Là trưởng nhóm, bạn phải đảm bảo xây dựng một nhóm gắn kết và hiệu quả cao. Giống như trong series Harry Potter, bạn sẽ cần thuyết phục và động viên các thành viên nhóm Gryffindor, đảm bảo họ phát huy hết khả năng và kiên quyết nâng cao tiêu chuẩn hiệu suất của nhóm (mỗi khi nhóm Slytherin gây rối). Tất nhiên, nói thì dễ hơn làm.
Khi nhóm của bạn vượt qua giai đoạn 'bão tố' — giai đoạn thường xuyên xảy ra bất đồng và xung đột — họ đã tiến một bước gần hơn đến việc trở thành 'đội ngũ trong mơ'. Công việc của bạn, giống như Harry Potter, là thực hiện các chiến lược gắn kết nhóm và giải quyết xung đột cho đến khi dự án kết thúc (hoặc cho đến khi bạn tìm thấy tất cả các Horcruxes và tiêu diệt chúng).
Bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu một số chiến lược hành động có thể củng cố mối quan hệ trong nhóm ở giai đoạn thiết lập quy tắc chưa? Trong quá trình tìm hiểu, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các phương pháp hay nhất và ví dụ thực tế. Bắt đầu nào! 🚦
Trước đó, hãy cùng tìm hiểu nhanh về mô hình phát triển nhóm của Tuckman.
Hiểu về các giai đoạn phát triển nhóm theo mô hình Tuckman
Nhà tâm lý học Bruce Tuckman đã công bố Bốn giai đoạn phát triển của nhóm — Hình thành, Xung đột, Lập quy tắc và Hoạt động — vào năm 1965. Sau đó, vào những năm 1970, ông bổ sung thêm giai đoạn thứ năm, 'Giải tán. '
Dưới đây là tổng quan về năm giai đoạn phát triển của nhóm:
Giai đoạn 1: Hình thành
Trong giai đoạn hình thành, các thành viên trong nhóm bắt đầu làm quen với nhau. Họ tương tác với nhau nhưng không chắc chắn về vị trí của mình do thiếu sự gắn kết trong nhóm. Ở giai đoạn này, các thành viên thảo luận về mục đích, mục tiêu và sứ mệnh của nhóm, đồng thời tìm ra cách phân chia trách nhiệm.
Những chiến lược nào có thể giúp bạn trong giai đoạn hình thành?
- Tạo điều kiện cho việc giới thiệu: Thực hiện các bài tập phá băng và giới thiệu từng thành viên trong nhóm để xây dựng cảm giác thân thuộc
- Xác định mục tiêu và vai trò: Thảo luận về mục tiêu của dự án để mọi người có chung quan điểm và cấu trúc nhóm, làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng Mẫu ClickUp Meet the Team và các mẫu phá băng khác để tạo hồ sơ có tổ chức cho tất cả các thành viên trong nhóm, giới thiệu họ với nhau và giúp họ hiểu cảm xúc của nhau để cảm thấy thoải mái.
Giai đoạn 2: Giai đoạn xung đột
Giai đoạn 'bão tố' là giai đoạn mà nhóm bắt đầu vượt ra khỏi vùng an toàn của mình. Họ chia sẻ ý tưởng, bày tỏ ý kiến và tận dụng cơ hội để nổi bật giữa các đồng nghiệp. Khi tính cách cá nhân bộc lộ, xung đột trở nên phổ biến trong giai đoạn bão tố.
Những chiến lược nào có thể giúp bạn trong giai đoạn xung đột?
- Chấp nhận xung đột: Biến xung đột thành cơ hội bằng cách giải quyết chúng và khuyến khích các thành viên trong nhóm tập trung vào giải pháp hơn là vấn đề
- Thiết lập các quy tắc cơ bản: Đặt ra các quy tắc để duy trì sự tôn trọng lẫn nhau bất kể có xung đột. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có thể bày tỏ quan điểm của mình
Sử dụng ClickUp Docs để tạo một wiki bao gồm tất cả các tài nguyên dự án. Viết các quy tắc cơ bản, thêm bảng vai trò và trách nhiệm của thành viên, danh sách công cụ và liên kết, v.v.
Giai đoạn 3: Hình thành quy tắc
Giai đoạn chuẩn hóa trong phát triển nhóm là điều bạn đang tìm kiếm. 🌈 Ở giai đoạn này, nhóm hợp tác để đạt được mục tiêu cuối cùng. Mỗi thành viên làm việc hiệu quả hơn khi họ học cách chia sẻ ý tưởng và nhận phản hồi để cải thiện kỹ năng của mình.
Những chiến lược nào có thể giúp bạn trong giai đoạn hình thành quy tắc?
- Hỗ trợ thành viên nhóm: Đảm bảo giao tiếp thường xuyên trong nhóm bằng cách tổ chức các phiên họp cá nhân và nhóm, đồng thời huấn luyện những cá nhân không thoải mái khi thảo luận về những thách thức của họ trong nhóm
- Khuyến khích phản hồi: Khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng và tạo cơ hội để đánh giá tiến độ của cá nhân và nhóm
Sử dụng Bảng trắng ClickUp là một ý tưởng tuyệt vời để tăng cường sự hợp tác trong nhóm. Nhóm của bạn có thể động não, lập bản đồ ý tưởng và chiến lược, đồng thời tạo quy trình làm việc để đảm bảo hoạt động của nhóm diễn ra suôn sẻ hơn — tất cả đều được thực hiện trong thời gian thực.
Giai đoạn 4: Thực hiện
Trong giai đoạn thực hiện, các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu của nhóm bằng cách tuân theo các quy trình đã thiết lập. Họ tập trung vào làm việc tập thể để mang lại kết quả cho cả nhóm thay vì thành công cá nhân. Kết quả là, năng suất tập thể và sức mạnh tổng hợp của nhóm rất cao trong giai đoạn này.
Những chiến lược nào có thể giúp bạn trong giai đoạn thực hiện?
- Thúc đẩy sự chia sẻ vai trò lãnh đạo: Khuyến khích các thành viên trong nhóm đảm nhận vai trò lãnh đạo
- Cân bằng cuộc sống và công việc: Vì năng suất ở giai đoạn này là cao nhất, hãy thúc đẩy sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc để tránh căng thẳng và kiệt sức
Giai đoạn 5: Giải tán
Giai đoạn cuối cùng trong năm giai đoạn phát triển nhóm là giai đoạn kết thúc, khi dự án kết thúc. Các thành viên trải qua cảm giác vừa ngọt ngào vừa đắng cay khi chia tay nhau. Họ tập trung vào hiệu suất của nhóm, các dự án sắp tới và các nhóm trong tương lai của họ.
Những chiến lược nào có thể giúp bạn trong giai đoạn giải tán?
- Kiểm tra kết quả đầu ra: Đảm bảo mọi thứ đã hoàn thành. Thảo luận về trạng thái của kết quả đầu ra với các thành viên và chuẩn bị bất kỳ thông tin bổ sung nào mà các bên liên quan yêu cầu
- Nói về sự không chắc chắn: Giúp các thành viên trong nhóm vượt qua lo lắng về tương lai. Hỗ trợ họ và cung cấp các nguồn lực để họ vượt qua giai đoạn chuyển đổi
Khi bạn đạt đến giai đoạn chuẩn hóa trong quá trình phát triển nhóm sau khi vượt qua giai đoạn xung đột một cách hiệu quả, bạn đã xây dựng được nền tảng vững chắc cho nhóm. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tập trung vào việc giải quyết những thách thức của giai đoạn chuẩn hóa để đảm bảo năng suất cao và sự gắn kết của nhóm.
Thách thức trong giai đoạn hình thành quy tắc
Dưới đây là những thách thức phổ biến trong giai đoạn thiết lập quy tắc mà bạn phải giải quyết để duy trì sự hòa hợp hoàn hảo trong nhóm👇
Tuân thủ các quy tắc
Các quy tắc đặt ra các tiêu chuẩn cho phép hành vi của nhóm. Tuy nhiên, nếu không được tuân thủ đúng, các nhóm sẽ lại rơi vào giai đoạn xung đột. Trường hợp xấu nhất? Nhóm của bạn có thể sụp đổ hoàn toàn.
Khi các quy tắc của nhóm sụp đổ, nhóm tự tan rã, ý thức sụp đổ và thảm họa xảy ra. Theo chế độ xem này, các quy tắc rất quan trọng để bảo vệ hành động tập thể.
Khi các quy tắc của nhóm sụp đổ, nhóm tự tan rã, ý thức sụp đổ và thảm họa xảy ra. Theo chế độ xem này, các quy tắc rất quan trọng để bảo vệ hành động tập thể.
Vậy, những thách thức phải đối mặt khi tuân thủ các quy tắc của nhóm là gì?
- Thiếu rõ ràng: Các thành viên trong nhóm không hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ
- Xung đột nội bộ: Xung đột tính cách và mâu thuẫn do mục tiêu cá nhân trái ngược nhau có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của nhóm
- Quên các quy tắc: Các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các quy tắc một cách hiệu quả
Làm thế nào để vượt qua những thách thức trong việc tuân thủ các quy tắc của nhóm?
- Có quy tắc cơ bản bằng văn bản: Việc ghi chép các quy tắc của nhóm vào một nền tảng tập trung, dễ truy cập sẽ làm rõ các kỳ vọng của nhóm và giúp các thành viên tuân thủ chúng
- Xây dựng lòng tin: Nhắc nhở các thành viên trong nhóm về mục đích và mục tiêu của họ. Điều này giúp tăng cường cảm giác tin tưởng, từ đó làm tăng sự hài lòng trong công việc
- Đánh giá tiến độ: Dành ra 30 phút mỗi tháng hoặc 15 phút mỗi tuần để thảo luận về mức độ tuân thủ các quy tắc của nhóm. Một cách để thực hiện việc này là tạo một thẻ điểm đơn giản bằng ClickUp Brain, một trợ lý AI, giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng. Sau đó, bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm tự đánh giá mức độ tuân thủ các quy tắc của mình
Sử dụng Công cụ quản lý dự án của ClickUp để thiết lập các quy tắc nhóm. Bạn có thể tạo sổ tay quy tắc nhóm bằng ClickUp Docs và theo dõi tiến độ của nhóm bằng Bảng điều khiển ClickUp.
Cân bằng mục tiêu cá nhân và mục tiêu nhóm
Các thành viên trong nhóm có mục tiêu và ưu tiên riêng, có thể mâu thuẫn với mục tiêu của nhóm, dẫn đến xung đột bất ngờ.
Hơn nữa, làm việc theo nhóm có thể rất vất vả và mệt mỏi, đặc biệt là khi khối lượng công việc không cân bằng. Theo thời gian, điều này có thể dẫn đến cảm giác mất động lực.
Dưới đây là cách bạn có thể vượt qua thách thức này trong giai đoạn hình thành quy tắc của quá trình phát triển nhóm:
- Điều chỉnh mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu của nhóm: Tạo mục tiêu cá nhân phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của nhóm. Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để đặt mục tiêu SMART cho cá nhân và nhóm, theo dõi tiến độ dự án, nhiệm vụ của nhóm và tiến độ thực hiện mục tiêu🎯
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Cho phép nhóm của bạn nói về mục tiêu cá nhân của họ. Tận dụng các ứng dụng giao tiếp nhóm để tạo ra một không gian trung tâm nơi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận, hợp tác và giao tiếp trong thời gian thực
- Cân bằng khối lượng công việc: Chú ý đến khối lượng công việc của từng cá nhân. Đảm bảo không ai bị kiệt sức. Ngoài ra, khuyến khích các thành viên trong nhóm hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu của nhóm
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng tính năng Quản lý tài nguyên của ClickUp để trực quan hóa tài nguyên trong nháy mắt. Bạn có thể sử dụng chế độ xem khối lượng công việc để lập kế hoạch và quản lý sức chứa.
Giữ vững động lực
Các nhóm có thể trở nên quá thoải mái trong giai đoạn hình thành quy tắc của quá trình phát triển nhóm và mất tập trung vào việc đạt được mục tiêu. Các nhóm cũng có thể bị đình trệ nếu họ liên tục đạt được mục tiêu nhưng không vượt qua được mục tiêu đó. Do đó, việc thúc đẩy các nhóm trong giai đoạn hình thành quy tắc có thể là một thách thức.
Dưới đây là một số cách để duy trì động lực cho nhóm của bạn:
- Khen ngợi thành công: Công nhận nỗ lực và thành tích của nhóm để thu hút sự tham gia của các thành viên. Theo Gallup, nhân viên được công nhận có khả năng tham gia cao gấp 20 lần so với nhân viên không được công nhận
- Kiểm tra hàng ngày: Kiểm tra hàng ngày với các thành viên trong nhóm để đánh giá tiến độ của họ. Thảo luận về những thách thức và mục tiêu nghề nghiệp của họ và hướng dẫn họ để đạt được hiệu quả tốt hơn
- Giải quyết xung đột sớm: Giao tiếp với các thành viên trong nhóm ngay khi xung đột nảy sinh để bạn có thể xác định vấn đề và giải quyết kịp thời
Bạn có thể sử dụng ClickUp Chat để giao tiếp với nhóm của mình trong thời gian thực. Nó giúp bạn chia sẻ tài nguyên và cập nhật dự án, giải quyết xung đột và thảo luận các mục hành động khi cần thiết.
Các phương pháp hay nhất để củng cố mối quan hệ trong nhóm ở giai đoạn hình thành quy tắc
Bây giờ bạn đã biết những thách thức của giai đoạn thiết lập quy tắc, hãy thảo luận về một số phương pháp hay nhất mà bạn có thể áp dụng để đảm bảo mối quan hệ nhóm vững mạnh.
Khuyến khích giao tiếp cởi mở
Đặt mục tiêu giao tiếp ngay từ khi bắt đầu quá trình phát triển nhóm. Duy trì tính minh bạch bằng cách tạo kế hoạch giao tiếp vững chắc, trong đó đề cập đến các phương thức giao tiếp, mục tiêu, các bên liên quan, tần suất giao tiếp, công cụ và hơn thế nữa.
Tận dụng Mẫu ma trận giao tiếp và cuộc họp của nhóm ClickUp để lập kế hoạch cho các cuộc họp nhóm thường xuyên. Bạn có thể xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên, đặt ra các nguyên tắc cho việc đăng ký tham dự và tạo dòng thời gian dự án để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ngoài ra, hãy sử dụng các mẫu kế hoạch giao tiếp để thiết lập cách thức và thời điểm các thành viên trong nhóm phải giao tiếp. Bạn có thể thử Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp để cải thiện giao tiếp bên ngoài và bên trong. Mẫu này giúp bạn thiết lập các chiến lược giao tiếp và đo lường thành công của các nỗ lực giao tiếp.
Tiến hành các hoạt động xây dựng nhóm
Nếu bạn có thể cùng nhau cười, bạn có thể cùng nhau làm việc.
Nếu bạn có thể cùng nhau cười, bạn có thể cùng nhau làm việc.
Các hoạt động xây dựng nhóm thú vị có thể giúp các thành viên gắn kết với nhau.
Dưới đây là một số hoạt động và trò chơi bạn có thể thử:
- Tiệc ảo: Nếu bạn có một nhóm làm việc từ xa, hãy tổ chức các bữa tiệc trực tuyến để ghi nhận thành tích của các thành viên. Bạn có thể chơi các trò chơi đố vui, trò chuyện, nói về sở thích của các thành viên, điểm du lịch và món ăn yêu thích của họ, v.v
- Các cuộc thi: Khơi dậy năng lượng của các nhóm bằng cách tổ chức các cuộc thi giúp nâng cao khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề của họ. Bạn có thể ghép các thành viên thành cặp và yêu cầu họ đặt ra các mục tiêu hoặc quy tắc liên quan đến dự án trong một thời gian nhất định. Cặp nào hoàn thành sớm sẽ giành chiến thắng🥇
- Chúng ta có điểm gì chung: Trò chơi này phù hợp nhất với các nhóm lớn. Tổ chức trò chơi trực tuyến hoặc trực tiếp, tạo các nhóm nhỏ và yêu cầu các thành viên tìm ra điểm chung giữa các thành viên trong mỗi nhóm — sách, nhạc, hương vị kem, v.v
Củng cố các quy tắc và tiêu chuẩn
Như đã đề cập ở trên, các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng quên các quy tắc của nhóm.
Vậy, bạn có thể làm gì để củng cố mối quan hệ trong giai đoạn hình thành quy tắc?
- Hiển thị các quy tắc: Đừng chỉ viết các quy tắc ở một không gian trung tâm; hãy nhấn mạnh chúng trong các cuộc họp. Ví dụ, nếu bạn tổ chức một cuộc họp Zoom, hãy nhấn mạnh các quy tắc trên màn hình của mỗi thành viên. Bạn cũng có thể tạo các biểu tượng đại diện cho các quy tắc và hiển thị chúng trên màn hình của các thành viên
- Đọc các quy tắc: Vào đầu mỗi cuộc họp, hãy đọc to các quy tắc của nhóm để giúp các thành viên nhớ lại những điều họ cần tuân thủ. Điều này giúp củng cố sự tham gia, niềm tin và mục đích của mọi người
- Nêu bật các quy tắc trong bối cảnh phản hồi: Khi đưa ra phản hồi, hãy đề cập đến các quy tắc như một lời nhắc nhở. Ví dụ, nếu "giao tiếp cởi mở" là một quy tắc, hãy đề cập đến quy tắc này khi yêu cầu các thành viên cụ thể phát biểu trong cuộc họp
Bằng cách củng cố các quy tắc, bạn không chỉ xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả mà còn duy trì năng suất cao trong tất cả các giai đoạn.
Hãy thử ClickUp — Chìa khóa thành công của nhóm bạn
Dù muốn hay không, các nhóm của bạn phải trải qua tất cả các giai đoạn phát triển nhóm để trở thành những nhóm có hiệu suất cao. Bạn cần dẫn dắt họ một cách khéo léo qua từng giai đoạn. Nhưng điều quan trọng nhất là duy trì sự tập trung và động lực trong giai đoạn hình thành quy tắc của quá trình phát triển nhóm để đạt đến giai đoạn "Bạn đã thành công!".
ClickUp có thể giúp bạn xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả cao một cách hiệu quả.
Công cụ năng suất của ClickUp hợp lý hóa các mục tiêu, giao tiếp và quy trình. Nó giúp bạn lập kế hoạch và thực hiện giao tiếp chi tiết, quản lý tài nguyên, cân bằng khối lượng công việc, giải quyết xung đột sớm, thiết lập các quy tắc tập trung, theo dõi tiến độ và nhiều hơn nữa.
Tóm lại, ClickUp giúp quản lý động lực nhóm một cách liền mạch. Vì vậy, nếu bạn muốn xem ClickUp còn có thể làm gì hơn nữa, hãy đăng ký miễn phí ngay bây giờ!