Làm thế nào để tính thời gian chu kỳ? (Hướng dẫn năm 2025)

Bạn muốn tìm hiểu cách tính thời gian chu kỳ?

Thời gian chu kỳ là thời gian cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh và là một chỉ số hữu ích giúp thiết lập và duy trì nhịp độ dự án của bạn.

Và không giống như các cuộc đua Tour de France, bạn sẽ không cần mũ bảo hiểm với loại thời gian chu kỳ này.

Không có gì ngạc nhiên khi học cách tính thời gian chu kỳ cũng dễ hơn nhiều so với đạp xe hơn 2000 dặm trong 23 ngày.

Tất cả những gì bạn cần là công thức tính thời gian chu kỳ!

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tính thời gian chu kỳ, lý do tại sao bạn nên làm việc này và giới thiệu một công cụ hữu ích giúp đơn giản hóa toàn bộ quá trình.

Đồng hồ bấm giờ của bạn đã sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu ngay!

Thời gian chu kỳ là gì?

Thời gian chu kỳ là thước đo thời gian cần thiết để hoàn thành một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ. Đây là một trong những chỉ số luồng quan trọng nhất giúp bạn điều hành dự án một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Làm thế nào?

Hãy cùng tìm hiểu điều này qua ví dụ về nhân vật người thượng cổ yêu thích của chúng ta: Fred Flintstone.

Giờ, giả sử Fred quyết định làm việc tại một quán ăn chuyên bán sườn và bánh mì kẹp thịt.

Ở đây, thời gian chu kỳ của anh ta là thời gian anh ta cần để nấu một bữa ăn. Và vì họ vừa phát hiện ra lửa, thời gian chu kỳ sẽ được rút ngắn. Bằng cách này, thời gian chu kỳ cho mỗi bữa ăn của anh ta giảm xuống và anh ta có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn.

Như bạn có thể thấy, các doanh nghiệp (hư cấu hay thực tế) từ thời đồ đá đã sử dụng thời gian chu kỳ để đo lường năng suất của mình!

Công thức tính thời gian chu kỳ là gì?

Bạn có thể tính thời gian chu kỳ bằng công thức đơn giản sau:

Thời gian chu kỳ (CT) = Thời gian sản xuất ròng (NPT) / Số đơn vị sản xuất (U)

Ở đây, thời gian sản xuất ròng là tổng thời lượng của quá trình sản xuất (hoặc quá trình cung cấp dịch vụ) tính bằng giây, phút, giờ hoặc ngày. Ví dụ: thời gian nấu một bữa ăn, v.v.

Nhưng công việc này thực sự diễn ra như thế nào?

Ví dụ về Fred Flintstone sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn!

Giả sử anh ta đã thành công trong việc chuẩn bị 100 bữa ăn mỗi ngày. Đó là số đơn vị (U).

Nếu trừ đi một giờ nghỉ trưa và nửa giờ nghỉ uống cà phê trong ngày làm việc 8 giờ thông thường của anh ta, tổng thời gian làm việc hoặc thời gian sản xuất ròng (NPT) của anh ta là (8 – 1,5 = 6,5 giờ).

Điều này có nghĩa là thời gian chu kỳ của anh ấy là

CT = 6. 5/100 = 0. 065 giờ mỗi bữa ăn

Hoặc khoảng 4 phút để chuẩn bị mỗi bữa ăn.

Tất cả nhờ vào những đầu bếp phụ khủng long cần cù!

Lợi ích của việc tính toán thời gian chu kỳ là gì?

Cho dù bạn là một đầu bếp thời đồ đá hay một nhà phát triển ứng dụng thế kỷ 21, bạn cần đo lường thời gian chu kỳ để hợp lý hóa quy trình sản xuất.

Dưới đây là bốn lợi ích chính của việc tính toán thời gian chu kỳ:

1. Giúp ước tính ngày giao hàng

Bạn biết điều mà tất cả chúng ta đều mong muốn là gì không? Một chiếc máy thời gian.

Bạn có thể sử dụng nó để dự đoán tương lai và chuẩn bị cho tất cả các thách thức có thể cản trở việc giao hàng đúng hạn của bạn.

Nhưng cho đến khi các nhà khoa học phát minh ra một công cụ như vậy, chúng ta vẫn có chỉ số thời gian chu kỳ để giúp chúng ta.

Các nhóm có thể sử dụng nó để tính toán tốc độ sản xuất của họ trong thời gian thực và sử dụng nó để đưa ra ước lượng thời gian giao hàng thực tế cho khách hàng hoặc khách hàng của họ.

2. Giúp hợp lý hóa các quy trình để đạt được mục tiêu

Tính toán thời gian chu kỳ giúp bạn xác định thời gian cần thiết để mang lại giá trị cho khách hàng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xác định liệu thời gian đó có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không.

Tính toán thời gian chu kỳ cung cấp cho bạn dữ liệu để khắc phục các chu kỳ chậm và tốc độ sản xuất bằng cách:

Chỉ số thời gian chu kỳ giống như Barney, người bạn đáng tin cậy của Fred. Dù trong bất kỳ trường hợp nào, nó sẽ luôn hướng bạn đến việc cải tiến quy trình và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3. Giúp loại bỏ sản xuất thừa

Còn gì tệ hơn việc không sản xuất đủ số lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng?

Sản xuất quá nhiều!

Sản xuất quá mức là sự lãng phí lớn về thời gian và tài nguyên của công ty. Ngoài ra, nó có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn nghiêm trọng cho hệ thống cung cấp dịch vụ của bạn.

Trên thực tế, theo phương pháp sản xuất tinh gọn, sản xuất quá mức có thể là một yếu tố quan trọng làm chậm luồng dự án tổng thể của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn đặt ngưỡng cho thời gian chu kỳ (và kiểm soát kích thước lô hàng cho phù hợp), bạn có thể kiểm soát tốc độ sản xuất không vượt quá giới hạn.

4. Giúp cải thiện hiệu quả chu kỳ quy trình

Quá trình sản xuất Agile, Scrum, Kanban hoặc Lean phụ thuộc vào cải tiến liên tục. Ở đây, mỗi bước trong quy trình được thiết kế để thu thập thông tin có thể cải thiện hiệu suất tổng thể của nhóm bạn.

Trên thực tế, quy trình sản xuất Kanban và Lean cho phép bạn đặt giới hạn công việc đang tiến hành hoặc WIP.

Giới hạn WIP sẽ đặt ra giới hạn số lượng công việc mà một nhóm có thể đảm nhận. Điều này đảm bảo rằng mỗi câu chuyện của người dùng sẽ đi qua dòng giá trị mà không tạo ra tắc nghẽn.

Kết quả?

Khi bạn hiểu được sức chứa công việc trung bình của nhóm, bạn có thể cải thiện hiệu suất của mình trong mỗi chu kỳ.

Nhưng lý thuyết là đủ rồi. Bạn đến đây để tìm hiểu kiến thức thực tế về thời gian chu kỳ, phải không?

Vậy hãy bắt đầu ngay.

Cách dễ nhất để tính thời gian chu kỳ: ClickUp

Fred Flintstone và nhà máy của anh ta thuộc về thời kỳ đồ đá, theo nghĩa đen.

Điều đó có nghĩa là họ chỉ có thể tính toán bằng cách sử dụng que và đá.

Nhưng bạn có thể tính thời gian chu kỳ một cách thông minh bằng cách sử dụng ClickUp!

ClickUp là gì?

ClickUp là công cụ quản lý dự án được đánh giá cao nhất trên thế giới.

Đây là công cụ duy nhất bạn cần để quản lý tất cả các dự án và theo dõi năng suất của nhóm.

Đây cũng là lựa chọn tốt nhất để giữ cho nhóm làm việc từ xa của bạn luôn kết nối, phản hồi nhanh và sẵn sàng cho Agile!

Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn tính toán thời gian chu kỳ và sử dụng nó để mang lại lợi ích cho bạn.

A. Theo dõi các chỉ số luồng dự án với Tiện ích Sprint trên Bảng điều khiển

Bạn không thích các cuộc họp cập nhật trạng thái vào sáng thứ Hai?

Bảng điều khiển ClickUp là giải pháp cho bạn!

Bảng điều khiển cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án của bạn với các Tiện ích Sprint có thể tùy chỉnh như Biểu đồ thời gian chu kỳ.

Để tính thời gian chu kỳ bằng tiện ích này, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

Bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ thời gian chu kỳ bằng:

Và đó chưa phải là tất cả. Thêm các tiện ích sprint hữu ích khác như Biểu đồ Burndown, Biểu đồ Burnup, Biểu đồ Velocity và Biểu đồ luồng tích lũy Biểu đồ vào bảng điều khiển của bạn.

B. Đặt ước lượng thời gian để theo dõi công việc của bạn

*Tính thời gian chu kỳ để làm gì nếu bạn không thể sử dụng các con số để hợp lý hóa dự án của mình?

Đó là lý do tại sao ClickUp hỗ trợ nhóm của bạn cải tiến liên tục với tính năng Ước lượng thời gian . Thêm số giờ mà mỗi nhiệm vụ và công việc con sẽ mất, và ClickUp sẽ tính tổng số giờ dự kiến cho mỗi dự án.

Khi bạn cập nhật các ước lượng này, ClickUp cũng sẽ cập nhật ngày giao hàng của bạn theo thời gian thực.

C. Theo dõi thời gian sử dụng với tính năng Theo dõi thời gian gốc

Tính toán thời gian chu kỳ giúp bạn tích cực giảm thời gian này trong mỗi công việc.

Và làm thế nào để thực hiện việc đó?

Bạn có thể thuê một người giám sát "cổ lỗ sĩ" để liên tục nhắc nhở bạn về thời gian bạn dành cho quy trình sản xuất.

Nhưng đây là một lựa chọn đơn giản hơn: chỉ cần sử dụng tính năng Theo dõi thời gian gốc của ClickUp!

Phần mở rộng Chrome ClickUp dễ sử dụng sẽ theo dõi thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột và tạo báo cáo sử dụng thời gian chi tiết. Bằng cách này, bạn có thể liên tục theo dõi thời gian bạn đang dành để đảm bảo không vượt quá thời gian chu kỳ trung bình.

Và nếu bạn đã sử dụng trình theo dõi thời gian của bên thứ ba như Time Doctor và Toggl, bạn cũng có thể tích hợp chúng với ClickUp!

Chỉ có vậy thôi sao? Tất nhiên là không.

ClickUp là phần mềm quản lý dự án toàn diện dành cho các nhóm làm việc hiệu quả và đầy tham vọng.

Và đây là các tính năng khác giúp quá trình của bạn diễn ra suôn sẻ hơn:

Câu hỏi thường gặp về tính toán thời gian chu kỳ

Bạn không thể thảo luận về thời gian chu kỳ mà không đề cập đến các khái niệm liên quan như thời gian takt và thời gian dẫn. Tuy nhiên, các thuật ngữ này cũng có thể gây ra một số nhầm lẫn.

Vì vậy, hãy phân tích ý nghĩa của thời gian takt và thời gian dẫn trong bối cảnh thời gian chu kỳ.

1. Sự khác biệt giữa thời gian chu kỳ, thời gian takt và thời gian dẫn là gì?

Mặc dù thời gian chu kỳ, thời gian takt và thời gian dẫn là các chỉ số luồng để đo lường năng suất, nhưng chúng có một chút khác biệt với nhau.

Nhưng để đọc nhanh, hãy sử dụng ví dụ của ông Flintstone một lần nữa để giúp chúng ta hiểu các khái niệm này.

A. Thời gian takt là gì?

Thời gian takt là tốc độ công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đó là thời gian cần thiết để hoàn thành một sản phẩm hoàn chỉnh hoặc một đơn vị, nhằm đáp ứng nhu cầu tổng thể của khách hàng và duy trì luồng tiền mặt.

Ví dụ:

Sếp của Fred giao cho anh một mục tiêu: chuẩn bị bữa ăn cho 100 khách hàng mỗi ngày. Fred làm việc 8 giờ mỗi ngày.

Điều này có nghĩa là Fred sẽ cần chuẩn bị 100 bữa ăn trong 8 giờ.

Ở đây, thời gian takt của anh ta = số bữa ăn cần chuẩn bị mỗi giờ.

Hoặc, thời gian takt = 8/100 = 0,08 giờ mỗi bữa ăn.

Khoảng 5 phút để chuẩn bị một bữa ăn.

B. Thời gian dẫn là gì?

Thời gian dẫn là thời gian từ khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng (ngày bắt đầu) đến khi giao hàng cuối cùng (ngày kết thúc).

Từ góc độ của khách hàng, thời gian dẫn đầu bắt đầu ngay khi họ đặt đơn đặt hàng, tiếp tục trong suốt quá trình sản xuất và kết thúc khi sản phẩm hoàn chỉnh được giao đến tay khách hàng.

Ví dụ:

Trong trường hợp của Fred, thời gian thực hiện bắt đầu khi sếp của anh nhận được đơn đặt hàng và kết thúc sau khi Fred hoàn thành việc chuẩn bị món ăn.

Thời gian dẫn = ngày hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng (Ngày kết thúc) – ngày nhận đơn đặt hàng của khách hàng (Ngày bắt đầu).

Cuối cùng, ba chỉ số này giúp đo lường thành công của dự án và sự hài lòng của khách hàng một cách dễ dàng.

2. Thời gian chu kỳ và thời gian takt hoạt động cùng nhau như thế nào?

Để hiểu rõ hơn, hãy so sánh thời gian chu kỳ của Fred với nhu cầu của khách hàng bằng cách sử dụng thời gian takt.

Sếp của Fred đang chịu áp lực phải tăng năng suất và hiện yêu cầu mọi người phải nấu ăn cho ít nhất 200 khách hàng mỗi ngày.

Dựa trên tính toán trước đó, tốc độ làm việc hiện tại của Fred là 15 khách hàng mỗi giờ (với thời gian chu kỳ là 4 phút cho mỗi bữa ăn) là không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tỷ lệ công việc yêu cầu mới của anh ta hoặc thời gian takt sẽ phải bằng = 6,5/200 = 0,032 giờ cho mỗi bữa ăn.

Hoặc khoảng 2 phút cho mỗi bữa ăn.

Fred hiện cần giảm thời gian chu kỳ từ 4 phút xuống 2 phút. Anh ấy có thể làm điều này bằng cách:

Mặt khác, nếu nhu cầu (và thời gian takt) thấp hơn, Fred có thể tiết kiệm thêm thời gian hoặc tạo ra nhiều kết quả hơn.

Và giờ đây, khi đã có thể tính toán thời gian chu kỳ, anh ấy có thể điều chỉnh hiệu suất của mình để duy trì mức độ hài lòng của khách hàng.

Kết luận

Thời gian chu kỳ không chỉ là một chỉ số để tính toán sản lượng của bạn. Về lâu dài, nó còn giúp bạn đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao mọi lúc.

Và bây giờ bạn đã biết công thức tính thời gian chu kỳ, bạn cũng có thể theo dõi nó.

Chúng tôi hy vọng bạn không đang sử dụng giấy và bút để tính toán. Ngay cả Fred Flintstone cũng không đồng ý với điều đó!

Thay vào đó, tại sao bạn không thử ClickUp?

Nó có tiện ích thời gian chu kỳ thân thiện với người dùng cùng với một loạt các tính năng khác để hỗ trợ quản lý dự án từ đầu đến cuối. Bạn sẽ không bao giờ cần một công cụ khác để theo dõi các dự án của mình!

Sử dụng ClickUp miễn phí và mang đến cho khách hàng của bạn cơ hội: