Cách để thành công trong vai trò quản lý lần đầu

Xin chúc mừng! Bạn đã làm được! Bạn đang đảm nhận vai trò quản lý lần đầu tiên. 🙌🏼

Một hành trình mới đang vẫy gọi — từ một thành viên trong nhóm đến người lãnh đạo nhóm. Điều này có nghĩa là giám sát kết quả công việc của nhóm, cung cấp hướng dẫn và tạo môi trường làm việc năng suất và tích cực.

Vai trò lãnh đạo có những thách thức riêng. Bạn sẽ phải khám phá những lĩnh vực mới, cân bằng khối lượng công việc với nhóm của mình và đối mặt với những tình huống mà đồng nghiệp cũ giờ trở thành cấp dưới trực tiếp của bạn.

Hãy đối mặt với những thách thức này và khám phá các công cụ và chiến lược bạn cần để phát triển thành một nhà quản lý mới.

Kỹ năng và đặc điểm cá nhân của các nhà quản lý mới

Với vai trò là một nhà quản lý mới, bạn có thể phải nhanh chóng nắm bắt nhiều kỹ năng mới, đặc biệt là kỹ năng quản lý con người. Xây dựng tư duy đúng đắn, lắng nghe tích cực, giao tiếp rõ ràng và phân công công việc hiệu quả là những yếu tố quan trọng để bạn bắt đầu công việc một cách suôn sẻ.

Tư duy phát triển

Nhà tâm lý học tiên phong Carol Dweck đã xác định hai tư duy chính: tư duy cố định và tư duy phát triển. (Nguồn: HBS )

Những người có tư duy cố định tin rằng trí thông minh và khả năng của họ là bất biến. Những người có tư duy phát triển tin rằng họ có thể học hỏi và phát triển trong suốt cuộc đời.

Dweck nhấn mạnh rằng phát triển tư duy tăng trưởng sẽ nuôi dưỡng khả năng phục hồi, sự sẵn sàng chấp nhận thách thức và tập trung vào việc học hỏi từ sai lầm. Những người mới làm quản lý có thể dựa vào những phẩm chất này để nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi và truyền cảm hứng cho nhóm của mình làm điều tương tự.

Nghệ thuật giao việc

Lãnh đạo một nhóm không chỉ là phân công công việc; mà còn là trao quyền sở hữu và trách nhiệm cho họ. Phân công công việc cho phép bạn tận dụng thế mạnh của nhóm và giải phóng thời gian để lập kế hoạch chiến lược.

Xem xét kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm và xác định rõ công việc, mục tiêu và thời hạn. Cung cấp cho họ các nguồn lực cần thiết, nhưng đừng quản lý quá chi tiết. Cuối cùng, tạo cơ hội để họ đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và ăn mừng thành công khi hoàn thành công việc.

Sức mạnh của việc lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực là chú ý lắng nghe, suy ngẫm về những gì bạn đã nghe và đặt câu hỏi phù hợp để làm rõ vấn đề.

Bằng cách tích cực lắng nghe các thành viên trong nhóm, bạn có thể thu thập những thông tin quý giá, xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và tạo ra một không gian an toàn để giao tiếp cởi mở. Điều này dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn, cải thiện động lực của nhóm và lực lượng lao động gắn bó hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh khi là nhà quản lý lần đầu

Bây giờ khi bạn đã nắm vững các kỹ năng và tính cách cần thiết, hãy cùng tìm hiểu một số sai lầm quản lý phổ biến cần tránh.

Bằng cách nhận ra những cạm bẫy tiềm ẩn này và cố gắng tránh chúng một cách có ý thức, các nhà quản lý mới có thể chuẩn bị cho thành công và xây dựng các nhóm mạnh mẽ, gắn kết.

Mẹo cho nhà quản lý mới bắt đầu

Bước vào vai trò quản lý lần đầu tiên có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Nhưng bạn phải tin rằng để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả cần có thời gian. Bảy mẹo sau đây sẽ giúp bạn điều hướng vai trò lãnh đạo mới và trở thành nhà lãnh đạo giúp nhóm của bạn phát triển.

1. Giải quyết vấn đề một cách chủ động

Đối với một nhà quản lý, giải quyết vấn đề không chỉ là khắc phục các vấn đề trước mắt. Một nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ chủ động dự đoán các trở ngại tiềm ẩn, phân tích tình huống và phát triển các giải pháp giải quyết nguyên nhân gốc rễ.

Ví dụ: nếu nhóm của bạn liên tục không hoàn thành đúng hạn một dự án quan trọng, đừng chỉ thúc ép họ làm việc nhanh hơn. Hãy phân tích quy trình làm việc, xác định các điểm nghẽn và tìm kiếm các giải pháp như cải thiện phân bổ nguồn lực, chia nhỏ công việc hoặc điều chỉnh thời hạn.

Một trong những đặc điểm nổi bật của nhà quản lý mới là chủ động giải quyết vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn. Một cách để đạt được điều này là sử dụng giải pháp quản lý dự án hiệu quả.

ClickUp là một trong những nền tảng tất cả trong một như vậy.

Nền tảng thống nhất của ClickUp cho tất cả các hoạt động quản lý dự án sẽ giúp bạn cập nhật tiến độ dự án và xác định các vấn đề tiềm ẩn từ sớm.

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp bản tóm tắt tiến độ dự án theo thời gian thực, cho phép bạn phát hiện sớm các điểm nghẽn, rủi ro và khó khăn về nguồn lực.

Tải xuống mẫu này

ClickUp cũng bao gồm các mẫu quản lý dự án sẵn sàng sử dụng với cấu trúc được xây dựng sẵn cho các quy trình công việc phổ biến, bao gồm nhiệm vụ, thời hạn và người được giao.

2. Xây dựng và duy trì niềm tin

Những người quản lý mới phải xây dựng nền tảng minh bạch và ghi nhận đóng góp của từng thành viên trong nhóm. Nhưng niềm tin không phải là thứ bất biến. Là người quản lý, bạn nên thường xuyên giải quyết các vấn đề, xin lỗi khi mắc lỗi và thể hiện rằng bạn luôn ủng hộ nhóm của mình.

ClickUp có thể giúp thúc đẩy sự minh bạch và xây dựng lòng tin với các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách cung cấp một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các thông tin dự án. Tài liệu, Trò chuyện và Hộp thư đến của ClickUp giúp mọi người luôn được cập nhật về tiến độ, mục tiêu và kỳ vọng của dự án.

Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng quản lý công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên để mang lại sự rõ ràng, đảm bảo trách nhiệm và xây dựng niềm tin vào kỹ năng quản lý của mình.

3. Xây dựng mối quan hệ hiệu quả với các thành viên trong nhóm

Xây dựng mối quan hệ với nhóm của bạn cần có thời gian và nỗ lực. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu nhóm của bạn. Bạn có thể lên lịch các cuộc họp riêng với từng thành viên trong nhóm để tìm hiểu điểm mạnh, lãi suất và phong cách làm việc của họ.

Đừng chỉ nói về công việc. Hãy cố gắng tìm hiểu mục tiêu và lãi suất cá nhân của họ. Kết nối con người giúp xây dựng mối quan hệ và nuôi dưỡng tinh thần cộng đồng, từ đó giúp bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Một người quản lý mới cũng phải tin tưởng vào chuyên môn của nhóm, phân công công việc phù hợp và cung cấp các nguồn lực cần thiết để thành công. Hỗ trợ khi nhóm của bạn gặp khó khăn và tạo cơ hội đào tạo, phát triển kỹ năng mới.

ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm của bạn thảo luận về các nhiệm vụ trực tiếp trong ứng dụng, loại bỏ sự cần thiết của các chuỗi email dài hoặc giao tiếp qua lại khó hiểu.

Với tính năng theo dõi tiến độ của ClickUp, bạn có thể theo dõi tiến độ của từng cá nhân và nhóm, nêu bật điểm mạnh và đóng góp của từng thành viên.

4. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng và thể hiện sự nhất quán

Đối với các nhà quản lý mới, phong cách quản lý nhất quán là rất quan trọng. Thiết lập các kỳ vọng rõ ràng về hiệu suất, chất lượng và thời hạn của nhóm trong giai đoạn khởi động dự án. Một bản điều lệ nhóm được xác định rõ ràng, nêu rõ vai trò và mục tiêu sẽ đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và có thể hợp tác để đạt được kết quả tốt.

ClickUp có thể là công cụ hữu ích cho nhà quản lý để cài đặt các kỳ vọng rõ ràng và duy trì sự nhất quán trong toàn nhóm. Công cụ này cho phép bạn chuẩn hóa quá trình nhập môn của nhân viên bằng cách phác thảo vai trò, trách nhiệm và chỉ số hiệu suất.

Các tính năng quản lý công việc của ClickUp cũng giúp mọi người luôn đồng bộ, đảm bảo kỳ vọng nhất quán trong suốt thời gian làm việc của nhân viên.

5. Tập trung vào kết quả thay vì quá trình

Chuyển trọng tâm từ hoạt động (đầu vào) sang kết quả (đầu ra) là điều rất quan trọng đối với những người mới làm quản lý. Thay vì quản lý chi tiết từng giờ làm việc hoặc công việc đã hoàn thành, hãy ưu tiên tác động của công việc của nhóm bạn.

Bạn cũng có thể đặt mục tiêu rõ ràng gắn liền với mục tiêu của nhóm và trao quyền cho họ để đạt được những mục tiêu này. Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện các kết quả này, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết. Điều này sẽ thúc đẩy quyền sở hữu, sự đổi mới và tư duy hướng đến kết quả.

Sử dụng ClickUp Goals, các nhà quản lý có thể xác định mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ một cách trực quan. Ngoài ra, các công cụ giao tiếp của ClickUp giúp cung cấp phản hồi và điều chỉnh hướng đi một cách chiến lược, đảm bảo nhóm luôn đi đúng hướng để đạt được kết quả mong muốn.

6. Tìm kiếm sự hướng dẫn từ người có kinh nghiệm để phát triển

Bước vào vai trò quản lý lần đầu tiên luôn đi kèm với quá trình học hỏi gian nan. Một người cố vấn tốt có thể cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ vô giá trong giai đoạn quan trọng này.

Các cố vấn, thường là những nhà quản lý giàu kinh nghiệm, cung cấp một không gian an toàn cho các nhà lãnh đạo mới để đặt câu hỏi, chia sẻ thách thức và nhận phản hồi quan trọng. Thông qua kinh nghiệm và hiểu biết được chia sẻ, họ có thể giúp các nhà quản lý mới phát triển các kỹ năng lãnh đạo cần thiết và áp dụng phong cách quản lý đã được chứng minh.

ClickUp cho phép người hướng dẫn và người được hướng dẫn tạo một không gian làm việc chung để đặt mục tiêu, công việc và tài nguyên. Người được hướng dẫn có thể sử dụng ClickUp để ghi lại những thách thức, theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu phát triển đã đặt ra với người hướng dẫn và truy cập các tài liệu đào tạo được chia sẻ trong không gian làm việc.

Các tính năng giao tiếp của ClickUp cũng giúp bạn dễ dàng cập nhật tiến độ và nhận phản hồi. Điều này tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả cho việc hướng dẫn hiệu quả.

7. Tạo sự an toàn về mặt tâm lý trong nhóm của bạn

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất nhưng đôi khi bị bỏ qua trong công việc của một nhà quản lý là tạo ra sự an toàn về mặt tâm lý trong nhóm của họ. Điều này có nghĩa là tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi nói lên ý kiến hoặc thừa nhận sai lầm mà không sợ bị đánh giá hoặc bị ảnh hưởng.

Điều này không chỉ quan trọng đối với sức khỏe tinh thần và hạnh phúc cá nhân mà còn đối với thành công của nhóm. Bằng cách khuyến khích các cách tiếp cận khác nhau, các nhóm có thể đổi mới và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Các cuộc họp thường xuyên tập trung vào mục tiêu nghề nghiệp và hạnh phúc tổng thể có thể giúp xây dựng lòng tin.

Hãy nhớ rằng, quản lý con người không chỉ là theo đuổi kết quả. Tạo ra một không gian nơi mọi người cảm thấy được hỗ trợ, lắng nghe và có thể cống hiến hết mình cho công việc cũng quan trọng không kém.

Chuyển đổi sang vai trò mới: Những thành công nhanh chóng và chiến lược dài hạn cho các nhà quản lý mới

Với tư cách là một nhà quản lý mới, hãy bắt đầu với những thành công nhanh chóng sau đây để tạo đà:

Với đà phát triển trong ngắn hạn, mục tiêu tiếp theo của bạn là duy trì đà phát triển đó bằng các chiến lược lãnh đạo dài hạn.

Vượt qua thách thức khi là nhà quản lý lần đầu

Lãnh đạo mạnh mẽ là một hành trình, không phải là điểm đến. Bằng cách nhận ra những thách thức của mình và thực hiện các bước chủ động để giải quyết chúng, bạn sẽ trên đường trở thành một nhà quản lý mới thành công.

Lãnh đạo và giao tiếp dựa trên sự tin tưởng

Bạn từng là một thành viên của nhóm, nhưng giờ bạn là người lãnh đạo họ. Quá trình chuyển đổi này có thể khá khó khăn. Hãy nhấn mạnh sự hợp tác và giao tiếp cởi mở để thể hiện rằng bạn coi trọng ý kiến của họ.

Một nhà quản lý giỏi cũng cần phải là một huấn luyện viên giỏi. Giúp các thành viên trong nhóm phát triển bằng cách cung cấp phản hồi thường xuyên, xác định nhu cầu đào tạo và tạo cơ hội phát triển kỹ năng.

Những lời phê bình mang tính xây dựng có thể khiến người nghe khó chịu, nhưng chúng cũng rất cần thiết cho sự phát triển. Hãy tập trung vào những hành vi cụ thể, đưa ra đề xuất cải thiện và trình bày phản hồi theo cách giúp họ sẵn sàng để thành công.

Cân bằng khối lượng công việc của mọi người

Trách nhiệm của bạn vừa tăng gấp đôi! Vì vậy, bạn cần phân công công việc hiệu quả. Phân công công việc thường bị nhầm lẫn với phân bổ công việc. Nhưng phân công công việc liên quan nhiều hơn đến việc tin tưởng nhóm của bạn sẽ hoàn thành công việc.

Bắt đầu từ những việc nhỏ và cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ rõ ràng. Sau đó, bạn có thể tăng dần độ phức tạp khi họ chứng tỏ năng lực. Xác định điểm mạnh của các thành viên trong nhóm và phân công công việc phù hợp. Điều này sẽ trao quyền cho họ và giải phóng thời gian của bạn để suy nghĩ chiến lược.

Bạn cũng có thể sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để đánh giá sức chứa của mọi người và phân công công việc phù hợp. Phân phối công việc công bằng thể hiện sự tôn trọng đối với sức khỏe và sự nỗ lực của nhóm, từ đó thúc đẩy mối quan hệ làm việc tích cực.

Quản lý kỳ vọng

Cảm thấy mình không hoàn toàn thuộc về nơi này hoặc không xứng đáng với vai trò mới là điều hoàn toàn tự nhiên. Là một người quản lý mới, hãy tập trung vào những gì bạn mang đến cho bảng thành tích của mình — chuyên môn, kỹ năng và góc nhìn mới mẻ. Tìm kiếm những người cố vấn và đừng ngại yêu cầu sự giúp đỡ.

Một nhà lãnh đạo trung thực và cởi mở có thể khai thác điểm mạnh của nhóm và bổ sung cho bản thân. Hãy chấp nhận sự đa dạng trong nhóm của bạn, vì mỗi thành viên đều mang đến một góc nhìn độc đáo.

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở, tôn vinh điểm mạnh của từng cá nhân và tìm cách tận dụng những khác biệt đó để đạt được mục tiêu của nhóm.

Chào đón vai trò quản lý mới với ClickUp

Giống như mọi hành trình khác, sẽ có những khó khăn khi bạn chuyển sang vai trò quản lý. Nhưng với sự kiên trì, khả năng phục hồi và sẵn sàng học hỏi, bạn có thể vượt qua chúng để trở thành một nhà lãnh đạo giúp nhóm của bạn phát triển.

Hãy đón nhận hành trình này và đừng ngần ngại tìm kiếm sự hướng dẫn từ các mentor để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

Các công cụ kỹ thuật số như ClickUp được thiết kế để mang lại trải nghiệm quản lý lần đầu tiên đầy ý nghĩa cho bạn.

Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tận hưởng niềm hài lòng khi hướng dẫn nhóm của bạn cùng nhau đạt được những thành tựu tuyệt vời.

Câu hỏi thường gặp

1. Người quản lý lần đầu là gì?

Quản lý mới là người vừa được thăng chức lên vị trí lãnh đạo lần đầu tiên trong sự nghiệp. Họ chịu trách nhiệm lãnh đạo và giám sát toàn bộ nhóm.

2. Bạn xử lý một quản lý mới như thế nào?

Là thành viên trong nhóm làm việc với người quản lý mới, hãy kiên nhẫn và hỗ trợ họ. Chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của bạn khi thích hợp.

3. Việc đầu tiên bạn cần làm khi trở thành quản lý mới là gì?

Những tuần đầu tiên với tư cách là một nhà quản lý mới là rất quan trọng. Dưới đây là một số bước ban đầu cần xem xét để trở thành một nhà quản lý hiệu quả: