công ty vận chuyển của Template.Net giúp bạn tránh những vấn đề phổ biến này bằng cách cung cấp định dạng rõ ràng, nhất quán cho mọi giao dịch.

Với mẫu này, bạn có thể:

14. Mẫu hóa đơn vận chuyển của Docmosis

Bạn dành nhiều thời gian định dạng hóa đơn vận chuyển hơn là vận chuyển sản phẩm? Các mẫu thủ công thường làm chậm tiến độ của nhóm, đặc biệt là khi xử lý các đơn đặt hàng lặp lại hoặc vận chuyển số lượng lớn.

Mẫu hóa đơn vận chuyển của Docmosis được thiết kế để tự động hóa tài liệu, giúp bạn tạo hóa đơn chuyên nghiệp, nhất quán trong vài giây.

Mẫu này cho phép bạn:

Loại bỏ căng thẳng khi gửi hóa đơn vận chuyển với ClickUp

Tất cả các mẫu miễn phí được giới thiệu trong blog này đều được thiết kế để đơn giản hóa việc lập hóa đơn và theo dõi đơn đặt hàng của bạn. Và với ClickUp, bạn có thể sắp xếp tất cả chúng ở một nơi.

Tùy chỉnh nền tảng để sử dụng như công cụ phân tích đơn đặt hàng và mua hàng, theo dõi số giờ tính phí để lập hóa đơn chính xác và đặt nhắc nhở hoặc nhiệm vụ định kỳ để theo dõi thanh toán. Bạn thậm chí có thể kết nối ClickUp với các công cụ yêu thích của mình để giữ cho quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và kết nối.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để kiểm soát hóa đơn vận chuyển và giải phóng thời gian để tập trung phát triển kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu hóa đơn vận chuyển là gì?

Mẫu hóa đơn vận chuyển là các định dạng sẵn sàng được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tổ chức và ghi chép các giao dịch liên quan đến vận chuyển một cách hiệu quả. Chúng cung cấp bố cục rõ ràng để ghi lại tất cả các chi tiết cần thiết về lô hàng, như thông tin người gửi và người nhận, danh sách mục, số lượng, chi phí và điều khoản vận chuyển.

Mẫu hóa đơn vận chuyển chi tiết cho phép bạn nhập thông tin vận chuyển quan trọng một cách có cấu trúc. Bạn có thể ghi chú ngày vận chuyển, địa chỉ giao hàng, mô tả mục, trọng lượng, phí, cấu trúc chi tiết chi phí và thông tin đang theo dõi theo định dạng nhất quán.

Cách tiếp cận tiêu chuẩn hóa này để quản lý các tài liệu vận chuyển giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ hơn, tính toán hóa đơn cho khách hàng chính xác hơn và theo dõi đơn đặt hàng dễ dàng hơn.

Điều gì tạo nên một mẫu hóa đơn vận chuyển tốt?

Một mẫu hóa đơn tốt giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, giảm thiểu lỗi và tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng. (Sẽ còn tốt hơn nếu bạn sử dụng AI trong kế toán để tăng độ chính xác. )

Dưới đây là những điều cần lưu ý: