Trong vài năm gần đây, cách thức làm việc của chúng ta đã có những thay đổi đáng kể. Với sự gia tăng của công việc từ xa — dự kiến sẽ chiếm 22% lực lượng lao động của Hoa Kỳ vào năm 2025 — các tổ chức và nhà lãnh đạo đang phải đối mặt với những câu hỏi như liệu chúng ta có nên đến văn phòng, tần suất đến văn phòng và tất nhiên là giờ làm việc của chúng ta nên là bao nhiêu.
Khi làm việc với các nhóm phân phối trên toàn cầu, việc có nhân viên ở các múi giờ khác nhau là điều bình thường. Tuy nhiên, đối với một số nhà quản lý, việc phối hợp với các nhóm phân tán về mặt địa lý có thể khó khăn.
Nếu bạn đang gặp phải thách thức tương tự, bài viết này dành cho bạn.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách bạn có thể phối hợp hiệu quả với nhóm của mình ở các múi giờ khác nhau.
Những thách thức mà các nhóm phải đối mặt khi làm việc ở các múi giờ khác nhau
Môi trường làm việc toàn cầu mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm với những thách thức riêng.
Dưới đây là một số thách thức chính mà các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau phải đối mặt.
- Chậm trễ trong giao tiếp: Với nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau, việc trả lời email và tin nhắn có thể bị chậm trễ, dẫn đến quá trình ra quyết định chậm hơn
- Khó khăn trong việc lên lịch cuộc họp: Khó tìm được thời gian họp phù hợp với lịch của tất cả mọi người. Một số nhân viên có thể không tham gia cuộc họp do thời gian không thuận tiện
- Phối hợp công việc: Khi các thành viên trong nhóm không làm việc cùng lúc, rất khó để điều chỉnh giờ làm việc ưa thích và phối hợp công việc, đặc biệt là khi có sự phụ thuộc trong việc hoàn thành một công việc
- Giờ làm việc trùng nhau bị giới hạn: Nếu nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau, thời gian làm việc trùng nhau giữa các thành viên trong nhóm có thể rất ít. Điều này giới hạn giao tiếp đồng bộ và có thể gây trì hoãn việc hoàn thành dự án
- Khó theo dõi tiến độ: Việc phối hợp chuyển giao công việc từ nhân viên ở múi giờ này sang múi giờ khác có thể phức tạp. Điều này có thể gây ra sự chênh lệch trong tiến độ công việc
Các chiến lược và phương pháp tốt nhất để hợp tác qua các múi giờ khác nhau
Dưới đây là một số chiến lược và phương pháp hay nhất mà bạn có thể triển khai để giúp các nhóm làm việc từ xa và phân phối duy trì năng suất và sự gắn kết.
1. Sử dụng các chiến lược giao tiếp hiệu quả
Chênh lệch múi giờ, sự khác biệt văn hóa và rào cản công nghệ có thể cản trở giao tiếp hiệu quả trong các nhóm phân phối. Hãy thử các chiến lược dưới đây để loại bỏ những trở ngại này:
- Xây dựng các quy trình giao tiếp
Xác định các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng cho các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau. Điều này giúp các nhóm làm việc từ xa luôn đồng bộ, vì mọi người đều có chung quan điểm về việc cung cấp thông tin cập nhật, giải quyết vấn đề và truyền đạt thay đổi.
Bạn có thể thiết lập các giao thức liên lạc cho loại kênh sẽ sử dụng và tần suất các cuộc họp. Ngoài ra, hãy đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi dựa trên giờ làm việc ưa thích của nhóm bạn.
Ví dụ: Sử dụng email để liên lạc chính thức về các cập nhật, thông báo và báo cáo dự án. Đặt ra kỳ vọng rằng mọi email phải nhận được phản hồi từ thành viên nhóm có liên quan trong vòng 24 giờ.
Sử dụng Mẫu ma trận giao tiếp và cuộc họp nhóm ClickUp để lập kế hoạch và tổ chức một kế hoạch giao tiếp hiệu quả cho nhóm của bạn.
Chế độ xem Lịch họp trong mẫu này cho phép bạn lập kế hoạch cuộc họp, còn chế độ xem Trạng thái cuộc họp cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về tiến độ của các cuộc họp đã lên lịch. Điều này cho phép bạn thiết lập lịch trình giao tiếp và họp hiệu quả cho nhóm của mình.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Một cách tốt để chuẩn hóa các giao thức liên lạc là sử dụng mẫu kế hoạch liên lạc . Bằng cách này, mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin, giảm thiểu sự mâu thuẫn và mơ hồ.
Mẫu Giao tiếp nội bộ ClickUp là một công cụ hữu ích khác để tạo các giao thức nhằm giữ cho các thành viên trong nhóm được cập nhật thông tin quan trọng.
Nó hoạt động như một nguồn thông tin duy nhất, nơi bạn có thể sắp xếp tài liệu, hướng dẫn và thông báo để nhóm của bạn có thể truy cập. Bằng cách này, bạn có thể thiết lập tính nhất quán trong các hướng dẫn giao tiếp nội bộ và đảm bảo nhân viên có thông tin mới nhất trong tay.
Đọc thêm: Cách cải thiện giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp
- Xác định các kênh giao tiếp
Giao tiếp có thể diễn ra qua bất kỳ số lượng kênh nào: trò chuyện, cuộc gọi điện thoại, email hoặc qua các công cụ và ứng dụng tại nơi làm việc. Tuy nhiên, khi thông tin của bạn bị phân tán trên các kênh này, các bản cập nhật có thể không luôn đến được đúng người vào đúng thời điểm. Các chi tiết quan trọng có thể bị mất trong số lượng thông tin quá nhiều và việc theo dõi các cuộc hội thoại trở nên khó khăn.
Thay vào đó, hãy chỉ định kênh nào nên được sử dụng cho các loại giao tiếp khác nhau để tránh nhầm lẫn. Cách tiếp cận có cấu trúc sẽ mang lại kết quả là luồng thông tin hiệu quả hơn.
Ví dụ:
- Tin nhắn tức thì: Để giao tiếp nhanh chóng, thân mật và chia sẻ thông tin cập nhật ngắn gọn
- Email: Để chia sẻ thông tin chi tiết về dự án, thông báo chính thức và tương tác với các bên liên quan bên ngoài
- Hội nghị truyền hình: Dành cho các cuộc họp hàng ngày, phản hồi và phiên brainstorming
- Công cụ cộng tác tài liệu : Cho phép các thành viên trong nhóm làm việc đồng thời trên các đề xuất, báo cáo và kế hoạch dự án quan trọng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang chuyển sang làm việc từ xa, hãy triển khai các công cụ và hệ thống có thể hỗ trợ cộng tác không đồng bộ . Chú trọng đào tạo, tài liệu hóa và quản lý dự án để các nhóm của bạn không phải chạy theo và có thể cải thiện năng suất.
- Sử dụng lịch nhóm được chia sẻ
Lịch nhóm được chia sẻ cho phép nhân viên xem lịch trình và tình trạng sẵn sàng của nhau, giúp dễ dàng hơn trong việc thiết lập cuộc họp. Điều này giúp dễ dàng lập kế hoạch hợp tác trong công việc không đồng bộ và giữ cho mọi người được thông báo về các cuộc họp và thời hạn sắp tới.
Chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với đồng nghiệp và các bên liên quan bên ngoài. Các nhóm có thể kiểm tra tình trạng sẵn sàng của bạn và bạn sẽ được cập nhật theo thời gian thực mỗi khi có cuộc họp được lên lịch.
- Danh sách công việc cho giao tiếp không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là không mong đợi phản hồi ngay lập tức từ đồng nghiệp. Phương pháp này thường được sử dụng để quản lý lịch trình của nhóm quốc tế hoặc cho các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau.
Tuy nhiên, nếu không có hướng dẫn phù hợp, giao tiếp không đồng bộ có thể phản tác dụng, đặc biệt nếu dẫn đến thông tin không nhất quán và hiểu lầm.
Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất để triển khai giao tiếp không đồng bộ một cách hiệu quả:
- Hãy cụ thể về hành động bạn muốn thành viên nhóm thực hiện và cung cấp khung thời gian để hoàn thành. Truyền đạt rõ ràng thời hạn để tránh chậm trễ
- Cung cấp bối cảnh cho các công việc và hoạt động để giúp các nhóm hiểu rõ hơn thông điệp của bạn
- Khuyến khích người nhận đặt câu hỏi trước khi tiến hành công việc
- Sắp xếp thông tin của bạn sao cho logic và dễ hiểu
- Tổ chức các cuộc họp đứng thường xuyên để đánh giá tiến độ của các công việc khác nhau, thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo các nhóm thống nhất về những việc cần làm
- Sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ để giữ kết nối giữa các nhóm ngay cả khi họ làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để tự động tạo bản tóm tắt tiến độ của một nhiệm vụ cụ thể
- Thực hiện các mục tiêu để nâng cao trách nhiệm giải trình
Nếu bạn là người quản lý, việc kiểm tra công việc của nhóm mỗi ngày có thể là một thách thức, đặc biệt là khi các thành viên làm việc ở các địa điểm khác nhau.
Tuy nhiên, bạn vẫn cần thiết lập trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm.
Để làm điều này, hãy đặt mục tiêu cá nhân cho các thành viên trong nhóm và theo dõi thành tích của họ. ClickUp Goals cho phép bạn xác định và đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được cho từng mục tiêu. Theo dõi tiến độ của từng mục tiêu để hiểu các thành viên trong nhóm đang tiến triển công việc như thế nào.
Sau khi đặt mục tiêu, bạn có thể thiết lập các cuộc kiểm tra định kỳ với nhân viên để thảo luận về hiệu suất của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp để theo dõi và quản lý công việc đã hoàn thành của nhân viên làm việc từ xa.
Sử dụng các phần được định nghĩa sẵn để xác định hướng dẫn cho nhân viên chuyển sang làm việc từ xa. Xem kỳ vọng và vai trò của từng thành viên trong nhóm bằng chế độ xem Hoạt động công việc và theo dõi tiến độ công việc bằng chế độ xem Tiến độ công việc.
2. Sử dụng các công cụ và công nghệ hợp tác
Tìm kiếm các nền tảng hợp tác tập trung vào việc hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ.
Có nhiều loại công cụ hợp tác và làm việc từ xa trên thị trường, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên chọn một công cụ cung cấp các tính năng phong phú để hợp lý hóa công việc từ xa.
Một công cụ như ClickUp cho Công việc từ xa kết hợp quản lý nhiệm vụ, cộng tác, tài liệu và một số hàm khác vào một nền tảng thống nhất, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.
Tìm hiểu cách bạn có thể tận dụng bộ tính năng toàn diện của ClickUp để cải thiện sự gắn kết của nhóm ngay cả khi nhân viên của bạn làm việc từ xa ở nhiều múi giờ khác nhau:
- Phân công công việc dễ dàng
Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để tạo và chia sẻ công việc trong môi trường từ xa. Gán mỗi nhiệm vụ cho thành viên nhóm phù hợp cùng với ngày đáo hạn. Kết nối các nhiệm vụ riêng lẻ với wiki và cơ sở kiến thức trong Tài liệu ClickUp để cung cấp bối cảnh đầy đủ cho các thành viên nhóm từ xa của bạn.
- Hợp tác trong việc lập tài liệu
Làm việc cùng các thành viên trong nhóm để tạo báo cáo, tài liệu và đề xuất chi tiết với ClickUp Docs. Bạn có thể tạo tài liệu không giới hạn, chỉnh sửa chúng cùng nhau và định dạng thông tin theo cách bạn muốn. Phần hay nhất là gì? Bạn có thể khởi chạy nhiệm vụ trực tiếp từ Docs hoặc liên kết chúng với một nhiệm vụ như chúng tôi đã giải thích ở trên. Điều này giúp quy trình làm việc của bạn kết nối và gắn kết hơn, ngay cả với các nhóm toàn cầu hoặc các thành viên trong nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau.
- Chia sẻ cập nhật trên trò chuyện
Giao tiếp với các thành viên trong nhóm bằng Chế độ xem Trò chuyện ClickUp. Chỉ cần @đề cập đến một đồng đội để thêm họ vào cuộc hội thoại và chia sẻ thông tin cập nhật của bạn. Chế độ xem trò chuyện mở trực tiếp trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, vì vậy bạn không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng để hoàn thành công việc.
Sử dụng nó để có các cuộc hội thoại trong bối cảnh công việc của bạn, tránh chuyển đổi bối cảnh không cần thiết và giữ cho tin nhắn của bạn rõ ràng.
- Giải thích các khái niệm một cách rõ ràng
Sử dụng ClickUp Clips để ghi lại màn hình của bạn khi truyền đạt thông điệp dài, phức tạp hoặc các khái niệm kỹ thuật. Chia sẻ các clip với các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng liên kết công khai hoặc tải xuống tệp video.
Bạn cũng có thể nhúng chúng vào mô tả công việc để thêm bối cảnh. Tất cả các clip đã ghi sẽ được lưu trữ trong Clip Hub để các thành viên trong nhóm có thể truy cập các bản ghi âm khi cần.
- Brainstorm trực tuyến
Thảo luận ý tưởng với các thành viên nhóm từ xa trên một khung vẽ kỹ thuật số với Bảng trắng ClickUp. Trình bày ý tưởng của bạn một cách trực quan và biến chúng thành công việc ngay từ bảng trắng chỉ với vài cú nhấp chuột đơn giản. Tải lên hình ảnh và liên kết để bổ sung thêm bối cảnh cho công việc của bạn.
Đây là ý kiến của Danielle Bush, quản lý dự án tại EDforTech:
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi giao tiếp trong một nhóm làm việc từ xa ở các múi giờ khác nhau và biết được tình hình dự án mà không cần phải tổ chức các cuộc họp không cần thiết hoặc yêu cầu mọi người cung cấp thông tin qua email hoặc Slack. Tính năng bảng trắng giúp chúng tôi brainstorm các quy trình và công việc và phân công nhiệm vụ trong thời gian thực.
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi giao tiếp trong một nhóm từ xa ở các múi giờ khác nhau và biết những gì đang diễn ra trong dự án mà không cần phải tổ chức các cuộc họp không cần thiết hoặc yêu cầu mọi người cung cấp thông tin qua email hoặc Slack. Tính năng bảng trắng giúp chúng tôi brainstorm các quy trình và công việc và phân công nhiệm vụ trong thời gian thực.
- Tổ chức cuộc họp nhóm qua video
Mời các thành viên trong nhóm tham gia các cuộc gọi video trực tiếp thường xuyên bằng cách sử dụng Tích hợp Zoom của ClickUp. Liên kết đến ghi chú và bản ghi âm cuộc họp của bạn sẽ tự động được thêm vào nhiệm vụ của bạn để bạn có thể truy cập sau.
Thời gian gặp mặt trực tiếp rất cần thiết này có thể giúp ra quyết định tốt hơn và hợp tác hiệu quả hơn với nhóm làm việc từ xa của bạn.
- Sử dụng một trung tâm điều phối tập trung cho giao tiếp
Quản lý tất cả các nhiệm vụ và giao tiếp của bạn từ một trung tâm duy nhất bằng cách sử dụng Hộp thư đến ClickUp. Luôn cập nhật tất cả công việc của bạn và đánh dấu các hoạt động quan trọng để không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng. Đối với mỗi cuộc hội thoại, bạn có thể kéo bảng mô tả ngay bên cạnh để xem tất cả bối cảnh cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
- Theo dõi tiến độ của nhóm
Luôn nắm rõ mọi công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện với Bảng điều khiển ClickUp. Có cái nhìn tổng quan về lượng công việc đã hoàn thành và liệu bạn có đang đi đúng hướng để hoàn thành các deadline quan trọng hay không. Bằng cách cung cấp quyền truy cập thời gian thực vào các chỉ số và dữ liệu hiệu suất quan trọng, bạn có thể giữ cho nhân viên làm việc từ xa luôn đồng bộ và tập trung vào công việc, bất kể họ đang ở địa điểm nào.
3. Xây dựng văn hóa nhóm vững mạnh
Việc điều phối một nhóm toàn cầu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi nhân viên đồng nhất với mục tiêu của tổ chức và có tư duy linh hoạt để giải quyết các thách thức.
Đây là lý do tại sao bạn phải tập trung vào việc xây dựng văn hóa nhóm mạnh mẽ, kết hợp sự tham gia của nhân viên, công việc gắn kết và tính linh hoạt.
Sử dụng các mẹo dưới đây để giúp nhân viên vượt qua những thách thức khi làm việc từ xa:
- Thúc đẩy tính linh hoạt và sự hiểu biết: Đặt lịch làm việc linh hoạt khi quản lý nhân viên ở các múi giờ khác nhau. Cho phép nhân viên chọn giờ làm việc hiệu quả nhất và nhấn mạnh kết quả và thành quả hơn là lịch trình nghiêm ngặt
- Cung cấp hỗ trợ: Đảm bảo nhân viên có thể truy cập hỗ trợ và thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả ngay cả khi làm việc từ xa. Đào tạo nhân viên làm việc từ xa về tầm quan trọng của quản lý thời gian và cung cấp cho họ các công cụ cộng tác cần thiết để làm việc liền mạch
- Theo dõi tiến độ: Giám sát trạng thái hiện tại của các dự án và đóng góp của từng cá nhân. Điều này đảm bảo mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu và giúp bạn quản lý năng suất của toàn bộ nhóm một cách dễ dàng
- Tôn vinh sự đa dạng và tính bao gồm: Tạo môi trường thân thiện để tôn vinh sự đa dạng văn hóa của các nhân viên làm việc từ xa đến từ các vùng địa lý khác nhau. Thực hiện các chính sách để thúc đẩy cơ hội công việc bình đẳng và thu hút nhân tài hàng đầu từ các địa điểm khác nhau
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn thích làm việc tại các quán cà phê hoặc đi du lịch, hãy thử sử dụng các công cụ dành cho người du mục kỹ thuật số . Chúng cung cấp một loạt các tính năng có thể giúp bạn làm việc không đồng bộ và giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm ngay cả khi bạn đang di chuyển.
4. Tập trung vào năng suất và sức khỏe của nhân viên
Ưu tiên sức khỏe của nhân viên giúp giảm tình trạng kiệt sức và giúp toàn bộ nhóm tập trung vào mục tiêu của mình. Các sáng kiến về sức khỏe cũng giúp nâng cao tinh thần của nhóm, cải thiện chất lượng công việc, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa.
- Nhấn mạnh sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Tôn trọng ranh giới cá nhân và chênh lệch múi giờ khi làm việc từ xa. Rất dễ để công việc tràn lan và hoàn toàn lấn át cuộc sống cá nhân của bạn.
Sử dụng ClickUp Time Tracking để theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ khác nhau. Bảng chấm công chi tiết ghi lại nơi bạn dành nhiều thời gian nhất. Bạn có thể sử dụng thông tin từ các bảng chấm công này để tìm ra cách tối ưu hóa thời gian của mình để bạn có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ mà không phải làm thêm giờ.
- Tránh kiệt sức
Quản lý khối lượng công việc của nhóm một cách hiệu quả mà không gây quá tải cho nhóm. Xem sức chứa của nhóm và xác định ai đang làm việc quá sức hoặc không đủ việc bằng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp.
Tận dụng thông tin này để phân phối công việc một cách công bằng và huy động thêm nguồn lực khi cần thiết. Ngoài ra, tránh lên lịch các cuộc họp vào đêm muộn hoặc cuối tuần để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi và thư giãn.
- Tận dụng sự khác biệt về múi giờ
Sử dụng các phương pháp như luân phiên thời gian họp, chồng chéo giờ làm việc và mô hình "theo mặt trời" (một nhóm tiếp tục công việc khi nhóm khác kết thúc ngày làm việc) để hoàn thành nhiều công việc hơn, bất kể chênh lệch múi giờ.
Biến thách thức về múi giờ thành thành công với ClickUp
Hình dung nhân viên của bạn hợp tác liền mạch với đồng nghiệp trên khắp các lục địa, với các cuộc họp được lên kế hoạch hoàn hảo, giao tiếp không đồng bộ hiệu quả và trao đổi năng suất.
Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách triển khai một công cụ hợp tác như ClickUp, giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng.
Từ ghi lại màn hình qua ClickUp Clips đến nhắn tin trong ngữ cảnh qua ClickUp Chat, nền tảng này cung cấp cho bạn một bộ tính năng để vượt qua những thách thức trong hợp tác trong môi trường làm việc từ xa.
Cho mọi người trong nhóm biết rằng các bạn đang làm việc cùng nhau, ngay cả khi không ở cùng múi giờ.
Đăng ký ClickUp miễn phí để kết nối nhóm toàn cầu của bạn.