Jira từ lâu đã trở thành công cụ tiêu biểu cho việc theo dõi lỗi và vấn đề trong các nhóm phát triển phần mềm. Nó cũng đóng vai trò là trung tâm kết nối các nhóm phát triển, quản lý dự án và chuyên gia kinh doanh trong việc lập kế hoạch, theo dõi và triển khai công việc, đặc biệt là đối với những người áp dụng phương pháp Agile.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích kỹ lưỡng về quản lý dự án Jira, từ những điểm mạnh của nó cho đến cách bạn có thể xử lý những khía cạnh phức tạp hơn.
Như một phần thưởng nhỏ, chúng ta cũng sẽ xem xét ClickUp như một giải pháp thay thế! 🤩
Đừng chần chừ nữa! 💪
Quản lý dự án Jira là gì?
Jira là phần mềm quản lý dự án và theo dõi vấn đề được sử dụng rộng rãi, do Atlassian phát triển. Phần mềm này giúp các nhóm tổ chức, theo dõi và quản lý công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực phát triển phần mềm và môi trường làm việc linh hoạt.
Nền tảng này cung cấp các tính năng lập kế hoạch dự án, theo dõi công việc, quản lý lỗi và tạo báo cáo. Bạn cũng sẽ có được các tính năng hợp tác đa chức năng để đảm bảo rằng nhóm của bạn làm việc cùng nhau nhằm hoàn thành dự án thành công.
🧠 Thông tin thú vị: Năm 1947, các kỹ sư tại Harvard phát hiện một con bướm đêm bị kẹt bên trong rơle của máy tính Mark II. Họ dán nó vào sổ ghi chép cùng với ghi chú ‘trường hợp đầu tiên phát hiện lỗi’. Khoảnh khắc đó đã đánh dấu sự ra đời của thuật ngữ hiện đại theo dõi lỗi.
Cách thức hoạt động của quản lý dự án Jira
Jira tổ chức công việc dựa trên một số khái niệm cốt lõi, định hướng cách các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và triển khai dự án. Và nếu bạn đã là thành viên của cộng đồng Atlassian, bạn sẽ ngay lập tức nhận ra hệ sinh thái và các tích hợp giúp bạn bắt đầu nhanh chóng hơn.
Hãy cùng làm quen với các khối cơ bản của quản lý dự án Jira:
Dự án và vấn đề
Jira bắt đầu với hai yếu tố cơ bản này. Một dự án đơn giản là không gian chứa đựng toàn bộ công việc của bạn. Bạn có thể tạo các vấn đề như những phần công việc riêng lẻ, chẳng hạn như công việc, lỗi, yêu cầu, ý tưởng và bất kỳ điều gì mà nhóm của bạn cần theo dõi.
Mỗi vấn đề có thể được phân công, sắp xếp theo mức độ ưu tiên, cập nhật và chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn khi công việc trở nên chi tiết hơn. Khi nhóm của bạn tiến triển, các vấn đề sẽ chuyển qua các giai đoạn mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với cách làm việc của mình.
🔍 Bạn có biết? Các tác giả (17 kỹ sư phần mềm) của Tuyên ngôn Agile không cố gắng tạo ra các quy tắc. Họ chỉ muốn có một cách hợp tác đơn giản hơn, nhân văn hơn. Những gì họ viết ra trong chuyến đi trượt tuyết tại Utah là bốn giá trị cốt lõi và 12 nguyên tắc đã định hình một phong trào toàn cầu.
Bảng và quy trình làm việc
Bảng và quy trình làm việc là nơi Jira biến cấu trúc thành hình ảnh trực quan. Một quy trình làm việc phác thảo các bước mà một công việc phải tuân theo, chẳng hạn như ‘Việc cần làm’, ‘Đang thực hiện’ và ‘Đã xong’. Bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn dựa trên cách làm việc của nhóm mình.
Bảng hiển thị các bước này dưới dạng các cột, với mỗi vấn đề xuất hiện dưới dạng một thẻ mà bạn có thể kéo qua quy trình làm việc.
Dù bạn sử dụng bảng Scrum cho công việc theo sprint hay bảng Kanban cho tiến độ liên tục, thiết lập này đều giúp dễ dàng phát hiện các điểm tắc nghẽn, theo dõi ai đang làm gì và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
📖 Xem thêm: Tích hợp Jira để nâng cao chức năng và năng suất
Báo cáo và bảng điều khiển
Báo cáo và bảng điều khiển giúp bạn nắm bắt tiến độ công việc. Báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các thông tin như các vấn đề đang mở, tiến độ sprint, thời gian làm việc đã ghi nhận hoặc phân phối khối lượng công việc.
Bảng điều khiển tổng hợp các thông tin này thông qua các tiện ích cập nhật tự động, giúp bạn nắm bắt toàn cảnh chỉ trong nháy mắt. Khi cả hai hệ thống hoạt động song song, nhóm của bạn có thể phát hiện rủi ro sớm và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ những ‘yếu tố gây xao nhãng nhẹ’ từ công việc vô hình không phải là vấn đề lớn? Thực ra, chúng rất quan trọng.
Đối với 28% nhân viên, những gián đoạn nhỏ và việc liên tục phải xoay xở với các công việc đang làm giảm dần thời gian làm việc tập trung, làm giảm năng suất tổng thể và gia tăng gánh nặng tinh thần của họ.
Với Bảng điều khiển (Dashboards) và chế độ xem Trang chủ được cá nhân hóa của ClickUp, bạn có thể tạo một bảng điều khiển năng suất cá nhân, giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng và toàn diện về tất cả công việc của mình, bao gồm cả những công việc chưa được hiển thị.
Xác định xem thời gian của bạn thực sự được dành cho những việc gì, và trang bị cho bản thân khả năng ưu tiên công việc một cách thông minh.
Các trường hợp sử dụng quản lý dự án Jira
Dưới đây là tổng quan về các trường hợp sử dụng phổ biến nhất của quản lý dự án Jira, giúp bạn hiểu cách nó hỗ trợ các giai đoạn dự án của bạn:
- Tùy chỉnh quy trình hoạt động kinh doanh cho các nhóm đa dạng
- Tạo/lập dòng thời gian và lộ trình dự án để giao tiếp chủ động với các bên liên quan
- Theo dõi vấn đề và đảm bảo chất lượng với các công cụ theo dõi lỗi và kiểm thử
- Phát triển phần mềm theo phương pháp Agile với bảng Scrum và Kanban để quản lý các chu kỳ sprint
- Phân bổ tài nguyên và lập kế hoạch năng lực để tối ưu hóa việc phân phối khối lượng công việc
- Quản lý danh mục đầu tư và chương trình để theo dõi các mối phụ thuộc và quy trình phê duyệt giữa các nhóm
🔍 Bạn có biết? Tích hợp liên tục (Continuous Integration) và Phát hành liên tục (Continuous Delivery) phản ánh ý tưởng về các bản phát hành nhỏ, thường xuyên và chất lượng cao thay vì các bản phát hành khổng lồ.
Cách sử dụng Jira để quản lý dự án (từng bước)
Việc sử dụng Jira sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ luồng đằng sau nó. Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Jira để thiết lập hệ thống quản lý dự án:
Bước #1: Cài đặt môi trường Jira của bạn
Bắt đầu bằng cách tạo tài khoản Jira và truy cập vào phần Dự án. Khi bạn chọn Tạo dự án, bạn sẽ có thể lựa chọn một thiết lập phù hợp với cách làm việc của nhóm: Scrum, Kanban hoặc một dự án trống nếu bạn muốn toàn quyền kiểm soát.
Đặt tên cho dự án của bạn, chọn mã dự án và quyết định xem bạn muốn sử dụng không gian do nhóm quản lý để xử lý đơn giản hơn hay thiết lập do công ty quản lý để tùy chỉnh sâu hơn.
Bước #2: Cấu hình dự án của bạn
Tiếp theo, tùy chỉnh môi trường sao cho phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Bạn có thể điều chỉnh các loại vấn đề, như công việc, lỗi, câu chuyện và epic, đồng thời cài đặt các quy trình làm việc mô tả cách công việc được xử lý.
Đây cũng là thời điểm thích hợp để tùy chỉnh các trường, cài đặt quyền truy cập và sắp xếp thông báo để nhóm của bạn có được mức độ hiển thị phù hợp.
Nếu bạn quản lý nhiều dự án, bạn thậm chí có thể tạo các mẫu kế hoạch sprint hoặc mẫu báo cáo lỗi có thể tái sử dụng để đảm bảo tính nhất quán.
Bước #3: Lập kế hoạch công việc với các vấn đề và epic
Khi cấu trúc đã sẵn sàng, hãy bắt đầu chia nhỏ công việc. Mỗi công việc, lỗi hoặc tính năng đều trở thành một vấn đề, và bạn có thể nhóm các vấn đề liên quan dưới các epic để quản lý các khối lượng công việc lớn hơn một cách gọn gàng hơn.
Thêm các chi tiết như người được giao công việc, mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và mô tả để mọi người đều biết chính xác những gì cần thực hiện. Nếu một công việc có vẻ quá lớn, hãy chia nó thành các công việc con để dễ dàng theo dõi tiến độ hơn.
🧠 Thông tin thú vị: Hunter & Ready, một công ty hệ điều hành thời gian thực, đã khởi động chương trình “tiền thưởng lỗi” chính thức đầu tiên vào năm 1983. Họ hứa tặng khách hàng một chiếc Volkswagen Beetle (“bug”) nếu họ tìm thấy lỗi phần mềm thực sự trong hệ điều hành Versatile Real-Time Executive (VRTX) của công ty.
Bước #4: Hợp tác và đánh giá
Jira hoạt động hiệu quả hơn nữa khi được kết nối với các cuộc hội thoại và tài liệu của nhóm. Bạn có thể sử dụng Confluence hoặc các trang Jira để chia sẻ ghi chú, thông số kỹ thuật và quyết định, giúp mọi người luôn đồng bộ.
Vào cuối mỗi sprint hoặc cột mốc quan trọng, hãy dành thời gian để nhìn lại những gì đã thành công và những gì chưa thành công. Những buổi tổng kết này giúp bạn hoàn thiện quy trình làm việc, điều chỉnh các bước thực hiện và giúp nhóm của bạn không ngừng cải thiện theo thời gian.
📖 Xem thêm: Các công cụ quản lý dự án tốt nhất để tự động hóa việc sắp xếp danh sách công việc cho sprint
Mẹo và thực hành tốt nhất trong quản lý dự án Jira
Khi bạn đã hiểu cách Jira hoạt động, giá trị thực sự nằm ở việc sử dụng nó một cách hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo và phương pháp hay nhất về quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình thiết lập của bạn:
- Tiêu chuẩn hóa nhãn một cách thông minh: Tạo một vài trường Tùy chỉnh được định nghĩa rõ ràng thay vì để mọi người tự tạo ra các trường mới. Điều này đảm bảo tính nhất quán và giúp việc thực hiện các tìm kiếm JQL (Ngôn ngữ truy vấn Jira) có ý nghĩa sau này trở nên dễ dàng hơn
- Đặt tên rõ ràng cho mọi bộ lọc và bảng điều khiển: Sử dụng quy ước như ‘
– ’ để các thành viên trong nhóm biết chính xác mục đích của từng bộ lọc và bảng điều khiển. - Tích hợp tự động hóa quy trình làm việc: Thêm các hàm sau khi chuyển đổi và trình xác thực vào các giai đoạn chuyển đổi để, ví dụ, khi ai đó đánh dấu một vấn đề là ‘Đã xong’, hệ thống sẽ tự động cập nhật các trường thông tin cụ thể hoặc thông báo cho các bên liên quan khác
- Hạn chế việc tạo/lập nhãn: Chỉ cho phép tạo/lập nhãn mới trong các trường hợp được kiểm soát. Điều này đảm bảo rằng các nhãn quan trọng, như ‘Sẵn sàng để xem xét’ hoặc ‘Chướng ngại vật’, được sử dụng một cách đáng tin cậy
- Nhóm các công việc thành các phần có ý nghĩa: Sử dụng các sprint, phiên bản hoặc epic một cách chiến lược để cấu trúc các sản phẩm đầu ra sao cho phù hợp với giá trị mang lại cho khách hàng
- Giới hạn sự lộn xộn trên bảng điều khiển: Tạo các bảng điều khiển chuyên dụng cho từng vai trò cụ thể (ví dụ: lập trình viên, quản lý dự án) và xác định rõ mục đích cho từng bảng.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu của các nhà tâm lý học Robert Rogers và Stephen Monsell cho thấy rằng ngay cả khi mọi người biết rằng họ sắp chuyển sang công việc khác và việc chuyển đổi diễn ra theo lịch trình có thể dự đoán được, não bộ của họ vẫn hoạt động chậm lại. Ngay cả khi có thêm thời gian để chuẩn bị, “chi phí chuyển đổi” vẫn không bao giờ biến mất hoàn toàn.
Những thách thức thường gặp trong quản lý dự án với Jira
Khi các dự án phát triển và nhóm mở rộng, bạn có thể gặp phải một số thách thức khiến bạn cân nhắc các giải pháp thay thế cho Jira.
Hãy cùng tìm hiểu một số điểm sau:
- Vấn đề về hiệu suất: Bạn có thể gặp phải tình trạng tải chậm, đặc biệt khi xử lý các tập dữ liệu lớn và quy trình làm việc phức tạp. Ngoài ra, việc bảo trì đối tượng/kỳ/phiên bản không đúng cách, sử dụng quá nhiều plugin và các phiên bản lỗi thời sẽ làm trầm trọng thêm vấn đề này
- Thiếu quản lý tài nguyên toàn diện: Không có các tính năng quản lý dự án chiến lược và lập kế hoạch tài nguyên, buộc bạn phải dựa vào các công cụ bổ sung như Jira Align
- Công cụ quản lý thời gian và ngân sách giới hạn: Phần mềm theo dõi lỗi thiếu các tính năng tích hợp sẵn để theo dõi ngân sách dự án, chi phí hoặc quản lý khối lượng công việc của nhóm
- Quy trình làm việc cứng nhắc: Một số người dùng cho biết các tính năng linh hoạt của Jira, như biểu đồ burndown và các đợt sprint, thiếu chiều sâu hoặc khó tùy chỉnh
- Thiếu các tính năng quản lý ý tưởng: Nhóm của bạn sẽ phải tạo các công việc hoặc trường Tùy chỉnh để theo dõi ý tưởng thay vì sử dụng các tính năng chuyên dụng dành cho quản lý ý tưởng
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng thực tế về Jira:
Jira mang lại nhiều tính năng mạnh mẽ, nhưng đôi khi nó có vẻ quá phức tạp đối với các quy trình làm việc đơn giản. Việc di chuyển giữa các Bảng, vấn đề và danh sách công việc chưa hoàn thành có thể chậm chạp hoặc đòi hỏi nhiều bước hơn dự kiến. Ngoài ra, khi có quá nhiều trường dữ liệu và quy trình làm việc tùy chỉnh, giao diện thường trở nên lộn xộn, khiến việc duy trì một không gian làm việc gọn gàng và có tổ chức trở nên khó khăn hơn.
Jira mang lại nhiều tính năng mạnh mẽ, nhưng đôi khi nó có vẻ quá phức tạp đối với các quy trình làm việc đơn giản. Việc di chuyển giữa các bảng, vấn đề và danh sách công việc chưa hoàn thành có thể chậm chạp hoặc đòi hỏi nhiều bước hơn dự kiến. Ngoài ra, khi có quá nhiều trường dữ liệu và quy trình làm việc tùy chỉnh, giao diện thường trở nên lộn xộn, khiến việc duy trì một không gian làm việc gọn gàng và có tổ chức trở nên khó khăn hơn.
Cách ClickUp giải quyết những thách thức của Jira và hỗ trợ quản lý dự án
Công việc ngày nay đang gặp nhiều vấn đề.
Các dự án, kiến thức và giao tiếp của chúng tôi đang bị phân tán trên các công cụ không kết nối với nhau, khiến công việc trở nên chậm chạp.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp giải quyết vấn đề này với ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc, kết hợp quản lý dự án, kiến thức và trò chuyện tại một nơi duy nhất — tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Hãy cùng khám phá một số tính năng tuyệt vời mà nó mang lại.
Quản lý công việc
Các nhiệm vụ ClickUp là nền tảng cốt lõi của công việc tại đây. Chúng là các công cụ linh hoạt có thể chứa thông tin chi tiết, phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác và thậm chí được liên kết với các cuộc hội thoại và tài liệu.
Giả sử bạn đang quản lý việc ra mắt sản phẩm. Bạn có thể tạo danh sách công việc ‘Nhiệm vụ ra mắt quý 3’ và tạo các công việc trong đó, chẳng hạn như ‘Soạn thảo nội dung tiếp thị’, ‘Thực hiện kiểm thử khả năng sử dụng’ và ‘Triển khai lên môi trường sản xuất’. Thêm các công việc con, người được giao, ngày đáo hạn, mối phụ thuộc và ghi chú cho từng công việc.
Ngoài ra, với hệ thống quản lý công việc này, bạn có thể:
- Thiết lập các trạng thái tùy chỉnh ClickUp của riêng bạn dựa trên cách làm việc của nhóm, chẳng hạn như Đang xem xét, Bị chặn và Đang chờ phản hồi
- Tùy chỉnh Trường Tùy chỉnh ClickUp phù hợp với dự án của bạn: menu thả xuống, văn bản, người, số và nhiều hơn nữa. Điều này giúp bạn thu thập các thông tin meta như giai đoạn dự án, người được giao nhiệm vụ, mức độ rủi ro hoặc ngân sách
- Hiển thị các công việc của bạn theo bất kỳ cách nào phù hợp với nhóm của bạn thông qua các Chế độ xem ClickUp (Biểu đồ Gantt, Bảng Kanban, Dòng thời gian, Chế độ xem Lịch và nhiều hơn nữa)
🚀 Lợi thế của ClickUp: Xử lý các tác vụ lặp lại như cập nhật trạng thái, phân công công việc, nhắc nhở và bàn giao công việc với tính năng Tự động hóa của ClickUp. Hoạt động dựa trên các quy tắc “nếu thế này, thì làm thế kia”, các quy trình tự động hóa tùy chỉnh này giúp quy trình làm việc của bạn luôn diễn ra trơn tru ngay cả khi bạn không trực tiếp theo dõi.
Giả sử nhóm thiết kế của bạn chuyển một công việc sang trạng thái "Sẵn sàng để xem xét". Thay vì phải thông báo thủ công cho người xem xét, bạn có thể cài đặt tự động hóa để ngay lập tức:
- Giao công việc cho người kiểm duyệt
- Thêm ngày đáo hạn cho việc xem xét
- Gửi thông báo trong kênh dự án của bạn
- Cập nhật một trường tùy chỉnh như ‘Giai đoạn xem xét’
Tạo ngay hôm nay:
Trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp Brain, trợ lý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của nền tảng, kết nối các công việc, tài liệu, tin nhắn và kiến thức của nhóm. Nó hiểu rõ công việc, dự án và bối cảnh của nhóm để giúp bạn tiến hành công việc nhanh chóng.
Trình quản lý kiến thức AI của nó nắm rõ mọi hoạt động diễn ra trong không gian làm việc của bạn. Nó thu thập thông tin từ các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện, tệp tin đã tải lên và thậm chí cả các tích hợp như Slack, Google Drive hoặc GitHub.
Bạn có thể sử dụng AI trong quản lý dự án bằng cách đặt câu hỏi:
- Phiên bản cuối cùng của bản mô tả sản phẩm là gì?
- Hiển thị tất cả các công việc liên quan đến quá trình onboarding
- Quyết định từ cuộc họp đánh giá tuần trước là gì?
Quản lý dự án AI
ClickUp Brain còn đóng vai trò như một Quản lý Dự án AI, xử lý các phần lặp đi lặp lại trong quá trình vận hành dự án. Nó tự động kiểm tra tiến độ, chuẩn bị bản cập nhật, soạn danh sách công việc, tóm tắt các chủ đề bình luận và thậm chí tạo ra các buổi họp stand-up.
Bạn có thể nói những điều như:
- Tạo các công việc tiếp theo từ ghi chú cuộc họp ngày hôm qua
- Tóm tắt tiến độ sprint cho ban lãnh đạo
- Cập nhật trạng thái của các công việc đã hoàn thành hôm nay
Ví dụ, khi chiến dịch ra mắt sản phẩm quý 3 của bạn đang trên đà phát triển, không gian làm việc của bạn sẽ tràn ngập các công việc liên quan đến tiếp thị, thiết kế, kỹ thuật và kiểm thử chất lượng (QA). Bạn chỉ cần hỏi ClickUp Brain: “Tiến độ mới nhất của các công việc ra mắt quý 3 là gì?” Nó sẽ tổng hợp thông tin từ mọi công việc, tài liệu, bình luận và kết nối liên quan.
Sau đó, bạn nhận thấy nội dung chiến dịch bị chậm trễ. Bạn yêu cầu ClickUp Brain: ‘Tạo các công việc theo dõi cho các mục tiếp thị bị chặn và giao chúng cho người phụ trách phù hợp.’ Chỉ trong vài giây, ClickUp Brain tạo ra các Công việc mới, liên kết chúng với các bình luận nguồn và giao chúng cho đúng người.
Bạn có chắc chắn rằng mình đang tận dụng AI một cách tối ưu trong quản lý dự án không? Hãy xem video này để tìm hiểu:
Công cụ giao tiếp tập trung
ClickUp Chat đưa các cuộc hội thoại của nhóm vào cùng một nơi bạn làm việc, kết nối chúng với Công việc, Tài liệu và bối cảnh có ý nghĩa. Bạn có thể cài đặt Kênh cho các nhóm hoặc dự án, hoặc sử dụng Tin nhắn trực tiếp cho các cuộc hội thoại riêng tư.
Và khi có việc quan trọng phát sinh, bạn chỉ cần chuyển bất kỳ tin nhắn trò chuyện nào thành nhiệm vụ ClickUp. Nhờ đó, ý tưởng, yêu cầu hoặc phản hồi sẽ không bị chìm vào lịch sử trò chuyện. Ngoài ra, bạn có thể đính kèm tệp đính kèm, liên kết và văn bản định dạng, @đề cập đến thành viên nhóm, và phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc để giữ không khí thoải mái.
ClickUp Brain cũng được tích hợp tại đây, giúp tổng hợp các nội dung chính như phản hồi, công việc và quyết định. Bạn cũng có thể yêu cầu nó tóm tắt các cuộc thảo luận ngay trong khung trò chuyện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tham gia một phiên ClickUp SyncUp nhanh chóng ngay trong kênh Trò chuyện của bạn để biến các cuộc hội thoại thành các buổi cập nhật nhanh chóng và tập trung. Bạn sẽ giảm thiểu sự chậm trễ, nhận được quyết định ngay lập tức, giải quyết các vấn đề công việc và nâng cao hiệu suất nhóm mà không cần lên lịch một cuộc họp khác.
Hợp tác và quản lý ý tưởng
Bảng trắng ClickUp là một không gian làm việc trực quan và hợp tác được tích hợp sẵn ngay trong không gian làm việc của bạn. Thay vì phải chuyển sang các công cụ khác, nhóm của bạn có thể phác thảo ý tưởng, lập bản đồ quy trình và brainstorm cùng nhau theo thời gian thực.
Bạn có thể thêm các hình dạng, mũi tên, hộp văn bản và ghi chú dán để tạo sơ đồ luồng, Bản đồ Tư duy, bản phác thảo giao diện hoặc bất kỳ sơ đồ trực quan nào. Bạn có thể kéo các nhiệm vụ ClickUp trực tiếp lên Bảng trắng của mình hoặc thậm chí chuyển đổi ghi chú dán thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được.
Dưới đây là một ví dụ về quy trình làm việc trong một phiên brainstorming về chiến lược sản phẩm:
- Vẽ sơ đồ quy trình cơ bản: Ý tưởng → MVP → Phiên bản beta → Ra mắt
- Thêm các ghi chú dán cho các câu chuyện người dùng như ‘Luồng đăng ký’ và ‘Bản nháp tính năng cốt lõi’
- Chuyển đổi các ghi chú dán thành các Nhiệm vụ ClickUp có thể thực hiện được với người được giao nhiệm vụ và mức độ ưu tiên
- Vẽ mũi tên để hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc và thêm bình luận trực tiếp
🚀 Lợi thế của ClickUp: Tạo tài liệu động ngay bên cạnh các công việc, trò chuyện và quy trình làm việc của bạn với ClickUp Docs. Với các trang lồng nhau dành cho bản tóm tắt sản phẩm, tính năng cộng tác thời gian thực và các thông tin chi tiết được hỗ trợ bởi AI, các tài liệu này giúp kiến thức dự án của bạn được sắp xếp có hệ thống, dễ tìm kiếm và luôn kết nối với công việc mà nó hỗ trợ.
Báo cáo và theo dõi dự án
Bảng điều khiển ClickUp đóng vai trò là trung tâm điều khiển của nhóm, giúp trực quan hóa mọi thông tin quan trọng, từ tình trạng dự án đến xu hướng công việc, thời gian dành cho từng nhiệm vụ và nhiều hơn nữa.
Dưới đây là một số thẻ tùy chỉnh để cài đặt:
- Thẻ danh mục đầu tư để theo dõi tiến độ trên nhiều danh sách hoặc thư mục
- Thẻ Biểu đồ cột/ Biểu đồ tròn/ Biểu đồ đường để hiểu dữ liệu công việc như số công việc theo người được giao, thời gian theo dõi thời gian hoặc công việc theo trạng thái
- Thẻ Tính toán để thực hiện các phép tính tùy chỉnh, bao gồm tổng, trung bình hoặc công thức
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Dashboards chính là AI Cards. Tính năng này cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết được tạo ra theo thời gian thực ngay trên bảng điều khiển của bạn.
Thêm các thẻ này:
- Tóm tắt điều hành bằng AI để tạo bản tóm tắt trạng thái dự án tổng quan tự động dành cho ban lãnh đạo
- Cập nhật dự án bằng AI để hiển thị các thay đổi gần đây, các công việc đã hoàn thành và các rủi ro chính
- Thẻ AI Brain cho phép bạn chạy các lời nhắc tùy chỉnh dựa trên không gian làm việc của bạn
Lắng nghe chia sẻ từ Trevor Bekolay, Nhà khoa học nghiên cứu cấp cao, Đồng sáng lập, Applied Brain Research:
Chúng tôi đã chuyển từ Jira sang ClickUp và rất hài lòng với quyết định này vì giờ đây chúng tôi có thể thực hiện nhiều quy trình hơn trực tiếp trên ClickUp, như duy trì cơ sở kiến thức nội bộ, tổ chức và ghi lại kết quả các sự kiện Scrum, cũng như theo dõi mục tiêu và thời gian. ClickUp cũng nhanh hơn và phản hồi tốt hơn đáng kể so với Jira.
Chúng tôi đã chuyển từ Jira sang ClickUp và rất hài lòng với quyết định này vì giờ đây chúng tôi có thể thực hiện nhiều quy trình hơn trực tiếp trên ClickUp, như duy trì cơ sở kiến thức nội bộ, tổ chức và ghi lại kết quả các sự kiện Scrum, cũng như theo dõi mục tiêu và thời gian. ClickUp cũng nhanh hơn và phản hồi tốt hơn đáng kể so với Jira.
📮 ClickUp Insight: 33% người vẫn tin rằng làm nhiều việc cùng lúc đồng nghĩa với hiệu quả.
Trên thực tế, làm nhiều việc cùng lúc chỉ làm tăng chi phí chuyển đổi ngữ cảnh. Khi bộ não của bạn phải chuyển đổi liên tục giữa các tab, trò chuyện và danh sách kiểm tra, khả năng tập trung sâu sẽ bị ảnh hưởng nặng nề nhất.
ClickUp giúp bạn tập trung vào một công việc cụ thể bằng cách tập hợp mọi thứ bạn cần vào một nơi duy nhất! Đang làm việc trên một công việc nhưng cần tra cứu trên internet? Chỉ cần dùng giọng nói và yêu cầu ClickUp Brain MAX thực hiện tìm kiếm web ngay từ cửa sổ đó. Muốn trò chuyện với Claude và hoàn thiện bản nháp bạn đang làm? Bạn cũng có thể làm điều đó mà không cần rời khỏi Không gian Làm việc ClickUp!
Tất cả những gì bạn cần—từ trò chuyện, tài liệu, công việc, bảng điều khiển, nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs), tìm kiếm web và hơn thế nữa—đều được tích hợp trong một không gian làm việc AI thống nhất, sẵn sàng sử dụng!
So sánh quản lý dự án giữa Jira và ClickUp
Trong cuộc so sánh giữa ClickUp và Jira, ai sẽ là người chiến thắng? Dưới đây là những gì cả hai đều mang lại. 👇
| Tiêu chí | ClickUp | Jira |
| Mục tiêu người dùng | Các nhóm đa năng, đa chức năng trong các ngành nghề khác nhau | Các nhóm phát triển phần mềm và kỹ thuật |
| Giao diện người dùng và tính thân thiện với người dùng | Dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh cao, hỗ trợ hơn 15 chế độ xem, bao gồm Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian, Khối lượng công việc | Giao diện kỹ thuật được tối ưu hóa cho việc theo dõi các vấn đề |
| Cấu trúc và hệ thống phân cấp dự án | Cấu trúc phân cấp có thể mở rộng: Không gian, Thư mục, Danh sách công việc, Công việc, Công việc con | Quy trình làm việc ít mô-đun hơn, tập trung vào phiếu công việc |
| Tự động hóa | Tự động hóa tích hợp sẵn cho quản lý công việc, tự động hóa không cần mã cho việc thay đổi trạng thái, thông báo và phân công công việc | Tự động hóa nâng cao, đặc biệt là cho các quy trình phát triển, sử dụng REST API và các skript tùy chỉnh |
| Hỗ trợ Agile | Hỗ trợ tốt với Scrum, bảng Kanban; linh hoạt cho các phương pháp luận khác nhau | Khung làm việc Agile mạnh mẽ với các tính năng nâng cao như Scrum, Kanban, biểu đồ burndown và Ngôn ngữ truy vấn Jira (JQL) |
| Tính năng hợp tác | Tính năng trò chuyện tích hợp, tích hợp tài liệu, hợp tác thời gian thực, cập nhật trạng thái tự động hóa, đề xuất công việc dựa trên AI và tóm tắt | Hợp tác chủ yếu thông qua bình luận và tích hợp |
| Hệ sinh thái tích hợp | Tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng, dữ liệu tập trung để hiển thị tính minh bạch | Kết nối với hơn 3.000 ứng dụng và các công cụ phát triển phong phú |
| Báo cáo và bảng điều khiển | Bảng điều khiển tùy chỉnh, biểu đồ thời gian thực và báo cáo do AI tạo ra | Các báo cáo tích hợp phong phú và theo dõi các chỉ số Agile |
🌟 Thêm một điều nữa: Các nhóm dự án ngày nay có thể hoàn thành nhiều việc hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực bằng cách sử dụng các Trợ lý AI phù hợp. Dưới đây là video hướng dẫn mọi thứ bạn cần biết về việc sử dụng Trợ lý AI của ClickUp cho quản lý dự án.
Các mẫu để bắt đầu sử dụng ClickUp
Nếu bạn muốn bỏ qua bước thiết lập và bắt tay ngay vào việc tổ chức công việc, hãy khám phá các mẫu ClickUp. Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi sẽ giúp bạn bắt đầu ngay lập tức:
1. Mẫu quản lý dự án ClickUp
Mẫu Quản lý Dự án ClickUp được cấu hình sẵn với mọi thứ bạn cần cho công việc dự án chuyên nghiệp. Bạn sẽ có 30 Trạng thái Tùy chỉnh có thể được điều chỉnh theo kế hoạch dự án của bạn, như Kiểm tra và Giao hàng.
Ngoài ra, nó còn cung cấp cho bạn 11 Trường Tùy chỉnh để ghi lại các thông tin quan trọng như mức độ ưu tiên, rủi ro, sức chứa của nhóm hoặc loại dự án. Điều này giúp bạn dễ dàng lọc và phân loại các công việc dựa trên những yếu tố quan trọng nhất.
🧠 Thông tin thú vị: Vào những năm 1950, họ được gọi là ‘lập trình viên’, ‘nhà toán học’ hoặc ‘nhân viên lập trình’. Thuật ngữ ‘kỹ sư phần mềm’ chỉ được đặt ra tại một hội nghị của NATO năm 1968 nhằm giải quyết ‘cuộc khủng hoảng phần mềm’.
2. Mẫu kế hoạch dự án tổng quan của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Dự án Tổng quan của ClickUp là một công cụ nhẹ nhàng giúp lập kế hoạch cho các dự án lớn mà không bị lạc vào chi tiết. Mẫu này đi kèm với ba Trạng thái Tùy chỉnh (Việc cần làm, Work In Progress và Deployed) giúp bạn theo dõi tiến độ mà không làm mọi thứ trở nên phức tạp.
Ngoài ra, mẫu Kanban cung cấp năm Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như Người phê duyệt, Giai đoạn thiết kế và Nhóm dự án, để nắm bắt bối cảnh phù hợp cho từng Công việc. Có Chế độ xem Xem dạng danh sách sản phẩm đầu ra để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về công việc và Chế độ xem Dòng thời gian (Gantt) để trực quan hóa các mốc thời gian và mối quan hệ phụ thuộc, cùng nhiều tính năng khác.
3. Mẫu lịch trình dự án ClickUp
Mẫu Dòng thời gian Dự án ClickUp giúp bạn kiểm soát hoàn toàn dòng thời gian dự án. Mẫu này đi kèm với các Trường Tùy chỉnh như Dòng thời gian dự án, Các giai đoạn dự án và Ngân sách, giúp bạn ghi lại những thông tin thực sự quan trọng đối với bạn và các bên liên quan.
Bạn cũng có thể sử dụng các chế độ xem khác nhau, như chế độ xem Các giai đoạn dự án để chia nhỏ các công việc thành các phần hợp lý và chế độ xem Tổng quan dự án để theo dõi tiến độ một cách nhanh chóng và tổng quan. Mẫu này cũng tích hợp tính năng theo dõi thời gian, các mối quan hệ phụ thuộc và cảnh báo tự động hóa.
4. Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp
Mẫu Bản cam kết dự án ClickUp cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc để xây dựng dự án. Nó giúp bạn xác định mục đích và phạm vi của dự án, đảm bảo nhóm cốt lõi và các bên liên quan bên ngoài luôn đồng lòng ngay từ đầu.
Bạn sẽ có một danh sách kiểm tra để theo dõi các yếu tố quan trọng như mục tiêu, sản phẩm đầu ra và vai trò của các bên liên quan. Ngoài ra, bạn có thể nhúng các công việc, ghi chú và tài liệu chia sẻ trực tiếp vào bản kế hoạch dự án.
5. Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp
Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp dành cho các nhóm quản lý danh sách công việc sprint.
Nó hỗ trợ tối đa 30 Trạng thái tùy chỉnh, bao gồm Đang xem xét và Sẵn sàng triển khai, để phản ánh các quy trình làm việc thực tế. Bạn cũng có các Trường Tùy chỉnh như Loại mục để giúp bạn gắn thẻ và theo dõi công việc dựa trên tính chất của nó (lỗi, câu chuyện, tính năng).
🔍 Bạn có biết? AT&T Bell Labs đã tạo ra SCCS (Hệ thống kiểm soát mã nguồn) để ngăn các nhà phát triển ghi đè lên mã nguồn của nhau trên Unix. Nếu không có SCCS, các công cụ như Git và các đường ống tích hợp mà các nhóm Jira đang sử dụng sẽ không tồn tại.
Nhóm của bạn cần nhiều hơn thế! Hãy chuyển sang ClickUp
Đến nay, bạn đã hiểu cách thức hoạt động của quản lý dự án Jira, bao gồm những điểm mạnh, những điểm đặc thù, cũng như cách nó xử lý các công việc, sprint và quy trình làm việc. Tuy nhiên, nếu các bước cấu hình, quyền truy cập và thiết lập vẫn khiến bạn cảm thấy quá phức tạp, đã đến lúc thực hiện sự chuyển đổi.
ClickUp, ứng dụng "tất cả trong một" cho công việc, mang đến cho bạn một cấu trúc không đòi hỏi nhiều công sức. Bạn có thể lập kế hoạch sprint, theo dõi công việc, trực quan hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại (mà không cần phải trải qua quá trình học tập phức tạp).
Và với ClickUp Brain cùng các tính năng như Bảng trắng, Bảng điều khiển và Tự động hóa được tích hợp sẵn, bạn sẽ cảm thấy công việc của mình cuối cùng cũng được tập trung tại một nơi duy nhất. Thực tế, với không gian làm việc AI tích hợp của ClickUp, bạn có thể nói lời tạm biệt với việc phải quản lý hàng tá công cụ chỉ để hoàn thành công việc hàng ngày.
Đừng chần chừ nữa. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Đúng vậy, Jira Cloud là một công cụ quản lý dự án được thiết kế chủ yếu dành cho các nhóm phát triển phần mềm. Công cụ này hỗ trợ phương pháp Agile, giúp các nhóm quản lý các câu chuyện người dùng, lỗi, các đợt sprint và quy trình làm việc, đồng thời được sử dụng rộng rãi để theo dõi công việc kỹ thuật trên quy mô lớn.
Nhược điểm lớn nhất của phần mềm Jira là tính phức tạp. Phần mềm này có đường cong học tập dốc, đòi hỏi nhiều cấu hình và thường cần một quản trị viên Jira để duy trì quy trình làm việc, quyền truy cập và các loại vấn đề.
ClickUp là một giải pháp thay thế đơn giản và trực quan hơn so với Jira để quản lý dự án. Nó cung cấp các chế độ xem dự án linh hoạt, thiết lập dễ dàng, tài liệu tích hợp sẵn, tự động hóa, Bảng trắng, ClickUp Brain và các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh mà không phức tạp. Nó tập trung công việc tại một nơi duy nhất và giảm bớt gánh nặng cho quản trị viên Jira.