Xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả cao không phải là điều không thể. Tuy nhiên, nuôi dưỡng một nhóm thích làm việc cùng nhau, giải quyết xung đột một cách lành mạnh và đưa ra những ý kiến xây dựng có thể là một thách thức không nhỏ.
Trước khi một nhóm trở thành một "đội ngũ trong mơ", nó có thể sẽ gặp phải những trở ngại, thách thức và mâu thuẫn. Giai đoạn này, được gọi là "Giai đoạn bão tố trong phát triển nhóm", là bước đệm để trở thành một nhóm hoàn thiện.
Blog này thảo luận về cách trưởng nhóm có thể quản lý xung đột trong giai đoạn bão tố và các phương pháp hay nhất mà họ có thể áp dụng để vượt qua nó.
Hãy giúp nhóm của bạn trở nên mạnh mẽ hơn sau cơn bão. 💪 Nhưng trước đó, hãy cùng xem qua mô hình phát triển nhóm của Tuckman và năm giai đoạn phát triển của nhóm.
Hiểu về các giai đoạn phát triển nhóm theo mô hình Tuckman
Tiến sĩ Bruce Wayne Tuckman, nhà nghiên cứu tâm lý học về lý thuyết động lực học nhóm, đã công bố Mô hình bốn giai đoạn phát triển của nhóm dành cho các nhóm mới thành lập — Hình thành, Xung đột, Chuẩn hóa và Hoạt động — trong bài viết " Chuỗi phát triển trong các nhóm nhỏ " năm 1965.
Sau đó, vào những năm 1970, ông đã bổ sung thêm một giai đoạn nữa vào mô hình—Giai đoạn giải tán.
Mô hình của Tuckman giải thích động lực của nhóm. Nó cho thấy cách các nhóm phát triển và trở nên hiệu quả hơn. Hãy thảo luận ngắn gọn về năm giai đoạn phát triển của nhóm:
Giai đoạn #1: Hình thành
Trong giai đoạn hình thành, các thành viên trong nhóm bắt đầu làm quen với nhau. Họ tập trung vào sứ mệnh của nhóm, xây dựng một cấu trúc rõ ràng và đặt ra các mục tiêu.
Vì đây là giai đoạn đầu tiên, nhóm chưa quá năng suất vì họ đang tìm hiểu cách xử lý công việc và phân chia vai trò. Thông thường, họ dựa vào một nhà lãnh đạo nổi bật để thiết lập chương trình cho vài cuộc họp đầu tiên của nhóm.
Nếu các thành viên trong nhóm của bạn cần thời gian để cởi mở hơn, bạn có thể sử dụng Mẫu phá băng Bánh xe cảm xúc của ClickUp để khuyến khích họ trò chuyện.
Mẫu này giúp các thành viên trong nhóm nhanh chóng giới thiệu về nhau và cảm thấy thoải mái. Mẫu này cung cấp thông tin chi tiết về cảm xúc của mỗi người và cách chúng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
Sử dụng Mẫu phá băng bằng bánh xe cảm xúc của ClickUp, bạn có thể phá vỡ rào cản giao tiếp, khuyến khích các thành viên trong nhóm thực hành lắng nghe tích cực và tạo ra môi trường đồng cảm và thấu hiểu.
Giai đoạn #2: Bão táp
Giai đoạn bão tố trong phát triển nhóm là giai đoạn mọi thứ trở nên "bão tố" một chút. Giai đoạn này liên quan đến sự hợp tác và xung đột trong nhóm.
Ở giai đoạn này, các thành viên trong nhóm tương tác và bày tỏ ý kiến về cách dự án nên tiến độ. Họ thảo luận về vai trò và trách nhiệm của mình và hành động như những cá nhân hơn là một nhóm gắn kết. Do đó, xung đột trong dự án là điều thường thấy trong giai đoạn bão tố.
Giai đoạn #3: Giai đoạn thiết lập quy tắc
Mọi thứ bắt đầu ổn định ở giai đoạn phát triển nhóm này, và các thành viên trong nhóm chuẩn bị sẵn sàng để làm việc hướng tới mục tiêu cuối cùng. Họ trở nên thoải mái hơn khi làm việc theo nhóm và tìm kiếm ý kiến của nhau về các công việc. Trong giai đoạn bình thường hóa, các thành viên nỗ lực có ý thức để giải quyết xung đột và tập trung vào việc nâng cao năng suất.
Là trưởng nhóm, mục tiêu của bạn là giúp nhóm nhanh chóng vượt qua giai đoạn xung đột và đạt đến giai đoạn ổn định để làm việc hài hòa.
Giai đoạn #4: Thực hiện
Giai đoạn hoạt động hiệu quả là giai đoạn năng suất đạt mức cao nhất. Nhóm làm việc gắn kết, tuân theo các quy trình, quy tắc và quy trình làm việc đã thiết lập. Khi các nhóm phát triển, ở giai đoạn này, các thành viên cảm thấy gắn bó, cam kết và hài lòng khi làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Họ ăn mừng những thành công nhỏ và công nhận tiềm năng của nhau.
Giai đoạn #5: Giải tán
Giai đoạn thứ năm của sự phát triển nhóm, còn được gọi là giai đoạn tang thương, được đặc trưng bởi sự kết thúc và chia ly. Ở giai đoạn này, dự án đã kết thúc và các thành viên trong nhóm cảm thấy hài lòng nhưng cũng buồn bã. Họ tập trung vào quá trình chuyển đổi và các dự án trong tương lai và thường gặp khó khăn trong việc thích nghi với các nhóm khác. Giai đoạn này cũng bao gồm việc ăn mừng thành tích và phản ánh những lĩnh vực cần cải thiện.
Mặc dù tất cả các nhóm đều trải qua năm giai đoạn phát triển, nhưng hiệu suất và tương lai của nhóm phụ thuộc vào việc vượt qua một giai đoạn quan trọng, đó là giai đoạn xung đột. Cách bạn xử lý giai đoạn xung đột sẽ quyết định liệu nhóm của bạn có đạt được mục tiêu cuối cùng hay không.
Vậy, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về giai đoạn bão táp trong quá trình phát triển nhóm.
Thách thức trong giai đoạn bão táp
Trong giai đoạn bão tố của quá trình phát triển nhóm, tính cách cá nhân (đôi khi mâu thuẫn) bộc lộ rõ ràng. Các thành viên trong nhóm không đồng ý với nhau, dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu tin tưởng, khiến giai đoạn bão tố trở nên khó khăn.
Dưới đây là một số thách thức trong giai đoạn bão táp:
Xung đột và bất đồng
Margaret Heffernan, một doanh nhân và cựu CEO của năm công ty, đã nói về việc chấp nhận xung đột trong một bài nói chuyện TED. Cô nhấn mạnh những lợi ích của xung đột.
"Để có những ý tưởng tốt và sự đổi mới thực sự, bạn cần sự tương tác giữa con người, xung đột, đối số, tranh luận. "
"Để có những ý tưởng tốt và sự đổi mới thực sự, bạn cần sự tương tác giữa con người, xung đột, đối số, tranh luận. "
Mặc dù xung đột là một thách thức, nhưng không có cách nào khác để lãnh đạo ngoài việc giải quyết chúng (từ "giải quyết" là từ khóa ở đây). Vì mỗi thành viên trong nhóm đều có quan điểm riêng, nên chắc chắn sẽ nảy sinh bất đồng. Xung đột cũng có thể do vai trò trùng lặp trong các giai đoạn sau của dự án, hệ thống niềm tin cá nhân, nguồn lực giới hạn, cạnh tranh khốc liệt, thay đổi cơ cấu, v.v.
Tuy nhiên, với tư cách là trưởng nhóm, bạn phải can thiệp, lắng nghe tất cả các thành viên trong nhóm và tìm ra giải pháp. Có nhiều phong cách quản lý xung đột khác nhau mà bạn có thể sử dụng để giải quyết xung đột. Nhưng trước đó, điều quan trọng là phải xác định chính xác giai đoạn xung đột. Xung đột của bạn thuộc giai đoạn nào trong 5 giai đoạn sau: tiềm ẩn, nhận thức, cảm nhận, bộc lộ hay hậu quả?
👉 Đọc thêm: Khám phá các giai đoạn xung đột trong 5 Giai đoạn Xung đột Tổ chức.
Làm thế nào để vượt qua thách thức này?
Để giải quyết xung đột, trước tiên hãy xác định vấn đề.
Cố gắng không đưa ra phán đoán mà thay vào đó, hãy có cái nhìn sâu sắc hơn về gốc rễ của vấn đề. Sau đó, thực hiện các chiến lược giao tiếp và thiền định phù hợp.
Bạn có thể thảo luận về nguyên nhân gốc rễ và các giải pháp khả thi với các bên liên quan bằng phần mềm truyền thông nội bộ như ClickUp.
ClickUp Chat cho phép các nhóm làm việc hợp tác và tương tác trong thời gian thực. Nó cho phép bạn chia sẻ thông tin cập nhật, giải quyết vấn đề, thúc đẩy cơ hội phát triển của nhóm. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ ai vào cuộc hội thoại bằng @mentions để tìm kiếm lời khuyên về các tình huống hoặc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện các mục hành động.
Sự mơ hồ về vai trò
Sự mơ hồ về vai trò xảy ra khi các thành viên trong nhóm không biết mình phải làm gì. Họ không rõ ràng về trách nhiệm của mình, điều này cuối cùng dẫn đến xung đột vai trò.
Theo nghiên cứu, sự mơ hồ về vai trò ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của nhóm. Nó tạo ra căng thẳng không cần thiết trong nhóm và khiến các thành viên bối rối về việc hoàn thành công việc.
Làm thế nào để vượt qua thách thức này?
Việc cài đặt vai trò và kỳ vọng rõ ràng cho nhóm ngay từ đầu là rất quan trọng. Bạn phải coi đây là bước cơ bản nhất trước khi bắt đầu công việc với nhóm.
Để khắc phục sự mơ hồ về vai trò, hãy xác định vai trò của từng thành viên trong nhóm.
Sử dụng ClickUp Docs để tạo bản điều lệ chi tiết cho nhóm. Xác định mục tiêu, mục đích và trách nhiệm của nhóm và giúp mọi người cùng nhau tiến về một hướng. Bạn cũng có thể gắn thẻ các thành viên cụ thể trong nhóm và thêm hồ sơ của họ để tránh nhầm lẫn.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập các kênh giao tiếp và quy tắc tham gia rõ ràng để giải quyết ngay các xung đột vai trò, nếu có.
Tinh thần nhóm thấp
Tinh thần nhóm thấp là hiện tượng phổ biến trong giai đoạn bão tố của quá trình phát triển nhóm do xung đột, bất đồng và thất vọng. Khi các thành viên trong nhóm bị cuốn vào những cuộc tranh cãi và xung đột cá nhân, năng suất và tinh thần của họ sẽ giảm sút.
Trên thực tế, Báo cáo Giáo dục 2024 của Zipdo cho thấy xung đột tại nơi làm việc có thể dẫn đến giảm 30% tinh thần làm việc của nhân viên và giảm 50% hiệu suất làm việc của nhân viên.
Làm thế nào để vượt qua thách thức này?
Để quản lý tinh thần đội ngũ thấp trong giai đoạn xung đột, hãy giao tiếp một cách nhất quán và minh bạch với các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một số mẹo để quản lý tinh thần đội ngũ thấp:
- Lắng nghe thành viên trong nhóm và các vấn đề của họ một cách chăm chú
- Hãy chú ý đến bất kỳ dấu hiệu cảnh báo nào như kiệt sức hoặc mệt mỏi
- Cung cấp một không gian an toàn và bảo mật để nhân viên chia sẻ những lo lắng của họ
- Nếu hữu ích, hãy tổ chức một hoạt động xây dựng nhóm không chính thức
- Nhận ra những ý tưởng hay và đánh giá cao nỗ lực của các thành viên.
Hơn nữa, bạn có thể sử dụng công cụ Quản lý dự án ClickUp để thúc đẩy sự hợp tác và minh bạch trong thời gian thực.
Ví dụ, ClickUp Docs và Chat có thể giúp bạn cộng tác và thảo luận về các công việc. Bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi dòng thời gian của dự án và hiểu rõ hơn về tiến độ của nhóm.
Bây giờ bạn đã biết những thách thức của giai đoạn xung đột, hãy thảo luận một số phương pháp hay nhất mà bạn có thể áp dụng để giải quyết các vấn đề của nhóm.
Các phương pháp hay nhất để củng cố động lực nhóm trong giai đoạn bão tố
Mặc dù mỗi nhạc cụ trong dàn nhạc giao hưởng có âm thanh và mục đích riêng biệt, nhưng chỉ khi chúng phối hợp hài hòa với nhau, chúng ta mới có thể thưởng thức một tác phẩm tuyệt vời như Bản giao hưởng số 5 của Beethoven. 🎵
Tương tự như vậy, mỗi thành viên trong nhóm đều có tính cách và quan điểm riêng, nhưng chỉ khi họ hợp sức lại với nhau thì mới có thể đạt được kết quả thành công.
Vì vậy, với tư cách là người quản lý hoặc lãnh đạo, bạn có trách nhiệm thực hiện các phương pháp hay nhất này để củng cố sự năng động của nhóm trong giai đoạn bão tố của quá trình phát triển nhóm.
Hướng dẫn cách đưa ra phản hồi xây dựng
Phản hồi mang tính xây dựng là phản hồi tích cực, nó nêu bật những điểm cần cải thiện của các thành viên trong nhóm một cách khách quan và lành mạnh. Điều đó có nghĩa là bạn đánh giá cao điểm mạnh của họ và khuyến khích họ cải thiện điểm yếu.
Dưới đây là một ví dụ:
Xin chào Alex, tôi rất thích cách bạn xử lý nhiều công việc một cách độc lập. Nhưng tôi cũng nhận thấy rằng bạn có vẻ ngần ngại giao tiếp tích cực với nhóm. Tôi nghĩ rằng nhóm sẽ được lợi rất nhiều nếu bạn thường xuyên chia sẻ những hiểu biết và kinh nghiệm của mình.
Một vòng lặp liên tục của những phản hồi mang tính xây dựng sẽ chỉ ra những điểm cần cải thiện trong công việc, nhưng với sự tôn trọng và đồng cảm. Hơn nữa, khi phản hồi được đưa ra một cách tôn trọng, cụ thể và có thể thực hiện được, nó sẽ giúp nhân viên phát triển trong dài hạn.
Đọc thêm: 10 lời khuyên về cách tiến hành các cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc
Áp dụng các chiến lược giải quyết xung đột
Áp dụng các chiến lược giải quyết xung đột là yếu tố quan trọng trong giai đoạn bão táp của quá trình phát triển nhóm. Chúng giúp tìm ra điểm chung để giải quyết xung đột giữa các bên liên quan.
Dưới đây là một số chiến lược giải quyết xung đột mà bạn có thể áp dụng:
- Chiến lược hợp tác: Tận dụng chiến lược này để tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai bên trong xung đột. Chiến lược này phát huy hiệu quả nhất trong quá trình đàm phán
- Chiến lược làm dịu: Sử dụng chiến lược này khi một thành viên có ý kiến mạnh mẽ hơn các thành viên khác. Chiến lược này bao gồm việc tìm kiếm các lĩnh vực mà cả hai bên đều đồng ý và cùng có lợi, đồng thời khéo léo thừa nhận cả hai ý kiến.
- Chiến lược tránh né: Chiến lược này bao gồm việc tránh đối đầu để không tham gia vào xung đột. Sử dụng chiến lược này khi bạn nghĩ rằng xung đột có thể chỉ làm căng thẳng leo thang mà không mang lại kết quả có lợi
Củng cố mục tiêu của nhóm
Tăng cường mục tiêu của nhóm giúp bạn thiết lập lại nền tảng vững chắc và hướng nhóm của bạn trở lại đúng hướng.
Mặc dù rất dễ bị sa lầy trong giai đoạn bão tố, nhưng việc củng cố mục tiêu, mục đích và mục tiêu của nhóm sẽ giúp các thành viên trong nhóm tập trung trở lại vào bức tranh tổng thể. Giao tiếp là chìa khóa để củng cố mục tiêu của nhóm. Giao tiếp giúp giải quyết xung đột và giúp các thành viên trong nhóm nghĩ về mục tiêu cuối cùng.
Bạn có thể tạo kế hoạch truyền thông bằng cách sử dụng Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Truyền thông của ClickUp.
Mẫu này đảm bảo rằng bạn truyền tải thông điệp đúng đến đúng người. Mẫu Kế hoạch Truyền thông ClickUp có các trường như bên liên quan, mục tiêu, nội dung thông điệp, phương thức truyền tải, v.v. để giúp bạn thiết lập và làm rõ các quy tắc truyền thông.
Vượt qua giai đoạn bão tố với ClickUp
Những nhà lãnh đạo nhóm mạnh mẽ sẽ xây dựng được những nhóm làm việc hiệu quả. Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng đối mặt với những thách thức trong giai đoạn bão tố, nhóm của bạn sẽ dễ dàng vượt qua "cơn bão" với bạn là người dẫn đường.
Bằng cách nhận thức được các vấn đề tiềm ẩn, phát triển kỹ năng lãnh đạo và áp dụng các phương pháp hay nhất, bạn có thể giúp các thành viên trong nhóm của mình phát huy hết khả năng trong tất cả các giai đoạn phát triển của nhóm. ClickUp có thể giúp hành trình của nhóm bạn diễn ra suôn sẻ hơn.
ClickUp là công cụ giao tiếp và cộng tác tất cả trong một, tập hợp mọi thứ dưới một mái nhà — thành viên nhóm, dòng thời gian và tài nguyên. Nó có thể giúp bạn giao tiếp dễ dàng, xác định vai trò, trò chuyện thời gian thực và theo dõi tiến độ của nhóm.
Bạn muốn thử ClickUp để xây dựng các nhóm tương lai vững mạnh hơn? Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!