Ş Akışı diyagramları hakkında çok şey duydunuz ama ne oldukları hakkında hiçbir fikriniz yok mu?
Artık kafa karışıklığı sona erdi. ✋
İlk bakışta, ş akış diyagramları her ne pahasına olursa olsun kaçınmak isteyeceğiniz karmaşık taslaklar gibi görünebilir. Ya da ş akış diyagramlarını anlamak için özel bir kişi olmak gerektiğini düşünebilirsiniz.
Ancak, iş akışı diyagramlarının takımlar ve kuruluşlar için neden bu kadar yararlı olduğunu öğrenmek için sadece birkaç dakikanızı ayırırsanız, bunları oluşturmaya bağımlı hale gelme olasılığınız yüksektir.
Verimliliğinizi artırmak ve takımınızın en iyi işleri ortaya koymasını sağlamak için daha etkili iş akışı sistemleri oluşturmak istiyorsanız, bu kılavuzu yer imlerine ekleyin.
👉 Daha fazla bilgi için En İyi 15 İş Akışı Yazılımı (2024 İncelemesi) başlıklı ilgili makaleyi okuyun.
Hadi başlayalım!
İş akışı diyagramı nedir?
Bunlara süreç diyagramları veya hatta iş süreci haritalama olarak da adlandırıldığını duymuş olabilirsiniz. Her halükarda, temel fikir aynıdır.
İş akışı diyagramları, bir sürecin görsel yol haritaları olarak tasarlanmıştır. Genellikle takımların iş süreçlerini özetlemelerine ve iyileştirmelerine yardımcı olmak için oluşturulurlar. Örneğin, bir İK takımı yeni çalışanların işe alım stratejisini iyileştirmek için bir iş akışı diyagramı oluşturmaya ihtiyaç duyabilir; BT yönetimi departmanı ise tedarikçi değerlendirme sürecini iyileştirmek için bir iş akışı diyagramı kullanabilir.
İş akışı diyagramı kavramı, 1800'lerin sonlarında Henry Gantt ve Frederick Winslow Taylor tarafından yaratıldı . Neden mi ? Diyagram yazılımları ortaya çıkmadan çok önce, endüstriyel işletmeler verimliliği artırmak ve çıktılarının kalitesinin yüksek olmasını sağlamak için yönetim bilimini kullanıyordu. Nasıl mı? Süreç diyagramları oluşturdular.
Süreç diyagramlarının güzelliği, bir süreci oluşturan görevleri (başlangıcı ve sonu olan bir yapılacaklar listesi gibi) özetlemekle kalmayıp, verileri, karar verme süreçlerini ve hatta herhangi bir süreçteki anahtar dönüm noktalarını görselleştirmenize yardımcı olabilmeleridir. Harika, değil mi? Ve görselleştirme, birçok avantajdan sadece bir tanesidir.
Bonus: Akış şeması şablonları ve akış şeması yazılımı!
İş akışı diyagramlarını kullanmanın avantajları
Şimdi, akış şemalarını benimsemenin bir parçası, sundukları tüm avantajlara aşina olmaktır. Esasen, hepsi iyileştirmeyi amaçlamaktadır.
Takım iletişiminizi geliştirin
Takımların yapması gereken tek bir şey varsa, o da aynı sayfada olmak. Ayrıca, olabildiğince net olmaları da gerekir.
Ş Akışı diyagramları, takımların projelerini sonuca ulaştırmalarına yardımcı olacak sistemleri görselleştirme konusunda işbirliği yapmaları için mükemmel bir yoldur. Bu, süreçlerin daha hızlı ilerlemesini ve kaynak israfının önemli ölçüde azalmasını sağlar. Ayrıca, can sıkıcı darboğazların giderilmesine de yardımcı olur. ⌛
Süreçteki darboğazları ortaya çıkarın
Sürpriz! Muhtemelen stratejilerinizde ortadan kaldırılabilecek daha fazla süreç darboğazı, sorunlu alan veya çakışma vardır. Ancak, sorunlu alanları belirlemenize yardımcı olacak görsel bir düzeniniz yoksa bunu söylemek zordur.
Ne kadar çok darboğaz ortaya çıkarırsanız, takımınızın en iyi işlerini yapabileceği verimli sistemleri o kadar çok oluşturabilirsiniz. Ve bunu kim istemez ki?
Sistemlerinizi belgelendirin
Tarihten ders almazsak, tarih tekerrür eder derler. Geçmişte işe yarayan şeyleri belgelemediğinizde de durum aynıdır.
Takımınız, çok sayıda hareketli parça ve müşteri revizyonlarıyla uğraşan bir dijital ajans ya da SaaS araçlarını hızlı bir şekilde devreye almak için tekrarlanabilir bir sistem kullanan bir kamyon yazılım şirketi olsun, takımınız için neyin işe yaradığını belgelemek istersiniz.
İş akışı diyagramları, takımınızdaki herkesin şirket süreçleri ve görevleri hakkında bilgi sahibi olması için erişilebilir bir yoldur. Ayrıca, soru sormak ve karışıklıkları gidermek için daha az zaman harcarlar (hey, bu olur!).
👉 Bu ş akışı şablonlarına göz atın!
İşte 5 iş akışı diyagramı örneği
Her iş akışı diyagramı aynı şekilde oluşturulmaz. Bunların neye benzediğini merak ediyorsanız, bugün kullanmaya başlayabileceğiniz en popüler örneklerden bazılarını burada bulabilirsiniz.
1. Yüzme kulvarı diyagramı
Bir havuzdaki yüzme şeridini hayal edin. Ardından, görevlerin bulunduğu bir taslak ve bu görevlerden sorumlu takım üyelerini etiketleyerek dikey bir kurulum hayal edin. Buna yüzme şeridi diyagramı denir.
Görevlerin birbiriyle çakıştığı yerleri bulmaya çalışırken kullanışlı bir ş Akışı diyagramıdır. Ayrıca, takım üyelerinin hesap verebilirliğini sağlamak ve herhangi bir süreçteki anahtar görevlerin sahipliğini belirlemek için de sağlam bir yoldur.
2. Zaman çizelgesi diyagramı
Bu diyagram tam olarak adından da anlaşıldığı gibi: bir dizi etkinliği sırayla görsel olarak haritalandırır. Zaman çizelgesi diyagramları, bir sürecin kapsamını daha doğru bir şekilde özetlemenize yardımcı olur.
Bu, zamanınızın nereye gittiğini ve en çok zamanınızı nerede kaybettiğinizi anlamanıza yardımcı olabilir. Zaman dahil olmak üzere çok fazla kaynak tüketen süreçler, zaman çizelgesi diyagramından yararlanabilir. Proje yöneticileri ve depo operasyonları direktörleri bu diyagramı faydalı bulabilir.
3. Çevik iş akışı diyagramı
Bu diyagram, bir ürün veya hizmet oluşturmak için gerekli olan sürecin tamamını görselleştirmenizi sağlar. Sürecinizin her bölümünü son derece görünür hale getirmek için en iyi diyagramlardan biridir. Ayrıca, takımınızda her göreve kimin atandığını da vurgular.
Çevik diyagramlar, daha karmaşık projeler için en iyisidir. Mühendislik takımları veya etkinlik koordinatörleri, takımları organize ederken ve son teslim tarihlerine uyarken çevik diyagramları kullanarak yalın ve yüksek verimli kalabilirler.
Bonus: UML Diyagram Yazılımı!
4. İş akışı diyagramı
Süreç iş akışı diyagramını, bir süreci oluşturan görevler arasındaki ilişkiyi göstermek için kullanabilirsiniz. Sık kullandığınız bir süreci standartlaştırmak için harikadır. Örneğin, İK departmanında çalışıyorsanız ve işe alım ve oryantasyon sürecinizi belgelemeniz gerekiyorsa. Bir diyagram, bunu düzenlemek ve optimize etmek için en iyi yollardan biri olabilir.
Süreç akış şeması oldukça basittir, bu da onu karar vermeyi kolaylaştırmak ve halihazırda kurulmuş bir sistemi iyileştirmek için mükemmel bir şema haline getirir.
5. Veri akış şeması
Bir veri iş akışı diyagramı, bir süreçteki veri akışını görselleştirmeye çalışırken, baştan sona tamamlamak için gereken görevleri listelemekten daha etkilidir.
Veriler nereden geliyor? Belirli bir görev tamamlandığında nereye gidecek? Bir veri noktası karar verme noktasıyla nasıl çelişir? Bunların hepsi, bir veri diyagramı oluşturduktan sonra yanıtlaması daha kolay olacak sorular.
Veri diyagramları, verilerin takımlar içinde nasıl aktığını ve komşu takımlarla çakışan veri işleme olup olmayacağını özetlemek için de harikadır. Halihazırda kullandığınız bir sistemi daha verimli hale getirmek için haritalamak için harika bir yoldur.
👉 Diyagram Örnekleri ve Şablonları kılavuzumuza göz atın!
İlk ş akışı diyagramınızı nasıl oluşturabilirsiniz?
İş akışı diyagramlarınızı oluşturmak için eski usul kalem ve kağıt yöntemini kullanabilirsiniz, ancak size bir tavsiyemiz var: bunu yapmayın. Diyagramlarınızı oluşturmak için dijital bir araç kullanmak çok daha iyidir.
Bu diyagramlar paylaşılabilir, kolayca düzenlenebilir ve dizüstü bilgisayarınızda sonsuza kadar saklayabilirsiniz. ClickUp'ın Beyaz Tahta özelliği, iş akışı diyagramlarınızı kolayca oluşturmaya ve paylaşmaya başlayabileceğiniz bir tuval sunar.
1. Ş Akışı Diyagramları ve Grafikleri sembollerine aşina olun
İş akışı diyagramlarının bir mantığı ve nedeni vardır. Başka bir deyişle, bir anlam atanan standart şekillerle oluşturulurlar, böylece iş akışı diyagramını okuyan herkes aynı sayfada olur. İşte kısa bir özet:
- Ok/çizgi: Bunlar, diyagramınızın hem yönünü hem de akışını belirtmek için kullanılır. Ayrıca belirli şekilleri/görevleri birbirine bağlayan bağlantı sembolleri olarak da kullanılırlar. ➡️
- Paralelkenar: Bunları, yeni verilerin bir sürece tam olarak nereden girdiğini göstermek için kullanabilirsiniz. 📒
- Elmas: Bu şekil, ş akışınızda bir sonraki adıma geçmek için gerekli olan bir kararı göstermek için kullanılır. 🔶
- Dikdörtgen: Dikdörtgeni, bir ş Akışı diyagramındaki tek bir adımı simgelemek için kullanabilirsiniz 🟪
- Silindir: İş akışınıza veri eklemek mi istiyorsunuz? Silindir tam bunun için var. 🔋
- Oval: Bunlar, bir ş akışının başlangıç ve bitiş noktalarını gösterir. 🏉
Artık iş akışı sembollerine aşina olduğunuza göre, doğru diyagramı nasıl seçeceğinizi öğrenebilirsiniz.
2. Nihai hedefinize göre diyagramınızı seçin
Size uygun iş akışı diyagramını seçmek, nihai hedefinizi belirlemekle başlar. Örneğin, aşağıdakilerden hangisini yapmak istediğinize karar verin:
- Yaklaşan bir proje için yeni bir süreci görselleştirin
- Eski bir sistemdeki verimsizlikleri belirlemek için bir ş akışı analizi gerçekleştirin
- Bir süreç boyunca tüm kaynaklarınızı nasıl kullandığınızı optimize edin
- Belirli bir iş akışı için takım beklentilerini belirleyin ve iletişimınızı iyileştirin
- Çok sayıda farklı görev, karar verme noktası ve veriden oluşan son derece karmaşık bir süreci parçalara ayırın
Ardından, her görev farklı bir iş akışı türüyle yol haritası oluşturulabilir. Diyelim ki, yeni müşterileri sisteme dahil etme sürecini optimize etmesi gereken bir mimarlık firmasısınız. Bir süreç haritalama diyagramı oluşturmak (yukarıdaki listemize bakın) siparişiniz olabilir.
Artık size uygun iş akışı diyagramını seçtiniz. Ancak, doğru araçlar olmadan bir diyagram oluşturamazsınız. 🛠️
3. ClickUp'a kaydolun (beyaz tahta özelliği ücretsizdir!) 👀 🙌
İş akışı diyagramı oluşturmaya başlamanın en kolay yollarından birini arıyorsanız, ClickUp'tan başka yere bakmayın.
Beyaz Tahta özelliği, takımınızın birlikte çalışabileceği ve ihtiyaç duydukça paylaşabileceği iş akışları oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm araçları içerir.
Kaydolduktan sonra, + Görünüm'e gidin, aşağı kaydırın ve Beyaz Tahta'ya tıklayın
Seçtiğiniz diyagramı çizmeye başlayabileceğiniz temiz bir sayfa ile karşılaşacaksınız.
4. Beyaz tahta taslağı oluşturun ve takım üyelerinizi davet edin
İş akışı diyagramınızı tek başınıza oluşturmak zorunda değilsiniz! Takım üyelerinizi işbirliği yapmaya ve sürecin bir parçası olmaya davet edebilirsiniz.
Bunu yapmak için, Alan Ayarları'na gidin, ardından Paylaşım ve İzinler'e tıklayın ve alanınıza üye ekleyebilirsiniz. Takım üyelerini ekledikten sonra, diyagramınız üzerinde gerçek zamanlı olarak çalışmaya başlayabilirsiniz.
Şekiller oluştururken ve görevleri birbirine bağlarken, herkes birbirinin imlecini görebilir.
5. Şekil aracıyla ş akış diyagramınızı oluşturun
Bundan sonra, beyaz tahta sizin emrinizde. İhtiyacınız olduğu kadar iş akışı diyagramı oluşturabilir, bunları kaydedebilir, paylaşabilir, sunumlarda gösterebilir veya istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Sezgisel olarak şekiller oluşturabilir, bunları ilerledikçe birbirine bağlayabilir ve Metin özelliğini kullanarak her birine uygun şekilde etiket ekleyebilirsiniz. Görüntü yükleme aracını kullanarak kendi benzersiz şekillerinizi ve görüntülerinizi bile yükleyebilirsiniz.
Bonus: Proje Yönetimi Ş Akışı Örnekleri!
İş akışı diyagramlarıyla harika sistemler oluşturun
Bu, kullanabileceğiniz tüm olası iş akışı diyagramlarının bir listesi olmasa da, iş akışı diyagramlarının dünyasına sağlam bir adımdır.
Bir sonraki beyin fırtınası oturumunuzda veya takım toplantınızda size rehberlik etmesi için kullanın.
Ş Akışı diyagramları, herkesin aynı sayfada kalmasını sağlarken, sizi ve takımınızı kontrolün başına geçirir.
Bu diyagramlar, iletişimi iyileştirmek, süreçteki darboğazları gidermek ve sistemlerinizi verimli bir şekilde belgelemek için güvenilir bir yoldur.
İş akışı diyagramının tüm avantajlarını okumaya başlamak için, nihai hedefinize göre en uygun olanı seçmeniz yeterlidir. Diyagramınızı oluşturmaya hazır olduğunuzda, ClickUp'ın Beyaz Tahta özelliğini buradan ücretsiz olarak kullanmaya başlayın!