Bir sonraki tatilimizi veya molamızı heyecanla beklerken, ofis dışında (OOO) e-postası ayarlamak aklımızdan çıkabilir. Ancak, bu adımı atlamak istemeden müşterilerinizin veya iş arkadaşlarınızın size olan güvenini zedeleyebilir.
Yokluğunuzda bile hızlı yanıt vermek, profesyonelliğin ve güvenilirliğin işaretidir. Mükemmel ofis dışında mesajı oluşturmak bir nezaketten öte, iş etiğinin önemli bir bileşenidir. Müşterilerinize ve ortaklarınıza, siz dinlenirken bile ihtiyaçlarının farkında olduğunuzu gösterir.
Bu makale, profesyonel imajınızı korurken ulaşılamadığınızı etkili bir şekilde bildiren bir ofis dışında e-posta mesajı oluşturmak için başvurabileceğiniz bir kılavuzdur. Ayrıca, işyerinde iletişim için vazgeçilmez olan bu mesajlar için ilham kaynağı olabilecek bazı ofis dışında mesaj örnekleri de paylaşacağız.
Ofis dışında mesajınızla kusursuz bir izlenim bırakmanın yollarını keşfedelim!
💡 Profesyonel İpucu: Tatilinizi mi planlıyorsunuz? Bir sonraki seyahatiniz için 11 ücretsiz seyahat planı şablonuna göz atın
Office Otomatik Yanıt E-posta Mesajını Anlama
Otomatik yanıt e-posta mesajları, gönderenlere yokluğunuzu bildirerek, hemen yanıt veremediğiniz durumlarda bile iletişimin kesintiye uğramamasını sağlar. Profesyonel bir ofis otomatik yanıt e-posta mesajının temel unsurları şunlardır:
- Net yokluk bildirimi: Mesajınız, tatil, iş seyahati, hastalık izni, doğum izni vb. nedenlerle ofis dışında olduğunuzu belirten açık bir ifadeyle başlamalıdır.
- Dönüş tarihiniz: Geri döneceğiniz ve e-postalara yanıt verebileceğiniz kesin tarihi belirtin. Bu, ne zaman bir takip yapılabileceğine dair beklentileri belirler.
- Alternatif kişiler: Acilen ilgilenilmesi gereken acil durumlar için, yardımcı olabilecek bir iş arkadaşınızın veya takım üyesinin iletişim bilgilerini verin. Ofis dışında olduğunuzu bildiren iletişime e-posta adreslerini ve iş telefon numaralarını ekleyin.
- Sınırlı erişim notu: İnternet veya cep telefonu erişiminizin sınırlı olacağını düşünüyorsanız, bu bilgiyi ekleyerek ulaşılabilirliğinizle ilgili beklentileri yönetin.
- Profesyonel üslup ve veda: Komik ofis dışında mesajları bile profesyonel bir üslup ile yazılmalı ve tatil neşesi yayacak veya iyi dilekleri iletecek nazik bir veda ile bitirilmelidir.
İpucu: Arkadaşlarınızdan veya iş bağlantılarınızdan gelen tüm e-postalar için tek bir genel ofis dışında mesajı kullanmanız muhtemel olduğundan, doğru üslubu bulmak önemlidir. Ulaşılabilirliğiniz ve yokluğunuzda kiminle iletişime geçilmesi gerektiği konusunda net olun, ancak kişisel bilgilerinizi gizli tutun. ClickUp Brain, birkaç saniye içinde kendi kişiselleştirilmiş OOO mesajlarınızı oluşturmanıza yardımcı olur.
100 Ofis Dışı Mesaj Örneği
Kısa süreli izinlerden uzun tatillere kadar her türlü yokluk senaryosuna uygun 100 ofis dışında mesaj örneği.
Başlamadan önce: Her mesajın "Merhaba", "Umarım iyisinizdir" veya "Ulaşıp teşekkür ettiğiniz için teşekkür ederiz" gibi genel selamlamalarla başlamasının faydalı olduğunu unutmayın. Bu evrensel ifadeler, mesajınıza nazik ve profesyonel bir ton katar.
Her mesajda, acil bir durum için sizinle iletişime geçmek isteyenler için bir acil durum irtibat bilgisi de bulunmalıdır. Şu şekilde olabilir:
Acil konular için lütfen [iletişim adı] ile [iletişim e-posta adresi] veya [sayı] üzerinden iletişime geçin.
VEYA
Acil yardım için lütfen [iletişim e-postası] adresine e-posta gönderin veya [sayı] numaralı telefonu arayın.
Şimdi bazı ofis dışında mesaj örneklerine bakalım:
🚨Bonus: 250 Ofis Dışı Mesajını ClickUp Şablonu olarak indirin. Ücretsiz düzenleyin, paylaşın ve dışa aktarın
1. Genel profesyonel ofis dışında mesaj örnekleri
- E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda ofis dışındayım ve internet erişimim sınırlıdır. [tarih] tarihinde geri döneceğim.
- [Tarih] tarihine kadar ofis dışında olacağım. Acil durumlarda lütfen [iletişim e-postası] adresine e-posta gönderin veya [sayı] numaralı telefonu arayın. Teşekkürler!
2. Kısa süreli izin (Kısa süreli yokluklar için idealdir)
- E-postanız için teşekkür ederiz. Bugün ofis dışındayım ve e-postalarıma sınırlı erişimim var. [Tarih] tarihinde döndüğümde size cevap vereceğim.
- Merhaba! Şu anda kısa bir tatil için ofis dışındayım, ancak [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Yakında görüşmek üzere!
- [Tarih] tarihine kadar ofis dışında olacağım. Teşekkürler, en kısa sürede size geri döneceğim.
- OOO [Tarih] tarihine kadar.
- İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Kısa bir izin nedeniyle ofis dışındayım ve [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Genel sorularınız için lütfen [Genel Soru E-posta/Telefon Numarası] ile iletişime geçin.
- Merhaba! Kısa bir moladayım ve [Tarih] tarihine kadar e-postalarımı kontrol edemeyeceğim. Döndüğümde mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim
- Mesajınız için teşekkür ederiz. Takımımız şu anda ofis dışında ve [Tarih] tarihinde geri dönecektir. Sabrınız için teşekkür ederiz, yakında sizinle iletişime geçeceğiz.
- İletişime geçtiğiniz için teşekkürler! Şu anda bir proje üzerinde çalışıyorum ve [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Yakında bağlantı kurmayı dört gözle bekliyorum.
- E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda [iş/okul/üniversite] dışındayım ve [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Bu dönem boyunca e-postalarıma aralıklı olarak erişebileceğim.
- [Tarih] tarihine kadar ofis dışındayım. Döner dönmez e-postanıza cevap vereceğim.
3. Uzun süreli izin (uzun tatiller veya sabbatical)
- Merhaba! Şu anda izinliyim, yeni deneyimler ve ilhamlar ediniyorum. [Tarih] tarihinde geri döneceğim ve yeni zorluklara hazır olacağım. Hoşça kalın!
- E-postanız için teşekkür ederiz. [Tarih] tarihine kadar uzun süreli izinli olduğum için ofis dışında bulunmaktayım. Acil konular için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi veya Departman] ile iletişime geçiniz.
- Merhaba! Uzun zamandır ertelediğim bir maceraya çıktım, [Yer veya Aktivite]'yi keşfediyorum ve [Tarih] tarihine kadar ulaşamayacağım. Döndüğümde görüşmek üzere!
- Şu anda uzun süreli izin nedeniyle ofis dışındayım ve [Tarih] tarihine kadar dönmeyeceğim. Bu dönem boyunca e-postalarıma sınırlı erişimim olacak.
- Merhaba! Kendimi yenilemek ve kişisel gelişimime odaklanmak için bir süre izin alıyorum ve [Tarih] tarihine kadar yokum. Mesajınız benim için önemlidir, döndüğümde en kısa sürede cevap vereceğim.
4. Konferans katılımı
- Merhaba! Takımımıza en son [Sektör Trendi/Teknoloji] bilgilerini aktarmak için şu anda [Konferans Adı]'na katılıyorum. [Başlangıç Tarihi]'den [Bitiş Tarihi]'ne kadar ofis dışında olacağım ve ara sıra e-postalarıma erişebileceğim. [Tarih]'den sonra mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.
- Mesajınız için teşekkür ederiz. [Konferans Adı] konferansına katılıyorum ve [Tarih] tarihine kadar ofis dışında olacağım.
- Merhaba! Şu anda [Konferans Adı]'da [Konu] hakkında bilgi alıyorum. [Tarih] tarihinde geri döneceğim ve yeni fikirlerle dolu olacağım.
- [Başlangıç Tarihi] ile [Bitiş Tarihi] tarihleri arasında [Konferans Adı] konferansına katılacağım ve internet erişimim sınırlı olacaktır. Acil konular için [Alternatif İrtibat Kişisi] sorumluluklarımı üstlenecektir.
- Merhaba! [Konferans Adı]'da öğrenim ve ağ oluşturma faaliyetlerinde bulunacağım ve [Tarih] tarihinde işime döneceğim. Döndüğümde size cevap vereceğim, ancak acil bir durum olursa lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin. Anlayışınız için teşekkür ederiz!
5. Tatil sezonu (Tatil nedeniyle ofis dışında)
- Şu anda aile ve arkadaşlarımla kutlama için ofis dışındayım ve [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Acil bir durumunuz varsa, lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin. Mutlu tatiller dilerim!
- Sezon selamları! Tatil sezonu nedeniyle [Tarih] tarihine kadar ofis dışında olacağım. Tatilinizin neşeli ve parlak geçmesini dilerim!
- E-postanız için teşekkür ederiz. Tatil sezonunu kutlamak için dışarıdayım ve [Dönüş Tarihi] tarihinde geri döneceğim. Acil yardıma ihtiyacınız olursa, [Alternatif İrtibat Kişisi] size yardımcı olacaktır. İyi tatiller!
- Merhaba! Şu anda tatil sezonunun tadını çıkarmak için bir süre izinliyim ve [Dönüş Tarihi] tarihinde geri döneceğim. Harika bir tatil sezonu geçirmenizi dilerim!
- [Dönüş Tarihi] tarihine kadar tatilin tadını çıkarıyorum. Tatiliniz neşe ve kahkahalarla dolu olsun!
- Mesajınız için teşekkür ederiz. [Dönüş Tarihi] tarihine kadar tatildeyim. Tatilin keyfini çıkarın!
ClickUp'ın Seyahat Planlama Şablonu ile tatil planlamasının stresinden kurtulun!
Bütçeden uçuş saatlerine kadar her şeyin genel bir özetini Liste'de görün, anında yol tarifi için varış şehrinizin Google Haritasını içe aktarın, tüm önerileri, web sitesi bağlantılarını ve seyahat notlarını tek bir düzenlenebilir Doküman'da saklayın.
6. Acil durumlarda yokluklar
- İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Kişisel bir acil durum nedeniyle beklenmedik bir şekilde ofis dışındayım ve e-posta için sınırlı internet erişimim olacak.
- Şu anda acil bir durumla ilgileniyorum ve bir sonraki bildirime kadar ofiste olmayacağım. Anlayışınız için teşekkür ederiz.
- Öngörülemeyen nedenlerden dolayı ofis dışındayım. [Geçici Dönüş Tarihi] tarihinde dönmeyi planlıyorum, ancak acil konular için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
- Merhaba, şu anda kişisel bir meseleyle uğraşıyorum ve internet erişimim sınırlı. Anlayışınız için teşekkür ederim.
- Acil bir durum nedeniyle, bir sonraki bildirime kadar ulaşamayacağım. Bu süre zarfında anlayışınız için teşekkür ederiz.
7. Doğum izni/babalık izni
- [Tarih] tarihine kadar doğum/babalık iznindeyim. Döndüğümde tekrar görüşmek dileğiyle.
- E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda doğum iznindeyim ve [Tahmini Tarih] tarihinde ofise döneceğim.
- Merhaba! Doğum/babalık iznindeyim ve [Tarih] tarihinde işe dönmeyi planlıyorum. Bu süre zarfında, [alternatif iletişim bilgileri] adresinden [alternatif iletişim bilgileri] ile iletişime geçebilirsiniz. Teşekkürler
- İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. [Tarih] tarihine kadar doğum iznindeyim ve e-postalarımı düzenli olarak kontrol edemeyeceğim. Acil konular için lütfen [alternatif iletişim bilgileri] adresinden [iletişim e-postası veya telefon numarası] ile iletişime geçin
Ayrıca okuyun: 30'dan fazla doğum izni mesajı
8. Tıbbi izin
- Şu anda hastalık iznindeyim ve [Tarih] tarihine kadar e-postalarıma erişemiyorum. Anlayışınız için teşekkür ederim.
- Tıbbi nedenlerle ofis dışındayım ve [Tahmini Tarih] civarında dönmeyi planlıyorum. Acil sorularınızı lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi]'ne yönlendirin. Anlayışınız için teşekkür ederiz.
- Sağlık nedenleriyle ofis dışındayım ve e-postalarımı düzenli olarak kontrol edemeyeceğim. Anlayışınız için teşekkür ederiz.
- Şu anda hastalık iznindeyim ve [Dönüş Tarihi] tarihinde ofise döneceğim.
- [Dönüş Tarihi] tarihine kadar sağlık iznindeyim ve internet erişimim sınırlıdır. İlginiz için teşekkür ederiz.
- İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Şu anda hastalık iznindeyim ve [Dönüş Tarihi] tarihinde işime döneceğim. Anlayışınız için teşekkür ederiz.
9. Eğitim veya mesleki gelişim
- Şu anda bir mesleki gelişim kursuna katılıyorum ve [Tarih] tarihinde ofise döneceğim.
- E-postanız için teşekkür ederiz. Eğitim için dışarıdayım ve [Tarih] tarihine kadar internet erişimim sınırlı olacaktır.
- [Bitiş Tarihi] tarihine kadar bir eğitim atölyesinde becerilerimi geliştiriyorum. Döndüğümde sizinle bağlantı kurmayı dört gözle bekliyorum!
- Bir eğitim oturumuna katılmak için ofis dışındayım ve [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Acil konular için [Alternatif İrtibat Kişisi] size destek verebilir.
- Mesajınız için teşekkür ederiz. Mesleki gelişim için dışarıdayım ve [Tarih] tarihine kadar sınırlı erişimim olacak.
10. Uzaktan çalışma ayarlamaları
- Şu anda yeni bir uzaktan çalışma kurulumuna alışmaya çalışıyorum ve yanıtlarda gecikmeler yaşayabilirsiniz. Sabrınız için teşekkür ederim.
- Uzaktan çalışma düzenlemeleri nedeniyle e-postalara daha geç yanıt verebilirim. Anlayışınız için teşekkür ederim.
- Farklı bir uzaktan çalışma ortamına geçiyorum, bu nedenle yanıtlarda bazı gecikmeler olabilir. Esnekliğiniz için teşekkür ederim.
- E-postanız için teşekkür ederiz. Yeni uzaktan çalışma kurulumuna alışma sürecinde yanıt sürem değişebilir.
- Uzaktan çalışma ortamımı değiştiriyorum, bu nedenle e-postalarıma yanıt vermem gecikebilir.
11. Otomatik hizmet mesajları
- Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz! Takımımız şu anda diğer müşterilere yardımcı oluyor, ancak mesajınız bizim için önemlidir. Bekleme süresi [Bekleme Süresi]'dir.
- Merhaba! Normal iş saatlerimiz dışında bize ulaştınız. [İş Saatleri] arasında hizmetinizdeyiz. Lütfen mesajınızı bırakın, ofise döner dönmez size geri döneceğiz!
- Sabrınız için teşekkür ederiz! Tüm temsilcilerimiz şu anda diğer müşterilere yardımcı olmaktadır. Tahmini bekleme süreniz [Bekleme Süresi]'dir.
- Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz! Şu anda normalden daha fazla talep alıyoruz, ancak talebinize en kısa sürede yanıt vermek istiyoruz. [Yanıt Süresi] içinde yanıt alacaksınız.
- Mesajınız alındı! Mesajınızla ilgileniyoruz ve [Yanıt Süresi] içinde size geri dönüş yapacağız. Bu konunun daha acil ilgilenilmesi gerekiyorsa, lütfen [Telefon Numarası] numaralı acil destek hattımızı arayın.
12. Yaratıcı ve eğlenceli mesajlar
- Şu anda aynı anda iki yerde olma süper gücümü test ediyorum. Spoiler: Pek iyi gitmiyor. [Tarih] tarihinde geri döneceğim.
- E-postanız için teşekkür ederiz! Atlantis'in Kayıp Şehri'ni aramaya çıktım ve bulduğumda (veya [Tarih] tarihine kadar, hangisi önce gelirse) geri döneceğim.
- Merhaba! Şu anda Hogwarts Büyücülük ve Cadılık Okulu'na devam ediyorum. [Tarih] tarihinde döndüğümde baykuşum mesajınızı iletecektir. Muggle konularıyla ilgili olarak [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçiniz.
- Şu anda ejderhalarla savaşıyor ve krallığın güvenliğini sağlıyorum. Dönüşüm [Tarih] olarak öngörülüyor. Yokluğumda yardıma ihtiyacınız olursa, [Alternatif İrtibat Kişisi] hizmetinizde olacaktır.
- Şu anda 007 ile gizli bir görevdeyim. Dünyayı (tekrar) kurtardığımızda veya [Tarih] tarihine kadar, hangisi daha önce olursa, geri döneceğim. Yedeklemeye ihtiyacınız olursa, [Alternatif İrtibat Kişisi] sizin ajanınızdır.
13. Sektöre özel mesajlar
- Yasal: Mesajınız için teşekkür ederiz. Şu anda mahkemedeyim ve e-postalarıma erişemiyorum. Acil yasal konular için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
- Akademik: Merhaba! [Tarih] tarihine kadar araştırma ve öğrenci danışmanlığı ile meşgulüm. Acil akademik sorularınız için lütfen [Bölüm Sekreteri] veya [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
- Sağlık hizmetleri: Şu anda viziteyim ve [Saat]'de döneceğim. Tıbbi sorularınız için lütfen [Alternatif Tıbbi İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin veya acil durumlar için acil servise başvurun.
- Teknik: Şu anda geleceği hata ayıklıyorum ve [Tarih] tarihine kadar çevrimdışı olacağım. Acil teknik destek için lütfen [Teknik Destek E-postası] adresine başvurun.
- Emlak: Müşterilerim için hayalindeki evleri arıyorum ve [Tarih/Saat] tarihine kadar e-postalarıma sınırlı erişimim olacak. Acil emlak konularında [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçebilirsiniz.
14. Mesai saati dışı yanıtlar
- Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz! Ofisimiz şu anda kapalıdır. [Çalışma Saatleri] arasında hizmetinizdedir. Döndüğümde size mutlaka geri dönüş yapacağım.
- Merhaba! Mesai saatleri dışında bizi yakaladınız. Mesajınızı değer veriyoruz ve bir sonraki iş saatlerimizde, [İş Saatleri] yanıtlayacağız.
- Ofisimiz şu anda kapalıdır, ancak mesajınız bizim için önemlidir. [Bir Sonraki İş Günü] tekrar hizmetinizde olacağız ve en kısa sürede cevap vereceğiz.
- Mesajınız için teşekkür ederiz! Şu anda ofis dışındayız, ancak [İş Saatleri] içinde geri döneceğiz. Mesajınız listenin en üstünde yer alacaktır.
- Mesai saatleri dışında bize ulaştınız! Endişelenmeyin, ofise döndüğümüzde [Bir Sonraki İş Günü] mesajınıza ilk olarak cevap vereceğiz.
15. Projeye özel yokluklar
- E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda sıkı bir teslim tarihi olan bir proje üzerinde çalışıyorum ve [Proje Bitiş Tarihi] tarihine kadar e-posta/telefon erişimim sınırlı olacaktır.
- Önemli bir projenin yoğun aşamasındayım ve [Tarih] tarihinde geri döneceğim.
- Merhaba! Bir proje görevi için dışarıdayım ve [Tarih] tarihine kadar e-postalarıma ara sıra erişebileceğim.
- Şu anda önemli bir projeyle meşgulüm ve [Tarih] tarihine kadar daha az yanıt verebileceğim.
- Şu anda proje modundayım ve [Tarih] tarihine kadar teslimata odaklanmış durumdayım. Acil konular için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
16. Diğer senaryoya özel e-postalar
I. Sağlık molaları
- İletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Şu anda enerji toplamak için bir sağlık molası veriyorum ve [Tarih] tarihinde ofise döneceğim. Anlayışınız için teşekkür ederiz.
II. Gönüllülük ve sosyal fayda
- Merhaba! Şu anda ofis dışındayım, [Kuruluş/Proje] ile gönüllü olarak çalışarak topluluğumuzda fark yaratmaya çalışıyorum. [Tarih] tarihinde geri döneceğim.
- Ofis dışındayım, [Neden]'i desteklemek için bir hayır etkinliğine katılıyorum. [Tarih]'e kadar geri döneceğim ve mesajlarınıza cevap vereceğim.
III. Mevsimsel iş düzeni ayarlamaları
- Mesajınız için teşekkür ederiz! Lütfen not alın, ofisimiz yaz saatlerine geçmiştir ve e-postaları daha seyrek kontrol edeceğim. [Sonraki Kontrol Tarihi] tarihine kadar yanıt vereceğim.
- Tatil sezonunda ofisimiz değiştirilmiş bir programla çalışmaktadır. [Dönüş Tarihi] tarihine kadar sınırlı saatlerde hizmet vereceğim.
IV. Yurtdışında çalışmak veya seyahat etmek
- Şu anda [Konum] adresinden uzaktan çalışıyorum ve saat farkı nedeniyle yanıtlarım gecikebilir. En kısa sürede yanıt vermek için elimden geleni yapacağım.
- Merhaba! [Konum]'u keşfediyorum ve [Dönüş Tarihi] tarihine kadar uzaktan çalışacağım, bu nedenle yanıt sürem uzayabilir.
V. Teknolojiden uzak tatiller
- [Dönüş Tarihi] tarihine kadar dijital detoks tatilindeyim ve e-postalarıma erişemeyeceğim. Acil konular için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
- Mesajınız için teşekkür ederiz. Yenilenmek için teknolojiden uzak bir tatile çıktım ve [Dönüş Tarihi] tarihine kadar tamamen çevrimdışı olacağım.
VI. Yas izni
- Şu anda yas izni nedeniyle ofis dışındayım ve [Dönüş Tarihi] tarihinde geri döneceğim. Acil konular için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
- E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda yas iznindeyim ve dönüşüme kadar e-postalarıma sınırlı erişimim olacak. Acil yardım için lütfen [alternatif iletişim bilgileri] adresinden [alternatif iletişim bilgileri] ile iletişime geçin
VII. Geçiş dönemleri
- Şirketimizde yeni bir role geçiş yaptığım için yanıt sürem normalden daha uzun olabilir. [Dönüş Tarihi] tarihine kadar tekrar tam olarak hizmetinizde olacağım.
📮ClickUp Insight: Çalışanların yaklaşık %43'ü günde 0-10 mesaj gönderiyor.
ClickUp'ın araştırmasına göre, günde 0-10 mesaj göndermek daha odaklı veya bilinçli konuşmalar anlamına gelirken, aynı zamanda önemli tartışmaların başka yerlerde (e-posta gibi) yapıldığı ve sorunsuz bir işbirliği olmadığı anlamına da gelebilir.
📥 İşyeri İletişiminin Durumu Raporumuz verileri ayrıntılı olarak inceler ve takımınızın aynı sayfada kalmasını sağlamanın yollarını gösterir.
Yaratıcı ve Profesyonel Ofis Dışı Mesajları
Ofis dışında (OOO) mesajları, yokluğunuz sırasında kritik bir iletişim köprüsü görevi görür. İş yeri kültürünüze ve hedef kitlenize bağlı olarak, mükemmel bir OOO mesajı tamamen profesyonel olabileceği gibi yaratıcı ve eğlenceli de olabilir.
Profesyonel ofis dışında mesaj örneği
Profesyonel ofis dışında mesajları açıktır ve gereksiz ayrıntılara girmeden gerekli bilgileri sağlar:
- "E-postanızı aldık. Şu anda ofis dışındayım ve internet erişimim yok, ancak [Dönüş Tarihi] tarihinde geri döneceğim."
- "[Dönüş Tarihi] tarihine kadar ofis dışında olacağım. Acil yardım için lütfen [İletişim E-postası] adresine e-posta gönderin veya [Sayı] numaralı telefonu arayın. Mesajınız benim için önemlidir ve döndüğümde mümkün olan en kısa sürede yanıtlayacağım."
Esprili veya yaratıcı ofis dışında mesaj örnekleri
Özellikle daha az resmi sektörlerde veya şirket kültürlerinde, mizah dokunuşu ofis dışında mesajlarınızı unutulmaz kılabilir ve kişiliğinizi yansıtabilir:
- Şu anda galaksiler arası bir uzay macerasında olduğum için ofis dışındayım. Dünya'ya dönüşümün tahmini tarihi [Dönüş Tarihi].
- [Dönüş Tarihi] tarihine kadar kahvenin Kutsal Kase'sini bulmak için bir arayış içindeyim. Gerçekten acil konular (veya mükemmel kahve önerileri) için lütfen [Alternatif İrtibat Kişisi] ile iletişime geçin.
Farklı e-posta platformlarında ofis dışında mesajları
Farklı e-posta platformları, ofis dışında olduğunuzu bildiren e-postalarınızı ayarlamak için çeşitli işlevler sunarak kullanıcıların yokluk bildirimlerini etkili bir şekilde özelleştirmelerine olanak tanır.
Microsoft Outlook'ta ofis dışında mesajları ayarlama
Microsoft Outlook, otomatik yanıt ayarlamak için kullanıcı dostu bir arayüz sunar:
- "Dosya" sekmesine gidin ve "Otomatik Yanıtlar (Ofis Dışında)" seçeneğini seçin
- "Otomatik yanıt gönder" seçeneğini seçin ve isterseniz zaman aralığını belirtin
- Sağlanan metin kutusuna ofis dışında mesajınızı girin. Kuruluşunuzun içinde ve dışında farklı mesajlar ayarlayabilirsiniz
- Dışarıda olduğunuzu bildiren yanıtınızı etkinleştirmek için "Tamam"ı tıklayın
Bu özellik, yokluğunuz sırasında size e-posta gönderen herkesin otomatik olarak ulaşılamadığınız konusunda bilgilendirilmesini ve gerekirse alternatif iletişim bilgilerinin sağlanmasını sağlar.
Farklı e-posta platformlarındaki ofis dışında mesaj fonksiyonlarının karşılaştırılması
- Gmail: Ayarlar üzerinden tatil yanıtlayıcıları için sezgisel bir kurulum sunarak, süreyi tanımlamanıza ve gelen tüm e-postalar için mesajları özelleştirmenize olanak tanır
- Microsoft Outlook: Bahsedildiği gibi, Outlook kullanıcıları iç ve dış iş bağlantıları için farklı mesajlar belirleyerek iletişimde esneklik sağlayabilir. Mesajı Outlook uygulamasından da ayarlayabilirsiniz
- Apple Mail: Kuralları kullanarak otomatik yanıtlar ayarlayarak diğer platformlara kıyasla daha manuel bir kurulum sağlar
- Yahoo Mail: Kullanıcıların, Gmail'e benzer basit bir kurulumla tatil yanıtlarını etkinleştirmelerine olanak tanır, ancak daha az özelleştirme seçeneği sunar
Ofis dışında mesaj yazmak için ek ipuçları
Etkili bir ofis dışında mesajı oluşturmak, ulaşılamadığınız zamanlarda profesyonelliği ve netliği korumak için anahtardır. Mükemmel mesajı oluşturmanıza yardımcı olmak için çeşitli AI yazma araçlarını veya entegre AI'ya sahip e-posta yazma araçlarını kullanabilirsiniz.
İşte harika bir OOO mesajı yazmak için bazı ipuçları ve kaçınmanız gereken yaygın hatalar. Ayrıca ClickUp'ın bu süreci sizin için nasıl kolaylaştırabileceğini de göstereceğiz.
Profesyonel Ofis Dışı Mesajları Yazmak İçin İpuçları
- Yokluğunuzun amacını belirtin: Neden yok olduğunuzu açıkça belirtin. Tatil, iş seyahati veya kişisel bir gün mü? Bu, doğru beklentilerin belirlenmesine yardımcı olur
- Süresi belirtin: Yokluğunuzun tarihlerini belirtin. Kesin veya yaklaşık dönüş tarihini bilmek, muhataplarınızın beklentilerini yönetmenize yardımcı olabilir
- Alternatif bir iletişim bilgisi sağlayın: Yokluğunuzda size yardımcı olabilecek bir iş arkadaşınızın adını, pozisyonunu ve iletişim bilgilerini verin. Bu, iletişimin sürekliliğini sağlar
- Profesyonel ve olumlu olun: Nazik ve olumlu bir üslup kullanarak profesyonel bir tavır sergileyin. Karşınızdaki kişilere anlayışları için teşekkür edin
- Göndermeden önce kontrol edin: Yazım hatalarını, tarihleri ve mesajınızın netliğini iki kez kontrol edin. İyi yazılmış bir ofis dışında mesajı profesyonelliğinizi yansıtır
Ofis dışında mesaj yazarken kaçınılması gereken yaygın hatalar
- Belirsiz bilgiler: Müsaitlik durumunuz ve dönüş tarihiniz hakkında belirsiz bilgiler vermeyin. Belirgin ayrıntılar, yanıtları ve beklentileri yönetmeye yardımcı olur
- Aşırı kişisel ayrıntılar: Bu tür ayrıntıların hoş karşılandığı rahat bir şirket kültürü olmadığı sürece, kişisel faaliyetleriniz veya konumunuzla ilgili çok fazla bilgi paylaşmayarak mesajınızı profesyonel tutun
- Mesajınızı ayarlamayı veya güncellemeyi unutmak: Ofis dışındayken mesajınızın etkinleştirildiğinden ve döndüğünüzde güncellendiğinden veya devre dışı bırakıldığından emin olun
- Alternatif iletişim bilgilerini vermemek: Alternatif bir iletişim bilgisi belirtmemek, gönderenin acil yardım için başka seçeneği kalmaz
- Çok fazla metin: Mesajınızı kısa ve öz tutun. Uzun mesajlar tamamen okunmayabilir ve önemli bilgilerin kaçırılmasına neden olabilir
Ayrıca okuyun: E-postanın en iyi alternatifleri
ClickUp'ı kullanarak ofis dışında mesajlarınızı geliştirin
ClickUp, bir verimlilik aracından daha fazlasıdır; ofis dışında olduğunuzda bile sorunsuz iletişim ve görev yönetimi için bir merkezdir. Görevleri, belgeleri, e-postaları, sohbetleri ve yapay zekayı entegre eden ClickUp proje yönetimi aracı, yokluğunuzda takımınızın işleri yolunda gitmesine yardımcı olur.
Ofis dışında (OOO) mesajlarını otomatikleştirmekten, geri döndüğünüzde takipleri yönetmeye kadar, ClickUp iş akışınızı verimli tutmak için ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahiptir.
ClickUp Sohbet neden oyunun kurallarını değiştiriyor?
ClickUp Sohbet sadece bir sohbet aracı değildir, iş akışlarınızda doğrudan çalışan birleşik bir iletişim merkezidir. AI destekli mesaj oluşturma, görev bağlama ve konuşma özetleri gibi özelliklerle ClickUp Sohbet, uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak zaman kazandırır ve herkesin uyumlu çalışmasını sağlar. İster tatilde olun ister yoğun bir iş yüküyle uğraşın, ClickUp Sohbet iletişiminizin net, düzenli ve eyleme geçirilebilir olmasını sağlar.
ClickUp'ın ofis dışında iletişimlerinizi ayarlamanıza ve yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.
ClickUp'ta ofis dışında mesajları ayarlama
ClickUp Brain: AI ile profesyonel OOO mesajları oluşturun
Mükemmel ofis dışında mesajını yazmakta zorlanıyor musunuz? ClickUp Brain halletsin. AI'yı kullanarak ihtiyaçlarınıza göre kişiselleştirilmiş, profesyonel mesajlar taslaklayın. İşte bir örnek:
- ClickUp Sohbet içinde, AI'yı kullanarak OOO mesajları oluşturabilirsiniz. İşte denediğimiz bir örnek. "2 Aralık'tan 6 Aralık'a kadar tatilde olacağım için bir OOO mesajı oluşturun"
2. Komut istemine girdiğimde, ClickUp Brain'in OOO mesajına ne kadar hızlı yanıt verdiğini göreceksiniz.
3. Sırada ne var? Aşağıya ekle seçeneğini kullanarak bunu Sohbet'e kolayca ekleyebilirsiniz.
Bu kadar basit. Mesajı oluşturun ve mevcut iş akışından hiç çıkmadan herkese bildirin. 🪄
OOO mesajlarınızı Belgeler 'de taslak olarak hazırlayın ve ClickUp'ta ne zaman etkinleştirileceklerini belirlemek için Hatırlatıcılar ayarlayın. Böylece, ayrılmadan önce e-posta otomatik yanıtlayıcınızı ayarlamayı unutmazsınız.
OOO durumunuzu takım kanallarında paylaşın
İlgili Sohbet kanallarına bir OOO mesajı sabitleyerek veya Sohbet başlığı olarak ekleyerek takımınızı bilgilendirin. Böylece herkes sizin ne zaman ulaşılamayacağınızı ve acil sorunlar için kiminle iletişime geçmesi gerektiğini bilir.
E-posta iletişimini kolaylaştırın
Sohbetin ötesinde, e-posta iletişiminizi de kolaylaştırabilirsiniz. ClickUp E-posta'yı kullanarak e-postaları doğrudan platform içinden gönderin, alın ve yönetin. Bu, görev yönetimi ve e-posta iletişimi arasında sorunsuz bir geçiş sağlar. ClickUp, basitleştirilmiş e-posta yönetimi için Gmail, Outlook vb. gibi önde gelen e-posta platformlarıyla entegre olur.
İşlerin kesintiye uğramaması için ayrılmadan önce otomatik yanıt e-postalarını ayarlamayı unutmayın. ClickUp Otomasyonları ile gelen e-postalar için ofis dışında yanıtları yapılandırabilir, profesyonel yanıtlar verebilir ve göndereni acil yardım için alternatif bir kişiye yönlendirebilirsiniz. Bu, özellikle e-posta kampanyalarını yönetirken veya yokluğunuzda yüksek hacimli mesajları işlerken çok yararlıdır.
Ofis Dışı Kapsam Planı Oluşturun
Ofis dışında olduğunuzda, işlerin yapılmasını sağlamak için meslektaşlarınızın yerine geçecek kişilerin planlarından haberdar olması önemlidir. ClickUp'ın Ofis Dışı Plan Şablonu, yokluklar sırasında her takım üyesinin sorumluluklarını kolaylaştırır ve herkesin kimin hangi görevleri üstlendiğini görebilmesini sağlar.
Bu şablon ile şunları kolayca yapabilirsiniz:
- Birisi yokken, sorumluluklarının hızlı ve doğru bir şekilde belgelendiğinden emin olun
- Tüm ilgili paydaşlara tüm kapsama planlarının bir özetini sağlayın
- Devamsızlıklardan etkilenen her görev veya proje için özel talimatlar düzenleyin
İster bir gün ister birkaç hafta dışarıda olun, ClickUp sizi korur!
Tatil sonrası sorunsuz bir şekilde işlerinize devam edin
AI Catch Me Up Özelliği
İşe dönmek zorlu bir süreç olmak zorunda değil. ClickUp'ın AI Catch Me Up özelliğini kullanarak aşağıdakilerin özetini alın:
- ClickUp Sohbet'teki anahtar konuşmalar
- Dikkatinizi gerektiren önemli güncellemeler ve görevler
Bu sayede, sonsuz mesajlar arasında gezinerek zaman kaybetmez ve en önemli işlere odaklanabilirsiniz.
Konuşmaları Eyleme Geçirilebilir Görevlere Dönüştürün
Siz yokken önemli görüşmeler gerçekleştiyse, ClickUp AI'nın bunları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmesine izin verin. Tek bir tıklama ile şunları yapabilirsiniz:
- Gerekli tüm ayrıntıları içeren görevler oluşturun
- Konuşmaları doğrudan görevlere bağlayarak tam bağlamı sağlayın
Sanal Varlığınızı Koruyun: ClickUp ile Ofis Dışı Mesajlaşma Sanatında Ustalaşın
Doğru yaklaşım, yokluğunuzun nasıl algılanacağını önemli ölçüde etkileyebilir. Kısa bir süreliğine ya da uzun bir süreliğine işten ayrılıyor olsanız da, burada verilen ipuçları ve örnekler, işyerindeki iletişiminizin profesyonel imajınızı yansıtmaya devam etmesini sağlayacaktır.
Ofis dışı mesajlarınızı daha da iyileştirmek veya gelişmiş e-posta yönetimi stratejilerini keşfetmek isteyenler için ClickUp, e-posta iş akışınızı merkezileştirmek, kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için sağlam bir platform sunar .
ClickUp Belgeleri'nde bir sonraki ofis dışı mesajınızı hazırlamak, hatırlatıcılar ayarlamak veya e-posta iletişimlerini doğrudan ClickUp içinde yönetmek gibi işlemleri gerçekleştirirken, ofis dışında olduğunuzda bile verimliliğinizi artırmak ve profesyonelliğinizi korumak için kapsamlı bir araca sahip olursunuz.
Bu fırsatı değerlendirerek ClickUp'ın özelliklerini keşfedin ve bunları iletişim stratejinize entegre edin. Hemen kaydolarak başlayın.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
1. İyi bir otomatik yanıt mesajı nedir?
Etkileyici bir otomatik yanıt mesajı, profesyonelliği kişisel dokunuşla dengeleyerek işyerinde iletişimin sürekliliğini sağlar. Mesajda, yokluğunuzun süresi açıkça belirtilir, sınırlı internet erişimi hakkında bahsedilir ve acil durumlar için alternatif bir iletişim bilgisi verilir.
Örneğin, "E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda ofis dışındayım ve gelen kutuma sınırlı erişimim var. [Tarih] tarihinde geri döneceğim. Acil yardım için [İsim] ile [İletişim Bilgileri] üzerinden iletişime geçebilirsiniz. Anlayışınız için teşekkür ederiz." Bu mesaj, işbirliğine dayalı iletişim normlarına saygı gösterirken iletişim hedeflerinizi de destekler.
2. Otomatik yanıt mesajına ne yazılır?
Otomatik yanıt mesajınıza gerekli unsurları ekleyin: yokluğunuzun nedeni (uygunsa), yokluğunuzun süresi, erişimin sınırlı olduğu bildirimi ve acil sorular için alternatif iletişim bilgileri. "Sınırlı erişim" gibi terimleri kullanarak durumunuzu nazikçe bildirir ve gelen kutusu yönetim araçlarının en iyi uygulamalarına uyum sağlarsınız.
Dengeli bir mesaj şöyle olabilir: "Merhaba! [Tarih] tarihine kadar [neden varsa belirtin] nedeniyle ofis dışındayım. Acil konular için [alternatif irtibat kişisi] yardımcı olacaktır. Sabrınız için teşekkür ederiz." Bu, sorunsuz takım iletişimi sağlar ve ş akışına saygı gösterir.
3. İyi bir ofis dışında mesaj konusu nedir?
Etkili bir ofis dışında mesaj konusu kısa ve bilgilendirici olmalı, gönderene ulaşılamayacağınızı doğrudan bildirmelidir. Bu, beklentileri yönetmek için en iyi e-posta alternatiflerini kullanmaya benzer, önleyici bir iletişim stratejisi görevi görür.
"Ofis dışında: [Adınız] [Tarih] tarihinde dönecektir" veya "OOO [Tarih aralığı] | [Adınız]" gibi bir konu satırı, alıcıların mesajı açmadan sizin müsaitlik durumunuzu hızlıca anlamalarını sağlar. Bu yaklaşım, takım iletişiminin net olmasını sağlar ve genel iletişim hedeflerinizi destekleyerek paydaşların bilgilendirilmesini ve beklentilerini buna göre ayarlamasını sağlar.