Cách tiến hành đánh giá hiệu suất giữa năm [Mẫu & Mẹo]

Đánh giá hiệu suất giữa năm là một không gian tuyệt vời để tạm dừng, đánh giá tiến độ, giải quyết các thách thức và điều chỉnh mục tiêu nếu cần.

Tuy nhiên, chúng thường khiến người thực hiện cảm thấy như một nhiệm vụ nhàm chán. Chủ yếu là do quá trình chuẩn bị có thể tốn rất nhiều thời gian.

Nhưng nếu những cuộc kiểm tra này không phải là một công việc đáng sợ thì sao? Nếu chúng thực sự có thể trở thành một cách hiệu quả để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên và gắn kết nhóm của bạn hơn thì sao?

Với các công cụ phù hợp, bạn có thể biến các cuộc đánh giá này thành công cụ hữu ích cho chiến lược quản lý hiệu suất của mình. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện đánh giá hiệu suất giữa năm cho nhân viên để mang lại hiệu quả cho tất cả mọi người.

Đánh giá hiệu suất giữa năm là gì?

Với vai trò là điểm quan trọng để điều chỉnh hướng đi, đánh giá giữa năm cho phép thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với chiến lược và mục tiêu trước khi kết thúc năm. Thường ít chính thức hơn so với đánh giá cuối năm, đánh giá giữa năm nhấn mạnh sự phát triển của nhân viên, phản hồi liên tục và giao tiếp cởi mở, khiến nó trở thành một công cụ hữu ích cho việc quản lý hiệu suất chủ động.

Một số tổ chức cũng có thể kết hợp đánh giá giữa năm tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính ( KPI) để cung cấp góc nhìn dựa trên dữ liệu về đóng góp của nhân viên. Quá trình này thường được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và văn hóa riêng của tổ chức. Nhưng hãy lùi lại một chút.

Một nghiên cứu gần đây của công ty phần mềm Workhuman, khảo sát 1.000 nhân viên toàn thời gian tại Hoa Kỳ, cho thấy gần một nửa (49%) các công ty vẫn duy trì đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc sáu tháng một lần. Trong khi các chuyên gia đồng ý rằng việc bỏ qua đánh giá hiệu suất hoàn toàn còn tồi tệ hơn so với việc thực hiện hàng năm, có một tin tốt: chỉ 7% các công ty để nhân viên không biết gì về hiệu suất của mình.

Thậm chí, 28% tổ chức đang tăng cường quy trình quản lý hiệu suất bằng cách đánh giá hàng quý, đảm bảo phản hồi thường xuyên hơn và cơ hội phát triển.

🔥 Mẹo hay: Mẹo duy nhất có thể tạo ra sự khác biệt trong quá trình đánh giá hiệu suất giữa năm? Hãy tạo mẫu cho các cuộc hội thoại của bạn. Ví dụ, Mẫu đánh giá hiệu suất ClickUp cung cấp nền tảng hoàn hảo để cấu trúc các cuộc hội thoại này một cách hiệu quả nhưng vẫn cá nhân hóa.

Tải mẫu miễn phí

Tại sao đánh giá hiệu suất giữa năm lại quan trọng?

Đánh giá hiệu suất giữa năm mang lại nhiều lợi ích cho tất cả các bên liên quan trong quá trình quản lý hiệu suất. Hãy cùng tìm hiểu cách thức thực hiện cho các bên liên quan khác nhau trong quá trình này. ✨

Các yếu tố khóa của quy trình đánh giá giữa năm hiệu quả

Quá trình đánh giá giữa năm hiệu quả bao gồm một số thành phần khóa để đảm bảo trải nghiệm có ý nghĩa và hiệu quả cho cả nhân viên và quản lý. Các yếu tố này kết hợp với nhau để cung cấp một khung cấu trúc để đánh giá hiệu suất, cung cấp phản hồi và lập kế hoạch phát triển trong tương lai.

🎯 Cài đặt mục tiêu

Xem lại các mục tiêu đã đặt ra vào đầu chu kỳ đánh giá hiệu suất để đánh giá tiến độ, xác định các mục tiêu đã đạt được hoặc vượt quá và xác định xem có cần điều chỉnh nào dựa trên những thay đổi về ưu tiên hoặc hoàn cảnh hay không. Đối với nhân viên mới, việc này có thể dựa trên kế hoạch 30-60-90 ngày của từng cá nhân.

🔁 Cơ chế phản hồi

Từ khảo sát đến các cuộc họp có cấu trúc, các công cụ này tạo cơ hội cho các nhà quản lý và nhân viên chia sẻ phản hồi về hiệu suất, tiến độ, thách thức và các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này bao gồm cả những lời phê bình mang tính xây dựng cũng như khen ngợi thành tích và đóng góp tích cực.

📝 Đánh giá bản thân

Khuyến khích nhân viên tự đánh giá hiệu suất, thành tích, thách thức phải đối mặt và những lĩnh vực mà họ cảm thấy cần cải thiện. Đây là bước quan trọng để xây dựng ý thức tự giác trong nhân viên và tạo ra những đóng góp quý giá cho cuộc thảo luận đánh giá.

💁🏽‍♂️ Đánh giá quản lý

Người quản lý đánh giá nhân viên trực thuộc dựa trên hiệu suất, tiến độ thực hiện mục tiêu, thể hiện năng lực cốt lõi và đóng góp chung cho nhóm và tổ chức. Đánh giá này nên dựa trên các ví dụ và dữ liệu cụ thể, nếu có thể.

Cách chuẩn bị và tiến hành đánh giá hiệu suất giữa năm

Với cách tiếp cận phù hợp, đánh giá giữa năm sẽ trở thành cơ hội quý giá để kết nối và phát triển ý nghĩa. Hãy coi đó như những điểm dừng chân trong một cuộc đua – cơ hội để nạp nhiên liệu, kiểm tra hướng đi và thực hiện những điều chỉnh cần thiết trước khi về đích.

Dưới đây là cách thực hiện từng bước một.

Bước 1: Lên lịch cuộc họp đánh giá trước

Để lên lịch cuộc họp đánh giá giữa năm, hãy bắt đầu bằng việc lập kế hoạch trước và cài đặt cuộc họp sớm. Điều này giúp cả hai bên có đủ thời gian chuẩn bị và đảm bảo cuộc thảo luận diễn ra hiệu quả hơn.

✅ Đính kèm biểu mẫu đánh giá hiệu suất vào lời mời lịch. Bước này giúp tập trung cuộc hội thoại và giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng.

✅ Bao gồm chương trình rõ ràng trong thư mời, nêu rõ các chủ đề chính như thành tích, lĩnh vực cần cải thiện, mục tiêu và các bước tiếp theo. Chương trình được cấu trúc tốt đảm bảo tất cả các điểm quan trọng được đề cập và cung cấp lộ trình cho một cuộc đánh giá có ý nghĩa và hiệu quả.

Để giúp theo dõi các cuộc họp quan trọng này, bạn có thể tạo sự kiện lịch với nhắc nhở tự động bằng các công cụ lịch hỗ trợ AI như Lịch của ClickUp. Hãy yêu cầu ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp trong ClickUp, tìm thời gian tối ưu cho cuộc họp và lên lịch. Bằng cách này, bạn có thể giao các công việc quản trị như lên lịch cho AI, đồng nghĩa với việc có thêm thời gian để chuẩn bị có ý nghĩa hơn!

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu toàn diện

Khi chuẩn bị cho cuộc họp, hãy đảm bảo thu thập tất cả dữ liệu định lượng và định tính có liên quan, bao gồm tiến độ mục tiêu, đóng góp cho dự án và thành tích đạt được kể từ đầu năm. Ngoài ra, hãy tổng hợp các ghi chú từ các cuộc kiểm tra trước đó và bất kỳ phản hồi nào nhận được từ đồng nghiệp.

Trợ lý AI tích hợp như ClickUp Brain có thể tạo ra sự khác biệt lớn khi lấy thông tin từ các cuộc hội thoại trước đó và thông tin chi tiết từ các bản tóm tắt cuộc họp và cập nhật nhiệm vụ cũ.

Khi đã có tất cả thông tin, hãy tận dụng ClickUp Docs để tạo kho lưu trữ trung tâm cho tài liệu đánh giá hiệu suất. Điều này sẽ cung cấp một không gian hợp tác nơi bạn có thể mời nhân viên đóng góp quan điểm của họ. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu dành riêng để đảm bảo tính nhất quán trong các đánh giá của tất cả thành viên nhóm và liên kết đến các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể làm bằng chứng cho hiệu suất.

Bước 3: Khuyến khích tự đánh giá

Yêu cầu nhân viên phản ánh về hiệu suất của họ trước cuộc họp đánh giá. Yêu cầu họ ghi lại những thành tựu, thách thức và những lĩnh vực mà họ cảm thấy cần hỗ trợ hoặc cơ hội phát triển. Sử dụng biểu mẫu phản hồi tùy chỉnh để chuẩn hóa quy trình tự đánh giá. Bao gồm các trường cho thành tựu, thách thức và mục tiêu phát triển để đảm bảo bạn thu thập thông tin nhất quán từ mọi thành viên trong nhóm.

Bước 4: Bắt đầu cuộc họp (với sự công nhận tích cực)

Bắt đầu cuộc hội thoại đánh giá bằng cách ghi nhận những thành tích và đóng góp cụ thể. Điều này sẽ tạo ra một không khí xây dựng và giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng trước khi thảo luận về những lĩnh vực cần cải thiện.

Bước 5: Thảo luận về tiến độ thực hiện mục tiêu

Tiếp theo, bạn sẽ muốn xem lại các mục tiêu đã đặt ra vào đầu năm và đánh giá tiến độ đã đạt được. Thay vì dựa vào trí nhớ hoặc các ghi chú rời rạc, hãy sử dụng các công cụ theo dõi trực quan để cuộc hội thoại này trở nên hiệu quả hơn.

Với ClickUp Goals, bạn có thể biến các mục tiêu trừu tượng thành các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, thể hiện rõ tiến độ bằng các chỉ số phần trăm và cập nhật trạng thái được mã hóa bằng màu sắc.

Nền tảng này cho phép bạn theo dõi các loại mục tiêu khác nhau — cho dù đó là mục tiêu số (như "tăng doanh số 15%"), mục tiêu tiền tệ (như "giảm chi phí bộ phận 5.000 đô la") hay thành tích dựa trên công việc.

Xác định các mục tiêu đã hoàn thành, các mục tiêu đang tiến triển tốt và các mục tiêu có thể cần điều chỉnh.

Bước 6: Giải quyết các lĩnh vực cần phát triển một cách xây dựng

Tiếp cận các lĩnh vực cần cải thiện bằng các ví dụ cụ thể và tập trung vào sự phát triển. Đặt vấn đề dưới dạng phản hồi mang tính xây dựng, hay còn gọi là cơ hội phát triển, thay vì chỉ trích kết quả công việc trong quá khứ. Ví dụ, bạn có thể nói:

Đối với những cuộc hội thoại nhạy cảm này, hãy sử dụng dữ liệu trực quan để biến những phản hồi trừu tượng thành những thông tin hữu ích có thể hành động được. Kéo các chỉ số hiệu suất vào Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh, nơi các biểu đồ và đồ thị chi tiết có thể giúp tiết lộ các mẫu chung cũng như tiến độ. Các màn hình tương tác này nêu bật cả điểm mạnh và lĩnh vực cần phát triển trong nháy mắt, biến những cuộc hội thoại có thể khó chịu thành các phiên giải quyết vấn đề hợp tác.

Với những thông tin trên, bạn đã nắm được những khía cạnh quan trọng nhất của cuộc hội thoại đánh giá hiệu suất giữa năm và hy vọng sẽ phát hiện ra một số dữ liệu và thông tin thú vị. Bây giờ thì sao?

Biến những hiểu biết giữa năm thành kế hoạch hành động

Giá trị thực sự của đánh giá giữa năm nằm ở những gì diễn ra sau đó. Đừng để những thông tin quý giá đó bị bỏ quên! Nửa cuối năm là cơ hội hoàn hảo để áp dụng phản hồi vào thực tế và đạt được tiến độ ý nghĩa.

Sàng lọc mục tiêu của bạn một cách rõ ràng và có mục đích

Hãy áp dụng những gì bạn đã học được trong quá trình đánh giá và biến chúng thành những mục tiêu mới mẻ, đầy năng lượng cho những tháng còn lại. Hãy cụ thể về những gì cần thay đổi hoặc tiếp tục, và tại sao điều đó lại quan trọng đối với cả cá nhân và tổ chức.

Kết nối mục tiêu trực tiếp với sự phát triển cá nhân và tác động đến tổ chức.

Với ClickUp Goals, bạn có thể dễ dàng cập nhật các mục tiêu hiện có hoặc tạo mục tiêu mới phản ánh các ưu tiên đã điều chỉnh của mình. Tính linh hoạt của nền tảng cho phép bạn cấu trúc các mục tiêu theo nhiều chiều — theo dõi các chỉ số số để đạt được kết quả có thể định lượng (như tỷ lệ chuyển đổi), mục tiêu tài chính để tác động đến kinh doanh hoặc hoàn thành công việc dựa trên dự án.

Bộ phận Bán hàng, Tiếp thị, Phòng Thiết kế, Logistics, Kỹ thuật và Hỗ trợ cần thực hiện các công việc của mình theo một thứ tự cụ thể để dự án của khách hàng thành công — điều này từng là một vấn đề rất khó khăn trước khi có ClickUp. Không có khả năng theo dõi dòng thời gian dự án, mục tiêu và công việc của các nhóm toàn cầu tại một nơi, chúng tôi đã rất vất vả để hoàn thành tất cả các công việc cho các sự kiện đúng thời hạn.

Xây dựng lộ trình phát triển và nâng cao năng lực

Sự khác biệt giữa mong muốn và sự phát triển thực sự nằm ở những chi tiết nhỏ.

Khi nhân viên cần cải thiện kỹ năng thuyết trình, hãy tạo một chuỗi tiến độ: trước tiên là thành thạo thuyết trình trong nhóm nhỏ, sau đó là cập nhật thông tin trong bộ phận, trước khi chuyển sang thuyết trình cấp quản lý. Mỗi cột mốc nên bao gồm các tài nguyên cụ thể (như video đào tạo, phiên hướng dẫn hoặc cơ hội thực hành) được đính kèm trực tiếp vào công việc.

Các tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn dễ dàng tạo lộ trình phát triển trực quan với các phụ thuộc, ưu tiên và thời hạn.

Bằng cách thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc học tập, phiên thực hành và cơ hội áp dụng, bạn sẽ tạo ra một tiến độ hợp lý giúp xây dựng năng lực một cách có hệ thống. Cách tiếp cận trực quan này giúp nhân viên không chỉ hiểu những gì họ cần cải thiện, mà còn hiểu từng bước xây dựng dựa trên những gì đã học trước đó.

Xây dựng các điểm kiểm tra định kỳ để duy trì động lực

Thời gian giữa đánh giá giữa năm và cuối năm có thể cảm thấy khá dài.

Hãy khắc phục điều này bằng cách thiết lập nhịp điệu kiểm tra ngắn gọn để thảo luận về tiến độ, loại bỏ trở ngại và ăn mừng thành công trong quá trình thực hiện. Bạn có thể tận dụng Tự động hóa ClickUp để lên lịch các cuộc hội thoại theo dõi này một cách tự động.

Đặt các kích hoạt dựa trên ngày cụ thể hoặc hoàn thành các cột mốc quan trọng, đảm bảo rằng phát triển vẫn là ưu tiên hàng đầu mà không tạo thêm công việc hành chính.

Các phương pháp hay nhất để đánh giá giữa năm cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp

Để tiến hành đánh giá hiệu suất giữa năm hiệu quả cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp, bạn cần phải có cái nhìn sắc sảo hơn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn:

✅ Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Ghi lại các tiêu chuẩn hiệu suất, quy tắc giao tiếp và thời hạn trong tài nguyên được chia sẻ để các thành viên nhóm làm việc từ xa có thể tham khảo bất cứ lúc nào. Cập nhật các hướng dẫn này thường xuyên khi dự án phát triển.

✅ Lên lịch kiểm tra thường xuyên hơn, ngắn hơn: Thực hiện các cuộc gọi video 15 phút hai tuần một lần để phát hiện những sai lệch tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề. Những điểm tiếp xúc thường xuyên này giúp thay thế các tương tác tự phát tại văn phòng mà nhân viên làm việc từ xa bỏ lỡ.

✅ Tạo cơ hội kết nối có chủ đích: Thiết lập giờ nghỉ giải lao ảo hoặc các hoạt động xây dựng nhóm không tập trung vào công việc. Cân nhắc tổ chức các buổi "hội thảo từ xa" hàng tháng để các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ những thành công và thách thức cá nhân.

✅ Đo lường kết quả, không phải số giờ làm việc: Phát triển các chỉ số dựa trên kết quả, tập trung vào những gì đã hoàn thành thay vì thời gian hoặc số giờ làm việc của nhân viên. Định nghĩa thành công bằng tác động và chất lượng của kết quả công việc thay vì mức độ hoạt động.

✅ Thu thập phản hồi 360 độ : Thu thập ý kiến từ 5-7 đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc với nhân viên đó để bù đắp sự hiển thị giới hạn trong môi trường làm việc từ xa. Bao gồm các đồng nghiệp từ các bộ phận khác hợp tác với họ.

✅ Công nhận năng lực làm việc từ xa: Thêm các kỹ năng làm việc từ xa cụ thể vào tiêu chí đánh giá của bạn, chẳng hạn như hiệu quả giao tiếp kỹ thuật số, tự quản lý và khả năng duy trì năng suất bất chấp các yếu tố gây xao lãng.

✅ Ghi nhận nỗ lực thích ứng: Công nhận những nhân viên đã vượt qua thành công những thách thức trong công việc từ xa, thể hiện sự đánh giá cao sự linh hoạt và khả năng thích ứng của họ trong hoàn cảnh thay đổi.

Hoàn thành xuất sắc việc chuẩn bị đánh giá hiệu suất giữa năm với ClickUp

Đánh giá giữa năm không chỉ là một công việc cần hoàn thành, mà còn là những điểm chuyển biến chiến lược có thể thay đổi hiệu suất cá nhân và động lực của nhóm. Các tổ chức hiệu quả nhất đã phát hiện ra rằng những cuộc kiểm tra giữa kỳ này đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa việc cài đặt mục tiêu và việc đạt được mục tiêu.

Bằng cách tận dụng hệ sinh thái đa năng của các công cụ kết nối với nhau của ClickUp, bạn có thể nâng tầm các cuộc hội thoại này từ những đánh giá có thể gây khó xử thành những phiên chiến lược năng động, dựa trên dữ liệu. Từ tài liệu hợp tác ghi lại nhiều quan điểm đến bảng điều khiển trực quan giúp tiến độ trở nên rõ ràng, nền tảng này biến các khái niệm hiệu suất trừu tượng thành những hiểu biết cụ thể, có thể hành động được.

Hãy nhớ rằng thước đo thực sự của một cuộc đánh giá giữa năm thành công không chỉ là những gì diễn ra trong cuộc họp — mà là những thay đổi sau đó. Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí và làm cho hiệu suất giữa năm của bạn trở nên ấn tượng hơn!