Nếu bạn nghĩ đến thuật ngữ "phase gate" và tự hỏi liệu đó có phải là một vụ scandal của người nổi tiếng nữa không, chúng tôi không trách bạn. Tuy nhiên, trong quản lý dự án, phase gate không hề gây tranh cãi.
Trên thực tế, trong quá trình phát triển sản phẩm, đây là một khung công tác mạnh mẽ giúp cung cấp cấu trúc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ hiệu quả thông qua các giai đoạn được xác định rõ ràng.
Vậy, giai đoạn cổng là gì? Tại sao nó lại cần thiết? Làm thế nào để sử dụng nó trong quản lý dự án của bạn? Hãy cùng tìm hiểu.
Hiểu về quy trình giai đoạn-cổng
Cổng giai đoạn, đôi khi được gọi là cổng giai đoạn, là một quy trình hướng dẫn dự án từng bước từ khi hình thành đến khi hoàn thành. Nó được gọi là cổng giai đoạn vì nó thực sự là một giai đoạn tiếp theo là một cổng.
- Giai đoạn: 'Giai đoạn' đại diện cho một giai đoạn quản lý dự án, như tạo ý tưởng, phân tích khả thi, phát triển, thử nghiệm và triển khai
- Gate: Giữa mỗi giai đoạn là một 'gate', một điểm quyết định nơi bạn đánh giá tiến độ dự án và đưa ra quyết định về việc tiến tới giai đoạn tiếp theo
Ngoài các giai đoạn và cổng, quy trình còn có ba yếu tố cốt lõi khác.
- Kết quả mong đợi: Các kết quả chính hoặc sản phẩm công việc cần hoàn thành vào cuối mỗi giai đoạn để vượt qua cổng
- Tiêu chí: Các tiêu chuẩn được xác định trước để đánh giá dự án tại mỗi cổng
- Người giám sát: Những người ra quyết định đánh giá dự án tại mỗi cổng và quyết định dự án nên dừng lại, điều chỉnh hay tiếp tục tiến hành
Quá trình giai đoạn cổng hoạt động như thế nào?
Về lý thuyết, vào cuối mỗi giai đoạn, các bên liên quan sẽ tập hợp lại để xem xét tiến độ và đưa ra quyết định. Vì vậy, sau mỗi giai đoạn, sẽ có một cổng chỉ mở khi giai đoạn trước đó đáp ứng các tiêu chí thành công.
Ví dụ, sau khi thu thập các yêu cầu, các nhà quản lý sản phẩm sẽ đảm bảo rằng họ có mọi thứ cần thiết để bắt đầu phát triển và cho phép tiến hành. 🚦
Trong thực tế, nó có thể phức tạp hơn một chút. Do đó, các nhà quản lý dự án sử dụng các công cụ và khung khác nhau để đảm bảo thành công của giai đoạn cổng.
Các công cụ và khung làm việc nào được sử dụng trong quy trình giai đoạn cổng?
Về bản chất, giai đoạn cổng là một quá trình xen kẽ giữa hành động và quyết định. Để nâng cao cơ hội thành công, các nhóm sử dụng một số khung ra quyết định trong quá trình thực hiện. Một số khung phổ biến nhất như sau.
Thu thập thông tin
Trước khi dự án phát triển phần mềm bắt đầu, các nhà quản lý sản phẩm và nhà phân tích kinh doanh sẽ hợp tác để thu thập tất cả thông tin liên quan một cách kỹ lưỡng. Điều này bao gồm:
- Yêu cầu
- Tiêu chí chấp nhận và thước đo thành công
- Tình trạng hiện tại của hạ tầng và quy trình
- Danh sách các bên liên quan trong ma trận RACI
Trong quy trình giai đoạn-cổng, thông tin thu thập được hướng dẫn các quyết định tại các cổng cụ thể.
Ví dụ: các chỉ số về khả năng sử dụng có thể khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm, ngành và nhân cách người dùng. Nếu bạn đang xây dựng cho người dùng thuộc nhóm dân số lớn tuổi, bạn có thể muốn sử dụng kiểu chữ lớn, điều hướng dễ sử dụng và khoảng cách rộng giữa các yếu tố để họ không vô tình nhấp vào bất kỳ thứ gì.
Nhóm sản phẩm sẽ đánh giá kết quả của giai đoạn thiết kế dựa trên các chỉ số khả năng sử dụng này trước khi quyết định tiếp tục phát triển.
Nghiên cứu khả thi
Bước đầu tiên trong quản lý dự án là quyết định xem dự án có thể thực hiện được hay không, hay còn gọi là nghiên cứu khả thi. Trong giai đoạn này, các nhóm dự án sẽ phân tích tính khả thi theo các khía cạnh sau.
- Tài chính: Ngân sách có đủ để chi trả chi phí và mang lại lợi nhuận như kỳ vọng?
- Kỹ thuật: Sản phẩm có thể được phát triển để đáp ứng các yêu cầu trong công nghệ đề xuất không?
- Hoạt động: Chúng ta có kỹ năng và công cụ để phát triển sản phẩm này không? Chúng ta có thể đáp ứng các thời hạn hợp lý trong quá trình thực hiện không?
- Khác: Trong một số trường hợp, các nhóm cũng cần hỏi liệu sản phẩm này có vị trí trên thị trường hay không. Sản phẩm có vi phạm bất kỳ khung pháp lý nào không?
Mặc dù nghiên cứu khả thi thường được thực hiện để cung cấp thông tin cho các quyết định ở các giai đoạn đầu của quy trình, nó có thể cung cấp thông tin cho các quyết định sau này khi tình hình thay đổi.
Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một ứng dụng di động của bên thứ ba để sử dụng X [trước đây gọi là Twitter], những thay đổi trong API của nền tảng có thể khiến toàn bộ sản phẩm không thể thực hiện được. Trong những tình huống như vậy, nghiên cứu khả thi có thể được sử dụng để đánh giá lại tính thực tiễn khi cần thiết.
Phân tích SWOT
Công cụ đơn giản và phổ biến này giúp các nhóm kinh doanh đưa ra các quyết định quan trọng trước khi bắt đầu hành trình phát triển sản phẩm. Phân tích SWOT [Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Mối đe dọa] được thực hiện trong giai đoạn khởi động dự án để đánh giá tiềm năng nội bộ và thị trường của dự án.
Trong quy trình giai đoạn cổng, phân tích SWOT có thể chính là công cụ cần thiết để đưa ra quyết định "tiếp tục" hoặc "dừng lại" ngay từ giai đoạn khởi động.
Quản lý rủi ro
Mọi dự án phát triển phần mềm đều phải đối mặt với một số rủi ro từ các nguồn bên trong và bên ngoài. Những rủi ro này có thể nghiêm trọng và nhạy cảm về thời gian như một cuộc tấn công từ chối dịch vụ phân tán [DDoS] vào máy chủ của bạn hoặc tầm thường nhưng tàn khốc như sự ra đi đột ngột của một nhân lực quan trọng trong dự án.
Dù bằng cách nào, các nhóm dự án cũng thực hiện phân tích quản lý rủi ro để xác định các vấn đề tiềm ẩn và đề ra kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Các rủi ro này được đánh giá ở mỗi giai đoạn để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ.
Các yếu tố này được đưa vào các cuộc đánh giá cổng, giúp các bên liên quan quyết định tiếp tục, điều chỉnh hoặc dừng dự án dựa trên dữ liệu và phân tích thu thập được.
Triển khai quy trình giai đoạn
Khi nhìn vào, quy trình giai đoạn-cổng rất đơn giản: Công việc, tạm dừng, công việc, tạm dừng, công việc, v.v. Tuy nhiên, trong phát triển phần mềm, có hàng tá bộ phận chuyển động, nhiều thành viên trong nhóm, giới hạn kỹ thuật và hạn chế về nguồn lực.
Để triển khai thành công quy trình giai đoạn cổng cho các dự án phát triển phần mềm phức tạp, cần có:
- Một cách tiếp cận chiến lược [mà chúng tôi trình bày chi tiết bên dưới]
- Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp
Hãy cùng xem hai yếu tố này phối hợp với nhau như thế nào.
1. Xác định các giai đoạn của dự án
Để triển khai thành công giai đoạn cổng, bạn cần xác định cẩn thận thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng giai đoạn. Ví dụ: thêm một cổng ở giữa sprint có thể cản trở quy trình làm việc. Nếu bạn hoàn thành thiết kế và phát triển mà không có cổng, bạn có thể phải làm lại rất nhiều.
Vì vậy, trước hết, hãy xác định rõ các giai đoạn riêng biệt của dự án. Thông thường, các nhóm sử dụng các giai đoạn như khởi động, lập kế hoạch, phát triển, thử nghiệm và ra mắt. Dưới đây là một số gợi ý để thực hiện điều này một cách chính xác với bất kỳ phần mềm quản lý dự án miễn phí nào.
Phân chia theo giai đoạn: Chọn ranh giới của các giai đoạn để phù hợp với nhu cầu và tình huống riêng của dự án. Đảm bảo mỗi giai đoạn đại diện cho một phần quan trọng của dự án với các mục tiêu và kết quả cụ thể.
Ví dụ, các dự án nhỏ có thể có phát triển và đánh giá mã là một giai đoạn. Các tổ chức lớn với các nhóm riêng biệt thực hiện các công việc này có thể chia thành hai giai đoạn. Hãy làm những gì phù hợp nhất với bạn.
Đảm bảo mỗi giai đoạn là độc lập. Nếu hai giai đoạn trùng lặp, khả năng chèn một cổng kiểm soát giữa chúng sẽ bị hạn chế.
Giao tiếp: Trong công cụ quản lý dự án mà bạn đang sử dụng, hãy gắn nhãn rõ ràng cho từng giai đoạn để tránh nhầm lẫn. Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng thư mục để quản lý từng giai đoạn. Bạn có thể thêm Thẻ hoặc Trường Tùy chỉnh để đặt nhãn.
Quản lý nhóm: Giúp nhóm hiểu rõ ranh giới, công việc và cột mốc của từng giai đoạn. Mẫu điều lệ dự án của ClickUp là nơi lý tưởng để tổng hợp tất cả thông tin về dự án, các giai đoạn và cổng của dự án.
Chia sẻ điều này với nhóm của bạn, gắn thẻ các bên liên quan và phân công công việc trực tiếp từ đây — sử dụng nó như một tài liệu sống động cho việc quản lý dự án theo giai đoạn. Để dễ thực hiện, hãy sử dụng bất kỳ mẫu tổng quan dự án nào để thiết lập. `
2. Xác định tiêu chí đánh giá cổng
Bạn đã nắm rõ các giai đoạn; giờ là lúc thiết lập các cổng. Về cơ bản, quy trình giai đoạn-cổng yêu cầu có một cổng ở cuối mỗi giai đoạn. Điều này có nghĩa là bạn không cần lo lắng về việc đặt cổng ở đâu hoặc cần mở cổng khi nào.
Xác định các tiêu chí cổng mà bạn sẽ sử dụng để xác định liệu dự án có thể chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo hay không. Ví dụ, cổng ở cuối giai đoạn khởi động dự án có thể cần những điều sau:
- Yêu cầu từ kinh doanh
- Các nghiên cứu cho thấy tính khả thi của dự án
- Kế hoạch giảm thiểu rủi ro
- Kế hoạch phân bổ nguồn lực
- Sự phê duyệt từ các bên liên quan
Sử dụng danh sách này như một phần của quản lý đường ống dự án để đảm bảo bạn có mọi thứ cần thiết để tiến lên phía trước. Nếu bạn không có, người quản lý dự án cần quay lại và lấy nó. Đảm bảo rằng các kết quả công việc của bạn được xác định rõ ràng.
Sau đó, dành thời gian hướng dẫn từng thành viên trong nhóm về các tiêu chí này để mọi người đều có chung nhận thức.
ClickUp Goals cung cấp một cách đơn giản, trực quan để thiết lập các tiêu chí cổng và kết nối chúng với công việc hàng ngày. Bạn có thể tạo Mục tiêu và chỉ tiêu và sắp xếp chúng vào các thư mục để sử dụng vào cuối giai đoạn tương ứng.
Báo cáo tổng hợp tiến độ cho thấy tình hình công việc của bạn theo thời gian thực. Tại mỗi cổng, bạn có thể mở Bảng điều khiển ClickUp và đánh giá hiệu suất một cách hợp tác.
3. Chỉ định người giám sát cổng
Đối với mỗi cổng, chỉ định các cá nhân hoặc nhóm cụ thể chịu trách nhiệm đảm bảo các tiêu chí cổng được đáp ứng trước khi tiến tới bước tiếp theo. Những người gác cổng này là cần thiết để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào, dù là nhỏ nhất, xảy ra. Họ giúp duy trì trách nhiệm giải trình, đưa ra các quyết định quan trọng, phê duyệt và xóa bỏ các rào cản.
Thông thường, nhà tài trợ dự án, quản lý cấp cao hoặc các bên liên quan chính đóng vai trò là người gác cổng. Họ thường có quyền truy cập vào dữ liệu quản lý dự án và nhận báo cáo thường xuyên.
Trên ClickUp, bạn có thể tự động hóa quy trình báo cáo này và bật chế độ xem chỉ đọc để người quản lý có thể truy cập bất cứ lúc nào.
4. Tạo công việc và công việc con cho từng giai đoạn
Với đó, phần lập kế hoạch của quy trình phase-gate đã hoàn tất. Bây giờ, chúng ta chuyển sang giai đoạn thực hiện. Chia nhỏ mỗi giai đoạn thành các Công việc và Công việc con chi tiết. Đối với mỗi Công việc, ghi lại tất cả những việc cần làm để đáp ứng các tiêu chí của gate.
Trên ClickUp, bạn có thể phân biệt rõ ràng các giai đoạn bằng cách tạo các Danh sách công việc riêng biệt, chẳng hạn như ý tưởng, phát triển và thử nghiệm.
Nếu bạn chưa quen với điều này, hãy thử mẫu dự án theo giai đoạn của ClickUp. Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này giúp chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, đảm bảo hiển thị đầy đủ và quản lý hiệu quả.
Khi có thắc mắc, hãy khám phá các mẫu quản lý dự án khác nhau có sẵn trên nền tảng.
5. Đặt người dùng, dòng thời gian và các phụ thuộc
Giao nhiệm vụ cho người dùng: Đảm bảo rằng tất cả các công việc đều có người được giao. Điều này sẽ giúp duy trì trách nhiệm và hiển thị.
Đặt ngày đáo hạn: Đối với mỗi Công việc và Công việc con, hãy chỉ định một ngày đáo hạn. Điều này giúp thiết lập dòng thời gian của dự án, lên lịch các kết quả đầu ra và cột mốc quan trọng.
Đánh dấu các mối phụ thuộc: Không có nhiệm vụ nào là độc lập, vì vậy hãy chú ý đến mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Nếu một nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ trước đó, hãy liên kết chúng với nhau trên ClickUp.
Sau khi hoàn thành, sử dụng tính năng biểu đồ Gantt của ClickUp để vạch ra dòng thời gian của dự án. Đảm bảo bạn liên kết các nhiệm vụ và cột mốc giữa các giai đoạn với các phụ thuộc nhiệm vụ để dự án chỉ tiến độ khi bạn đáp ứng các tiêu chí yêu cầu. Để hoàn thành công việc một cách kỹ lưỡng, hãy sử dụng mẫu kế hoạch dự án.
6. Theo dõi tiến độ và giám sát rủi ro
Đừng để tất cả các vấn đề tích tụ lại ở các cổng. Theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ trong mỗi giai đoạn và giám sát các rủi ro có thể phát sinh. Thiết lập Bảng điều khiển ClickUp để có thông tin chi tiết theo thời gian thực.
Để quản lý rủi ro, hãy tạo Trường Tùy chỉnh và cập nhật nhật ký quản lý rủi ro. Xem lại thông tin thường xuyên tại mỗi cổng để xác định xem bạn đã giải quyết tất cả các rủi ro trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo hay chưa.
7. Thực hiện đánh giá cổng và lập tài liệu
Tiến hành đánh giá cổng vào cuối mỗi giai đoạn để đánh giá xem dự án đã sẵn sàng để tiếp tục hay chưa. Trong một đánh giá cổng điển hình:
- Nhóm dự án trình bày các kết quả đầu ra
- Người giám sát đánh giá hiệu suất dựa trên các tiêu chí của cổng
- Người ra quyết định phê duyệt hoặc cung cấp phản hồi để điều chỉnh
Sử dụng ClickUp Docs để ghi lại quá trình đánh giá cổng và đính kèm bất kỳ tài liệu liên quan nào, chẳng hạn như báo cáo đã hoàn thành hoặc kết quả kiểm tra. Điều này giúp duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong suốt quá trình quản lý dự án.
8. Lặp lại và điều chỉnh
Nếu phát sinh vấn đề bất ngờ hoặc có thông tin mới, hãy điều chỉnh lại kế hoạch và tiêu chí của dự án. Cho phép điều chỉnh nhanh chóng quy trình công việc của dự án, giúp dễ dàng thực hiện các thay đổi. Giữ sự linh hoạt trong khi vẫn tuân thủ phương pháp có cấu trúc của quy trình giai đoạn-cổng.
Khi sử dụng mẫu lộ trình dự án của ClickUp cho quy trình giai đoạn-cổng, bạn sẽ có thể lặp lại và tùy chỉnh các yếu tố trong quá trình thực hiện.
Một quy trình phase-gate tốt kết hợp các phương pháp hay nhất từ các lĩnh vực và mô hình khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đã sử dụng một phiên bản của quy trình này trong các buổi tổng kết sprint. Vậy tại sao bạn nên xây dựng một phương pháp phase-gate chính thức? Đây là lý do.
Ưu điểm và nhược điểm của quy trình giai đoạn
Quy trình giai đoạn là một cấu trúc hoặc khung khác để hướng dẫn quản lý dự án. Việc triển khai quy trình này mang lại những lợi ích và thách thức riêng. Chúng tôi sẽ thảo luận cả hai vấn đề này dưới đây để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc có nên áp dụng quy trình này hay không.
Lợi ích của việc sử dụng quy trình giai đoạn trong quản lý dự án
Tiến độ có cấu trúc: Quy trình giai đoạn cổng cung cấp một cấu trúc rõ ràng và có tổ chức với các giai đoạn riêng biệt, mục tiêu cụ thể và kết quả mong đợi. Cách tiếp cận theo giai đoạn này đảm bảo rằng các nhóm:
- Hoàn thành các công việc quan trọng và đạt được các cột mốc trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo
- Tập trung vào các công việc quan trọng, tránh nhầm lẫn
- Giữ dự án đi đúng hướng
- Có các điểm kiểm tra tự nhiên để đánh giá tiến độ và phát hiện sai lệch
- Phù hợp với mục tiêu của dự án và giảm khả năng bỏ sót các bước quan trọng trong vòng đời dự án
Giảm thiểu rủi ro: Với phương pháp phân loại theo giai đoạn, các nhóm đánh giá và chuẩn bị cho các rủi ro ở mỗi giai đoạn thực hiện dự án. Mỗi giai đoạn là một cơ hội để xác định, đánh giá và giải quyết các rủi ro tài chính, kỹ thuật, vận hành hoặc thị trường trước khi tiếp tục.
Kiểm soát chi phí: Bằng cách phát hiện rủi ro sớm, quy trình giai đoạn-cổng giảm thiểu khả năng gặp phải các vấn đề lớn trong giai đoạn sau của dự án, dẫn đến chậm trễ, vượt chi phí hoặc thất bại. Việc đánh giá có hệ thống tại mỗi cổng cho phép các nhóm điều chỉnh chiến lược hoặc phân bổ thêm nguồn lực để giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn.
Cải thiện quá trình ra quyết định: Ngoài sự hối hả và bận rộn của dự án, tất cả các bên liên quan có thời gian để thở và đánh giá dự án của mình. Dưới sự hướng dẫn của các tiêu chí cổng đã được xác định trước, các bên liên quan đến dự án có thể đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên bằng chứng.
Bằng cách đánh giá các dữ liệu như dự báo tài chính, chỉ số hiệu suất và đánh giá rủi ro, các nhóm đảm bảo rằng bạn điều chỉnh các quyết định phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Các điểm kiểm tra được lên lịch trước giúp dự án không tiếp tục đi theo con đường không hiệu quả.
Kiểm soát chất lượng: Quy trình giai đoạn đảm bảo kiểm soát chất lượng liên tục bằng cách yêu cầu các nhóm đáp ứng các kết quả và tiêu chí cụ thể ở mỗi giai đoạn. Các hoạt động kiểm tra, đánh giá và xác nhận ở mỗi giai đoạn đảm bảo rằng sản phẩm hoặc giải pháp được phát triển đáp ứng các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật yêu cầu.
Việc thực thi các kiểm tra chất lượng này trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo sẽ giảm rủi ro cung cấp sản phẩm kém chất lượng hoặc có lỗi, từ đó dẫn đến sản phẩm cuối cùng có chất lượng cao hơn.
Tăng cường trách nhiệm giải trình: Quy trình giai đoạn thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và quyền sở hữu trong tất cả các thành viên nhóm. Họ biết vai trò và kỳ vọng của mình trong mỗi giai đoạn.
Việc đánh giá thường xuyên này cũng giúp xác định bất kỳ vấn đề nào về hiệu suất kém hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Nó tạo ra sự minh bạch, đảm bảo tất cả tiến độ được hiển thị và phù hợp với các mục tiêu của dự án.
Giống như bất kỳ khung làm việc nào khác, quy trình giai đoạn cổng không hoàn hảo. Dưới đây là một số nhược điểm phổ biến của nó:
Nhược điểm của quy trình giai đoạn cổng
Tốn thời gian: Một trong những nhược điểm chính của quy trình giai đoạn là nó làm tăng thời gian thực hiện mỗi giai đoạn. Bản chất tuần tự của quy trình này có nghĩa là không thể bắt đầu giai đoạn tiếp theo cho đến khi giai đoạn trước đó được hoàn thành và phê duyệt.
Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ, đặc biệt khi bạn yêu cầu các quy trình đánh giá phức tạp hoặc tài liệu phong phú ở mỗi cổng. Trong các ngành công nghiệp đòi hỏi sự phát triển và lặp lại nhanh chóng, thời gian cần thiết cho việc phê duyệt cổng có thể làm chậm tiến độ, ảnh hưởng đáng kể đến tính linh hoạt.
Không linh hoạt: Quy trình giai đoạn có thể cứng nhắc, khiến các nhóm khó thích ứng với thông tin mới hoặc thay đổi trong phạm vi dự án. Khi dự án tiến độ qua một số giai đoạn nhất định, việc xem xét lại các quyết định trước đó có thể trở thành một mê cung.
Mặc dù giúp tránh sự mở rộng phạm vi, nhưng sự thiếu linh hoạt có thể cản trở sự sáng tạo và đổi mới. Điều này có thể làm nản lòng các nhóm trong việc khám phá ý tưởng mới hoặc điều chỉnh dựa trên nhu cầu của khách hàng hoặc xu hướng thị trường đang thay đổi.
Tốn nhiều tài nguyên: Quy trình giai đoạn là một gánh nặng bổ sung cho quản lý dự án. Để triển khai thành công, quy trình này cần thêm tài nguyên, đặc biệt là thời gian, nhân sự và tài liệu.
Ngoài ra, việc thực hiện các đánh giá chính thức, thu hút sự tham gia của các bên liên quan và thực hiện các điều chỉnh lặp đi lặp lại dựa trên phản hồi có thể đòi hỏi thêm nguồn lực con người và tài chính.
Rủi ro về quan liêu: Quy trình giai đoạn có thể dẫn đến sự quan liêu, đặc biệt là trong các tổ chức lớn. Việc phải có nhiều người ký duyệt và ý kiến của các bên liên quan có thể tạo ra những trở ngại không cần thiết, làm chậm tiến độ dự án.
Việc nhấn mạnh vào quy trình và các cuộc đánh giá chính thức có thể dẫn đến việc tập trung vào tuân thủ hơn là đổi mới hoặc tạo ra giá trị, khiến các nhóm quan tâm nhiều hơn đến việc đáp ứng các yêu cầu của cổng thay vì thúc đẩy tiến độ thực tế.
Mở ra những cơ hội mới với ClickUp
Mặc dù đơn giản, quy trình giai đoạn là một kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. Nó giúp làm rõ những việc cần làm và những mục tiêu mà nhóm cần đạt được.
Con người luôn khao khát trật tự và tổ chức. Quy trình giai đoạn cung cấp điều này bằng cách chia công việc thành các phần dễ quản lý và cho phép các nhóm dừng lại, điều chỉnh và tiến lên phía trước.
Mặt khác, quy trình giai đoạn-cổng có thể được coi là đối lập với agile. Những người chỉ trích cho rằng quy trình này cố tình tạo ra các rào cản [dưới dạng các cổng], khiến nhóm không thể thực hiện các hoạt động cải tiến liên tục.
Những người thực tế hiểu rằng khi được sử dụng đúng cách, giai đoạn cổng có thể cực kỳ hiệu quả. Nó mang lại sự nhất quán cho công việc hàng ngày đồng thời duy trì sự rõ ràng về bức tranh tổng thể. Khi được quản lý bằng không gian làm việc ảo như ClickUp, nó mang lại cho mọi người những lợi ích về hiển thị, minh bạch, cấu trúc và độ tin cậy.
Thiết lập quy trình giai đoạn với ClickUp. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.