Các nhà điều hành kỳ vọng rằng đến năm 2028, 70% nhân viên sẽ sử dụng AI để hỗ trợ các quyết định kinh doanh hàng ngày, quy trình công việc và thậm chí là lập kế hoạch tổng thể.
Và hầu hết chúng ta đều trải nghiệm điều này hàng ngày.
Tuy nhiên, các công cụ quản lý lực lượng lao động cũ và hệ thống lập lịch thủ công, những công cụ đã giúp chúng ta đạt được thành công như ngày hôm nay, đang bắt đầu bộc lộ những hạn chế. Chúng không thể theo kịp nhu cầu thay đổi của khách hàng và bỏ lỡ các dấu hiệu cảnh báo sớm về tình trạng kiệt sức của nhân viên. Hầu hết các công cụ này không được thiết kế để phù hợp với tốc độ phát triển hiện nay.
Nếu bạn làm việc trong ngành quản lý lực lượng lao động và muốn luôn dẫn đầu, bạn đã đến đúng nơi.
Tiếp tục đọc để xem các công cụ quản lý lực lượng lao động AI hiện đại đang giúp xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả như thế nào và bạn cũng có thể làm được điều đó.
Quản lý nhân lực bằng trí tuệ nhân tạo (AI) là gì?
Quản lý lực lượng lao động bằng AI sử dụng trí tuệ nhân tạo, học máy và phân tích dự đoán để tối ưu hóa mọi khía cạnh của việc quản lý lực lượng lao động, từ lập lịch và phân công công việc đến đào tạo, theo dõi hiệu suất và hỗ trợ nhân viên.
Dưới đây là cách nó hoạt động trong thực tế:
- Dự đoán số lượng nhân viên cần thiết dựa trên xu hướng kinh doanh và dữ liệu thời gian thực
- Tự động hóa lập lịch ca làm việc dựa trên tình trạng sẵn sàng của nhân viên và nhu cầu kinh doanh
- Đang theo dõi hiệu suất và năng suất của nhân viên bằng thông tin chi tiết về dữ liệu
- Cung cấp đào tạo và phát triển cá nhân hóa dựa trên khoảng cách kỹ năng
- Tự động hóa các công việc nhân sự lặp đi lặp lại như theo dõi thời gian, tính lương và quản lý nghỉ phép
Quản lý lực lượng lao động bằng AI giải quyết những thách thức nào?
Các công cụ quản lý lực lượng lao động AI được xây dựng để giải quyết những thách thức khó khăn hàng ngày khiến doanh nghiệp mất thời gian, tiền bạc và tinh thần của nhóm.
Dưới đây là một số thách thức mà nó giải quyết:
- Thừa nhân sự và thiếu nhân sự: Là người đứng đầu bộ phận nhân sự, bạn không muốn phải đối mặt với tình trạng thiếu nhân sự, thừa nhân sự hoặc xung đột lịch trình. Bạn có thể sử dụng các thuật toán AI để điều chỉnh nguồn nhân lực một cách linh hoạt theo nhu cầu kinh doanh thực tế
- Lập lịch ca làm việc thủ công: Đối với các quản lý nhóm và lãnh đạo doanh nghiệp, AI tự động tạo lịch ca làm việc dựa trên tình trạng sẵn sàng của nhân viên, kỹ năng, luật lao động và nhu cầu kinh doanh. Khi AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch chiến lược cho lực lượng lao động
- Rủi ro tuân thủ: Từ quy định làm thêm giờ đến thời gian nghỉ ngơi, các công cụ AI sẽ báo hiệu các vi phạm luật lao động tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Điều này giúp loại bỏ việc kiểm tra thủ công liên tục, đồng thời giúp các nhóm của bạn tuân thủ các quy định của khu vực và ngành cụ thể
- Vắng mặt vào phút chót: Khi thành viên trong nhóm của bạn báo ốm, bạn có thể sử dụng quản lý lực lượng lao động dựa trên AI để đề xuất người thay thế tốt nhất dựa trên tình trạng sẵn sàng, hiệu suất trong quá khứ và khối lượng công việc hiện tại
- Thiếu hiển thị thời gian thực về hoạt động: Là người quản lý, bạn hiểu rõ sự khó khăn khi làm việc với thông tin lỗi thời, dẫn đến phản ứng chậm chạp. Với bảng điều khiển dựa trên AI, bạn có thể nhận thông tin chi tiết về mức độ nhân sự, hiệu suất ca làm việc, nhu cầu tăng đột biến, v.v
- Quá tải dữ liệu mà không có thông tin chi tiết có thể hành động: Các công cụ quản lý lực lượng lao động AI tạo ra rất nhiều dữ liệu. Ngoài ra, chúng còn lấy dữ liệu từ hệ thống tính lương, theo dõi thời gian, hiệu suất và nhân sự. Tuy nhiên, việc hiểu được những thông tin chi tiết này là nhiệm vụ của ban lãnh đạo. AI biến dữ liệu lực lượng lao động thành thông tin chi tiết có thể hành động
📚 Phần thưởng: Cách tạo và tối ưu hóa bản đồ quy trình AI
Cách AI đang thay đổi quản lý nguồn nhân lực
1. Lập kế hoạch dự đoán sự tham gia
Một trong những nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả của lực lượng lao động thường bị bỏ qua là tình trạng vắng mặt không có kế hoạch. AI giải quyết vấn đề này bằng cách chuyển từ kế hoạch phản ứng sang mô hình dự đoán sự tham gia.
Các hệ thống này sử dụng các thuật toán học máy, đặc biệt là mô hình dự báo và phân loại chuỗi thời gian, để xác định các mẫu tham dự. Chúng tính đến dữ liệu tham dự trong quá khứ, xu hướng cụ thể của nhóm, ngày lễ, hành vi trong quá khứ của từng nhân viên và thậm chí cả các biến số bên ngoài như dữ liệu thời tiết hoặc sự kiện công cộng.
Tại đây, các thuật toán AI sẽ đánh dấu các kỳ có khả năng tăng cao về tình trạng vắng mặt hoặc các thành viên cụ thể trong nhóm có nguy cơ nghỉ phép đột xuất.
📍 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một công ty logistics trên toàn quốc với hơn 1.000 nhân viên kho hàng trực tiếp. Họ sẽ nhận thấy sự gia tăng bất thường về số lượng nhân viên vắng mặt trong các lễ hội khu vực ở các vùng cụ thể.
Công ty đã sử dụng trợ lý cá nhân AI được đào tạo dựa trên dữ liệu lịch sử, chẳng hạn như hồ sơ chấm công, lịch địa phương và lịch làm việc. Với việc báo trước về các trường hợp vắng mặt, các nhà lãnh đạo vận hành có đủ thời gian để phân công lại ca làm việc, đưa ra các ưu đãi hoặc tăng số lượng nhân viên trực.
Loại dự báo này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp hoạt động và lao động nặng, nơi hiển thị đã bị giới hạn và kế hoạch thủ công thường bị chậm trễ do các yếu tố bên ngoài.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Và trong khi các nhóm doanh nghiệp đang bắt đầu khám phá AI dự đoán trong các công cụ lập lịch làm việc riêng lẻ, sức mạnh thực sự sẽ phát huy khi nó được tích hợp vào hệ thống rộng lớn hơn, nơi công việc diễn ra.
Hãy sử dụng ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc.
Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp cho phép trưởng nhóm hình dung sức chứa, thời gian nghỉ và phân phối công việc của từng thành viên theo múi giờ và nhóm.
Kết hợp với ClickUp Brain, bạn có thể hiểu tại sao sức chứa bị giảm, những mẫu nào đang xuất hiện và những tuần tới có thể gặp rủi ro. Ngoài ra, bằng cách sử dụng AI trong nhân sự, các nhóm của bạn có thể hành động nhanh hơn vì Brain tóm tắt công việc, đề xuất các bước tiếp theo và trả lời các câu hỏi cụ thể về dự án.
2. Tuyển dụng thông minh và thu hút nhân tài
Tuyển dụng luôn là một trong những quy trình tốn nhiều tài nguyên nhất của các doanh nghiệp. Các phương pháp truyền thống như sàng lọc hồ sơ thủ công, nhiều vòng phỏng vấn và đánh giá chủ quan không chỉ tốn thời gian mà còn dễ bị ảnh hưởng bởi định kiến vô thức.
AI tại nơi làm việc đang thay đổi điều đó bằng cách tự động hóa quá trình sàng lọc ban đầu và cung cấp thông tin chi tiết về ứng viên dựa trên dữ liệu.
📍 Ví dụ: Unilever đã cải tiến quy trình tuyển dụng nhân tài mới bằng cách sử dụng hệ thống hỗ trợ AI, thay thế việc sàng lọc hồ sơ thủ công bằng các bài đánh giá nhận thức dưới dạng trò chơi và phỏng vấn video tự động.
Các ứng viên tham gia các trò chơi dựa trên khoa học thần kinh để đánh giá các đặc điểm như khả năng chấp nhận rủi ro và kỹ năng giải quyết vấn đề. Sau đó, họ ghi lại các video trả lời ngắn để AI phân tích giọng điệu, lựa chọn từ ngữ và thậm chí cả các biểu hiện vi mô.
Quá trình chuyển đổi số này đã giảm thời gian tuyển dụng xuống 75%, đồng thời duy trì chất lượng và nâng cao đa dạng, vì AI đã loại bỏ nhiều thành kiến truyền thống thường xuất hiện trong đánh giá của con người.
📮 ClickUp Insight: 62% số người tham gia khảo sát của chúng tôi tin tưởng vào các công cụ AI hội thoại như ChatGPT và Claude.
Giao diện chatbot quen thuộc và khả năng đa năng của chúng — tạo nội dung, phân tích dữ liệu và hơn thế nữa — có thể là lý do tại sao chúng rất phổ biến trong các vai trò và ngành công nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, nếu người dùng phải chuyển sang tab khác để hỏi AI mỗi lần, chi phí chuyển đổi và chuyển đổi ngữ cảnh sẽ tăng lên theo thời gian.
Tuy nhiên, với ClickUp Brain thì không. Nó tồn tại ngay trong Không gian Làm việc của bạn, biết bạn đang làm gì, có thể hiểu các lời nhắc văn bản thuần túy và cung cấp cho bạn các câu trả lời có liên quan cao đến công việc của bạn! Trải nghiệm năng suất tăng gấp đôi với ClickUp!
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Khi nói đến việc tổ chức quy trình tuyển dụng, quản lý thông tin ứng viên và đưa ra quyết định nhân sự thông minh hơn, ClickUp Brain và ClickUp Knowledge Management là những trợ thủ đắc lực của bạn.
AI tạo ra của ClickUp Brain có thể tự động tóm tắt hồ sơ ứng viên, các cuộc phỏng vấn trước đây và ghi chú thành một cơ sở kiến thức rõ ràng, có thể tìm kiếm được. Thay vì các nhóm nhân sự phải xem lại phản hồi phỏng vấn thủ công, ClickUp Brain có thể lấy các chủ đề, điểm mạnh và rủi ro chung từ tất cả các ghi chú của người phỏng vấn và trình bày một chế độ xem tóm tắt.
Nhận câu trả lời toàn diện về điểm mạnh, mối quan tâm và kỹ năng của ứng viên bằng ClickUp Brain, công cụ AI hỗ trợ công việc tối ưu.
⚡️Mẫu bổ sung: Bạn muốn quản lý khối lượng công việc của nhân viên tốt hơn? Hãy tải mẫu quản lý khối lượng công việc sẵn sàng sử dụng này:
Trong khi đó, Quản lý kiến thức AI trong ClickUp đảm bảo mọi cuộc hội thoại với ứng viên, đánh giá hồ sơ và quyết định tuyển dụng đều được ghi chép chính xác, liên kết với vai trò công việc và dễ dàng xem lại sau này.
3. Phát triển và đào tạo nhân viên theo nhu cầu cá nhân
Trong hầu hết các tổ chức, các chương trình đào tạo được tiêu chuẩn hóa, mang tính phản ứng và thường không liên quan đến hiệu suất thực tế. Ngược lại, AI tùy chỉnh lộ trình phát triển cho từng cá nhân dựa trên mục tiêu, lỗ hổng kỹ năng hiện tại và thậm chí là cách học hiệu quả nhất của họ.
Ví dụ: Accenture đã triển khai các giải pháp dựa trên AI để nâng cao phát triển lực lượng lao động. Các công cụ này hiểu các điểm dữ liệu khác nhau, bao gồm đóng góp dự án, chứng chỉ, phản hồi của quản lý và mô hình hợp tác, để tạo hồ sơ kỹ năng toàn diện cho nhân viên.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Để kết hợp phát triển nhân viên và năng suất, ClickUp Brain giúp trích xuất và tóm tắt sự phát triển kỹ năng, ghi chú hiệu suất và phản hồi vào bảng điều khiển học tập được cá nhân hóa.
Bắt đầu bằng cách hỏi '[Tên người] đã thể hiện những lỗ hổng kỹ năng nào trong hai lần tổng kết dự án gần đây nhất? Và Brain sẽ phân tích tài liệu, công việc và ghi chú 1:1 để cung cấp cho bạn câu trả lời tổng hợp. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin này để hướng dẫn và động viên nhân viên của mình.
Để tăng thêm ưu đãi:
- Tạo các lộ trình phát triển tùy chỉnh dưới dạng Nhiệm vụ ClickUp được liên kết với Tài liệu, với tài liệu học tập, thời hạn và điểm kiểm tra phản hồi được nhúng sẵn
- Sử dụng Tài liệu được hỗ trợ bởi AI để lưu trữ nhật ký học tập hoặc nhật ký phản ánh được cập nhật động khi các công việc hoặc cột mốc mới được hoàn thành
- Xây dựng trung tâm kiến thức bên trong ClickUp với các tài nguyên được tuyển chọn, phù hợp với vai trò cụ thể, được sắp xếp theo nhóm kỹ năng
4. Lập kế hoạch lực lượng lao động dự đoán
Điều cuối cùng bạn muốn là nhận ra rằng mình thiếu nhân sự khi dự án sắp đến hạn. Bạn có thể sử dụng AI để phát hiện những lỗ hổng này trước. Các công cụ AI sẽ xem xét băng thông hiện tại của nhóm, dòng thời gian tuyển dụng, phạm vi dự án và thậm chí cả các dấu hiệu kiệt sức trong quá khứ để dự báo vai trò bạn sẽ cần và thời điểm cần.
📍 Ví dụ: Giả sử bạn là người đứng đầu bộ phận vận hành tại một công ty công nghệ y tế đang triển khai một nền tảng chẩn đoán mới trên năm bang. Mô hình AI của bạn phát hiện ra rằng, dựa trên tốc độ triển khai và khối lượng yêu cầu hỗ trợ, bạn có khả năng sẽ phải đối mặt với tình trạng thiếu nhân viên lâm sàng tại New York vào tháng 7. Đồng thời, mô hình này cũng báo cáo về các nhân viên hỗ trợ chưa được sử dụng hết công suất tại Chicago. Thông tin chi tiết này cho phép bạn mở các vai trò sớm hơn hoặc phân công lại nhân sự từ sớm.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt ngay lập tức dòng thời gian dự án, khoảng trống tuyển dụng và tắc nghẽn nguồn lực bằng cách quét các nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Bạn có thể hỏi, 'Dựa trên các dự án sắp ra mắt, chúng ta đang thiếu nhân sự ở đâu? và nhận được câu trả lời kèm theo liên kết đến dữ liệu hỗ trợ.
Hơn nữa, hãy sắp xếp tất cả các giả định về lực lượng lao động, kế hoạch tuyển dụng và dữ liệu tải công việc của nhóm trong Tài liệu ClickUp, liên kết chéo với các nhiệm vụ. Tốt hơn nữa, hãy sử dụng Chế độ xem ClickUp để phát hiện những bộ phận nào đang gần đạt công suất tối đa hoặc những kỹ năng nào đang bị sử dụng không hiệu quả.
5. Tự động hóa các công việc nhân sự thường ngày
Là một nhóm nhân sự, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn mức mong muốn cho các công việc lặp đi lặp lại như phê duyệt đơn xin nghỉ phép, phân công danh sách kiểm tra cho nhân viên mới, trả lời các câu hỏi về chính sách và cập nhật biểu đồ tổ chức. Tất nhiên, tất cả những việc này đều cần thiết. Tuy nhiên, chúng làm mất thời gian mà bạn có thể dành cho những việc quan trọng hơn: xây dựng chiến lược nhân sự vững mạnh và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
📍 Ví dụ: Giả sử bạn đang mở rộng quy mô một công ty khởi nghiệp SaaS với 100 nhân viên. Mỗi khi có nhân viên mới gia nhập, một nhân viên bộ phận nhân sự sẽ gửi cho họ tài liệu giới thiệu công ty, thiết lập các yêu cầu về CNTT, cập nhật tài liệu chào mừng của nhóm và ghi chép các thủ tục giấy tờ vào hệ thống nhân sự. Bây giờ, hãy tưởng tượng AI xử lý tất cả những việc đó. Ngay khi công việc mới được tạo, nó sẽ kích hoạt quy trình quản lý công việc, phân công các mục danh sách kiểm tra, tạo lịch trình nhập việc và thông báo cho các nhóm liên quan.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Để tận dụng tự động hóa quy trình làm việc, hoạt động nhân sự của bạn cần một bộ não trung tâm và một hệ thống kiến thức có tổ chức.
Điều quan trọng trước tiên. Sử dụng Quản lý kiến thức AI thông qua ClickUp Brain để tạo lịch trình nhập việc, tóm tắt các cập nhật chính sách hoặc trả lời các truy vấn nội bộ về nhân sự trong thời gian thực. Giả sử một thành viên trong nhóm gõ câu hỏi: "Chính sách nghỉ phép của công ty là gì?" và ClickUp Brain sẽ tìm ra phần liên quan từ Tài liệu nhân sự của bạn trong vài giây.
Ngoài ra, bạn còn có thể:
- Tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại như phê duyệt PTO, chuyển giao tài liệu và cập nhật trạng thái bằng ClickUp Automations
- Thiết lập tự động hóa kích hoạt bằng biểu mẫu để tạo ngay các công việc nhập việc khi có người điền vào biểu mẫu tuyển dụng
6. Nâng cao sự tham gia và trải nghiệm của nhân viên
Nếu bạn vẫn dựa vào khảo sát hàng năm để theo dõi mức độ gắn kết, bạn đã tụt hậu rồi. Với AI, bạn có thể phát hiện sự mất gắn kết ngay khi nó xảy ra, cá nhân hóa hỗ trợ trước khi sự thất vọng tích tụ và tạo vòng phản hồi thời gian thực để cho nhân viên thấy rằng họ được lắng nghe hàng tháng hoặc hàng quý.
📍 Ví dụ: Qualtrics sử dụng phân tích cảm xúc dựa trên AI để theo dõi phản hồi của nhân viên liên tục, không chỉ sau các sự kiện lớn. Hệ thống của họ phân tích các câu trả lời khảo sát, ghi chú cuộc họp và thậm chí cả các bình luận văn bản mở để phát hiện các dấu hiệu ban đầu của sự không hài lòng, căng thẳng hoặc mất gắn kết.
Nếu AI báo hiệu rằng nhân viên trong một bộ phận cụ thể đang thể hiện sự sụt giảm trong cảm xúc đối với giao tiếp của lãnh đạo, các nhà quản lý có thể nhanh chóng can thiệp bằng các cuộc họp toàn thể, cuộc họp bỏ qua cấp trên hoặc diễn đàn phản hồi ẩn danh.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Để vòng phản hồi thời gian thực này hoạt động hiệu quả trên thực tế, bạn phải làm hơn là chỉ thực hiện khảo sát. Bạn cần AI có khả năng lắng nghe tự động, và đó là nơi ClickUp AI Notetaker trở thành công cụ thay đổi cuộc chơi.
ClickUp AI Notetaker tự động ghi âm, ghi chép và tóm tắt các cuộc họp nội bộ, cuộc họp 1:1 và báo cáo của nhóm. Ví dụ: nếu nhiều cuộc họp hàng tuần cho thấy sự thất vọng lặp đi lặp lại về dòng thời gian của dự án, AI Notetaker sẽ ghi lại những lo ngại đó và nêu rõ để lãnh đạo xem xét.
Tóm tắt từ AI Notetaker có thể được lưu trữ trong ClickUp Docs, biến phản hồi thành kiến thức có cấu trúc, có thể tìm kiếm, hoàn hảo cho các đánh giá cam kết hàng quý hoặc kế hoạch hành động ngay lập tức.
7. Quản lý hiệu suất theo thời gian thực
Cách quản lý hiệu suất cũ — một cuộc họp đánh giá vào cuối năm — đang nhanh chóng trở nên không còn phù hợp. Ngày nay, các nhóm cần phản hồi liên tục, điều chỉnh hướng đi nhanh chóng và hiển thị thực tế về cách họ đang theo dõi mục tiêu.
AI cho quản lý quy trình công việc hiện cho phép bạn có cái nhìn sâu sắc về hiệu suất theo thời gian thực, giúp các nhà quản lý của bạn có những cuộc hội thoại ý nghĩa trong suốt cả năm.
📍 Ví dụ: Adobe nổi tiếng với việc loại bỏ đánh giá hiệu suất hàng năm và thay thế bằng một quy trình liên tục có tên là "Check-Ins". Các nhà quản lý tổ chức các cuộc hội thoại thường xuyên về mục tiêu, sự phát triển và phản hồi, được hỗ trợ bởi các công cụ dựa trên AI, giúp báo hiệu khi nhân viên có thể cần thêm hỗ trợ hoặc sự công nhận.
Họ đã ghi nhận mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn và tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn sau khi áp dụng thay đổi này.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Để đưa quản lý hiệu suất thời gian thực vào hoạt động hàng ngày, bạn cần hiển thị tất cả các nhiệm vụ, mục tiêu, phản hồi và ưu tiên. Đó là nơi ClickUp Dashboards và ClickUp Brain tạo ra tác động lớn.
Bảng điều khiển cho phép người quản lý xem cập nhật trực tiếp về tiến độ hoàn thành công việc, tiến độ mục tiêu, tình trạng dự án và khối lượng công việc của từng cá nhân, tất cả trong một chế độ xem. Ví dụ: bạn có thể thiết lập bảng điều khiển hiển thị tỷ lệ hoàn thành công việc hàng tuần của từng thành viên trong nhóm, các mục quá hạn và các cột mốc mục tiêu. Chỉ cần một cái nhìn là bạn có thể biết ai cần giúp đỡ hoặc khen ngợi.
Trong khi đó, ClickUp Brain sẽ tự động tóm tắt các ghi chú về hiệu suất từ các cuộc họp hàng tuần, đánh giá sprint và các cuộc họp cá nhân thành những thông tin quan trọng. Thay vì phải tìm kiếm trong các tài liệu hoặc công việc, bạn sẽ có một bản tóm tắt thông minh sẵn sàng cho lần kiểm tra tiếp theo.
Vượt xa hơn thế:
- Các nhà quản lý có thể nhúng KPI thời gian thực, tiến độ OKR và dòng thời gian dự án trực tiếp vào bảng điều khiển, giúp mọi cuộc hội thoại về hiệu suất dựa trên dữ liệu và có thể hành động được
- Ngoài ra, phần mềm tự động hóa công việc cung cấp các kích hoạt để gửi lời nhắc hoặc lời khuyên dựa trên xu hướng hiệu suất. Ví dụ: nếu mục tiêu chậm 20%, người quản lý sẽ nhận được cảnh báo tự động để can thiệp sớm
8. Bảo tồn và chuyển giao kiến thức dựa trên trí tuệ nhân tạo
Khi nhân viên rời công ty hoặc chuyển nhóm, họ thường mang theo nhiều năm kinh nghiệm, quy trình và kiến thức, dẫn đến những khoảng trống lớn làm chậm quá trình tuyển dụng nhân viên mới. Điều này cũng ảnh hưởng đến năng suất. Việc chuyển giao công việc theo cách truyền thống hoặc tài liệu tạm thời thường bỏ sót những thông tin quan trọng.
📍 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý hoạt động tại một công ty fintech đang phát triển. Chuyên viên phân tích chính của bạn, người hiểu rõ mọi chi tiết của hệ thống báo cáo, đã nộp đơn xin nghỉ việc. Trong lúc vội vàng, cô ấy giao cho bạn một danh sách kiểm tra cơ bản, nhưng lý do đằng sau một số quy trình công việc, các rủi ro tiềm ẩn và những điểm khác biệt của từng khách hàng đã bị bỏ sót.
Bây giờ, hãy tưởng tượng nếu các đại lý AI cho năng suất đã âm thầm ghi lại các phương pháp hay nhất của cô ấy, tóm tắt ghi chú cuộc họp, ghi chép các dự án đã hoàn thành và liên kết lịch sử quyết định.
Khi cô ấy rời đi, kiến thức của cô ấy không bị mất đi. Nó được tổ chức gọn gàng, dễ tìm kiếm và sẵn sàng cho nhân viên mới tiếp quản mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Hợp lý hóa quản lý lực lượng lao động với ClickUp
Việc thu thập và chuyển giao kiến thức tổ chức không bao giờ nên diễn ra một cách hỗn loạn. Để giải quyết vấn đề này, hãy sử dụng Quản lý kiến thức ClickUp để tự động lưu giữ các cập nhật về dự án, đánh giá lại và các cuộc thảo luận về nhiệm vụ quan trọng trong các tài liệu kiến thức gọn gàng, có tổ chức.
Giả sử một người quản lý hỏi: "Những thách thức lớn nhất trong lần triển khai cho khách hàng gần đây nhất là gì?" và ClickUp Brain sẽ lấy một bản tóm tắt sẵn sàng sử dụng từ các nhiệm vụ, ghi chú cuộc họp và đánh giá sprint.
Chỉ trong nháy mắt, bạn có thể:
- Lưu trữ hướng dẫn, câu hỏi thường gặp và ghi chú chuyển giao công việc dành riêng cho nhóm trong ClickUp Docs, giúp tìm kiếm kiến thức quan trọng và liên kết chéo với các dự án có liên quan
- Sử dụng ClickUp Brain để chủ động đề xuất các lỗ hổng trong tài liệu — ví dụ: đánh dấu các dự án đã đóng mà không có bản tóm tắt tổng kết cuối cùng
- Xây dựng Trung tâm kiến thức năng động, nơi kiến thức tập thể phát triển theo thời gian, được sắp xếp theo thẻ như nhóm, chủ đề hoặc giai đoạn dự án
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng AI để tăng năng suất (Các trường hợp sử dụng và công cụ)
Các lựa chọn phần mềm quản lý nhân lực AI tốt nhất
1. Sắp ra mắt
Với Trình tạo kế hoạch ca làm việc bằng AI của Soon, bạn có thể mô tả những gì nhóm của bạn cần, chẳng hạn như thời gian nghỉ ngơi, vai trò, số lượng, thời gian và địa điểm. Và chỉ với một cú nhấp chuột, nó sẽ tạo ra một kế hoạch ca làm việc hàng tuần hoàn chỉnh cho bạn.
Việc lựa chọn thành viên nhóm phù hợp cũng trở nên dễ dàng hơn với Smart People Picker. Công cụ này sẽ sắp xếp nhân viên vào các ca làm việc dựa trên tình trạng sẵn sàng, kỹ năng và sở thích của họ. Và với Soon Pulse thu thập phản hồi hàng ngày từ nhóm của bạn, bạn sẽ có chế độ xem rõ ràng về hiệu suất của nhân viên.
Các tính năng chính
- Tùy chỉnh quy tắc lịch trình nhân viên theo nhu cầu cụ thể của tổ chức, đảm bảo tuân thủ và hiệu quả
- Dự đoán nhu cầu nhân lực chính xác với các khoảng thời gian 15 phút, hàng giờ hoặc hàng ngày
- Kết nối dữ liệu lịch sử qua API, kết nối cơ sở dữ liệu trực tiếp hoặc tải lên CSV để dự báo chính xác
2. Quinyx
Quinyx giúp bạn sắp xếp ca làm việc của nhân viên phù hợp với nhu cầu thực tế, đồng thời đảm bảo lịch trình tuân thủ luật lao động và quy định nội bộ. Bạn có thể sử dụng công cụ này để theo dõi doanh số bán hàng trực tiếp. Khi có bất kỳ thay đổi nào, nó sẽ giúp bạn điều chỉnh mức nhân sự phù hợp.
Bằng cách kết hợp các dữ liệu như lưu lượng khách, giao dịch, doanh thu và thậm chí cả thời tiết, Quinyx dự đoán số lượng nhân viên bạn sẽ cần tại mỗi địa điểm.
Các tính năng chính
- Theo dõi thời gian đi làm, tan ca, giờ nghỉ và yêu cầu nghỉ phép của nhân viên trực tiếp qua ứng dụng di động Quinyx, giúp lưu trữ tất cả hồ sơ chấm công chính xác và tập trung
- Sử dụng phân tích quy trình làm việc để trực quan hóa xu hướng, so sánh hiệu suất và theo dõi các chỉ số khóa trên các đơn vị và địa điểm
- Mô phỏng các tình huống nhân sự, dự báo chi phí nhân công và lập kế hoạch tuyển dụng hoặc đào tạo trong tương lai
3. Scheduly. ai
Scheduly. ai, một công cụ quản lý lực lượng lao động, sử dụng phân tích nâng cao và các mô hình ngôn ngữ lớn để dự báo nhu cầu nhân sự. Công cụ này sử dụng các yếu tố thực tế, chẳng hạn như lưu lượng khách hàng cao điểm tại cửa hàng, các chương trình khuyến mãi theo mùa và ra mắt sản phẩm. Với tính năng lập lịch dựa trên AI và các mẫu có sẵn, bạn có thể tạo kế hoạch ca làm việc nhanh hơn, tự động phân công nhân viên phù hợp dựa trên dự báo nhu cầu.
Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào bảng điều khiển thời gian thực, có thể tùy chỉnh, phân tích mức độ nhân sự, ca làm việc, chi phí nhân công và các chỉ số KPI quản lý lực lượng lao động tại một nơi.
Các tính năng chính
- Cung cấp cho nhóm của bạn sự linh hoạt để quản lý lịch trình của họ một cách độc lập thông qua công cụ tự phục vụ di động của Scheduly. ai
- Tuân thủ quy định bằng cách tự động điều chỉnh lịch làm việc theo luật lao động, quy định của công đoàn và chính sách của công ty, đồng thời ngăn ngừa các vấn đề pháp lý
- Quản lý tài khoản nhân viên ở các cấp khác nhau bằng các biện pháp kiểm soát dựa trên vai trò để đảm bảo bảo mật dữ liệu và quyền truy cập phù hợp
4. Japfu. ai
Là một công cụ quản lý lực lượng lao động dựa trên AI, Japfu. ai giúp bạn tự động hóa các công việc nhân sự dư thừa. Bảng chấm công dựa trên AI cho phép nhóm của bạn ghi lại số giờ làm việc trong khi hệ thống tự động kiểm tra lỗi và tăng tốc quá trình phê duyệt.
Japfu. ai cũng tự động hóa việc tính lương, xử lý tiền lương, các khoản khấu trừ và hoàn trả cho tất cả các dự án của bạn với độ chính xác được kiểm tra bằng AI. Hơn nữa, Japfu. ai tự động hóa việc phân công vai trò và chuyển giao công việc trong quá trình nhập việc, thay đổi vai trò và rời việc để chuyển đổi lực lượng lao động.
Các tính năng chính
- Trả lời các truy vấn của bộ phận nhân sự và tự động hóa các công việc như theo dõi tài liệu, nhắc nhở bảng chấm công và cập nhật thông tin mới cho nhân viên mới với trợ lý AI Mivi của Japfu. ai
- Xác minh tính hợp lệ của nhân viên một cách dễ dàng trong quá trình onboarding với tích hợp trực tiếp của Japfu. ai với hệ thống USCIS E-Verify
- Quản lý tất cả các tài liệu về lực lượng lao động, từ hợp đồng đến biểu mẫu nhập việc và nghỉ việc trong một hệ thống tập trung, dễ truy cập để theo dõi và tuân thủ tốt hơn
Nâng cấp quản lý lực lượng lao động của bạn với ClickUp
Quản lý lực lượng lao động phân phối và ngày càng phát triển không có nghĩa là phải thực hiện vô số công việc thủ công, lập kế hoạch phản ứng hoặc hoạt động phân tán.
Với các công cụ quản lý nhân lực được hỗ trợ bởi AI, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, dự đoán nhu cầu nhân lực, tăng cường sự tham gia của nhân viên và thúc đẩy các quyết định thông minh, nhanh chóng ở mọi cấp độ.
ClickUp giúp quá trình chuyển đổi này trở nên dễ dàng hơn. Với các công cụ mạnh mẽ như Chế độ xem khối lượng công việc, Bảng điều khiển, Quản lý kiến thức, Brain và Tự động hóa, ClickUp mang lại tính hiển thị và cấu trúc cho cách thức làm việc của nhóm bạn.
Bạn đã sẵn sàng tự động hóa, tối ưu hóa và khai phá toàn bộ tiềm năng của lực lượng lao động với AI chưa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.