Trung bình, một người đưa ra khoảng 35.000 quyết định mỗi ngày. Nhưng với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể cảm thấy mình đưa ra gấp đôi số đó, đặc biệt là khi phải xử lý nhiều công việc cùng lúc.
Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy quá trình ra quyết định chiếm một phần lớn thời gian của nhà quản lý – lên đến 70% đối với một số giám đốc điều hành cấp cao.
Điều quan trọng hơn nữa là theo dõi các quyết định này, vì việc này có thể quan trọng không kém các quyết định chính. Một công cụ hữu ích trong trường hợp này là nhật ký quyết định sản phẩm.
Dù bị đánh giá thấp nhưng rất cần thiết, nhật ký quyết định sản phẩm giúp theo dõi vòng đời quản lý dự án tốt hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi giúp bạn khám phá lý do tại sao nhật ký quyết định lại quan trọng đối với việc theo dõi dự án, cách tạo nhật ký và các phương pháp hay nhất để quản lý dự án thành công.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Cơ bản: Nhật ký quyết định theo dõi các quyết định quan trọng của dự án, bao gồm lý do, phương án thay thế, rủi ro và mục hành động. Chúng cải thiện tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và giao tiếp
- Các thành phần chính: Tuyên bố quyết định, ngày, người ra quyết định, lý do, các phương án thay thế, rủi ro, mục hành động, người chịu trách nhiệm và thời hạn
- Các loại quyết định được ghi chép: Chiến lược, chiến thuật, vận hành, liên quan đến rủi ro và gây tranh cãi
- Khi nào sử dụng: Các dự án phức tạp, môi trường làm việc nhịp độ nhanh, các nhóm phân phối, giảm thiểu rủi ro và đánh giá sau dự án
- Lợi ích: Cải thiện giao tiếp, tăng cường trách nhiệm giải trình và hợp lý hóa tài liệu dự án
- Cách tạo: Sử dụng các công cụ như ClickUp để tạo nhật ký quyết định có cấu trúc, cộng tác thời gian thực và liên kết nhiệm vụ
- Tự động hóa: Tự động cập nhật và thông báo để giữ nhật ký quyết định luôn cập nhật mà không cần nỗ lực thủ công
- Mẫu ClickUp: Cung cấp các trường tùy chỉnh, trạng thái, chế độ xem và nhật ký quyết định toàn diện để cải thiện quản lý dự án
Hiểu về Nhật ký Quyết định
Trước khi bắt đầu, trước tiên hãy tìm hiểu nhật ký quyết định là gì, phân tích các thành phần chính của nó và xem xét các loại nhật ký quyết định khác nhau mà bạn có thể tạo.
Nhật ký quyết định là gì?
Nhật ký quyết định là bản ghi có cấu trúc về các quyết định quan trọng được đưa ra trong suốt dự án. Nhật ký này ghi lại các chi tiết như quyết định, lý do đằng sau quyết định, các phương án thay thế được xem xét và các bên liên quan.
Bằng cách duy trì nhật ký quyết định, bạn sẽ tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và giao tiếp trong nhóm dự án, đặc biệt là khi sử dụng các kỹ thuật ra quyết định nhóm khác nhau.
🧠 Thông tin thú vị: Theo truyền thống, các quyết định của dự án được ghi lại trong biên bản cuộc họp. Theo thời gian, nhu cầu về một bản ghi có cấu trúc và dễ truy cập hơn đã dẫn đến sự phát triển của nhật ký quyết định chuyên dụng, đảm bảo rằng các lựa chọn quan trọng có thể dễ dàng theo dõi và không bị chôn vùi trong các tài liệu dài dòng.
Các thành phần của nhật ký quyết định
Nhật ký quyết định dự án được cấu trúc tốt thường bao gồm các thành phần sau:
- Tuyên bố quyết định: Một bản tóm tắt rõ ràng, ngắn gọn về quyết định đã được đưa ra, được viết theo cách dễ hiểu cho toàn bộ nhóm
- Ngày quyết định: Ngày quyết định được chốt, giúp theo dõi dòng thời gian của dự án và xác định các khả năng chậm trễ
- Người ra quyết định: Những người chịu trách nhiệm ra quyết định, đảm bảo trách nhiệm giải trình và minh bạch trong nhóm
- Lý do: Lý do đằng sau quyết định, cung cấp bối cảnh và hỗ trợ lý do cho sự lựa chọn
- Các phương án thay thế được xem xét: Danh sách các phương án khác được đánh giá trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, thể hiện quá trình ra quyết định kỹ lưỡng
- Rủi ro tiềm ẩn và chiến lược giảm thiểu: Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến quyết định cùng với các chiến lược để giảm thiểu chúng và giảm thiểu tác động tiêu cực
- Mục hành động: Các công việc hoặc bước cụ thể cần thiết để thực hiện quyết định, đảm bảo quyết định được thực hiện hiệu quả
- Chủ sở hữu và ngày đáo hạn: Các cá nhân chịu trách nhiệm cho từng mục hành động và thời hạn tương ứng, thúc đẩy trách nhiệm của nhóm và đang theo dõi tiến độ
Các loại quyết định được ghi chép
Quyết định là yếu tố sống còn của bất kỳ dự án nào, định hướng và định hình kết quả của dự án. Do đó, nhật ký quyết định phải đủ linh hoạt để ghi lại các sắc thái của các phong cách ra quyết định khác nhau. Hãy cùng khám phá các loại quyết định có thể được ghi lại:
- Quyết định chiến lược: Đây là những quyết định cấp cao có ảnh hưởng đến hướng đi chung của dự án, đặc biệt là trong các dự án dài hạn. Chúng rất quan trọng để điều chỉnh dự án phù hợp với các mục tiêu tổ chức rộng lớn hơn
- Quyết định chiến thuật: Các quyết định này ở cấp trung và hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu chiến lược. Chúng thường liên quan đến việc phân công cho các thành viên nhóm dự án và yêu cầu các mô hình giao tiếp rõ ràng, đặc biệt là trong các nhóm đa chức năng hoặc phân tán
- Quyết định hoạt động: Đây là những quyết định hàng ngày đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. Những quyết định này thường được đưa ra bởi các thành viên trong nhóm hoặc các nhóm nhỏ và thường yêu cầu ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả
- Quyết định liên quan đến rủi ro: Thường được đưa ra để giải quyết các rủi ro đã được xác định hoặc các mối đe dọa tiềm ẩn đối với dự án, các quyết định này có thể bao gồm các chiến lược giảm thiểu rủi ro, kế hoạch dự phòng hoặc các biện pháp khác để giảm thiểu tác động tiêu cực và đối phó với sự không
- Quyết định gây tranh cãi: Đây có thể là những quyết định gây ra bất đồng hoặc tranh luận trong nhóm. Ghi lại những quyết định này đảm bảo tính minh bạch, giúp biện minh cho lý do và giữ mọi người đồng nhất ngay cả khi có ý kiến khác nhau
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đừng chỉ ghi lại quyết định mà hãy ghi lại lý do đằng sau nó. Giải thích ngắn gọn lý do tại sao chọn một hướng hành động cụ thể. Bối cảnh này vô cùng quý giá cho việc tham khảo sau này và có thể ngăn chặn sự hiểu lầm trong tương lai.
Khi nào nên sử dụng nhật ký quyết định?
Khi bạn là người quản lý dự án, bạn phải đưa ra nhiều quyết định nhanh chóng. Nếu không có cách có hệ thống để ghi chép lại, bạn có thể gặp rủi ro về thông tin sai lệch và mất trách nhiệm trong nhóm. Đây là lúc nhật ký quyết định trở nên vô giá.
Chúng giúp tăng cường sự hợp tác trong nhóm đồng thời đóng vai trò như một hồ sơ tập trung.
Dưới đây là các tình huống khóa mà nhật ký quyết định trở nên không thể thiếu:
- Dự án phức tạp: Đối với các dự án có nhiều bên liên quan, phụ thuộc hoặc kết quả đầu ra, nhật ký quyết định theo dõi mọi lựa chọn, đảm bảo sự thống nhất với các phương pháp quản lý dự án
- Môi trường làm việc nhịp độ nhanh: Đối với các nhóm làm việc với thời hạn chặt chẽ, nhật ký quyết định giúp truy cập nhanh vào các quyết định trong quá khứ, giảm thiểu sự chậm trễ do các cuộc thảo luận lặp đi lặp lại hoặc sự không chắc chắn
- Các nhóm phân tán: Trong các thiết lập từ xa hoặc kết hợp, nhật ký quyết định giúp tăng cường sự hợp tác trong nhóm. Nó đóng vai trò như một nguồn thông tin duy nhất, giúp tất cả các thành viên luôn được cập nhật thông tin, bất kể họ đang ở địa điểm nào
- Giảm thiểu rủi ro: Chúng giúp xác định các mẫu trong quá trình ra quyết định, cung cấp thông tin chi tiết về rủi ro và cho phép điều chỉnh chiến lược một cách chủ động
- Đánh giá sau dự án: Nhật ký quyết định rất hữu ích cho việc phân tích kết quả và cải tiến quy trình
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tham chiếu chéo các quyết định trong nhật ký của bạn với các tài liệu dự án có liên quan, chẳng hạn như tài liệu yêu cầu, biên bản cuộc họp hoặc đánh giá rủi ro. Điều này tạo ra một bản ghi kiểm tra rõ ràng và cung cấp bối cảnh có giá trị cho mỗi quyết định.
Lợi ích của việc sử dụng nhật ký quyết định
Nhật ký quyết định không chỉ là ghi chép, mà còn là công cụ chiến lược cho nhóm của bạn. Khi được duy trì đúng cách, nhật ký quyết định không chỉ theo dõi các lựa chọn, mà còn thúc đẩy sự hợp tác, trách nhiệm và tổ chức tốt hơn. Cách thực hiện như sau:
1. Cải thiện giao tiếp
Hãy coi nhật ký quyết định như một cuốn sổ tay chung của nhóm bạn. Đây là một không gian tập trung, nơi mọi người có thể truy cập cùng một thông tin về các quyết định quan trọng và lý do tại sao chúng được đưa ra.
Là người quản lý dự án, hầu hết các quyết định của bạn không chỉ ảnh hưởng đến nhóm của bạn mà còn ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Ghi chép lại quá trình ra quyết định và phân công trách nhiệm giúp giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo mọi người đồng bộ với mục tiêu của dự án.
Ngoài ra, việc hiểu rõ lý do đằng sau các quyết định giúp xây dựng niềm tin và thúc đẩy tinh thần đồng đội.
2. Tăng cường trách nhiệm giải trình
Trách nhiệm trở nên dễ dàng khi các mục hành động được gắn với tên cụ thể. Nhật ký quyết định của bạn sẽ chứa tên của những người phụ trách và những tên quan trọng khác cần thiết để duy trì công việc.
Nhật ký này không chỉ theo dõi tiến độ hiện tại mà còn đóng vai trò như một bản ghi lịch sử, rất phù hợp để xem lại các lựa chọn trong quá khứ và rút kinh nghiệm. Bằng cách ghi chi tiết từng quyết định và tác động của nó, các nhóm có thể tránh được những sai lầm và giữ cho dự án đi đúng hướng.
3. Hợp lý hóa tài liệu dự án
Từ việc tiếp nhận thành viên mới đến chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán, tài liệu dự án được quản lý tốt là một kho thông tin quý giá. Dự án của bạn sẽ sẵn sàng cho tương lai nếu nhật ký quyết định được cập nhật thường xuyên.
Nó tổng hợp tất cả các chi tiết quan trọng vào một tài liệu dễ dàng truy cập, giúp quá trình bàn giao và kiểm tra tuân thủ trở nên trơn tru hơn bao giờ hết.
Cách tạo và duy trì nhật ký quyết định trong quản lý dự án
May mắn thay, có một cách đơn giản để bắt đầu duy trì nhật ký quyết định. ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, rất hữu ích trong trường hợp này.
ClickUp cho Nhóm Quản lý Dự án có thể giúp bạn tạo và duy trì nhật ký quyết định hoàn hảo. Thêm các công cụ quản lý công việc, tài liệu, động não và trực quan hóa cùng với các tích hợp phổ biến, và bạn sẽ có một bộ công cụ quản lý dự án thành công. Nhóm của bạn có thể đạt được rất nhiều điều trong một ngày!
Hãy cùng xem cách tạo và quản lý nhật ký quyết định trên ClickUp:
Bước 1: Tạo tài liệu mới hoặc danh sách công việc
Quản lý các dự án phức tạp hoặc tìm kiếm một trung tâm lưu trữ lịch sử ra quyết định của nhóm? ClickUp Docs cung cấp tính linh hoạt và khả năng thích ứng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Và nó có thể là điểm khởi đầu cho nhật ký quyết định của bạn!
Dưới đây là cách ClickUp Docs có thể giúp bạn:
- Thiết kế có thể tùy chỉnh: Tạo nhật ký quyết định chuyên nghiệp và có tổ chức với các trang lồng nhau, mẫu và tùy chọn kiểu dáng của ClickUp. Thêm bảng để dữ liệu có cấu trúc và định dạng tài liệu phù hợp với nhu cầu công việc của bạn
- Cộng tác thời gian thực: Cộng tác với nhóm của bạn bằng cách chỉnh sửa nhật ký quyết định của bạn trong thời gian thực. Sử dụng thẻ và nhận xét để thảo luận về các quyết định, chỉ định các mục hành động trực tiếp và chuyển đổi văn bản thành các công việc có thể theo dõi để đảm bảo mọi vấn đề được xử lý triệt để
- Truy cập tập trung: Liên kết nhật ký quyết định của bạn với các công việc và dự án có liên quan, giúp dễ dàng truy cập tất cả thông tin liên quan ở một nơi. Giữ cho nhóm của bạn thống nhất và cập nhật thông tin bằng cách kết nối Tài liệu với quy trình làm việc của bạn
- Quản lý quy trình làm việc nâng cao: Thêm tiện ích để cập nhật trạng thái dự án, phân công công việc hoặc điều chỉnh quy trình làm việc mà không cần chuyển tab. Tích hợp này đảm bảo nhật ký quyết định của bạn luôn cập nhật và có thể thực thi
- Truy xuất thông tin dễ dàng: Sử dụng Trung tâm tài liệu để tìm kiếm, sắp xếp và lọc tài sản của bạn. Với wiki đã được xác minh, mẫu sẵn có và công cụ tìm kiếm, bạn có thể tìm thấy thông tin mình cần một cách nhanh chóng và dễ dàng
Bước 2: Liên kết các quyết định với các công việc và dự án có liên quan
Một nhật ký quyết định tốt không chỉ ghi lại các lựa chọn mà còn kết nối chúng với các bước hành động và kết quả thực tế.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể liên kết từng quyết định trực tiếp với các nhiệm vụ và dự án có liên quan. Điều này đảm bảo kết nối rõ ràng giữa các quyết định và tác động thực tế của chúng, ngay cả khi quản lý nhiều nhóm.
Công cụ này đang được toàn bộ cơ quan của chúng tôi sử dụng để quản lý tất cả các dự án, dòng thời gian công việc và thanh toán. Nó đã thay thế một hệ thống cũ và cho phép chúng tôi chuyển sang luồng quản lý dự án linh hoạt hơn, đồng thời giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.
Công cụ này đang được toàn bộ công ty chúng tôi sử dụng để quản lý tất cả các dự án, dòng thời gian công việc và thanh toán. Nó đã thay thế một hệ thống cũ và cho phép chúng tôi chuyển sang luồng quản lý dự án linh hoạt hơn, đồng thời giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.
Dưới đây là cách bạn có thể làm cho nhật ký quyết định của mình trở nên thực thi hơn:
- Liên kết các công việc có liên quan và phụ thuộc: Tạo một mạng lưới bối cảnh bằng cách liên kết các công việc có liên quan hoặc phụ thuộc với các quyết định của bạn. Điều này cung cấp chế độ xem rõ ràng về cách các quyết định ảnh hưởng đến các khía cạnh khác của dự án
- Theo dõi tiến độ và tránh tắc nghẽn: Bằng cách liên kết các công việc với các quyết định, bạn có thể theo dõi tiến độ của chúng trực tiếp và xác định sớm bất kỳ tắc nghẽn tiềm ẩn nào. Đảm bảo các quyết định của bạn không chỉ được ghi chép lại mà còn được thực thi hiệu quả
- Hình dung công việc trên nhiều danh sách: Làm cho công việc liên chức năng trở nên trơn tru hơn bằng cách thêm công việc hoặc công việc con vào nhiều Danh sách. Các công việc vẫn giữ nguyên trạng thái, ưu tiên, Tự động hóa và Trường Tùy chỉnh ban đầu, đảm bảo hiển thị và sự thống nhất trong toàn bộ nhóm của bạn
Bước 3: Tùy chỉnh nhật ký quyết định
Khi xây dựng nhật ký quyết định, không có kích thước nào phù hợp cho tất cả. Mỗi dự án có nhu cầu riêng. Đối với một số dự án, việc theo dõi ngày quyết định có thể quan trọng hơn, trong khi đối với những dự án khác, việc đánh giá tác động có thể quan trọng hơn.
Với Trường Tùy chỉnh của ClickUp, bạn có thể thiết kế nhật ký quyết định phù hợp với dự án của mình, đảm bảo nhóm của bạn nắm bắt được những chi tiết quan trọng nhất.
Dưới đây là cách tính năng này có thể nâng cao nhật ký quyết định của bạn:
- Thêm chi tiết quyết định cần thiết: Bao gồm Trường Tùy chỉnh cho thông tin quan trọng như ngày quyết định, các bên liên quan, lý do và đánh giá tác động. Các trường này giúp dễ dàng ghi lại mọi quyết định một cách rõ ràng và có bối cảnh
- Theo dõi và quản lý các quyết định: Tùy chỉnh menu thả xuống, thêm trường số hoặc theo dõi tiến độ với chi tiết về khách hàng hoặc bên liên quan tại một nơi. Không có giới hạn về số lượng Trường Tùy chỉnh bạn có thể thêm cho mỗi quyết định
- Sắp xếp và lọc những thông tin quan trọng nhất: Đánh dấu các quyết định quan trọng bằng cách sắp xếp các trường theo mức độ quan trọng. Sử dụng các tùy chọn lọc để nhanh chóng tìm thấy các mục cụ thể hoặc loại bỏ các thông tin không cần thiết để có được thông tin chi tiết nhanh hơn
- Tự động hóa tính toán cho dữ liệu số: Bạn cần tính toán chi phí tiềm năng của một quyết định hoặc so sánh điểm số để đánh giá tác động? Thực hiện tính toán nhanh chóng giữa các Trường Tùy chỉnh số để đưa ra lựa chọn sáng suốt
Bước 4: Cho phép nhóm cộng tác
Sự hợp tác và giao tiếp suôn sẻ đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc duy trì nhật ký quyết định toàn diện. Và ClickUp Chat và ClickUp Assign Comments giúp quá trình này trở nên dễ dàng.
Dưới đây là cách chúng có thể hỗ trợ hợp tác trong việc lập nhật ký quyết định:
- Giao tiếp hiệu quả: Sử dụng Trò chuyện để thảo luận về các quyết định trong thời gian thực mà không cần chuyển sang nền tảng khác. Cộng tác với các cá nhân hoặc nhóm, chia sẻ thông tin cập nhật và thậm chí tạo công việc trực tiếp từ tin nhắn Trò chuyện
- Tóm tắt dựa trên AI: Luôn cập nhật các cuộc thảo luận với AI Catchup, tính năng tóm tắt các cuộc hội thoại đã bỏ lỡ. Luôn cập nhật các cuộc trò chuyện liên quan đến quyết định, giúp bạn không phải cuộn qua các chủ đề cũ
- Nhận xét có thể thực hiện: Chuyển phản hồi hoặc phê duyệt thành các bước có thể thực hiện bằng cách giao nhận xét làm công việc. Người được giao phải hoàn thành các công việc này trước khi đóng công việc chính để mọi chi tiết được giải quyết
- Theo dõi và phê duyệt trong thời gian thực: Sử dụng nhận xét để đặt câu hỏi, yêu cầu phê duyệt hoặc ghi lại thành công trực tiếp trên công việc, tài liệu hoặc tệp đính kèm. Điều này giúp tập trung phản hồi, giữ cho nhật ký quyết định của bạn chính xác và toàn diện
Bước 5: Tự động hóa cập nhật và thông báo
Quản lý nhật ký quyết định dự án chi tiết có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt khi nó liên quan đến cập nhật, nhắc nhở và thông báo thường xuyên. Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể đơn giản hóa quy trình, giữ nhật ký quyết định của mình luôn cập nhật mà không cần thêm công việc thủ công.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng này:
- Tự động hóa việc phân công và cập nhật công việc: Sử dụng các mẫu có sẵn để xử lý các công việc lặp đi lặp lại như phân công trách nhiệm và cập nhật trạng thái khi có quyết định mới. Đảm bảo mọi quyết định được ghi lại và thực hiện kịp thời
- Cập nhật người được giao công việc động: Giữ cho tự động hóa của bạn linh hoạt bằng cách giao công việc cho các nhóm động, chẳng hạn như người theo dõi công việc hoặc người kích hoạt cập nhật. Khả năng thích ứng này đảm bảo thông báo và công việc luôn được gửi đến đúng người
- Gửi thông báo kịp thời: Thiết lập tự động hóa email để thông báo cho các thành viên trong nhóm về các quyết định mới hoặc cập nhật quyết định hiện có. Giữ cho các bên liên quan được thông báo và tham gia mà không cần phải soạn thảo cập nhật thủ công
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản hơn để bắt đầu, Mẫu nhật ký quyết định quản lý dự án ClickUp có thể giúp bạn tạo nhật ký quyết định mà không cần phải bắt đầu từ đầu. Mẫu này được thiết kế để giúp bạn quản lý việc ra quyết định một cách chính xác mà không có rủi ro bỏ sót các chi tiết.
Dưới đây là những gì nó mang lại:
- Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ quyết định với các trạng thái tùy chỉnh như Đang xem xét, Đã xem xét, Đã phê duyệt, Đã từ chối và Đã bỏ. Cần thêm tùy chọn? Bạn có thể thêm chúng nhanh chóng
- Trường Tùy chỉnh: Ghi lại các chi tiết quan trọng bằng các thuộc tính như Người phê duyệt, Khía cạnh dự án và Tác động. Hiểu rõ ai đã phê duyệt quyết định, các lĩnh vực bị ảnh hưởng và tác động tổng thể của quyết định đó
- Chế độ xem tùy chỉnh: Truy cập và sắp xếp dữ liệu quyết định của bạn với bốn chế độ xem riêng biệt: Nhật ký quyết định: Danh sách toàn diện tất cả các quyết định Bảng quyết định: Bảng trực quan để theo dõi nhanh Lịch: Theo dõi quyết định dựa trên dòng thời gian Hướng dẫn bắt đầu: Tổng quan có cấu trúc để giúp bạn thiết lập cho thành công
- Nhật ký quyết định: Danh sách công việc toàn diện về tất cả các quyết định
- Bảng quyết định: Bảng trực quan để theo dõi nhanh
- Lịch: Theo dõi quyết định dựa trên dòng thời gian
- Hướng dẫn bắt đầu: Tổng quan có cấu trúc để giúp bạn chuẩn bị cho thành công
- Nhật ký quyết định: Danh sách công việc toàn diện về tất cả các quyết định
- Bảng quyết định: Bảng trực quan để theo dõi nhanh
- Lịch: Theo dõi quyết định dựa trên dòng thời gian
- Hướng dẫn bắt đầu: Tổng quan có cấu trúc để giúp bạn chuẩn bị cho thành công
Nâng cao quản lý dự án với ghi chép quyết định hiệu quả
Trong quản lý dự án, một quyết định duy nhất có thể thay đổi dòng thời gian, ngân sách và kết quả. Nhưng nếu bạn có nhật ký quyết định vững chắc, nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân và kết quả của từng quyết định.
Bây giờ bạn đã có ý tưởng về cách tạo nhật ký quyết định, dưới đây là một số cách mà một tài liệu hiệu quả có thể cải thiện quản lý dự án:
Tầm quan trọng của nhật ký quyết định trong quản lý dự án
Khi dự án lớn của bạn đang ở giai đoạn giữa, một bên liên quan mới tham gia đang thắc mắc tại sao năm ngoái lại chọn một lộ trình cụ thể. Cảnh hoảng loạn và những ánh mắt bối rối xuất hiện trong cuộc họp đứng.
Nếu bạn có một nhật ký quyết định mạnh mẽ, tất cả những gì bạn cần làm là xem lại quyết định đó. Từ lý do bạn đưa ra quyết định này đến tác động của nó, bạn sẽ có sự rõ ràng tuyệt đối. Duy trì nhật ký quyết định ở mọi thời điểm sẽ giúp cải thiện giao tiếp, giảm thiểu rủi ro và hữu ích ở mọi giai đoạn của vòng đời quản lý dự án.
Vai trò trong tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA)
Tất nhiên, việc duy trì nhật ký quyết định nghe có vẻ như một quá trình tẻ nhạt. Nhưng với các công cụ như ClickUp, bạn có thể tự động hóa không chỉ chức năng của nhật ký mà còn cả các quy trình kinh doanh của mình.
Hãy tưởng tượng các bên liên quan được thông báo về những thay đổi mà không cần can thiệp thủ công và các công việc tiếp theo được phân công tự động. Điều này cũng giúp giảm thiểu lỗi và đẩy nhanh quá trình theo dõi dự án do nỗ lực của con người được giảm thiểu.
Kết nối với tam giác quản lý dự án
Tam giác quản lý dự án — phạm vi, thời gian và chi phí — là yếu tố cốt lõi của mọi dự án. Nhật ký quyết định giúp các nhóm cân bằng những hạn chế này bằng cách ghi lại các sự đánh đổi và tác động của chúng.
Hãy tưởng tượng một dự án phát triển phần mềm trong đó khách hàng của bạn yêu cầu thêm một tính năng vào giai đoạn cuối của dòng thời gian. Việc thêm tính năng này sẽ làm tăng phạm vi dự án và ảnh hưởng đến cả thời gian và chi phí. Nhóm của bạn đồng ý tuân thủ thời hạn nhưng với chi phí tăng thêm.
Nhật ký quyết định của bạn giờ đây sẽ chứa lý do đằng sau các quyết định được đưa ra và cách chúng ảnh hưởng đến kết quả. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể minh bạch chứng minh cách các quyết định phù hợp với mục tiêu chiến lược và thích ứng với các yêu cầu thay đổi.
🧠Thông tin thú vị: Cuốn sách Domesday là một trong những ví dụ sớm nhất về nhật ký quyết định, được biên soạn vào năm 1086 theo lệnh của Vua William Đệ Nhất. Cuốn sách này chứa thông tin về quyền sở hữu và tài nguyên ở Anh, cũng như thông tin về các quyết định không thể thay đổi.
Đơn giản hóa và thành công với nhật ký quyết định trên ClickUp
Đơn giản về khái niệm nhưng vô giá đối với các nhà quản lý dự án, nhật ký quyết định là cửa ngõ dẫn bạn đến một dự án minh bạch và hợp tác hơn.
Với công cụ quản lý dự án của ClickUp, bạn có thể nâng cấp nhật ký quyết định của mình. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh các mẫu trong khi cộng tác với các nhóm đa chức năng, đồng thời tự động hóa quy trình làm việc của mình.
Sẵn sàng mở khóa khả năng ra quyết định thông minh hơn và thành công trong dự án? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!