Trong một dự án Agile, việc xử lý mọi công việc trong danh sách công việc cần làm có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, trừ khi bạn và nhóm của bạn có khả năng siêu phàm.
Điều này giống như được trao một bản đồ kho báu mà không có dấu "X" để đánh dấu vị trí. Mọi vị trí đều có vẻ hứa hẹn, nhưng bạn không biết bắt đầu đào từ đâu.
Vậy, bí quyết để duy trì năng suất và giải quyết công việc quan trọng nhất trước tiên là gì? Rất đơn giản: sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng.
Chiến lược thông minh này giúp nhóm của bạn quản lý tất cả các yêu cầu cạnh tranh, đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất được chú trọng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các cách khóa để sắp xếp thứ tự ưu tiên sản phẩm tồn đọng và đạt được mục tiêu kinh doanh.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Ưu tiên các công việc tồn đọng của sản phẩm giúp các nhóm agile tập trung vào các công việc có giá trị cao
- Backlog là danh sách công việc, tính năng và sửa lỗi động cho phát triển sản phẩm
- Các yếu tố ưu tiên chính bao gồm phản hồi của khách hàng, mục tiêu kinh doanh, nhu cầu thị trường, khả năng kỹ thuật, phụ thuộc, rủi ro và sức chứa của nhóm
- Các thành viên quan trọng trong nhóm trong quá trình này là chủ sở hữu sản phẩm, Scrum Master, nhóm phát triển và các bên liên quan
- Các kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên phổ biến bao gồm Xếp hạng theo chồng, Phương pháp MoSCoW, Ma trận Giá trị so với Nỗ lực, Mô hình Kano, Chấm điểm RICE và Câu chuyện của người dùng
- Để sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả, hãy hiểu tầm nhìn của sản phẩm, áp dụng các kỹ thuật linh hoạt, chia nhỏ các công việc lớn, theo dõi tiến độ, giao tiếp với nhóm và đánh giá lại thường xuyên
- Các công cụ như ClickUp có thể đơn giản hóa quy trình này bằng các chế độ xem, mẫu và tính năng theo dõi tiến độ có thể tùy chỉnh để bạn luôn nắm bắt được tình hình tồn đọng công việc
Điều gì là sản phẩm tồn đọng?
Danh sách công việc sản phẩm là một công cụ quan trọng trong phương pháp Scrum — một danh sách các công việc, tính năng và cải tiến mà nhóm cần thực hiện để phát triển sản phẩm. Lộ trình giúp nhóm tổ chức và thống nhất, đảm bảo mọi người đều biết việc cần làm.
Đây là lý do tại sao sản phẩm tồn đọng rất quan trọng:
- Cung cấp tính linh hoạt để thích ứng: Có thể điều chỉnh theo những thay đổi trong xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng và mục tiêu của tổ chức, giúp nhóm luôn nhanh nhạy và phản ứng kịp thời
- Xây dựng lộ trình thành công: Đảm bảo bạn luôn tập trung vào công việc quan trọng nhất và nỗ lực của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh
- Đóng vai trò là nguồn tham khảo chính cho nhóm: Đóng vai trò là điểm tham chiếu trung tâm cho nhóm phát triển và giúp mọi người cùng hiểu rõ thông tin
- Phân tích ý tưởng: Chuyển đổi các khái niệm cấp cao thành các công việc rõ ràng, có thể thực hiện được và dễ dàng thực hiện
- Tập trung vào những gì quan trọng: Giữ cho nhóm tập trung vào các ưu tiên mang lại giá trị cao nhất, với ít sự phân tâm nhất
- Tăng cường hợp tác: Cung cấp khả năng hiển thị công việc và tiến độ, cải thiện tinh thần đồng đội và giao tiếp trong toàn bộ bảng
- Giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc: Giúp nhóm tập trung vào các công việc dựa trên mức độ quan trọng, đẩy các công việc có giá trị nhất lên làm trước
Danh sách công việc sản phẩm của Agile Scrum là một danh sách động các tính năng hoặc kế hoạch mong muốn. Danh sách công việc sprint tập trung vào các công việc mà nhóm sẽ giải quyết trong một sprint nhất định.
Mỗi sprint lấy các công việc từ danh sách công việc sản phẩm phù hợp với lộ trình sản phẩm, đảm bảo tiến độ ổn định và giá trị kinh doanh liên tục.
Hiểu về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách sản phẩm tồn đọng
Danh sách công việc sản phẩm tồn đọng rất quan trọng trong việc quản lý phát triển sản phẩm trong Agile. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc trong danh sách tồn đọng đều được tạo ra như nhau.
Hãy tưởng tượng bạn là một đầu bếp trong một nhà hàng bận rộn với một phòng đựng thức ăn đầy ắp nguyên liệu (công việc). Bạn không thể nấu tất cả mọi thứ cùng một lúc, vì vậy bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên các đơn đặt hàng — một số cần nhiều thời gian hơn, một số khác thì nhanh hơn.
Đây là cách ưu tiên công việc tồn đọng hoạt động. Đó là việc quyết định công việc nào cần được giải quyết trước, công việc nào có thể chờ và công việc nào có thể không còn cần thiết. Đó là sự cân bằng giữa các giải pháp ngắn hạn và cải tiến dài hạn, đảm bảo các tính năng quan trọng nhất được giải quyết trước tiên mà không mất đi cái nhìn tổng thể.
Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, bạn cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ưu tiên.
Các yếu tố khóa cần xem xét khi sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc sản phẩm
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên tập trung vào các công việc sẽ có tác động lớn nhất đến người dùng và kinh doanh. Hãy xem xét các yếu tố sau:
- Phản hồi của khách hàng: Khách hàng của bạn muốn gì nhất? Ưu tiên các công việc sẽ mang lại sự khác biệt đáng kể nhất cho họ dựa trên yêu cầu của khách hàng
- Mục tiêu kinh doanh: Công việc có phù hợp với mục tiêu của công ty bạn không? Đảm bảo công việc bạn ưu tiên hỗ trợ các mục tiêu dài hạn
- Nhu cầu thị trường: Bạn có cần phản ứng với bất kỳ xu hướng cấp bách hoặc động thái của đối thủ cạnh tranh nào không? Nhu cầu thị trường có thể ảnh hưởng đến việc cần làm trước tiên
- Khả thi về mặt kỹ thuật: Công việc có khả thi về mặt kỹ thuật vào thời điểm hiện tại không? Một số mục có thể khó thực hiện hơn do hạn chế về nguồn lực hoặc giới hạn về mặt kỹ thuật
- Phụ thuộc: Một số công việc không thể hoàn thành cho đến khi các công việc khác được hoàn thành. Theo dõi các phụ thuộc và xử lý các công việc cần hoàn thành trước tiên
- Rủi ro và phức tạp: Nếu một vấn đề có rủi ro cao hoặc đặc biệt phức tạp, tốt nhất nên giải quyết nó sớm để tránh trở thành vấn đề lớn hơn sau này
- Tính sẵn có của tài nguyên: Nhóm của bạn có sức chứa bao nhiêu? Đảm bảo bạn thực tế về những việc có thể hoàn thành dựa trên tính sẵn có và kỹ năng của nhóm
👀 Bạn có biết: Các doanh nghiệp tập trung vào trải nghiệm khách hàng có doanh thu tăng 80%, và những doanh nghiệp ưu tiên trải nghiệm khách hàng có lợi nhuận cao hơn 60% so với những doanh nghiệp không ưu tiên trải nghiệm khách hàng.
Vai trò của các thành viên khác nhau trong nhóm trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của sản phẩm tồn đọng
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên sản phẩm tồn đọng không phải là nỗ lực của một cá nhân. Nó liên quan đến ý kiến đóng góp của các thành viên trong nhóm sản phẩm, mỗi người mang đến một góc nhìn riêng biệt. Dưới đây là cách các thành viên trong nhóm đóng góp:
- Chủ sở hữu sản phẩm: PO dẫn dắt quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng bằng cách xem xét giá trị kinh doanh, nhu cầu của khách hàng và ý kiến của các bên liên quan
- Scrum Master: Scrum Master điều phối quá trình, đảm bảo nhóm tuân thủ các nguyên tắc Agile, loại bỏ các trở ngại và hỗ trợ PO sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
- Nhóm phát triển: Nhóm phát triển cung cấp thông tin kỹ thuật về tính khả thi và độ phức tạp của công việc, ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên dựa trên nỗ lực, sự phụ thuộc và yêu cầu kỹ thuật
- Các bên liên quan: Phản hồi và ý kiến đóng góp của họ, từ góc độ kinh doanh và khách hàng, đảm bảo rằng các công việc tồn đọng phản ánh những gì quan trọng nhất đối với người dùng cuối và mục tiêu của tổ chức
Các chiến lược hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách sản phẩm tồn đọng
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng của sản phẩm là rất quan trọng để đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất vào thời điểm thích hợp. Điều này giúp mang lại giá trị cho khách hàng nhanh hơn đồng thời đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả.
Dưới đây là một số kỹ thuật ưu tiên danh sách công việc thực tế:
1. Xếp hạng theo ưu tiên
Xếp hạng theo chồng là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để xếp hạng các mục trong danh sách công việc tồn đọng của bạn từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.
Chia công việc của bạn thành:
- Mục ưu tiên cao: Các mục này nằm ở đầu danh sách công việc tồn đọng của bạn, được chú ý trước tiên
- Mục ưu tiên thấp: Các mục này được đặt ở cuối danh sách và có thể được xem lại sau khi các công việc khẩn cấp hơn đã được hoàn thành
Điều này giúp mọi việc trở nên đơn giản, giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng và nhanh chóng mang lại giá trị.
📍Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn là giám đốc sản phẩm của một ứng dụng ngân hàng di động. Nhóm của bạn đang phải xử lý nhiều yêu cầu tính năng, bao gồm:
- Cải tiến đăng nhập bằng sinh trắc học (Ưu tiên cao – tăng cường bảo mật và trải nghiệm người dùng)
- Cập nhật giao diện người dùng Chế độ Tối (Ưu tiên trung bình – cải thiện thẩm mỹ nhưng không ảnh hưởng đến chức năng)
- Chủ đề ứng dụng có thể tùy chỉnh (Ưu tiên thấp – tính năng hữu ích nhưng không thiết yếu)
Bằng cách sử dụng xếp hạng theo chồng, bạn đảm bảo cập nhật bảo mật được xử lý trước tiên, tiếp theo là cải tiến khả năng sử dụng, trong khi cập nhật thẩm mỹ sẽ được thực hiện sau khi các chức năng cốt lõi đã sẵn sàng. Bằng cách này, nhóm của bạn sẽ tập trung vào việc mang lại giá trị tối đa mà không bị phân tâm bởi các công việc ít quan trọng hơn.
2. Phương pháp MoSCoW
Phương pháp MoSCoW là một cách đơn giản để phân loại các mục trong danh sách công việc tồn đọng của bạn. Chia chúng thành bốn loại:
- Bắt buộc phải có: Các tính năng quan trọng cần thiết để sản phẩm hoạt động bình thường
- Should have: Các tính năng quan trọng nhưng không thiết yếu có thể cải thiện sản phẩm
- Could have: Các tính năng tốt nhưng không cấp thiết
- Won't have: Các tính năng không cần thiết cho lần lặp hiện tại
Với điều này, nhóm của bạn sẽ tập trung hơn vào các tính năng kịp thời.
💡Mẹo chuyên nghiệp: MoSCoW thường được kết hợp với timeboxing, trong đó thời hạn đã định buộc phải tập trung vào các yêu cầu quan trọng nhất.
3. Ma trận giá trị so với nỗ lực
Phương pháp này đánh giá từng mục dựa trên giá trị mà nó mang lại và nỗ lực cần thiết để thực hiện nó. Thêm các công việc của bạn vào bốn phần:
- Giá trị cao, nỗ lực thấp: Ưu tiên các mục này; chúng mang lại lợi tức đầu tư cao nhất
- Giá trị cao, nỗ lực cao: Quan trọng nhưng có thể cần nhiều nguồn lực hơn.
- Giá trị thấp, nỗ lực thấp: Được xem xét để đạt được thành công nhanh chóng hoặc ưu tiên thấp
- Giá trị thấp, nỗ lực cao: Được ưu tiên thấp nhất do chi phí cao và lợi nhuận thấp
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để có cái nhìn trực quan hơn về các góc phần tư, hãy sử dụng Mẫu ma trận ưu tiên ClickUp.
4. Mô hình Kano
Theo PwC, một trong ba khách hàng (32%) sẽ ngừng kinh doanh với một thương hiệu mà họ yêu thích chỉ sau một trải nghiệm tồi tệ.
Không có gì ngạc nhiên khi giữ khách hàng hài lòng là một trong những lệnh tối cao để kinh doanh thành công.
Mô hình Kano là một cách phân loại các tính năng của sản phẩm dựa trên mức độ ảnh hưởng của chúng đến sự hài lòng của khách hàng.
Nó chia các tính năng thành năm loại:
- Nhu cầu cơ bản: Những thứ bắt buộc phải có — nếu thiếu, khách hàng sẽ thất vọng, nhưng có chúng cũng không nhất thiết làm ai ngạc nhiên. Đối với một ứng dụng theo dõi thể dục, người dùng mong muốn có tính năng đếm bước chân, và nếu thiếu tính năng này, họ sẽ không sử dụng ứng dụng nữa
- Yêu cầu về hiệu suất: Những yêu cầu này giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng khi bạn cung cấp nhiều hơn, chẳng hạn như đồng bộ hóa ứng dụng với thiết bị đeo nhanh hơn — người dùng đánh giá cao tốc độ và càng nhanh, họ càng hài lòng
- Nhu cầu hứng thú: Những bất ngờ thú vị vượt quá mong đợi của khách hàng. Trong ví dụ của chúng tôi, đó là các đề xuất tập luyện được cá nhân hóa dựa trên AI — khách hàng không mong đợi điều này, nhưng khi phát hiện ra, họ sẽ rất phấn khích
- Nhu cầu không quan trọng: Các tính năng không quan trọng đối với người dùng. Ví dụ: màu sắc biểu tượng ứng dụng có thể tùy chỉnh — một số người dùng có thể thay đổi màu sắc một lần, nhưng điều này không ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm của họ
- Nhu cầu ngược: Các tính năng mà một số khách hàng có thể thích, nhưng những khách hàng khác lại thấy khó chịu, ví dụ: chia sẻ trên mạng xã hội luôn bật cho mỗi buổi tập luyện
Sử dụng Mô hình Kano giúp ưu tiên những công việc cần làm tiếp theo!
👀 Bạn có biết: Một cuộc khảo sát của Viện Scrum cho thấy các nhóm thường xuyên tổ chức các cuộc họp chuẩn bị công việc có số lượng lỗi trong các bản phát hành phần mềm ít hơn 50% so với các nhóm bỏ qua hoạt động quan trọng này.
5. Mô hình đánh giá RICE
Mô hình chấm điểm RICE có thể hỗ trợ sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng dựa trên bốn yếu tố khóa. Cách thức hoạt động như sau:
- Phạm vi ảnh hưởng: Tính năng này sẽ ảnh hưởng đến bao nhiêu người? Phạm vi ảnh hưởng càng cao, tác động càng lớn
- Tác động: Tính năng này sẽ cải thiện trải nghiệm người dùng hoặc thúc đẩy kinh doanh ở mức độ nào? Tác động cao đồng nghĩa với phần thưởng lớn
- Sự tự tin: Bạn tự tin vào ước tính về Phạm vi, Tác động và Nỗ lực của mình đến mức nào? Bạn càng tự tin, quyết định của bạn càng vững chắc
- Nỗ lực: Tính năng này sẽ cần bao nhiêu thời gian hoặc nguồn lực? Nỗ lực càng ít, lợi nhuận càng cao
Bằng cách gán điểm cho từng yếu tố và tính tổng điểm, bạn có thể nhanh chóng xác định những sáng kiến nào đáng đầu tư.
6. Câu chuyện của người dùng
Câu chuyện người dùng mô tả một tính năng hoặc hàm từ góc độ của người sử dụng. Chúng giúp các nhóm tập trung vào những gì cần được xây dựng và tại sao nó lại quan trọng.
📌 Ví dụ: Là người mua hàng, tôi muốn lưu thông tin thẻ tín dụng của mình để có thể thanh toán nhanh hơn trong lần mua hàng tiếp theo.
Câu chuyện người dùng rất quan trọng vì chúng tập trung vào nhu cầu của người dùng, đảm bảo rằng mọi tính năng đều góp phần giải quyết vấn đề thực tế.
Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách sản phẩm tồn đọng
Mặc dù các chi tiết cụ thể có thể khác nhau giữa các nhóm, nhưng các bước sau đây thường được áp dụng để sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả cho các sản phẩm tồn đọng:
Bước 1: Hiểu tầm nhìn và mục tiêu sản phẩm của bạn
Trước khi bắt tay vào xử lý các công việc tồn đọng, điều quan trọng là phải hiểu rõ tầm nhìn và mục tiêu của sản phẩm. Là một sản phẩm của phương pháp Scrum, các công việc tồn đọng phải phù hợp với các mục tiêu đó để tập trung vào các tính năng có tác động lớn nhất.
Tầm nhìn của bạn phải tiếp tục là ngôi sao Bắc Đẩu dẫn đường cho mọi quyết định. Hãy tự hỏi bản thân: Mỗi tính năng sẽ đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể? Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách nghiêm ngặt đảm bảo rằng chỉ những công việc có giá trị nhất mới được ưu tiên hàng đầu.
Việc thiết lập dự án của bạn trên một công cụ quản lý sản phẩm tồn đọng như ClickUp sẽ đơn giản hóa quá trình này. Thêm lộ trình và sprint của bạn vào ứng dụng làm việc toàn diện này để bắt đầu nhanh chóng.
ClickUp cho Nhóm Sản phẩm cung cấp các tính năng quản lý sản phẩm mạnh mẽ, giúp nhóm của bạn xác định mục tiêu, theo dõi tiến độ và đồng bộ các mục tồn đọng với tầm nhìn của bạn một cách tốt hơn.
Cần trợ giúp để bắt đầu? Bắt đầu công việc với Mẫu Backlog của ClickUp. Hoàn hảo cho người mới bắt đầu và người dùng có kinh nghiệm, mẫu này hợp lý hóa quá trình tạo/lập và phân loại backlog của PO.
Nhóm của bạn có thể sử dụng Biểu mẫu gửi phiếu yêu cầu trên mẫu để thêm các mục ưu tiên của họ trong vài giây. PO và các thành viên khác trong nhóm sau đó có thể sử dụng sáu chế độ xem được tạo sẵn để đọc các mục và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn mới làm quen với quản lý backlog, các mẫu backlog sản phẩm có thể là điểm khởi đầu hữu ích. Chúng cung cấp cho bạn các khung sẵn sàng và các phương pháp hay nhất mà bạn có thể bắt đầu triển khai ngay lập tức, tiết kiệm thời gian và loại bỏ các trở ngại.
Bước 2: Ưu tiên sử dụng các kỹ thuật linh hoạt
Giờ bạn đã biết các kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên Agile có tác động lớn nhất, hãy chọn một kỹ thuật, chẳng hạn như MoSCoW hoặc Kano, để bắt đầu phân loại các mục trong danh sách công việc tồn đọng.
Đảm bảo bao gồm việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các tính năng trong dự án của bạn. Điều này cho phép nhóm của bạn phân tích nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, mục tiêu kinh doanh và khả năng thực hiện về mặt kỹ thuật.
Các phương pháp này giúp bạn xác định tính năng nào mang lại tác động lớn nhất và tính năng nào có thể hoãn lại, đảm bảo các tính năng có giá trị nhất được cung cấp trước tiên.
ClickUp cung cấp các công cụ khác nhau để đơn giản hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Với ClickUp Task Priorities, bạn có thể dễ dàng gán mức độ ưu tiên Cao, Trung bình hoặc Thấp cho các nhiệm vụ và sắp xếp hoặc lọc chúng cho phù hợp, để không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
Với Chế độ xem tùy chỉnh của Clickup, bạn có thể trực quan hóa các công việc được nhóm theo mức độ ưu tiên trong Bảng Kanban hoặc Danh sách, sử dụng biểu đồ Gantt để phân tích các phụ thuộc và dòng thời gian, đồng thời theo dõi khối lượng công việc và lập kế hoạch sức chứa với chế độ xem Nhóm.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Không biết bắt đầu từ đâu? Hãy để các mẫu sắp xếp ưu tiên của ClickUp làm việc nặng nhọc cho bạn!
Bước 3: Chia nhỏ các công việc lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
Sau khi đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc tồn đọng, bạn có thể sẽ nhận ra rằng một số công việc quá lớn hoặc quá phức tạp để được coi là một đơn vị công việc riêng lẻ.
Đối với quản lý dự án scrum, việc chia nhỏ các công việc quá lớn thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn là điều cần thiết. Xây dựng các bộ tính năng phức tạp và triển khai các bản sửa lỗi rộng hơn bằng cách tạo các nhiệm vụ và công việc con ClickUp có thể hoàn thành trong một sprint duy nhất.
Ví dụ: thay vì thực hiện một công việc mơ hồ như "Xây dựng cổng thanh toán", hãy chia công việc đó thành các bước có thể thực hiện được như "Thiết lập API thanh toán", "Thiết kế trang thanh toán" và "Kiểm tra chức năng thanh toán"
Các công việc nhỏ hơn dễ phân công, theo dõi và hoàn thành hơn, giúp duy trì đà phát triển.
Và sau khi đã thiết lập các công việc con, hãy tận dụng sức mạnh của Tự động hóa ClickUp.
Thiết lập cảnh báo và thông báo tự động để thông báo cho nhóm của bạn khi các công việc và công việc con quan trọng đã có tiến độ. Tự động hóa cũng có thể nhắc nhở các thành viên trong nhóm về ngày đáo hạn sắp tới để không có công việc nào bị bỏ sót.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cần một mẫu backlog mạnh mẽ để theo dõi các công việc tốn nhiều nỗ lực và các mục tiêu thay đổi? Mẫu Sprint Backlog của ClickUp sẽ giúp bạn bắt đầu ngay lập tức.
Bước 4: Theo dõi tiến độ
Theo dõi tiến độ là khóa để quản lý backlog và đảm bảo nhóm của bạn tiến lên theo kế hoạch. Điều này không chỉ là biết những gì đã hoàn thành mà còn là phát hiện sớm những trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh khi cần thiết.
Một cách hiệu quả để làm điều này là sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để có cái nhìn tổng quan về tiến độ của nhóm theo thời gian thực. Bạn có thể tạo bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ, tính năng hoặc sprint. Điều này cho phép bạn đo lường tốc độ sprint, xác định các yếu tố cản trở và điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
Bước 5: Giao tiếp và hợp tác với nhóm của bạn
Giao tiếp và hợp tác hiệu quả là yếu tố cốt lõi của bất kỳ dự án agile thành công nào. Sau khi đã sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân chia công việc, việc duy trì cuộc hội thoại là rất quan trọng. Kiểm tra thường xuyên, vòng phản hồi và các kênh giao tiếp cởi mở giúp đảm bảo mọi người luôn đồng nhất và tập trung vào cùng một mục tiêu.
📮ClickUp Insight: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm. Mặc dù tin nhắn giúp trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả, nhưng các tin nhắn thường được phân tán trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc tìm kiếm thông tin sau này trở nên khó khăn hơn.
Với giải pháp tích hợp như ClickUp Chat, các chủ đề trò chuyện của bạn được bản đồ hóa theo các dự án và nhiệm vụ cụ thể, giúp các cuộc hội thoại của bạn luôn có bối cảnh và sẵn sàng sử dụng.
Mỗi thư mục hoặc dự án trong ClickUp sẽ tự động nhận được kênh trò chuyện riêng. Cách tổ chức này cho phép các cuộc thảo luận tập trung vào các dự án cụ thể mà không làm lộn xộn các cuộc trò chuyện chung.
ClickUp Chat tận dụng AI để nâng cao năng suất. Các tính năng như AI CatchUp tóm tắt các cuộc hội thoại bị bỏ lỡ, trong khi AI Task Creation có thể tự động tạo nhiệm vụ từ tin nhắn trò chuyện, hợp lý hóa quy trình làm việc.
Bạn có thể ghim các tin nhắn quan trọng vào công việc để dễ tham khảo, và FollowUps giúp theo dõi các mục hành động từ các cuộc hội thoại, đảm bảo rằng các cuộc thảo luận quan trọng dẫn đến các công việc có thể thực hiện được.
Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh các công việc tồn đọng một cách nhất quán
Các nhóm Agile biết rằng tính linh hoạt là chìa khóa. Backlog sản phẩm không phải là công việc làm một lần là xong — nó cần được xem xét và điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với các ưu tiên thay đổi, nhu cầu thị trường hoặc những hiểu biết mới.
Việc sắp xếp công việc tồn đọng thường xuyên cũng giúp điều chỉnh các ưu tiên của bạn phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của sản phẩm.
Đánh giá nhất quán cho phép bạn sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các mục, thêm nhiệm vụ mới hoặc xóa nhiệm vụ đã lỗi thời. Với tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh công việc tồn đọng, di chuyển nhiệm vụ và thêm mục mới.
Thiết lập các đánh giá định kỳ hoặc đồng bộ với lịch trình sprint để đảm bảo backlog của bạn luôn phù hợp và cập nhật. Cập nhật và thông báo thời gian thực thông báo cho nhóm của bạn về bất kỳ thay đổi nào, giúp mọi người tập trung vào các công việc quan trọng nhất.
Khi tất cả đã được nói và hoàn thành, việc thiết lập các sprint có thể khó khăn không kém việc thực hiện chúng. Với Mẫu Backlogs và Sprints của ClickUp, PO của bạn có thể yên tâm vì biết rằng tất cả các nhiệm vụ quan trọng đã được bao quát.
Nếu bạn là Scrum Master và đang tìm kiếm một mẫu giúp sắp xếp backlog, chạy sprint và sprint retrospective tại một nơi, thì đây là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Cách tiếp cận ba hướng giúp bạn thiết lập các ưu tiên rõ ràng, xây dựng các backlog có tổ chức và chia sẻ các cập nhật với đồng nghiệp và nhà phát triển — tất cả chỉ trong một tài liệu duy nhất.
Chúng tôi sử dụng ClickUp để theo dõi các dự án phát triển phần mềm nội bộ; việc quản lý nhiều dự án và nhóm giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn, đây là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi đã sử dụng cho đến nay để xử lý các dự án scrum và agile hiện đại của mình.
Chúng tôi sử dụng ClickUp để theo dõi các dự án phát triển phần mềm nội bộ; việc quản lý nhiều dự án và nhóm giúp công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn, đây là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi đã sử dụng cho đến nay để xử lý các dự án scrum và agile hiện đại.
Dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng với ClickUp
Trong một nhóm Agile, sản phẩm tồn đọng của bạn phải là một tài sản mạnh mẽ. Tuy nhiên, nếu không được cập nhật liên tục và sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý, nó có thể cản trở nhóm của bạn. Đó là lúc ClickUp bước vào để tạo ra sự khác biệt!
ClickUp giúp bạn quản lý công việc tồn đọng một cách dễ dàng bằng cách cung cấp các công cụ trực quan để sắp xếp, sắp xếp thứ tự ưu tiên và cập nhật các nhiệm vụ.
Với các tính năng như sắp xếp ưu tiên bằng cách kéo và thả và các trường có thể tùy chỉnh để đánh dấu các ưu tiên hàng đầu, ClickUp giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc. Không gian cộng tác cũng cho phép các nhóm đóng góp ý kiến một cách liền mạch, biến công việc tồn đọng của bạn thành động lực mạnh mẽ cho thành công, chứ không phải trở ngại.
Sẵn sàng nâng cao khả năng quản lý backlog và tăng năng suất của nhóm? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên như một chuyên gia!