Bạn có biết mỗi năm có hơn 10.000 container vận chuyển bị mất trên toàn thế giới? Nếu bạn không điền vận đơn chính xác, bạn có thể gặp khó khăn khi yêu cầu bồi thường cho khoản mất mát của mình.
Vận đơn (BoL) là tài liệu quan trọng khi vận chuyển hàng hóa, cho dù là nguyên liệu thô hay thành phẩm. Đây là thỏa thuận pháp lý giữa người vận chuyển và người nhận (người nhận hàng) và là biên nhận có chứng từ về hàng hóa đã vận chuyển.
BoL cũng giúp bạn xác định rõ ai chịu trách nhiệm về các tổn thất, chậm trễ hoặc hư hỏng có thể xảy ra. Tuy nhiên, không phải tất cả các vận đơn đều giống nhau. Tùy thuộc vào hàng hóa và cách thức xuất khẩu, bạn sẽ cần các loại vận đơn khác nhau.
Điều đó có nghĩa là rất nhiều giấy tờ và khả năng xảy ra sai sót cao. Đó là lúc các mẫu vận đơn phát huy tác dụng.
Cho dù bạn thích làm việc với tài liệu trong Microsoft Word, Excel, PDF hay Google Trang tính, chúng tôi đều có sẵn các mẫu vận đơn tốt nhất với nhiều định dạng khác nhau.
Điều gì tạo nên một mẫu vận đơn tốt?
Phiếu vận chuyển hàng hóa (BoL) là một hợp đồng rõ ràng và chi tiết giữa người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng. Nó phải bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và có cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh.
Đây là một tài liệu pháp lý quan trọng trong ngành vận chuyển và hậu cần, và có một số định dạng có thể sử dụng. Các mẫu BoL được tạo sẵn đảm bảo rằng mọi thông tin được trình bày một cách tốt nhất có thể.
Một mẫu vận đơn tốt phải có các phần được xác định rõ ràng, chẳng hạn như:
- Thông tin người gửi hàng: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, v.v.
- Thông tin người nhận hàng: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, v.v.
- Mô tả hàng hóa: Số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị, v.v.
- Hướng dẫn vận chuyển: Phương thức vận chuyển, ngày giao hàng, yêu cầu đặc biệt, v.v.
Mẫu vận đơn tốt cũng phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý, chẳng hạn như ghi rõ:
- Giới hạn trách nhiệm: Số tiền tối đa mà hãng vận chuyển phải chịu trách nhiệm trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng
- Điều khoản bồi thường: Các điều kiện mà người gửi hàng hoặc người nhận hàng đồng ý bồi thường cho người vận chuyển đối với bất kỳ khiếu nại hoặc thiệt hại nào
- Điều khoản pháp lý: Thẩm quyền xét xử và pháp luật áp dụng cho hợp đồng vận chuyển
Mẫu này phải có thiết kế linh hoạt, cho phép tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu vận chuyển khác nhau. Mẫu phải đảm bảo tính nhất quán giữa các lô hàng và giúp bạn tránh lỗi và sự không nhất quán bằng cách sử dụng danh sách thả xuống được định sẵn, tính năng tự động điền, kiểm tra xác thực dữ liệu, v.v.
Bạn nên tìm mẫu vận đơn có thể truy cập trên các nền tảng khác nhau và tương thích với các định dạng tệp phổ biến, chẳng hạn như PDF và Excel, để dễ dàng chia sẻ và phân phối các biểu mẫu vận đơn.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách bảy mẫu vận đơn có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình vận chuyển.
8 mẫu vận đơn
Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại điện tử hay làm việc trong ngành vận chuyển, chứng từ vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng. Dưới đây là 8 mẫu BOL để giúp bạn bắt đầu:
1. Mẫu vận đơn ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu vận đơn đơn giản, Mẫu vận đơn ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất. Mẫu vận đơn này được cấu trúc như một đơn đặt hàng vận chuyển chi tiết, không thể thương lượng cho các lô hàng trong nước. Mẫu này lý tưởng khi người gửi và người nhận là cùng một thực thể hoặc hóa đơn vận chuyển đã được thanh toán trước.
Bạn có đủ không gian để nêu rõ các điều khoản và điều kiện của lô hàng, bao gồm phương thức vận chuyển đã thỏa thuận, điều khoản giao hàng và hướng dẫn đặc biệt.
Nó có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đảm bảo tuân thủ các quy định vận chuyển nội địa và tiêu chuẩn ngành.
2. Mẫu vận đơn của CanadaCustoms
Mẫu vận đơn thẳng của CanadaCustoms là tài liệu đáng tin cậy để vận chuyển hàng hóa trong Canada.
Mẫu này chứng minh thỏa thuận không thể thương lượng, ràng buộc về mặt pháp lý giữa người gửi hàng và người vận chuyển, bảo vệ bạn khỏi những hiểu lầm, tranh chấp hoặc vi phạm nghĩa vụ có thể xảy ra.
Không giống như mẫu trước, mẫu BoL này ngắn gọn và dễ sử dụng. Định dạng chuẩn hóa của mẫu này giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
Mẫu này bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết của lô hàng, chẳng hạn như danh tính và địa chỉ của người gửi, người nhận và người vận chuyển, cùng với số lượng, trọng lượng, mô tả và loại bao bì được sử dụng cho lô hàng.
Giống như tất cả các vận đơn tốt, mẫu này cũng bao gồm số vận đơn duy nhất hoặc số nhận dạng lô hàng để dễ dàng theo dõi và tham khảo.
3. Mẫu vận đơn PDF của PDFFiller
Mẫu vận đơn PDF của PDFFiller có thể là tài liệu hữu ích để theo dõi hàng hóa vận chuyển của bạn. Mẫu này giúp bạn ghi lại các chi tiết quan trọng về lô hàng để tham khảo trong tương lai. Có nhiều phần cần điền, bao gồm thông tin đơn đặt hàng của khách hàng, thông tin nhà vận chuyển, danh sách kiểm tra hàng hóa đã được xếp lên xe và số lượng hàng hóa, mô tả hàng hóa và hơn thế nữa.
Điểm nổi bật? Nó được thiết kế để quản lý nhiều lô hàng trong một tài liệu duy nhất.
Kết quả là, nó giúp hợp lý hóa quy trình lưu trữ hồ sơ, trở thành công cụ không thể thiếu cho các chuyên gia logistics.
Nhờ định dạng PDF, bạn có thể dễ dàng lưu bản sao thông tin cho hồ sơ cá nhân và gửi cho bất kỳ ai cần.
4. Mẫu biểu mẫu vận đơn Excel của WPSTemplate (Tương thích với Google Trang tính)
Mẫu biểu mẫu vận đơn Excel của WPSTemplate cho phép bạn tạo các tài liệu vận chuyển chuyên nghiệp và tuân thủ quy định bằng giao diện Microsoft Excel quen thuộc. Mẫu này cũng có thể được sử dụng với Google Trang tính.
Với thiết kế thân thiện với người dùng, bạn có thể dễ dàng nhập và chỉnh sửa các chi tiết vận chuyển cần thiết như thông tin người gửi và người nhận hàng, mô tả hàng hóa, v.v.
Mẫu này sẽ giúp bạn tự động định dạng vận đơn, tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể chỉnh sửa và cập nhật mẫu theo nhu cầu, phù hợp với các tình huống vận chuyển khác nhau.
Mẫu này tuân theo các tiêu chuẩn ngành về vận đơn, đảm bảo tính tuân thủ và tính pháp lý trong các giao dịch vận chuyển của bạn. Mẫu này phù hợp để ghi chép tất cả các giao dịch vận chuyển trong nước hoặc quốc tế.
Bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh mẫu này vì nó có định dạng chung, không dành riêng cho ngành cụ thể. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn điều hành một doanh nghiệp cần mẫu vận đơn linh hoạt cho các tình huống mua sắm khác nhau.
Lưu vào phần mềm logistics của bạn để tùy chỉnh nhanh chóng cho các yêu cầu vận chuyển khác nhau.
5. Mẫu vận đơn PDF của Fluix
Đôi khi, bạn cần một mẫu vận đơn nâng cao với các quyền kiểm soát truy cập cao cấp để đảm bảo bảo mật cho lô hàng của mình. Nếu bạn vận chuyển hàng hóa có giá trị cao hoặc hàng hóa cho người nhận muốn giữ thông tin riêng tư, mẫu PDF Vận đơn của Fluix là lựa chọn phù hợp cho bạn.
Chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể chỉnh sửa các trường vận chuyển và thanh toán trên vận đơn, đảm bảo bảo mật và tính chính xác. Điều này giúp người gửi hàng dễ dàng tùy chỉnh tài liệu vận chuyển.
Bạn có thể sử dụng mẫu này làm vận đơn trực tiếp không thể chuyển nhượng cho bất kỳ phương thức vận chuyển nào.
Bố cục gọn gàng của mẫu giúp nó trở nên trực quan và dễ hiểu. Mẫu này linh hoạt và có thể tùy chỉnh hơn nhiều so với các mẫu PDF thông thường.
Bạn cũng có thể điền biểu mẫu này dưới dạng biểu mẫu web trong nền tảng Fluix, một cách thuận tiện và nhanh chóng để mở rộng quy mô hoạt động vận chuyển của bạn. Mặc dù không có các trường nâng cao cho các trường hợp thanh toán phức tạp, nhưng đây là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các freelancer cần một mẫu vận đơn linh hoạt và có kiểm soát truy cập.
6. Mẫu vận đơn đường biển của Shipping Solutions
Mẫu vận đơn này được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển.
Mẫu vận đơn hàng hải của Shipping Solutions là tài liệu toàn diện và đáng tin cậy, bao gồm tất cả các khía cạnh cần thiết cho vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của bạn.
Mẫu này vừa là bằng chứng hợp đồng vận chuyển hợp pháp vừa là chứng từ sở hữu hàng hóa. Mẫu này đề cập đến thông tin chi tiết của các bên liên quan đến việc vận chuyển, mô tả hàng hóa và hướng dẫn vận chuyển.
Mẫu vận đơn này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao quyền sở hữu, thanh toán và thông quan hàng hóa đã vận chuyển để hàng hóa được giao đến nơi an toàn.
Mặc dù không phù hợp với các phương thức vận chuyển khác, nó là lựa chọn lý tưởng cho các công ty thường xuyên tham gia vào các chuyến vận chuyển biển quốc tế.
7. Mẫu vận đơn của IncoDocs
Bạn muốn có một mẫu vận đơn dễ sử dụng và hiệu quả? Hãy thử mẫu vận đơn của IncoDocs. Mẫu này giúp bạn dễ dàng ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng của giao dịch vận chuyển.
Bố cục linh hoạt và thiết kế gọn gàng khiến mẫu này phù hợp với nhiều loại hàng hóa vận chuyển. Mẫu này bao gồm thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng và bên được thông báo nếu người nhận hàng không có mặt.
Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay lớn, bạn đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng vận đơn của IncoDocs để hợp lý hóa quy trình vận chuyển của mình.
8. Mẫu vận đơn của SmartSheet cho Word, Tài liệu Google và PDF
SmartSheet có mẫu vận đơn hàng hóa rất đẹp và hữu ích cho Word, Tài liệu Google và bạn cũng có thể tải xuống dưới dạng PDF. Hãy xem qua và sử dụng nếu bạn thấy hữu ích cho mục đích của mình.
Các công cụ logistics khác: ClickUp
Giá như chỉ cần một mẫu là đủ để hợp lý hóa tất cả các hoạt động hậu cần của bạn! Chúng tôi hiểu rằng điều đó là không thể.
Doanh nghiệp của bạn cần một nền tảng quản lý logistics có thể làm tất cả mọi việc.
Gặp gỡ ClickUp. ClickUp chủ yếu là một nền tảng quản lý dự án và cộng tác có thể được sử dụng để quản lý các công việc, quy trình công việc và cộng tác liên quan đến việc tạo và xử lý vận đơn và các tài liệu khác cho quy trình công việc logistics của bạn.
Nói cách khác, nó có thể giúp việc thực hiện dự án hàng ngày trở nên dễ dàng hơn bằng cách loại bỏ công việc bận rộn cho các công ty logistics.
1. Các tính năng quản lý dự án của ClickUp
Là một chuyên gia trong ngành vận chuyển, bạn phải hợp tác và giao tiếp với mọi người trên khắp thế giới. Công cụ quản lý dự án của ClickUp cung cấp cho bạn, nhóm của bạn và khách hàng của bạn một nền tảng tập trung để quản lý tất cả các cuộc hội thoại, giao tiếp, công việc, quy trình làm việc, chuyển giao công việc và hơn thế nữa.
Việc hợp nhất tất cả thông tin vận chuyển, chi tiết khách hàng và tài liệu vào một nơi giúp loại bỏ sự cần thiết của các bảng tính và email rải rác, cải thiện khả năng hiển thị cho tất cả các bên liên quan.
Hơn nữa, bạn có thể theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hóa theo thời gian thực bằng Bảng điều khiển của ClickUp. Bảng điều khiển này có thể tùy chỉnh để hiển thị các chỉ số quan trọng như dòng thời gian giao hàng, khả năng chậm trễ và phân bổ nguồn lực.
Điều này giúp bạn thiết lập và đạt được các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong quản lý dự án cho tổ chức của mình.
Cuối cùng, sử dụng Tự động hóa ClickUp sẽ giúp bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi thông tin cập nhật về lô hàng cho khách hàng hoặc tạo báo cáo, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi do con người gây ra.
2. Bộ CRM của ClickUp
Bạn có thể hợp lý hóa các quy trình kinh doanh vận chuyển hàng hóa — giao tiếp với khách hàng và quy trình thanh toán — thông qua bộ CRM của ClickUp.
ClickUp CRM đảm bảo bạn có thông tin khách hàng trong tầm tay, bao gồm chi tiết liên hệ, lịch sử giao hàng và mọi tương tác trong quá khứ. Điều này giúp nhóm bán hàng của bạn có chế độ xem đầy đủ về từng khách hàng và cho phép họ cá nhân hóa cách tiếp cận trong các cuộc hội thoại với khách hàng.
Đại diện bán hàng có thể gửi email, lên lịch cuộc gọi và theo dõi các tương tác trực tiếp trong ClickUp. Điều này đảm bảo việc theo dõi kịp thời và củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Cuối cùng, bạn có quyền truy cập vào các tính năng có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như phân cấp thư mục và danh sách để sắp xếp thông tin khách hàng tốt hơn, bộ lọc và thẻ để tìm thông tin thanh toán cụ thể, và báo cáo nâng cao để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh của bạn.
3. ClickUp Tài liệu
ClickUp Docs có thể biến thành kho lưu trữ kiến thức toàn diện cho công ty vận chuyển của bạn, lưu trữ các tài liệu quan trọng như:
- Chính sách vận chuyển: Nêu rõ các điều khoản, điều kiện và giới hạn vận chuyển của công ty bạn
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP): Ghi lại từng bước quy trình xử lý các loại hàng hóa, quy trình đóng gói và các quy tắc an toàn khác nhau
- Hợp đồng và thỏa thuận: Lưu trữ các hợp đồng đã ký với khách hàng, nhà cung cấp và nhà vận chuyển để dễ dàng tham khảo
Tạo mẫu bằng ClickUp Docs để quản lý kho hàng, theo dõi mức tồn kho và tạo báo cáo để tối ưu hóa việc lưu trữ và ngăn ngừa tình trạng hết hàng trong hoạt động logistics. Bạn có thể thêm tiện ích để cập nhật quy trình làm việc, phân công công việc trong tài liệu của mình và hơn thế nữa.
4. Công cụ theo dõi thời gian của ClickUp
Nếu công ty của bạn tính hóa đơn theo giờ, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi thời gian của ClickUp để đảm bảo việc thu tiền thanh toán và lập hóa đơn được thực hiện chính xác. Tính năng này cũng rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án làm việc với các nhà thầu: Quản lý các giai đoạn dự án khác nhau và đạt được mục tiêu quản lý dự án của bạn nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Theo dõi thời gian có thể giúp bạn xem thời gian xử lý mỗi lô hàng, từ đó ước lượng chi phí và phân bổ nguồn lực tốt hơn.
Phân tích dữ liệu thời gian để xác định chính xác nơi hàng hóa bị chậm trễ (ví dụ: thông quan, xử lý giấy tờ). Điều này giúp hợp lý hóa quy trình và cải thiện hiệu quả tổng thể.
Cuối cùng, với chế độ xem quy trình công việc có thể tùy chỉnh và cấu trúc phân chia công việc, bạn có thể theo dõi thời gian từng thành viên trong nhóm dành cho các công việc liên quan đến vận chuyển để xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc nhận ra những nhân viên có hiệu suất cao.
Lựa chọn mẫu vận đơn phù hợp nhất cho nhu cầu vận chuyển của bạn
Các tài liệu vận đơn không chỉ là những tờ giấy trong ngành vận tải và logistics—chúng là các tài liệu pháp lý quan trọng giám sát và bảo vệ việc vận chuyển hàng hóa trên toàn thế giới.
Các mẫu vận đơn, có sẵn ở các định dạng đa năng như Excel, PDF và nền tảng dựa trên web, cung cấp cho các doanh nghiệp các công cụ cần thiết để giảm thiểu rủi ro và đơn giản hóa việc vận chuyển.
Bất kể bạn chọn biểu mẫu vận đơn nào, ClickUp đều cung cấp nhiều công cụ và tính năng có thể hợp lý hóa quy trình vận chuyển và thanh toán của bạn.
Quản lý công việc, theo dõi lô hàng theo thời gian thực và trải nghiệm quy trình vận chuyển trơn tru, hiệu quả hơn. Ngoài ra, ClickUp tích hợp liền mạch với quy trình thanh toán của bạn. Tạo hóa đơn chính xác dựa trên dữ liệu theo dõi thời gian chi tiết cho từng lô hàng. Bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!