Birçok modern şirket düz bir hiyerarşiyi savunur. Bu, sanki hiç hiyerarşi yokmuş gibi görünse de, organizasyonlar ve projeler her zaman bir tür hiyerarşiye sahiptir.
Projeleri yapılandırmanın farklı stillerini ve yollarını keşfettiğinizde, projelerin karmaşık bir hale gelmesini önlersiniz. Doğru proje yönetimi yapısı ile, takımınızdaki herkes ve çevrenizdeki takımlar kimin ne yapacağını tam olarak bilir.
İşleri kontrol etmek ve proje ve nihayetinde iş için en iyi kararları vermek çok daha kolay olacaktır.
Bu makalede, bir proje yönetimi yapısını tanımlayan unsurları ve bir yapı seçme yöntemlerini öğreneceksiniz. Ancak daha da önemlisi, ClickUp'ta bu yapıları kolayca oluşturmak için size yol göstereceğiz!
Okumaya devam edin!
Proje Yönetimi Yapıları Ne İçin Kullanılır?
Proje yönetimi yapısı, bir projedeki hiyerarşiyi ve dolayısıyla raporlama hatlarını netleştirmek için kullanılır. Yapı, her bir proje katılımcısının fonksiyonunu ve denetim ve karar verme yetkisini ana hatlarıyla belirtir.
Bu organizasyon yapıları grafikler şeklinde ortaya çıkar. Ve değerleri, proje yürütme sırasında takım üyelerinin geri dönebilecekleri bir referans olmasıdır.
Sonuçta, çalışanların işten ayrılması ve işgücü devri ile proje yönetimi yapıları da değişir. Aynı durum tatillerde ve çok sayıda yeni çalışan işe aldığınızda da yaşanabilir.
Ancak proje henüz başlamış olabilir ve organizasyon yapısının tanımlanması gerekebilir. Ya da proje o kadar eski olabilir ki organizasyon yapısı zamanla değişmiş olabilir.
Erişilebilir bir depoda bir grafiği kontrol etmek, acil bir sorunu çözmek için kiminle konuşmanız gerektiğini (bazen farklı) iş arkadaşlarınıza sormaktan daha hızlı ve rahattır.
PROJE YÖNETİMİ Mİ, PROJE ORGANİZASYON YAPISI MI? Bazıları bu yapıları "proje yönetim yapıları" yerine "proje organizasyon yapıları" olarak adlandırır. Bunun nedeni, bu yapıların bir proje etrafında çalışan kişilerin organizasyonunu temsil etmesidir. Yapıya bağlı olarak, proje takımının işlerini ve iletişimini koordine etme ve yönetme tarzı da değişir.
Bununla birlikte, herhangi bir proje yönetimi yapısı aşağıdakiler için temel oluşturur:
- Net iletişim: Proje öncesinde ve sırasında tüm takım üyelerini, her birinin yapması beklenen katkı konusunda uyumlu hale getirin ve çatışmaları en aza indirin
- Etkili takım işbirliği: Açıkça tanımlanmış roller, sorumluluklar ve bunlar arasındaki bağlantılar
- Ş Akışlarının Optimizasyonu : Projeler içindeki ve projeler arasındaki personel, teknolojik sistemler ve malzemeler tanımlanır
- Olası engellerin kaldırılması: Bunlar, aşırı veya yetersiz kaynak tahsisi ve iş yükü nedeniyle ortaya çıkabilir
Ve yukarıdaki tüm özellikler bir şekilde proje yönetimi ilkeleridir.
Farklı Proje Organizasyon Yapıları
Proje yönetimi yapılarının üç ana türüne bir göz atalım. Her birinin, projeler ve şirket içindeki takım üyelerinin rollerinin farklı bir yapılandırması vardır.
Bu da, bir proje veya şirket bağlamında her bir bireyin sorumluluklarını ve yetkilerini belirler. Size, kendi gerçeklerinize göre özelleştirmeniz gerekebilecek şablonlar göstereceğimizi unutmayın.
Ancak bu arada, aşağıdaki düzeylerdeki yapı türleri arasındaki farkları kontrol edin:
- Proje yöneticisinin rolü
- Dikey veya yatay olan iş ve insan koordinasyonu
- Hat ve personel pozisyonları, şunu göz önünde bulundurarak Bir hat pozisyonu, ürünle doğrudan ilgilenen bir takım üyesini temsil eder. Bir personel pozisyonu, ürünle doğrudan ilgilenmeden hat pozisyonlarındaki kişilerin işlerini destekleyen birini temsil eder.
- Bir hat pozisyonu, ürünle doğrudan ilgilenen bir takım üyesini temsil eder.
- Personel pozisyonu, ürünle doğrudan ilgilenmeden, hat pozisyonlarındaki kişilerin işlerini destekleyen kişileri temsil eder.
- Karar verme sürecinin birkaç takım üyesinde yoğunlaşması veya şirket genelinde dağıtılması
- Bir hat pozisyonu, ürünle doğrudan ilgilenen bir takım üyesini temsil eder.
- Personel pozisyonu, ürünle doğrudan ilgilenmeden, hat pozisyonlarındaki kişilerin işlerini destekleyen kişileri temsil eder.
Fonksiyonel organizasyon yapısı
Fonksiyonel proje yönetimi organizasyon yapısı, personel üyelerini departmanlara ayırır. Ve bu departmanların her biri, şirket içinde insan kaynakları, finans veya pazarlama gibi bir fonksiyonel alanı temsil eder.
Fonksiyonel bir yönetici, departmanların her birinden sorumludur. Ve bir yönetici, onların işlerini denetler.
Fonksiyonel yöneticiler karar verme yetkilileridir ve projeleri yatay olarak koordine ederler. Her proje için, ilgili departmanın personelinden takım üyeleri seçerler. Bu takım üyeleri, departman içindeki sorumluluklarını (örneğin, maaş bordrosu işleme) proje işleriyle birleştirirler.
Önerilen kullanım: Çalışanların departman sorumluluklarıyla biriktirebilecekleri işlevler arası projeler
Projeye dayalı organizasyon yapısı
Projeye dayalı (veya proje tabanlı) proje yönetimi organizasyon yapısında, şirket içindeki en büyük bölümler projeler (departmanlar değil) şeklindedir. Benzer şekilde, işlerin koordinasyonu da proje odaklı, yani dikeydir.
Ayrıca, işi denetleme yetkisi proje yöneticilerine aittir ve her proje için bir proje yöneticisi atanır. Proje yöneticileri, projeye personel atar ve bu sayede üyeler departmanlara değil projelere adanmış olur.
Önerilenler: Küçük ajanslar ve yeni kurulan girişimler
Matris organizasyon yapısı
Matris yapısı, proje takım üyelerinin iki raporlama hattına sahip olduğu bir tablodur. Bu yapının aşağıdakiler gibi varyasyonları vardır:
Zayıf yapı
İlk bakışta, bu matris organizasyonel proje yönetimi yapısı, fonksiyonel organizasyon yapısı ile aynı görünür. Ancak bir fark vardır: Bu matris yapısında, proje işleri fonksiyonel bir yönetici yerine, departmanlar arasında personel üyeleri tarafından koordine edilir.
Dengeli yapı
Dengeli matris yapılarında tam zamanlı proje yöneticileri yoktur. Bunun yerine, bir proje yöneticisi aynı zamanda bir personel üyesidir ve departman işlerini, yarı zamanlı proje koordinasyon sorumluluklarıyla birlikte biriktirir. Ayrıca, işlevsel yönetici, proje bütçeleri, kaynak tahsisi ve diğer konularda kararları alan kişi olmaya devam eder.
Güçlü yapı
Güçlü matris yapısı, proje yönetimine özel olarak ayrılmış özel bir departman içerir. Bu departmanın üyeleri, tümü tam zamanlı, işlevler arası proje yöneticileridir (fonksiyonel bir yönetici tarafından denetlenir).
Tüm proje yöneticilerinin yöneticisi, proje yönetimi departmanının başındadır. Her proje yöneticisi kendi projeleri üzerinde yetkiye sahiptir.
Takımınız için En İyi Organizasyon Yapısını Seçme
Hangi proje yönetimi organizasyon yapısının sizin için en uygun olduğunu bilmiyor musunuz? Sorun değil! İşte bunu belirlemenize yardımcı olacak birkaç fikir ve kılavuz:
Kaynak tahsisi için kısıtlamalarınızı analiz edin
Kaynak kısıtlamalarınızı değerlendirirken, personel ve işgücünü düşünmenin yanı sıra yazılım, araçlar ve diğer takım giderleri gibi kaynakları da değerlendirmek istersiniz.
İşe alım bütçeniz, insan kaynaklarının tahsisini etkiler. Ayrıca, her çalışanın üstleneceği fonksiyonları da belirler. Bütçe, her takım üyesinin proje işleri için ayırabileceği zamanı da etkiler.
- Fonksiyonel organizasyon yapısı, departman sorumlulukları ile proje işlerini biriktirmesi gereken personele uygundur
- Zayıf matris yapılarında, takım üyeleri projeyi departman işleriyle birlikte koordine eder
- Dengeli matris yapıları, bazı personel üyelerinin proje koordinasyonunu departman işleriyle biriktirmesini sağlar
- Projeye dayalı yapılar, yalnızca proje çalışmalarını denetlemekle görevli bir proje yöneticisi planlamanızı gerektirir
- Güçlü matris yapıları, tam zamanlı bir proje yöneticisi ve özel bir başlığa sahip bir proje yönetimi departmanı için yeterli bütçe gerektirir
Proje yöneticilerinizin hangi yetkilere ihtiyaç duyduğunu belirleyin
Bu, büyük ölçüde seçtiğiniz proje yönetimi yapısına bağlı olan karar verme özerkliğidir. Ancak karar verme gücü, proje yöneticisinin yanı sıra fonksiyonel yöneticilerin varlığına da bağlıdır.
Ayrıca, proje organizasyon yapısı, personel ve proje yöneticileri arasındaki iletişimi de etkiler. Diğer bir deyişle, projeler içindeki raporlama hiyerarşisini belirler.
- Dengeli matris yapısında, proje yöneticisi bütçe veya personel alımı konusunda karar vermez
- Projeye dayalı yapılarda bir proje yöneticisi, projelerde yetki paylaşımı yapmaz
- Matris benzeri yapılar, proje takımı üyelerinin hem proje hem de fonksiyonel yöneticiye rapor vermesini sağlar
Projelerinizin boyutunu ve karmaşıklığını değerlendirin
Bir proje daha az karmaşık veya daha küçük olduğunda, proje yöneticisi proje işlerini koordine etmenin yanı sıra başka fonksiyonlar da üstlenebilir. Proje koordinasyonunu proje ve/veya departman işleriyle birleştirebilirler.
Daha küçük projeler, fonksiyonel, zayıf matris ve dengeli matris yapılarla en iyi şekilde çalışır.
Öte yandan, daha büyük veya daha karmaşık projeler, departman veya proje işlerini yapmayan proje yöneticilerinin bulunduğu organizasyon yapılarına uygundur. Burada en iyi şekilde işleyen organizasyon yapısı, projeye dayalı ve güçlü matris yapılarıdır.
Şirketinizin olgunluk düzeyini değerlendirin
Bir kuruluş henüz olgunlaşmamışsa, departmanları olmayabilir. Bu da departman görevlerinin artı işler olduğu anlamına gelir, dolayısıyla personel neredeyse tüm zamanını proje işlerine ayırır. Bu, genç girişimler için en iyi sonuç verir.
farklı Takımlar için 5 Proje Yönetimi Yapısı Örneği ve Şablonu
Bir proje yönetimi organizasyon yapısı seçtikten sonra, bunu takımınız için özelleştirmeniz gerekebilir. Ancak biz bir adım öndeyiz ve zaman kazanmanızı sağlayacak bazı örnekler hazırladık. Karşılaşabileceğiniz beş farklı proje yönetimi yapısı örneğine göz atın:
1. Pazarlama ekibi proje yönetimi yapısı
Bu basit organizasyon yapısı örneği, içerik pazarlama takımları için geçerlidir. Örnekte, blog yöneticisi bir proje yöneticisidir. Bloglar, projedeki görevlerdir ve takım üyeleri, içerik stratejistleri, blog yazarları ve yayınların oluşturulmasında yer alan illüstratörlerdir.
İllüstratörler sadece blog yöneticisine değil, aynı zamanda kreatif yöneticisine de rapor verir. Kreatif yönetici, illüstratörlerin ve diğer kreatif pozisyonların blog projesine ve sosyal medya kampanyaları gibi diğer projelere tahsis edilecek bütçeyi ve payları belirler.
Genellikle blog yöneticisi ve bazen de kreatif yönetici, içerik direktörüne (veya Kreatif Direktörüne) rapor verir. Bu direktör ise pazarlama başkan yardımcısına veya pazarlama müdürüne rapor verir.
2. Tasarım ekibi proje yönetimi yapısı
Bir organizasyon yapısı bir takım için daha iyi çalışırken, başka bir takım için daha iyi çalışmayabilir. Bu nedenle, tasarım takımları için fonksiyonel bir organizasyon yapısı önemlidir. Ancak size, proje takımı üyeleri arasında bir tasarım lideri bulunan olasılıklardan sadece birini gösterdik.
Bu yapı örneğinde, her proje yöneticisi bir proje takımını denetler. Proje yöneticilerinin koordinatörü ise, bir ürünle ilgili tüm projeleri yöneten yol haritasını belirleyen ürün yöneticisidir.
Proje takımı 1, web sitesini geliştirir. Takım 2, web sitesinde görünen tasarım bileşenlerini oluşturur. Takım 3 ise, takım 1'deki bilgisayar programcısının kullandığı yazılım bileşenlerini oluşturur.
Bu, takımların çok disiplinli olmasına rağmen kendi görsel tasarımcılarına sahip olabileceği anlamına gelir. Ancak daha sonra bir tasarım lideri, bu tasarımcıların çıktılarını koordine eder, böylece aynı tasarım yönergelerine uygun olmasını sağlar.
3. Satış ekibi proje yönetimi yapısı
Satış direktörleri genellikle birden fazla bölge satış müdürünü denetler ve her bölge satış müdürü de bölge satış müdürlerini denetler, bu nedenle satış takımlarını ve projelerini coğrafi olarak organize etmek yaygın bir uygulamadır.
Bölgenin boyutuna bağlı olarak, her bölge satış müdürü bir veya daha fazla satış temsilcisi takımının işlerini koordine eder. Her takımın hedefi, müşteri tabanını büyütmek ve ilgili bölgedeki geliri artırmaktır.
4. İK takımı proje yönetimi yapısı
İnsan kaynakları takımları için bir proje, bir proje yöneticisinin denetimini gerektiren büyük veya karmaşık İK işlerinden oluşur. Bu tür projelerin örnekleri arasında çalışanların işe alım süreci, el kitabı oluşturma veya işten ayrılma programı geliştirme sayılabilir.
Bir İK müdürünün bir İK yöneticisini denetlediği bir İK departmanı yapılandırması, bir iş için kullanılabilecek işlevsel bir organizasyon yapısı olabilir. Bazen İK yöneticileri, işe alım, ücretlendirme, yan haklar ve öğrenme ve geliştirme (L&D) gibi işlerinin niteliğine göre organize edilmiş kendi takımlarından sorumludur.
Örneğin, bir oryantasyon eğitimi kursu tasarlamak için, eğitim tasarımcısı kursu geliştirmenin yanı sıra proje yöneticisi rolünü de üstlenebilir. Ve kursu oluşturmak için diğer iki takımın üyelerinin katkılarına güvenebilirler, ancak bu üyeler mülakat veya maaş bordrosu işleme gibi tekrarlayan departman görevlerini sürdürmeleri şartıyla.
Bonus: Çalışan el kitabı yazılımı!
5. İnşaat takımı proje yönetimi yapısı
İnşaat takımları oldukça ayrıntılı proje yapılarına sahip olabilir. Bir yapı oluşturmak için, bir inşaat projesindeki her rolün ne anlama geldiğini anlamanız gerekir:
- Kıdemli bir proje yöneticisi, proje yöneticilerinin ve şeflerin işlerini denetler
- Proje yöneticileri ofiste kalır, üst düzey yöneticiyle birlikte proje hedeflerini planlar ve takımın bu hedeflere ulaşmasını sağlar Hem şefleri (her proje için en az bir tane) hem de proje yöneticilerini (proje yeterince büyükse genellikle her proje için bir tane) denetler
- Şantiye şefleri, iş sahasında programları belirlemek ve genel ustabaşını denetlemekle sorumlu yöneticilerdir
- Genel ustabaşı (her şantiyede bir tane bulunur) ustaları ve marangozlar, boyacılar, alçıpan ustaları, elektrikçiler ve tesisatçılar gibi diğer tüm saha çalışanlarının işlerini denetler
- Proje yöneticileri, bir projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için gereken tüm evrak işlerini halleder. Örneğin, aşağıdakiler olabilir Tedarikçilere ve alt yüklenicilere ödeme talep etme ve izleme
ClickUp'ta Organizasyonel Yapı Oluşturma
ClickUp'ta bir proje yönetimi yapısı oluşturmanın en kolay iki yolu, ClickUp Zihin Haritaları ve ClickUp Beyaz Tahta özellikleridir.
ClickUp Zihin Haritalarını kullanarak proje yapılarını tanımlama
Öncelikle, Zihin Haritası nedir? Bu makalenin bağlamında, zihin haritası, kuruluşunuzun iç yapısının görsel bir temsilidir.
Proje personeli üyeleri, yöneticiler ve diğer yöneticiler arasındaki rapor ve yetki ilişkilerini gösteren bir diyagramdır. Projenizi planlamak ve kurmak ve proje yönetimi yapısını paydaşlara iletmek için kullanabilirsiniz.
Artık ClickUp'ta, Zihin Haritası Görünümü 'nde veya Beyaz Tahtalarda serbest biçimli zihin haritaları oluşturabilirsiniz. İlk durumda, ClickUp çalışma alanınıza bir zihin haritası görünümü ekleyin. İkinci durumda ise, bir beyaz tahtaya zihin haritası ekleyin.
Not: Zihin haritası öğelerini ClickUp görevlerine dönüştürebilirsiniz. Ancak, zihin haritası görünümünde ilk kez çalışıyorsanız, görev modu yerine boş modu seçmenizi öneririz.
Zihin haritası görünümünde veya beyaz tahtada bir zihin haritası oluşturmak için izlemeniz gereken adımları inceleyelim.
Adım 1: En yüksek otoriteyi belirleyin
Zihin haritaları hiyerarşik yapılar olduğundan, projenizdeki en yüksek otorite pozisyonunu temsil etmekle başlayın. Bu pozisyon, diyagramdaki kök düğümdür.
Adım 2: Birinci düzey alt düğümleri temsil edin
Seçtiğiniz proje organizasyon yapısının türüne bağlı olarak, kök düğümün alt düğümlerini çizin. Bunlar fonksiyonel yöneticiler, proje yöneticileri veya proje yöneticilerinin yöneticileri olabilir. Yararlı olması durumunda, her pozisyona kişinin adını verin.
Adım 3: Alt düğümleri dallandırın
Bu noktada, proje yönetimi yapınıza bağlı olarak aşağıdakilerden birini yapın:
- Fonksiyonel yöneticilerden dallara ayırarak fonksiyonel departmanlara personel üyeleri ve proje yöneticileri ekleyin.
- Proje yöneticilerinden dallara ayırarak proje takımlarına personel üyeleri ekleyin.
Bir proje yönetimi departmanınız varsa, proje yöneticilerini proje yöneticilerinin yöneticisinden ayırarak bu departmana ekleyin.
Adım 4: Proje takımlarını öne çıkarın
Her proje takımını ayırın. Bunu, örneğin, farklı proje takımları için farklı renkler kullanarak yapabilirsiniz. Beyaz Tahtalarda şekiller veya renkler kullanarak da ayırmanın başka yolları vardır.
Adım 5: Proje yöneticilerini belirleyin
Tam zamanlı ve yarı zamanlı proje yöneticilerini belirtin. Örneğin, bu ayrımı yapmak için düğümlere sembollerle etiketler ekleyin.
Daha hızlı bir başlangıç mı istiyorsunuz? ClickUp'ın Basit Zihin Haritası şablonunu kullanarak proje yönetimi yapınızı oluşturun.
ClickUp'ın zihin haritaları tasarlamak için doğru araç olup olmadığından emin değilseniz, piyasadaki en iyi zihin haritalama yazılımı seçenekleri hakkındaki makalemize göz atın!
ClickUp Beyaz Tahtaları kullanarak proje yapılarını tanımlama
Beyaz tahtalar, bir proje yönetimi yapısı belirlerken yöneticiler ve diğer yöneticilerle uzaktan ve gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmak için özellikle uygundur.
Zihin haritaları oluşturma adımları, Beyaz Tahtalarda organizasyon yapıları tasarlamak için de geçerlidir. Ancak, Beyaz Tahtada bir Zihin Haritası oluşturmak yerine, yapılarınızı diğer görsel öğeler ve diyagram kısıtlamalarıyla zenginleştirebilirsiniz.
ClickUp Beyaz Tahtalarında şekiller çizebilir ve bunları bağlayıcılarla birbirine bağlayabilirsiniz. Ayrıca, proje yönetimi yapılarınıza yapışkan notlar ve metinler ekleyebilir ve pozisyonları ayırt etmek için profil resimleri veya semboller gibi görüntü dosyalarını yükleyebilirsiniz.
Profesyonel ipucu: Başlamak için ClickUp'ın Beyaz Tahtalara Giriş şablonunu kullanın.
Akılda Tutulması Gereken Düşünceler
Projeniz için en uygun organizasyon yapısını seçtiğinizde, yetenekleri ve kaynakları optimize etmiş olursunuz. Ayrıca, verimli iş akışı yönetimi ve yüksek performanslı takımlar için temelleri atmış olursunuz.
Çünkü bu iki unsur, yani net proje hedefleri ve vizyon olmadan, istediğiniz sonuçları ve kaliteyi elde etmeniz mümkün değildir.
Bizimle iletişime geçin! Projelerinizde en iyi etkiyi yaratacak bir proje yönetimi yapısı kurmanıza yardımcı olalım.