Hãy nghĩ về dự án lớn gần đây nhất mà bạn đã tham gia — có thể là bạn đã ra mắt một sản phẩm mới hoặc thực hiện một chiến dịch quy mô lớn cho khách hàng. Chắc hẳn bạn có một người chỉ huy, người điều hành mọi việc, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và hoàn thành đúng thời hạn.
Nhưng chính xác thì người đó là ai và họ đóng vai trò gì?
Rất dễ nhầm lẫn giữa quản lý chương trình và quản lý dự án, đặc biệt là khi công việc của họ trùng nhau. Nhưng thực tế, hai vai trò này rất khác nhau với những trách nhiệm riêng biệt.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích sự khác biệt giữa quản lý chương trình và quản lý dự án. Chúng tôi cũng sẽ khám phá cách họ đóng góp vào thành công của công ty và mô tả các chiến lược để xuất sắc trong cả hai vai trò.
Quản lý chương trình là gì?
Quản lý chương trình giám sát và điều phối nhiều dự án liên quan (tạo thành một chương trình) để đạt được kết quả mong muốn, đồng thời đảm bảo các dự án đó đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nói cách khác, quản lý chương trình nhìn nhận bức tranh tổng thể và chịu trách nhiệm về các hành động và cải tiến trên toàn tổ chức.
Bạn có thể coi quản lý chương trình như một kiến trúc sư cho một doanh nghiệp. Họ vẽ bản thiết kế, tạo ra mẫu thiết kế và chịu trách nhiệm về kỹ thuật đằng sau một tòa nhà, nhưng họ không thực sự đặt từng viên gạch.
Các lĩnh vực trọng tâm chính
Trọng tâm chính của người quản lý chương trình là điều chỉnh nhiều dự án cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là những khía cạnh chính mà họ tập trung vào:
- Xác định tầm nhìn chiến lược: Quản lý chương trình thiết lập và thúc đẩy nhóm của mình hướng tới các mục tiêu hỗ trợ tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức
- Đạt được mục tiêu dài hạn: Họ tạo ra một lộ trình vạch ra cách thức nhiều dự án trong chương trình sẽ cùng nhau đóng góp vào tiến độ của các mục tiêu dài hạn
- Ưu tiên các mục tiêu chiến lược: Họ quyết định dự án nào sẽ bắt đầu, tiếp tục hoặc tạm dừng dựa trên giá trị chiến lược và tác động tiềm năng của dự án đó đối với hoạt động kinh doanh
- Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp: Quản lý chương trình đóng vai trò là cầu nối giữa các nhóm dự án và các giám đốc điều hành cấp cao, giúp mọi người luôn được cập nhật về tiến độ và thông tin mới nhất
- Đang theo dõi và đo lường hiệu suất: Họ đánh giá kết quả chi phí so với lợi ích mong đợi để đảm bảo chương trình đi đúng hướng; họ liên tục tìm kiếm các lĩnh vực cần cải thiện
Cũng nên đọc: Khung quản trị chương trình: Mô hình, lợi ích chính và khởi động
Kỹ năng cần thiết
Quản lý chương trình yêu cầu nhiều kỹ năng cấp cao, bao gồm:
- Lãnh đạo hiệu quả: Khả năng lãnh đạo giúp quản lý chương trình truyền cảm hứng, động viên, phân công công việc, ra quyết định và xây dựng mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan
- Lập kế hoạch chiến lược: Một quản lý chương trình giỏi phải có khả năng xác định và thực hiện các mục tiêu chiến lược. Điều này có nghĩa là lập kế hoạch, cài đặt các ưu tiên, phân bổ nguồn lực và giám sát thành công để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn
- Quản lý rủi ro: Quản lý chương trình phải có khả năng nhanh chóng xác định, đánh giá và giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến chương trình
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án xử lý một trong nhiều dự án tạo nên một chương trình. Thông thường, một dự án ở đây là một công việc nhỏ hơn với nguồn lực, ngân sách giới hạn và có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Công việc của quản lý dự án bao gồm quản lý dự án trong phạm vi thời gian, ngân sách và nguồn lực được phân bổ cho dự án, đồng thời xem xét các hướng dẫn chung của chương trình.
Tiếp tục với ví dụ về xây dựng ở trên, quản lý dự án là giám sát viên hoặc nhà thầu chịu trách nhiệm xây dựng một phòng của tòa nhà, đảm bảo tất cả hệ thống dây điện, ống nước và các công việc hoàn thiện được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Trách nhiệm của họ chỉ giới hạn trong căn phòng đó. Họ không cần lo lắng về việc căn phòng có phù hợp với thiết kế tổng thể của ngôi nhà hay không, hay vị trí của căn phòng có phù hợp hay không.
Các lĩnh vực trọng tâm chính
Trọng tâm của quản lý dự án rất cụ thể, liên quan đến các kết quả cụ thể. Nó bao gồm:
- Thực hiện chiến lược dự án: Quản lý dự án giám sát các hoạt động chiến lược hàng ngày liên quan đến dự án, chẳng hạn như lập kế hoạch, tổ chức, điều phối các hoạt động, giám sát tiến độ và giải quyết các vấn đề
- Cài đặt mục tiêu dự án ngắn hạn: Tập trung của họ giới hạn trong việc hoàn thành dự án và mục tiêu chất lượng dự án. Đôi khi, quản lý dự án phải điều chỉnh lịch trình, xử lý sự chậm trễ hoặc sắp xếp lại thành viên nhóm để giải quyết những thách thức mới
- Xác định kết quả đầu ra và đảm bảo chất lượng: Quản lý dự án tập trung vào việc lập bản đồ phạm vi dự án, cài đặt tiêu chuẩn chất lượng và vạch ra các bước để hoàn thành dự án. Điều này khiến họ trở thành người đầu tiên được tìm đến khi có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến dự án
Kỹ năng cần thiết
Các kỹ năng cốt lõi cần thiết cho vai trò của một quản lý dự án là:
- Quản lý công việc: Một quản lý dự án phải hiểu công việc nào cần ưu tiên, công việc nào cần thúc đẩy và công việc nào cần theo dõi chặt chẽ
- Lập lịch và quản lý thời gian: Quản lý dự án làm việc để thiết lập thời hạn thực tế cho từng công việc và cột mốc, sau đó giám sát chúng cho đến khi hoàn thành. Điều này đòi hỏi kỹ năng thích ứng với các yêu cầu mới, quản lý thời gian hiệu quả và duy trì kỷ luật
- Phân bổ nguồn lực: Quản lý dự án phải có khả năng quản lý và phân bổ cẩn thận tất cả các nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm nhân sự, ngân sách và vật liệu. Họ cũng phải biết cách mang lại kết quả với nguồn lực giới hạn cũng như quản lý chi phí
Đọc thêm: Mẫu và ví dụ về sơ yếu lý lịch của quản lý dự án cho năm 2024
Quản lý chương trình và quản lý dự án: Những điểm khác biệt chính
Rất dễ nhầm lẫn giữa quản lý chương trình và quản lý dự án, nhưng như chúng ta đã làm rõ, vai trò của họ khá khác nhau. Hãy xem xét kỹ hơn điều gì làm cho mỗi người trở nên độc đáo.
| Aspect | Quản lý chương trình | Quản lý dự án |
| Phạm vi công việc | Tập trung vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược rộng lớn hơn và quản lý nhiều dự án liên quan đến nhau cùng một lúc. Họ cũng đảm bảo rằng việc thực hiện chương trình tổng thể phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức | Xử lý một dự án cụ thể và việc thực hiện dự án đó trong chương trình rộng lớn hơn. Phạm vi công việc của một quản lý dự án xoay quanh dòng thời gian và kết quả đầu ra của dự án đó |
| Mục tiêu | Xác định và quản lý các mục tiêu dài hạn và hướng dẫn nhiều dự án. Các mục tiêu tập trung vào các mục tiêu rộng hơn của toàn tổ chức | Đặt ra các mục tiêu chiến thuật ngắn hạn, cụ thể cho từng dự án. Các mục tiêu tổng thể hẹp hơn và liên quan đến một dự án riêng lẻ |
| Quản lý các bên liên quan | Kết nối trực tiếp với các bên liên quan cấp cao để điều chỉnh chương trình phù hợp với lãi suất của họ. Họ chịu trách nhiệm quản lý thông tin liên lạc với các bên liên quan trong nhiều dự án | Tương tác với các bên liên quan cụ thể của dự án để đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ. Họ tập trung nhiều hơn vào giao tiếp trực tiếp và phản hồi |
| Chiến lược vs chiến thuật | Tập trung vào sự liên kết chiến lược và hiện thực hóa lợi ích để tập trung vào kế hoạch dài hạn và tích hợp dự án | Hoạt động ở cấp độ chiến thuật, tập trung chủ yếu vào các hoạt động hàng ngày, chẳng hạn như các công việc và kết quả cần hoàn thành ngay lập tức |
| Quản lý tài nguyên | Giám sát việc sử dụng tài nguyên trên nhiều dự án cùng một lúc để đảm bảo phân phối tối ưu và thực hiện liền mạch | Quản lý tài nguyên cho một dự án duy nhất để đảm bảo chúng được sử dụng hiệu quả cho việc hoàn thành dự án |
Điểm tương đồng giữa quản lý chương trình và quản lý dự án
Mặc dù quản lý chương trình và quản lý dự án có vai trò khác nhau, nhưng họ có một số điểm chung. Hãy xem quản lý chương trình và quản lý dự án có những điểm chung nào:
Kỹ năng cốt lõi
Cả hai vai trò này đều yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về các phương pháp quản lý dự án, chẳng hạn như chu kỳ dự án và các chỉ số hiệu suất.
Ví dụ, cả quản lý chương trình và quản lý dự án đều phải thành thạo các phương pháp như waterfall và agile để thích ứng với các yêu cầu luôn thay đổi và đảm bảo kết quả thành công. Ngoài ra, họ cần có kỹ năng giao tiếp tốt với các bên liên quan, quản lý rủi ro và phân bổ nguồn lực để thúc đẩy các dự án và chương trình tiến triển.
Cũng nên đọc: Scrum Master và quản lý dự án: Sự khác biệt là gì?
Lãnh đạo
Quản lý chương trình và quản lý dự án cuối cùng đều là những nhà lãnh đạo, bất kể họ dẫn dắt một hay nhiều dự án. Do đó, cả hai vai trò này đều đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo và khả năng quản lý con người để thúc đẩy hiệu suất và thành công của dự án.
Hãy nghĩ về nó theo cách này: một quản lý chương trình thúc đẩy các nhóm hướng tới các mục tiêu chiến lược, trong khi một quản lý dự án dẫn dắt các sprint hàng ngày.
Giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan chính là điều cần thiết cho vai trò của người quản lý chương trình và dự án. Điều này bao gồm tương tác trong nhóm và với các bên liên quan bên ngoài.
Ví dụ, quản lý chương trình cung cấp thông tin cập nhật cho giám đốc điều hành và thu thập báo cáo từ các quản lý dự án, trong khi quản lý dự án tổ chức các cuộc họp nhóm để thảo luận về trạng thái dự án và giải quyết các thách thức.
Giải quyết vấn đề
Tất cả các nhà quản lý đều gặp phải vấn đề. Các vấn đề này có thể bao gồm từ thiếu nhân sự hỗ trợ hoặc chậm trễ trong việc tìm nguồn cung ứng vật liệu đến các trở ngại trong quá trình phê duyệt. Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ là điều cần thiết để các nhà quản lý chương trình và dự án có thể giải quyết các thách thức trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Ví dụ, quản lý chương trình giải quyết xung đột tài nguyên giữa nhiều dự án phát triển phần mềm, trong khi quản lý dự án xử lý sự chậm trễ trong việc cung cấp phần mềm bằng cách điều chỉnh dòng thời gian và phân bổ lại tài nguyên.
Các công cụ giúp quản lý chương trình và dự án dễ dàng hơn
Cho dù bạn là quản lý chương trình hay quản lý dự án, việc quản lý thủ công bất kỳ công việc phức tạp nào cũng có thể là một thách thức. Điều này cũng có thể dẫn đến một số kết quả có thể tránh được: bỏ sót chi tiết, vượt quá cột mốc trong tiến độ dự án và trở ngại trong giao tiếp là một số ví dụ. Một cách để khắc phục những rủi ro này là sử dụng ClickUp!
ClickUp cho Quản lý dự án là giải pháp tất cả trong một được thiết kế để quản lý liền mạch mọi khía cạnh của các dự án và chương trình của bạn. Cho dù bạn cần giao tiếp với các thành viên trong nhóm, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, ước lượng thời gian hay đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu của công ty, ClickUp đều có thể đáp ứng.
Các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ cho phép bạn quản lý và theo dõi nhiều dự án cùng lúc, rất phù hợp cho các nhà quản lý dự án và chương trình.
Hãy cùng khám phá các tính năng và mẫu hàng đầu của ClickUp để quản lý chương trình và dự án hiệu quả.
Quản lý và phân công công việc
Với Nhiệm vụ ClickUp, quản lý dự án và chương trình có thể tạo và phân công nhiệm vụ kèm theo mô tả chi tiết, thời hạn và mức độ ưu tiên. Điều này giúp làm rõ những việc cần làm và thời gian hoàn thành, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn thống nhất và tập trung.
Nền tảng này cho phép bạn thiết lập các phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp và các cột mốc ClickUp, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều biết nhiệm vụ nào cần ưu tiên và khi nào cần thực hiện.
Hình dung dòng thời gian của dự án
Bạn cần một cái nhìn tổng quan nhanh về tiến độ dự án của mình? Biểu đồ Gantt của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Biểu đồ này cung cấp cho bạn một bản tóm tắt trực quan về mọi thứ, từ ngày bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ đến các phụ thuộc và thời hạn.
Điều này giúp việc lập kế hoạch và thực hiện dự án của bạn trở nên dễ dàng.
Ví dụ, quản lý dự án có thể dễ dàng thấy việc hoàn thành một công việc ảnh hưởng như thế nào đến việc bắt đầu công việc khác, giúp bạn lên lịch và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Nhưng đó chưa phải là tất cả.
Biểu đồ Gantt cũng cho phép theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giúp các quản lý dự án và chương trình giám sát xem các công việc có đúng tiến độ hay bị chậm trễ. Biểu đồ này cũng cung cấp chế độ xem tổng thể về dự án, giúp nhóm nội bộ phối hợp hiệu quả hơn và quản lý mọi sự chậm trễ trong quá trình thực hiện dự án.
Một tính năng nổi bật khác của biểu đồ Gantt là cách chúng giúp lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực. Bằng cách trực quan hóa khối lượng công việc và tình trạng sẵn sàng của từng thành viên trong nhóm, bạn có thể đảm bảo mọi người làm việc hiệu quả và nguồn lực được phân bổ đến nơi cần thiết nhất.
Đọc thêm: 10 lợi ích của phần mềm quản lý dự án cho nhóm
Quản lý tài nguyên
Cả quản lý chương trình và quản lý dự án luôn phải chạy đua với thời gian. Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp cho phép bạn ghi lại chính xác thời gian dành cho từng nhiệm vụ và dự án, giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về năng suất tại nơi làm việc.
Ví dụ, quản lý dự án có thể xem lại nhật ký thời gian để đánh giá xem một công việc cụ thể có mất nhiều thời gian hơn dự kiến hay không, từ đó giúp tinh chỉnh ước lượng và kế hoạch trong tương lai.
Nếu bạn tính phí khách hàng theo giờ, theo dõi thời gian giúp bạn dễ dàng cung cấp bản ghi chi tiết về thời gian dành cho công việc của từng khách hàng.
Tôi đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và tôi đã tìm thấy nền tảng tốt nhất. Ngay lập tức, tôi cảm thấy ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề của chúng tôi và tạo ra các giải pháp sẵn sàng sử dụng mang lại lợi ích cho chúng tôi theo những cách mà tôi thậm chí không thể tưởng tượng được.
Tôi đang tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án và tôi đã tìm thấy nền tảng tốt nhất. Ngay lập tức, tôi cảm thấy ClickUp có thể giải quyết tất cả các vấn đề của chúng tôi và tạo ra các giải pháp sẵn sàng sử dụng để mang lại lợi ích cho chúng tôi theo những cách mà tôi chưa từng tưởng tượng được.
Đặt và theo dõi mục tiêu
Khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án và chương trình là cài đặt các mục tiêu có thể đạt được cho tất cả mọi người tham gia. ClickUp Goals là một giải pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để cài đặt, theo dõi và đạt được các mục tiêu và mục tiêu một cách liền mạch cho nhóm của bạn.
Điều này cho phép bạn chia nhỏ một số dự án thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ theo dõi hơn, giúp dễ dàng giám sát tiến độ một cách liền mạch.
Bạn có thể dễ dàng xem đóng góp của từng thành viên trong nhóm đối với việc đạt được mục tiêu, giúp họ tập trung, có trách nhiệm và duy trì động lực. Khả năng hiển thị này cũng cho phép bạn xác định và giải quyết mọi sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn khi chúng phát sinh.
Ngoài ra, bạn có thể theo dõi hiệu suất mục tiêu trong suốt dự án và, sau khi hoàn thành, đánh giá những gì đã thành công và những gì chưa thành công, cung cấp những thông tin chi tiết quý giá cho các dự án trong tương lai.
Giám sát nhiều dự án cùng một lúc
Nếu bạn là một quản lý chương trình đang gặp khó khăn trong việc theo kịp nhiều dự án cùng lúc, Danh mục đầu tư ClickUp là giải pháp dành cho bạn. Nó cho phép bạn tạo chế độ xem tập trung tất cả các dự án trong một chương trình, giúp quản lý chương trình nắm bắt trạng thái, tiến độ và tình trạng chung của từng dự án trong nháy mắt.
Ngoài ra, danh mục đầu tư cho phép bạn theo dõi các chỉ số dự án quan trọng, chẳng hạn như thời hạn, ngân sách và sử dụng tài nguyên. Đây cũng là một cách tốt để phân tích tính sẵn có và phân bổ tài nguyên cho các dự án khác nhau.
Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất
Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh để làm nổi bật dữ liệu dự án hoặc chương trình quan trọng đối với bạn. Bạn có thể chọn từ một phạm vi các tiện ích, như biểu đồ, đồ thị và bảng, để hiển thị hình ảnh trực quan về các chỉ số quan trọng nhất.
Bảng điều khiển cũng cung cấp thông tin cập nhật về hiệu suất chương trình theo thời gian thực, cho phép bạn theo dõi các hoạt động đang diễn ra và nhanh chóng xác định các sai lệch so với kế hoạch. Bạn cũng có thể dễ dàng truy cập các báo cáo và phân tích.
Tận dụng tối đa các mẫu được thiết kế sẵn
Nếu bạn lo lắng rằng việc tổ chức và theo dõi nhiều dự án bằng các tính năng của ClickUp có thể tốn nhiều thời gian và nỗ lực, chúng tôi cũng có giải pháp cho bạn. Các mẫu ClickUp sẽ giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và dễ dàng với nỗ lực tối thiểu.
Dưới đây là một số mẫu quản lý chương trình có thể hữu ích cho bạn:
Mẫu quản lý chương trình ClickUp
Mẫu Quản lý chương trình ClickUp được thiết kế để giúp bạn quản lý nhiều dự án trong một chương trình. Mẫu này cung cấp một khung cấu trúc để quản lý các công việc của dự án, theo dõi tiến độ và giữ mọi thứ phù hợp với các mục tiêu chiến lược của bạn, tất cả đều có các trường được định sẵn để bạn dễ dàng điền vào.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Truy cập chế độ xem tổng quan về tất cả các dự án trong một chương trình từ một bảng điều khiển duy nhất
- Hình dung dòng thời gian và các phụ thuộc của chương trình bằng chế độ xem biểu đồ Gantt
- Đặt và theo dõi các mục tiêu trong chương trình để duy trì sự tập trung và đạt được mục tiêu
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, phân công công việc và cập nhật trạng thái, đồng thời hợp lý hóa quy trình làm việc
- Quản lý công việc và dự án với các chế độ xem có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như chế độ xem danh sách, bảng và lịch
Mẫu quản lý dự án ClickUp
Mẫu Quản lý dự án của ClickUp hợp lý hóa việc quản lý các dự án riêng lẻ. Nó cung cấp một phương pháp có cấu trúc để tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và đảm bảo tất cả các hoạt động của dự án phù hợp với các mục tiêu dài hạn.
Sử dụng mẫu này để:
- Tạo danh sách công việc chi tiết với các công việc con và theo dõi tiến độ của từng thành phần
- Quản lý và trực quan hóa các dự án với các chế độ xem khác nhau, bao gồm danh sách, bảng và lịch
- Theo dõi các chỉ số quan trọng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu với các công cụ báo cáo
- Đặt các phụ thuộc công việc giữa các quy trình công việc có liên quan để quản lý các công việc dự án và tránh sự chậm trễ
Quản lý dễ dàng hơn với ClickUp
Trong khi quản lý chương trình nhìn vào bức tranh tổng thể và nhằm mục đích điều phối các dự án khác nhau đồng thời, quản lý dự án chịu trách nhiệm về một bộ mục tiêu và hoạt động cụ thể hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để hợp lý hóa việc quản lý chương trình và dự án, đồng thời tập hợp tất cả các nhóm của bạn vào một nơi, ClickUp là sự đầu tư tốt nhất mà bạn có thể thực hiện.
Nó cung cấp các tính năng khác nhau như Bảng điều khiển và Danh mục đầu tư cho quản lý chương trình, công cụ quản lý công việc và biểu đồ Gantt để giám sát dự án chi tiết. Ngoài ra, còn có các mẫu cho các nhu cầu khác nhau để giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để kiểm soát các dự án của bạn một cách dễ dàng.