Bạn có biết mỗi năm trên toàn thế giới có hơn 10.000 container vận chuyển bị thất lạc không? Nếu bạn không điền phiếu vận chuyển chính xác, bạn có thể gặp khó khăn trong việc yêu cầu bồi thường cho tổn thất của mình.
Vận đơn (BoL) là tài liệu quan trọng khi vận chuyển hàng hóa vật lý, dù là nguyên liệu thô hay thành phẩm. Đây là thỏa thuận pháp lý giữa nhà vận chuyển và người nhận hàng (người nhận) đồng thời là biên nhận được lập thành văn bản về hàng hóa đã được vận chuyển.
Vận đơn (BoL) cũng giúp bạn xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm đối với các tổn thất, sự chậm trễ hoặc hư hỏng có thể xảy ra. Tuy nhiên, không phải tất cả các vận đơn đều giống nhau. Tùy thuộc vào loại hàng hóa và phương thức xuất khẩu, bạn sẽ cần các loại vận đơn khác nhau.
Điều đó đồng nghĩa với việc phải xử lý rất nhiều giấy tờ và nguy cơ mắc lỗi rất cao. Đó chính là lúc các mẫu vận đơn phát huy tác dụng.
Dù bạn thích công việc với tài liệu trên Microsoft Word, Excel, PDF hay Google Trang tính, chúng tôi đều đáp ứng nhu cầu của bạn với các mẫu vận đơn tốt nhất ở nhiều định dạng khác nhau.
Điều gì tạo nên một mẫu vận đơn tốt?
Vận đơn (BoL) là một hợp đồng rõ ràng và toàn diện giữa người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng. Vận đơn cần bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và có cơ sở pháp lý khi cần thiết.
Đây là một tài liệu pháp lý quan trọng trong ngành vận tải và logistics, và có nhiều định dạng khác nhau để bạn lựa chọn. Các mẫu vận đơn (BoL) có sẵn đảm bảo rằng mọi thông tin đều được trình bày một cách tốt nhất có thể.
Một mẫu vận đơn tốt cần có các phần được xác định rõ ràng, chẳng hạn như:
- Thông tin người gửi hàng: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, v.v.
- Thông tin người nhận hàng: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, v.v.
- Mô tả hàng hóa: Số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị, v.v.
- Hướng dẫn vận chuyển: Phương thức vận chuyển, ngày giao hàng, yêu cầu đặc biệt, v.v.
Một mẫu vận đơn tốt cũng cần tuân thủ các yêu cầu pháp lý, chẳng hạn như phải nêu rõ:
- Giới hạn trách nhiệm: Số tiền tối đa mà người vận chuyển phải chịu trách nhiệm trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng
- Điều khoản bồi thường: Các điều kiện theo đó người gửi hàng hoặc người nhận hàng đồng ý bồi thường cho người vận chuyển đối với bất kỳ khiếu nại hoặc thiệt hại nào
- Điều khoản về luật áp dụng: Thẩm quyền xét xử và các quy định pháp luật áp dụng cho hợp đồng vận chuyển
Mẫu này cần có thiết kế linh hoạt, cho phép tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu vận chuyển khác nhau. Mẫu này cần đảm bảo tính nhất quán giữa các lô hàng và giúp bạn tránh lỗi cũng như sự không nhất quán bằng cách sử dụng các danh sách thả xuống được định nghĩa sẵn, tính năng tự động điền, kiểm tra xác thực dữ liệu, v.v.
Bạn nên tìm kiếm một mẫu vận đơn có thể truy cập trên nhiều nền tảng khác nhau và tương thích với các định dạng tệp phổ biến, chẳng hạn như PDF và Excel, để dễ dàng chia sẻ và phân phối các biểu mẫu vận đơn.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách bảy mẫu vận đơn có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình vận chuyển.
8 mẫu vận đơn
Dù bạn đang kinh doanh bằng phần mềm thương mại điện tử hay thực hiện công việc trong ngành vận tải, hóa đơn vận chuyển là tài liệu không thể thiếu. Dưới đây là 8 mẫu BOL để giúp bạn bắt đầu:
1. Mẫu vận đơn ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu vận đơn đơn giản, Mẫu vận đơn ClickUp là lựa chọn tốt nhất. Mẫu vận đơn này được thiết kế dưới dạng đơn đặt hàng vận chuyển chi tiết, không thể thương lượng dành cho các lô hàng nội địa. Mẫu này lý tưởng khi người gửi và người nhận là cùng một đơn vị hoặc hóa đơn vận chuyển đã được thanh toán trước.
Các mẫu này cung cấp cho bạn không gian rộng rãi để nêu rõ các điều khoản và điều kiện của lô hàng, bao gồm phương thức vận chuyển đã thỏa thuận, điều kiện giao hàng và các hướng dẫn đặc biệt.
Điều này có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đảm bảo tuân thủ các quy định vận chuyển trong nước cũng như các tiêu chuẩn ngành.
2. Mẫu vận đơn của CanadaCustoms
Mẫu vận đơn trực tiếp (Straight Bill of Lading) của CanadaCustoms là tài liệu đáng tin cậy để vận chuyển hàng hóa trong phạm vi Canada.
Mẫu này là một thỏa thuận không thể thương lượng và có hiệu lực pháp lý giữa người gửi hàng và người vận chuyển, giúp bảo vệ bạn khỏi những hiểu lầm, tranh chấp hoặc vi phạm nghĩa vụ có thể xảy ra.
Khác với mẫu trước đó, mẫu vận đơn này ngắn gọn và dễ sử dụng. Định dạng chuẩn hóa của nó giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
Mẫu này bao gồm tất cả các thông tin cần thiết về lô hàng, chẳng hạn như thông tin nhận dạng và địa chỉ của người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển, cùng với số lượng, trọng lượng, mô tả và loại bao bì được sử dụng cho lô hàng.
Giống như tất cả các vận đơn chất lượng, mẫu này cũng bao gồm số vận đơn duy nhất hoặc số nhận dạng lô hàng để dễ dàng theo dõi và tra cứu.
3. Mẫu vận đơn PDF của PDFFiller
Mẫu vận đơn PDF của PDFFiller có thể là tài liệu hữu ích giúp bạn theo dõi hàng hóa vận chuyển. Mẫu này giúp bạn ghi lại các thông tin quan trọng về lô hàng để tham khảo trong tương lai. Có nhiều phần cần điền, bao gồm thông tin đơn đặt hàng của khách hàng, thông tin nhà vận chuyển, danh sách kiểm tra hàng hóa đã xếp lên xe và số lượng hàng hóa, mô tả hàng hóa, v.v.
Điểm nổi bật nhất là gì? Mẫu này được thiết kế để quản lý nhiều lô hàng trong cùng một tài liệu.
Kết quả là công cụ này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ của bạn, trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các chuyên gia logistics.
Nhờ định dạng PDF, bạn có thể dễ dàng lưu bản sao thông tin để làm hồ sơ cá nhân và gửi cho bất kỳ ai cần.
4. Mẫu biểu mẫu vận đơn Excel của WPSTemplate (Tương thích với Google Trang tính)
Mẫu biểu mẫu vận đơn Excel của WPSTemplate cho phép bạn tạo các tài liệu vận chuyển chuyên nghiệp và tuân thủ quy định thông qua giao diện quen thuộc của Microsoft Excel. Mẫu này cũng có thể được sử dụng với Google Trang tính.
Với thiết kế thân thiện với người dùng, bạn có thể dễ dàng nhập và chỉnh sửa các thông tin vận chuyển cần thiết như thông tin người gửi và người nhận, mô tả hàng hóa, v.v.
Mẫu này sẽ giúp bạn tự động định dạng vận đơn, giúp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể chỉnh sửa và cập nhật mẫu theo nhu cầu, giúp nó phù hợp với các tình huống vận chuyển khác nhau.
Mẫu này tuân thủ các tiêu chuẩn ngành về vận đơn, đảm bảo tính tuân thủ và hợp pháp trong các giao dịch vận chuyển của bạn. Mẫu này phù hợp để lập hồ sơ cho tất cả các giao dịch vận chuyển — trong nước hoặc quốc tế.
Bạn có thể tùy chỉnh chúng một cách nhanh chóng vì các mẫu này có định dạng chung, không dành riêng cho bất kỳ ngành nào cụ thể. Đây là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn nếu bạn đang điều hành một kinh doanh cần mẫu vận đơn linh hoạt cho các tình huống mua sắm khác nhau.
Lưu mẫu này vào phần mềm logistics của bạn để tùy chỉnh nhanh chóng theo các yêu cầu vận chuyển khác nhau.
5. Mẫu vận đơn PDF của Fluix
Đôi khi, bạn cần một mẫu vận đơn nâng cao với các tính năng kiểm soát truy cập tiên tiến để đảm bảo bảo mật cho lô hàng của mình. Nếu bạn đang vận chuyển hàng hóa có giá trị cao hoặc hàng hóa cho người nhận muốn giữ thông tin riêng tư, mẫu vận đơn PDF của Fluix chính là lựa chọn phù hợp dành cho bạn.
Chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể chỉnh sửa các trường thông tin về cước vận chuyển và thanh toán trên vận đơn, đảm bảo tính bảo mật và chính xác. Điều này giúp các nhà vận chuyển dễ dàng tùy chỉnh các tài liệu vận chuyển.
Bạn có thể sử dụng mẫu này làm vận đơn thẳng không chuyển nhượng cho bất kỳ phương thức vận chuyển nào.
Bố cục gọn gàng của mẫu này giúp nó trở nên bắt mắt và dễ sử dụng. Mẫu này linh hoạt và có thể tùy chỉnh hơn nhiều so với các mẫu PDF thông thường.
Bạn cũng có thể điền thông tin trực tiếp dưới dạng biểu mẫu trực tuyến trên nền tảng Fluix – một cách tiện lợi và nhanh chóng để mở rộng quy mô hoạt động vận chuyển của mình. Mặc dù mẫu này có thể không có các trường thông tin nâng cao dành cho các tình huống thanh toán phức tạp, nhưng đây là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các freelancer cần một mẫu vận đơn linh hoạt và được kiểm soát quyền truy cập.
6. Mẫu vận đơn đường biển của Shipping Solutions
Mẫu vận đơn này được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển.
Mẫu Vận đơn đường biển của Shipping Solutions là một tài liệu toàn diện và đáng tin cậy, bao quát tất cả các khía cạnh cần thiết cho lô hàng đường biển của bạn.
Mẫu này vừa đóng vai trò là bằng chứng về hợp đồng vận chuyển hợp pháp, vừa là chứng từ sở hữu hàng hóa. Mẫu này đề cập đến thông tin chi tiết về các bên liên quan đến lô hàng, mô tả hàng hóa và hướng dẫn lộ trình vận chuyển.
Mẫu vận đơn này cũng hỗ trợ việc chuyển nhượng quyền sở hữu, thanh toán và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa được vận chuyển, giúp hàng hóa được giao đến nơi an toàn.
Mặc dù không phù hợp với các phương thức vận chuyển khác, nhưng nó là lựa chọn lý tưởng cho các công ty thường xuyên tham gia vào các lô hàng vận chuyển đường biển quốc tế.
7. Mẫu vận đơn của IncoDocs
Bạn đang tìm kiếm một mẫu vận đơn dễ sử dụng và hiệu quả? Hãy thử mẫu vận đơn của IncoDocs. Mẫu này giúp bạn dễ dàng ghi chép tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến các giao dịch vận chuyển của mình.
Bố cục linh hoạt và thiết kế gọn gàng giúp mẫu này phù hợp với nhiều loại lô hàng khác nhau. Mẫu này bao gồm thông tin của người gửi, người nhận và bên được thông báo trong trường hợp người nhận không thể liên lạc được.
Dù bạn là doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay lớn, bạn đều có thể tận dụng lợi ích từ việc sử dụng vận đơn của IncoDocs để tối ưu hóa quy trình vận chuyển của mình.
8. Mẫu vận đơn của SmartSheet dành cho Word, Tài liệu Google và PDF
SmartSheet cung cấp một mẫu vận đơn rất đẹp mắt và hữu ích dành cho Word, Tài liệu Google, và bạn cũng có thể tải xuống dưới dạng PDF. Hãy xem qua và sử dụng nếu bạn thấy nó phù hợp với nhu cầu của mình.
Các công cụ logistics khác: ClickUp
Giá như chỉ cần một mẫu duy nhất là đủ để tối ưu hóa tất cả các hoạt động logistics của bạn! Chúng tôi hiểu rằng điều đó là không thể.
Doanh nghiệp kinh doanh cần một nền tảng quản lý logistics có thể đáp ứng mọi nhu cầu.
Hãy làm quen với ClickUp. ClickUp chủ yếu là một nền tảng quản lý dự án và hợp tác, có thể được sử dụng để quản lý các công việc, quy trình làm việc và hợp tác liên quan đến việc tạo và xử lý vận đơn cũng như các tài liệu khác cho quy trình logistics của bạn.
Nói cách khác, điều này có thể giúp việc thực hiện các dự án hàng ngày trở nên dễ dàng hơn bằng cách loại bỏ các công việc lặt vặt cho các công ty logistics.
1. Các tính năng quản lý dự án của ClickUp
Là một chuyên gia trong ngành vận tải biển, bạn cần hợp tác và giao tiếp với mọi người trên khắp thế giới. Công cụ quản lý dự án ClickUp cung cấp cho bạn, nhóm của bạn và khách hàng một nền tảng tập trung để quản lý tất cả các cuộc hội thoại, giao tiếp, công việc, quy trình làm việc, việc bàn giao công việc và nhiều hơn nữa.
Việc tập hợp toàn bộ thông tin lô hàng, chi tiết khách hàng và tài liệu tại một nơi giúp loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng các bảng tính và email rải rác, từ đó hiển thị thông tin cho tất cả các bên liên quan.
Hơn nữa, bạn có thể theo dõi tiến độ vận chuyển theo thời gian thực thông qua các Bảng điều khiển (Dashboards) của ClickUp. Các bảng điều khiển này có thể được tùy chỉnh để hiển thị các chỉ số quan trọng như dòng thời gian giao hàng, các khả năng chậm trễ và phân bổ nguồn lực.
Điều này giúp bạn cài đặt và đạt được các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong quản lý dự án cho tổ chức của mình.
Cuối cùng, việc sử dụng ClickUp Automation sẽ giúp bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi thông tin cập nhật về lô hàng cho khách hàng hoặc tạo báo cáo, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi do con người gây ra.
2. Bộ công cụ CRM của ClickUp
Bạn có thể tối ưu hóa các quy trình kinh doanh vận chuyển hàng hóa — bao gồm giao tiếp với khách hàng và quy trình lập hóa đơn — thông qua bộ công cụ CRM của ClickUp.
ClickUp CRM đảm bảo bạn luôn có thông tin khách hàng trong tầm tay, bao gồm chi tiết liên hệ, lịch sử vận chuyển và mọi tương tác trước đây. Điều này giúp đội ngũ bán hàng của bạn có cái nhìn toàn diện về từng khách hàng và cho phép họ cá nhân hóa cách tiếp cận trong các cuộc hội thoại với khách hàng.
Nhân viên bán hàng có thể gửi email, lên lịch cuộc gọi và theo dõi các tương tác trực tiếp ngay trong ClickUp. Điều này đảm bảo việc theo dõi kịp thời và củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Cuối cùng, bạn sẽ có quyền truy cập vào các tính năng tùy chỉnh, chẳng hạn như hệ thống thư mục và danh sách phân cấp để sắp xếp thông tin khách hàng hiệu quả hơn, các bộ lọc và thẻ để tìm kiếm thông tin hóa đơn cụ thể, cùng các báo cáo nâng cao để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh của bạn.
3. ClickUp Tài liệu
ClickUp Docs có thể trở thành kho lưu trữ kiến thức toàn diện cho công ty vận chuyển của bạn, lưu trữ các tài liệu quan trọng như:
- Chính sách vận chuyển: Nêu rõ các điều khoản, điều kiện và giới hạn vận chuyển của công ty bạn
- Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP): Lập tài liệu ghi chi tiết từng bước quy trình xử lý các loại hàng hóa khác nhau, quy trình đóng gói và các quy định an toàn
- Hợp đồng và thỏa thuận: Lưu trữ các hợp đồng đã ký với khách hàng, nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển để dễ dàng tra cứu
Tạo mẫu với ClickUp Docs để quản lý hàng tồn kho trong kho, theo dõi mức tồn kho và tạo báo cáo nhằm tối ưu hóa việc lưu trữ và ngăn ngừa tình trạng hết hàng trong các hoạt động logistics. Bạn có thể thêm các tiện ích để cập nhật quy trình làm việc, phân công công việc ngay trong tài liệu Docs của mình và nhiều tính năng khác.
4. Công cụ theo dõi thời gian của ClickUp
Nếu công ty của bạn tính phí theo giờ, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi thời gian của ClickUp để đảm bảo việc thanh toán và lập hóa đơn được thực hiện chính xác. Tính năng này cũng rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án làm việc với các nhà thầu: Quản lý các giai đoạn khác nhau của dự án và đạt được các mục tiêu quản lý dự án nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Tính năng theo dõi thời gian giúp bạn nắm rõ thời gian dành cho việc xử lý từng lô hàng, từ đó đưa ra ước tính chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
Phân tích dữ liệu thời gian để xác định chính xác các điểm gây chậm trễ cho lô hàng (ví dụ: thông quan, xử lý thủ tục giấy tờ). Điều này giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả tổng thể.
Cuối cùng, với các chế độ xem quy trình làm việc có thể tùy chỉnh và cấu trúc phân chia công việc, bạn có thể theo dõi thời gian mà từng thành viên trong nhóm dành cho các công việc liên quan đến vận chuyển để xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc ghi nhận những nhân viên có thành tích xuất sắc.
Chọn mẫu vận đơn phù hợp nhất với nhu cầu vận chuyển của bạn
Trong ngành vận tải và logistics, vận đơn không chỉ đơn thuần là những tờ giấy—chúng là những tài liệu pháp lý thiết yếu giúp giám sát và bảo vệ quá trình vận chuyển hàng hóa trên toàn thế giới.
Các mẫu vận đơn, có sẵn ở nhiều định dạng linh hoạt như Excel, PDF và các nền tảng trực tuyến, cung cấp cho kinh doanh những công cụ cần thiết để giảm thiểu rủi ro và đơn giản hóa quy trình vận chuyển.
Dù bạn chọn biểu mẫu vận đơn nào, ClickUp cũng cung cấp nhiều công cụ và tính năng giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và thanh toán của bạn.
Quản lý công việc, theo dõi lô hàng theo thời gian thực và trải nghiệm quy trình vận chuyển mượt mà, hiệu quả hơn. Ngoài ra, ClickUp tích hợp liền mạch với quy trình lập hóa đơn của bạn. Tạo hóa đơn chính xác dựa trên dữ liệu theo dõi thời gian chi tiết cho từng lô hàng. Bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký sử dụng ClickUp ngay hôm nay!