Cuộc họp đầu tiên với một nhóm mới là thời điểm quan trọng, đặt nền tảng cho mối quan hệ của bạn với nhóm.
Đây là cơ hội để bạn và các thành viên trong nhóm xây dựng mối quan hệ và bắt đầu một mối quan hệ công việc mới và hiệu quả. Đó là lý do tại sao tạo ấn tượng đầu tiên tích cực và lâu dài là rất quan trọng.
Là một quản lý mới, bạn sẽ làm việc với nhóm để phân công công việc, quản lý dự án và đánh giá hiệu suất. Cuộc họp đầu tiên giúp bạn bắt đầu một cách thuận lợi và đặt nền tảng cho sự hợp tác trong tương lai.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể làm chủ cuộc họp đầu tiên với một nhóm mới và những thách thức nào bạn sẽ phải vượt qua?
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.
Những thách thức khi gặp gỡ nhóm mới lần đầu tiên
Gặp gỡ một nhóm mới là một trải nghiệm thú vị nhưng cũng đầy thách thức. Bạn có thể háo hức muốn làm quen với những người sẽ làm việc cùng và giới thiệu bản thân. Tuy nhiên, bạn cũng có thể cảm thấy mình như một người ngoài cuộc đang cố gắng hòa nhập.
Ngoài sự lo lắng và hồi hộp, còn có một số thách thức khác mà bạn cần vượt qua khi tham gia cuộc họp đầu tiên. Hãy cùng thảo luận ngắn gọn về một số thách thức này.
Thời lượng cuộc họp
Việc cài đặt thời lượng phù hợp cho cuộc họp đầu tiên với nhóm mới là một thách thức. Bạn không muốn cuộc họp quá ngắn khiến mọi người không có đủ thời gian để tương tác với bạn, nhưng bạn cũng không muốn họ rời khỏi công việc quá lâu.
Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là chuẩn bị một chương trình nghị sự rõ ràng và phân bổ thời lượng cho từng phần của cuộc họp. Hãy dành một khoảng thời gian cho phần hỏi đáp và các cuộc hội thoại thân mật.
Thêm các khoảng thời gian được phân bổ cho từng hoạt động hoặc mục trong chương trình và tính toán thời lượng. Đảm bảo bạn có thời gian dự phòng trong trường hợp có sự chậm trễ bất ngờ.
Sau khi hoàn thành phần giới thiệu và bắt đầu tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên, hãy tổ chức các cuộc họp đứng ngắn để đảm bảo hiệu quả và đi thẳng vào vấn đề.
Thiếu kế hoạch
Bạn có biết rằng có tới 50% cuộc họp là không hiệu quả và lãng phí thời gian? Nguyên nhân chính dẫn đến các cuộc họp không hiệu quả là do không có chương trình nghị sự.
Không có chương trình nghị sự có thể khiến cuộc họp của bạn mất phương hướng và lãng phí thời gian của tất cả mọi người tham gia. Nếu không có cấu trúc, cuộc họp có thể kéo dài hơn dự kiến mà không giải quyết được bất kỳ mục đích nào.
Ngay cả các thành viên trong nhóm của bạn cũng sẽ không biết phải chuẩn bị gì và sẽ đến cuộc họp mà không có sự chuẩn bị. Cài đặt chương trình nghị sự sẽ giúp cuộc họp của bạn có cấu trúc, hiệu quả hơn và hướng đến mục tiêu.
Vấn đề kỹ thuật
Nếu bạn đã chuẩn bị bản trình bày cho cuộc họp đầu tiên mà không gian họp lại thiếu thiết bị phù hợp, đó sẽ là một vấn đề lớn. Ngay cả khi có thiết bị phù hợp, các vấn đề kỹ thuật cũng có thể khiến bạn không thể trình chiếu bản trình bày hoặc video.
Để tránh những tình huống như vậy, hãy kiểm tra thiết bị và phòng họp trước và đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường.
Nếu bạn quản lý một nhóm làm việc từ xa và có kế hoạch tổ chức một cuộc họp trực tuyến, rất nhiều điều có thể xảy ra. Kết nối internet chậm hoặc giải pháp hội nghị truyền hình chậm trễ có thể khiến cuộc họp của bạn trở nên khó chịu và kém hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp tốt để tránh những vấn đề như vậy và đảm bảo cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ.
Thiếu chuẩn bị
Một trong những thách thức lớn nhất mà bạn có thể gặp phải khi gặp gỡ một nhóm mới lần đầu tiên là không có đủ chủ đề để thảo luận với các thành viên trong nhóm.
Nghiên cứu và chuẩn bị trước có thể giúp bạn làm được điều đó. Bạn có thể trò chuyện tốt hơn với các thành viên trong nhóm nếu có danh sách các chủ đề cần thảo luận và biết rõ ai là ai.
Nếu không, bạn có thể bị lúng túng hoặc phải đối mặt với những khoảng lặng khó xử do chuẩn bị không đầy đủ. Vì vậy, nếu bạn muốn tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời, hãy tham dự cuộc họp với sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
Kích thước phòng không phù hợp
Một thách thức khác mà bạn có thể gặp phải khi tiến hành cuộc họp đầu tiên là đặt phòng có kích thước không phù hợp. Điều này xảy ra khi bạn sử dụng hệ thống đặt phòng trực tuyến để đặt phòng họp mà không kiểm tra thực tế.
Giống như với thiết bị kỹ thuật, bạn cũng nên kiểm tra phòng họp trước. Đảm bảo rằng kích thước phòng đủ lớn để tổ chức cuộc họp.
Nếu bạn có bất kỳ hoạt động nhóm nào đã được lên kế hoạch, hãy đảm bảo có đủ không gian vật lý và phòng họp được sắp xếp sẵn sàng cho họ.
Quá nhiều nội dung cần thảo luận
Một thách thức khác mà bạn có thể gặp phải là có quá nhiều điều cần nói và việc cần làm trong cuộc họp đầu tiên với nhân viên và cần thêm thời gian.
Là một quản lý mới, bạn có thể có quá nhiều việc cần thảo luận, nhưng bạn phải học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Hãy nhớ rằng cuộc họp đầu tiên là cuộc họp giới thiệu; bạn có thể lên lịch các cuộc họp liên quan đến công việc sau.
Hãy giữ cho cuộc họp ngắn gọn và tương tác thay vì cố gắng đạt được quá nhiều mục tiêu trong một cuộc họp.
Thảo luận ngoài chủ đề
Một thách thức không thể tránh khỏi mà hầu hết các nhà quản lý mới phải đối mặt trong cuộc họp là mọi người bị cuốn theo và thảo luận lạc đề. Cuộc hội thoại có thể luồng theo bất kỳ hướng nào khi bạn gặp một nhóm người trong một cài đặt không chính thức hoặc bình thường.
Là một quản lý mới, bạn phải cân bằng giữa các tương tác không chính thức và cuộc họp có cấu trúc theo chương trình nghị sự. Bằng cách truyền đạt từng mục và thời gian trong chương trình nghị sự, bạn có thể điều hướng cuộc họp đi đúng hướng.
Cách tổ chức cuộc họp đầu tiên thành công với nhóm mới
Một cuộc họp giới thiệu thành công sẽ giúp bạn tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời với nhóm của mình và bắt đầu một cách thuận lợi.
Tuy nhiên, bạn cần có các công cụ và chiến lược để đảm bảo cuộc họp đầu tiên diễn ra suôn sẻ.
Hãy làm theo các mẹo dưới đây để tăng cơ hội thành công hơn nữa.
Đặt mục tiêu phù hợp và chia sẻ với nhóm của bạn trước
Cài đặt chương trình làm việc là điều cần thiết cho mọi cuộc họp; cuộc họp đầu tiên với nhóm mới cũng không ngoại lệ. Đặt mục tiêu cho cuộc họp và cho nhóm biết mục đích của cuộc họp.
Đối với cuộc họp đầu tiên, mục tiêu nên là giới thiệu bản thân và làm quen với toàn bộ nhóm. Tuy nhiên, bạn nên chia nhỏ thành các mục hành động và mục tiêu cụ thể để cung cấp thông tin rõ ràng hơn cho những người tham dự.
Ví dụ, bạn sẽ cần:
- Hoạt động làm quen
- Bài phát biểu giới thiệu bản thân
- Vòng giới thiệu nhóm
- Phiên hỏi đáp
Lập danh sách tất cả các hoạt động và mục hành động đó và phân bổ thời gian cho từng mục khi lập kế hoạch cho cuộc họp đầu tiên của bạn.
Sử dụng ClickUp Docs để tạo chương trình làm việc chi tiết với mục tiêu và mục hành động rõ ràng. Nó cho phép bạn tạo danh sách gạch đầu dòng để đặt mục tiêu và sử dụng định dạng phong phú để tùy chỉnh chương trình làm việc của cuộc họp.
Nếu bạn muốn sử dụng cuộc họp tiếp theo để đặt mục tiêu cho nhóm, hãy sử dụng Mẫu chương trình họp đặt mục tiêu của ClickUp. Đây là tài liệu có thể tùy chỉnh hoàn toàn với các trường được thiết kế sẵn để giúp bạn đặt mục tiêu cho nhóm mới của mình.
Tạo trải nghiệm tương tác
Đừng để cuộc họp đầu tiên với nhóm của bạn chỉ xoay quanh bạn. Hãy biến nó thành một phiên tương tác, nơi các thành viên trong nhóm có thể trò chuyện với bạn và hiểu bạn hơn.
Lắng nghe tích cực để tìm hiểu thêm về động lực của nhóm và từng thành viên trong nhóm. Hãy chú ý đến từng thành viên mới và tương tác với họ.
Mẹo chuyên nghiệp: Tìm hiểu thêm về từng thành viên trong nhóm trước cuộc họp đầu tiên. Đọc về vai trò, thành tích và các thông tin chi tiết khác của họ trong hồ sơ nhân viên của công ty bạn.
Điều này sẽ giúp bạn cá nhân hóa các cuộc hội thoại và tương tác với từng thành viên trong nhóm, đồng thời khiến họ cảm thấy được trân trọng.
Dưới đây là một số mẹo khác để cuộc họp giới thiệu của bạn trở nên tương tác:
- Tổ chức các hoạt động phá băng để khởi động cuộc hội thoại và cải thiện sự năng động của nhóm
- Thêm các yếu tố tương tác như câu đố, thăm dò ý kiến, v.v. để thu hút sự tham gia tích cực của các thành viên nhóm từ xa nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp trực tuyến
- Sử dụng các bài tập xây dựng nhóm để khuyến khích sự hợp tác và giải quyết vấn đề như một nhóm
- Tổ chức một phiên hỏi đáp mở để các thành viên trong nhóm có thể đặt câu hỏi cho bạn
- Thực hành lắng nghe tích cực trong suốt cuộc họp bằng cách đặt câu hỏi tiếp theo và tham gia vào cuộc hội thoại một cách chân thành
Dành thời gian cho câu hỏi của nhân viên
Khi lập kế hoạch chương trình họp và các mục hành động, hãy dành một chút thời gian cho phần hỏi đáp của nhân viên.
Điều này cho phép các thành viên trong nhóm làm rõ những nghi ngờ của họ về cách thức công việc sẽ tiến triển và những gì được mong đợi từ họ. Nó cũng giúp họ hiểu rõ hơn về bạn và phong cách quản lý của bạn.
Dành thời gian cho phần hỏi đáp là một thói quen tốt, ngay cả trong các cuộc họp dự án. Điều này giúp cuộc họp của bạn trở nên tương tác hơn và mọi người đều tham gia vào cuộc thảo luận.
Sẵn sàng xử lý các tình huống bất ngờ
Là một nhà quản lý, bạn nên chuẩn bị cho những xung đột hoặc bất đồng trong cuộc họp đầu tiên. Hãy dự đoán trước những thách thức có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn sàng để đối phó.
Ví dụ, nếu bạn có kế hoạch thay đổi và khuyến khích các thành viên trong nhóm đảm nhận trách nhiệm mới, hãy chuẩn bị tinh thần đối mặt với sự phản kháng.
Chìa khóa là xử lý tình huống một cách bình tĩnh và lịch sự. Đây là cơ hội để bạn thể hiện với nhóm mình rằng bạn sẽ là một nhà lãnh đạo như thế nào. Vì vậy, hãy dự đoán trước các vấn đề có thể phát sinh và chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết chúng một cách trực diện.
Hãy suy nghĩ về cách kết thúc cuộc họp nhóm đầu tiên một cách ấn tượng
Chuẩn bị các điểm thảo luận để kết thúc cuộc họp một cách thích hợp, đảm bảo cuộc họp không kết thúc đột ngột hay lê thê một cách khó xử.
Chuẩn bị một bài phát biểu ngắn để truyền cảm hứng cho nhóm của bạn và kết thúc cuộc họp một cách tích cực.
Đảm bảo bạn đã đặt ra các bước tiếp theo và mục hành động rõ ràng cho nhóm trước khi cuộc họp kết thúc. Nếu cần, hãy lên lịch các cuộc họp riêng với từng thành viên trong nhóm.
Sử dụng các công cụ AI để ghi chú và tóm tắt cuộc họp, sau đó chia sẻ với các thành viên trong nhóm.
Theo dõi: Các bước tiếp theo sau cuộc họp nhóm đầu tiên
Cuộc họp đầu tiên chỉ là bước khởi đầu. Bạn cũng cần truyền đạt các bước tiếp theo và lập kế hoạch cho các cuộc họp trong tương lai. Điều này giúp bạn hiểu giá trị của nhóm và làm quen với các thành viên mới.
Mặc dù cuộc họp đầu tiên rất quan trọng, nhưng bạn không thể đạt được mọi thứ trong một lần. Bạn cần có kế hoạch hành động và lịch trình để tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên.
Hãy cùng thảo luận về một số khía cạnh quan trọng mà bạn cần lưu ý.
Ghi chú và ghi lại biên bản cuộc họp
Việc ghi chép cuộc họp và lập biên bản là rất quan trọng vì nó giúp lưu giữ các điểm đã thảo luận. Nếu không làm vậy, mọi người có thể quên các mục hành động quan trọng và các bước tiếp theo.
Nếu bạn đang quản lý một nhóm làm việc từ xa, việc ghi âm cuộc họp trở nên còn quan trọng hơn. Mọi người có thể sử dụng bản ghi âm để tham khảo các điểm đã thảo luận trong cuộc họp.
Sử dụng ClickUp Clip để ghi lại cuộc họp đầu tiên của bạn. Nó cho phép bạn ghi lại màn hình và tạo video ghi lại cuộc họp trực tuyến của bạn. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm có thể nghe những gì đã được thảo luận và xem bản trình bày của bạn.
Ghi lại biên bản cuộc họp dưới dạng ghi chú và tóm tắt dễ tham khảo nếu bạn muốn mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Với công nghệ tiên tiến hiện nay, bạn có thể thực hiện việc này mà không cần nỗ lực thủ công.
Sử dụng ClickUp Brain để tự động tạo ghi chú và tóm tắt cuộc họp trong vài giây, với độ chính xác cao và không cần nỗ lực thủ công.
Bạn cũng nên ghi chú các mục hành động và các bước tiếp theo cho các thành viên trong nhóm và chia sẻ chúng với nhóm của bạn. Sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp của ClickUp với phần dành cho các mục hành động và các bước tiếp theo.
Lên lịch và lập kế hoạch cho các cuộc họp tiếp theo
Lập kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo là một công việc quan trọng khác mà bạn phải hoàn thành trong cuộc họp đầu tiên.
Đừng kết thúc cuộc họp mà không lên lịch cuộc họp tiếp theo để kiểm tra tiến độ các mục hành động. Tạo lịch họp nhóm và chia sẻ với nhóm của bạn để mọi người biết tần suất bạn dự định họp với họ.
Là một quản lý mới, bạn nên lên lịch các phiên họp riêng với từng thành viên trong nhóm. Bạn cũng cần tổ chức các cuộc họp khởi động dự án để thảo luận về các dự án khác nhau và dòng thời gian của chúng.
Bạn không cần phải truyền đạt mọi thứ trong cuộc họp đầu tiên. Thay vào đó, hãy gửi một loạt email để truyền đạt lịch trình cho các loại cuộc họp khác nhau mà bạn dự định tổ chức.
Sử dụng mẫu chương trình cuộc họp tiếp theo của ClickUp để đặt mục tiêu và các điểm thảo luận cho cuộc họp tiếp theo của bạn.
Tăng cường hiệu quả cuộc họp với công cụ phù hợp
Cuộc họp đầu tiên của mỗi nhà quản lý hoặc trưởng nhóm với một nhóm mới là rất quan trọng vì nó sẽ định hình mối quan hệ công việc của họ với nhóm.
Đây là cơ hội để bạn tạo ấn tượng đầu tiên, giới thiệu bản thân với nhóm và xây dựng lòng tin. Nếu làm đúng, bạn sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tích cực và công việc với nhóm mới sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều trong tương lai.
Nếu bạn quản lý một nhóm làm việc từ xa và có kế hoạch tổ chức cuộc họp trực tuyến đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có các công cụ cần thiết để quá trình này diễn ra suôn sẻ.
Sử dụng ClickUp Meetings để quản lý tất cả các khía cạnh của cuộc họp, từ cài đặt chương trình nghị sự đến ghi chú và truyền đạt các bước tiếp theo.
Đăng ký ClickUp và sử dụng nó để có một cuộc họp thành công.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Bạn sẽ nói gì trong cuộc họp đầu tiên với nhóm mới?
Dưới đây là một số điểm thảo luận mà bạn có thể xem xét cho cuộc họp đầu tiên với nhóm mới:
- Bắt đầu bằng cách giới thiệu bản thân và cho nhóm biết về kinh nghiệm công việc và lĩnh vực chuyên môn của bạn, cùng với lý lịch của bạn
- Cảm ơn nhóm vì sự chào đón nồng nhiệt và cho họ biết bạn rất hào hứng được làm việc cùng họ
- Lập lịch trình cuộc họp và tất cả các hoạt động và mục hành động được lên kế hoạch cho phần còn lại của cuộc họp, đồng thời thiết lập các quy tắc cơ bản
- Tổ chức một phiên làm quen để mọi người cảm thấy thoải mái, bắt đầu luồng cuộc hội thoại và tìm hiểu nhau ở mức độ cá nhân hơn
- Hoàn thành các mục hành động theo kế hoạch và kết thúc bằng phiên hỏi đáp và phát biểu kết luận
2. Điều đầu tiên mà trưởng nhóm cần làm trong cuộc họp đầu tiên là gì?
Việc đầu tiên bạn nên làm trong cuộc họp đầu tiên là giới thiệu bản thân với các thành viên mới trong nhóm. Hãy cho họ biết về lý lịch cá nhân và nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc và vai trò hiện tại của bạn.
Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để thiết lập kỳ vọng bằng cách cho họ biết về phong cách quản lý của bạn và cách bạn sẽ dẫn dắt nhóm trong tương lai.
Bạn cũng nên cảm ơn nhóm vì đã chào đón bạn và cho họ biết bạn rất mong được hợp tác với họ.
3. Làm thế nào để bắt đầu cuộc họp nhóm đầu tiên?
Bắt đầu cuộc họp nhóm đầu tiên bằng cách chào mừng mọi người và giới thiệu bản thân. Sử dụng một câu chuyện để phá băng và thúc đẩy cuộc họp tiến triển. Đề cập đến các mục hành động quan trọng đã được lên kế hoạch cho cuộc họp và xem xét từng mục một.