Bạn có tin rằng vượt qua rào cản giữa các bộ phận có thể dẫn đến sự bùng nổ của sự đổi mới? Nếu có, bạn không đơn độc.
Nhiều người trong chúng ta cảm thấy rằng nhân viên nên có thể giao tiếp tự do với nhau mà không phải thông qua nhiều cấp phê duyệt. Điều này rất quan trọng vì các cấp phê duyệt làm kéo dài quá trình và gây ra sự chậm trễ trong giao tiếp kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến sự phát triển theo nhiều cách.
Tin tốt là có một giải pháp đơn giản để giải quyết vấn đề này, đó là giao tiếp chéo. Với các chiến lược phù hợp, bạn có thể triển khai kế hoạch giao tiếp này một cách liền mạch, bất kể kích thước và độ phức tạp của tổ chức.
Như thường lệ, chúng tôi luôn sẵn sàng giải thích chi tiết cho bạn. Hãy cùng tìm hiểu xem giao tiếp chéo là gì, khám phá những lợi ích, thách thức và chiến lược để cải thiện giao tiếp trong môi trường làm việc.
Giao tiếp chéo là gì?
Giao tiếp chéo hoặc ngang kết nối những cá nhân không có mối quan hệ cấp bậc trực tiếp nhưng thuộc các cấp bậc, bộ phận hoặc nhóm khác nhau.
Không giống như các loại giao tiếp khác, giao tiếp chéo loại bỏ rào cản giữa các bộ phận và cấp bậc khác nhau, giúp giao tiếp giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn. Điều này mang lại cho bạn những lợi ích của sự hợp tác nhóm, môi trường làm việc linh hoạt và năng suất được nâng cao.
Dưới đây là một số ví dụ về giao tiếp chéo:
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng tham khảo ý kiến của trưởng nhóm phát triển để xác định tính khả dụng của một tính năng sắp ra mắt theo yêu cầu của khách hàng
- Một copywriter phỏng vấn một kỹ sư để thu thập thông tin kỹ thuật nhằm tạo ra một hướng dẫn sản phẩm toàn diện
- Trưởng bộ phận phát triển sản phẩm hợp tác với đại diện hỗ trợ khách hàng để hiểu rõ hơn nhu cầu và điểm khó khăn của khách hàng
- Một chuyên gia nhân sự và phó giám đốc bán hàng hợp tác để xác định các yêu cầu và tiêu chuẩn cho một vị trí mới trong nhóm bán hàng
- Một chuyên viên marketing đang tìm kiếm sự hướng dẫn từ một quản lý tài chính về việc phân bổ ngân sách cho một chiến dịch sắp tới
Lợi ích của việc áp dụng giao tiếp chéo trong nhóm của bạn
Dựa trên những thông tin trên, bạn có thể đã đoán được một số lợi ích của giao tiếp chéo. Hãy liệt kê tất cả chúng ra cho bạn.
Hợp tác dễ dàng
Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên có thể hợp tác và phân công công việc cho nhau một cách trực tiếp? Các kênh giao tiếp chéo có thể giúp bạn thực hiện điều đó. Nó loại bỏ sự cần thiết của các kênh giao tiếp dài, gián tiếp và phức tạp, giúp tăng tốc độ hợp tác và ra quyết định giữa các bộ phận.
Tiếp cận nhanh chóng đến dữ liệu quan trọng
Giao tiếp chéo cho phép thông tin và dữ liệu di chuyển tự do mà không gặp bất kỳ rào cản hay sự phân tâm nào.
Giả sử một kỹ sư phần mềm đang làm việc để cải tiến một sản phẩm. Để hiểu được những điểm yếu và lĩnh vực cần cải tiến của sản phẩm, họ cần biết khách hàng tương tác với sản phẩm như thế nào. Đây là lúc một nhân viên bộ phận marketing có dữ liệu liên quan có thể giúp đỡ.
Nếu không có sự hỗ trợ cho giao tiếp chéo, quá trình này sẽ liên quan đến nhiều bên liên quan, dẫn đến tắc nghẽn, thiếu hiệu quả và chậm trễ không cần thiết.
Tăng cường sự tham gia của nhân viên và nâng cao sự hài lòng trong công việc
Khi khuyến khích giao tiếp cởi mở, mọi người đều tự tin hơn trong việc thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Họ có thể truy cập tất cả thông tin liên quan mà không do dự, giúp họ tham gia hiệu quả hơn vào công việc hàng ngày và nâng cao sự hài lòng. Khi rào cản giao tiếp giảm bớt, cả lãnh đạo và nhân viên đều cảm thấy được trao quyền.
Giao tiếp chéo cũng liên quan chặt chẽ với lãnh đạo ngang hàng. Trong lãnh đạo ngang hàng, tất cả nhân viên đều có tiếng nói và có thể tham gia vào bất kỳ công việc nào trong tổ chức.
Giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm thông tin
Càng nhiều lớp thông tin cần truyền qua, khả năng hiểu lầm càng cao. Giao tiếp chéo là hình thức trực tiếp và không qua các bước trung gian không cần thiết.
Nhờ đó, người nhận có xác suất cao nhận được thông điệp trong biểu mẫu ban đầu.
Lưu ý duy nhất? Mọi người nên sử dụng cùng một công cụ giao tiếp để thông tin không bị mất trong quá trình truyền tải. Ví dụ, nếu một người sử dụng email để giao tiếp, còn người khác thích gọi video, thông điệp có thể bị mất trong quá trình truyền tải.
Mỗi tổ chức nên có ít nhất một công cụ giao tiếp trực tiếp chung mà tất cả nhân viên sử dụng thường xuyên và đáng tin cậy.
Nâng cao tinh thần đồng đội
Các nhóm giao tiếp hiệu quả, làm việc hiệu quả và hợp tác dễ dàng với các nhóm khác sẽ làm việc tốt nhất.
Giao tiếp tốt là chìa khóa để đạt được kết quả tốt — nó giúp tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên và nhóm, từ đó mang lại kết quả tốt hơn.
Nhưng đó chưa phải là tất cả — giao tiếp tốt hơn giữa các nhóm cũng giúp củng cố mối quan hệ giữa các nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng môi trường và văn hóa làm việc lành mạnh và hợp tác.
Thách thức trong giao tiếp chéo
Mặc dù giao tiếp chéo mang lại nhiều lợi ích về tính linh hoạt và hợp tác, nhưng cũng cần lưu ý đến những rủi ro tiềm ẩn của nó:
Sai sót trong giao tiếp và quá tải thông tin
Sự khác biệt về thuật ngữ và ngôn ngữ chuyên ngành giữa các bộ phận có thể dẫn đến hiểu lầm. Nhân viên tham gia vào nhiều cuộc hội thoại chéo cũng có thể cảm thấy bối rối. Đảm bảo giao tiếp ngắn gọn và xây dựng một bảng thuật ngữ chung để giải quyết vấn đề này.
Thời gian và nỗ lực
Việc triển khai, duy trì và sử dụng hiệu quả giao tiếp chéo sẽ tốn thời gian và nỗ lực của bạn trong việc tổ chức các phiên đào tạo phù hợp cho nhân viên. Tuy nhiên, khoản đầu tư ban đầu này sẽ mang lại hiệu quả lâu dài trong việc đảm bảo năng suất và hiệu quả.
Các xung đột tiềm ẩn giữa các bộ phận
Sự tương tác giữa các bộ phận khác nhau có thể dẫn đến tranh chấp do quan điểm khác nhau. Để tránh những xung đột như vậy, hãy xem xét việc tham gia của những người điều phối trung lập và đảm bảo sự thống nhất về mục tiêu và ưu tiên.
Giảm trách nhiệm giải trình
Thật khó để theo dõi luồng thông tin khi nó không tuyến tính và đơn giản. Điều này có thể dẫn đến xu hướng đổ lỗi và quyền sở hữu công việc không rõ ràng. Bằng cách khuyến khích nhân viên ghi chép lại giao tiếp chéo, bạn có thể đảm bảo trách nhiệm giải trình cao hơn.
Rò rỉ thông tin bí mật
Giao tiếp chéo về các chủ đề nhạy cảm có thể dẫn đến rò rỉ thông tin không mong muốn. Do đó, việc thiết lập các hướng dẫn và quy trình rõ ràng để xử lý thông tin mật là điều cần thiết.
Các chiến lược nâng cao giao tiếp chéo tại nơi làm việc của bạn
Như chúng ta đã thấy, giao tiếp chéo mang lại những thách thức và có thể dẫn đến xung đột giữa các bộ phận. Nhưng đừng lo lắng! Bạn có thể áp dụng các chiến lược cụ thể để giải quyết những thách thức này và cải thiện giao tiếp chéo.
Bạn cũng có thể dựa vào các công cụ hợp tác đa chức năng, chẳng hạn như ClickUp, để giúp bạn trong quá trình này.
Dưới đây là các chiến lược để nâng cao giao tiếp chéo trong môi trường làm việc của bạn:
1. Tạo một bộ hướng dẫn
Điều quan trọng là phải rõ ràng và trực tiếp khi giao tiếp.
Để đảm bảo điều này, bạn phải thiết lập các hướng dẫn cho giao tiếp chéo để thúc đẩy sự rõ ràng và trực tiếp trong trao đổi giữa các bộ phận. Tập trung vào việc chia sẻ thông tin có liên quan trong khi duy trì ngôn ngữ rõ ràng và bao quát để hiểu rõ hơn.
Khuyến khích lắng nghe tích cực và trao đổi hai chiều để nâng cao quá trình giao tiếp tổng thể trong tổ chức. Bạn cũng có thể tạo các quy trình và danh sách kiểm tra tùy chỉnh để chuẩn hóa quy trình giao tiếp giữa các bộ phận.
Bảng trắng ClickUp cho phép bạn lập bản đồ các quy trình giao tiếp tùy chỉnh này, hiển thị sự chuyển giao giữa các bộ phận hoặc nhóm khác nhau. Bạn có thể hình dung các bước, các bên liên quan và các kênh tối ưu tại mỗi điểm. Điều này cung cấp một bản thiết kế để chuẩn hóa các quy trình giao tiếp chéo.
Bạn cũng có thể sử dụng Bảng trắng để vẽ biểu đồ tổ chức và xác định các đường truyền thông tin và đường báo cáo giữa các nhà quản lý và cấp dưới trực tiếp. Điều này giúp các nhóm phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Cuối cùng, các hướng dẫn và quy trình được tạo trên bảng trắng có thể được lưu, xuất và lưu trữ trong ClickUp dưới dạng tài liệu tham khảo trung tâm dễ truy cập cho bất kỳ ai trong tổ chức.
2. Giữ liên lạc với những người quan trọng
Mọi người không muốn bị bỏ rơi, đặc biệt là khi thông tin đó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ. Bạn có thể cải thiện kết quả của quy trình và dự án bằng một cách đơn giản như tạo chuỗi tin nhắn minh bạch giữa tất cả các bên liên quan trong quy trình. Cách tiếp cận có cấu trúc đơn giản này thúc đẩy luồng thông tin trơn tru giữa tất cả các nhân tố chính, giảm thiểu khả năng xảy ra hiểu lầm hoặc chậm trễ.
Ví dụ: nếu một nhà tiếp thị sản phẩm muốn hiểu những điểm khó khăn của khách hàng từ nhóm dịch vụ khách hàng, họ nên gửi bản sao email đến nhóm dịch vụ khách hàng và trưởng nhóm sản phẩm để mọi người đều được thông báo.
Một cách hiệu quả khác là sử dụng tính năng Tài liệu của ClickUp để mọi người có thể cập nhật thông tin và hợp tác trong thời gian thực. Tính năng này cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời để tăng cường sự hợp tác năng động.
Bạn cũng có thể liên kết Tài liệu với các công việc và dự án liên quan để luồng thông tin được truyền tải giữa chúng.
@đề cập trong Tài liệu sẽ thông báo cho các bên liên quan về các cập nhật liên quan đến công việc của họ. Đánh thẻ bất kỳ ai để họ đóng góp ý kiến và phân công công việc cho các nhóm có liên quan. Tài liệu cũng tích hợp với email để các cập nhật có thể được gửi trực tiếp đến hộp thư đến của những người quan trọng.
Bạn có thể sử dụng tính năng Gán nhận xét của ClickUp bất cứ khi nào bạn cần làm rõ điều gì đó hoặc cần xem lại điều gì đó. Giải quyết các nhận xét sau khi công việc hoàn thành.
Điều này giúp bạn giữ mọi thứ ở một nơi và mọi người đều ở cùng một trang, theo nghĩa đen!
3. Giới hạn số lượng kênh giao tiếp
Bạn đã bao giờ từ bỏ ý định xem một bộ phim trên Netflix hoặc thử một món ăn mới trong thực đơn vì số lượng lựa chọn quá nhiều khiến bạn choáng ngợp? Bạn không phải là người duy nhất.
Nhiều lựa chọn không phải lúc nào cũng là ý tưởng hay. Điều này cũng áp dụng cho nơi làm việc. Quá nhiều ứng dụng giao tiếp có thể dẫn đến sự nhầm lẫn không cần thiết và khó theo dõi các cuộc hội thoại và hoạt động.
Điều này đặc biệt đúng với giao tiếp chéo, nơi vốn đã có nhiều khả năng gây nhầm lẫn và phức tạp. Hãy tập trung vào chỉ một hoặc hai kênh giao tiếp chéo để đảm bảo ít hiểu lầm hơn.
Bạn không cần lo lắng về việc giao tiếp bị phân tán nếu sử dụng ClickUp Chat. Thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng và hộp thư đến khác nhau, các thành viên trong nhóm có thể truy cập toàn bộ nội dung cuộc hội thoại trực tiếp trong ClickUp.
Trong mỗi dự án, Trò chuyện kết nối tất cả các tin nhắn, bình luận và thông báo liên quan đến công việc và mục tiêu. Toàn bộ lịch sử được sắp xếp theo thứ tự thời gian, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình.
Thông tin quan trọng cũng không bị cô lập trong các cuộc trò chuyện riêng tư. Tất cả các thành viên trong nhóm có thể tham gia cùng một chủ đề, giúp các cuộc thảo luận luôn minh bạch.
Với ClickUp Chat, bạn không còn phải ghép nối các cuộc hội thoại rời rạc để có được bức tranh toàn cảnh. Mọi người đều làm việc dựa trên sự hiểu biết chung, giúp tăng tốc độ hợp tác và ra quyết định.
4. Xây dựng văn hóa làm việc cởi mở và hợp tác
Ranh giới giữa các bộ phận khiến giao tiếp chéo trở nên khó khăn hơn vì chúng ngăn cản các thành viên trong nhóm liên hệ với lãnh đạo của các bộ phận khác và giới hạn việc chia sẻ thông tin.
Xây dựng văn hóa làm việc cởi mở và hợp tác là yếu tố quan trọng để khuyến khích giao tiếp chéo. Sự minh bạch và hợp tác không chỉ có lợi cho giao tiếp chéo mà còn là yếu tố không thể thiếu.
Tiến hành đánh giá văn hóa để xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong văn hóa tổ chức và các quy tắc giao tiếp quan trọng. Sau đó, lập kế hoạch toàn diện để giải quyết các vấn đề đó
Sử dụng chế độ xem ClickUp tùy chỉnh để quản lý đánh giá văn hóa và lập kế hoạch cải tiến.
Các chế độ xem đa dạng trong ClickUp cho phép bạn tập hợp tất cả các tài nguyên của mình vào một nơi để có cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án. Chọn từ chế độ xem Danh sách, Bảng, Biểu đồ Gantt và hơn thế nữa để sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và tiết kiệm thời gian bằng cách thêm bảng tính, tài liệu, video và hơn thế nữa cùng với các nhiệm vụ, dự án và quy trình công việc trong chế độ xem tùy chỉnh của mình.
5. Thường xuyên đánh giá các quy trình
Giao tiếp chéo suôn sẻ là yếu tố quan trọng để thống nhất các nhóm đa chức năng. Tiến hành đánh giá quy trình thường xuyên để tối ưu hóa luồng thông tin và sự hợp tác giữa các bộ phận. Chia sẻ báo cáo trạng thái dự án cập nhật để theo dõi các cột mốc và đánh giá sự phù hợp với kế hoạch ban đầu.
Theo dõi tiến độ các cột mốc và mục tiêu liên quan đến nhiều nhóm. Xác định các điểm mâu thuẫn hoặc sự chậm trễ trong việc chuyển giao công việc chéo.
Tích cực kết hợp phản hồi từ các bên liên quan ở tất cả các cấp. Trao quyền cho nhân viên đề xuất cải tiến các quy trình không hoạt động hiệu quả. Thúc đẩy các cuộc thảo luận cởi mở, minh bạch giữa quản lý và cấp dưới trực tiếp.
Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình của ClickUp sẽ rất hữu ích cho bài tập này. Mẫu này giúp bạn đánh giá các quy trình hiện có và thay đổi những quy trình cần cải tiến.
Nó có nhiều chế độ xem, trạng thái và trường tùy chỉnh để giúp bạn tiếp thu và hấp thụ thông tin cần thiết để đạt được sự thống nhất chiến lược cho giao tiếp chéo.
Vai trò của giao tiếp chéo trong quản lý công việc
Giao tiếp chéo đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu giao tiếp của tổ chức. Tuy nhiên, các loại giao tiếp khác cũng hữu ích trong quản lý công việc hợp tác. Hãy cùng tìm hiểu ba phương thức giao tiếp chính tại nơi làm việc:
1. Giao tiếp ngang hàng
Giao tiếp ngang là sự trao đổi thông tin giữa các nhà lãnh đạo hoặc nhân viên ở cùng cấp bậc trong một tổ chức. Điều này thúc đẩy sự phối hợp, lập kế hoạch và làm việc theo nhóm.
Ví dụ: khi phát triển một sản phẩm mới, bạn có thể gặp gỡ các nhà lãnh đạo từ các nhóm khác nhau (thiết kế, tiếp thị, bán hàng, kỹ thuật) để thảo luận về các bước tiếp theo và giải quyết các yêu cầu của họ để đạt được mục tiêu chung.
2. Giao tiếp dọc
Giao tiếp dọc liên quan đến luồng thông tin giữa các cấp bậc khác nhau trong một tổ chức. Điều này bao gồm giao tiếp từ cấp quản lý cấp cao hơn đến cấp dưới (xuống) và từ cấp dưới đến cấp quản lý cấp cao hơn (lên). Giao tiếp dọc đảm bảo rằng các mục tiêu và kỳ vọng được truyền đạt hiệu quả trong toàn tổ chức.
Ví dụ về giao tiếp xuống: Giám đốc tiếp thị và quản lý dự án gửi email cho nhóm tiếp thị nêu rõ chiến lược quảng cáo mới và kết quả mong đợi.
Ví dụ về giao tiếp lên cấp trên: Các thành viên trong nhóm gửi báo cáo thường xuyên cho trưởng nhóm/quản lý của mình, cập nhật cho họ về các cuộc họp trạng thái và tiến độ dự án, đồng thời đề xuất các lĩnh vực cần cải thiện.
3. Giao tiếp chéo
Giao tiếp chéo là sự kết hợp giữa giao tiếp ngang và giao tiếp dọc. Nó không hạn chế các nhà quản lý và thành viên nhóm giao tiếp với nhau, bất kể vị trí hoặc bộ phận của họ. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và giải quyết vấn đề tốt hơn, dẫn đến kết quả được cải thiện.
Cả ba hình thức giao tiếp đều quan trọng ở các giai đoạn hoặc quy trình khác nhau trong tổ chức.
Xóa bỏ rào cản giao tiếp với ClickUp
Bạn hẳn đã nhận ra tầm quan trọng của giao tiếp chéo hiệu quả trong việc giúp tổ chức đạt được mục tiêu giao tiếp và cải thiện sự hợp tác.
Nếu mối quan hệ giữa các nhà lãnh đạo và thành viên trong nhóm là tích cực, dữ liệu và thông tin có thể di chuyển tự do, giúp cải thiện hiệu quả quy trình và năng suất. Hơn nữa, cải thiện giao tiếp chéo cũng giúp nhân viên ở tất cả các cấp xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân vững chắc hơn.
Và sẽ rất hữu ích nếu bạn có một công cụ giúp thúc đẩy giao tiếp chéo thành công để bạn có thể tập trung vào những thách thức khác. Với ClickUp, bạn có thể nhanh chóng cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận.
Cho phép các cuộc hội thoại hai chiều diễn ra tự do giữa lãnh đạo và nhân viên. Điều chỉnh toàn bộ lực lượng lao động của bạn theo các mục tiêu chung bằng cách sử dụng các tính năng như Trò chuyện thời gian thực, Tài liệu và Chế độ xem tùy chỉnh. Không còn phải chờ đợi nhiều ngày để có câu trả lời cho các truy vấn hoặc quyết định. Không còn công việc trùng lặp giữa các nhóm. Quan sát sự tan rã của các silo và năng suất tăng vọt.
ClickUp tập trung hóa giao tiếp, giúp nhân viên của bạn có thể dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
1. Điều gì phân biệt giao tiếp chéo với giao tiếp ngang và dọc?
Giao tiếp chéo liên quan đến sự hợp tác giữa các cá nhân không có mối quan hệ cấp bậc trực tiếp nhưng thuộc các bộ phận hoặc nhóm khác nhau.
Giao tiếp ngang xảy ra giữa các đồng nghiệp, còn giao tiếp dọc liên quan đến việc giao tiếp qua lại giữa các cấp phân cấp khác nhau. Giao tiếp chéo kết nối cả phân cấp và ranh giới bộ phận, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận.
2. Làm thế nào để giao tiếp chéo có thể tăng hiệu quả và khả năng giải quyết vấn đề trong nhóm của tôi?
Giao tiếp chéo cho phép luồng thông tin trực tiếp giữa các cá nhân trong các bộ phận và cấp bậc, loại bỏ các tầng lớp không cần thiết. Điều này giúp truy cập dữ liệu quan trọng nhanh hơn và thúc đẩy sự hợp tác.
Giao tiếp chéo giúp tăng cường tinh thần đồng đội và góp phần tạo ra văn hóa nơi làm việc lành mạnh bằng cách giảm thiểu hiểu lầm và thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác hơn.
3. ClickUp hỗ trợ và cải thiện giao tiếp chéo trong nhóm như thế nào?
ClickUp là một công cụ quản lý dự án và hợp tác dựa trên đám mây có thể thay thế nhiều công cụ khác. Nó giúp mọi người làm việc trên một nền tảng duy nhất được thiết kế để quản lý bất kỳ loại công việc nào.
Các tính năng của ClickUp như Chế độ xem trò chuyện và Gán nhận xét cho phép bạn cộng tác với bất kỳ ai và trên bất kỳ công việc nào trong tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là bạn không còn phải chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác chỉ để làm việc với các nhóm khác nhau. Tất cả những gì bạn cần là đưa mọi người vào ClickUp và bắt đầu cộng tác trong thời gian thực.