Nhu cầu về nhân tài quản lý dự án đang ngày càng tăng.
Đến năm 2027, lực lượng lao động hướng đến quản lý dự án dự kiến sẽ tăng 33%, tương đương với gần 22 triệu việc làm mới trong các lĩnh vực khác nhau.
Đến lúc đó, các nhà tuyển dụng sẽ cần gần 88 triệu nhân sự đảm nhận vai trò quản lý dự án để đáp ứng nhu cầu thị trường. 😱
Tuy nhiên, đây là một công việc có rủi ro cao. 91,5% dự án vượt quá ngân sách hoặc không hoàn thành đúng thời hạn, với ít hơn 1% hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và mang lại lợi ích như cam kết.
Những thất bại này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuyển dụng người quản lý dự án phù hợp — những chuyên gia có kỹ năng và kinh nghiệm để ngăn chặn việc quản lý dự án sai lầm gây tốn kém.
Là một chuyên gia nhân sự, sự rõ ràng trong các tiêu đề công việc quản lý dự án sẽ giúp bạn tuyển dụng đúng nhân tài và tránh các chi phí phát sinh do dự án bị trì hoãn và vượt quá ngân sách. Hãy cùng xem các loại quản lý dự án khác nhau và vai trò của họ.
Các loại quản lý dự án khác nhau
Quản lý dự án không phải là một lĩnh vực có thể áp dụng một mô hình duy nhất cho tất cả. Nó thay đổi tùy thuộc vào mức độ phức tạp của ngành, bộ phận bạn đang hỗ trợ và phạm vi của dự án. Cùng với đó, bạn có các quản lý dự án với các mức độ kỹ năng và quyền hạn khác nhau.
Dưới đây là các loại quản lý dự án phổ biến nhất:
Quản lý dự án cấp cơ sở
Quản lý dự án cấp nhập môn, đôi khi được gọi là trợ lý hoặc quản lý dự án cấp dưới, thường là những người mới vào nghề hoặc đang chuyển sang lĩnh vực này. Họ có số lượng lớn nhất trong bất kỳ văn phòng quản lý dự án nào.
Họ sẽ chủ yếu hỗ trợ các quản lý dự án cấp cao trong công ty của bạn trong các công việc hành chính, lập lịch trình và điều phối các dự án quan trọng.
Là một PM cấp nhập môn, họ sẽ giúp quản lý các dự án nhỏ hoặc một phần của các sáng kiến quan trọng hơn.
Quản lý dự án cấp trung
Quản lý dự án cấp trung thường là số lượng nhân viên cao thứ hai trong bất kỳ văn phòng quản lý dự án nào. Họ là những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, sẽ giúp bạn quản lý các dự án vừa và lớn.
Họ có khả năng quản lý toàn bộ chu kỳ quản lý dự án một cách độc lập. Bạn có thể tin tưởng họ sẽ xử lý các công việc quản lý nhóm, lập kế hoạch dự án, lập ngân sách, giao tiếp với các bên liên quan và giảm thiểu rủi ro.
Trong vai trò này, các PM thường phải phối hợp giữa nhiều nhóm và bộ phận để đảm bảo các dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty.
Quản lý dự án cấp cao
Một quản lý dự án cấp cao có thể dẫn dắt các dự án quan trọng có tác động đáng kể đến tổ chức của bạn. Các dự án này thường có ngân sách lớn, nhiều nhóm và bộ phận tham gia, và rủi ro đáng kể.
PM cấp cao phải có khả năng xử lý trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược dự án, quản lý các bên liên quan và đảm bảo các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Quản lý dự án chuyên môn
Số lượng quản lý dự án chuyên ngành nhiều như số lượng ngành công nghiệp. Họ đến từ các lĩnh vực CNTT, xây dựng, y tế, tiếp thị và các chuyên ngành khác yêu cầu tuyển dụng quản lý dự án chuyên ngành
Các chuyên gia này có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và là chuyên gia trong việc quản lý các dự án phức tạp đặc thù trong trường của họ.
Ví dụ, một quản lý dự án CNTT xử lý các dự án phát triển phần mềm, trong khi một quản lý dự án xây dựng giám sát các dự án yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định an toàn và dòng thời gian.
➡️ Cũng nên đọc: 3 mẹo quản lý dự án cho các nhà quản lý bận rộn (mẫu miễn phí!)
5 cấp bậc của quản lý dự án
Các vai trò trong quản lý dự án thường tuân theo một lộ trình phát triển nghề nghiệp có cấu trúc, với mỗi cấp độ yêu cầu chuyên môn và trách nhiệm cao hơn.
Hiểu rõ các cấp bậc này sẽ giúp bạn đánh giá chính xác trình độ và kinh nghiệm của ứng viên.
Cấp 1: Điều phối viên dự án
Điều phối viên dự án thường là vị trí cấp cơ sở, cung cấp hỗ trợ thiết yếu cho nhóm dự án. Họ xử lý các công việc hành chính và hỗ trợ duy trì tiến độ dự án bằng cách quản lý tài liệu, theo dõi tiến độ và lên lịch các cuộc họp.
Đặc điểm
- Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và thành viên trong nhóm
- Giỏi trong việc quản lý nhiều hạn chót mà không mất tập trung
- Thể hiện khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc và khả năng tư duy phê phán
- Lãnh đạo hiệu quả bằng ví dụ hoặc động viên nhóm
- Thành thạo các phần mềm và công cụ quản lý dự án để theo dõi các chỉ số dự án
- Giữ bình tĩnh khi chịu áp lực và truyền cảm hứng lạc quan cho nhóm
Tiến độ nghề nghiệp
- Vai trò này là bước đệm để tiến tới các vị trí như quản lý dự án cấp dưới
Trách nhiệm
- Hỗ trợ các PM cấp cao trong việc lập lịch trình và phân bổ nguồn lực
- Quản lý độc lập các dự án quy mô nhỏ
- Hỗ trợ giao tiếp với các bên liên quan và lập hồ sơ dự án
Kỹ năng cần thiết
- Thành thạo kỹ năng giao tiếp và phương pháp quản lý dự án cơ bản
- Thành thạo các công cụ quản lý dự án để theo dõi công việc và thời hạn
🔮 Tìm kiếm: kỹ năng tổ chức và giao tiếp tốt, ngay cả khi họ đến từ các vai trò không liên quan đến quản lý dự án, vì đây là những kỹ năng quan trọng để điều phối công việc và hỗ trợ các nhóm.
Cấp 2: Quản lý dự án cấp dưới
Một quản lý dự án cấp dưới bắt đầu đảm nhận các dự án nhỏ hơn trong khi hỗ trợ các quản lý dự án cấp cao trong các sáng kiến phức tạp hơn. Vai trò này tập trung vào phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý tài nguyên dự án một cách hiệu quả.
Đặc điểm
- Quản lý các dự án nhỏ hơn một cách độc lập và hỗ trợ các dự án lớn hơn, phức tạp hơn
- Nâng cao kỹ năng phối hợp nhóm và giao tiếp với các bên liên quan
- Có được trình độ thành thạo nâng cao về các công cụ và phần mềm quản lý dự án
Tiến độ nghề nghiệp
- Thông thường, sau khi trau dồi các kỹ năng quản lý dự án cơ bản, bạn sẽ được thăng chức lên vai trò quản lý dự án cấp trung
Trách nhiệm
- Giám sát lịch trình và nguồn lực của dự án
- Quản lý giao tiếp giữa các bên liên quan, nhóm và nhà cung cấp
- Xác định rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch chiến lược giảm thiểu rủi ro
Kỹ năng cần thiết
- Khả năng giải quyết vấn đề phức tạp và làm việc đa nhiệm hiệu quả
- Kỹ năng lãnh đạo và phối hợp mạnh mẽ
🔮 Tìm kiếm: Khả năng quản lý các dự án nhỏ hơn đồng thời thể hiện tiềm năng lãnh đạo. Yêu cầu họ trình bày một vấn đề thực tế mà họ đã giải quyết.
Cấp 3: Quản lý dự án
Quản lý dự án giám sát các dự án quy mô vừa và lớn, tập trung vào việc quản lý nhóm, ngân sách và việc thực hiện dự án. Họ đảm bảo rằng các dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh và được hoàn thành trong phạm vi dự án.
Đặc điểm
- Quản lý các dự án phức tạp hơn với các nhóm lớn hơn và ngân sách cao hơn
- Cung cấp khả năng lãnh đạo trong quản lý rủi ro, giao tiếp với các bên liên quan và lập ngân sách
- Sử dụng phần mềm quản lý dự án tiên tiến để theo dõi và báo cáo
Tiến độ nghề nghiệp
- Thường được thăng chức lên các vai trò quản lý dự án cấp cao hoặc quản lý chương trình
Trách nhiệm
- Đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và phù hợp với mục tiêu kinh doanh
- Quản lý các nhóm đa chức năng và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên
- Theo dõi ngân sách dự án và kiểm soát chi phí hiệu quả
Kỹ năng cần thiết
- Chuyên môn về các phương pháp quản lý dự án như Six Sigma, Agile và Waterfall
- Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ và quản lý ngân sách hiệu quả
🔮 Tìm kiếm: Ứng viên có thể xử lý ngân sách, thời hạn và giao tiếp với các bên liên quan. Yêu cầu các ví dụ chi tiết về quản lý dự án để biết cách họ đã thực hiện các dự án dưới áp lực bằng cách sử dụng các công cụ quản lý công việc.
Cấp 4: Quản lý dự án cấp cao
Quản lý dự án cấp cao dẫn dắt các dự án phức tạp có thể bao gồm nhiều bộ phận hoặc khu vực. Họ tập trung vào việc ra quyết định chiến lược và điều chỉnh các dự án phù hợp với mục tiêu dài hạn của tổ chức.
Đặc điểm
- Giám sát các dự án quy mô lớn, liên chức năng
- Cung cấp định hướng chiến lược và tương tác với các bên liên quan cấp cao
- Tận dụng các kỹ thuật quản lý dự án tiên tiến để theo dõi thời gian và nguồn lực
Tiến độ nghề nghiệp
- Có khả năng chuyển sang các vai trò như quản lý chương trình hoặc quản lý danh mục đầu tư
Trách nhiệm
- Dẫn dắt các dự án có ngân sách cao từ khi khởi động đến khi hoàn thành
- Quản lý các nhóm đa chức năng giữa các bộ phận
- Phát triển các chiến lược để điều chỉnh các dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh
Kỹ năng cần thiết
- Kiến thức nâng cao về phương pháp quản lý dự án
- Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và tư duy chiến lược
🔮 Tìm kiếm: Chuyên môn kỹ thuật sâu sắc kết hợp với khả năng lãnh đạo. Đảm bảo họ có thể điều phối các nhóm lớn, đa chức năng với các mục tiêu chiến lược. Một cuộc phỏng vấn dựa trên tình huống có thể tiết lộ phong cách ra quyết định của họ.
Cấp 5: Quản lý chương trình/danh mục đầu tư
Quản lý chương trình và danh mục đầu tư giám sát nhiều dự án, đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Các chức danh này nằm ở vị trí cao nhất trong phân cấp quản lý dự án.
Quản lý dự án đảm bảo rằng mỗi dự án đóng góp vào các chiến lược dài hạn. Đôi khi, họ có thể được phân loại là quản lý dự án chuyên biệt, như quản lý dự án xây dựng, vì họ xử lý một danh mục đầu tư cụ thể của các dự án xây dựng.
Đặc điểm
- Giám sát nhiều dự án hoặc chương trình, đảm bảo chúng phù hợp với chiến lược kinh doanh
- Cung cấp khả năng lãnh đạo giữa các bộ phận, tập trung vào phân bổ nguồn lực và báo cáo cấp cao
Tiến độ nghề nghiệp
- Thường thăng tiến lên các vai trò cấp điều hành, chẳng hạn như Giám đốc điều hành (COO) hoặc Giám đốc dự án (CPO)
Trách nhiệm
- Quản lý các dự án chuyên biệt đòi hỏi chuyên môn cụ thể trong ngành
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và điều phối các nhóm chuyên môn
Kỹ năng cần thiết
- Chuyên môn trong quản lý các nhóm chuyên môn và kiến thức sâu rộng về các công cụ đặc thù của ngành
🔮 Tìm kiếm: Những người có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án đồng thời và điều chỉnh chúng phù hợp với chiến lược kinh doanh. Kiểm tra khả năng tư duy chiến lược và khả năng hợp tác của họ với các bên liên quan cấp cao.
➡️ Cũng nên đọc: Quản lý chương trình và quản lý dự án: Vai trò khác nhau như thế nào?
Các vai trò hỗ trợ trong quản lý dự án
Quản lý dự án hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào người quản lý dự án mà còn liên quan đến một loạt các vai trò hỗ trợ giúp đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ.
Dưới đây là một số vai trò hỗ trợ thiết yếu:
- Điều phối viên dự án: Những chuyên gia này hỗ trợ quản lý dự án trong các công việc hành chính, lập lịch trình và lập hồ sơ. Họ là cầu nối giữa quản lý dự án và nhóm quản lý dự án. Họ đảm bảo rằng thông tin liên lạc rõ ràng và bạn hoàn thành công việc đúng hạn
- Chuyên viên phân tích kinh doanh: Chuyên viên phân tích kinh doanh làm việc với khách hàng và các nhóm khác để xác định các yêu cầu của dự án. Họ đảm bảo các bản tóm tắt của khách hàng được giải mã chính xác về các yêu cầu kinh doanh và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức
- Trưởng nhóm: Trưởng nhóm quản lý một nhóm quản lý dự án cụ thể trong một dự án. Họ báo cáo trực tiếp cho quản lý dự án và đảm bảo nhóm của họ đáp ứng thời hạn và tiêu chuẩn chất lượng
Các nhà quản lý dự án giỏi dựa vào các vai trò hỗ trợ để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi dự án. Các vai trò trong dự án này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp, cung cấp sự giám sát bổ sung và đảm bảo dự án luôn phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Bằng cách thực hiện các công việc này một cách hiệu quả, các vai trò hỗ trợ cho phép các quản lý dự án tập trung vào bức tranh tổng thể. Họ sử dụng các công cụ để tạo điều kiện cho sự hợp tác này bằng cách đơn giản hóa giao tiếp và tập trung các công việc của dự án vào một nền tảng duy nhất.
➡️ Cũng nên đọc: Cách tích lũy kinh nghiệm quản lý dự án tại nơi làm việc
Cách ClickUp hỗ trợ hợp tác
ClickUp, một công cụ quản lý dự án toàn diện, có thể giúp các nhóm tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và hợp tác liền mạch. Đối với các chuyên gia nhân sự tuyển dụng quản lý dự án, đây là một công cụ vô giá để hiểu và nâng cao các kỹ năng cần thiết cho các vai trò khác nhau.
Bằng cách sử dụng mảng tính năng rộng rãi của ClickUp, bạn có thể đảm bảo các nhóm dự án của mình có các công cụ cần thiết để thành công, đồng thời luôn cập nhật dòng thời gian và các kết quả cần đạt được, cũng như duy trì sự đồng bộ.
Dưới đây là một số tính năng có thể giúp ích cho bạn:
1. Quản lý mục tiêu
Mục tiêu ClickUp giúp các nhóm dự án thiết lập và theo dõi mục tiêu của họ. Nó cho phép họ hình dung mục tiêu, chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn và theo dõi tiến độ thực hiện.
Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp cho phép các nhóm quản lý dự án xếp hạng các công việc quan trọng nhất. Các nhóm có thể đặt mức độ ưu tiên — 'khẩn cấp', 'cao', 'trung bình' và 'thấp' — để đảm bảo không có nhiệm vụ quan trọng nào bị trì hoãn.
2. Hợp tác thời gian thực
ClickUp Docs cho phép cộng tác thời gian thực, với khả năng tạo, chỉnh sửa, bình luận và chia sẻ tài liệu. Các nhà quản lý dự án cũng có thể tạo wiki và luôn cập nhật các yêu cầu của dự án.
Một tính năng khác có thể hữu ích là Bảng trắng ClickUp, một không gian làm việc trực quan để brainstorming, nơi các nhóm có thể chia sẻ ý tưởng, chiến lược và quy trình làm việc trong thời gian thực.
3. Giao tiếp hiệu quả
Với Bình luận được chỉ định của ClickUp, các quản lý dự án có thể dễ dàng phân công công việc, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều biết trách nhiệm của mình.
Hộp thư đến ClickUp, mặt khác, tập trung tất cả các thông tin liên lạc của nhóm, đảm bảo không có tin nhắn nào bị thất lạc.
Cho dù nhóm quản lý dự án của bạn điều phối giữa các bộ phận hay quản lý các công việc hàng ngày, bộ tính năng cộng tác của ClickUp sẽ giúp họ làm việc cùng nhau hiệu quả hơn và hoàn thành dự án đúng hạn!
Vị trí cấp cao trong quản lý dự án
Là chuyên gia nhân sự và nhà quản lý tuyển dụng, bạn cần nhận thức được giá trị chiến lược mà các vai trò quản lý dự án cấp cao mang lại cho tổ chức.
Khi các quản lý dự án chuyển sang các vị trí cấp cao hơn, họ chuyển từ quản lý các dự án riêng lẻ sang thúc đẩy các sáng kiến toàn công ty.
Quản lý chương trình
Quản lý chương trình giám sát nhiều dự án liên quan đến nhau, góp phần vào mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Công việc quản lý dự án này đòi hỏi không chỉ quản lý một dự án duy nhất, mà tất cả các dự án trong một chương trình phải được điều phối chiến lược và vận hành hiệu quả.
Quản lý chương trình đóng vai trò là cầu nối giữa các nhóm, đảm bảo rằng các nguồn lực được tối ưu hóa và chương trình mang lại giá trị mong muốn.
Các trách nhiệm lãnh đạo chính
- Đảm bảo mỗi dự án trong chương trình đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức
- Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm dự án khác nhau
- Đảm bảo nguồn lực được phân bổ hiệu quả cho tất cả các dự án để tránh tắc nghẽn
- Tận dụng các công cụ để theo dõi nhiều dự án cùng lúc, giám sát tiến độ và báo cáo cho ban giám đốc
Quản lý danh mục đầu tư
Quản lý danh mục đầu tư có chế độ xem rộng hơn so với Quản lý chương trình. Họ giám sát nhiều chương trình hoặc dự án, đảm bảo chúng phù hợp với chiến lược dài hạn của tổ chức.
Vai trò này bao gồm đánh giá sự thành công của các dự án khác nhau để đảm bảo rằng việc phân bổ nguồn lực cho các sáng kiến thúc đẩy sự thay đổi tích cực.
Các trách nhiệm lãnh đạo chính
- Giám sát một tập hợp các dự án và chương trình, đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu chiến lược
- Đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, tiếp tục hoặc điều chỉnh các dự án
- Đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả trong toàn bộ danh mục đầu tư
- Sử dụng các công cụ quản lý danh mục đầu tư để hợp nhất báo cáo, quản lý rủi ro và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực cho các bên liên quan
Giám đốc Điều hành (COO)
Ở cấp cao nhất trong hệ thống phân cấp quản lý dự án, Giám đốc điều hành (COO) giám sát tất cả các dự án và hoạt động điều hành trong toàn công ty.
COO đảm bảo rằng mọi dự án đều phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn chiến lược của công ty. Vai trò này cung cấp hướng dẫn về các hoạt động quy mô lớn, quản lý tài nguyên và các sáng kiến trong toàn công ty.
Các trách nhiệm lãnh đạo chính
- Cung cấp sự lãnh đạo và định hướng chiến lược cho tất cả các dự án và chương trình hoạt động
- Đảm bảo tất cả các dự án phù hợp với mục tiêu của công ty
Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án hoàn thành dự án đúng hạn
Cung cấp các công cụ phù hợp là điều cần thiết để củng cố các nhóm dự án của bạn và đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn và thành công.
Công cụ Quản lý dự án của ClickUp rất linh hoạt và bạn có thể tùy chỉnh để đáp ứng tất cả nhu cầu của các quản lý dự án. Cho dù các quản lý dự án của bạn cần phần mềm quản lý dự án để theo dõi công việc, quản lý dòng thời gian hay giám sát các dự án phức tạp, ClickUp đều cung cấp các tính năng có thể tùy chỉnh để phù hợp với từng vai trò.
Với công cụ này, các quản lý dự án cấp cơ sở có thể theo dõi các công việc và thời hạn của từng cá nhân. Mặt khác, các quản lý dự án cấp cao có thể sử dụng công cụ này để quản lý danh mục đầu tư, giám sát nguồn lực và thúc đẩy các mục tiêu chiến lược.
Nó cũng cho phép các quản lý dự án ở các vai trò khác nhau lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án của họ một cách hiệu quả, thúc đẩy thành công và năng suất trong mọi công việc.
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp để quản lý dự án
ClickUp cung cấp một số lợi ích quan trọng hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc mang lại kết quả chất lượng cao:
- Tính linh hoạt: Thích ứng với mọi dự án, dù là Agile, Waterfall hay kết hợp, khiến ClickUp phù hợp với nhiều ngành và kích thước nhóm khác nhau
- Tùy chỉnh: Điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp hoàn hảo với nhu cầu riêng của bạn bằng Trường Tùy chỉnh, Trạng thái Tùy chỉnh, hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh và các mẫu
- Cộng tác: Tăng cường giao tiếp trong nhóm và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ với nhau nhờ tính năng chỉnh sửa, bình luận và trò chuyện ClickUp Chat
- Quản lý công việc: Phân chia công việc và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng, từ danh sách việc cần làm đơn giản đến dòng thời gian dự án phức tạp
- Tự động hóa: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian và giảm lỗi, cho phép nhóm của bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng
- Tích hợp: Tích hợp liền mạch với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng, chẳng hạn như Slack, Google Drive và Microsoft Office, để tập trung tất cả công việc của bạn
- Báo cáo: Đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa quy trình với các báo cáo và bảng điều khiển chi tiết
Tôi đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và tôi đã tìm thấy nền tảng tốt nhất. Ngay lập tức, tôi cảm thấy ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề của chúng tôi và tạo ra các giải pháp sáng tạo mang lại lợi ích cho chúng tôi theo những cách mà tôi chưa từng tưởng tượng được.
Tôi đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và tôi đã tìm thấy nền tảng tốt nhất. Ngay lập tức, tôi cảm thấy ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề của chúng tôi và tạo ra các giải pháp sáng tạo mang lại lợi ích cho chúng tôi theo những cách mà tôi chưa từng tưởng tượng được.
➡️ Cũng nên đọc: Cách tạo biểu đồ Gantt để quản lý dự án
Tổng quan về tính năng: Biểu đồ Gantt, quản lý công việc, theo dõi thời gian
Dưới đây là tổng quan về các tính năng mà nhóm quản lý dự án của bạn có thể tận dụng:
1. Biểu đồ Gantt
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép các nhà quản lý dự án tạo dòng thời gian trực quan hiển thị các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và tiến độ dự án trong một chế độ xem duy nhất. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án phân chia nhiệm vụ, theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ và điều chỉnh thời hạn dựa trên những thay đổi về phạm vi hoặc nguồn lực sẵn có.
Các tùy chọn chế độ xem tùy chỉnh trong Biểu đồ Gantt cho phép PM xem các phụ thuộc của dự án, các đường dẫn quan trọng và cập nhật công việc theo thời gian thực. Điều này cho phép họ sắp xếp lại dòng thời gian và hoàn thành từng giai đoạn dự án đúng hạn.
2. Quản lý công việc
Tính năng Nhiệm vụ ClickUp cho phép người quản lý dự án tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo mọi người đều biết vai trò và thời hạn của mình. Hệ thống cũng cho phép người dùng thêm nhận xét, đính kèm tệp và theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ.
Các công việc cho phép PM chuyển đổi giữa danh sách, bảng Kanban hoặc chế độ xem lịch tùy theo cách làm việc ưa thích của họ. Việc lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi giúp đơn giản hóa giao tiếp và cải thiện sự hợp tác trong nhóm.
3. Theo dõi thời gian
Tính năng Theo dõi thời gian dự án ClickUp cho phép các nhà quản lý dự án theo dõi thời gian dành cho các công việc cụ thể. Điều này đảm bảo các dự án luôn trong phạm vi ngân sách và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Nó tích hợp liền mạch với quản lý công việc, cho phép PM theo dõi tiến độ công việc và năng suất của nhóm trong thời gian thực, đồng thời đánh giá những việc cần làm để đạt được các cột mốc của dự án đúng thời hạn.
Các phương pháp hay nhất để hoàn thành dự án đúng thời hạn
Bất kể công cụ mà các PM yêu cầu hoặc biết sử dụng, với tư cách là nhân viên nhân sự hoặc quản lý tuyển dụng, bạn nên hỏi trong buổi phỏng vấn xem họ có tuân thủ các phương pháp hay nhất trong công việc hàng ngày của mình hay không, chẳng hạn như:
- Chia dự án thành các công việc nhỏ hơn và đặt thời hạn hoàn thành
- Ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tác động
- Thường xuyên giao tiếp với các bên liên quan để tránh hiểu lầm
- Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ trong thời gian thực
- Theo dõi việc phân bổ tài nguyên và điều chỉnh khi cần thiết
Cách ClickUp giúp duy trì dòng thời gian và ngân sách
Brent Flyvbjerg cho biết rằng ít hơn 1% dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và mang lại lợi ích như đã hứa.
ClickUp cung cấp các tính năng và mẫu giúp các nhà quản lý dự án duy trì dòng thời gian và ngân sách của họ:
- Mẫu ClickUp : Quản lý dòng thời gian dự án, ngân sách và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để đảm bảo các dự án bắt đầu thuận lợi với các mẫu quản lý dự án được tạo sẵn
- ClickUp Nhiệm vụ lặp lại : Tự động lên lịch các nhiệm vụ lặp lại để dự án tiến triển ổn định
- ClickUp Cột mốc : Đánh dấu các cột mốc quan trọng để đảm bảo chúng đáp ứng các thời hạn quan trọng
- Quản lý ngân sách: Theo dõi chi phí và đảm bảo các dự án nằm trong ngân sách với các tính năng như Theo dõi thời gian dự án ClickUp và Trường Tùy chỉnh
Tuyển dụng các nhà quản lý dự án phù hợp với ClickUp
Hiểu rõ các tiêu đề, cấp bậc và vai trò hỗ trợ của quản lý dự án là điều cần thiết cho các chuyên gia nhân sự và quản lý tuyển dụng. Mỗi tiêu đề công việc quản lý dự án phản ánh một mức độ trách nhiệm và chuyên môn khác nhau, vì vậy xác định chính xác các vai trò của quản lý dự án sẽ đảm bảo bạn tuyển dụng được người phù hợp.
Với các tính năng của ClickUp, như quản lý mục tiêu, theo dõi công việc, biểu đồ Gantt và hơn thế nữa, các tổ chức có thể tinh chỉnh quy trình quản lý dự án và đảm bảo các nhóm dự án của họ có những công cụ tốt nhất để thành công.
Vì vậy, hãy đăng ký ClickUp để nâng cao hiệu quả quản lý dự án và giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.