Thiết lập lại thói quen: Cách làm mới thói quen và cải thiện năng suất

Mọi nhóm đều xây dựng các nghi thức. Những người thông minh biết khi nào cần phá vỡ chúng.

Thiết lập lại thói quen là cách bạn loại bỏ những yếu tố gây xao lãng, lấy lại thời gian và xây dựng lại những thói quen thực sự hữu ích cho công việc, chứ không chỉ để lấp đầy lịch làm việc.

Đây không phải là về các mẹo tăng năng suất. Mà là về việc tạo ra không gian để suy nghĩ, thiết lập lại và hành động với mục đích rõ ràng.

Lễ nghi làm mới là gì?

Thiết lập lại thói quen là một khoảng dừng có chủ ý để lùi lại, đánh giá các thói quen hiện tại và định hình lại chúng một cách có chủ đích. Điều này không có nghĩa là vứt bỏ mọi thứ và bắt đầu lại từ đầu, mà là tinh chỉnh nhịp điệu hướng dẫn cách thức làm việc của nhóm bạn.

Theo thời gian, ngay cả những nghi thức tốt nhất cũng trở nên lỗi thời. Những gì từng thúc đẩy năng lượng, sự tập trung hoặc sự thống nhất có thể dần dần biến thành tiếng ồn nền. Đó là lúc nghi thức thiết lập lại bước vào, để điều chỉnh lại mà không gây ra hỗn loạn.

Hãy nghĩ về việc này như cập nhật một tài liệu chung đã được chỉnh sửa quá nhiều lần đến mức trở nên lộn xộn và khó theo dõi. Bạn không phải viết lại toàn bộ tài liệu. Bạn chỉ đang khôi phục lại sự rõ ràng.

Một nghi thức thiết lập lại có thể áp dụng cho các cuộc họp nhóm, các ưu tiên vào thứ Hai, phản ánh cuối tuần hoặc thậm chí là luồng kế hoạch dự án của bạn. Quy mô không quan trọng, quan trọng là tác động.

Đây là một hình thức bảo trì hệ thống. Nó giúp nhóm của bạn duy trì sự thống nhất, các quy trình của bạn vẫn phù hợp và thói quen của bạn vẫn có mục đích. Và khi được thực hiện thường xuyên, nó sẽ xây dựng một cấu trúc thực sự mang lại cho bạn nhiều tự do hơn.

Dấu hiệu cho thấy bạn cần một nghi thức làm mới

Các nghi thức sẽ mất giá trị khi ngừng phát triển. Các dấu hiệu không phải lúc nào cũng rõ ràng, mà thường xuất hiện trong những khoảnh khắc nhỏ mà nhóm của bạn đã học cách bỏ qua.

Thay vì hiệu quả, bạn chỉ nhận được sự di chuyển mà không có hướng đi. Thay vì sự rõ ràng, bạn chỉ nhận được sự ồn ào được ngụy trang dưới lớp vỏ cấu trúc. Một nghi thức làm mới trở nên cần thiết khi hệ thống của bạn bắt đầu chậm chạp thay vì thúc đẩy động lực.

Tiến độ công việc cảm thấy mơ hồ, ngay cả khi công việc liên tục

Bạn bận rộn nhưng kết quả không rõ ràng. Công việc được hoàn thành, lịch làm việc đầy ắp, nhưng khó có thể chỉ ra những gì thực sự đã đạt được.

Không phải là mọi người không cố gắng. Vấn đề là các quy trình hướng dẫn họ đã trở nên lỗi thời.

Bạn sẽ nhận thấy:

Năng lượng và sự tập trung của nhóm bạn bị phân tán

Ngay cả những nhóm làm việc hiệu quả cao cũng mất nhịp khi các nghi thức không còn phản ánh thực tế của họ. Thay vì thích ứng với những ưu tiên thay đổi, họ vẫn bị mắc kẹt trong những thói quen cũ.

Điều này trông như thế nào:

Nếu không có sự can thiệp, điều này sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức, không phải vì quá nhiều công việc, mà vì cấu trúc không còn hỗ trợ công việc đang được thực hiện.

Có ma sát ở nơi từng là luồng

Bạn sẽ nghe thấy điều này trong các cuộc hội thoại: "Đây là cách chúng tôi làm việc. "

Tư duy đó cho thấy khoảng cách lớn nhất, đó là thiếu sự phản ánh và thay đổi có chủ đích. Nhóm vẫn tiếp tục tiến lên, nhưng không nhất thiết là đi đúng hướng.

Một nghi thức thiết lập lại sẽ mở ra không gian để:

Bỏ qua những tín hiệu này không chỉ tốn thời gian. Nó dẫn đến mất tập trung, sự lệch pha trong động lực và sự suy giảm dần của hiệu suất cao.

Bạn phát hiện sớm, thì việc thiết lập lại sẽ càng ít phức tạp. Những thay đổi nhỏ, thông minh ngay bây giờ có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần và giúp nhóm của bạn đồng bộ trở lại.

Cách thực hiện một nghi thức làm mới?

Một nghi thức thiết lập lại sẽ phát huy hiệu quả nhất khi được cấu trúc, có mục đích, có thể thực hiện được và không trừu tượng.

Bốn bước sau đây sẽ giúp bạn phân tích những gì không còn phù hợp với nhóm của mình, xây dựng lại với mục đích rõ ràng và thiết kế các nghi thức thực sự thúc đẩy tiến độ.

Bước 1: Xác định những gì không hiệu quả

Khi bạn nhận thấy các triệu chứng như sự tham gia thấp, tập trung kém hoặc bỏ qua các nghi thức, hệ thống đã mất đồng bộ.

Bước này là về việc đi sâu vào bên trong. Không chỉ phát hiện ra mâu thuẫn, mà còn hiểu được cấu trúc hiện tại của nhóm bạn không phù hợp với cách họ thực sự làm việc.

Bắt đầu với một cuộc kiểm tra toàn diện. Đừng chỉ liệt kê các thói quen hiện có, mà hãy phân loại chúng thành các danh mục sau:

Điều này giúp bạn phân biệt những gì đáng giữ lại và những gì đang âm thầm làm chậm nhóm của bạn.

Để hiểu sâu hơn, hãy lập bản đồ năng lượng của nhóm trong một tuần điển hình. Luồng công việc diễn ra suôn sẻ ở đâu? Tiến độ bị đình trệ khi nào? Điều này giúp bạn hiểu rõ liệu các nghi thức của mình đang củng cố đà phát triển tự nhiên hay đang cản trở nó.

Bạn cũng có thể thu thập phản hồi bằng cách đặt ra một số câu hỏi tập trung cho nhóm của mình:

Điều này không có nghĩa là phá bỏ mọi thứ. Mà là tạo ra sự hiểu biết chung về những gì không còn hiệu quả, để việc thiết lập lại được xây dựng trên sự rõ ràng chứ không phải giả định.

Bước 2: Xác định thói quen lý tưởng của bạn

Đây là nơi mọi thứ chuyển từ xác định trở ngại sang thiết kế luồng công việc của bạn. Nhóm của bạn đã có những nghi thức. Nhưng nếu bạn đang xây dựng lại, đừng mặc định những gì trông đẹp trên lịch.

Tập trung vào những gì thực sự giúp nhóm của bạn sáng tạo, đạt được mục tiêu và duy trì sự đồng bộ mà không bị quá tải.

Hãy coi thói quen của bạn như một giàn giáo. Nó phải hỗ trợ công việc sâu sắc, chuyển giao công việc rõ ràng và tạo không gian để suy ngẫm, không chỉ là chặn thời gian.

Bắt đầu với những điểm neo. Đây là những nghi thức tạo đà:

Đừng dừng lại ở những điều hiển nhiên. Những thói quen tốt cũng giúp bảo vệ sự tập trung:

Bây giờ, hãy thu nhỏ lại. Thói quen này có phản ánh cách nhóm của bạn thực sự làm việc hay cách họ từng làm việc trước đây không? Bạn đang lặp lại những nghi thức không có mục đích rõ ràng ở đâu? Những người đang làm việc chống lại thời gian thay vì làm việc cùng thời gian ở đâu?

Một thói quen vững chắc không phải là cứng nhắc. Nó phải linh hoạt. Nó phải thích ứng với mô hình năng lượng, nhịp độ dự án và tốc độ mà nhóm của bạn có thể duy trì. Và quan trọng nhất, nó phải để lại không gian để thở.

Bước 3: Sử dụng các công cụ để duy trì trách nhiệm

Thiết lập lại thói quen chỉ có hiệu quả nếu nhịp điệu mới của bạn được duy trì. Tuy nhiên, với nhịp độ công việc hàng ngày, ngay cả những thói quen được thiết kế tốt cũng có thể bị bỏ qua nếu không có hệ thống hỗ trợ phù hợp.

Đó là lúc các công cụ phù hợp giúp ích bằng cách nhúng cấu trúc vào luồng công việc. Dưới đây là cách xây dựng trách nhiệm trong các nghi thức của bạn mà không cần quản lý chi tiết nhóm của bạn.

Hình dung thời gian và các ưu tiên của bạn

Khó có thể duy trì nhịp độ nếu không ai biết nó trông như thế nào. Trước khi tuần mới bắt đầu, các nghi thức của bạn nên có một vị trí rõ ràng trên lịch.

Sử dụng Lịch ClickUp để lập bản đồ mọi thứ, từ các ưu tiên trong ngày thứ Hai đến các khối tập trung không có cuộc họp được chia sẻ.

Mọi người đều thấy kế hoạch và quan trọng hơn là tôn trọng thời gian được dành riêng cho công việc chuyên sâu, tập hợp lại hoặc điều chỉnh lại.

Theo dõi tiến độ ở những nơi quan trọng

Các nghi thức chỉ hữu ích khi mang lại kết quả hỗ trợ. Tiến độ càng hiển thị rõ ràng, nhóm của bạn càng có khả năng duy trì sự nhất quán.

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem thời gian thực về những gì đang diễn ra và những gì không. Cho dù bạn đang theo dõi các nhiệm vụ quan trọng, dự án đang hoạt động hay sự tham gia của toàn bộ nhóm, Bảng điều khiển sẽ biến các thói quen của bạn thành các hệ thống có thể đo lường được, không chỉ là thói quen.

Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại

Các nghi thức bền vững nhất là những nghi thức không cần nhắc nhở liên tục để thực hiện. Tự động hóa ClickUp cho phép bạn xây dựng cấu trúc trong nền.

Tự động chỉ định các đánh giá định kỳ, kích hoạt cập nhật sau các cuộc họp đứng hoặc chuyển công việc tiếp tục khi điều kiện thích hợp được đáp ứng. Ít theo đuổi hơn, luồng công việc trơn tru hơn.

Giữ sự thống nhất với các mục tiêu chung

Thói quen dễ dàng trở thành danh sách việc cần làm nếu không ai nhận ra chúng liên quan đến điều gì có ý nghĩa.

Với ClickUp Goals, bạn có thể kết nối các nghi thức của mình với kết quả thực tế, cho dù đó là cột mốc dự án, OKR của nhóm hay báo cáo hàng tuần. Nhóm của bạn không chỉ làm việc một cách máy móc. Họ đang tiến tới một mục tiêu quan trọng.

Giúp việc quên những điều quan trọng trở nên khó khăn hơn

Ngay cả với cấu trúc tốt nhất, vẫn có những việc bị bỏ sót. Điều đó là bình thường. Điều quan trọng là hệ thống của bạn có phát hiện ra chúng hay không.

Sử dụng Nhắc nhở ClickUp để củng cố những điều quan trọng nhất, cho dù đó là một khoảnh khắc ngắn để suy ngẫm về tuần của bạn, chuẩn bị cho một sự khởi đầu mới hoặc theo dõi một trở ngại.

Muốn một nghi thức reset sẵn sàng sử dụng?

Mẫu thiết lập lại thói quen của ClickUp giúp bạn bắt đầu ngay lập tức mà không cần bảng trắng.

Đây là lý do tại sao nó hiệu quả:

Tải mẫu miễn phí

Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu theo dõi thói quen cá nhân của ClickUp để củng cố sự nhất quán của từng cá nhân cùng với nhịp điệu của nhóm.

Bước 4: Xây dựng tính nhất quán và tránh kiệt sức

Khởi động lại là phần dễ dàng. Duy trì nhịp độ? Đó mới là phần quan trọng.

Sự nhất quán không có nghĩa là tuân thủ các thói quen cứng nhắc. Nó có nghĩa là tạo ra các nghi thức phát triển cùng với năng lượng, ưu tiên và động lực của nhóm bạn. Khi cấu trúc của bạn quá chặt chẽ, nó sẽ bị phá vỡ. Khi quá lỏng lẻo, nó sẽ biến mất.

Bạn muốn tìm điểm cân bằng hoàn hảo – một cấu trúc linh hoạt nhưng vẫn bền vững.

Bắt đầu bằng cách bình thường hóa chính quá trình reset

Nếu các nghi thức của bạn là thiêng liêng, thì chúng cũng có thể được xem xét lại. Hãy biến việc dừng lại, tự hỏi "Điều này có còn hiệu quả không?" và thay đổi khi cần thiết thành thói quen. Việc thiết lập lại không nên là phương án cuối cùng. Nó nên là một phần của hệ thống.

Xây dựng các nghi thức mang lại sự tươi mới

Không phải mọi nghi thức đều phải là cuộc họp thường kỳ hay danh sách kiểm tra cố định. Một số nghi thức diễn ra trong im lặng, một số là hoạt động cá nhân, và một số là không làm gì cả.

Dưới đây là những gì các nghi thức thở trông như thế nào:

Những điều này không làm gián đoạn luồng công việc. Chúng phục hồi luồng công việc.

Thiết kế cho năng lượng, không chỉ cho kết quả

Muốn tránh tình trạng kiệt sức? Hãy quan sát cảm xúc của nhóm, không chỉ kết quả công việc của họ.

Sử dụng nghi thức reset để phát hiện các mô hình:

Nếu câu trả lời là có, đã đến lúc cần đánh giá lại. Những thay đổi nhỏ ngay từ bây giờ sẽ ngăn chặn những vấn đề lớn sau này.

Hãy để các nghi thức phát triển

Cạm bẫy lớn nhất? Nghĩ rằng việc thiết lập lại đã hoàn tất. Nghi thức không phải là thứ tĩnh tại, mà là hệ thống sống động. Hãy để chúng phát triển cùng với nhóm.

Bảo vệ những gì đang hiệu quả. Bỏ đi những gì không hiệu quả. Và luôn để lại không gian cho những điều bất ngờ. Bởi vì điều kỳ diệu thực sự của việc thiết lập lại thói quen không nằm ở cách bạn bắt đầu. Mà nằm ở cách bạn tiếp tục thực hiện mà không bị kiệt sức.

Các phương pháp tốt nhất cho một nghi thức reset hiệu quả

Bạn đã thiết kế lại nhịp điệu. Giờ là lúc đưa nó vào thực tế.

Những thực hành này không phải là duy trì các nghi thức một cách nhất quán. Mà là duy trì tính linh hoạt của chúng. Để chúng có thể phát triển cùng với nhóm của bạn, duy trì tính phù hợp trong áp lực và phát triển mà không mất đi mục đích cốt lõi.

1. Giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm thực hiện nghi thức, không chỉ là người tham gia

Mỗi nghi thức lặp lại nên có một người chịu trách nhiệm về tính hiệu quả của nó. Người đó không cần phải thực hiện nghi thức, họ chỉ cần quan tâm đến việc nghi thức đó có hiệu quả hay không. Quyền sở hữu thúc đẩy sự phản ánh, lặp lại và tính lâu dài.

Ví dụ:

Điều này giúp xây dựng văn hóa trách nhiệm trong công ty.

2. Đặt các tín hiệu thành công rõ ràng

Nếu nhóm của bạn không thể nhận biết khi nào một nghi thức có hiệu quả, thì nó sẽ không thể duy trì.

Xác định thành công là gì:

Các tín hiệu thành công tạo ra sự rõ ràng và giúp bạn tránh những nghi thức chỉ làm cho có.

3. Xem xét trên tất cả các lớp, không chỉ dòng thời gian

Hầu hết các nhóm đều xem xét các nghi thức theo lịch trình, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.

Tìm hiểu thêm:

Điều này giúp hệ thống của bạn hoạt động một cách thống nhất, không bị phân mảnh.

4. Theo dõi sự sai lệch chứ không chỉ đơn thuần là hiệu suất

Một nghi thức có thể vẫn diễn ra, nhưng không như ý định ban đầu. Có thể nó kéo dài hơn, hoặc bị vội vàng. Có thể một nửa nhóm không tham gia đầy đủ.

Theo dõi những điểm đã lệch khỏi thiết kế ban đầu. Đó là nơi bắt đầu xuất hiện những lỗ hổng và cần phải thiết lập lại trước khi mọi thứ sụp đổ.

5. Tích hợp các nghi thức vào quy trình onboarding

Muốn thiết lập lại có hiệu quả lâu dài? Hãy đưa nó vào quá trình đào tạo nhân viên mới để họ học cách làm việc với nhóm của bạn. Giới thiệu các nghi thức cốt lõi trong quá trình đào tạo nhân viên mới — không chỉ là nội dung của chúng, mà còn lý do tại sao chúng tồn tại. Điều này sẽ biến ký ức văn hóa thành sức mạnh chung.

Biến việc thiết lập lại thói quen thành một phần bình thường trong công việc

Thiết lập lại thói quen không chỉ giúp bạn có quy trình làm việc gọn gàng hơn. Nó còn giúp nhóm của bạn trở lại công việc phù hợp với mục tiêu, cuộc sống và cách thức hoạt động thực tế của nhóm, chứ không chỉ là một danh sách công việc.

Sử dụng nó như một thời điểm thường xuyên để thảo luận về những gì đang hiệu quả và những gì không, trước khi mâu thuẫn nảy sinh. Bạn tạo ra càng nhiều không gian để điều chỉnh, thì càng dễ duy trì đà phát triển.

Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và biến các nghi thức của nhóm bạn thành một hệ thống hỗ trợ tiến độ thực sự.