Quản lý dự án Jira: Hướng dẫn toàn diện cho năm 2025

Bạn đang tự hỏi liệu Jira có phải là công cụ tốt cho quản lý dự án không?

Jira là công cụ quản lý dự án do Atlassian cung cấp, giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và quản lý một lượng dự án khổng lồ.

Nghĩ kỹ lại, Jira giống như Godzilla trong các công cụ quản lý dự án.

Nó khổng lồ, được cho là toàn năng và bất khả chiến bại, và có phần đáng sợ.

Nhưng điều đó có khiến Jira trở thành công cụ quản lý dự án phù hợp với bạn không?

Ừm... còn tùy.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả quản lý dự án Jira là như thế nào và nó phù hợp với phương pháp Agile ra sao. Bạn cũng sẽ biết được một số giới hạn đáng kể của Jira và cách khắc phục chúng.

Hãy bắt đầu ngay!

Jira là gì?

Jira là một phần mềm quản lý dự án ban đầu tập trung vào theo dõi lỗi, nhưng hiện nay có thể giúp các công ty xử lý hầu hết các công việc dự án khác.

Thông tin thú vị:

Từ Godzilla bắt nguồn từ từ tiếng Nhật "Go-jira", khiến Jira trở thành Godzilla thực sự trong các công cụ quản lý dự án!

Các công ty hiện nay sử dụng phần mềm Jira cho:

Công cụ quản lý dự án Jira cố gắng đáp ứng nhiều yêu cầu của người dùng, mặc dù đôi khi nó có vẻ hơi quá sức và phản tác dụng.

Xem bài đánh giá về Jira của chúng tôi để biết thêm thông tin.

Không ai nói rằng thuần hóa Godzilla sẽ dễ dàng!

Sử dụng Jira để quản lý dự án Agile

Atlassian Jira rất coi trọng các phương pháp Agile.

Trong phương pháp Agile, bạn chia nhỏ một dự án hoặc yêu cầu thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn hoặc các công việc con.

Sau đó, nhóm Agile của bạn sẽ bắt đầu hợp tác thực hiện các công việc này, hoàn thành từng công việc một trước khi nhận phản hồi của khách hàng về từng giai đoạn.

Bạn thấy đấy, Agile tập trung vào sự hợp tác liên tục và cải tiến không ngừng.

Khi quản lý dự án theo phương pháp Agile, công cụ Jira giúp bạn:

Mỗi bước chung này đều rất quan trọng đối với quản lý dự án, và chúng ta sẽ xem lý do tại sao:

1. Thiết lập kế hoạch dự án

Khi bắt đầu bất kỳ dự án Agile nào, trước tiên bạn phải xây dựng danh sách công việc dự án (một loạt các công việc) và sắp xếp chúng thành các sprint.

Các công việc trong Jira được gọi là vấn đề và được thể hiện bằng các thẻ kỹ thuật số.

Dưới đây là cách bạn có thể thêm công việc trong phần mềm Jira:

Sau khi vấn đề hoặc công việc Jira được tạo, bạn có thể thêm nó vào kế hoạch dự án của mình.

Nó giống như việc xây dựng một tác phẩm điêu khắc LEGO.

Bạn ghép các khối có màu sắc và hình dạng khác nhau lại với nhau để tạo thành một tổng thể.

2. Chỉ định vai trò và quyền truy cập của nhóm dự án

Sau khi công việc đã được tạo, bước tiếp theo của bạn là chỉ định người thực hiện công việc đó. Dựa trên kinh nghiệm của mình, bạn sẽ chọn thành viên nhóm dự án phù hợp và chỉ định công việc cho họ.

Nhưng trước đó, bạn cần thiết lập vai trò của các thành viên trong nhóm trong công cụ quản lý dự án Jira và quyết định ai có quyền truy cập vào những gì.

3. Theo dõi tiến độ dự án

Bây giờ bạn đã có kế hoạch dự án chi tiết và đã phân công các thành viên phù hợp cho từng công việc.

Bây giờ bạn có thể nằm thư giãn trên ghế bành và thư giãn, đúng không? 😴

Có lẽ bạn nên đi ăn trưa, xem một bộ phim quái vật mới, phải không?

Thật không may, điều đó hiếm khi xảy ra.

Mọi việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, và trước khi bạn nhận ra, thời hạn dự án đã đến vào tuần sau, trong khi bạn mới chỉ hoàn thành một nửa công việc.

Bạn có thể sử dụng các tính năng này trong công cụ Jira để luôn nắm bắt được thời hạn của mình:

Nhờ đó, bạn có thể xác định bất kỳ điểm nghẽn tiềm ẩn nào, tìm kiếm cơ hội cải tiến và đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm Agile của bạn làm việc với sức chứa tối ưu.

Bonus: Monday.com Vs. Jira & Jira Vs. Linear

Jira có tốt cho quản lý dự án không?

Trước khi quyết định chọn Jira làm phần mềm quản lý dự án của mình, hãy cân nhắc những giới hạn sau:

Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn từng giới hạn này và khám phá cách bạn có thể khắc phục những nhược điểm trong quản lý công việc bằng một công cụ quản lý dự án khác, ClickUp.

1. Phức tạp để sử dụng

Người dùng thường phản ánh rằng Atlassian Jira khó cài đặt và giao diện khó sử dụng khi quản lý dự án.

Xét cho cùng, Jira bắt đầu là một công cụ theo dõi lỗi cho một nhóm phát triển phần mềm, và đó vẫn là chức năng cốt lõi của nó.

Mặc dù đã có một số sửa đổi và tính năng được thêm vào, Jira vẫn chỉ là một công cụ theo dõi vấn đề được đóng gói để trông giống như một phần mềm quản lý dự án.

Đó giống như việc mặc bộ đồ T-Rex và nghĩ rằng mình đủ giỏi để có một vai cameo trong bộ phim Godzilla mới!

Công cụ Jira có thể rất phức tạp đối với các thành viên không thuộc nhóm phần mềm của bạn, do giao diện người dùng phức tạp và cần nhiều thời gian để làm quen với các chức năng của nó.

Giải pháp của ClickUp: Dễ dàng sử dụng, giao diện người dùng trực quan

ClickUp là công cụ quản lý dự án số 1 thế giới và là lựa chọn thay thế cho Jira vì các tính năng của nó được thiết kế với người dùng cuối làm trọng tâm.

Dưới đây là cách ClickUp khắc phục trải nghiệm người dùng phức tạp của Jira:

So sánh Jira và Trello!

2. Không có tính năng quản lý tài nguyên

Tất nhiên, Godzilla đã tự mình kinh doanh.

Nhưng bạn không thể.

Đó là lý do tại sao bạn có một nhóm với rất nhiều tài nguyên khác để quản lý!

Thật không may, việc quản lý tài nguyên của bạn khó hơn bình thường với Jira. Nó thiếu rất nhiều tính năng quản lý nhóm và tài nguyên cơ bản để giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang như OKR và tính năng quản lý thời gian.

Giải pháp của ClickUp: Hàng tấn tính năng quản lý tài nguyên và khối lượng công việc

Với ClickUp, bạn sẽ không gặp khó khăn trong việc quản lý tài nguyên để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc và mọi thứ được tối ưu hóa.

Dưới đây là một số tính năng hữu ích cho bạn:

3. Không thể giao công việc cho nhiều người được giao

Một dự án phức tạp thường có nhiều công việc phức tạp cần nhiều người cùng tham gia.

Thật không may, Jira chỉ hỗ trợ giao công việc cho một cá nhân, bất kể công việc đó phức tạp hay khó khăn đến mức nào.

Đôi khi, bạn chỉ cần nhiều hơn một bộ não để giải quyết một vấn đề, và không cho phép người dùng thêm nhiều người được giao vào một công việc không phải là lựa chọn thông minh.

Giải pháp của ClickUp: Thêm nhiều người được giao nhiệm vụ

ClickUp hiểu rằng đôi khi, một người không đủ để hoàn thành một công việc.

Đó là lý do tại sao ClickUp cho phép bạn thêm Nhiều người được giao nhiệm vụ vào một nhiệm vụ cần nhiều hơn một người. Và nếu bạn cần nhiều người tham gia, bạn có thể giao nhiệm vụ cho một Nhóm (Nhóm người dùng) thay thế.

Hãy nhớ rằng, một người không thể đánh bại Godzilla. Bạn cần một nhóm tuyệt vời để làm điều đó!

Bạn cũng có thể sắp xếp và lọc công việc theo Nhiều người được giao và Nhóm trong chế độ xem Lịch, Danh sách hoặc Bảng.

4. Không thể tạo mẫu công việc

Có thể bạn sẽ phải làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Và một số dự án trong số đó có thể có những công việc tương tự nhau.

Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể sao chép các công việc tương tự từ một dự án và dán vào dự án khác, phải không?

Thật không may, việc này không đơn giản như vậy.

Jira không có tính năng tích hợp để tạo mẫu công việc và sau đó tái sử dụng chúng cho các dự án khác.

Để sử dụng mẫu công việc trong Jira, bạn cần truy cập Atlassian Marketplace và mua một tiện ích bổ sung.

Tất cả công việc thêm đó chỉ để có một mẫu!

Chúng tôi cũng nghĩ như vậy.

Giải pháp của ClickUp: Mẫu nhiệm vụ

May mắn thay, ClickUp cung cấp một giải pháp thông minh cho vấn đề này.

Với Mẫu nhiệm vụ của ClickUp, việc tái sử dụng mẫu trở nên dễ dàng. Bạn có thể sử dụng nó cho các sự kiện, quy trình hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn muốn trong tương lai.

ClickUp cũng cung cấp rất nhiều mẫu sẵn có để bạn không phải lo lắng về việc tạo mẫu từ đầu. Chỉ cần chọn một trong số đó để bắt đầu.

Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng tạo các mẫu công việc mạnh mẽ và có thể tùy chỉnh. Bạn cũng có thể chỉnh sửa, ghi đè và tải từ các mẫu một cách nhanh chóng.

5. Không có tính năng theo dõi mục tiêu gốc

Khi bạn làm việc không ngừng nghỉ với hàng loạt công việc, bạn rất dễ mất đi cái nhìn tổng thể.

Công việc bạn đang làm ảnh hưởng đến dự án toàn bộ như thế nào?

Chúng tôi có thể đạt được tiến độ dự án mong đợi trước thời hạn đã định không?

Việc cài đặt mục tiêu giúp nhóm của bạn có hướng đi rõ ràng và giúp kết nối họ với mục tiêu lớn hơn.

Tuy nhiên, Jira không có tính năng mục tiêu tích hợp sẵn.

Ngoài ra, nếu bạn muốn theo dõi các mục tiêu lập kế hoạch sprint, bạn sẽ phải mua một ứng dụng tiện ích bổ sung riêng từ Atlassian Marketplace.

Nó hơi giống iPhone 12 nhỉ?

Bộ sạc không bao gồm. Phí bổ sung áp dụng 😐

Giải pháp của ClickUp: Tính năng Mục tiêu tích hợp sẵn

ClickUp nhận thức được tầm quan trọng của việc các nhóm thiết lập và theo dõi mục tiêu của mình. Đó là lý do tại sao tính năng Mục tiêu được tích hợp sẵn. Không tính phí thêm.

Với ClickUp, bạn có thể chia Mục tiêu thành các Mục tiêu nhỏ hơn. Khi hoàn thành mỗi Mục tiêu, bạn sẽ tiến gần hơn đến việc đạt được Mục tiêu của mình!

Bạn cũng có toàn quyền kiểm soát các Mục tiêu của mình. Chúng có thể là:

6. Không cần tạo hồ sơ

Nếu bạn là quản lý dự án, bạn sẽ muốn biết nhóm của mình đang làm gì, có ai làm việc quá sức không và những công việc nào đã hoàn thành.

Nếu không có những hiểu biết này, bạn sẽ khó có thể giúp nhóm của mình làm việc với sức chứa tối ưu và hoàn thành các công việc quan trọng đúng hạn.

Tuy nhiên, điều này không thể thực hiện được với Jira.

Với Jira, bạn có bảng Kanban và bảng Scrum giúp bạn có chế độ xem toàn cảnh các công việc trong dự án.

Đó là tất cả những gì cần biết.

Bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan nhưng không có thông tin chi tiết về khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm.

Tất nhiên, có Báo cáo khối lượng công việc của người dùng, nhưng báo cáo này không cung cấp thông tin chi tiết về người hoàn thành nhiều công việc nhất, các công việc đã hoàn thành gần đây và liệu có bất kỳ công việc ngoài kế hoạch nào trong danh sách công việc tồn đọng hay không.

Giải pháp của ClickUp: Hồ sơ

Tính năng Hồ sơ trong ClickUp giống như một cửa sổ mở ra trách nhiệm của mọi người. Nó giúp bạn và nhóm duy trì trách nhiệm.

Sử dụng Profiles, bạn có thể:

Ngoài ra, bằng cách sử dụng Team Insights và Reporting của ClickUp, bạn có thể phân tích xem ai đang chậm trễ trong công việc, ai đang làm việc nhiều nhất và mỗi nhiệm vụ mất bao nhiêu thời gian.

Ngoài ra, bằng cách sử dụng chế độ xem Box, bạn có thể biết chính xác mọi người đang làm gì, công việc nào đã hoàn thành, ai cần thêm công việc và ai có quá nhiều công việc.

Và đó chưa phải là tất cả.

Pulse trong ClickUp cho phép bạn phân tích hoạt động trong Không gian Làm việc của mình vào bất kỳ ngày nào, dựa trên số lượng người dùng hoạt động mỗi giờ. Bạn cũng có thể hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ mà mọi người đang bình luận hoặc xem tại thời điểm đó để có thể tham gia ngay và cộng tác tức thì.

Tất cả các tính năng này kết hợp với nhau để cung cấp cho bạn quyền truy cập chưa từng có vào hiệu suất của nhóm, giúp bạn tận dụng kiến thức này để quản lý dự án hiệu quả.

7. Không có chức năng trò chuyện

Quản lý dự án Agile dựa trên sự hợp tác liên tục giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.

Tất nhiên, bạn có thể sử dụng email.

Tuy nhiên, trong môi trường làm việc năng động, tại sao lại chọn thư tay khi bạn có thể sử dụng tin nhắn tức thì?

Nó tự phát, tiện lợi và dễ theo dõi.

Thật không may, Jira không cung cấp tính năng trò chuyện trực tiếp để cộng tác với nhóm của bạn. Để truy cập trò chuyện trực tiếp, bạn cần mua một tiện ích bổ sung riêng từ Atlassian Marketplace.

Giải pháp của ClickUp: Trò chuyện

Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp hỗ trợ các cuộc hội thoại nhanh chóng, thời gian thực với các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan khác.

Và điều tuyệt vời nhất là bạn thậm chí không cần rời khỏi Không gian Làm việc để bắt đầu Trò chuyện. Bạn chỉ cần chọn trò chuyện bên cạnh công việc của mình!

Đó chưa phải là tất cả. Bạn còn có thể thêm tệp đính kèm, gửi thông báo, chia sẻ mã và thậm chí nhúng nội dung vào Trò chuyện.

Ngoài ra, mỗi nhiệm vụ ClickUp có phần bình luận riêng. Bạn có thể sử dụng phần này để thảo luận về nhiệm vụ một cách dễ dàng.

Và nếu có điều gì quá phức tạp để giải thích bằng văn bản, bạn có thể quay một video ngắn bằng Clip để minh họa ý của mình. Điều này giúp bạn tránh những hiểu lầm và giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hợp tác hơn.

Nhưng đó chưa phải là tất cả.

This

đi kèm với hàng loạt tính năng khác giúp bạn luôn dẫn đầu Jira, chẳng hạn như:

Đừng để Jira làm giảm năng suất của bạn nữa 🐲

Chắc chắn, Jira là một công cụ quản lý dự án đa năng giúp bạn xử lý công việc, vấn đề, lỗi và tính năng.

Tuy nhiên, vì ban đầu nó được thiết kế để giúp các nhà phát triển phần mềm theo dõi lỗi và vấn đề, nên nó thiếu một số chức năng quản lý dự án quan trọng.

May mắn thay, ClickUp có thể bù đắp những nhược điểm này.

Jira dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều người được giao nhiệm vụ, có thể xử lý các mục tiêu và cung cấp các mẫu công việc, cùng nhiều tính năng tuyệt vời khác.

Vậy tại sao không chuyển từ Jira sang ClickUp và đảm bảo bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn!