Một trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt có thể giúp bạn giành được lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên, trải nghiệm của khách hàng với đội ngũ hỗ trợ của bạn có thể rất khác nhau giữa các lần tương tác.
Điều này phụ thuộc vào các yếu tố thay đổi như mức độ quan trọng của vấn đề, nhân viên dịch vụ xử lý phiếu yêu cầu và việc giải quyết có cần phối hợp với các nhóm khác như sản phẩm và kỹ thuật hay không.
Tuy nhiên, nếu quy trình dịch vụ khách hàng tuân theo một quy trình chuẩn hóa, nó sẽ bù đắp hoặc giảm thiểu tác động của các biến số này và giải quyết các thách thức trong dịch vụ khách hàng.
Để công việc của bạn dễ dàng hơn với tư cách là người quản lý dịch vụ khách hàng, bạn có thể triển khai danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng.
Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét cách tạo danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng để giúp tối ưu hóa quy trình và mang lại trải nghiệm hoàn hảo, nhất quán.
Danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng là gì?
Danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng quy định các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng với các quy tắc, hướng dẫn và thực tiễn tốt nhất để nhóm dịch vụ mang đến trải nghiệm khách hàng tuyệt vời nhất. Danh sách này liệt kê tất cả các tài nguyên bạn cần, các bước bạn cần thực hiện và trình tự thực hiện các bước này.
Tại sao danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng lại cần thiết?
- Danh sách kiểm tra trở thành mẫu cho tất cả mọi người trong nhóm, loại bỏ việc phỏng đoán khi giúp đỡ khách hàng hoặc giải quyết các truy vấn
- Với quy trình lặp lại, bạn sẽ giảm thiểu lỗi do con người gây ra, mang đến trải nghiệm khách hàng dễ dự đoán hơn và đạt được sự hài lòng nhất quán của khách hàng
- Danh sách kiểm tra giúp các thành viên mới gia nhập nhóm nhanh chóng bắt nhịp và xử lý khách hàng một cách tự tin hơn, vì đã có quy trình đã được thử nghiệm và kiểm chứng
- Khi mọi người tuân theo quy trình làm việc tiêu chuẩn, người quản lý dịch vụ khách hàng có thể đánh giá khách quan hiệu suất của nhóm bằng cách sử dụng các chỉ số KPI về trải nghiệm khách hàng
Danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng hoàn chỉnh
Danh sách kiểm tra có thể đóng vai trò như ngôi sao dẫn đường, giúp nhóm dịch vụ của bạn điều hướng các tương tác với khách hàng một cách tự tin và rõ ràng. Dưới đây là danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng gồm 15 điểm mà nhóm của bạn có thể bắt đầu sử dụng:
1. Giúp đội ngũ hỗ trợ của bạn dễ tiếp cận hơn
Khi khách hàng tìm đến đội ngũ hỗ trợ của bạn, họ có thể đang gặp vấn đề cấp bách cần được giải quyết ngay lập tức. Sự chậm trễ có thể dẫn đến khoảng cách trong giao tiếp và sự nhầm lẫn không cần thiết.
Đừng quên rằng mục tiêu chính của nhóm dịch vụ khách hàng là giải quyết các vấn đề của khách hàng. Bạn chỉ có thể làm được điều đó khi khách hàng có thể liên hệ với bạn.
Làm thế nào để nhóm dịch vụ khách hàng của bạn dễ tiếp cận hơn?
- Công bố thông tin liên hệ của nhóm dịch vụ của bạn (email, số điện thoại) trên trang web, trong sản phẩm và trên các tài khoản mạng xã hội của bạn
- Triển khai chatbot trên trang web của bạn để giúp khách hàng nhận được câu trả lời cho các truy vấn cơ bản
- Chuyển truy vấn đến nhân viên dịch vụ khách hàng phù hợp để giải quyết nhanh hơn
Đọc thêm: Cách đặt mục tiêu dịch vụ khách hàng để nâng cao trải nghiệm và lòng trung thành
2. Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về dịch vụ
Các tương tác với khách hàng có thể rất đa dạng. Cài đặt kỳ vọng thực tế của khách hàng là điều cần thiết để đảm bảo trải nghiệm dịch vụ khách hàng chất lượng cao. Xác định tiêu chuẩn bằng cách sử dụng mẫu danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng và đào tạo nhóm của bạn để thực hiện theo tiêu chuẩn đó.
Làm thế nào để xác định rõ ràng các kỳ vọng về dịch vụ?
- Hãy minh bạch về thời gian làm việc, thời gian phản hồi và loại truy vấn mà bạn cam kết giải quyết qua dịch vụ khách hàng
- Thực hiện danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng để giúp nhóm của bạn hiểu rõ về các quy trình và trách nhiệm
3. Cung cấp các tùy chọn tự phục vụ
Một số nghiên cứu chỉ ra rằng đối với hầu hết khách hàng, điều quan trọng nhất mà một công ty có thể làm cho họ là coi trọng thời gian của họ. Tự phục vụ giúp doanh nghiệp của bạn làm điều đó một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.
Không phải tất cả khách hàng đều thích chờ đợi phản hồi từ nhóm dịch vụ khách hàng.
Bạn có thể mong đợi những khách hàng am hiểu công nghệ sẽ tự mình giải quyết các truy vấn của họ.
Điều này có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên: khách hàng được giải quyết vấn đề nhanh chóng thông qua tự phục vụ, duy trì sự hài lòng của khách hàng, trong khi nhóm dịch vụ khách hàng có thể tập trung vào việc giải quyết các vấn đề quan trọng.
Làm thế nào để cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho khách hàng?
- Xây dựng cơ sở kiến thức toàn diện trên trang web của bạn với kho lưu trữ các bài viết trung tâm trợ giúp được cập nhật
- Cấu hình chatbot để xử lý các truy vấn thường gặp của khách hàng
Tại ClickUp, chúng tôi có kho lưu trữ cơ sở kiến thức cho mục đích nội bộ và hướng đến khách hàng.
Ví dụ: Trung tâm trợ giúp của ClickUp bao gồm bộ tính năng mà nó cung cấp, bao gồm mẫu, hội thảo trên web, tích hợp, trường hợp sử dụng, giới thiệu, bắt đầu, v.v. Nói tóm lại, mọi thứ bạn cần để học cách sử dụng ClickUp một cách hiệu quả nhất.
4. Chuẩn bị các câu trả lời sẵn cho các truy vấn lặp lại
Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy 75% khách hàng mong đợi dịch vụ "ngay lập tức" trong vòng năm phút sau khi liên hệ với thương hiệu trực tuyến. Các câu trả lời có sẵn giúp thực hiện điều này. Trả lời nhanh giúp tăng tốc công việc của nhóm dịch vụ khách hàng và rút ngắn thời gian phản hồi xuống còn vài giây.
Một số khách hàng thích liên hệ với dịch vụ khách hàng để giải đáp các thắc mắc phổ biến. Những yêu cầu này có thể làm tăng khối lượng công việc của nhóm và làm căng thẳng băng thông của họ.
Bạn có thể phòng ngừa những tình huống như vậy bằng cách ghi lại các truy vấn thường xuyên và đào tạo nhóm của bạn về các câu trả lời chuẩn cho từng truy vấn. Điều này có thể giúp nhóm của bạn xử lý nhanh chóng một lượng lớn các phiếu yêu cầu.
Làm thế nào để xử lý các truy vấn lặp lại?
- Ghi lại các mối quan tâm thường xuyên của khách hàng và các câu trả lời sẵn có để đào tạo chatbot của bạn
- Xuất bản tài liệu này trong kho lưu trữ tài nguyên trên nền tảng dịch vụ khách hàng hoặc nền tảng bán vé của bạn
- Đào tạo nhân viên hỗ trợ mới về các truy vấn thường gặp như một phần của quá trình đào tạo nhân viên mới
5. Hiểu rõ sản phẩm của bạn
Khách hàng sẽ mong đợi nhóm dịch vụ khách hàng của bạn là những chuyên gia về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Chỉ khi họ có kiến thức toàn diện về sản phẩm (từ những chi tiết nhỏ nhất) thì họ mới có thể cung cấp câu trả lời thỏa đáng cho các truy vấn của khách hàng, từ đó xây dựng uy tín và giành được lòng tin của khách hàng.
Nhân viên dịch vụ am hiểu về sản phẩm sẽ có thể hiểu chính xác vấn đề của khách hàng và giải quyết nhanh chóng. Ngược lại, nếu nhân viên không có kiến thức đúng về sản phẩm hoặc dịch vụ, các phiếu dịch vụ có thể bị kéo dài trong nhiều ngày, khiến khách hàng cảm thấy thất vọng.
Làm thế nào để nhóm dịch vụ khách hàng của bạn xây dựng kiến thức chuyên môn về sản phẩm?
- Tổ chức các phiên đào tạo thường xuyên về các tính năng và khả năng mới nhất của sản phẩm cho nhóm dịch vụ khách hàng của bạn
- Xây dựng cơ sở kiến thức bằng cách sử dụng ClickUp Docs với kho lưu trữ các phiên đào tạo được ghi sẵn mà nhân viên dịch vụ có thể sử dụng để ôn lại các tính năng hiện có của sản phẩm
Đọc thêm: 30 mẫu danh sách kiểm tra miễn phí trong Word, Excel và tài liệu ClickUp
6. Lắng nghe nhiều hơn là nói
Nếu bạn không điều tra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, bất kỳ giải pháp nào bạn thực hiện cũng sẽ giống như dán băng dính lên vết thương sâu. Nó sẽ chỉ che đi vấn đề ở bề ngoài mà không giải quyết được vết thương bên trong.
Tệ hơn nữa, một giải pháp tạm thời có thể khiến vấn đề tái phát, dẫn đến một cuộc hội thoại hỗ trợ khác cho cùng một vấn đề hoặc vấn đề tương tự.
Các giải pháp dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề sẽ mang lại giải pháp lâu dài, tránh tình trạng trao đổi qua lại với khách hàng và đảm bảo sự hài lòng cao hơn với quy trình dịch vụ khách hàng.
Dưới đây là một số mẹo hữu ích để áp dụng
- Đặt câu hỏi phù hợp trong các cuộc hội thoại hỗ trợ. Điều này giúp phát hiện ra những chi tiết nhỏ nhất về vấn đề của khách hàng
- Ghi chú chi tiết để ghi lại các chi tiết quan trọng từ các cuộc hội thoại hỗ trợ. Khách hàng sẽ đánh giá cao khi nhân viên hỗ trợ thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề của họ
7. Thấu hiểu nhu cầu của khách hàng
Yếu tố khóa của dịch vụ khách hàng xuất sắc là làm cho khách hàng cảm thấy 'Tôi đang được chăm sóc tốt'. Nhân viên dịch vụ cần thể hiện sự đồng cảm và hiểu biết về hoàn cảnh của khách hàng trong khi quản lý kỳ vọng của khách hàng.
Thể hiện sự quan tâm chân thành thay vì những câu trả lời lạnh lùng và máy móc có thể biến các cuộc hội thoại hỗ trợ thành những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. Điều này góp phần rất lớn vào việc xây dựng lòng trung thành của khách hàng và củng cố mối quan hệ lâu dài, biến nhiều khách hàng hơn thành những người ủng hộ thương hiệu của bạn.
Mẹo thể hiện sự đồng cảm trong các tương tác dịch vụ khách hàng
- Nó có thể đơn giản như xác nhận vấn đề mà khách hàng liên hệ với bạn
- Hãy minh bạch về dòng thời gian và cho họ biết bạn đang thực hiện các bước nghiêm túc để giải quyết vấn đề của họ
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng, sớm và ở nhiều thời điểm trong quá trình tương tác với khách hàng
- Để giao tiếp chủ động, thiết lập nhịp độ theo dõi và thông báo cho họ nếu có bất kỳ thay đổi nào về yêu cầu của họ
Đọc thêm: Mẫu cách xin lỗi khách hàng vì dịch vụ không tốt (Mẹo và mẫu)
8. Giảm thiểu thời gian phản hồi
Một trong những yếu tố quan trọng của dịch vụ khách hàng tốt là phản hồi khách hàng càng nhanh càng tốt.
Điều quan trọng là phải có một chiến lược đáng tin cậy để trả lời các thắc mắc của khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể. Một vấn đề chưa được giải quyết có thể làm trì hoãn công việc của khách hàng, và việc trả lời chậm trễ có thể làm tăng sự thất vọng của khách hàng.
Trong trường hợp cực đoan, việc hỗ trợ chậm trễ có thể dẫn đến khách hàng bỏ đi.
Làm thế nào để giảm thiểu thời gian phản hồi?
- Sử dụng mẫu cho quy trình dịch vụ khách hàng bất cứ khi nào có thể: trả lời email, danh sách kiểm tra công việc, báo cáo lỗi, giải quyết lỗi, v.v
- Đo thời gian phản hồi trung bình để hỗ trợ các yêu cầu trong toàn nhóm và biến nó thành KPI cho nhân viên dịch vụ
- Sử dụng thời gian phản hồi trung bình của ngành làm điểm chuẩn và đặt mục tiêu để thời gian phản hồi của nhóm bạn dưới mức trung bình của ngành trong 1-2 quý tiếp theo
- Các công ty khởi nghiệp thương mại điện tử thời đại mới đã đặt ra tiêu chuẩn cao cho dịch vụ khách hàng với tính sẵn sàng 24×7 và phản hồi nhanh như chớp. Kỳ vọng của khách hàng cao hơn trước đây. Đầu tư vào chatbot hỗ trợ AI có thể trả lời ngay lập tức các truy vấn của khách hàng
9. Giữ bình tĩnh và kiên nhẫn
Các tương tác với khách hàng thường có thể đi chệch hướng. Khóa để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt là biết cách giữ bình tĩnh. Thay vì tỏ ra thiếu kiên nhẫn, hãy cố gắng hiểu lý do tại sao khách hàng của bạn khó chịu — lắng nghe tích cực những gì họ nói.
Đào tạo nhân viên hỗ trợ khách hàng trở thành những người biết lắng nghe tích cực và khuyến khích họ đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề; điều này sẽ giảm thiểu khả năng xảy ra hiểu lầm và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Mẹo xử lý tương tác với khách hàng
- Lắng nghe khách hàng mà không vội vàng đưa ra giải pháp, và đặt câu hỏi để đảm bảo bạn hiểu rõ mối quan tâm của họ
- Giữ ngôn ngữ chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng; giữ bình tĩnh sẽ giúp tình huống không leo thang
- Để tăng năng suất của nhóm, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ AI cho dịch vụ khách hàng
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain , trợ lý viết văn bản dựa trên AI, để đưa ra các câu trả lời khéo léo khi đối phó với khách hàng không hài lòng.
10. Giữ khách hàng của bạn luôn cập nhật thông tin
Sự thiếu thông tin có thể làm hỏng dịch vụ khách hàng tốt. Hãy minh bạch khi nói chuyện với khách hàng, đảm bảo họ hiểu giải pháp và thời gian giải quyết. Giữ cho họ được thông báo ở mọi giai đoạn của quá trình giải quyết. Cách tiếp cận này có thể củng cố mối quan hệ với khách hàng, mang lại trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.
Mẹo để giao tiếp nhất quán với khách hàng:
- Áp dụng các kỹ thuật quản lý giao tiếp với khách hàng hiệu quả để đảm bảo tính nhất quán và liên tục trong từng bước của hành trình khách hàng
- Sử dụng Tự động hóa ClickUp để tạo quy trình công việc tùy chỉnh nhằm cung cấp thông tin cập nhật kịp thời cho khách hàng về những thay đổi trạng thái của họ
Dưới đây là ví dụ về tự động hóa tùy chỉnh cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng:
- Tạo vấn đề trong GitHub khi khách hàng báo cáo lỗi tính năng trong sản phẩm của bạn
- Áp dụng Mẫu báo cáo lỗi của ClickUp cho nhiệm vụ đó
Đọc thêm: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng của ClickUp sử dụng ClickUp như thế nào
11. Luôn theo dõi và phản hồi kịp thời
Đáp ứng nhanh chóng các truy vấn của khách hàng là rất quan trọng. Nhưng hãy nhớ rằng đây không chỉ là nghĩa vụ một lần khi vé được tạo. Hãy coi mọi điểm tiếp xúc với khách hàng là cơ hội để làm hài lòng và gây ấn tượng. Theo dõi kịp thời cần phải là phương châm của bạn trong suốt quá trình giải quyết vé.
Đôi khi, sau khi bạn giải quyết vấn đề, giao tiếp với khách hàng có thể trở nên lạnh nhạt. Ngay cả trong trường hợp đó, điều quan trọng là phải theo dõi khách hàng để xác nhận rằng bạn đã giải quyết truy vấn của họ một cách thỏa đáng. Những tình huống như vậy tạo cơ hội để nhận được phản hồi quý giá từ khách hàng.
Làm thế nào để theo dõi khách hàng?
- Gửi biểu mẫu khảo sát và phản hồi cho khách hàng để hiểu rõ hơn về trải nghiệm của họ với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
- Tận dụng cơ sở kiến thức của bạn để gửi cho họ hướng dẫn sản phẩm, các phương pháp hay nhất và hướng dẫn sử dụng cho các tính năng mà bạn cho là hữu ích
- Cung cấp dịch vụ khách hàng chủ động và hỏi người dùng xem họ có cần trợ giúp sau khi mua hàng hay không
Hãy cân nhắc sử dụng Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng của ClickUp để thu thập thông tin về các mối quan tâm của khách hàng và phản hồi về các vấn đề hoặc lỗi cụ thể. Với mẫu này, bạn có thể:
- Tạo quy trình làm việc để thu thập thông tin khách hàng và lưu trữ các chi tiết này một cách có tổ chức
- Cập nhật trạng thái khi các truy vấn được xử lý để các bên liên quan được thông báo về tiến độ
- Theo dõi và phân tích xu hướng và các lĩnh vực cần cải thiện cho quy trình dịch vụ khách hàng của bạn
12. Đề xuất các giải pháp sản phẩm cho nhu cầu của khách hàng
Khi bạn làm việc chặt chẽ với khách hàng để khắc phục một vấn đề, hãy cố gắng hiểu rõ hơn về trường hợp sử dụng và quy trình công việc của họ. Kết hợp kiến thức về sản phẩm và sự hiểu biết về kinh doanh của khách hàng để giới thiệu các tính năng và mô-đun bổ sung.
Chiến lược dịch vụ khách hàng hợp tác không chỉ tạo ra cơ hội bán thêm mà còn là cơ hội để bạn thể hiện sự vượt trội của mình. Khi chủ động đề xuất các giải pháp mang lại giá trị gia tăng cho hoạt động kinh doanh của khách hàng, bạn có thể biến khách hàng thành những người ủng hộ thương hiệu của mình.
Làm thế nào để hiểu khách hàng và nhu cầu của họ hơn?
- Tạo một cơ sở dữ liệu tập trung về ngành nghề, nhân khẩu học, ý định mua hàng, v.v. của từng khách hàng để hiểu thêm về mối quan tâm của họ
- Sử dụng các công cụ dịch vụ khách hàng hỗ trợ AI để phân tích các tương tác trên các kênh và cung cấp thông tin phù hợp
Bonus: Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel!
13. Thường xuyên tìm kiếm phản hồi của khách hàng
Dịch vụ khách hàng có thể được coi là con đường tốt nhất để một doanh nghiệp thể hiện sự tập trung vào khách hàng. Mỗi tương tác với khách hàng có thể là một mỏ vàng chứa đựng những thông tin quý giá, như đề xuất tính năng, cải tiến tiềm năng, sở thích của người dùng, v.v.
Có lẽ không có cách nào tốt hơn để phát triển kinh doanh liên tục hơn là lắng nghe và học hỏi trực tiếp từ khách hàng. Khi bạn hỏi ý kiến phản hồi của khách hàng, họ sẽ biết rằng tiếng nói của họ quan trọng và được đánh giá cao.
Làm thế nào để thu thập phản hồi của khách hàng?
Thu thập ý kiến từ người tiêu dùng, người dùng và đối tác là rất quan trọng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ của bạn. Tuy nhiên, việc thu thập phản hồi có thể rất khó khăn. Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình và tận dụng tối đa mỗi ý kiến.
Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp có thể giúp bạn:
- Cá nhân hóa việc thu thập phản hồi và xem tất cả các ý kiến đóng góp tại một địa điểm, cho phép bạn cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình
- Thiết kế các khảo sát phù hợp với nhu cầu cá nhân của khách hàng và thu thập thông tin liên quan để định hướng các quyết định về sản phẩm
- Cho phép khách hàng bày tỏ ý kiến và mối quan tâm của họ, đồng thời nhanh chóng đánh giá các phản hồi để phát hiện xu hướng và thông tin chi tiết
- Đánh giá phạm vi cần cải thiện và thiết kế các chiến lược tùy chỉnh để giải quyết chúng
14. Tập trung vào việc cải tiến liên tục
Nhóm dịch vụ khách hàng của bạn là những người đại diện cho doanh nghiệp của bạn. Khi khách hàng và nhu cầu của khách hàng phát triển, nhóm dịch vụ khách hàng của bạn cũng cần liên tục nâng cao trình độ của mình.
Thiết lập các chỉ số để đánh giá hiệu suất dịch vụ khách hàng — số lượng phiếu yêu cầu được xử lý, thời gian giải quyết phiếu yêu cầu, phản hồi trung bình của khách hàng, v.v. Điều này sẽ loại bỏ sự chủ quan khi đưa ra phản hồi cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Mẹo để cải thiện dịch vụ liên tục:
- Sử dụng phần mềm thành công dành riêng cho khách hàng với bản đồ hành trình khách hàng và các công cụ báo cáo và phân tích nâng cao
- Học hỏi kinh nghiệm từ các nhân viên giỏi nhất của bạn, áp dụng vào chương trình đào tạo và giới thiệu công việc, đồng thời huấn luyện nhóm của bạn để cải thiện hiệu suất làm việc
Tạo danh sách kiểm tra trên ClickUp
Nếu bạn muốn biết công cụ nào để tạo danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng, ClickUp là lựa chọn hoàn hảo.
CRM của ClickUp giúp các nhóm tổ chức công việc, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể tùy chỉnh ClickUp cho quy trình công việc dịch vụ khách hàng, cho phép nhân viên và đại diện dịch vụ khách hàng của bạn:
- Chia nhỏ các yêu cầu hỗ trợ phức tạp thành các công việc và công việc phụ dễ quản lý
- Gán chúng cho người dùng trong các nhóm
- Thảo luận về các vấn đề của khách hàng qua bình luận
Điều này giúp nhóm dịch vụ khách hàng của bạn cải thiện khả năng tập trung vào khách hàng và mang đến trải nghiệm vượt trội khi giải quyết các truy vấn của khách hàng.
Sự dễ dàng và đơn giản của các mẫu danh sách kiểm tra ClickUp khiến chúng trở thành lựa chọn hiển nhiên cho các nhóm dịch vụ khách hàng để quản lý công việc một cách hiệu quả.
Hãy xem hướng dẫn từng bước về cách tạo Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp:
Bước 1: Mở công việc của bạn
Chuyển đến nhiệm vụ hiện có trong không gian dự án của bạn trên ClickUp nơi bạn muốn thêm danh sách kiểm tra.
Bước 2: Bắt đầu tạo danh sách kiểm tra của bạn
Khi bạn tìm thấy tab "Mục hành động" gần phần mô tả công việc hoặc phần bình luận, nhấp vào biểu tượng "+" để tạo danh sách kiểm tra của bạn.
Bước 3: Thêm mục vào danh sách kiểm tra của bạn
Để thêm mục vào danh sách kiểm tra, hãy nhập từng hành động hoặc nhiệm vụ bạn phải hoàn thành. Bạn cũng có thể dán trực tiếp danh sách các mục/nhiệm vụ và ClickUp sẽ tự động thêm một mục mới cho mỗi dòng vào danh sách kiểm tra của bạn. ClickUp thậm chí còn cho phép bạn kéo và thả các mục giữa các danh sách kiểm tra khác nhau.
Bước 4: Chỉnh sửa danh sách kiểm tra của bạn
Bằng cách nhấp vào dấu ba chấm (…) bên cạnh tên danh sách kiểm tra, bạn có thể thêm mục, xóa mục hiện có khỏi danh sách, đổi tên danh sách kiểm tra hoặc gán toàn bộ danh sách kiểm tra cho thành viên khác trong nhóm.
Bước 5: Gán mục cho người dùng trong nhóm của bạn
Bạn có thể chỉ định người dùng chịu trách nhiệm cho từng mục (hoặc 'chủ sở hữu') trong danh sách kiểm tra của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng 'chỉ định' (thường được biểu thị bằng hình bóng màu xám) bên cạnh mục đó. Đây là cách hiệu quả để phân phối công việc trong nhóm.
Bước 6: Lồng các mục
Lồng các công việc vào một nhiệm vụ chính hoặc nhiệm vụ 'cha' cho phép bạn chia một nhiệm vụ lớn hơn, phức tạp hơn thành các 'công việc con' nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bạn có thể lồng các mục lên đến năm cấp độ trên ClickUp để tổ chức chi tiết.
Bước 7: Theo dõi tiến độ danh sách kiểm tra của bạn
Trong chế độ xem Danh sách của ClickUp, các nhiệm vụ có danh sách kiểm tra liên quan sẽ hiển thị chỉ báo trạng thái hoàn thành của danh sách kiểm tra bên cạnh tên nhiệm vụ. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ khác nhau và xác định các nhiệm vụ đã hoàn thành trong nháy mắt.
Khi danh sách kiểm tra của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể dễ dàng hợp lý hóa giao tiếp với khách hàng thông qua Tích hợp của ClickUp với các công cụ mà đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn sử dụng, bao gồm Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Google Drive, Microsoft Teams, Outlook và hơn thế nữa.
Đọc thêm: Danh sách kiểm tra 9 điểm về quản lý dự án cho nhà quản lý
Nếu bạn là người mới sử dụng ClickUp và muốn bắt đầu cài đặt và quản lý dự án đầu tiên của mình, đây là mẫu danh sách kiểm tra do ClickUp tạo ra mà bạn có thể sử dụng ngay:
Mẫu danh sách kiểm tra dự án ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra dự án ClickUp là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu, bao gồm tất cả các yêu cầu chung cho một dự án mới. Bạn có thể thiết lập một dự án mới trên ClickUp từ đầu trong vài phút bằng cách sử dụng cấu trúc nhiệm vụ-công việc con.
Dưới đây là cách bạn có thể khởi động và thực hiện một dự án:
- Mời các thành viên trong nhóm của bạn tham gia dự án ClickUp
- Khi toàn bộ nhóm làm việc trong cùng một không gian làm việc, bạn có thể phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Đảm bảo nhóm của bạn đang thực hiện các công việc theo đúng thứ tự và thảo luận về các cập nhật/phản hồi qua trò chuyện và bình luận
- Theo dõi tiến độ tổng thể của dự án bằng chế độ xem biểu đồ Gantt
- Xác định và giải quyết các vấn đề tắc nghẽn kịp thời và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để nâng cao hơn nữa năng suất và hiệu quả của bạn với tư cách là nhân viên dịch vụ khách hàng, bạn có thể tận dụng các mẫu dịch vụ khách hàng sẵn sàng sử dụng của ClickUp để hợp lý hóa quy trình hỗ trợ khách hàng của bạn.
Cung cấp trải nghiệm dịch vụ khách hàng vượt trội bằng ClickUp CRM
Một CRM hợp tác có thể tạo điều kiện cho việc giao tiếp và chia sẻ dữ liệu liền mạch giữa các bộ phận trong tổ chức của bạn. Với Phần mềm quản lý dự án dịch vụ khách hàng của ClickUp, bạn có thể hợp tác với người dùng từ các nhóm khác nhau, phân công công việc, theo dõi thời hạn và giải quyết khiếu nại của khách hàng đúng hạn.
Ý tưởng là bắt đầu với mẫu phù hợp, giúp bạn xử lý đồng thời các phiếu yêu cầu, trò chuyện và hỗ trợ một cách gọn gàng, đồng thời giúp bạn tập trung vào khách hàng và vấn đề của họ.
Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp
Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng của ClickUp là một tài nguyên tuyệt vời cho nhóm dịch vụ khách hàng của bạn vì nó cho phép họ:
- Quản lý khách hàng, phản hồi và ưu tiên với hiệu quả chuyên nghiệp
- Theo dõi khách hàng, đối tác và mức độ hài lòng của họ tại một địa điểm duy nhất
- Cộng tác với các nhóm và bộ phận về các phiếu yêu cầu, vấn đề và giải pháp
Mẫu này đơn giản hóa trải nghiệm hỗ trợ khách hàng thông qua chế độ xem, biểu mẫu thân thiện với người dùng và các tính năng có thể tùy chỉnh như:
- Xem dạng danh sách: Truy cập từng phiếu theo loại và mức độ khẩn cấp trong danh sách có thể cấu hình
- Chế độ xem Bảng: Sắp xếp và theo dõi tiến độ của từng phiếu yêu cầu bằng bảng Kanban kéo thả
- Chế độ xem biểu mẫu: Giữ các biểu mẫu yêu cầu dịch vụ khách hàng trong tầm tay và sẵn sàng gửi trong vài giây
- Chế độ xem tài liệu: Bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng chế độ xem mẫu này bất cứ lúc nào
Quản lý dịch vụ khách hàng hiệu quả có thể là một trong những chiến lược giữ chân khách hàng hiệu quả nhất. Bằng cách giải quyết các vấn đề của khách hàng kịp thời, bạn có thể trở thành đối tác quý giá của khách hàng, giành được sự tin tưởng của họ và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Chuyển đổi dịch vụ khách hàng của bạn với ClickUp
Tập trung chiến lược vào dịch vụ khách hàng có thể biến nó thành một yếu tố thực sự giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật.
Tiêu chuẩn hóa quy trình dịch vụ khách hàng có thể giúp bạn mang đến trải nghiệm nhất quán cho mọi khách hàng. Thực hiện theo danh sách kiểm tra dịch vụ khách hàng là cách hoàn hảo để tiêu chuẩn hóa quy trình dịch vụ khách hàng của bạn.
Một công cụ quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp, với các tính năng sâu rộng và các mẫu có sẵn, có thể giúp nhân viên dịch vụ khách hàng của bạn mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho mỗi khách hàng.
Đăng ký ClickUp miễn phí để trải nghiệm những lợi ích.