10 Công cụ AI tốt nhất cho Trợ lý Điều hành vào năm 2025

Bạn đã bao giờ xem những bộ phim hành động trong đó anh hùng dường như có mặt ở khắp mọi nơi, né tránh đạn và cứu người với hiệu quả siêu phàm? Đó là loại trợ lý điều hành mà bạn mơ ước trở thành, phải không? Bình tĩnh, điềm đạm và sáng suốt, xử lý hàng loạt công việc mà không hề đổ mồ hôi.

Nhưng ngay cả những Trợ lý điều hành (EA) giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể đạt đến giới hạn của mình khi phải xử lý vô số email và danh sách công việc cần làm, đồng thời đảm bảo các giám đốc điều hành làm việc đúng tiến độ.

Với công cụ năng suất trí tuệ nhân tạo (AI) phù hợp, bạn có thể đơn giản hóa và tự động hóa quy trình làm việc và giải phóng thời gian quý báu.

Hãy nghĩ về nó theo cách này: AI giống như một trợ lý cá nhân được đào tạo bài bản, không bao giờ mệt mỏi cho sếp của bạn (và cả cho bạn nữa!). Nó có thể xử lý mọi việc, từ lên lịch các cuộc họp phù hợp với mọi người đến tóm tắt các tài liệu quan trọng và thậm chí là tạo báo cáo.

Để giúp bạn tìm thấy các công cụ hỗ trợ AI phù hợp với nhu cầu của mình, nhóm của tôi và tôi đã tìm kiếm trên web những lựa chọn tốt nhất cho EA trong năm 2024. Sau đó, chúng tôi đã thử nghiệm các công cụ này, phân tích mọi thứ từ khả năng tự động hóa công việc đến khả năng hợp tác.

Dựa trên những thử nghiệm này, chúng tôi đã tổng hợp danh sách 10 công cụ năng suất hàng đầu sử dụng trí tuệ nhân tạo và máy học để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn với tư cách là một trợ lý điều hành.

Những tiêu chí nào bạn nên tìm kiếm trong các công cụ AI dành cho trợ lý điều hành?

Chúng tôi đã phát triển một danh sách các tiêu chí để đảm bảo rằng chúng tôi chọn được trợ lý điều hành AI tốt nhất cho các chuyên gia hành chính.

Đây là những yêu cầu tuyệt đối mà chúng tôi đặt ra cho các công cụ AI của mình (và bạn cũng nên làm như vậy):

Để lọt vào danh sách của chúng tôi, các công cụ phải đáp ứng tất cả hoặc hầu hết các tiêu chí sau. Sau tất cả, chúng tôi đang tìm kiếm công nghệ có thể mô phỏng trí thông minh của con người một cách tốt nhất. Các công cụ được nêu dưới đây đã làm rất tốt!

10 công cụ AI tốt nhất cho trợ lý điều hành sử dụng

Danh sách này bao gồm một loạt các trợ lý ảo mô phỏng trí thông minh của con người để tối ưu hóa các công việc, từ lên lịch cuộc họp đến ghi chú tự động.

1. ClickUp: Tốt nhất để tăng năng suất

Luôn dẫn đầu với ClickUp Brain

ClickUp là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn tổ chức công việc, hợp tác với nhóm và khách hàng, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và nói chung là đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.

Hầu hết các nhân viên tri thức đều đặc biệt ấn tượng với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp trong nền tảng này. Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain cung cấp cho bạn câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến công việc trực tiếp từ các nhiệm vụ, tài liệu và cơ sở kiến thức của công ty trong ClickUp. Công nghệ AI này có thể cực kỳ hữu ích để nhanh chóng tìm kiếm thông tin, trả lời câu hỏi và luôn cập nhật các chi tiết quan trọng mà không cần tìm kiếm thủ công qua nhiều nguồn khác nhau.

Là một người dành quá nhiều thời gian để nghĩ cách bắt đầu một email, tôi thấy AI Writer for Work rất hữu ích. Tất cả những gì tôi cần làm là nhập các yếu tố mà tôi muốn đề cập, và nó có thể soạn thảo email và tin nhắn không có lỗi cho tôi ngay lập tức.

Với ClickUp Automations, tôi có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi thông báo và nhắc nhở, quản lý email đến, cập nhật trạng thái và tiến độ công việc. Có hơn 100 tự động hóa để giúp bạn quản lý các công việc thường ngày và lặp lại, cập nhật dự án và hơn thế nữa.

Bạn có thể dễ dàng có cái nhìn tổng quan về tất cả những việc cần làm với Nhiệm vụ ClickUp, nơi bạn có thể tạo, phân công và theo dõi trạng thái nhiệm vụ trong các dự án. Điều này giúp tôi cập nhật tất cả công việc của mình mà không bị nhầm lẫn. Sau khi tạo nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng các trạng thái tùy chỉnh như 'cần làm', 'làm lại' hoặc 'sẵn sàng' để hiển thị tiến độ của nhiệm vụ.

Thêm trường tùy chỉnh để sắp xếp và theo dõi thông tin quan trọng, chẳng hạn như mức độ khẩn cấp của công việc, thời hạn hoàn thành và người đang thực hiện công việc đó.

Sử dụng Chế độ xem ClickUp để hình dung và quản lý các nhiệm vụ trợ lý điều hành một cách hiệu quả. Có hơn 15 chế độ xem mà bạn có thể thử và chọn chế độ phù hợp với nhu cầu của mình.

Chế độ xem Lịch của ClickUp, ví dụ, giúp lên lịch các cuộc hẹn và cuộc họp dễ dàng hơn. Vì ClickUp tích hợp với Lịch Google, bạn cũng có thể dễ dàng nhập các phụ thuộc nhiệm vụ, thời gian bị chặn và thời hạn ngay trong công cụ, giúp bạn lập kế hoạch mỗi ngày tốt hơn.

ClickUp cũng cung cấp các mẫu sẵn có cho các trường hợp sử dụng phổ biến, chẳng hạn như kế hoạch dự án, chương trình cuộc họp và báo cáo trạng thái. Tôi thấy Mẫu chặn lịch ClickUp đặc biệt hữu ích.

Tải xuống mẫu này

Khi chúng tôi đang thực hiện nghiên cứu cho bài viết này, chúng tôi cảm thấy rất khó khăn trong việc tìm thời gian để họp và lập danh sách công việc này. Mẫu này đã giúp chúng tôi:

Chúng ta có thể phân bổ các khối thời gian và tập hợp các ý tưởng của mình mà không cần nỗ lực thủ công nhiều. Trợ lý điều hành có thể sử dụng mẫu này một cách hiệu quả để lên lịch công việc và cuộc hẹn cũng như phân bổ thời gian.

Nếu bạn là một trợ lý điều hành mới vào công ty, bạn có thể sử dụng Mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày cho trợ lý điều hành của ClickUp. Mẫu này có thể giúp người quản lý và trợ lý điều hành bằng cách lập một kế hoạch rõ ràng cho ba tháng đầu tiên.

Tải xuống mẫu này

Sử dụng mẫu này cho:

ClickUp không chỉ là về các nhiệm vụ cá nhân. Đây là một trung tâm hợp tác toàn diện, nơi bạn có thể quản lý toàn bộ dự án, giữ cho nhóm của bạn đồng bộ và lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng của bạn ở một nơi.

Phần hay nhất là bạn có thể tùy chỉnh ClickUp để phù hợp hoàn hảo với quy trình làm việc của giám đốc điều hành.

Ngoài ra, nó tích hợp dễ dàng với tất cả các ứng dụng yêu thích của bạn, trở thành một công cụ thực sự đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức của bạn.

Các tính năng tốt nhất của ClickUp

Giới hạn của ClickUp

Giá ClickUp

Đánh giá và nhận xét về ClickUp

2. DALL-E: Tốt nhất để tạo nội dung trực quan

Tôi đã thử nghiệm Dall-E, một công cụ AI của OpenAI, và thấy rằng nó là công cụ brainstorming hoàn hảo cho một EA, đặc biệt là những người dành nhiều thời gian để tạo ra nội dung trực quan. Bạn có thể sử dụng nó để tạo hình ảnh cho bản trình bày, báo cáo hoặc tài liệu marketing.

Công cụ này giúp tạo hình ảnh dựa trên mô tả văn bản mà không cần bất kỳ kỹ năng mã hóa hoặc thiết kế đồ họa nào. Ví dụ, nếu bạn cần đồ họa cho mạng xã hội để ra mắt sản phẩm sắp tới, Dall-E có thể tạo ra những hình ảnh bắt mắt dựa trên một mô tả đơn giản.

Phần hay nhất? Nó còn được tích hợp với Canva, nên bạn có thể kết hợp khả năng tạo văn bản thành hình ảnh với tính năng tùy chỉnh của Canva.

Các tính năng tốt nhất của Dall-E

Giới hạn của Dall-E

Giá cả của DALL-E

Đánh giá và nhận xét về DALL-E

3. Jasper: Tốt nhất cho việc tạo/lập nội dung

Jasper (trước đây là Jarvis) là một trợ lý viết AI có thể tạo ra nội dung văn bản hấp dẫn cho mọi trường hợp sử dụng. Nó giúp thực hiện các công việc khác nhau, bao gồm giải mã và tóm tắt dữ liệu, soạn thảo email, tạo báo cáo và viết bài đăng trên mạng xã hội. Nó cũng cung cấp các mẫu để tạo nội dung cho các mục đích cụ thể.

Jasper tích hợp với nhiều công cụ khác nhau, như Canva, Slack và Zapier, cho phép bạn kết hợp nội dung do AI tạo ra vào quy trình làm việc hàng ngày của mình.

Tôi đã sử dụng trợ lý viết AI của Jasper để tạo ra các bản sao tiếp thị sáng tạo (bao gồm nội dung trang web, bài đăng trên blog, tiêu đề quảng cáo, v.v.). Nó cũng giúp nhóm của tôi brainstorming ý tưởng mới và tạo ra các bản trình bày thuyết phục.

Các tính năng tốt nhất của Jasper

Giới hạn của Jasper

Giá cả của Jasper

Đánh giá và nhận xét về Jasper

4. Google Assistant: Tốt nhất để tổ chức công việc hàng ngày

Tôi nghĩ không ai ở đây là không quen thuộc với Google Assistant, nhưng khả năng của nó không chỉ giới hạn ở việc phát nhạc hay cài đặt báo thức. Google Assistant còn là một công cụ hữu ích để tổ chức các công việc và cuộc họp hàng ngày.

Với các lệnh thoại đơn giản, bạn có thể thêm cuộc hẹn, kiểm tra lịch và sắp xếp lại cuộc họp. Nó có thể gọi điện và gửi văn bản thay bạn mà bạn không cần quay số liên lạc hay gõ một từ nào, đảm bảo giao tiếp nhanh chóng, trơn tru bằng lệnh thoại.

Google Assistant không chỉ là một danh sách liên lạc và trình quản lý lịch được nâng cấp. Nó còn có thể là trợ lý nghiên cứu của bạn, nhanh chóng tìm kiếm và tóm tắt các chi tiết quan trọng từ web khi bạn không có thời gian để đọc kỹ các bài báo dài.

Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở bằng giọng nói và ghi chú để đảm bảo bạn luôn theo kịp công việc và mục tiêu của mình và không bỏ sót bất cứ điều gì.

Các tính năng tốt nhất của Google Assistant

Giới hạn của Google Assistant

Giá của Google Assistant

Đánh giá và nhận xét về Google Assistant

5. Otter. ai: Tốt nhất cho ghi chép cuộc họp

Việc ghi chép đầy đủ trong các cuộc họp với nhiều thông tin là một thách thức thực sự. Bạn sẽ lắng nghe chăm chú hay ghi chép những điểm chính để có thể tham khảo và nhớ lại sau? Otter.ai giải quyết thách thức đó một cách trực diện với tính năng ghi chép và tóm tắt dựa trên AI.

Chức năng phiên âm thời gian thực của Otter ghi lại từng từ được nói, cho phép bạn tham gia cuộc họp mà không cần ghi chú vội vàng. Ngoài ra, nó tự động xác định ai đang nói và gán nhãn người nói vào bản ghi, giúp bạn dễ dàng quay lại và hiểu những gì đã diễn ra trong cuộc họp.

Nó nêu bật các mục hành động và điểm chính, giúp bạn không phải tóm tắt và phân công công việc thủ công.

Các tính năng tốt nhất của Otter.ai

Giới hạn của Otter.ai

Giá dịch vụ Otter.ai

Đánh giá và nhận xét về Otter. ai

6. Fireflies: Tốt nhất để tập trung các cuộc hội thoại

Các trợ lý điều hành có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi các cuộc hội thoại qua điện thoại, cuộc họp video và tương tác trực tiếp. Fireflies. ai sẽ là trung tâm điều phối cho tất cả các hoạt động liên quan đến hội thoại.

Nó cung cấp chức năng ghi chép và tóm tắt tự động các điểm chính từ các cuộc họp. Nó không chỉ ghi lại "nội dung" mà còn khéo léo xác định các bước tiếp theo và gán chúng thành các mục trong danh sách việc cần làm cho các thành viên nhóm phù hợp.

Fireflies cũng tạo ra một cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm được từ các cuộc hội thoại của bạn, giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ việc phải hỏi đi hỏi lại những câu hỏi lặp đi lặp lại.

Họ cung cấp tính năng Trí tuệ hội thoại cung cấp các phân tích mạnh mẽ và thông tin chi tiết giúp bạn và nhóm của bạn cải thiện năng suất và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Bằng cách theo dõi các chỉ số như cảm xúc, thời gian nói chuyện và tần suất chủ đề trong các cuộc hội thoại, Fireflies cung cấp cho bạn những điểm chính để cải thiện chiến lược.

Các tính năng tốt nhất của Fireflies

Giới hạn của Fireflies

Giá cả của Fireflies

Đánh giá và nhận xét về Fireflies

7. Murf: Tốt nhất cho việc tạo giọng nói

Tạo ra những bản lồng tiếng chất lượng cao cho các bài thuyết trình, video giải thích hoặc thậm chí nội dung trên mạng xã hội có thể tốn thời gian và chi phí. Murf. ai, với công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói dựa trên AI, có thể giải quyết vấn đề này.

Bạn không cần phải thuê diễn viên lồng tiếng đắt tiền hay phần mềm chỉnh sửa cồng kềnh. Murf. ai có thể giúp bạn tạo ra các bản trình bày và video chuyên nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Thay vì giọng nói nhàm chán, cứng nhắc, Murf cung cấp một thư viện giọng nói AI vô cùng tự nhiên, cho phép bạn chọn giọng nói phù hợp nhất cho bất kỳ dự án nào.

Murf thậm chí còn tích hợp giọng nói của bạn vào các video hoặc bản trình bày hiện có, tạo ra trải nghiệm đa phương tiện gắn kết.

Các tính năng tốt nhất của Murf

Giới hạn của Murf

Giá cả của Murf

Đánh giá và nhận xét về Murf

8. Socratic: Tốt nhất cho nghiên cứu nhanh

Socratic của Google rất phù hợp cho các trợ lý điều hành bận rộn muốn ôn lại các chủ đề cụ thể. Ứng dụng này bao gồm một phạm vi rộng các môn học, bao gồm khoa học, toán học, văn học và xã hội học.

Là một trợ lý điều hành (EA), đảm bảo sếp của bạn có quyền truy cập vào thông tin phù hợp vào đúng thời điểm là điều tối quan trọng. Nhưng nếu họ cần nhanh chóng ôn lại hoặc làm rõ một chủ đề phức tạp mà không làm gián đoạn công việc hoặc để lộ lỗ hổng kiến thức trước mặt đồng nghiệp thì sao?

Socratic có thể cung cấp những lời giải thích rõ ràng, hình ảnh liên quan và liên kết đến các nguồn uy tín — tất cả đều trong một định dạng ngắn gọn, chuyên nghiệp.

Phần hay nhất là Socratic phù hợp với các phong cách học tập khác nhau bằng cách sử dụng nhận dạng văn bản và giọng nói, và thậm chí còn tích hợp với YouTube để cung cấp thông tin một cách dễ hiểu.

Các tính năng tốt nhất của Socratic

Giới hạn của Socrates

Giá cả theo phương pháp Socrates

Đánh giá và nhận xét theo phương pháp Socratic

9. Amazon Alexa: Tốt nhất cho sự tiện lợi rảnh tay

Giống như Google Assistant, Amazon Alexa là một thiết bị trợ lý AI có thể giúp bạn quản lý các công việc hành chính một cách hiệu quả.

Alexa có thể giúp EA quản lý lịch trình công việc bằng lệnh bằng giọng nói.

Với trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI này, việc thêm cuộc hẹn, kiểm tra lịch và sắp xếp lại cuộc họp trở nên dễ dàng. Alexa cung cấp các bản cập nhật và tóm tắt được cá nhân hóa về bất kỳ chủ đề nào bạn yêu cầu.

Nhưng phạm vi hoạt động của Alexa không chỉ giới hạn trong văn phòng. Giám đốc điều hành của bạn có nhà thông minh không? Alexa có thể tích hợp hoàn hảo với hệ thống này, cho phép họ điều khiển đèn, điều hòa nhiệt độ và các tính năng khác bằng các lệnh thoại đơn giản.

Bạn có thể xử lý cuộc gọi và văn bản bằng lệnh thoại, giữ cho mọi thông tin chi tiết được luồng thông suốt ngay cả trong những thời điểm bận rộn nhất.

Các tính năng tốt nhất của Amazon Alexa

Giới hạn của Amazon Alexa

Giá dịch vụ Amazon Alexa

Đánh giá và nhận xét về Amazon Alexa

10. Cortana: Tốt nhất cho người dùng Windows

Mặc dù Microsoft đã giảm bớt chức năng hỗ trợ tổng thể của Cortana, nhưng nó vẫn có thể là một công cụ hữu ích cho các EA làm việc trong hệ sinh thái Windows.

Hãy nghĩ về nó như một trợ lý kỹ thuật số dành riêng cho PC của bạn. Bạn cần theo dõi lịch trình của giám đốc điều hành? Cortana cho phép bạn đặt nhắc nhở, quản lý danh sách việc cần làm và theo dõi thời hạn bằng giọng nói hoặc chỉ vài thao tác chạm.

Cortana cũng có thể đóng vai trò là người gác cổng cho giám đốc điều hành của bạn. Truy cập và quản lý lịch của họ, lên lịch cuộc họp, soạn thảo và gửi email — tất cả bằng lệnh thoại.

Các tính năng tốt nhất của Cortana

Giới hạn của Cortana

Giá cả của Cortana

Đánh giá và nhận xét về Cortana

Trở thành Trợ lý Điều hành Chuyên nghiệp với Trí tuệ Nhân tạo (AI)

Chọn đúng công cụ AI có thể tăng hiệu quả hoạt động của bạn với tư cách là trợ lý điều hành và khiến bạn trở nên vô giá trong bất kỳ không gian làm việc nào. Ý tưởng là xây dựng một bộ công cụ AI có thể hỗ trợ bạn trong các lĩnh vực công việc khác nhau, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, lên lịch cuộc họp, phân công công việc, tích hợp với các công cụ giao tiếp khác, ghi chú cuộc họp, v.v.

Nếu bạn không muốn công việc của mình nằm rải rác trên nửa tá ứng dụng AI, hãy thử ClickUp. ClickUp cung cấp một bộ công cụ hỗ trợ AI thống nhất hơn, có thể giúp bạn hoàn thành hầu hết các công việc.

Quản lý công việc dễ dàng, lên lịch cuộc họp với độ chính xác cao và sử dụng tự động hóa AI để giải phóng thời gian của bạn cho việc lập kế hoạch chiến lược. ClickUp có hầu hết mọi thứ bạn cần để trở thành hơn một chuyên gia hành chính; nó biến bạn thành một đối tác không thể thiếu.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!