Nhiều phương pháp hay nhất trong phát triển phần mềm tập trung vào những việc cần làm trong hiện tại, tốt nhất là trong sprint hiện tại. Mặc dù điều này là cần thiết, nhưng cũng là cách nhìn ngắn hạn.
Các nhóm sản phẩm tốt cũng luôn để mắt đến tương lai. Một quy trình thiết yếu trong kế hoạch tập trung vào tương lai như vậy là backlog grooming.
Việc sắp xếp công việc tồn đọng một cách cẩn thận có thể biến đổi năng suất của nhóm, hợp lý hóa các quy trình và dẫn đến việc hoàn thành công việc thành công. Dưới đây là cách thực hiện.
Backlog Grooming là gì?
Backlog grooming, còn được gọi là tinh chỉnh backlog, là quá trình đánh giá, cải tiến, sắp xếp thứ tự ưu tiên và cập nhật các mục trong backlog sản phẩm một cách hợp tác.
Điều này không nên nhầm lẫn với sprint backlog, tức là các mục của sprint hiện tại chưa hoàn thành, chỉ được thực hiện sau khi được tinh chỉnh và được coi là sẵn sàng để phát triển.
Thông thường, quá trình sắp xếp công việc tồn đọng bao gồm các phiên lặp đi lặp lại, trong đó toàn bộ nhóm đa chức năng thảo luận về các mục để đảm bảo chúng phù hợp với định hướng chiến lược của dự án và các nguồn lực sẵn có.
Lợi ích của việc quản lý backlog
Trong mỗi cuộc họp lập kế hoạch sprint, các nhóm chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục từ backlog để phát triển. Tại thời điểm này, họ cũng đánh giá và mở rộng các tính năng/câu chuyện người dùng mà họ chọn.
Tại sao các nhóm sản phẩm nên xem xét các mục tồn đọng có thể hoặc không thể được xử lý trong tương lai và sắp xếp chúng? Hãy cùng tìm hiểu.
Giúp lập kế hoạch sprint dễ dàng hơn: Backlog được sắp xếp hợp lý sẽ ưu tiên các công việc dựa trên giá trị, độ phức tạp và mức độ khẩn cấp. Trong quá trình lập kế hoạch sprint, bạn có thể tập trung vào các công việc có liên quan trực tiếp đến nhu cầu thị trường/kinh doanh và tiến hành hiệu quả.
Cải thiện năng suất: Một phần thiết yếu của việc tinh chỉnh backlog là thêm thông tin vào câu chuyện người dùng thông qua định nghĩa, kết quả mong đợi và tiêu chí chấp nhận. Khi bắt đầu công việc, các nhà phát triển đã có mọi thứ cần thiết để tạo ra những sản phẩm tuyệt vời.
Mang lại khả năng dự đoán: Bằng cách chia nhỏ các công việc lớn thành các phần dễ quản lý, việc sắp xếp công việc tồn đọng mang lại cảm giác lặp lại và dự đoán được trong quy trình. Kết quả là, các nhóm có thể xử lý công việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng tê liệt thường xảy ra khi dự án quá tải.
Hỗ trợ phân bổ nguồn lực: Backlog grooming đảm bảo rằng nguồn lực được phân bổ cho các công việc mang lại giá trị cao nhất. Nó ngăn chặn backlog trở thành nơi chứa đựng mọi ý tưởng hoặc yêu cầu, điều này có thể làm phân tán sự tập trung và cản trở tiến độ.
Cộng tác nhóm tốt hơn: Thông qua các phiên chuẩn bị thường xuyên, các thành viên trong nhóm có thể thảo luận và thống nhất về hướng đi và các ưu tiên của dự án. Họ có thể hình dung tình trạng tương lai của một số phần mềm bảng trắng tốt nhất. Các cuộc thảo luận này đảm bảo mọi người có cùng bối cảnh và cùng hướng tới các mục tiêu chung.
Những nhược điểm tiềm ẩn của việc quản lý backlog và cách khắc phục chúng
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng nếu thực hiện không đúng, việc sắp xếp công việc tồn đọng có thể gây ra những bất lợi đáng kể. Dưới đây là một số nhược điểm tiềm ẩn của việc sắp xếp công việc tồn đọng và cách tránh chúng.
Phiên dọn dẹp hộp thời gian: Các nhóm có thể mất quá nhiều thời gian để dọn dẹp công việc, thậm chí không phải trong sprint hiện tại, dẫn đến lãng phí tài nguyên quan trọng. Do đó, hãy đặt giới hạn thời gian cho các phiên dọn dẹp và hướng các cuộc hội thoại tập trung và hiệu quả.
Biết khi nào nên dừng lại: Nếu không có quy trình rõ ràng, các nhóm phân phối sẽ ưu tiên và sắp xếp lại thứ tự các công việc giống nhau, dẫn đến tình trạng phân tích quá mức. Để tránh điều này, hãy biết khi nào nên dừng lại và chấp nhận rằng bạn có thể điều chỉnh khi có thông tin mới.
Tập trung vào mục tiêu dài hạn: Khi bạn thường xuyên sắp xếp công việc tồn đọng, bạn có thể mất dấu mục tiêu dài hạn và tối ưu hóa dựa trên nguồn lực sẵn có hoặc nhu cầu trước mắt.
Tránh điều này và hướng việc chuẩn bị công việc tồn đọng theo tầm nhìn tổng thể của dự án. Việc kết hợp các đánh giá cột mốc vào quá trình chuẩn bị đảm bảo rằng cả công việc ngắn hạn và mục tiêu dài hạn đều được thống nhất.
Hãy nhớ sáng tạo: Bản chất có cấu trúc của các phiên này có thể kìm hãm sự sáng tạo, vì trọng tâm thường là tinh chỉnh và ước tính hơn là ý tưởng. Khuyến khích brainstorming cởi mở bên ngoài quá trình grooming để cân bằng giữa sáng tạo và năng suất.
Mặc dù về mặt lý thuyết, chúng ta đã hiểu việc sắp xếp công việc tồn đọng có thể mang lại những lợi ích gì, nhưng hãy tìm hiểu sâu hơn về việc này trong thực tế.
Chuẩn bị công việc tồn đọng hoặc tinh chỉnh trong quản lý dự án
Nếu quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, lên lịch và thực hiện một loạt công việc để đạt được mục tiêu chung, thì việc sắp xếp công việc tồn đọng sẽ là một trong những quyết định quan trọng nhất mà bạn phải đưa ra.
Không giống như các phương pháp phát triển phần mềm truyền thống như phương pháp thác nước hoặc phương pháp đường dẫn quan trọng, vốn ít linh hoạt trong việc thích ứng với những thay đổi của thị trường, kỹ thuật linh hoạt — và backlog grooming — cho phép bạn luôn bắt kịp nhu cầu của người dùng và thị trường.
Trong quản lý dự án, đặc biệt là trong phát triển phần mềm nhanh, việc chuẩn bị là rất quan trọng trong các lĩnh vực sau.
Phạm vi công việc
Backlog grooming làm rõ phạm vi công việc. Nó giúp đánh giá công việc cần hoàn thành và ước lượng nỗ lực/thời gian. Nó cho phép người quản lý dự án xác định các yếu tố phụ thuộc và thực hiện các điều chỉnh chủ động.
Lập kế hoạch sprint
Chuẩn bị backlog Agile là điều kiện tiên quyết để lập kế hoạch sprint tốt. Chuẩn bị tốt đảm bảo backlog và sprint được lấp đầy bằng các mục công việc được hiểu rõ và có kích thước chính xác, giảm thiểu bất ngờ và trở ngại.
Không biết bắt đầu từ đâu? Mẫu Backlogs and Sprints của ClickUp là điểm khởi đầu phù hợp cho bạn.
Năng suất và tốc độ của nhóm
Một backlog được quản lý tốt:
- Cung cấp chế độ xem 360 độ về khối lượng công việc của dự án, bao gồm tất cả các tính năng, cải tiến và sửa lỗi đã được lên kế hoạch
- Ưu tiên các công việc dựa trên đóng góp dự kiến của chúng đối với mục tiêu của dự án
- Hỗ trợ phân bổ nguồn lực với ước lượng nỗ lực/thời gian cụ thể
Agility
Backlog grooming cung cấp sự linh hoạt rất cần thiết trong một nhóm phân phối nhanh nhẹn. Nó cải thiện tổ chức công việc để thể hiện tinh thần nhanh nhẹn của sự cải tiến liên tục và khả năng phản ứng với thay đổi.
Hợp tác với các bên liên quan
Khi bạn mời các bên liên quan đến kinh doanh và nhóm khách hàng tham gia phiên grooming, bạn biến họ thành những người tham gia tích cực vào hành trình của dự án, nuôi dưỡng ý thức quyền sở hữu và tầm nhìn chung. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro thông qua việc xác định sớm và thảo luận về các vấn đề hoặc trở ngại tiềm ẩn.
Một câu hỏi quan trọng trong quá trình quản lý dự án hiệu quả là ai nên tham gia các phiên sắp xếp công việc tồn đọng. Chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi này tiếp theo.
Ai nên tham dự các phiên Backlog Grooming
Hiệu quả của quá trình sắp xếp công việc tồn đọng trong sản phẩm trong các phương pháp agile và scrum phụ thuộc vào sự tham gia và hợp tác tích cực của các bên liên quan chính. Những người nên tham dự mỗi phiên sắp xếp công việc tồn đọng là như sau.
1. Chủ sở hữu sản phẩm
Chủ sở hữu sản phẩm có nhiệm vụ trình bày rõ ràng tầm nhìn và đảm bảo rằng các công việc tồn đọng của sản phẩm phù hợp với tầm nhìn đó. Vai trò của chủ sở hữu sản phẩm trong các cuộc họp sắp xếp công việc tồn đọng là:
- Thể hiện giá trị kinh doanh của các mục tồn đọng
- Cung cấp sự rõ ràng về các yêu cầu
- Đưa quan điểm kinh doanh vào phát triển phần mềm
- Đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh
2. Scrum Master
Scrum master, người dẫn dắt phiên dọn dẹp công việc tồn đọng, phải đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả và tập trung. Trách nhiệm của scrum master trong phiên dọn dẹp là:
- Làm rõ các quy trình và hệ thống mà nhóm tuân theo
- Xây dựng và phổ biến một bộ từ vựng chung về các thuật ngữ Agile Scrum
- Giữ các cuộc thảo luận đi đúng hướng
- Đạt được tiến độ thông qua thảo luận
- Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc Agile
3. Nhóm phát triển
Cuối cùng, các nhà phát triển và nhà phân tích chất lượng sẽ xây dựng các mục trong backlog, vì vậy họ cần phải có mặt ở đó. Họ cung cấp những thông tin quý giá về tính khả thi về mặt kỹ thuật và nỗ lực cần thiết. Họ sẽ đảm bảo backlog là thực tế, có thể đạt được và phù hợp với khả năng thực tế.
4. Đại diện kinh doanh
Đại diện kinh doanh đảm bảo rằng backlog phản ánh các ưu tiên của doanh nghiệp. Sự tham gia của họ vào các cuộc họp tinh chỉnh backlog giúp điều chỉnh các nỗ lực phát triển phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Vai trò của họ trong việc sắp xếp công việc tồn đọng theo phương pháp Agile bao gồm:
- Xác thực tính liên quan của các mục
- Đánh giá mức độ khẩn cấp của các mục
- Đo lường giá trị của các mục tồn đọng theo thuật ngữ kinh doanh
Bây giờ, hãy mời tất cả những người này và tổ chức một cuộc họp. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm việc này một cách hiệu quả.
Tổ chức cuộc họp tinh chỉnh công việc tồn đọng
Không có cá nhân nào tinh chỉnh backlog một cách độc lập, mặc dù nhiều bên liên quan thêm ý kiến của họ ngoại tuyến. Phần lớn việc tinh chỉnh backlog sản phẩm diễn ra trong các cuộc họp thông qua thảo luận, hợp tác và cải tiến liên tục.
Bạn cần có các quy trình phù hợp và các công cụ quản lý backlog sản phẩm để có một cuộc họp hiệu quả. Chúng tôi sẽ đề cập đến cả hai vấn đề này trong phần tiếp theo.
1. Thu thập và phân tích dữ liệu backlog
Bước đầu tiên, thậm chí trước khi tham gia cuộc họp về công việc tồn đọng, là thu thập và phân tích dữ liệu. Ở giai đoạn này, hãy tổng hợp tất cả các mục hiện có, bao gồm:
- Câu chuyện của người dùng
- Báo cáo lỗi
- Yêu cầu tính năng
- Công việc liên quan đến nợ kỹ thuật
Sử dụng một công cụ như phần mềm quản lý dự án miễn phí của ClickUp để có cái nhìn tổng quan toàn diện và có tổ chức. Xem công việc tồn đọng của bạn dưới dạng danh sách, bảng hoặc bảng Kanban.
Bạn cũng có thể liên hệ với nhóm thành công của khách hàng để biết bất kỳ phản hồi hoặc ý kiến cụ thể nào mà họ nhận được từ người dùng.
Nếu bạn chưa quen với quản lý công việc tồn đọng, hãy sử dụng bất kỳ mẫu công việc tồn đọng sản phẩm nào sau đây để bắt đầu.
2. Phân loại các mục tồn đọng
Không phải tất cả các công việc đều giống nhau, vì vậy hãy phân loại chúng cho phù hợp. Xác định mục nào của bạn thuộc loại:
- Tính năng mới
- Cải tiến
- Lỗi và sửa lỗi
- Cập nhật tài liệu
Cập nhật loại nhiệm vụ tương ứng trên ClickUp để dễ dàng truy cập hơn.
Bước này đơn giản hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách nhóm các công việc tương tự lại với nhau, giúp phân bổ nguồn lực và ước tính dòng thời gian dễ dàng hơn.
3. Ưu tiên, lặp lại, lặp lại
Xếp hạng các mục theo các yếu tố chính, chẳng hạn như giá trị kinh doanh, tác động đến khách hàng và khả năng thực hiện về mặt kỹ thuật. Hãy nhớ rằng công việc không hoàn thành chỉ sau một lần xếp hạng. Trong mỗi phiên sắp xếp công việc tồn đọng, hãy xem lại — ít nhất là qua loa — tất cả các công việc đã được xếp hạng trước đó và đảm bảo chúng vẫn ở trạng thái cũ.
4. Ước tính nỗ lực và nguồn lực
Đối với mỗi công việc ưu tiên cao, hãy ước tính nỗ lực và nguồn lực cần thiết. Ở giai đoạn này, hãy thu hút sự tham gia của toàn bộ nhóm, bao gồm các nhà phát triển, người kiểm tra và chuyên gia DevOps.
Thêm các câu chuyện người dùng và trường hợp sử dụng toàn diện để đảm bảo ước tính của bạn chính xác. Đảm bảo rằng mỗi công việc có giải thích về tính năng từ góc độ của người dùng cuối.
Đặt ra các tiêu chí chấp nhận rõ ràng và có thể đo lường được. Điều này đảm bảo mọi người đều có chung hiểu biết về những gì cần đạt được để một công việc được coi là hoàn thành.
Lập bản đồ các mối phụ thuộc giữa các công việc. Xác định các điểm nghẽn hoặc rủi ro tiềm ẩn liên quan đến từng mục ưu tiên cao, chẳng hạn như thách thức kỹ thuật hoặc hạn chế về nguồn lực.
5. Lên lịch các phiên đánh giá và hoàn thiện
Tổ chức các phiên tinh chỉnh backlog thường xuyên với nhóm dự án để xem xét tiến độ, đánh giá lại các ưu tiên và cập nhật backlog. Điều này giúp backlog luôn phù hợp và thống nhất với các mục tiêu của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan.
Duy trì đường dây liên lạc cởi mở với tất cả các bên liên quan, tạo ra một vòng phản hồi trực tiếp. Kết hợp các bài học từ các công việc đã hoàn thành để tinh chỉnh và điều chỉnh công việc tồn đọng.
6. Ghi chép và chia sẻ các cập nhật
Ghi chép chi tiết tất cả các thay đổi được thực hiện trong quá trình tinh chỉnh backlog và chia sẻ thông tin cập nhật với các bên liên quan. Điều này sẽ thúc đẩy tính minh bạch và giúp mọi người luôn được thông báo về tiến độ và hướng đi của dự án.
Tài liệu ClickUp là một cách tuyệt vời để ghi lại các phiên sắp xếp công việc. ClickUp Brain cũng có thể giúp tóm tắt, hiệu đính và cải thiện các ghi chú của bạn!
Công cụ và kỹ thuật cho việc quản lý backlog hiệu quả
Khi đã xác định rõ quy trình, hãy cùng xem xét một số công cụ agile cụ thể và các phương pháp hay nhất về backlog grooming có thể hữu ích, bao gồm phần mềm quản lý sản phẩm ClickUp.
Cuộc họp tinh chỉnh công việc tồn đọng theo thời gian
Thời lượng của các cuộc họp sắp xếp công việc tồn đọng có thể khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án và mức độ trưởng thành của nhóm. Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, các phiên này nên kéo dài từ 1 đến 2 giờ.
Hãy sử dụng các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp để đo lường thời gian dành cho các phiên sắp xếp công việc tồn đọng.
Hãy súc tích và tập trung
Thật dễ dàng để thảo luận về mọi ý tưởng nhỏ và mất thời gian. Vì vậy, hãy tham gia cuộc họp với một chương trình nghị sự nêu rõ kết quả mong đợi. Giữ cuộc thảo luận tập trung vào vấn đề đó. Ghi lại cuộc hội thoại cũng như những điểm bạn không thể thảo luận.
ClickUp Docs là một cách tuyệt vời để thực hiện việc này. Bạn cũng có thể kết nối ClickUp Docs với các nhiệm vụ/nhiệm vụ phụ khác nhau, chỉ định người dùng, chia sẻ, v.v. để hướng dẫn các phiên sắp xếp công việc của bạn.
Lên lịch trước
Không ai thích nhận được thông báo đột xuất về một phiên sắp xếp công việc kéo dài 2 giờ. Lên lịch các cuộc họp định kỳ như một phần của dự án.
Chế độ xem Lịch của ClickUp là một cách tuyệt vời để tích hợp các phiên sắp xếp công việc tồn đọng thường xuyên vào các nhiệm vụ và dòng thời gian của dự án. Đặt nhắc nhở tự động để đảm bảo tất cả các bên liên quan tham gia cuộc họp. Đối với mỗi cuộc họp, hãy bao gồm chi tiết về kết quả lý tưởng để các bên liên quan có thể chuẩn bị trước.
Tổ chức cuộc họp hợp tác
Sử dụng các công cụ trực quan trong các cuộc họp sắp xếp công việc để khuyến khích mọi người tham gia. Mời mọi người đóng góp ý kiến và truyền cảm hứng cho các ý tưởng.
Bảng trắng ClickUp là một cách tuyệt vời để ghi chú trực quan các câu chuyện của người dùng mới, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và kết nối chúng thành bản đồ tư duy.
Sử dụng các kỹ thuật ước lượng linh hoạt
Đánh giá có thể tốn thời gian, vì vậy mọi người thường chỉ đoán mò hoặc làm theo cảm tính. Tránh điều này bằng cách làm cho quá trình đánh giá trở nên có ngữ cảnh và thậm chí là thú vị. Một số kỹ thuật đánh giá agile phổ biến bao gồm:
- Planning poker: Cách thức trò chơi hóa để ước tính nỗ lực bằng cách thảo luận và gán điểm câu chuyện nhanh cho các câu chuyện của người dùng
- Kích thước áo thun: Sử dụng kích thước tương đối (ví dụ: XS, S, M, L, XL) để ước tính nỗ lực cần thiết cho mỗi mục backlog
Thử nghiệm các khung làm việc ưu tiên
Xếp hạng ưu tiên là một phần quan trọng trong việc sắp xếp công việc tồn đọng của sản phẩm. Sử dụng các kỹ thuật tốt nhất để thực hiện phần này một cách chính xác. Hai phương pháp thường được sử dụng là:
- Phương pháp MoSCoW: Phân loại câu chuyện của người dùng thành các nhóm Phải có, Nên có, Có thể có và Không có
- Ma trận giá trị so với nỗ lực: Vẽ biểu đồ các công việc trên ma trận dựa trên giá trị của chúng đối với dự án và nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng
Hoàn thành xuất sắc phiên sắp xếp công việc tồn đọng tiếp theo với ClickUp
Một trong những nguyên tắc cơ bản của phát triển phần mềm linh hoạt là sự đơn giản — nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc chưa hoàn thành — là điều thiết yếu.
Nguyên tắc này nhấn mạnh sự cần thiết phải sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách cẩn thận và có chủ ý để chúng ta chỉ làm những việc tạo ra giá trị tối đa. Backlog grooming là một công cụ tuyệt vời để đạt được điều đó.
Backlog grooming giúp người quản lý dự án/sản phẩm hình dung tương lai rõ ràng hơn. Nó giúp họ định hình lộ trình sản phẩm trong trung và dài hạn trong khi tích cực thực hiện sprint hiện tại.
Các nhóm sản phẩm có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của việc sắp xếp công việc tồn đọng với công cụ quản lý dự án phù hợp.
Với các mô tả chi tiết về tính năng (câu chuyện người dùng), tiêu chí chấp nhận (danh sách kiểm tra), theo dõi thời gian, lập lịch, nhắc nhở, bình luận và các tính năng cộng tác, phần mềm quản lý dự án nhanh nhẹn của ClickUp được thiết kế riêng cho phát triển phần mềm nhanh nhẹn, bao gồm cả việc sắp xếp công việc tồn đọng.
Xem cách ClickUp hỗ trợ việc sắp xếp công việc tồn đọng. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp về việc làm sạch backlog
1. Từ nào phù hợp hơn để thay thế cho "backlog grooming"?
Backlog grooming còn được gọi là backlog refinement hoặc story grooming.
2. Mục đích của việc grooming trong Scrum là gì?
Mục đích của việc sắp xếp trong quản lý dự án Scrum là xem xét, sắp xếp thứ tự ưu tiên và tinh chỉnh các mục tồn đọng của sản phẩm để đảm bảo tính rõ ràng, phù hợp và phù hợp với mục tiêu của dự án.
3. Vai trò của việc sắp xếp công việc tồn đọng là gì?
Vai trò của việc sắp xếp công việc tồn đọng là đảm bảo công việc tồn đọng của nhóm phát triển phần mềm luôn được tổ chức, sắp xếp theo mức độ ưu tiên, cập nhật và sẵn sàng để sử dụng.