Các nhà văn từ bỏ Notion thường làm việc cần làm sau khi dành cả một ngày Chủ nhật để xây dựng cơ sở dữ liệu nội dung với các thẻ, trạng thái và bản nháp được liên kết. Nhưng những nhà văn từ bỏ Tài liệu Google lại làm vậy vì lý do ngược lại: chẳng có gì được xây dựng cả. Một tệp có tên ‘final-v3-EDITED’ nằm cạnh bốn tệp gần như giống hệt nhau, và bạn không biết tệp nào mới chứa các chỉnh sửa thực sự.
Tài liệu Google là nền tảng phù hợp hơn để soạn thảo và chỉnh sửa văn bản. Notion lại phù hợp hơn để lưu trữ tệp đính kèm kèm theo thông tin về người phụ trách, trạng thái và hạn chót. Cả hai hiện đều tích hợp tính năng AI hỗ trợ chỉnh sửa cùng người dùng, và tính năng của Google phù hợp hơn với người viết so với Notion, dù cả hai đều không bao gồm tính năng này trong kế hoạch trả phí cơ bản.
Dưới đây là so sánh giữa Notion và Tài liệu Google về khả năng thực hiện từng tác vụ này, cũng như chi phí của từng ứng dụng.
Tóm tắt: Google Docs vượt trội hơn trong việc soạn thảo và xem xét tài liệu. Notion lại chiếm ưu thế khi tài liệu cần có người phụ trách, trạng thái và hệ thống quản lý đi kèm. Cả hai ứng dụng đều cung cấp các tính năng AI cao cấp hơn so với mức giá cơ bản.
So sánh nhanh giữa Notion và Tài liệu Google
| Những yếu tố chúng tôi đã so sánh | Notion | Tài liệu Google |
|---|---|---|
| Phù hợp nhất cho | Dành cho các nhà văn đang theo dõi tiến độ công việc: lịch biên tập, wiki và cơ sở dữ liệu dự án đều được tập trung tại cùng một nơi với các bản nháp | Các nhà văn thường soạn thảo, chỉnh sửa và gửi bản thảo hoàn chỉnh cho người khác |
| Gói miễn phí | Miễn phí cho một người dùng, không giới hạn số trang; không gian làm việc nhóm giới hạn tối đa 1.000 khối | Miễn phí với bất kỳ tài khoản Google cá nhân nào, 15 GB dung lượng lưu trữ được chia sẻ chung cho Gmail, Drive và Photos |
| Kế hoạch trả phí cơ bản | Ngoài ra, chỉ 10 USD mỗi thành viên mỗi tháng | Gói Kinh doanh Starter, 7 USD mỗi người dùng mỗi tháng |
| Điểm mạnh nổi bật | Các trang và cơ sở dữ liệu hoạt động như một hệ thống thống nhất, nhờ đó một bản nháp có thể được gán chủ sở hữu, trạng thái và ngày đáo hạn. | Chỉnh sửa chung theo thời gian thực, kèm chế độ đề xuất để theo dõi các thay đổi mà các cộng tác viên bên ngoài có thể sử dụng mà không cần tài khoản trả phí |
| Theo dõi các thay đổi | Đề xuất chỉnh sửa; Notion Agent giờ đây có thể đề xuất các chỉnh sửa và bạn có thể phê duyệt từng đề xuất một | Chế độ đề xuất đã hoàn thiện và hoạt động với bất kỳ ai mà bạn chia sẻ liên kết |
| Đánh giá khả năng AI | Notion Agent, các Trợ lý Tùy chỉnh hoạt động theo lịch trình, Ghi chú cuộc họp bằng AI | Gemini trong Tài liệu Google có thể soạn thảo, điều chỉnh theo phong cách viết của bạn, xử lý các nhận xét của người đánh giá và tạo hình ảnh |
| Có AI trong kế hoạch trả phí cơ bản không? | Không. Gói Plus chỉ có bản dùng thử; gói Notion AI đầy đủ bắt đầu từ gói Business với giá 20 USD | Một phần. Gói Starter được tích hợp Gemini trong Gmail; Gemini trong tài liệu bắt đầu từ gói Business Standard với giá 14 USD |
| Điểm yếu của nó nằm ở đâu | Phải có người thiết kế cấu trúc và giữ cho không gian làm việc gọn gàng, nếu không nó sẽ trở nên lộn xộn | Không có thông tin nào trong sản phẩm cho bạn biết phiên bản nào của tài liệu là phiên bản hiện tại |
Notion phù hợp nhất để làm gì?
Notion là một không gian làm việc nơi bạn có thể viết các trang và xây dựng cơ sở dữ liệu tại cùng một nơi, từ cùng các thành phần. Mỗi đoạn văn, tiêu đề lớn, ô chọn, hình ảnh và hàng bảng đều là một khối. Bạn có thể kéo một khối đến bất kỳ vị trí nào, chuyển đổi nó thành loại khác hoặc lọc nó trong chế độ xem cơ sở dữ liệu.
Đối với một nhà văn, điểm mạnh của Notion là bản nháp có thể hiển thị trạng thái, người phụ trách, ngày đáo hạn và liên kết đến bản tóm tắt nguồn, tất cả đều nằm ngay trên chính trang đó. Trong các trình soạn thảo văn bản thông thường, những thông tin này lại nằm rải rác trong bảng tính hoặc chuỗi email ở đâu đó khác.
Ai nên sử dụng Notion?
Notion phù hợp với các nhà văn cần quản lý quy trình làm việc cũng như nội dung trong đó:
- Người phụ trách nội dung quản lý lịch biên tập với các bản nháp ở các giai đoạn khác nhau
- Các nhà viết kỹ thuật đang quản lý một bộ tài liệu có liên kết với nhau và với các phiếu yêu cầu kỹ thuật
- Các nhà văn tại các công ty quảng cáo đang theo dõi nhiều dự án của khách hàng, mỗi dự án đều có bản tóm tắt, hạn chót và quy trình phê duyệt riêng
- Các nhà nghiên cứu và sinh viên thường lưu trữ ghi chú, tài liệu tham khảo và bản nháp tại một nơi duy nhất
- Các nhà văn độc lập muốn có một ứng dụng miễn phí để tạo wiki cá nhân, danh sách đọc và các dự án viết lách
Kết luận: Chủ đề là mong muốn wiki, công cụ theo dõi và trình chỉnh sửa được tích hợp thành một công cụ duy nhất thay vì ba công cụ riêng biệt. Nếu công việc của bạn chủ yếu là viết văn bản để gửi cho trình chỉnh sửa rồi xuất bản, phần lớn các tính năng của Notion sẽ không được sử dụng.
Các tính năng chính của Notion dành cho người viết
Dưới đây là cách Notion thực sự hoạt động trong cuộc sống hàng ngày, bắt đầu từ những tính năng mà các nhà văn sử dụng nhiều nhất.
- Tạo cơ sở dữ liệu trong Notion một lần và truy cập ở mọi nơi: Cơ sở dữ liệu Notion của bạn có thể lưu trữ mọi bài viết hoặc dự án khách hàng mà bạn đang thực hiện. Sau đó, bạn có thể chèn các chế độ xem đã lọc vào bất kỳ trang nào: một bảng “hạn chót trong tuần này” trên bảng điều khiển và một danh sách “đang chờ xem xét” trên trang trình chỉnh sửa của bạn. Chỉ cần thay đổi trạng thái ở một nơi, mọi chế độ xem sẽ tự động cập nhật
- Theo dõi các thay đổi với các đề xuất chỉnh sửa: Một người cộng tác chuyển sang chế độ đề xuất, thực hiện các thay đổi của họ, và chủ sở hữu trang chấp nhận hoặc từ chối từng đề xuất. Notion Agent hoạt động theo cách tương tự: yêu cầu nó đề xuất các chỉnh sửa, và nó sẽ đề xuất các thay đổi theo từng dòng để bạn phê duyệt từ trên xuống dưới, điều này rất hữu ích cho việc kiểm tra ngữ pháp mà bạn chưa hoàn toàn tin tưởng
- Viết bằng markdown và bỏ qua thanh công cụ: Nhập # để tạo tiêu đề lớn, - để tạo dấu gạch đầu dòng hoặc / để mở menu khối. Những người viết quen thuộc với markdown có thể soạn thảo toàn bộ trang mà không cần chạm vào chuột. Các trang cũng có thể được xuất ra dưới dạng markdown, do đó bản nháp có thể được chuyển sang hệ thống quản lý nội dung (CMS) hoặc trang web tĩnh mà không cần định dạng lại
- Dán liên kết và xem trước trực tiếp: Các tệp Figma, Yêu cầu Hợp nhất trên GitHub, Tài liệu Google và Phiếu yêu cầu trên Jira sẽ hiển thị dưới dạng bản xem trước và tự động cập nhật khi nguồn thay đổi. Bản tóm tắt có liên kết đến thiết kế sẽ luôn được cập nhật mà không cần ai phải dán ảnh chụp màn hình mới
- Nhập công việc từ các công cụ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu Notion: Với Gói Doanh nghiệp trở lên, các mục từ Jira, GitHub, Asana và GitLab sẽ xuất hiện dưới dạng các hàng trong cơ sở dữ liệu Notion và tự động cập nhật. Quá trình đồng bộ chỉ diễn ra một chiều vào Notion, ngoại trừ Jira – công cụ này hỗ trợ đồng bộ hai chiều trên Gói Enterprise. Các chỉnh sửa vẫn được thực hiện trong công cụ nguồn, nhưng chế độ xem đang theo dõi sẽ hiển thị ngay bên cạnh các trang Notion của bạn
- Đánh dấu một trang là phiên bản đã được xác minh: Chủ sở hữu Không gian Làm việc có thể gắn nhãn bất kỳ trang nào là phiên bản hiện tại đã được xác minh, và tính năng tìm kiếm cùng AI của Notion sẽ ưu tiên hiển thị các trang đã được xác minh. Đối với một nhóm đang phải vật lộn với năm bản nháp gần như giống hệt nhau, tính năng này sẽ giúp xác định rõ bản nào là phiên bản hiện tại
- Làm việc ngoại tuyến trên máy tính để bàn và thiết bị di động: Chuyển đổi tùy chọn “Sử dụng ngoại tuyến” trên bất kỳ trang nào, và trang đó sẽ được tải xuống thiết bị đó. Với các gói trả phí, các trang gần đây và trang mục yêu thích của bạn sẽ được tải xuống tự động. Các chỉnh sửa sẽ được đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại với mạng. Chế độ ngoại tuyến hoạt động trên ứng dụng máy tính để bàn và thiết bị di động; tab trình duyệt vẫn cần kết nối mạng
Trí tuệ nhân tạo (AI) của Notion tốt đến mức nào?
Notion Agent là tính năng bạn sẽ sử dụng nhiều nhất. Hãy yêu cầu nó soạn thảo một trang từ ba ghi chú nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu từ bảng tính bạn tải lên, hoặc trả lời một câu hỏi bằng cách sử dụng các trang Notion, các ứng dụng được kết nối như Slack và Google Drive, cũng như các nguồn trên web.
Nó có thể chạy tối đa 20 phút cho một công việc nhiều bước và thực hiện đồng thời trên nhiều trang. Bạn có thể chọn mô hình (các tùy chọn OpenAI, Anthropic, Google và xAI đều có sẵn) từ một công cụ chọn lọc đánh giá từng mô hình dựa trên tốc độ, chất lượng và chi phí. Agent cũng có thể đọc các tệp Word, PowerPoint, Excel và PDF mà bạn đính kèm trong tệp đính kèm.
Ba tính năng khác giúp Notion AI trở nên hữu ích cho các nhà văn:
- AI Meeting Notes ghi chép và tóm tắt cuộc gọi trực tiếp từ thiết bị của bạn, kèm theo nhãn người nói và không có bot tham gia cuộc họp. Ghi chú hoàn chỉnh có thể kích hoạt Custom Agent để cập nhật trình theo dõi hoặc đăng bản tóm tắt
- Các Custom Agent hoạt động theo lịch trình hoặc khi có sự kiện kích hoạt mà không cần bạn phải ra lệnh. Một cách thiết lập phổ biến: khi trạng thái của bản nháp thay đổi thành ‘Sẵn sàng để xem xét’, một Custom Agent sẽ đăng bản nháp đó lên Slack và chỉ định trình chỉnh sửa
- Enterprise Search, hiện vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm beta, giúp trả lời các câu hỏi trên Slack, Microsoft Teams, Google Drive, GitHub và Notion
Hạn chế của Notion AI: Phiên bản Notion AI đầy đủ chỉ có sẵn trong Gói Doanh nghiệp trở lên; phiên bản Miễn phí chỉ được dùng thử với các tính năng hạn chế. Các gói Doanh nghiệp cũng có giới hạn sử dụng. Điều này có nghĩa là việc sử dụng Agent quá nhiều có thể bị tạm dừng trong tối đa sáu giờ hoặc cho đến chu kỳ thanh toán tiếp theo, trừ khi quản trị viên cho phép thành viên sử dụng tín dụng. Các Agent AI tùy chỉnh luôn hoạt động bằng tín dụng, đây là một tiện ích bổ sung riêng biệt.
Những điểm còn hạn chế của Notion
- Bạn hoàn toàn tự do thiết kế cấu trúc: Notion mở ra dưới dạng một trang trống, không có thư mục hay cấu trúc phân cấp được định sẵn. Sự tự do này rất hấp dẫn đối với các nhóm muốn có một hệ thống tùy chỉnh, đồng thời cũng có nghĩa là mỗi người sẽ tự quyết định cách các trang được sắp xếp và cách các cơ sở dữ liệu kết nối với nhau khi không gian làm việc ngày càng mở rộng
- Định dạng chỉ dừng lại ở những gì một trang web cần: Tiêu đề lớn, chú thích, cột và nút chuyển đổi đã bao quát hầu hết các yếu tố viết trên màn hình. Không có thước kẻ, bố cục trang hay văn bản căn đều, vì vậy bất kỳ nội dung nào cần có hình thức cụ thể khi in ra giấy đều phải được hoàn thiện lần cuối trong trình soạn thảo văn bản.
- Việc xuất sang PDF cần phải chỉnh sửa thủ công để có được tệp sẵn sàng gửi cho khách hàng: Mỗi trang được xuất sang PDF riêng biệt, tuy nhiên khoảng cách và ngắt trang thường bị lệch khi xuất. Nếu khách hàng mong đợi một tệp PDF hoàn thiện, hãy dành khoảng 10 phút để chỉnh sửa lại trong một công cụ khác trước khi gửi đi.
- Chế độ ngoại tuyến áp dụng cho từng trang, từng thiết bị: Chuyển đổi tùy chọn ‘Sử dụng ngoại tuyến’ trên các trang bạn cần, trên từng thiết bị bạn sẽ sử dụng. Các trang con và hàng cơ sở dữ liệu ngoài 50 mục đầu tiên sẽ không được đồng bộ, và bất kỳ nội dung nào cần kết nối máy chủ (nội dung nhúng, biểu mẫu, khối AI) sẽ phải chờ có kết nối.
- Các đề xuất chỉnh sửa được thiết kế dành cho đồng nghiệp: Tính năng theo dõi thay đổi chỉ hoạt động với những người đã có trong không gian làm việc hoặc được mời với tư cách khách. Người trình chỉnh sửa bên ngoài thường sử dụng Tài liệu Google sẽ cảm thấy luồng chỉnh sửa này lạ lẫm, do đó các bản đánh giá của khách hàng và nhà xuất bản thường vẫn được thực hiện trên Tài liệu Google
- Gói Miễn phí được thiết kế dành cho một người dùng: Với tư cách là người dùng cá nhân, bạn sẽ có số trang và khối nội dung không giới hạn. Khi thêm một thành viên vào nhóm, không gian làm việc chung sẽ bị giới hạn ở mức 1.000 khối, con số này có thể bị vượt quá chỉ sau vài tuần nếu dự án đang hoạt động tích cực. Các nhóm hai người nên cân nhắc đăng ký gói trả phí ngay từ đầu
Phù hợp nhất cho: Các nhà văn và nhóm làm việc có nhu cầu quản lý tài liệu theo cấu trúc, quyền sở hữu và trạng thái, đồng thời có người sẵn sàng chịu trách nhiệm quản lý không gian làm việc.
Bỏ qua nếu: Bản nháp của bạn đã được viết, xem xét và xuất bản, và bạn không muốn phải duy trì một hệ thống lưu trữ để thực hiện việc cần làm.
Notion có giá bao nhiêu?
Notion có bốn kế hoạch giá. Các mức giá dưới đây được tính theo thành viên mỗi tháng, thanh toán hàng năm; nếu thanh toán hàng tháng, chi phí sẽ cao hơn khoảng 17%.
| Kế hoạch | Giá | Những gì bạn sẽ nhận được |
|---|---|---|
| Miễn phí | $0 | Số trang và khối không giới hạn cho một người dùng. Không gian làm việc nhóm giới hạn ở 1.000 khối. Tải lên tệp 5 MB, lịch sử trang trong 7 ngày, 10 khách, dùng thử Notion AI |
| Ngoài ra | 10 USD (12 USD mỗi tháng) | Số lượng khối không giới hạn cho nhóm, tải lên tệp không giới hạn, lịch sử trang trong 30 ngày, số lượng khách không giới hạn, biểu mẫu và trang web tùy chỉnh, biểu đồ, các kết nối cơ bản. Hiện tại, Notion AI vẫn chỉ đang trong giai đoạn dùng thử |
| Kinh doanh | 20 USD (24 USD mỗi tháng) | Notion AI đầy đủ (Notion Agent, AI Ghi chú Cuộc họp, Enterprise Search beta), cơ sở dữ liệu đồng bộ, SAML SSO, không gian làm việc riêng tư cho nhóm, trang được xác minh, lịch sử trang trong 90 ngày |
| Enterprise | Giá cả tùy chỉnh | Lịch sử trang không giới hạn, nhật ký kiểm tra, cấp quyền người dùng SCIM, không lưu trữ dữ liệu với các nhà cung cấp AI, đồng bộ hóa hai chiều với Jira, các biện pháp kiểm soát bảo mật nâng cao |
Một số điều mà bảng so sánh kế hoạch không thể hiện:
- Khách truy cập được miễn phí trên mọi kế hoạch: Người được mời vào một trang duy nhất sẽ không được tính là thành viên, chính nhờ điều này mà nhiều nhóm nhỏ vẫn sử dụng kế hoạch Miễn phí hoặc Plus trong khi vẫn chia sẻ công việc với khách hàng
- Các Custom Agents có phí bổ sung: Chúng hoạt động bằng Notion Credits với giá 10 USD cho mỗi 1.000 tín dụng hàng tháng, được bán dưới dạng tiện ích bổ sung cho các gói Business và Enterprise. Tín dụng chưa sử dụng sẽ không được chuyển sang tháng sau. Workers, phiên bản beta của Notion để chạy mã tùy chỉnh, sẽ bắt đầu sử dụng tín dụng vào cuối năm 2026
- Học sinh và giáo viên được sử dụng gói Plus miễn phí cho không gian làm việc dành cho một thành viên khi sử dụng email của trường
- Các nhóm mới sử dụng tên miền của công ty sẽ được dùng thử gói Business trong 30 ngày, đây là cách duy nhất để trải nghiệm đầy đủ các tính năng AI mà không phải trả phí
Chúng tôi đã đối chiếu từng con số với trang thông tin giá của Notion vào tháng 9 năm 2026.
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4,6/5 (hơn 13.700 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (hơn 2.750 đánh giá)
Một người đánh giá trên G2 cho biết:
Điều tôi thích nhất ở Notion là cách nó tích hợp nhiều công cụ vào một không gian làm việc linh hoạt. Hệ thống cơ sở dữ liệu và mối quan hệ cho phép tôi liên kết các công cụ theo dõi dự án với danh sách công việc và tài liệu mà không cần sao chép thông tin. Việc chuyển đổi giữa các chế độ xem bảng, bảng điều khiển và lịch trên cùng một dữ liệu thực sự hữu ích khi các thành viên trong nhóm có định dạng suy nghĩ và làm việc khác nhau. Đối với riêng tôi, ứng dụng này đã thay thế một thiết lập rời rạc gồm Tài liệu Google và các công cụ theo dõi công việc riêng lẻ — tôi sử dụng nó để lưu trữ ghi chú dự án, phạm vi công việc cho khách hàng tự do và tài liệu kỹ thuật nhanh chóng, tất cả đều được liên kết chéo tại một nơi duy nhất, giúp tôi không phải tìm kiếm khắp các công cụ khác nhau.
Điều tôi thích nhất ở Notion là cách nó gộp nhiều công cụ vào một không gian làm việc linh hoạt. Hệ thống cơ sở dữ liệu + mối quan hệ cho phép tôi liên kết các công cụ theo dõi dự án với danh sách công việc và tài liệu mà không cần sao chép thông tin, và việc chuyển đổi giữa các chế độ xem bảng, bảng điều khiển và lịch trên cùng một dữ liệu thực sự hữu ích khi các thành viên trong nhóm có cách suy nghĩ khác nhau về định dạng. Đối với riêng tôi, ứng dụng này đã thay thế thiết lập phân tán gồm Tài liệu Google và các công cụ theo dõi công việc riêng lẻ — tôi sử dụng nó để lưu trữ ghi chú dự án, phạm vi công việc của khách hàng tự do và tài liệu kỹ thuật nhanh chóng tại một nơi duy nhất, được liên kết chéo để tôi không phải tìm kiếm qua các công cụ khác nhau.
Điều tôi thích nhất ở Notion là cách nó gộp nhiều công cụ vào một không gian làm việc linh hoạt. Hệ thống cơ sở dữ liệu và mối quan hệ cho phép tôi liên kết các công cụ theo dõi dự án với danh sách công việc và tài liệu mà không cần sao chép thông tin, và việc chuyển đổi giữa các chế độ xem bảng, bảng điều khiển và lịch trên cùng một dữ liệu thực sự hữu ích khi các thành viên trong nhóm có cách suy nghĩ khác nhau về định dạng. Đối với riêng tôi, ứng dụng này đã thay thế cách thiết lập rải rác trước đây gồm Tài liệu Google và các công cụ theo dõi công việc riêng biệt — tôi sử dụng nó để lưu trữ ghi chú dự án, phạm vi công việc của khách hàng tự do và tài liệu kỹ thuật nhanh chóng, tất cả đều ở một nơi, được liên kết chéo để tôi không phải tìm kiếm qua các công cụ khác nhau.
Tài liệu Google phù hợp nhất với mục đích gì?
Tài liệu Google là một trình soạn thảo văn bản dựa trên trình duyệt, lưu lại mọi thao tác gõ phím vào Google Drive. Toàn bộ thiết kế của ứng dụng này phục vụ một mục đích duy nhất: đưa một bản thảo từ bản nháp ban đầu trở thành tài liệu hoàn chỉnh đã được rà soát, với nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời.
Các thư mục trên Drive và trí nhớ của bạn là hệ thống lưu trữ duy nhất mà Tài liệu Google cung cấp. Ứng dụng này không có lớp cơ sở dữ liệu, hệ thống phân cấp trang hay cách nào để gắn trạng thái cho bản nháp. Đó là lý do tại sao việc bắt đầu sử dụng ứng dụng này có vẻ rất nhanh chóng, nhưng các nhóm có hàng trăm tài liệu cuối cùng lại gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu hiện tại.
Ai nên sử dụng Tài liệu Google?
Google Docs phù hợp với bất kỳ ai có công việc kết thúc bằng một tài liệu mà người khác phải đọc, chỉnh sửa hoặc phê duyệt:
- Các nhà văn tự do gửi bản nháp cho trình chỉnh sửa sử dụng tính năng theo dõi thay đổi
- Các nhóm tiếp thị và truyền thông đang đưa nội dung qua quá trình kiểm duyệt pháp lý hoặc kiểm duyệt thương hiệu
- Các nhà báo gửi bài cho biên tập viên, người sẽ chỉnh sửa trực tiếp trên cùng một tệp
- Sinh viên và các nhà nghiên cứu nộp công việc cho người hướng dẫn
- Bất kỳ ai thường xuyên chia sẻ tài liệu với những người bên ngoài công ty, vì người xem chỉ cần một liên kết
Kết luận: Nếu phần khó khăn nhất trong công việc của bạn là tiếp thu phản hồi vào bản nháp và chỉnh sửa lại một cách gọn gàng, thì Docs được thiết kế chính xác để làm điều đó. Nếu phần khó khăn nhất là đang theo dõi 40 tài liệu ở các giai đoạn khác nhau, thì Docs sẽ không giúp được bạn.
Các tính năng chính của Tài liệu Google dành cho người viết
Tính năng quan trọng nhất của Tài liệu Google đối với các nhà văn là chế độ gợi ý, giúp xử lý các thay đổi được theo dõi tốt hơn bất kỳ trình chỉnh sửa dựa trên trình duyệt nào khác. Nhưng còn nhiều điều hơn thế nữa:
- Đề xuất thay đổi với chế độ đề xuất: Người phản biện chuyển từ chế độ Chỉnh sửa sang chế độ Đề xuất, và mọi thay đổi họ thực hiện sẽ hiển thị dưới dạng đề xuất có màu sắc ở lề trang. Tác giả có thể chấp nhận hoặc từ chối từng đề xuất chỉ bằng một cú nhấp chuột, hoặc chấp nhận tất cả cùng một lúc. Bất kỳ ai có liên kết và quyền truy cập chỉnh sửa đều có thể đề xuất, do đó trình chỉnh sửa bên ngoài hoặc khách hàng không cần có tài khoản Google Workspace
- Quay lại bất kỳ bản nháp nào trước đó nhờ lịch sử phiên bản: Tài liệu lưu một bản sao lưu cứ sau vài phút và gắn nhãn rõ ai đã thay đổi nội dung gì. Bạn có thể đặt tên cho phiên bản, theo dõi lịch sử chỉnh sửa, khôi phục phiên bản cũ hoặc tạo bản sao. Đây chính là điều giúp việc chia sẻ một tệp duy nhất trở nên an toàn: không ai có thể ghi đè lên bản nháp của bạn theo cách mà bạn không thể hoàn tác
- Chia tài liệu dài thành các tab: Một tài liệu Doc duy nhất có thể chứa nhiều tab và subtab, mỗi tab đều có tiêu đề và liên kết riêng. Một bản tóm tắt chiến dịch có thể lưu trữ mục tiêu, ngân sách và nội dung sáng tạo trong một tệp thay vì ba tệp, và bạn có thể gửi cho đồng nghiệp một liên kết mở trực tiếp đến tab của họ. Đối với các nhà văn, đây là tính năng giúp Docs gần nhất với việc tổ chức cấu trúc mà không cần phải rời khỏi tài liệu
- Viết ở chế độ không trang: Chế độ không trang loại bỏ mô phỏng tờ giấy. Văn bản và bảng sẽ trải dài toàn bộ chiều rộng cửa sổ. Các bảng rộng, kịch bản có cột dành cho hình ảnh và âm thanh, cùng hình ảnh bìa đều hoạt động tốt hơn ở chế độ này. Chuyển sang chế độ này tại Tệp > Thiết lập trang
- Soạn thảo bằng markdown và di chuyển nội dung đến bất kỳ đâu: Bật markdown trong Công cụ > Tùy chọn và sử dụng các ký hiệu #, *, và - để định dạng khi gõ. Bạn cũng có thể dán nội dung markdown vào, sao chép nội dung từ tài liệu ra dưới dạng markdown, và xuất toàn bộ tệp dưới dạng .md từ menu tải xuống. Các tác giả đăng tải lên hệ thống quản lý nội dung (CMS) hoặc trang web tĩnh có thể bỏ qua bước định dạng lại.
- Mở một trang trống chỉ trong một giây: Nhập docs. new vào thanh địa chỉ và một tài liệu mới sẽ mở ra. Tính năng nhập liệu bằng giọng nói trong mục Công cụ hỗ trợ ghi âm, còn việc nhập @ sẽ chèn tên người, tệp, ngày tháng hoặc các khối xây dựng, chẳng hạn như bố cục ghi chú cuộc họp
- Chỉnh sửa tệp Word mà không cần chuyển đổi định dạng: Tệp .docx có thể được mở và chỉnh sửa trực tiếp trong Docs, đồng thời xuất lại sang Word, PDF, EPUB hoặc markdown
- Làm việc ngoại tuyến trên Chrome hoặc Edge: Cài đặt phần mở rộng Tài liệu Google Offline, bật tính năng truy cập ngoại tuyến trong cài đặt Drive, và các tài liệu gần đây của bạn sẽ được tải xuống tự động. Các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại. Các ứng dụng di động sẽ tự động xử lý chế độ ngoại tuyến sau khi bạn đánh dấu tệp là có sẵn
Gemini trong Tài liệu Google hoạt động tốt đến mức nào?
Gemini trong Docs là một trình chỉnh sửa. Nó hoạt động trực tiếp trên tài liệu bạn đang xem, và chính sự tập trung này khiến nó trở nên hữu ích trong quá trình soạn thảo bản nháp.
Dưới đây là các câu hỏi gợi ý mà bạn có thể sử dụng qua Gemini trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa:
- Help me write tinh chỉnh văn bản hiện có; Help me create soạn thảo một tài liệu được định dạng hoàn chỉnh từ một lời nhắc, đồng thời lấy các tệp từ Drive, email từ Gmail và nội dung trên web khi bạn chỉ định cho Gemini.
- Tính năng "Match writing style" sẽ phân tích tài liệu của bạn và đề xuất các chỉnh sửa để đảm bảo giọng điệu nhất quán xuyên suốt, đồng thời điều chỉnh ngôn ngữ và giọng điệu trong bản nháp do nhiều người cùng soạn thảo. Tính năng "Match document format" sẽ sao chép cấu trúc và định dạng từ một tài liệu tham chiếu vào tài liệu của bạn
- Quy trình xử lý bình luận: yêu cầu Gemini tóm tắt mọi bình luận từ một người đánh giá, tạo danh sách các chủ đề chưa được giải quyết, soạn thảo phản hồi hoặc chuyển ghi chú của người đánh giá thành đề xuất chỉnh sửa mà bạn có thể chấp nhận chỉ với một cú nhấp chuột
- Hình ảnh và sơ đồ được tạo ra ngay trong tài liệu dựa trên mô tả. Bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh hiện có bằng cách yêu cầu Gemini thay đổi những gì
- Phiên bản âm thanh đọc to tài liệu bằng giọng nói tự nhiên, tính năng mà nhiều tác giả sử dụng để phát hiện những lỗi mà họ vô tình bỏ qua khi đọc lướt trên màn hình
- Gemini Notebook (trước đây là NotebookLM) hỗ trợ nghiên cứu: tải lên các nguồn tài liệu và đặt câu hỏi kèm theo trích dẫn, sau đó đưa các câu trả lời vào Google Docs
Ngoài tài liệu, Google Workspace Studio cho phép bạn tạo các luồng tự động hóa đơn giản trên Gmail, Drive và Docs mà không cần viết mã. Biến một bộ hướng dẫn được viết trong tài liệu Docs thành một ‘kỹ năng’ có thể tái sử dụng mà Gemini sẽ thực hiện.
Hạn chế của Gemini trong Docs: Đối với các gói Doanh nghiệp, Gemini AI trong Docs chỉ có sẵn từ gói Business Standard trở lên. Người dùng gói Starter có thể sử dụng Gemini trong Gmail, ứng dụng Gemini và Không gian Làm việc, nhưng không có thanh bên trong Docs. Đối với tài khoản cá nhân, bạn cần đăng ký gói Google AI Pro. Một số tính năng cũng có giới hạn sử dụng; ví dụ, tính năng "Match writing style" bị giới hạn ở năm lần sử dụng mỗi tháng đối với các gói Standard và Plus.
Những điểm còn hạn chế của Tài liệu Google
- Không có cấu trúc nào ngoài các thư mục: Một tài liệu (Doc) chỉ có tiêu đề và địa điểm trong Drive. Nó không thể chứa trạng thái, trường chủ sở hữu hay mối quan hệ với các tài liệu khác. Khi một dự án có nhiều bản nháp, việc tìm bản hiện tại phụ thuộc vào tên tệp và trí nhớ
- Chế độ ngoại tuyến yêu cầu trình duyệt Chrome hoặc Edge cùng với một phần mở rộng: Chức năng chỉnh sửa ngoại tuyến trên máy tính chỉ hoạt động trên hai trình duyệt này, với điều kiện phần mở rộng Tài liệu Google Offline đã được cài đặt và kích hoạt trước đó. Người dùng Safari và Firefox không có tùy chọn ngoại tuyến trên máy tính để bàn
- Tính năng định dạng đơn giản hơn so với Word: Docs hỗ trợ tiêu đề lớn, bảng, chú thích cuối trang và cột. Tuy nhiên, nó thiếu khả năng kiểm soát chi tiết như Word về bố cục trang, kiểu định dạng và các tính năng dành cho tài liệu dài như tham chiếu chéo. Các bản thảo sẵn sàng in và báo cáo phức tạp thường được hoàn thiện bằng các công cụ khác
- Quyền truy cập chia sẻ trở nên phức tạp khi quy mô mở rộng: Tệp có thể được chia sẻ riêng lẻ, qua thư mục hoặc qua các ổ đĩa chia sẻ, và mỗi cấp độ đều có quy tắc riêng. Các nhóm lớn thường gặp tình huống một người nào đó không thể mở tệp hoặc lại nhìn thấy tệp mà họ không nên xem
- Tài liệu quá dài làm chậm tốc độ: Docs được thiết kế dành cho các bài viết, báo cáo và đề xuất. Các tệp có độ dài như cuốn sách kèm nhiều hình ảnh sẽ trở nên chậm chạp khi cuộn và chỉnh sửa, và những người viết các dự án dài thường chia chúng thành các chương
Phù hợp nhất cho: Các nhà văn và nhóm làm việc có nhiệm vụ chính là soạn thảo, xin ý kiến phản hồi và gửi tài liệu hoàn chỉnh, đặc biệt khi những người phản hồi không thuộc công ty.
Bỏ qua nếu: Tài liệu của bạn cần ghi rõ trạng thái, quyền sở hữu và các liên kết đến công việc liên quan, hoặc nếu bạn đang quản lý nhiều bản nháp và cần một phương pháp tổ chức hiệu quả hơn
Đối với trường rộng hơn, hướng dẫn này giới thiệu 11 trình chỉnh sửa cạnh tranh với Tài liệu, bao gồm cả Notion:
Tài liệu Google có giá bao nhiêu?
Tài liệu Google miễn phí khi sử dụng với bất kỳ tài khoản Google cá nhân nào. Các doanh nghiệp có thể mua dịch vụ này thông qua Google Không gian Làm việc. Các mức giá dưới đây áp dụng cho mỗi người dùng mỗi tháng theo kế hoạch đăng ký hàng năm; thanh toán theo tháng sẽ đắt hơn khoảng 17%.
| Kế hoạch | Giá | Những gì bạn sẽ nhận được |
|---|---|---|
| Tài khoản Google cá nhân | $0 | Docs, Sheets và Slides đầy đủ tính năng. 15 GB lưu trữ được chia sẻ giữa Gmail, Drive và Photos. Không có Gemini trong Docs |
| Khởi đầu kinh doanh | 7 USD (8,40 USD mỗi tháng) | Email doanh nghiệp tùy chỉnh, 30 GB dung lượng lưu trữ chung cho mỗi người dùng, Gemini trong Gmail và ứng dụng Gemini, Không gian Làm việc Studio. Không có Gemini trong Tài liệu |
| Kinh doanh Standard | 14 USD (16,80 USD/tháng) | 2 TB dung lượng lưu trữ chung cho mỗi người dùng, Gemini tích hợp trong Tài liệu, Sheets, Slides, Drive và Meet, tính năng ghi lại cuộc họp |
| Business Plus | 22 USD (26,40 USD mỗi tháng) | 5 TB dung lượng lưu trữ chung cho mỗi người dùng, quyền truy cập Gemini tương tự như gói Standard, Vault để lưu trữ và eDiscovery, các biện pháp kiểm soát bảo mật mạnh mẽ hơn |
| Enterprise | Giá cả tùy chỉnh | Không giới hạn số lượng người dùng, bảo mật và tuân thủ nâng cao, quyền truy cập AI dành cho doanh nghiệp |
Một số điều mà bảng so sánh kế hoạch không thể hiện:
- Gói Doanh nghiệp giới hạn tối đa 300 người dùng. Nếu vượt quá con số này, bạn sẽ chuyển sang Gói Enterprise.
- Gemini trong Tài liệu Google trên tài khoản cá nhân có giá 19,99 USD/tháng. Đó là kế hoạch Google AI Pro, bao gồm 5 TB dung lượng lưu trữ và các giới hạn cao hơn trong ứng dụng Gemini. Tài khoản Không gian Làm việc không thể mua kế hoạch này; họ sẽ được sử dụng Gemini thông qua cấp độ kế hoạch của mình.
- Người dùng AI thường xuyên có thể mua thêm. Tiện ích bổ sung AI Expanded Access giúp tăng giới hạn hàng tháng cho các Gói Doanh nghiệp
- Khách hàng mới sẽ được giảm giá trong năm đầu tiên khi đăng ký Gói Doanh nghiệp dành cho tối đa 20 người dùng. Tỷ lệ giảm giá khác nhau tùy theo khu vực, vì vậy hãy kiểm tra trang dành cho quốc gia của bạn
- Học sinh được dùng Google AI Pro miễn phí trong một năm khi có tài khoản trường học đã được xác minh
Chúng tôi đã đối chiếu từng con số với trang giá của Google Workspace và trang kế hoạch dịch vụ AI của Google vào tháng 9 năm 2026.
Đánh giá và nhận xét về Tài liệu Google
- G2: Chưa có đủ đánh giá
- Capterra: 4,7/5 (hơn 29.100 đánh giá)
Một người đánh giá trên Capterra cho biết:
Tài liệu Google giúp bạn dễ dàng tạo tài liệu và bắt đầu cộng tác với người khác ngay lập tức. Giao diện đơn giản nhưng vẫn có hầu hết các tính năng tôi cần cho việc viết lách hàng ngày và công việc với khách hàng. Chức năng chỉnh sửa thời gian thực, bình luận và đề xuất đặc biệt hữu ích khi thu thập phản hồi. Tôi cũng thích việc mọi thứ đều được lưu tự động trên đám mây, nên tôi hiếm khi phải lo lắng về các phiên bản hay việc lưu tệp thủ công.
Tài liệu Google giúp bạn dễ dàng tạo tài liệu và ngay lập tức cộng tác với người khác. Giao diện đơn giản nhưng vẫn có hầu hết các tính năng tôi cần cho việc viết lách hàng ngày và công việc với khách hàng. Chức năng chỉnh sửa thời gian thực, bình luận và đề xuất đặc biệt hữu ích khi thu thập phản hồi. Tôi cũng thích việc mọi thứ đều được lưu tự động trên đám mây, nên tôi hiếm khi phải lo lắng về các phiên bản hay lưu tệp thủ công.
So sánh giá giữa Notion và Tài liệu Google
Cả hai công cụ này đều miễn phí cho một người dùng, và cả hai đều tính phí theo số người dùng được cấp phép khi có một nhóm tham gia. Sự khác biệt thực sự nằm ở những tính năng mà mỗi kế hoạch không bao gồm, và đối với các nhà văn, tính năng thường bị loại trừ nhất chính là AI.
| Kế hoạch giá | Notion | Tài liệu Google (thông qua Google Workspace) |
|---|---|---|
| Kế hoạch miễn phí | $0. Số trang và khối không giới hạn cho một người dùng; không gian làm việc nhóm giới hạn tối đa 1.000 khối. Dung lượng tải lên 5 MB, lịch sử trang trong 7 ngày | Miễn phí khi sử dụng tài khoản Google cá nhân. Tính năng đầy đủ của Tài liệu Google, 15 GB dung lượng lưu trữ được chia sẻ chung với Gmail và Photos |
| Kế hoạch trả phí cơ bản | Ngoài ra, chỉ 10 USD mỗi thành viên mỗi tháng. Loại bỏ giới hạn số lượng thành viên trong nhóm, bổ sung tính năng tải lên không giới hạn và lịch sử 30 ngày. Tính năng AI vẫn đang trong giai đoạn dùng thử | Gói Kinh doanh Starter, 7 USD mỗi người dùng mỗi tháng. 30 GB dung lượng lưu trữ chung, tích hợp Gemini trong Gmail. Không tích hợp Gemini trong Tài liệu |
| Lên kế hoạch cho những trường hợp AI được kích hoạt | Gói Kinh doanh, 20 USD mỗi thành viên mỗi tháng. Notion Agent, Ghi chú cuộc họp bằng AI, Tìm kiếm dành cho doanh nghiệp | Business Standard, 14 USD mỗi người dùng mỗi tháng. Gemini trong Tài liệu, Sheets, Slides, Drive và Cuộc họp |
| Kế hoạch dịch vụ tự phục vụ hàng đầu | Enterprise, báo giá tùy chỉnh | Gói Business Plus, 22 USD mỗi người dùng mỗi tháng. 5 TB dung lượng lưu trữ chung, Vault, các tính năng quản trị viên mạnh mẽ hơn |
| AI dành cho tài khoản cá nhân | Phiên bản Miễn phí và Plus chỉ có bản dùng thử giới hạn | Google AI Pro, với giá 19,99 USD mỗi tháng, bổ sung tính năng Gemini vào Tài liệu Google cùng với 5 TB dung lượng lưu trữ |
| Hàng năm so với hàng tháng | Giá rẻ hơn khoảng 17% khi đăng ký kế hoạch hàng năm (10 USD so với 12 USD; 20 USD so với 24 USD) | Rẻ hơn khoảng 17% khi đăng ký kế hoạch hàng năm ($7 so với $8,40; $14 so với $16,80) |
| Phí tính theo mức độ sử dụng | Các Agents và Workers tùy chỉnh hoạt động bằng Notion credits, với mức giá 10 USD cho mỗi 1.000 tín dụng hàng tháng, chỉ áp dụng cho gói Kinh doanh trở lên | Một số tính năng của Gemini có giới hạn hàng tháng; tiện ích bổ sung AI Expanded Access sẽ giúp bạn nâng cao giới hạn này |
| Giới hạn kích thước nhóm | Chưa có bài viết nào được đăng | 300 người dùng ở các gói Starter, Standard và Plus; gói Enterprise dành cho số lượng người dùng lớn hơn |
Hai điều cần biết trước khi so sánh các số.
Chi phí cho AI mà bạn đang tìm kiếm cao hơn mức giá cơ bản. Gói Plus của Notion và Gói Doanh nghiệp của Google là những kế hoạch mà hầu hết mọi người thường so sánh, nhưng cả hai đều không bao gồm các tính năng AI. Notion Agent yêu cầu Gói Doanh nghiệp giá $20. Gemini trong Tài liệu Google yêu cầu Gói Doanh nghiệp Standard giá $14. Nếu tính năng hỗ trợ viết bằng AI là một trong những lý do bạn lựa chọn, hãy so sánh $20 với $14, chứ không phải $10 với $7.
Giá kế hoạch đăng ký không còn bao gồm mọi chi phí. Các Custom Agents của Notion hoạt động theo lịch trình riêng và sử dụng tín dụng ngoài phí kế hoạch đăng ký. Tính năng Workers của Notion cũng sẽ sớm bắt đầu sử dụng tín dụng. Google giới hạn số lần sử dụng một số tính năng của Gemini mỗi tháng và bán sức chứa bổ sung dưới dạng tiện ích bổ sung. Đối với một nhóm gồm năm người, phí kế hoạch đăng ký là cố định; hãy ước tính chi phí sử dụng AI trước khi commit.
Cách chọn giữa Notion và Tài liệu Google
Sự lựa chọn này phụ thuộc vào một câu hỏi: tài liệu đó là sản phẩm hoàn chỉnh hay chỉ là một phần của hệ thống công việc lớn hơn?
Hãy chọn Tài liệu Google nếu:
- Bản nháp của bạn sẽ được gửi đến trình chỉnh sửa, khách hàng hoặc nhà xuất bản, và người đó sẽ đánh dấu các thay đổi bằng tính năng theo dõi thay đổi
- Bạn chia sẻ tài liệu với những người bên ngoài công ty và không muốn họ phải tạo tài khoản hay tham gia khóa đào tạo
- Bạn muốn có một trang trống chỉ trong một giây và không cần thiết lập gì trước khi viết câu đầu tiên
- Các tài liệu của bạn đã có sẵn trong Gmail và Drive, vì vậy Docs hoàn toàn phù hợp mà không cần di chuyển bất kỳ thứ gì
- Các thư mục và tên tệp đã đủ để sắp xếp công việc của bạn
Hãy chọn Notion nếu:
- Mỗi bản nháp cần có người phụ trách, trạng thái và ngày đáo hạn được gắn kèm, hiển thị được mà không cần mở bảng tính
- Bạn đang quản lý lịch biên tập, thư viện tài liệu hoặc kho lưu trữ nghiên cứu, và việc viết lách chỉ là một phần trong đó
- Một thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý bố cục không gian làm việc và duy trì sự gọn gàng khi không gian này ngày càng mở rộng
- Bạn muốn một công cụ AI có thể hoạt động đồng thời trên tất cả các trang và ứng dụng được kết nối của bạn
- Bạn muốn giảm bớt số lượng đăng ký, đồng thời có thể quản lý ghi chú, công việc và tài liệu trong cùng một công cụ
Việc cần làm là sử dụng cả hai nếu bạn đã đang dùng cả hai, vì mỗi ứng dụng sẽ bù đắp những điểm còn thiếu sót của ứng dụng kia. Cách phân chia hợp lý là xử lý các tài liệu cần xem xét trong Docs và phần đang theo dõi trong Notion, đồng thời nhúng các tài liệu từ Docs vào các trang Notion.
Vẫn chưa quyết định? Hãy bắt đầu với Tài liệu Google. Ứng dụng này miễn phí và không cần cài đặt gì cả. Nếu bạn thấy mình đang tạo bảng tính để theo dõi các tài liệu trên Tài liệu Google, hãy chuyển sang Notion.
Notion và Tài liệu Google có thể hoạt động cùng nhau không?
Đúng vậy, việc sử dụng song song cả hai là cách thiết lập phổ biến nhất trong các nhóm thường xuyên viết nhiều. Cách này hoạt động hiệu quả miễn là bạn biết nội dung sẽ được chia sẻ theo hướng nào.
Những gì hiệu quả hiện nay:
- Nhúng Tài liệu Google vào trang Notion. Nhập /drive trên bất kỳ trang Notion nào, dán liên kết tài liệu hoặc duyệt qua Drive của bạn, và tài liệu sẽ hiển thị dưới dạng bản xem trước trực tiếp. Nhấp vào đó để mở tài liệu trong Docs. Tài liệu vẫn được lưu trữ trên Google Drive, và Notion sẽ thông báo cho bạn biết vị trí cũng như trạng thái hiện tại của tài liệu.
- Đính kèm tài liệu vào một hàng trong cơ sở dữ liệu. Trên gói Plus trở lên, cơ sở dữ liệu Notion có thể có cột ‘Tệp Google Drive’. Mỗi hàng trong lịch biên tập của bạn có thể liên kết trực tiếp đến bản nháp tương ứng trong Tài liệu Google, nhờ đó trạng thái, người phụ trách và ngày đáo hạn được hiển thị trong Notion trong khi nội dung văn bản vẫn nằm trên Google
- Tìm kiếm trên Drive ngay từ bên trong Notion. Với Gói Doanh nghiệp, hãy kết nối Drive với Notion AI và đặt câu hỏi cho Notion Agent để nhận câu trả lời từ các tài liệu Google Docs, Trang tính và Slides của bạn. Nội dung mới trên Drive sẽ xuất hiện trong Notion khoảng một giờ sau khi có thay đổi. Quyền truy cập chia sẻ của Google vẫn được áp dụng, do đó không ai có thể xem tệp mà họ không được phép mở trên Drive
- Nhập tài liệu Google Docs vào Notion. Dán liên kết tài liệu và chọn ‘Nhập từ Google Drive’, hoặc truy cập Cài đặt > Nhập > Tài liệu Google. Mỗi tài liệu sẽ trở thành một trang Notion. Văn bản, tiêu đề lớn, danh sách, hình ảnh và bảng đơn giản sẽ được chuyển sang. Các bình luận, đề xuất, màu sắc, tiêu đề trên và tiêu đề dưới, cũng như bố cục phức tạp sẽ không được chuyển sang, còn danh sách kiểm tra sẽ hiển thị dưới dạng các dấu đầu dòng đơn giản. Bạn chỉ có thể nhập một tài liệu tại một thời điểm
Những điểm chưa tốt:
- Không có tính năng đồng bộ hóa theo cả hai chiều. Một tài liệu được nhúng sẽ luôn được cập nhật theo thời gian thực, nhưng tài liệu được nhập vào chỉ là bản sao. Khi bạn chỉnh sửa tài liệu đó trong Notion, bản gốc trên Drive sẽ không thay đổi, và ngược lại. Notion cũng không có tùy chọn xuất ra định dạng Tài liệu Google
- Việc chuyển nội dung từ Notion sang Tài liệu Google chỉ cần hai bước. Xuất trang Notion dưới dạng markdown (hoặc HTML), sau đó mở nó trong Tài liệu Google, nơi có thể đọc trực tiếp các tệp markdown từ menu Tệp > Mở. Các tiêu đề lớn, chữ in đậm, danh sách và liên kết vẫn được giữ nguyên. Cơ sở dữ liệu Notion được chuyển sang dưới dạng tệp CSV, vì vậy hãy mở chúng trong Google Trang tính. Tránh sử dụng định dạng PDF: nó tạo ra tệp không thể chỉnh sửa, và người xem thường báo cáo rằng kết quả hiển thị bị lệch.
- Các bình luận và đề xuất chỉnh sửa không bao giờ được đồng bộ hóa. Một bản đánh giá được hoàn thành trong Tài liệu sẽ chỉ tồn tại trong Tài liệu. Nếu bạn nhập bản nháp đó vào Notion sau đó, bạn sẽ chỉ nhận được văn bản sạch và mất đi các cuộc hội thoại liên quan đến nó.
Hãy coi việc chuyển đổi giữa hai công cụ này là một quá trình di chuyển dữ liệu chỉ diễn ra một lần.
Thiết lập ổn định
Hãy giao cho mỗi công cụ một nhiệm vụ cụ thể và đừng để chúng trùng lặp chức năng.
- Tài liệu Google lưu trữ mọi tài liệu cần được xem xét. Các bản nháp gửi cho trình chỉnh sửa, bộ phận pháp lý, khách hàng hoặc nhà xuất bản đều được lưu trữ trên Tài liệu Google, nơi chế độ gợi ý và tính năng cộng tác từ bên ngoài hoạt động hiệu quả nhất.
- Notion nắm giữ vai trò chủ đạo. Lịch biên tập hay công cụ theo dõi dự án đều được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Notion, với một cột "Tệp Google Drive" liên kết đến từng bản nháp
- Nhúng, đừng sao chép. Nếu một trang Notion cần hiển thị một tài liệu Doc, hãy nhúng nó. Khi cùng một bản nháp tồn tại trên cả hai công cụ, sẽ không ai biết bản nào là bản mới nhất. Đây chính là vấn đề mà thiết lập này nhằm giải quyết.
- Hãy ghi lại quy tắc này. Một câu trong wiki của nhóm: ‘Bản nháp được lưu trong Tài liệu, việc đang theo dõi được thực hiện trong Notion.’ Cả hai sản phẩm đều không bắt buộc bạn phải tuân thủ quy tắc này
ClickUp nằm ở vị trí nào giữa Notion và Tài liệu Google?
Trong cả hai công cụ này, tài liệu và công việc liên quan đến tài liệu đó được lưu trữ ở những nơi khác nhau. Tài liệu Google không biết liệu bản nháp có phải là một phần của chiến dịch sẽ được triển khai vào thứ Sáu hay không. Notion thì biết, nhưng chỉ khi có ai đó xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu ghi rõ điều đó. Dù bằng cách nào đi chăng nữa, vẫn cần có người tổng hợp câu trả lời.
ClickUp đặt tài liệu trong cùng một không gian làm việc với công việc. Tệp tóm tắt được đính kèm vào công việc phân phối nó, bản nháp được đính kèm vào công việc xem xét, và khi công việc di chuyển, bối cảnh cũng di chuyển theo. Hợp tác tài liệu và quản lý kiến thức được tích hợp ngay bên cạnh công việc mà không gây ra tình trạng quá tải công cụ.
Các tài liệu luôn gắn liền với công việc
Đối với người viết, ClickUp Tài liệu hoạt động giống như một trình chỉnh sửa thông thường: các trang lồng nhau, tiêu đề lớn, bảng, nội dung nhúng, chỉnh sửa chung theo thời gian thực, bình luận và lịch sử phiên bản. Sự khác biệt thể hiện ở thanh bên. Bất kỳ tài liệu nào cũng có thể được liên kết với các công việc mà nó thuộc về, và bất kỳ công việc nào cũng có thể liên kết trở lại với tài liệu của nó. Khi mở bản nháp, bạn sẽ thấy trạng thái, chủ sở hữu và ngày đáo hạn của nó mà không cần một công cụ theo dõi riêng biệt. Đánh dấu một câu trong tài liệu và biến nó thành một nhiệm vụ ClickUp; nhiệm vụ đó sẽ giữ liên kết đến dòng chính xác mà nó xuất phát.
Đối với nhóm làm việc cùng tác giả, Docs Hub liệt kê mọi tài liệu trong Không gian Làm việc kèm theo tính năng tìm kiếm, sắp xếp và lọc. Việc đánh dấu một tài liệu là wiki sẽ xác nhận đó là phiên bản đã được xác minh. Lịch biên tập có thể liên kết với các bản tóm tắt, bản nháp và bài viết đã xuất bản, trong khi các Trường Tùy chỉnh hiển thị số từ, từ khóa mục tiêu hoặc tên khách hàng bên cạnh mỗi mục. Các trình chỉnh sửa để lại phản hồi dưới dạng bình luận được gán cho một người cụ thể, sau đó bình luận này sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của người được giao với ngày đáo hạn.
AI theo ngữ cảnh có khả năng đọc tài liệu và công việc
Brain² trả lời các câu hỏi bằng cách kết hợp sử dụng tài liệu, công việc, bình luận và trò chuyện. Hãy hỏi “chúng ta đã quyết định gì về trang giá cả”, và nó sẽ trích xuất thông tin từ bản tóm tắt, chủ đề công việc và ghi chú cuộc họp cùng lúc, kèm theo các trích dẫn. Vì wiki được ưu tiên hàng đầu khi Brain trả lời, nên một tài liệu Docs đã được xác minh sẽ có thứ hạng cao hơn so với các bản nháp cũ. Brain cũng soạn thảo và chỉnh sửa trực tiếp trong Docs, viết các bản cập nhật dự án và cho phép bạn chuyển đổi giữa các mô hình ChatGPT, Claude và Gemini ngay trong cuộc hội thoại.
Super Agents là những đồng nghiệp AI làm việc cùng bạn như một người đồng nghiệp thực sự. Chỉ cần mô tả công việc bằng ngôn ngữ thông thường, công cụ tạo Super Agent sẽ chuyển đổi mô tả đó thành một Super Agent có hướng dẫn, công cụ riêng và quyền truy cập vào các phần của không gian làm việc. Từ đó trở đi, bạn có thể @đề cập đến Super Agent trong phần bình luận của công việc, tài liệu hoặc trò chuyện; gửi tin nhắn trực tiếp cho Super Agent; giao công việc cho Super Agent; lên lịch cho Super Agent; hoặc thiết lập tự động hóa để kích hoạt Super Agent khi có thay đổi.
Đối với một nhóm nội dung, quá trình này giống như một tác nhân theo dõi Danh sách blog. Khi có chủ đề mới, tác nhân này sẽ lấy mẫu bản tóm tắt và hướng dẫn phong cách từ tài liệu Docs của bạn, soạn thảo bản tóm tắt thành một tài liệu Docs mới, điền vào các Trường Tùy chỉnh của công việc và gắn thẻ tác giả trong Chat kèm theo một liên kết. Một tác nhân thứ hai có thể chạy vào mỗi sáng thứ Hai và đăng bản tóm tắt các bản nháp đến hạn trong tuần đó.
Các trường AI sẽ tóm tắt hoặc phân loại tài liệu (Doc) khi tài liệu đó được chuyển qua các bước kiểm duyệt và chỉ mục Tìm kiếm Doanh nghiệp (Enterprise Search) trên ClickUp cùng với Google Drive, Notion, Slack và Gmail. Điều này có nghĩa là một nhóm vẫn còn các bản nháp trong Docs trong quá trình di chuyển có thể tìm kiếm mọi thứ từ một thanh tìm kiếm duy nhất.
Dưới đây là cách nhóm nội dung của chúng tôi vận hành Super Agents:
ClickUp có gói Miễn phí vĩnh viễn, còn các gói trả phí sẽ bổ sung thêm các tính năng AI và tự động hóa.
Những giới hạn thực tế: ClickUp cung cấp nhiều tính năng hơn so với những gì một tác giả đơn lẻ hoặc một nhóm hai người cần để soạn thảo và gửi tài liệu. Tài liệu Google sẽ nhanh chóng thích ứng hơn cho công việc đó. Các nhóm chuyển từ một trình chỉnh sửa chuyên dụng sang ClickUp nên chuẩn bị tinh thần cho quá trình làm quen, và điểm chúng tôi đã đề cập về Notion cũng áp dụng ở đây: một không gian làm việc với nhiều tùy chọn như vậy cần có người quyết định cách sử dụng nó.
Đọc thêm: Nếu bạn muốn so sánh chi tiết giữa Notion và ClickUp, hãy xem bài phân tích của chúng tôi tại đây: ClickUp vs. Notion: Công cụ quản lý dự án nào tốt hơn?
Một người đánh giá trên G2 cho biết:
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là khả năng tùy chỉnh vô song và phạm vi tính năng cực kỳ rộng. Khả năng tùy chỉnh gần như mọi khía cạnh của không gian làm việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm là vô cùng mạnh mẽ, từ trạng thái và trường tùy chỉnh đến vô số chế độ xem như Danh sách công việc, Bảng, Lịch và Biểu đồ Gantt. Sự linh hoạt này giúp chúng tôi thực sự điều chỉnh nền tảng sao cho phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của mình, thay vì phải điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nền tảng. Hơn nữa, việc tập trung mọi thứ từ quản lý công việc, theo dõi thời gian đến tài liệu và Bảng trắng tại một nơi duy nhất giúp giảm đáng kể tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ và làm cho nhóm của chúng tôi hiệu quả hơn rất nhiều.
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là khả năng tùy chỉnh vô song và phạm vi tính năng vô cùng rộng lớn. Khả năng tùy chỉnh gần như mọi khía cạnh của không gian làm việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm – từ trạng thái và trường tùy chỉnh đến vô số chế độ xem như Xem dạng danh sách, Bảng, Lịch và Biểu đồ Gantt – thực sự vô cùng mạnh mẽ. Sự linh hoạt này giúp chúng tôi thực sự điều chỉnh nền tảng sao cho phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của mình, thay vì phải điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nền tảng. Hơn nữa, việc tập trung mọi thứ từ quản lý công việc và theo dõi thời gian đến tài liệu và Bảng trắng tại một nơi giúp giảm đáng kể sự phân tán công cụ và làm cho nhóm của chúng tôi hiệu quả hơn rất nhiều.
Notion vs. Tài liệu Google: Nên chọn ứng dụng nào?
Nếu tài liệu của bạn là sản phẩm hoàn chỉnh, hãy chọn Tài liệu Google. Ứng dụng này miễn phí, không cần cài đặt gì cả và chế độ gợi ý của nó vẫn xử lý các nhà đánh giá bên ngoài tốt hơn bất kỳ ứng dụng nào khác trên trình duyệt. Nếu tài liệu của bạn chỉ là một phần của một hệ thống lớn hơn, với người quản lý, thời hạn và lịch trình đi kèm, hãy chọn Notion và đảm bảo có một người chịu trách nhiệm giữ cho Không gian Làm việc luôn gọn gàng.
Rất nhiều nhóm sử dụng cả hai công cụ này, và phương pháp này hiệu quả miễn là mỗi công cụ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể: soạn thảo và xem xét trong Docs, đang theo dõi tiến độ trong Notion, đồng thời nhúng từng tài liệu Docs vào Notion để mọi thông tin được tập trung tại một nơi.
Lựa chọn mà bạn không thể bỏ qua chính là nơi lưu trữ phiên bản hiện tại. Hãy ghi nhớ quy tắc này, vì cả Notion lẫn Tài liệu Google đều không tự động áp dụng nó cho bạn. Và nếu bạn muốn phần mềm tự động làm điều đó, hãy thử ClickUp miễn phí và xem tài liệu (Doc) trông như thế nào khi là tệp đính kèm của công việc mà nó thuộc về.
Câu hỏi thường gặp về Notion và Tài liệu Google (FAQ)
Tài liệu Google phù hợp hơn để soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu; Notion lại phù hợp hơn khi tài liệu cần được lưu trữ trong một công cụ theo dõi hoặc wiki. Chế độ đề xuất của Tài liệu Google cho phép bất kỳ ai có liên kết đều có thể đề xuất các thay đổi được theo dõi mà không cần tài khoản Google Workspace. Cơ sở dữ liệu của Notion cho phép một trang có trạng thái, chủ sở hữu và ngày đáo hạn, điều mà Docs không có tính năng tương đương. Các nhà văn chủ yếu gửi bản nháp cho trình chỉnh sửa thường chọn Tài liệu Google. Các nhà văn quản lý lịch biên tập thường chọn Notion, hoặc sử dụng cả hai.
Notion có thể thay thế Tài liệu Google cho các tác vụ viết nội bộ, ghi chú và wiki, nhưng nó không phải là lựa chọn lý tưởng khi cần phản hồi từ những người bên ngoài nhóm của bạn. Notion có tính năng đề xuất chỉnh sửa, tuy nhiên người phản hồi phải là thành viên của không gian làm việc hoặc khách mời, và các trang có thể xuất dưới dạng PDF, HTML hoặc markdown thay vì định dạng .docx. Tài liệu Google cho phép mở và lưu trực tiếp các tệp Word và hoạt động với bất kỳ người phản hồi nào có liên kết. Các nhóm thường gửi bản nháp cho khách hàng hoặc nhà xuất bản thường vẫn sử dụng Docs cho bước này.
Notion hay Tài liệu Google, ứng dụng nào tốt hơn để ghi chú?
Notion là công cụ ghi chú mạnh mẽ hơn vì các ghi chú có thể liên kết với nhau, gắn thẻ và được lọc trong cơ sở dữ liệu; trong khi Tài liệu Google lưu trữ mỗi ghi chú dưới dạng một tệp riêng biệt trong thư mục Drive. Kế hoạch miễn phí của Notion cung cấp cho một người dùng số trang và khối không giới hạn. Tài liệu Google nhanh hơn khi bạn cần chia sẻ một ghi chú duy nhất, và tính năng nhập liệu bằng giọng nói cùng phím tắt mới của Tài liệu Google giúp việc ghi chép trở nên nhanh chóng. Đối với cơ sở kiến thức cá nhân, hãy sử dụng Notion. Đối với ghi chú cuộc họp cần gửi cho mọi người, hãy sử dụng tài liệu Docs.
Tài liệu Google phù hợp hơn cho các bài tập cần nộp và được chấm điểm; Notion phù hợp hơn để sắp xếp ghi chú, tài liệu đọc và các hạn chót trong một học kỳ. Cả hai đều miễn phí cho sinh viên. Tài liệu Google đi kèm với bất kỳ tài khoản Google nào, còn Notion cung cấp kế hoạch Plus miễn phí cho sinh viên có email trường học để sử dụng không gian làm việc dành cho một thành viên. Sinh viên có tài khoản trường học đã được xác minh cũng được sử dụng Google AI Pro miễn phí trong một năm, giúp tích hợp Gemini vào Tài liệu Google. Nhiều sinh viên soạn thảo bản nháp trong Tài liệu Google và duy trì hệ thống học tập trong Notion.
Cả hai ứng dụng này đều không được thiết kế để xử lý các bản thảo dài như một cuốn sách, nhưng Tài liệu Google sẽ xử lý tốt hơn nếu bạn chia cuốn sách thành một tệp hoặc một tab cho mỗi chương. Tài liệu Google sẽ chạy chậm khi xử lý các tệp rất dài và chứa nhiều hình ảnh, đồng thời thiếu các tính năng tham chiếu chéo và kiểm soát bố cục trang như trong Word. Notion phù hợp để tạo dàn ý, cơ sở dữ liệu nhân vật và nghiên cứu, nhưng không có tính năng thiết lập trang, và tệp PDF xuất ra cần được chỉnh sửa lại trước khi gửi cho nhà xuất bản. Các nhà văn tiểu thuyết cần định dạng bản thảo thường soạn thảo bản nháp trong Docs và hoàn thiện trong Word hoặc Scrivener.
Notion hay Tài liệu Google phù hợp hơn cho wiki của nhóm?
Notion là công cụ wiki tốt hơn vì các trang có thể lồng ghép, liên kết với nhau và có thể được đánh dấu là đã được xác minh để kết quả tìm kiếm hiển thị phiên bản hiện tại. Tài liệu Google không có hệ thống phân cấp trang ngoài các thư mục Drive và không có cách nào để đánh dấu một tài liệu là nguồn thông tin chính xác, do đó các nhóm thường tích lũy nhiều bản sao trùng lặp. Tính năng trang đã được xác minh của Notion yêu cầu Gói Doanh nghiệp. Các nhóm nhỏ đã sử dụng Google Workspace có thể xoay xở với một ổ đĩa chia sẻ và quy ước đặt tên, nhưng phương pháp này sẽ không hiệu quả khi số lượng tài liệu vượt quá vài chục bản. Tính năng trang đã được xác minh của Notion yêu cầu Gói Doanh nghiệp. Các nhóm nhỏ đã sử dụng Google Workspace có thể xoay xở với một ổ đĩa chia sẻ và quy ước đặt tên, nhưng phương pháp này sẽ không hiệu quả khi số lượng tài liệu vượt quá vài chục bản.
Đối với việc chỉnh sửa chung trực tiếp và đánh giá chính thức, Tài liệu Google chiếm ưu thế nhờ chế độ đề xuất: người đánh giá đề xuất các thay đổi và tác giả chấp nhận hoặc từ chối từng đề xuất một, đây là tính năng mà các nhóm pháp lý, biên tập và khách hàng phụ thuộc vào. Notion chiếm ưu thế khi cộng tác có nghĩa là chia sẻ bối cảnh: cơ sở dữ liệu, trạng thái và người phụ trách gắn liền với nội dung văn bản. Notion xử lý việc đánh giá thông qua bình luận, chứ không phải theo dõi các chỉnh sửa. Nhiều nhóm vẫn sử dụng Tài liệu Google cho các tài liệu bên ngoài và các tài liệu đã được đánh giá, đồng thời chuyển các wiki và thông số kỹ thuật nội bộ sang Notion.
Không phải theo cách tích hợp sẵn. Tài liệu Google là một trình xử lý văn bản không có lớp cơ sở dữ liệu, do đó không thể tạo ra các bảng quan hệ, chế độ xem liên kết và tính năng theo dõi trạng thái – những yếu tố đặc trưng của Notion. Bạn có thể mô phỏng cấu trúc bằng cách sử dụng các thư mục trên Drive, Google Trang tính và quy ước đặt tên, nhưng không có gì đánh dấu tài liệu nào là phiên bản mới nhất. Google đang thu hẹp một phần khoảng cách này với Gemini trên Drive, tính năng này tìm kiếm và tóm tắt tệp tin, nhưng nó chỉ thêm lớp truy xuất dữ liệu lên trên thay vì bổ sung cấu trúc thực sự.