Khi chọn và giám sát các dự án của tổ chức, bạn cần một khung quản lý dự án. Khung này sẽ cung cấp cho bạn một cách có hệ thống để brainstorming ý tưởng, lập kế hoạch dự án và giữ cho dự án đi đúng hướng cho đến khi hoàn thành.
Tiếp tục đọc để khám phá sáu giai đoạn của quản lý dự án cũng như các phương pháp hay nhất sẽ dẫn bạn đến thành công.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là một phương pháp có hệ thống để quản lý các dự án từ khi hình thành đến khi hoàn thành. Điều này có nghĩa là nó bắt đầu trước khi dự án được xác định và lập kế hoạch. Nó bắt đầu với giai đoạn ý tưởng dự án, khi nhóm lần đầu tiên brainstorming về những dự án mà họ muốn theo đuổi.
Quản lý dự án là yếu tố quan trọng trong kế hoạch chiến lược của công ty. Một phần của quá trình này là lựa chọn từ danh sách các dự án tiềm năng bằng cách xem xét:
- Chúng sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu chiến lược như thế nào
- Tính sẵn có của tài nguyên, từ ngân sách dự án đến thành viên nhóm
- Liệu việc thực hiện dự án thành công có dẫn đến lợi tức đầu tư hay không
Đây cũng là chìa khóa trong toàn bộ quá trình quản lý dự án bằng cách xem xét sớm các điểm nghẽn tiềm ẩn, dòng thời gian và mục tiêu dự án.
Các giai đoạn của quản lý dự án
Quá trình quản lý dự án bao gồm sáu giai đoạn. Các giai đoạn này cung cấp một khung cấu trúc để hướng dẫn việc ra quyết định, tối ưu hóa nguồn lực và nhiều hơn nữa. Mỗi giai đoạn đều rất quan trọng để quản lý luồng dự án và mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng giai đoạn.
1. Ý tưởng
Trong giai đoạn hình thành ý tưởng, các thành viên nhóm và các bên liên quan đưa ra các ý tưởng dự án mới. Giai đoạn này có thể bao gồm:
- Các phiên brainstorming để khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng cho các sáng kiến mới 🧠💡
- Phát triển và xem xét các đề xuất dự án cơ bản
- Thu thập thông tin chi tiết về ngân sách dự án tiềm năng, dòng thời gian và yêu cầu nguồn lực của từng ý tưởng
Tập trung vào những điểm này có thể giúp bạn chọn đúng dự án để ưu tiên cho các mục tiêu hiện tại của tổ chức. Tốt nhất, bạn nên theo dõi nguồn, ngày tạo/lập và phản hồi liên quan đến từng ý tưởng để xem xét lại sau này.
Mẹo chuyên nghiệp: Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn sắp xếp ghi chú và giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hợp tác và chia sẻ ý tưởng mới. Với tính năng Bảng trắng của ClickUp, nhiều người có thể cùng nhau động não trong thời gian thực, sử dụng hình ảnh, hình dạng, ghi chú và vẽ tự do.
2. Tiếp nhận công việc
Trong giai đoạn tiếp nhận công việc, bạn sẽ cụ thể hóa các đề xuất cho những ý tưởng dự án tốt nhất được xác định trong giai đoạn hình thành ý tưởng.
Mục tiêu là để các đề xuất hàng đầu được cấp quản lý cấp cao phê duyệt, bạn sẽ cần phác thảo các chi tiết như:
- Dòng thời gian
- Phạm vi
- Mục tiêu kết quả
- Ngân sách dự án
- Nguồn lực cần thiết
- Giải pháp cho các phản đối hoặc trở ngại tiềm ẩn
Bạn có thể làm việc với các thành viên trong nhóm để thực hiện bất kỳ nghiên cứu sơ bộ nào và phát triển các đề xuất. Sau đó, bạn có thể tạo một bản trình bày chính thức để giới thiệu với khách hàng, các bên liên quan hoặc cấp quản lý cao hơn.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử sử dụng mẫu tổng quan dự án để tiết kiệm thời gian và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào khi lập đề xuất và thuyết trình chính thức. ClickUp có nhiều mẫu sẵn có, hoặc bạn có thể tạo mẫu của riêng mình.
3. Cổng giai đoạn
Các giai đoạn là các cuộc đánh giá chính thức để đánh giá tiến độ và khả năng tiếp tục của dự án khi dự án di chuyển qua các giai đoạn.
Sau khi dự án được phê duyệt, bạn sẽ thiết lập các cổng giai đoạn để đảm bảo rằng bạn đang kiểm tra tiến độ của mọi thứ một cách thường xuyên. Các cổng giai đoạn thường phù hợp với các cột mốc của dự án.
Tại mỗi giai đoạn, tất cả các bên liên quan của dự án sẽ đánh giá hiệu quả của dự án so với kế hoạch đã định trước. Ngoài ra, nhóm cũng có thể xem xét:
- Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và các chỉ số khác
- Quản lý và phân bổ tài nguyên
- Trạng thái dự án hiện tại
- Phù hợp với các kết quả dự kiến
Nếu dự án đang đi đúng hướng, nó có cơ hội tốt để tiếp tục tiến độ trong suốt vòng đời quản lý dự án. Nếu không, dự án có thể bị chấm dứt hoặc tạm dừng để tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
Mẹo chuyên nghiệp: Hình dung mức độ hoàn thành của các dự án giữa các giai đoạn bằng cách sử dụng Cột mốc ClickUp để mọi người cùng theo dõi tiến độ. Chúng giúp bạn hình dung cách các công việc khác nhau kết nối với mục tiêu dự án và có thể được xem từ Bảng điều khiển, chế độ xem Gantt hoặc chế độ xem Bảng.
4. Lập kế hoạch dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn bắt đầu định hình dự án và quyết định công việc cần làm và thời gian thực hiện.
Lập kế hoạch dự án là một quá trình chi tiết có thể bao gồm những việc như:
- Tạo công việc và công việc con của dự án
- Phân công trách nhiệm, vai trò và công việc cho từng thành viên trong nhóm
- Tạo ngày đáo hạn cho từng công việc và công việc con
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên để theo dõi tiến độ giữa các giai đoạn
- Xem xét và cải thiện tiêu chuẩn hóa quy trình để đảm bảo hoạt động hiệu quả và năng suất
Đảm bảo kiểm tra từng thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đều rõ mục tiêu của dự án và không ai đảm nhận công việc vượt quá khả năng của mình. Bạn cũng nên lập kế hoạch giám sát việc hoàn thành công việc của từng thành viên trong nhóm để xác định và tránh các điểm nghẽn trong quá trình tiến độ dự án.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ quản lý dự án để quản lý quy trình làm việc của nhóm và thiết lập tự động hóa cho các công việc hàng ngày. Nhiều công cụ cũng cung cấp các mẫu quản lý dự án để tạo các biểu đồ Gantt và bảng Kanban dễ dàng hơn.
5. Dự án đang tiến độ
Giai đoạn dự án đang tiến hành là giai đoạn bắt đầu thực hiện. Đã đến lúc nhóm của bạn bắt đầu công việc và hoàn thành các công việc để dự án tiến gần hơn đến ngày hoàn thành.
Đây là giai đoạn có áp lực cao, bao gồm các yếu tố như:
- Cập nhật tiến độ công việc và công việc con theo thời gian thực
- Tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên để mọi người cùng hiểu rõ vấn đề
- Cập nhật ngày hoàn thành công việc và các ước tính khác về dòng thời gian dự án
- Đo lường KPI và theo dõi hiệu suất dự án
- Tạo báo cáo tiến độ để chia sẻ với các bên liên quan 📈
- Xác định và giải quyết các điểm nghẽn và các khu vực tiềm ẩn vấn đề khác
Đây là giai đoạn tốn thời gian nhất. Tùy thuộc vào số lượng mục tiêu của dự án, có thể mất vài tháng hoặc vài năm trước khi bạn chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp làm trung tâm điều khiển nhiệm vụ của dự án. Với hơn 50 tiện ích có sẵn, bạn sẽ có thể theo dõi mục tiêu, theo dõi các chỉ số khóa, giám sát tiến độ trong thời gian thực và hơn thế nữa.
6. Các dự án đã hoàn thành
Giai đoạn này không cần giải thích thêm — dự án đã hoàn thành và được giao, và đã đến lúc ăn mừng! 🥳🏆
Sau khi ăn mừng dự án thành công, đã đến lúc đánh giá quá trình thực hiện. Với tư cách là PM, bạn có thể dẫn dắt các thành viên trong nhóm thảo luận về các chủ đề như:
- Kết quả dự án
- Hiệu suất của nhóm
- Vấn đề và điểm nghẽn
Điều này cho phép bạn thấy những điểm có thể cải thiện trong dự án để mang lại lợi ích cho các dự án trong tương lai.
Bạn cũng có thể xem xét điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm trong các cuộc họp hoàn thành dự án riêng với từng người.
Mẹo chuyên nghiệp: Làm cho các phiên tổng kết của nhóm dự án của bạn trở nên hấp dẫn hơn với kỹ thuật 4Ls — viết tắt của "loved" (yêu thích), "longed for" (mong muốn), "loathed" (ghét) và "learned" (học được). Mẫu 4Ls Retro của ClickUp giúp nhóm của bạn dễ dàng phản ánh và tóm tắt những điểm chính có thể áp dụng cho các dự án trong tương lai.
Quản lý danh mục đầu tư dự án so với Quản lý dự án
Quản lý danh mục đầu tư dự án là việc quản lý toàn bộ các dự án (hoặc danh mục đầu tư dự án) đang được thực hiện cho một nhóm hoặc công ty. Nó có thể bao gồm:
- Xếp hạng ưu tiên các dự án
- Giám sát các dự án đang tiến hành
- Đo lường hiệu suất trên toàn danh mục đầu tư
- Xem xét các mục tiêu dài hạn
Điều này khác với quản lý dự án, tập trung vào việc động não và lựa chọn các dự án tiềm năng trước khi chúng bắt đầu. Các dự án được chọn để tiếp tục sẽ trở thành một phần của danh mục đầu tư dự án.
Các phương pháp hay nhất để quản lý dự án hiệu quả
Các phương pháp hay nhất này được thiết kế để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ khi bạn xác định, đánh giá, lựa chọn và theo dõi các dự án. Mỗi tổ chức là khác nhau, vì vậy đừng ngần ngại điều chỉnh các phương pháp hay nhất này theo nhu cầu cụ thể hoặc bổ sung thêm khi bạn học hỏi, phát triển và đổi mới.
Tập trung vào tối ưu hóa nguồn lực
Phân bổ nguồn lực hiệu quả để tối đa hóa giá trị của từng dự án. Các nguồn lực cần xem xét thường bao gồm ngân sách, lực lượng lao động và vật liệu.
Áp dụng các phương pháp Agile
Quản lý dự án Agile rất linh hoạt và cho phép nhóm của bạn phản ứng nhanh với những thay đổi trong quá trình tiến độ dự án. Bạn có thể triển khai bảng Kanban, biểu đồ Gantt và các phương pháp Agile khác. Sau đó, so sánh kết quả với các dự án được xử lý mà không tập trung vào Agile.
Xác định rõ thứ tự ưu tiên của các dự án
Việc thiết lập các tiêu chí rõ ràng để sắp xếp thứ tự ưu tiên của dự án có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi tiếp cận quản lý dự án. Hãy xem xét các yếu tố như tính sẵn có của nguồn lực, ROI tiềm năng, dự đoán về dự án bán hàng và sự phù hợp của tổ chức.
Xem xét các dự án thường xuyên
Đánh giá liên tục có thể giúp các nhóm thích ứng với điều kiện, nhu cầu và ưu tiên thay đổi của tổ chức. Thường xuyên xem xét và đánh giá lại các dự án hiện tại, tiềm năng và tương lai để đảm bảo bạn đang tập trung vào những việc cần thiết.
Tham gia các bên liên quan
Thúc đẩy giao tiếp minh bạch với các bên liên quan giúp đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng của họ. Giao tiếp rõ ràng cũng giúp các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin và tham gia vào toàn bộ vòng đời dự án.
Chủ động trong quản lý rủi ro
Tiến hành kiểm tra thường xuyên để xác định và giảm thiểu rủi ro dự án, từ đó giảm thiểu sự gián đoạn. Điều này rất quan trọng đối với quản lý dự án tiếp thị và các dự án khác yêu cầu thời gian phản ứng rủi ro gần như ngay lập tức để giảm thiểu tổn thất.
Dựa vào dữ liệu để ra quyết định
Dựa trên các chỉ số KPI và dữ liệu đáng tin cậy khác để đo lường thành công của dự án. Điều này có thể bao gồm báo cáo từ nhóm bán hàng, tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, sức chứa tài nguyên, chênh lệch ngân sách và hơn thế nữa.
Thúc đẩy hợp tác liên chức năng
Áp dụng các chiến lược và ứng dụng để khuyến khích giao tiếp và làm việc nhóm giữa các nhóm và bộ phận. Điều này có thể bao gồm việc chọn một phần mềm quản lý dự án hoặc CRM hữu ích cho mọi bộ phận, lên lịch các cuộc họp hàng ngày hoặc các hoạt động khác. 🤝
Tập trung vào cải tiến liên tục
Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục khuyến khích các thành viên trong nhóm học hỏi từ sai lầm và cống hiến hết mình cho mỗi dự án. Nhấn mạnh việc học hỏi từ các dự án trong quá khứ, áp dụng các phương pháp hay nhất, ghi chép bài học kinh nghiệm và động viên các thành viên trong nhóm cùng nhau tìm ra điểm yếu của tổ chức.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án cung cấp khả năng hiển thị tập trung vào dòng thời gian, trạng thái và phân bổ tài nguyên của dự án, giúp hợp lý hóa quản lý dự án một cách khó tin.
Công cụ quản lý dự án phù hợp có thể tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, cải thiện quá trình ra quyết định, tăng cường mối quan hệ giữa các bên liên quan và cải thiện quy trình làm việc của nhóm.
ClickUp cho quản lý dự án nổi bật là phần mềm tốt nhất cho quản lý dự án và từng bước trong quy trình quản lý dự án. Phần mềm này có một bộ tính năng toàn diện, bao gồm trạng thái công việc có thể tùy chỉnh, chế độ xem danh mục đầu tư, cộng tác thời gian thực và các tùy chọn tích hợp liền mạch.
ClickUp được thiết kế để giúp bạn theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án, thu thập phản hồi, tự động hóa công việc thủ công và tiết kiệm thời gian ở mọi khâu.
Sử dụng Mẫu Lộ trình Dự án ClickUp để theo dõi tất cả các phần đang thay đổi trong quy trình quản lý dự án. Mẫu này chứa đầy đủ các công cụ bạn cần để đảm bảo dự án thành công và chỉ là một trong hơn 1.000 mẫu được thiết kế để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Quản lý dự án đường ống là gì?
Quản lý dự án đường ống là việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án trong một tổ chức một cách có hệ thống. Nó được thiết kế để đảm bảo các dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược khi chúng tiến triển từ ý tưởng đến hoàn thành.
2. Giai đoạn đường ống trong quản lý dự án là gì?
Giai đoạn đường ống trong quản lý dự án là khi các dự án tiềm năng được xác định, đánh giá, sắp xếp theo mức độ ưu tiên và thực hiện. Giai đoạn này được xử lý bằng các phương pháp hay nhất về quản lý đường ống dự án khi PM hướng dẫn dự án qua từng giai đoạn (ý tưởng, tiếp nhận công việc, các cổng giai đoạn, lập kế hoạch dự án, dự án đang tiến hành và hoàn thành dự án).
3. Lợi ích của quản lý dự án là gì?
Lợi ích của quản lý dự án bao gồm cải thiện sự phối hợp trong tổ chức, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao khả năng ra quyết định. Nó cũng đảm bảo tăng tỷ lệ thành công của dự án và hiệu quả tổ chức.
Trở thành bậc thầy về dự án
Tạo ra một quy trình quản lý dự án hiệu quả là một trong những cảm giác tuyệt vời nhất mà bạn có thể tận hưởng với tư cách là một PM. Thật mãn nguyện khi chứng kiến các dự án được tối ưu hóa chuyển từ ý tưởng sang hoàn thành.
Quản lý dự án hiệu quả là yếu tố quan trọng để tổ chức thành công. Bạn sẽ đảm bảo sự thống nhất về chiến lược, tối ưu hóa nguồn lực và thực hiện kịp thời, thúc đẩy sự đổi mới và đảm bảo lợi thế cạnh tranh một cách hiệu quả. ✨
ClickUp là một công cụ không thể thiếu, cung cấp các tính năng mạnh mẽ phù hợp cho tất cả các công việc quản lý dự án. Nó giúp các tổ chức hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường sự hợp tác và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để tối đa hóa hiệu quả và thành công của các sáng kiến dự án.
À, và hoàn toàn miễn phí! 🤑
Bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay.