Ban chỉ đạo: Là gì, tại sao quan trọng và cách vận hành

Khi nói đến các hoạt động phức tạp như dự án, rất dễ bị lạc trong các chi tiết và bỏ qua bức tranh tổng thể. Bạn cần một lực lượng để giám sát, hướng dẫn và giữ cho dự án đi đúng hướng. Vì người quản lý dự án là người cần thiết nhất trong trường, họ thường không có đủ nguồn lực để đưa ra các quyết định quan trọng. Đó là lý do tại sao ban chỉ đạo lại cần thiết. ✨

Mặc dù ủy ban chỉ đạo có trách nhiệm rất quan trọng, nhưng ít người biết thành viên của ủy ban này làm việc gì và tại sao họ lại quan trọng. Bài viết này nhằm thay đổi điều đó. Bạn sẽ đọc về mục đích, cấu trúc và trách nhiệm của ủy ban chỉ đạo. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các mẹo để xây dựng và điều hành một ủy ban chỉ đạo hiệu quả.

Ủy ban điều hành là gì?

Ủy ban chỉ đạo là một hội đồng tư vấn đưa ra các quyết định cấp vĩ mô cho các dự án hoặc tổ chức, hướng dẫn họ đi theo hướng chiến lược đúng đắn. 🧭

Ủy ban thường bao gồm các cá nhân khác nhau, những người không tham gia vào các hoạt động hàng ngày nhưng có lợi ích cao trong sự thành công của dự án hoặc tổ chức. Họ có thể bao gồm các nhà quản lý kinh doanh, chuyên gia về chủ đề và thậm chí cả người dùng cuối.

Có nhiều loại ban chỉ đạo. Một số trong số đó bao gồm:

Vai trò và trách nhiệm của ủy ban chỉ đạo khác nhau tùy thuộc vào các chương trình mà họ quản lý. Nói chung, họ họp định kỳ để thảo luận các chủ đề quan trọng và quyết định các bước tiếp theo tốt nhất. Họ hợp tác với các quản lý dự án, những người chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định của ủy ban.

Mẹo chuyên nghiệp: Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp ban chỉ đạo hay điều phối các thay đổi để dự án thành công, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp để đảm bảo nỗ lực của bạn mang lại kết quả và hiệu quả. ClickUp giúp bạn dễ dàng hợp tác với các nhóm dự án trong bất kỳ công việc nào và tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho bạn.

Tầm quan trọng và mục đích của ủy ban chỉ đạo trong quản lý dự án

Có một hội đồng gồm các nhân vật có thẩm quyền và các bên liên quan cấp cao để điều hướng quản lý dự án theo đúng hướng là nền tảng cho sự thành công. Dưới đây, bạn sẽ khám phá những lợi ích chính mà ủy ban chỉ đạo mang lại:

Bài đọc bổ sung: Xem các mẫu quản trị dự án tốt nhất cho nhóm của bạn!

Vai trò và trách nhiệm của các thành viên ban chỉ đạo

Ủy ban chỉ đạo khác nhau tùy thuộc vào bản chất của tổ chức hoặc sáng kiến. Ủy ban này có thể bao gồm các cộng tác viên nội bộ và bên ngoài đảm nhiệm các hàm khác nhau, chẳng hạn như:

Ủy ban chỉ đạo dự án tham gia vào mọi cấp độ của dự án. Năm trách nhiệm chính của ủy ban này bao gồm:

1. Xác định kết quả và phạm vi

Quyết định đầu tiên của ủy ban chỉ đạo liên quan đến kết quả lý tưởng của dự án. Quyết định này xác định mục đích của toàn bộ hoạt động và hướng dẫn các quyết định trong tương lai.

Sau đó, ủy ban xác định phạm vi dự án — các nguồn lực, kết quả mong đợi, giới hạn và bất kỳ yếu tố quan trọng nào khác cho việc lập kế hoạch dự án. Ủy ban cũng đặt ra các mục tiêu dự án, vừa tham vọng nhưng cũng thực tế. Cuối cùng, họ xác định các chỉ số dự án để đánh giá mức độ thành công của dự án. ⭐

Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp cung cấp một khung cơ bản vững chắc để phác thảo các nội dung cơ bản của bất kỳ dự án nào. Mẫu này giúp hợp lý hóa việc lập kế hoạch tiến độ dự án và giao tiếp với các bên liên quan.

2. Cài đặt hoặc phê duyệt dòng thời gian và ngân sách

Là một phần của phạm vi dự án, ủy ban thảo luận về các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án, chẳng hạn như vốn, nhân sự và thời gian. 💰

Các quản lý dự án thường đề xuất ngân sách ban đầu và dòng thời gian dự án, nhưng các chuyên gia của ủy ban sẽ đưa ra lời khuyên và chịu trách nhiệm phê duyệt ngân sách và dòng thời gian dự án cuối cùng. Ủy ban cũng phải phê duyệt mọi yêu cầu thay đổi trước khi chúng có hiệu lực.

Mẹo chuyên nghiệp: Quản lý dự án có thể sử dụng Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp để tổng hợp chi phí dự kiến cho một sáng kiến và yêu cầu tài trợ từ ban chỉ đạo dự án.

3. Đánh giá và giảm thiểu rủi ro

Ủy ban chỉ đạo phân tích các kế hoạch dự án để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Sau đó, họ lập kế hoạch dự phòng để giải quyết các vấn đề đó. ⚠️

Kế hoạch giúp nhóm dự án chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp hoặc không lường trước được. Kế hoạch cũng cung cấp cho họ hướng dẫn về cách phản ứng và xử lý hậu quả. Ngoài việc giảm rủi ro an toàn, cách tiếp cận chủ động này còn giúp ngăn ngừa những thất bại lớn và cho phép dự án tiến hành đúng tiến độ.

Mẹo chuyên nghiệp: Hiểu rõ hơn về các rủi ro tiềm ẩn của dự án và tác động của chúng với Mẫu Đăng ký rủi ro của ClickUp. Lưu trữ tất cả thông tin ở một nơi và lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.

4. Giám sát việc thực hiện dự án

Quản lý dự án là người chịu trách nhiệm phân công công việc và giám sát tiến độ của nhóm dự án. Định kỳ, họ báo cáo tiến độ và trạng thái dự án cho ban chỉ đạo. Quản lý không tập trung vào chi tiết mà vẽ ra bức tranh tổng thể về tình hình dự án, đặc biệt là việc tuân thủ thời hạn và ngân sách. 👀

Sau đó, ban chỉ đạo sẽ quyết định có can thiệp hay không và nếu có, nhóm nên thực hiện những bước nào. Ban chỉ đạo cũng cập nhật cho các bên liên quan khác về các cột mốc quan trọng của dự án.

5. Cung cấp tư vấn và hỗ trợ

Các vấn đề nhỏ hàng ngày là trách nhiệm của người quản lý dự án. Họ có thể tự mình hòa giải xung đột và phân bổ lại nguồn lực. Trong trường hợp không thể xác định được giải pháp khả thi hoặc gặp phải những trở ngại lớn hơn, người quản lý dự án có thể chuyển vấn đề lên ban chỉ đạo.

Hiểu được tầm quan trọng và sự khó khăn của vai trò người quản lý, ủy ban hỗ trợ, tư vấn và khuyến khích họ trong suốt chu kỳ dự án. 🤝

Thành lập và vận hành một Ban chỉ đạo

Xem xét vai trò quan trọng của ủy ban chỉ đạo trong tổ chức của bạn, bạn nên đầu tư thời gian và nỗ lực đáng kể vào việc thành lập ủy ban này. Nếu công việc tiếp theo của bạn là thành lập và quản lý ủy ban chỉ đạo, hãy đọc hướng dẫn dưới đây và làm quen với quy trình này.

1. Cài đặt mục tiêu và tạo điều lệ

Bước đầu tiên là xác định sứ mệnh và phạm vi của ủy ban chỉ đạo, giải quyết các thông tin như:

Phạm vi thiết lập một khung quản trị để điều hướng công việc sắp tới của ủy ban chỉ đạo và các thách thức mới nổi. Bạn cũng nên tạo một kế hoạch truyền thông dự án để mô tả cách ủy ban sẽ ra quyết định, cách các thành viên bảng sẽ nhận thông tin và cách họ sẽ tìm kiếm ý kiến đóng góp từ các cộng tác viên bên ngoài.

Cuối cùng, hãy soạn thảo một bản quy chế chính thức cho ban chỉ đạo để chính thức hóa các quyết định này. ✒️

Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu với Mẫu Điều lệ Dự án ClickUp và tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn sẽ có một điều lệ ủy ban chỉ đạo chuyên nghiệp trong thời gian ngắn!

2. Tập hợp đội ngũ trong mơ

Để xác định ai nên tham gia, hãy xem xét phạm vi của ủy ban chỉ đạo. Tùy thuộc vào kích thước của dự án hoặc tổ chức, hãy chọn từ năm đến tám người cho nhóm. Đảm bảo rằng ban điều hành đại diện cho tất cả các bộ phận liên quan đến dự án và bao gồm những người có kỹ năng và nền tảng đa dạng. Ưu tiên những người có nhiều kinh nghiệm thực tế nhất và những người có thể làm việc tốt trong nhóm.

Điều quan trọng là phải chọn ra một cá nhân sẽ đóng vai trò là chủ tịch của nhóm. Người này sẽ lãnh đạo ban chỉ đạo, đảm bảo ban chỉ đạo hoạt động công bằng, hài hòa và phù hợp với điều lệ bất chấp những thách thức về quản lý dự án có thể phát sinh. Công việc của họ cũng là thúc đẩy quá trình ra quyết định mà không vội vàng. ⏩

Khi thành lập nhóm, hãy thông báo cho tất cả các thành viên về mục đích và phạm vi hoạt động của ủy ban. Mọi người phải hiểu rõ vai trò của mình và những gì được mong đợi từ họ. Hãy giáo dục họ về tầm quan trọng của việc cam kết với vai trò của mình, tham dự các cuộc họp thường xuyên và giao tiếp cởi mở. Trong trường hợp một số thành viên chưa từng tham gia ủy ban chỉ đạo trước đây, hãy cung cấp đào tạo phù hợp.

Mẹo chuyên nghiệp: Việc thành lập và điều hành một ủy ban chỉ đạo trở nên đơn giản hơn với Mẫu danh sách thành viên bảng ClickUp. Công cụ tiện lợi này cho phép bạn theo dõi các thành viên bảng, thông tin liên hệ và các cuộc họp của họ.

3. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên

Ủy ban chỉ đạo nên họp thường xuyên để giải quyết kịp thời mọi vấn đề và đảm bảo dự án tiến hành theo đúng tiến độ. Khi mọi việc diễn ra theo kế hoạch, có thể không cần tổ chức các cuộc họp thường xuyên. Điều quan trọng là nhận ra khi nào cần thảo luận và khi nào các thành viên có thể dành thời gian cho các vấn đề cấp bách hơn.

Ví dụ, bạn có thể tổ chức các cuộc họp thường xuyên khi dự án đạt được các cột mốc quan trọng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, bạn có thể sắp xếp một cuộc họp đột xuất.

Mỗi phiên họp của ủy ban chỉ đạo phải có mục đích và chương trình nghị sự rõ ràng. Điều đó có thể bao gồm cập nhật tiến độ, phiên thảo luận, lập kế hoạch công việc trong tương lai và bất kỳ cuộc thảo luận nào khác cần thiết tại thời điểm đó. Các cuộc họp cũng nên có sự tham gia của người quản lý dự án, người sẽ báo cáo cho ủy ban về những diễn biến mới nhất và đáng chú ý của dự án. 📢

Mẹo chuyên nghiệp: Cho dù bạn đang tổ chức cuộc họp dự án ban đầu hay cuộc họp khẩn cấp, hãy lên kế hoạch với Mẫu Cuộc họp ClickUp. Mẫu toàn diện này cho phép bạn lên lịch cuộc họp, mời thành viên ủy ban và tạo chương trình nghị sự một cách dễ dàng.

Bài đọc bổ sung: Tìm hiểu về chín loại cuộc họp phổ biến!

Mẹo để điều hành cuộc họp ủy ban chỉ đạo hiệu quả

Mặc dù ban chỉ đạo là một nhóm nhỏ, nhưng các thành viên của ban chỉ đạo thường có lịch làm việc dày đặc, vì vậy việc điều phối giữa các thành viên thường rất khó khăn. Bạn phải tìm thời gian phù hợp với tất cả mọi người. Bạn cũng phải điều hành các cuộc họp một cách hiệu quả để không lãng phí thời gian. Quan trọng nhất, để thực hiện mục đích của ban chỉ đạo, bạn phải triển khai các quyết định của ban chỉ đạo vào quy trình làm việc của dự án.

May mắn thay, công nghệ có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Một công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể tạo điều kiện cho sự hợp tác liền mạch giữa ban chỉ đạo và nhóm dự án.

Bộ công cụ Quản lý Dự án của ClickUp cho phép bạn xây dựng một hệ thống phân cấp để tổ chức tất cả công việc và tài liệu trong một nơi. Tạo một Không gian riêng cho ủy ban chỉ đạo và cài đặt quyền truy cập để chỉ các thành viên mới có thể xem. Bạn cũng có thể quản lý các cuộc họp trong Không gian Làm việc ClickUp một cách dễ dàng.

Cho dù đó là cuộc họp hay mục công việc, hãy thêm nó vào danh sách công việc và phân công cho các thành viên. Trong mỗi chế độ xem Công việc, bạn có thể bao gồm:

ClickUp cung cấp hơn 15 chế độ xem, cho phép bạn hình dung và nắm bắt mọi khía cạnh của dự án. Chế độ xem Gantt của ClickUp là lý tưởng để hình dung dòng thời gian của dự án, trong khi chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn theo dõi và lên lịch các cuộc họp. Nền tảng này cũng tích hợp với Zoom và nhiều nền tảng hội nghị truyền hình khác. Bạn có thể khởi chạy cuộc gọi trực tiếp từ các nhiệm vụ cuộc họp!

Bây giờ bạn đã có tất cả những gì cần thiết để lên kế hoạch cho các cuộc họp của ủy ban, hãy làm theo các mẹo dưới đây để tận dụng tối đa các cuộc họp. 🙌

Chuẩn bị chương trình làm việc

Để đảm bảo năng suất tối đa trong cuộc họp ban chỉ đạo, hãy lập chương trình họp trước. Cuộc thảo luận nên tập trung vào bức tranh tổng thể và các vấn đề có tác động lớn. Chỉ nên đề cập đến các chi tiết dự án trong những trường hợp cụ thể, chẳng hạn như khi người quản lý dự án nêu ra một vấn đề. Trong tất cả các trường hợp khác, những chi tiết này chỉ là những yếu tố gây phân tâm không cần thiết.

Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để soạn thảo chương trình nghị sự và các điểm thảo luận. Để tiết kiệm thời gian, hãy tận dụng công cụ AI của nền tảng này, ClickUp Brain. Công cụ này có thể hiệu đính văn bản hoặc thậm chí tạo bản phác thảo cuộc họp thay cho bạn.

Gửi chương trình nghị sự trước cuộc họp

Các cuộc họp của ủy ban chỉ đạo sẽ diễn ra suôn sẻ hơn khi những người tham gia biết trước các chủ đề sẽ được thảo luận. Đó là lý do tại sao bạn nên chia sẻ chương trình họp trước. Điều này cho phép các thành viên ủy ban suy nghĩ về chủ đề và chuẩn bị câu hỏi. 🤔

Trong ClickUp, bạn có thể chuyển tiếp chương trình nghị sự bằng cách chia sẻ Tài liệu ClickUp hoặc tóm tắt các điểm chính trong mô tả nhiệm vụ cuộc họp được chỉ định. Hãy xem Mẫu chương trình nghị sự cuộc họp bảng ClickUp để biết cách thực hiện. Mẫu này sẽ cung cấp cho bạn một cấu trúc sẵn sàng để xây dựng cũng như ý tưởng về những nội dung cần bao gồm. 💬

Theo dõi thời gian

Mặc dù bạn phải phân bổ đủ thời gian để thảo luận từng mục trong chương trình họp, nhưng cuộc họp không được lạc đề, kéo dài và ảnh hưởng đến các cam kết khác của các thành viên. Bạn phải đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính kỹ lưỡng và tính súc tích. ⚖️

Thông tin minh bạch

Các thành viên ban chỉ đạo nên lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi và giải thích lý do đằng sau các đề xuất và lựa chọn của mình. Chủ tịch nên khuyến khích các thành viên tham gia bày tỏ ý kiến trung thực của mình. 📞

Ghi chú

Khi đề cập đến các chủ đề quan trọng, các thành viên ban chỉ đạo không được dựa vào trí nhớ. Đó là lúc biên bản cuộc họp phát huy tác dụng. Các thành viên tham gia cuộc họp nên ghi chú cá nhân, nhưng bạn cũng nên chỉ định một người ghi chép biên bản cuộc họp chính thức cho toàn bộ ban chỉ đạo.

Bạn có thể sử dụng Notepad của ClickUp để ghi lại những điểm chính và tạo các nhiệm vụ có thể theo dõi từ đó. ClickUp Brain có thể ghi chép cuộc họp, tạo ghi chú và tóm tắt biên bản cuộc họp cho bạn, giúp bạn tập trung toàn bộ sự chú ý vào cuộc thảo luận và ra quyết định.

Điều hành ủy ban chỉ đạo hiệu quả với ClickUp

Nếu không có ủy ban chỉ đạo, dự án sẽ giống như một con tàu lạc trên biển. Thủy thủ có thể tìm thấy đất liền với sự trợ giúp của các đối tượng trên bầu trời và hướng gió, nhưng có la bàn sẽ đảm bảo hướng đi chính xác và đáng tin cậy hơn. 🚢

Với nền tảng quản lý dự án như ClickUp, ban chỉ đạo có thể lên kế hoạch công việc và cuộc họp một cách dễ dàng. Họ có thể để ClickUp xử lý các công việc thường ngày trong khi họ giải quyết các vấn đề quan trọng của dự án.

Đăng ký ClickUp và đạt năng suất cao nhất, cho dù bạn là thành viên ủy ban, quản lý dự án hay một cá nhân bận rộn quản lý các nhiệm vụ cá nhân.