Tất cả chúng ta đều đã từng tham gia những cuộc họp dài và nhàm chán ở một thời điểm nào đó. Bất kỳ ai từng làm việc trong công ty đều biết cuộc họp có thể nhàm chán đến mức nào.
Tuy nhiên, các cuộc họp không nhất thiết phải nhàm chán. Trên thực tế, các cuộc họp thành công nhất là những cuộc họp thu hút sự tham gia của mọi người và khuyến khích sự tham gia tích cực.
Đó là lúc các hoạt động phá băng phát huy tác dụng. Hoạt động phá băng là các hoạt động và trò chơi giúp thu hút sự tham gia của mọi người ngay lập tức và bắt đầu cuộc hội thoại trong một nhóm.
Sử dụng các câu hỏi phá băng để khởi động cuộc họp là một cách tuyệt vời để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và mọi người đều tham gia vào cuộc thảo luận.
Tuy nhiên, bạn sẽ cần một danh sách các hoạt động phá băng sẵn sàng để lựa chọn cho các loại cuộc họp và sự kiện khác nhau. Đó là lúc các mẫu phá băng có thể giúp ích.
Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm thấy năm mẫu phá băng miễn phí để bắt đầu các cuộc họp và sự kiện nhóm của bạn một cách ấn tượng. Nhưng trước tiên, hãy tìm hiểu những kiến thức cơ bản.
Mẫu phá băng là gì?
Mẫu phá băng là các khung bao gồm danh sách câu hỏi, trò chơi hoặc các hoạt động khác để thúc đẩy tương tác nhóm.
Do đó, các mẫu phá băng là các hoạt động giúp bắt đầu một cuộc hội thoại hoặc tương tác giữa hai hoặc nhiều người. Các mẫu phá băng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này bằng cách chứa danh sách các hoạt động hoặc câu hỏi như vậy.
Trong môi trường kinh doanh, các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm sử dụng các mẫu phá băng để bắt đầu các hoạt động hoặc sự kiện của nhóm. Hãy coi các hoạt động này như là phần khởi động trước sự kiện chính.
Các mẫu này đặc biệt hữu ích nếu các thành viên không quen biết nhau, ví dụ như khi một nhóm mới gặp nhau lần đầu tiên, hoặc có một cuộc họp hoặc sự kiện liên chức năng với nhiều nhóm.
Các mẫu phá băng có thể bao gồm:
- Câu hỏi: Danh sách các câu hỏi giúp mọi người làm quen với nhau. Một số ví dụ bao gồm các câu hỏi kiểu "Bạn thích hơn?" và "Sự thật hay dối trá?"
- Trò chơi: Các mẫu này có thể bao gồm danh sách các trò chơi đơn giản giúp thu hút sự tham gia của cả nhóm. Đối với các hoạt động xây dựng nhóm, tốt nhất là sử dụng trò chơi vui nhộn để chia nhóm thành các đội
- Hoạt động: Mẫu phá băng cũng có thể bao gồm danh sách các hoạt động phá băng, chẳng hạn như vẽ tranh, kể chuyện, v.v
Bất cứ điều gì giúp cuộc hội thoại giữa hai người hoặc giữa một nhóm người trở nên suôn sẻ đều là chủ đề phá băng. Do đó, bạn có thể tạo ra những chủ đề phá băng của riêng mình mà không cần giới hạn bản thân trong những chủ đề thường được sử dụng.
Điều gì tạo nên một mẫu mẫu phá băng tốt?
Một mẫu phá băng tốt sẽ thu hút sự tham gia của mọi người ngay lập tức, đảm bảo tính phù hợp với bối cảnh và người tham dự. Nó tạo ra một bầu không khí thoải mái, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được khuyến khích tương tác và hợp tác.
Dưới đây là một số yếu tố mà một mẫu tuyệt vời nên có.
- Danh sách hoạt động toàn diện: Một mẫu phá băng tốt nên có danh sách dài các hoạt động, trò chơi và câu hỏi, cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn
- Tùy chọn tùy chỉnh: Các mẫu phải luôn có tùy chọn thêm hoạt động và chỉnh sửa để phù hợp với yêu cầu cụ thể của người dùng. Định dạng, thiết kế và nội dung phải có thể tùy chỉnh để tăng tính linh hoạt
- Phạm vi và trường hợp sử dụng rõ ràng: Không phải mọi mẫu phá băng đều phù hợp với mọi trường hợp. Do đó, mỗi mẫu nên được tạo ra với mục tiêu và trường hợp sử dụng cụ thể, với phạm vi sử dụng rõ ràng
Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng những ý tưởng mới và sáng tạo cho cuộc họp nhóm để tránh cuộc họp trở nên nhàm chán và tẻ nhạt. Các mẫu phá băng chỉ có thể giúp bạn bắt đầu phiên họp, nhưng phần còn lại cũng phải hấp dẫn không kém.
Lợi ích của mẫu phá băng
Mẫu phá băng mang lại nhiều lợi ích, từ giúp bạn xây dựng một nhóm có mối quan hệ gắn kết chặt chẽ đến thúc đẩy sự tham gia vào các sự kiện của nhóm.
Hãy cùng thảo luận về một số mẫu quan trọng nhất một cách ngắn gọn.
1. Giúp loại bỏ rào cản trong giao tiếp
Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của việc sử dụng các mẫu phá băng là chúng cung cấp các hoạt động đơn giản giúp bắt đầu cuộc hội thoại.
Giả sử bạn đang tổ chức một sự kiện cho toàn tổ chức và muốn các nhóm khác nhau tương tác với nhau. Điều này có thể diễn ra một cách tự nhiên đối với một số người, nhưng cũng có thể dẫn đến sự im lặng khó xử và những cuộc trò chuyện nhỏ nhặt đối với những người khác.
Sử dụng các mẫu phá băng sẽ giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng và bắt đầu mọi việc nhanh chóng. Các hoạt động phá băng nhóm là chính xác những gì bạn cần để cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ và mọi người nhanh chóng cảm thấy thoải mái.
2. Khuyến khích gắn kết nhóm và xây dựng kết nối
Các mẫu phá băng là thành phần thiết yếu của bất kỳ phiên gắn kết nhóm nào vì chúng mang đến cho người tham gia cơ hội kết nối và hợp tác.
Hầu hết các hoạt động phá băng khuyến khích người tham gia tìm hiểu thêm về nhau hoặc làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu. Nhiều hoạt động yêu cầu người tham gia thành lập nhóm và thực hiện các công việc khác nhau cùng nhau, từ đó thúc đẩy sự hợp tác tại nơi làm việc.
Điều này cho phép bạn nhóm những người từ các nhóm khác nhau hoặc những người không quen biết nhau và giúp họ xây dựng mối quan hệ. Nó thậm chí còn giúp những người nhút nhát hoặc hướng nội kết bạn tại nơi làm việc bằng cách tham gia vào một hoạt động vui vẻ và hấp dẫn cùng nhau.
Tuy nhiên, bạn không muốn phải chịu áp lực nghĩ ra các hoạt động như vậy ngay tại chỗ, và đó là lúc các mẫu phá băng trở nên hữu ích. Hãy chuẩn bị sẵn một danh sách các hoạt động để sử dụng trong các tình huống khác nhau, tùy thuộc vào động lực của nhóm, thông qua các mẫu này.
3. Tăng cường sự tham gia và tương tác trong các hoạt động nhóm
Ngoài việc giúp bắt đầu cuộc hội thoại, các mẫu phá băng còn rất thú vị và giải trí.
Không ai thích những cuộc họp nhóm nhàm chán với những bài phát biểu và thuyết trình dài dòng. Thêm một số hoạt động phá băng thú vị sẽ đảm bảo mọi người tham gia tích cực vào sự kiện thay vì chỉ có mặt về thể xác mà tâm trí lại vắng mặt.
4. Nâng cao khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề
Các hoạt động phá băng kích thích tư duy của người tham gia và khuyến khích họ suy nghĩ theo hướng mới, điều này rất hữu ích khi brainstorming ý tưởng hoặc giải quyết thách thức theo nhóm.
Nếu bạn có các mẫu phá băng với nhiều tùy chọn khác nhau, bạn không cần phải mất thời gian lập kế hoạch và động não trước mỗi sự kiện của nhóm. Chỉ cần chọn một trong các hoạt động từ danh sách của bạn và sử dụng nó để tổ chức các sự kiện xây dựng nhóm hấp dẫn.
Đọc thêm: 130 câu hỏi thú vị để biến cuộc họp của bạn trở nên sôi nổi
5 mẫu mẫu phá băng miễn phí
Không dễ để mọi người tham gia tích cực vào các hoạt động của nhóm. Bắt đầu cuộc hội thoại giữa những người không quen biết nhau cũng khó không kém.
Đây là hai trong số nhiều tình huống mà các mẫu phá băng hữu ích, và có sẵn các mẫu sẵn sàng sử dụng sẽ giúp bạn tìm được mẫu phù hợp nhất cho mọi tình huống.
Nếu bạn đang tự hỏi mình có thể tìm thấy những mẫu này ở đâu, thì bạn đã đến đúng nơi. Chúng tôi đã mang đến cho bạn năm mẫu chứa các câu hỏi phá băng thú vị và hiệu quả.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các mẫu kế hoạch giao tiếp và mẫu giới thiệu bản thân bên cạnh các mẫu này để tổ chức các cuộc họp và hoạt động nhóm hấp dẫn hơn.
1. Mẫu Bảng trắng phá băng của ClickUp
Mẫu Bảng trắng phá băng của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để tạo danh sách dài các câu hỏi để bắt đầu cuộc hội thoại với bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu. Bạn sẽ tìm thấy danh sách các câu hỏi có sẵn để lựa chọn và tùy chọn thêm câu hỏi để làm phong phú thêm danh sách.
Điểm hay nhất là mẫu này sử dụng kỹ thuật trò chơi hóa để thu hút sự tham gia của tất cả mọi người.
Sử dụng mẫu này để:
- Tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm ảo, trong đó người tham gia viết hoặc vẽ câu trả lời cho các câu hỏi phá băng trong mẫu. Mọi người thậm chí có thể tải lên hình ảnh hoặc GIF để trả lời câu hỏi
- Bắt đầu cuộc hội thoại trong những tình huống bạn không biết rõ về người đối diện
Điều này giúp ích như thế nào?
Nó giúp tăng cường sự gắn kết trong nhóm bằng cách mang đến cho các thành viên một cách thú vị để kết nối với nhau và tìm hiểu thêm về đồng nghiệp của mình.
Mặc dù mẫu tương tác này cho phép người tham gia tương tác ảo, danh sách câu hỏi vẫn hữu ích ngay cả trong thiết lập ngoại tuyến. Thay vì yêu cầu mọi người tương tác qua mẫu, hãy đặt câu hỏi và yêu cầu mọi người trả lời trực tiếp.
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Để bắt đầu các cuộc hội thoại thú vị giữa các thành viên trong nhóm trong một phiên gắn kết nhóm ảo.
2. Mẫu Bánh xe cảm xúc của ClickUp
Mẫu ClickUp Emotions Wheel Icebreaker có một hoạt động thú vị, rất phù hợp để bắt đầu các cuộc họp nhóm ảo.
Dưới đây là quy trình từng bước để sử dụng mẫu.
- Chia sẻ Bánh xe cảm xúc với từng thành viên trong cuộc họp nhóm hoặc hoạt động nhóm. ClickUp giúp bạn dễ dàng chia sẻ mẫu bảng trắng tương tác này với bất kỳ ai trong tổ chức của bạn chỉ bằng một nút bấm
- Yêu cầu mỗi người xác định cảm xúc mà họ đang cảm thấy tại thời điểm đó và kéo và thả màu sắc đại diện cho cảm xúc đó. Điều này giúp mọi người dễ dàng chia sẻ cảm xúc của mình
- Khi mọi người đã hoàn thành, hãy thảo luận về lý do tại sao họ chọn cảm xúc đó và giải thích nếu họ cảm thấy thoải mái
Đây là một hoạt động phá băng tốt để thực hiện trong những tình huống khó khăn tại nơi làm việc, vì nó cho phép mọi người chia sẻ cảm xúc của mình trong một không gian an toàn.
Mẫu này có tính tương tác, vì vậy có thể sử dụng cho các phiên họp nhóm ảo. Sử dụng mẫu này để giúp nhân viên làm việc từ xa cảm thấy kết nối với các thành viên khác trong nhóm.
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Giúp mọi người đối phó với căng thẳng tại nơi làm việc bằng cách chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ với các thành viên trong nhóm trong một không gian không phán xét.
3. Mẫu chương trình cuộc họp thú vị của ClickUp
Mẫu chương trình cuộc họp thú vị của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các trưởng nhóm muốn làm cho các cuộc họp nhóm trở nên sôi nổi và hấp dẫn hơn đối với những người tham gia.
Đúng là các cuộc họp nhóm phải mang lại năng suất cao và có mục tiêu rõ ràng, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng phải nhàm chán. Thêm các hoạt động phá băng ngắn vào các cuộc họp nhóm của bạn có thể mang lại yếu tố vui vẻ, thúc đẩy sự tham gia và tương tác của các thành viên.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng:
- Đặt chương trình họp bao gồm các hoạt động phá băng và hoạt động nhóm bên cạnh các mục chính trong chương trình. Mẫu này cho phép bạn tạo công việc cho từng mục trong chương trình, bạn có thể đánh dấu sau khi hoàn thành. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các mục trong chương trình và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì
- Chia sẻ chương trình với tất cả người tham gia trước cuộc họp để đảm bảo mọi người đều biết mục đích của cuộc họp và các hoạt động đã được lên kế hoạch. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị trước và tham gia tích cực trong cuộc họp.
- Sử dụng cấu trúc bảng để đánh dấu sự tham dự và ghi chú những người vắng mặt để theo dõi cuộc họp
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Để tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp nhóm và bao gồm các hoạt động phá băng để làm cho cuộc họp trở nên thú vị hơn.
4. Mẫu Gặp gỡ nhóm của ClickUp
Đôi khi, cách đơn giản và dễ dàng nhất để làm việc là cách tốt nhất. Mẫu ClickUp Meet the Team giúp giới thiệu nhóm trở nên đơn giản nhưng hiệu quả.
Mẫu này sử dụng thiết kế tối giản với ảnh đại diện của từng thành viên trong nhóm và một đoạn giới thiệu ngắn về họ.
Sử dụng mẫu này trong bài thuyết trình của bạn trong cuộc họp nhóm đầu tiên hoặc khi giới thiệu nhóm của bạn với khách hàng. Mẫu này rất linh hoạt và phù hợp cho cả cuộc họp trực tiếp và từ xa, khi bạn cần giới thiệu các thành viên trong nhóm của mình.
Dưới đây là cách bạn nên sử dụng mẫu này:
- Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ ảnh đại diện đẹp nhất của họ và một bản tiểu sử ngắn mô tả kinh nghiệm nghề nghiệp và sở thích cá nhân của họ
- Thu thập tất cả nội dung và sử dụng mẫu để sắp xếp thông tin cho tất cả thành viên trong nhóm
- Chuyển sang định dạng thuận tiện cho bạn, chẳng hạn như slide trình chiếu, và sử dụng khi cần thiết
Điểm hay nhất là phần tiểu sử không giới hạn và không bị ràng buộc bởi định dạng nghiêm ngặt. Điều này cho phép bạn linh hoạt yêu cầu mọi người cung cấp thông tin chi tiết cụ thể mà bạn muốn nhấn mạnh.
Ví dụ: nếu mục đích là giới thiệu các thành viên mới trong nhóm với nhau, thì bạn sẽ muốn bao gồm những nội dung thú vị và cá nhân hơn, chẳng hạn như sở thích và lãi suất.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn thể hiện chuyên môn của mình với khách hàng, bạn nên tập trung vào kỹ năng kỹ thuật và kinh nghiệm chuyên môn của từng thành viên trong nhóm.
Tùy thuộc vào mục tiêu, hãy tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tạo nhiều phiên bản cho các trường hợp sử dụng khác nhau.
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Đây là mẫu linh hoạt hơn, hữu ích trong mọi tình huống cần giới thiệu nhóm. Có thể là cuộc họp đầu tiên với nhóm mới hoặc cuộc họp với khách hàng mà bạn muốn thể hiện chuyên môn của nhóm.
5. Mẫu Virtual White Elephant của ClickUp
Mẫu ClickUp Virtual White Elephant là lựa chọn hoàn hảo cho những tình huống bạn cần một trò chơi thú vị để thu hút người tham gia vào cuộc họp từ xa. White Elephant là một trò chơi trao đổi quà tặng cổ điển vào dịp lễ tết, và mẫu này cho phép mọi người chơi trò chơi này một cách ảo.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu này để chơi trò chơi:
- Xác định các quy tắc của trò chơi, chẳng hạn như số lượng quà tặng mà một người có thể tặng và quy trình trao đổi quà tặng
- Chia sẻ các quy tắc này cùng với lời mời tham gia sự kiện cho tất cả người tham gia. Sử dụng Chế độ xem Lịch ClickUp để lên lịch sự kiện và gửi lời mời
- Sử dụng ClickUp để tạo nhiệm vụ cho từng người tham gia để chuẩn bị quà tặng cho sự kiện ảo
- Yêu cầu mọi người mở quà của mình lần lượt trong cuộc họp. Người nhận quà có thể chọn giữ quà hoặc đổi quà với người khác
Chơi trò chơi này là một hoạt động phá băng thú vị để làm sôi nổi bất kỳ cuộc họp hoặc phiên gắn kết nhóm ảo nào.
Trường hợp sử dụng lý tưởng: Để bắt đầu cuộc họp nhóm ảo vào các ngày lễ, chẳng hạn như Giáng sinh hoặc Lễ Tạ ơn.
Bạn sẽ sử dụng mẫu phá băng nào trước tiên?
Vậy là bạn đã có danh sách năm mẫu phá băng để lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động thú vị thu hút người tham gia trong cuộc họp hoặc sự kiện.
Thêm mẫu bạn thích vào bảng điều khiển ClickUp, tùy chỉnh theo yêu cầu của bạn và bắt đầu sử dụng. Đơn giản chỉ có vậy.
ClickUp Meetings cũng cung cấp các tính năng khác nhau để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp nhóm. Cho dù bạn muốn thiết lập chương trình họp hay ghi biên bản cuộc họp, ClickUp đều có các công cụ phù hợp để giúp bạn thực hiện quá trình này dễ dàng hơn.
Ví dụ: ClickUp Brain cho phép bạn tự động ghi chú cuộc họp và chuyển các mục hành động thành nhiệm vụ. Chế độ xem Lịch ClickUp cho phép bạn lên lịch và theo dõi các cuộc họp, đồng bộ với Lịch Google để mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, bộ tính năng mạnh mẽ của ClickUp giúp hỗ trợ tất cả các khía cạnh của quản lý nhóm và dự án. Khám phá tất cả những gì nó có thể mang lại bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí.