Cách quản lý các thành phần Scrum Agile: Định nghĩa và tầm quan trọng

Phương pháp scrum linh hoạt được thiết kế để thích ứng với sự thay đổi, xây dựng phần mềm phát triển phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Khi sự thay đổi này diễn ra nhanh chóng, các nhóm có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn do hiểu lầm và thiếu thống nhất.

Để luôn đi đúng hướng, các nhóm kỹ thuật cần có một bộ từ vựng chung, và đó chính là điều mà các sản phẩm scrum agile mang lại.

Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi thảo luận về các sản phẩm scrum, cách chúng giúp ích và cách bạn có thể quản lý chúng để mang lại lợi thế cho nhóm của mình.

Scrum Artifacts là gì?

Các sản phẩm Scrum là các yếu tố, báo cáo hoặc quy trình giúp các nhà quản lý dự án chia sẻ thông tin quan trọng với tất cả các bên liên quan.

Đây là các thuật ngữ scrum agile được định nghĩa rõ ràng, với mục đích chính là giúp mọi người hiển thị rõ ràng quá trình phát triển sản phẩm, các hoạt động đã được lên kế hoạch, công việc đã hoàn thành và hiệu suất của nhóm.

Ba thành phần Scrum là:

Chúng tôi sẽ khám phá từng yếu tố này và cách sử dụng chúng trong quản lý dự án agile ở phần sau của bài viết này.

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu tạo các artifact Scrum, bạn cần nắm vững nguyên tắc hướng dẫn của nó: tính minh bạch.

Tầm quan trọng của tính minh bạch của tài liệu trong Agile Scrum

Trong thực tiễn phát triển phần mềm agile/scrum, tính minh bạch là nguyên tắc hướng dẫn cơ bản, ảnh hưởng đến mọi quyết định và hành động. Một trong những cách mà các thành viên nhóm agile scrum thực hành tính minh bạch là thông qua các sản phẩm.

Hướng dẫn scrum nêu rõ mục tiêu chính của các sản phẩm scrum là "tối đa hóa tính minh bạch của thông tin quan trọng", giúp mọi người kiểm tra chúng có cùng cơ sở để thích ứng.

Về bản chất, các sản phẩm scrum giúp thiết lập một bối cảnh chung để nhóm điều hướng dự án đi đúng hướng. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho nhóm.

Tạo niềm tin: Khi mọi người đều có thể truy cập thông tin cập nhật về tiến độ dự án, họ sẽ tin tưởng lẫn nhau.

Thúc đẩy sự hợp tác: Các sản phẩm scrum linh hoạt được xây dựng tập thể bởi nhóm giúp hiển thị các khoảng trống và trở ngại. Do đó, các thành viên nhóm đa chức năng có thể cung cấp sự giúp đỡ và tư vấn vì lợi ích chung của dự án.

Giảm thiểu rủi ro: Các sản phẩm của Scrum cung cấp một cách để dự báo các vấn đề, phát hiện các lỗi và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành mối lo ngại.

Hỗ trợ giải quyết vấn đề: Bất cứ khi nào nhóm scrum gặp trở ngại, các sản phẩm sẽ đóng vai trò như những cột mốc, cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định hiệu quả.

Cho phép cải tiến liên tục: Các nhóm luôn tìm cách cải tiến liên tục — các sản phẩm scrum linh hoạt hỗ trợ việc đánh giá và tổng kết bằng dữ liệu chính xác và kịp thời.

Bằng cách này, các sản phẩm scrum tạo thành nền tảng của khung công tác. Chúng giúp mọi thành viên trong nhóm áp dụng khung công tác scrum một cách toàn diện và hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện.

Các loại tài liệu Scrum

Khung quy trình Scrum có ba sản phẩm chính: sản phẩm tồn đọng, sprint tồn đọng và sản phẩm gia tăng. Tuy nhiên, theo thời gian, các nhóm scrum đã phát triển thêm các sản phẩm khác như tầm nhìn sản phẩm, biểu đồ burn-down, định nghĩa hoàn thành, v.v. Hãy cùng xem xét tất cả chúng.

1. Danh sách sản phẩm tồn đọng

Tài liệu Scrum chính thức này là danh sách có thứ tự các tính năng, cải tiến và sửa lỗi cần thiết trong sản phẩm. Nó được tổng hợp từ nghiên cứu về hỗ trợ khách hàng và phân tích đối thủ cạnh tranh/thị trường.

Một số đặc điểm chính của sản phẩm tồn đọng là:

Danh sách công việc sản phẩm là nguồn duy nhất của công việc được nhóm scrum đảm nhận.

Tuy nhiên, không phải tất cả các mục trong danh sách công việc sản phẩm đều sẵn sàng để được thêm vào sprint ngay lập tức. Chúng phải trải qua quá trình tinh chỉnh danh sách công việc sản phẩm để đảm bảo rằng một mục đạt được mức độ minh bạch hoặc rõ ràng cần thiết.

Tại đây, các nhà phát triển sẽ phân tích và định nghĩa các mục tồn đọng của sản phẩm thành các câu chuyện nhỏ hơn, chính xác hơn, có thể hoàn thành trong một sprint.

Cam kết đối với sản phẩm tồn đọng là hướng tới mục tiêu sản phẩm. Các nhóm Scrum xác định mục tiêu sản phẩm (trạng thái tương lai của sản phẩm) và cấu trúc các mục tồn đọng để đạt được mục tiêu đó.

Khi các mục trong danh sách công việc sản phẩm đã sẵn sàng để được lựa chọn cho sprint tiếp theo, chúng sẽ được chuyển vào danh sách công việc sprint.

2. Sprint backlog

Sprint backlog là một tập hợp các sản phẩm trong product backlog được chọn để phát triển trong sprint tiếp theo. Nó cũng phác thảo kế hoạch để cung cấp chức năng đó và đạt được mục tiêu sprint.

Sprint backlog được tạo ra trong cuộc họp lập kế hoạch sprint, nơi nhóm kỹ sư chọn các mục backlog sản phẩm dựa trên mức độ ưu tiên, thêm chúng vào sprint backlog và chia thành các công việc cần phát triển.

Sprint backlog nêu bật bức tranh tổng quan về sprint theo thời gian thực. Vì vậy, nó là:

Khi nhóm hoàn thành các mục trong sprint backlog, họ sẽ xây dựng các sản phẩm tăng dần.

3. Tăng trưởng sản phẩm

Một bản bổ sung là một phiên bản sản phẩm có thể hoạt động, có thể giao được, đáp ứng 'Định nghĩa về việc đã hoàn thành' của nhóm phát triển, tức là tất cả các tiêu chí chấp nhận (tiêu chí chất lượng, hạn chế hoặc yêu cầu phi chức năng/kinh doanh) như được định nghĩa trong danh sách công việc sản phẩm.

Vào cuối mỗi sprint, công việc đã hoàn thành của nhóm phát triển phải đạt đến một mức tăng trưởng, đó là một bổ sung đã được kiểm tra và phê duyệt hoàn toàn cho sản phẩm hiện có.

Mặc dù mỗi sprint có một sự gia tăng, nhưng nó cũng bao gồm sự gia tăng của tất cả các sprint trước đó. Chúng bổ sung cho quá trình tích hợp liên tục/triển khai liên tục (CI/CD) trong theo dõi phiên bản và khôi phục nếu cần.

4. Định nghĩa về việc đã hoàn thành

Định nghĩa về việc hoàn thành là một danh sách chính thức các tiêu chuẩn mà bất kỳ phần bổ sung mới nào phải đáp ứng trước khi được chính thức coi là hoàn thành.

Theo hướng dẫn scrum, định nghĩa về việc hoàn thành là một cam kết về sự gia tăng sản phẩm chứ không phải là một sản phẩm. Tuy nhiên, việc có một định nghĩa rõ ràng, được ghi chép về việc hoàn thành sẽ có lợi cho toàn bộ nhóm scrum để đẩy sự gia tăng đến khách hàng.

Các nhóm Scrum thường có một danh sách kiểm tra các mục, tạo thành định nghĩa về việc đã hoàn thành. Ví dụ, danh sách này có thể bao gồm:

Định nghĩa về việc hoàn thành có thể khác nhau đối với mỗi câu chuyện người dùng. Nó có thể phát triển để thích ứng với sự hiểu biết mới nhất của nhóm về kinh doanh. Nó được lặp lại trong các buổi tổng kết sprint để được củng cố cho các bước tăng trưởng trong tương lai.

Sự gia tăng sẽ không được phát hành nếu một mục trong danh sách công việc sản phẩm chưa đáp ứng định nghĩa về hoàn thành. Thay vào đó, nó sẽ được gửi trở lại danh sách công việc để xem xét lại. Nó sẽ được kiểm tra để tìm ra các vấn đề và nguyên nhân gốc rễ để các scrum master có thể hợp lý hóa các quy trình để tránh những trường hợp như vậy xảy ra trong tương lai.

Khi một mục đáp ứng định nghĩa về hoàn thành, nó sẽ được đóng để theo dõi burndown và nhóm sẽ chuyển sang công việc mở tiếp theo.

5. Tầm nhìn sản phẩm

Tầm nhìn sản phẩm là sự hiểu biết chung về trạng thái tương lai của sản phẩm. Nó phác thảo giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng.

Tầm nhìn sản phẩm định hướng cho các nhóm đa chức năng hướng tới mục tiêu của họ. Nó giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn. Ví dụ, khi hai mục trong danh sách công việc sản phẩm cần được ưu tiên, tầm nhìn và mục tiêu sản phẩm sẽ giúp các nhà phát triển sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng.

6. Kế hoạch phát hành

Kế hoạch phát hành phác thảo những công việc mà nhóm sẽ thực hiện (các mục tồn đọng của sản phẩm), thời điểm phát hành (dòng thời gian) và cách thức thực hiện (kế hoạch nguồn lực).

Kế hoạch phát hành không phải là một sản phẩm được định nghĩa chính thức trong hướng dẫn scrum. Tuy nhiên, nó rất phổ biến trong giới scrum master và chủ sở hữu sản phẩm vì nó hướng dẫn họ quản lý dự án và cung cấp cho họ một cấu trúc.

Thường được tạo ra trong giai đoạn lập kế hoạch scrum, kế hoạch phát hành giúp bạn trả lời các câu hỏi như:

Cùng với tầm nhìn sản phẩm, kế hoạch phát hành giúp nhóm có chế độ xem rõ ràng hơn về tương lai.

Kế hoạch phát hành thường được trình bày dưới dạng biểu đồ Gantt với các công việc được sắp xếp theo thời gian và các phụ thuộc. Bạn có thể xem một số ví dụ trong các mẫu dự án biểu đồ Gantt này.

7. Biểu đồ Burndown

Biểu đồ burndown phát hành (hoặc biểu đồ burndown sprint) nêu bật các mục tồn đọng của sản phẩm đã hoàn thành và các công việc còn lại trong sprint hiện tại. Biểu đồ burndown hữu ích trong:

Bây giờ khi bạn đã biết ba thành phần chính và các thành phần mở rộng khác của Scrum, đây là thông tin chi tiết về cách tạo và sử dụng chúng.

Cách quản lý các sản phẩm Scrum

Các sản phẩm scrum cập nhật, rõ ràng và minh bạch là nền tảng cho hiệu quả của bất kỳ dự án kỹ thuật scrum linh hoạt nào. Để đạt được điều này, bạn cần một cách hiệu quả để tạo và quản lý chúng.

Một phần mềm quản lý dự án scrum tốt như ClickUp sẽ giúp bạn thực hiện điều này. Dưới đây là cách thực hiện.

Chế độ xem công việc cho các nhóm scrum

Mỗi mục trong dự án scrum cần được định nghĩa rõ ràng và minh bạch. Để làm điều này, hãy thiết lập mọi mục tồn đọng hoặc câu chuyện người dùng thành một nhiệm vụ trên ClickUp.

Sử dụng chế độ xem Trò chuyện để thực hiện các cuộc hội thoại trong bối cảnh công việc. Cho phép nhóm của bạn đặt câu hỏi, nhận câu trả lời và đưa ra các giải pháp tiềm năng, tất cả ở một nơi.

Sử dụng bất kỳ chế độ xem nào trong hơn 15 chế độ xem của ClickUp để quản lý công việc, theo dõi dự án và trực quan hóa quy trình làm việc.

Theo dõi thời gian để tính tốc độ sprint

Điều gì sẽ xảy ra khi chủ sở hữu sản phẩm nhận ra rằng biểu đồ burndown cho thấy các công việc sẽ không được hoàn thành trong sprint hiện tại? Họ sẽ tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ.

Điều gì đã khiến công việc bị trì hoãn? Để biết được điều này, các nhóm scrum cần theo dõi thời gian của họ. Ứng dụng theo dõi thời gian tích hợp AI của ClickUp được thiết kế để thực hiện chính xác điều này.

Các nhóm có thể bắt đầu/dừng, thêm thời gian theo cách thủ công, chỉnh sửa thời gian đã ghi, thêm ghi chú và hơn thế nữa với ClickUp. Scrum master có thể xem báo cáo thời gian ngay trên Bảng điều khiển ClickUp của họ. Họ có thể lọc, sắp xếp và tổng hợp báo cáo thời gian để tính toán tốc độ sprint, giúp tối ưu hóa quy trình cho các sprint trong tương lai.

Bảng Kanban cho các công việc tồn đọng

Backlog sản phẩm và sprint là các mục trải qua một loạt các giai đoạn. Ví dụ, các mục backlog sản phẩm có thể là mới, được tinh chỉnh và sẵn sàng cho sprint. Các mục backlog sprint có thể trải qua các giai đoạn việc cần làm, phát triển, thử nghiệm, triển khai, v.v.

Sắp xếp các mục tồn đọng dựa trên trạng thái của chúng, tức là tạo bảng scrum, là một cách tuyệt vời để hình dung mức độ tiến triển của nhóm trong dự án. Bất kỳ phần mềm bảng Kanban miễn phí nào cũng có thể giúp bạn tạo bảng scrum.

ClickUp còn tiến thêm một bước nữa. Chế độ xem bảng Kanban của ClickUp tự động hiển thị các nhiệm vụ được nhóm theo trạng thái. Bảng Kanban có thể tùy chỉnh hoàn toàn này có thể được nhóm theo mức độ ưu tiên, người được giao hoặc ngày đáo hạn để quản lý dự án tốt hơn. Bạn cũng có thể thiết lập các trạng thái tùy chỉnh cho từng danh sách dựa trên nhu cầu của mình.

Biểu đồ Gantt để quản lý công việc tồn đọng

Để lập kế hoạch sprint, chủ dự án cần có cái nhìn tổng quan về các công việc còn tồn đọng của sản phẩm cùng với ước lượng thời gian hoàn thành chúng. Để lập bản đồ này, các quản lý dự án và scrum master sử dụng phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí, sắp xếp các công việc cạnh nhau.

Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp cung cấp khả năng hiển thị toàn diện để hỗ trợ quản lý công việc tồn đọng. Với ClickUp, bạn có thể:

Chuẩn bị cho nhóm của bạn thành công với Scrum bằng ClickUp

Đối với các nhóm kỹ sư làm việc với nhịp độ nhanh, sự hỗn loạn, thông tin truyền đạt không rõ ràng và sự thiếu thống nhất là điều không thể tránh khỏi. Trừ khi họ được trang bị các công cụ và quy trình phù hợp, được thiết kế cẩn thận dựa trên các thực tiễn và giá trị của scrum.

Phần mềm quản lý dự án ClickUp được tạo ra để phù hợp với cách thức làm việc của nhóm scrum. Nó tự động tạo ra các sản phẩm scrum linh hoạt, cung cấp cho bạn bảng điều khiển hoạt động thời gian thực. Nó tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tăng tốc quá trình lập tài liệu với ClickUp AI.

Nâng cao hiệu suất của nhóm scrum của bạn. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.