Lợi ích của việc tích hợp hệ điều hành công việc vào quy trình công việc của nhóm

*Điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nghe đến cụm từ “hệ điều hành công việc” là gì?

Đó có phải là phiên bản mới nhất của khung phần mềm của Apple cho iPad hoặc Mac Pro của bạn? Hay là điều lớn tiếp theo mà Windows đang phát triển?

Mặc dù đó là các hệ điều hành, nhưng chúng không nhất thiết là hệ điều hành công việc. Và mặc dù hệ điều hành thông thường và hệ điều hành công việc có những điểm tương đồng, nhưng chúng không phải là cùng một thứ.

Hệ điều hành công việc từ xa là gì?

Hệ điều hành công việc từ xa là một nền tảng phần mềm cung cấp cho tổ chức và nhóm của bạn cơ sở hạ tầng công nghệ phù hợp để triển khai dự án một cách trơn tru, đưa ra quyết định nhanh chóng và giao tiếp hiệu quả. Nó thường bao gồm các tính năng báo cáo, bình luận và chia sẻ tệp để hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả.

Nghe có vẻ tiện lợi, phải không?

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản về hệ điều hành công việc từ xa, lý do tại sao bạn cần nó và cách nó hỗ trợ tổ chức của bạn. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu hệ điều hành công việc từ xa tốt nhất hiện có để giúp bạn bắt đầu ngay lập tức.

Hãy bắt đầu ngay!

Hệ điều hành là gì trong lời giải thích đơn giản?

Hệ điều hành (OS) trên một thiết bị (như máy tính Windows hoặc Mac, thiết bị di động hoặc máy tính bảng) cho phép người dùng tương tác với thiết bị. Nó quản lý và thực hiện tất cả các hàm cơ bản của thiết bị đó cho bạn.

Mặt khác, hệ điều hành công việc từ xa lại khác biệt.

Nếu bạn muốn tìm hiểu về hệ điều hành thông thường, chẳng hạn như năm hàm chính của hệ điều hành hoặc bốn loại hệ điều hành, hãy chuyển đến phần này.

Hệ điều hành công việc từ xa là gì?

Hệ điều hành làm việc từ xa là một nền tảng phần mềm giúp các nhóm lập kế hoạch, thực hiện và đang theo dõi công việc của mình.

Nó hoạt động như một không gian làm việc kỹ thuật số cho tổ chức, nơi bạn có thể quản lý công việc, tạo quy trình làm việc tùy chỉnh và chia sẻ tệp để theo dõi tiến độ dự án và quy trình làm việc. Hầu hết các hệ điều hành làm việc toàn diện đều là sự kết hợp của bốn loại mà chúng tôi đã đề cập ở trên.

Khác biệt hoàn toàn so với hệ điều hành thông thường như Mac OS X, phải không?

Tuy nhiên, nó tương tự như Mac OS ở điểm là bạn không thể chạy bất kỳ trò chơi nào trên hệ điều hành này.

Ugh.

Hệ điều hành công việc từ xa khác với các công cụ khác như thế nào?

Chúng tôi hiểu những gì bạn đang nghĩ:

Đang theo dõi công việc, giao tiếp với thành viên nhóm, xem xét quy trình công việc… Tôi đã có các ứng dụng cho tất cả những việc này. Tại sao tôi vẫn cần một hệ điều hành làm việc từ xa?

Thôi được, chúng tôi hiểu mà.

Ngày nay, môi trường công việc tràn ngập các phần mềm được thiết kế để "cách mạng hóa" cách chúng ta làm công việc.

Nhưng nếu những ứng dụng được thiết kế để tăng tốc công việc lại đang làm chậm tiến độ của bạn thì sao?

(Đừng lo, chúng tôi không đi vào những lý thuyết âm mưu)

Đây là những gì chúng tôi muốn nói…

Giả sử một nhân viên được giao công việc:

Nếu công ty của bạn sử dụng một ứng dụng khác nhau cho cả ba hoạt động, điều đó có nghĩa là bạn sẽ mất gấp ba lần thời gian để chuyển đổi giữa các cửa sổ, đăng nhập, xử lý tình trạng giật lag, v.v.

Trong trường hợp đó, chúng tôi chỉ hy vọng rằng các thiết bị của bạn có thể… ừm… chịu đựng được sự bực bội của bạn.

Vì miếng dán bảo vệ màn hình không thể bảo vệ Mac hoặc thiết bị Android của bạn khỏi những cú đánh bằng gậy bóng chày.

Mặt khác, hệ điều hành công việc từ xa tập trung nhiều hàm kinh doanh dưới một mái nhà.

Vì nó có thể dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong nhu cầu, bạn sẽ không cần phải đăng ký các dịch vụ mới mỗi khi kinh doanh của bạn cần điều gì đó khác biệt.

Nói một cách đơn giản:

Một hệ điều hành công việc từ xa là giải pháp toàn diện, tốt hơn so với các ứng dụng được thiết kế cho các công việc cụ thể.*

Hệ điều hành công việc từ xa dành cho ai?

Hầu hết các công ty hoặc nhóm dự án đang tìm kiếm một nền tảng thống nhất cho tất cả nhu cầu dự án của họ đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng hệ điều hành làm việc từ xa. Nhưng để chắc chắn hơn, đây là một danh sách kiểm tra hữu ích để tìm ra câu trả lời:

Nếu câu trả lời của bạn cho hầu hết các câu hỏi này là có hoặc thậm chí là có thể, thì bạn chắc chắn cần một hệ điều hành công việc từ xa. Nếu không, có thể bạn không cần nó và đó chỉ là một phần mềm khác mà bạn có thể không cần đến.

Cuối cùng, bạn chỉ nên đầu tư vào những công cụ mà bạn thực sự cần.

Hãy nhớ rằng, chiếc TV 75 inch 4K mới trông thật hấp dẫn cho đến khi bạn nhận ra mình thường xuyên xem phim trên Netflix bằng laptop vào lúc 3 giờ sáng!

Và nếu bạn đang sử dụng các phương pháp Agile như Scrum hoặc Kanban, hãy đọc các bài viết này để tìm hiểu cách nền tảng phù hợp có thể hỗ trợ bạn:

Nhưng đó không phải là lý do duy nhất khiến một tổ chức chuyển sang sử dụng hệ điều hành công việc từ xa.

Lý do quan trọng nhất để sử dụng hệ điều hành công việc từ xa chính là điều mà chúng ta đang chứng kiến ngay lúc này: làm việc từ xa !

Với đại dịch COVID-19 khiến công việc từ xa trở thành tiêu chuẩn mới, các công ty công nghệ lớn như Twitter và Facebook đã cho phép hầu hết nhân viên của họ làm công việc từ xa vô thời hạn.

Và bạn nghĩ họ quản lý các hoạt động làm việc từ xa như thế nào?

Với hệ điều hành công việc từ xa!

Cuối cùng, không thể nào họ có thể dựa vào cuộc gọi điện thoại cho việc hợp tác dự án từ xa:

muốn biết hệ điều hành công việc từ xa phù hợp có thể giải quyết những thách thức này như thế nào, với tiêu đề lớn?

Hệ điều hành công việc từ xa nào bạn nên sử dụng?

Một nền tảng hệ điều hành làm việc từ xa được thiết kế tốt có thể giúp đẩy nhanh tiến độ dự án và hỗ trợ nhóm của bạn đạt được những thành tựu mới một cách dễ dàng. Và nếu bạn đang tìm kiếm một hệ điều hành làm việc từ xa đáp ứng mọi nhu cầu của mình, hãy chọn ClickUp!

clickUp là gì? *

ClickUp là hệ điều hành công việc từ xa được đánh giá cao nhất thế giới, được sử dụng bởi các nhóm rất năng suất từ các startup đến các công ty phát triển sản phẩm lớn.

Và khi nói đến yêu cầu của hệ điều hành công việc từ xa, ClickUp chính là lựa chọn tất cả trong một hoàn hảo!

Không chỉ hỗ trợ đội ngũ của bạn trong các dự án Agile và Scrum, hệ điều hành này còn quản lý nhiều hàm nội bộ như lưu trữ tài liệu, quản lý năng suất và nhiều hơn nữa!

ClickUp là hệ điều hành công việc từ xa hoàn hảo, với nhiều tính năng hợp tác giúp giải quyết mọi thách thức của các nhóm công việc từ xa. Và chúng ta đều yêu thích các nhóm công việc từ xa của mình!

Và khi nói đến khả năng tương thích nền tảng, hệ điều hành công việc từ xa ClickUp cung cấp nhiều tùy chọn như:

Dù hệ điều hành được hỗ trợ trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn là gì, ClickUp đều có thể xử lý được.

Bạn thậm chí có thể sử dụng ClickUp với Google Assistant và Amazon Alexa!

Trí tuệ nhân tạo (AI) thông minh và tập trung vào giọng nói, tích hợp sẵn. Nâng cao hiệu suất ClickUp với ClickUp Brain MAX để lựa chọn mô hình tối ưu cho tốc độ, độ chính xác hoặc độ sâu — và kết hợp với Talk to Text để bất kỳ ai cũng có thể ghi âm cập nhật, biến chúng thành công việc, bình luận hoặc tài liệu ngay lập tức mà không cần rời khỏi luồng làm việc.

Nói về tính tương thích tối đa!

Tại sao nhóm của tôi nên sử dụng hệ điều hành công việc từ xa?

Hệ điều hành công việc từ xa mang lại giá trị cho kinh doanh của bạn thông qua 4 cách độc đáo:

Dưới đây là cái nhìn chi tiết về từng hàm và cách ClickUp hỗ trợ bạn trong việc đó:

Hàm #1: Hỗ trợ giao tiếp hiệu quả trên toàn công ty

Quá nhiều hoặc quá ít thông tin là một vấn đề phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại.

Các thành viên trong nhóm hoặc mất tập trung trong vòng xoáy của các cuộc họp không cần thiết, hoặc tiếp tục công việc trong các "hộp thông tin" cô lập.

Hệ điều hành làm việc từ xa cực kỳ hiệu quả trong việc tránh các rào cản giao tiếp nhờ khả năng hỗ trợ giao tiếp trong bối cảnh. Mọi tin nhắn hoặc tệp tin đều xuất hiện trong kênh liên quan của dự án hoặc nhóm mà nó thuộc về, giúp các thành viên trong nhóm hợp tác trên các dự án theo thời gian thực.

Như vậy, không ai sẽ bỏ lỡ những thông tin quan trọng, dù là về cập nhật khách hàng hay các buổi Happy Hour vào thứ Sáu!

Giải pháp của ClickUp: Phần bình luận và chế độ xem trò chuyện

Một trong những thách thức lớn nhất trong kinh doanh là giao tiếp dự án rõ ràng và minh bạch. Và nếu bạn làm việc trong một đội ngũ từ xa, giao tiếp kém có thể dẫn đến việc không đạt được tiến độ, sản phẩm kém chất lượng và xung đột trong nhóm.

Nhưng không cần nếu bạn sử dụng ClickUp!

Giữ cho các cuộc hội thoại dễ dàng truy cập với các phần bình luận chuyên biệt cho từng công việc trong hệ điều hành công việc từ xa của ClickUp.

Sử dụng nó để:

Nhưng bạn có thể có những cuộc hội thoại không liên quan ở đâu?

Câu hỏi hay!

Công việc từ xa không phải là lý do để từ bỏ những cuộc trò chuyện bên máy nước.

Đó là lý do tại sao ClickUp tạo không gian cho những cuộc trò chuyện vui vẻ tại văn phòng với tính năng Chat view!

Bạn có thể sử dụng nó để brainstorm về sản phẩm, sprint, chia sẻ mã nguồn, hoặc nói không ngừng về bộ phim truyền hình yêu thích mới của bạn.

Chúng tôi hiểu, bạn thích Schitt’s Creek.

Bạn đã đề cập đến điều này hàng nghìn lần rồi.

Ngoài ra, hãy quên đi email và Slack, với ứng dụng di động và máy tính để bàn ClickUp, việc hợp tác chưa bao giờ dễ dàng đến thế.

Hàm #2: Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh

Bạn không thể đặt cùng một loại pizza cho tất cả nhân viên của mình, đúng không?

Ý tôi là, nếu bạn thích dứa trên pizza, điều đó cũng được, nhưng đừng ép buộc mọi người khác phải tham gia vào sự kết hợp kỳ quặc đó…

Tương tự, tại sao lại sử dụng cùng một quy trình làm việc cho tất cả các dự án của bạn?

Một ngày làm việc điển hình của một chuyên viên nhân sự có thể bắt đầu bằng việc lựa chọn ứng viên và kết thúc bằng việc onboarding nhân viên. Tuy nhiên, kỹ sư phần mềm của bạn sẽ cần một quy trình làm việc hoàn toàn khác.

May mắn thay, bạn không cần phải sử dụng các ứng dụng workflow tùy chỉnh đắt tiền cho mục đích này.

Hệ điều hành công việc từ xa tạo không gian cho mọi người!

Nó cho phép bạn tạo đường dẫn tùy chỉnh theo nhu cầu của dự án hoặc nhóm của bạn.

Như vậy, bạn có thể có một quy trình làm việc cho các dự án phần mềm và một quy trình hoàn toàn khác cho các hoạt động bán hàng, tất cả trên cùng một nền tảng.

Giải pháp của ClickUp: Trạng thái công việc tùy chỉnh

Mặc dù các quy trình làm việc có thể tùy chỉnh là quan trọng đối với bất kỳ nhóm nào, nhưng chúng đặc biệt quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa.

Tại sao?

Khi không còn lợi thế làm việc chung trong cùng một không gian, bạn cần có các quy trình công việc có thể tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng bộ phận. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thành các quy trình một cách dễ dàng với ít khó khăn nhất.

May mắn thay, hệ điều hành công việc từ xa như ClickUp cho phép bạn tạo quy trình công việc cho bất kỳ nhóm, dự án hoặc lĩnh vực nào với Trạng thái tùy chỉnh.

Điểm nổi bật?

Quản trị viên hoặc quản lý có thể đang theo dõi tiến độ công việc chỉ với một cái nhìn nhanh vào trạng thái của tác vụ!

Hàm #3: Quản lý nhóm

Khi nói về quản lý nhóm, đây là điều bạn không nên nói vào năm 2021:

Môi trường làm việc hiện đại tập trung vào tính tự chủ.

Và hệ điều hành công việc từ xa chính là giải pháp hoàn hảo cho điều đó!

Các nhà quản lý có thể giải quyết các vấn đề hàng ngày bằng dữ liệu về:

Điều này giúp bạn dự đoán các thách thức trước khi chúng xuất hiện và brainstorm các cách giải quyết trước khi chúng trở thành vấn đề. Tất nhiên, dữ liệu này là quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa vì bạn không thể dựa vào các cuộc họp hàng ngày để biết mọi người đang làm gì.

Ngoài ra, vì hầu hết thông tin này đều dễ dàng truy cập, các nhà quản lý hoặc quản trị viên có thể sử dụng nó để có được những thông tin chính xác về năng suất làm việc của nhân viên.

Giải pháp số 1 của ClickUp: Chế độ xem Khối lượng công việc

Nếu bạn muốn quản lý nhóm hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần chỉ làm việc trên số lượng công việc mà họ có thể xử lý. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa, vì bạn không thể tổ chức vô số cuộc họp phân công công việc để đảm bảo mọi người đều có khối lượng công việc hợp lý.

Và để việc cần làm đó, ClickUp đã phát triển chế độ xem Khối lượng công việc để hiểu rõ sức chứa của nhóm – biến nó thành hệ điều hành làm việc từ xa hoàn hảo cho quản lý tài nguyên!

Nó cung cấp cho bạn dữ liệu trực quan và chính xác về các thành viên trong nhóm:

Kết hợp với các tính năng Bảng điều khiển và Pulse của ClickUp để có cái nhìn rõ ràng hơn về khối lượng công việc và hiệu suất của nhóm.

Giải pháp #2 của ClickUp: Profiles

Nếu bạn là người quản lý nhóm, bạn luôn cần có cái nhìn chi tiết về công việc mà mỗi thành viên trong nhóm đang thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn xác định xem họ có được giao nhiệm vụ phù hợp và có đủ công việc để làm hay không.

Và điều này càng trở nên quan trọng hơn đối với các nhà quản lý làm việc từ xa, vì bạn không thể đến bàn làm việc của thành viên trong nhóm và hỏi họ đang làm gì nữa!

May mắn thay, nếu bạn đang tìm kiếm một hệ điều hành công việc từ xa có thể theo dõi chi tiết từng nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, hãy sử dụng tính năng Profiles của ClickUp.

Chỉ cần mở hồ sơ của thành viên trong nhóm trong công cụ, bạn sẽ biết:

Hàm #4: Tự động hóa quy trình

Bạn có muốn làm việc cần làm lặp đi lặp lại, nhàm chán không?

Hệ điều hành công việc từ xa: Đúng vậy, đúng vậy, đúng vậy!

Hệ điều hành công việc từ xa có thể tự động hóa các công việc thường xuyên như lập lịch công việc, mục nhập và bất kỳ công việc nào khác không yêu cầu sự can thiệp của con người. Điều này không chỉ loại bỏ lỗi do con người gây ra mà còn giải phóng nguồn lực của bạn cho các hoạt động thực sự quan trọng.

Mặc dù hầu hết các hệ điều hành công việc đều đi kèm với các cài đặt tự động hóa mặc định, một hệ điều hành công việc từ xa tuyệt vời như ClickUp cũng cho phép bạn tạo quy trình tự động hóa của riêng mình.

Giải pháp của ClickUp: Hơn 50 tính năng tự động hóa công việc

Khả năng cao là bạn rất phụ thuộc vào phần mềm để quản lý các dự án của mình. Điều này càng trở nên quan trọng hơn nếu bạn là thành viên của một nhóm làm việc từ xa.

Và đó là điều tốt.

Bởi vì khác với con người, phần mềm có thể tự động hóa các tác vụ cho bạn, giúp cuộc sống của bạn trở nên rất dễ dàng hơn.

Với hệ điều hành làm việc từ xa như ClickUp, bạn có thể tự động hóa hơn 50 công việc lặp đi lặp lại bằng cách định nghĩa các hướng dẫn chi tiết (các điều kiện kích hoạt và hành động) cho từng công việc cụ thể.

Sau đó, hãy thư giãn, nhâm nhi tách cà phê và tận hưởng "phép màu" của ClickUp!

Một số hệ điều hành công việc từ xa mà bạn có thể lựa chọn bao gồm:

Ngoài ra, còn có nhiều tính năng tự động hóa tích hợp với các ứng dụng bên ngoài như Bugsnag, GitHub và Calendly.

Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về Sổ tay Tự động hóa của ClickUp.

ClickUp sẽ không phải là công cụ duy nhất bạn cần nếu nó chỉ có bốn tùy chọn hệ điều hành công việc từ xa này, đúng không?

Và đó là lý do tại sao danh sách tính năng của chúng tôi không dừng lại ở đó.

Dưới đây là mẫu danh sách ngắn gọn về những gì bạn sẽ nhận được khi sử dụng hệ điều hành công việc từ xa này:

Truy cập các tính năng này và nhiều tính năng mới khác trên phiên bản mới nhất của ứng dụng máy tính, web app và mobile app của ClickUp cho thiết bị iOS hoặc Android của bạn.

Câu hỏi thường gặp về Hệ điều hành

5 hàm chính của một hệ điều hành là gì?

Dưới đây là năm hàm chính của một hệ điều hành:

Có bao nhiêu loại hệ điều hành?

Hiện nay có bốn loại hệ điều hành chính:

Và vì các công ty luôn phải đáp ứng các yêu cầu và khiếu nại mới từ khách hàng tùy chỉnh, họ liên tục điều chỉnh các hệ điều hành này.

Đó là một trong những lý do tại sao họ liên tục phát hành rất nhiều bản cập nhật; để đảm bảo rằng bạn không sử dụng phiên bản cũ của hệ điều hành được hỗ trợ.

(Thỉnh thoảng họ có thể hơi quá nhiệt tình với những bản cập nhật liên tục, nhưng đó là vì lợi ích chung, đúng không?)

Kết luận

Sử dụng hệ điều hành công việc là cách nhanh nhất để nâng cao tính linh hoạt của nhóm và chuẩn bị cho họ đối phó với bất kỳ thách thức nào có thể xảy ra. Và nếu bạn là một nhóm làm việc từ xa, việc có một hệ điều hành công việc từ xa để thống nhất tất cả các hoạt động dự án trực tuyến là cực kỳ quan trọng.

*Nhưng với hàng trăm tùy chọn hệ điều hành công việc từ xa có sẵn, bạn nên chọn công cụ nào?

Đơn giản: ClickUp!

Khi nói đến tính năng và khả năng tương thích tối ưu của hệ điều hành làm việc từ xa, ClickUp thực sự là lựa chọn hàng đầu. Từ hợp tác từ xa đến đang theo dõi hiệu suất, ClickUp có tất cả những gì bạn cần.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm sức mạnh của hệ điều hành công việc từ xa tối ưu!