Birçok kişi liderlik ekibi toplantılarını büyük bir zaman kaybı olarak görür. Bunun nedeni, çoğu toplantının dağınık olması ve genellikle olumsuz takım dinamikleri nedeniyle rayından çıkmasıdır.
Gerçekten etkili bir toplantı, neyin gerçekten önemli olduğuna ve bundan sonra ne yapılması gerektiğine odaklanır. Level 10 toplantısına hoş geldiniz.
Level 10 toplantısının ne olduğunu ve neden bu kadar iyi sonuç verdiğini inceleyelim. Ardından toplantının yapısına göz atıp, liderlik takımlarınızı bir üst seviyeye taşımak için bazı yöntemler öğreneceğiz. Artık toplantılarınızı eskisi gibi yapmayacaksınız. ✨
Seviye 10 Toplantısı nedir?
Level 10 (L10) toplantı biçimi, girişimcilerin, liderlik takımlarının ve startup'ların sorunları belirlemelerine, tartışmalarına ve çözmelerine yardımcı olmak amacıyla geliştirilmiştir. Bu 90 dakikalık toplantıya her hafta tüm liderlik takımı katılır.
Stand-up toplantıları günlük görevlere odaklanırken ve müşteri toplantıları genellikle ilişki kurma ve bilgi toplama üzerineyken, L10 toplantıları daha stratejik ve problem çözme odaklıdır. Bu toplantılar netlik, uyum ve eylemi teşvik ederek verimliliği artırır, geliri yükseltir ve liderlik takımı içindeki işbirliğini güçlendirir. 👪
Haftalık L10 toplantıları, Entrepreneurial Operating System ® (EOS) sistemini oluşturan araç ve ilkelerden sadece biridir. Gino Wickman tarafından kurulan EOS, altı anahtar unsura dayanmaktadır:
- Vizyon
- İnsanlar
- Veriler
- Sorunlar
- Süreç
- Traction
L10 toplantılarında bu unsurların her birine değinilir; toplantı süresinin büyük bir kısmı ise gündemdeki en önemli üç sorunu ele almaya ayrılır.
Level 10 Toplantısının Avantajları
L10 toplantıları son derece etkilidir ve bunun birkaç nedeni vardır.
Hedef odaklıdırlar
İş hedefleri ve stratejik amaçlar, toplantı boyunca ön planda ve odak noktasında yer alır. Katılımcılar, puan kartı metriklerine ilişkin hızlı paylaşımlar yaparak, bu hedeflere göre işlerin nasıl gittiğine dair bir özet sunar. Bu, uyumu sağlamak ve doğru yönde ilerlemeye devam etmeyi kolaylaştırır. 🎯
Sorunları çözerler
Bu haftalık toplantının 90 dakikasının 60 dakikası, işin hedeflerine ulaşmasını engelleyen sorunları anlamaya odaklanır. Toplantı süresi, sorunların kök nedenlerini ele almak ve stratejik düzeyde çözümler aramak için verimli bir şekilde kullanılır. Bu biçim, sorunlar daha büyük sorunlara dönüşmeden çözülmesi için tasarlanmıştır ve böylece ileride zaman ve enerji tasarrufu sağlar.
Son derece odaklanmış ve uygulamaya yönelikler
Her gündem ögesi için belirli (çoğunlukla kısa) bir zaman aralığı ayrılmıştır, böylece zaman kaybı yaşanmaz. Eylem ögeleri açıkça belgelenir, raporlanır ve ya tamamlanır, ya ertelenir ya da sorun olarak gündeme getirilir. ✅
Net bir yapıya sahiptirler
L10 toplantıları her hafta aynı gün, aynı saatte yapılır ve standart bir süreç izler; böylece herkes ne bekleyeceğini bilir ve buna göre hazırlanabilir.
Tüm bunlara rağmen, bu tür bir toplantıyı yürütmenin güçlü bir kolaylaştırıcı ve titiz bir not tutucu/yönetici gerektirdiği şaşırtıcı olmamalıdır — sürekliliği sağlamak için tercihen her hafta aynı kişiler.
Toplantı yöneticisinin rolü, katılımcıların toplantı gündemine uymasını sağlamak ve hazırlıklı olmak ve gündemdeki zaman dilimlerine uymak gibi toplantı kurallarını uygulamaktır. Yönetici, toplantı notlarını alır, Yapılacaklar Listesi'ni (gündemin bir parçasıdır) günceller ve herkesi bilgilendirir.
Doğru kişiler, süreçler ve araçlar hazır olduğunda, L10 toplantıları harcadığınız çabaya değer.
Seviye 10 Toplantı Yapısı
Buradaki başarının anahtarlarından biri, çoğu L10 toplantısının aynı gündemi izlemesidir. Bunun tam olarak ne anlama geldiğine adım adım bir göz atalım.
Segue
Süre: 5 dakika
Toplantı, bir geçişle başlar; buna "check-in" de denir. Her ekip üyesi, kişisel veya mesleki iyi haberlerini paylaşır; örneğin, haftadaki bir başarıyı veya bir "aha" anını. Bu, herkese toplantıya tam olarak katılma şansı verir, liderlik ekibi içinde bağlantılar kurar ve oturumu olumlu bir notla başlatır. 😊
Puan Kartı
Süre: 5 dakika
Bu bölümde, işin hedeflerine katkıda bulunan hedefler ve anahtar sonuçlar (OKR'ler) veya anahtar performans göstergeleri (KPI'lar) gözden geçirilir. Her bir anahtar metrik sahibi, bu aşamada başka bir açıklama yapmadan, metriklerinin "yolunda" mı yoksa "yolundan sapmış" mı olduğuna dair geri bildirimde bulunur. Yolundan sapmışsa, toplantının ilerleyen bölümlerinde tartışılacak olan Sorunlar Listesi'ne aktarılır.
Rock İncelemesi
Süre: 5 dakika
Rocks, üç aylık hedeflerdir ve her takım üyesi genellikle üç ila beş tanesinden sorumludur. Rock güncellemeleri de tamamen "yolunda" veya "yolunda değil" yanıtlarından oluşur; sorunlar ise Sorunlar Liste'si'ne aktarılır. 🪨
Müşteri ve Çalışan Başlıkları
Süre: 5 dakika
Burada katılımcılar, çalışanlar veya müşterilerle ilgili iyi ya da kötü haberleri paylaşır. İyi haberler kutlanır, kötü haberler ise doğrudan Sorunlar Liste'si'ne aktarılır.
Yapılacaklar Liste
Süre: 5 dakika
Yapılacaklar Liste, 7 gün içinde tamamlanması gereken eylem ögelerini içerir. Bu nedenle, önceki toplantıda tartışılan ögelerin çoğu önceki hafta içinde tamamlanmış olacaktır. Mevcut toplantıda, katılımcılar bunları “tamamlandı” veya “tamamlanmadı” olarak belirtirler. İkinci kategoriye giren ögeler, bir sonraki toplantıda tekrar ele alınmak üzere bir sonraki haftaya aktarılabilir veya —eğer bir sorun haline gelmişlerse— bu haftanın Sorunlar Listesi'ne alınabilir.
Sorunlar Liste
Süre: 60 dakika
Identify, Discuss, Solve (IDS®) olarak da bilinen toplantının bu bölümü, sorunların gerçek köklerini ortaya çıkarmaya ve ardından bunları çözmek için beyin fırtınası yapmaya ayrılmıştır. Geçen haftanın listesindeki sorunların ve bu toplantı sırasında eklenenlerin hızlı bir özetinin ardından, katılımcılar bunların öncelik sırasını belirlemek için oylama yapar. Ardından, en önemlisinden başlayarak ilk üç sorunu ele alırlar. Atılacak sonraki adımlar Yapılacaklar Listesi'ne eklenir. Listedeki bir sorun birkaç hafta içinde çözülmezse, bir sonraki üç aylık toplantıda tartışılmak üzere daha uzun vadeli bir listeye aktarılır.
Özet
Süre: 5 dakika
Son birkaç dakika, Yapılacaklar Liste ve sonraki adımların gözden geçirilmesine ayrılır. Katılımcılar ayrıca, organizasyonun geri kalanına iletilecek mesajlar konusunda da karar verir. Son olarak, toplantıyı 10 üzerinden puanlarlar ve ortalama puan 8'den azsa, bir dahaki sefere neleri farklı yapabileceklerini tartışırlar.
Böylesine net bir L10 şablonu sayesinde, en önemli konular her zaman ele alınır ve her seferinde zamanında tamamlandı. ⏱️
Level 10 Toplantılarınızı İyileştirmek İçin 10 İpucu
Artık hedeflediğiniz şeyi biliyorsunuz, şimdi bu toplantıları bir üst seviyeye nasıl taşıyabileceğimize ve genel olarak zaman ve çabayı nasıl tasarruf edebileceğimize bakalım.
1. Toplantı araçlarından en iyi şekilde yararlanın
Modern teknoloji gerçek bir nimet olabilir ve toplantı yönetimi yazılımı bunun en iyi örneğidir.
Örneğin ClickUp Meetings'i ele alalım. Bu çevrimiçi toplantı platformu, hayatınızı kolaylaştırmak için tasarlanmış planlama kontrol listeleri, toplantı şablonları, not alma araçları, mükemmel görev yönetimi ve çok daha fazlasını sunar. ClickUp Seviye 10 Toplantı Şablonu ile başlayın ve oradan devam edin.
Bilmeniz Gerekenler: ClickUp şablonları hemen hemen her türlü durumu kapsar. Planlama ve öncelik belirlemenize yardımcı olan proje başlangıç şablonlarından, takımınızı yönetmek için kullanabileceğiniz bire bir toplantı şablonlarına kadar, bir daha asla sıfırdan başlamanız gerekmeyecek.
2. Stratejik bir şekilde planlayın
L10 toplantınızın önemini vurgulamak için, her hafta aynı saatte düzenleyin. Takvimde her zaman yer aldığında, katılımcılar toplantıya hazırlanmayı alışkanlık haline getirir ve takımlar diğer toplantılarını buna göre planlamayı öğrenir. 🗓️
ClickUp'ın Takvim görünümüyle toplantı planlamak çok kolay. Tekrarlayan bir toplantı oluşturun ve gerekli tüm katılımcıları davet edin. Ardından tüm toplantı belgelerinizi o toplantıya bağlayın, böylece herkes bu belgelere kolayca ulaşabilir.
3. Toplantı gündeminizi erkenden dağıtın
L10 toplantı gündemini ne kadar erken paylaşırsanız, herkesin toplantıya hazırlanmak için veri toplamak için o kadar fazla zamanı olur. Gündem ayrıca, hangi konuların ele alınacağına dair net bir beklenti oluşturarak herkesin odaklanmasını sağlar.
ClickUp Docs ve ClickUp Gündem şablonunu kullanarak her haftanın toplantı gündemini hazırlayın. Gündemi kendiniz yazın veya tüm takımla işbirliği yapın; sistemde her kullanıcı kendi renk ID’si ile ayırt edilir. Yerleşik biçimlendirme araçları, ekstra çaba harcamadan profesyonel görünümlü bir son belge oluşturmanızı kolaylaştırır.
4. Toplantı süresine sadık kalın
L10 toplantısının sırrının bir kısmı, süreci tam olarak takip etmektir. Bu, zamanında başlamakla başlar; bu da, katılımcıların yerlerine yerleşebilmeleri için beş dakika erken gelmelerini teşvik etmek anlamına gelir.
ClickUp Hatırlatıcıları ile katılımcıların zamanlamaya uymasını sağlayın. Katılımcıların toplantıya önceden hazırlanmalarını sağlamak için bir hatırlatıcı ayarlayın, böylece kimse son dakikada telaşlanıp toplantıyı geciktirmez. Ardından, toplantının başlamak üzere olduğunu bildirmek için bir hatırlatıcı daha ayarlayın, böylece herkes doğru zamanda oturum açıp hazır olur. 🔔
5. Anlaşılırlık için görsel araçlar kullanın
Sorun Listenizdeki öğeleri öncelik sırasına koymak, toplantının IDS aşamasında çok önemli bir adımdır; ancak neyi önceliklendireceğinizi bilmezseniz öncelik sırası belirlemek imkansızdır. Herkesin görebileceği net bir liste oluşturun, böylece herkes doğru kararlar verebilir.
Bunu yapmanın çok etkili bir yolu, ClickUp Beyaz Tahta'yı kullanmaktır. Toplantı notu tutan kişi, oturumun başında Sorunlar Listesi'ndeki mevcut sorunları Beyaz Tahta'ya aktarabilir. ClickUp'ın işbirliği araçları, herkesin ortaya çıkan sorunları anında kaydetmesine olanak tanır ve böylece toplantının sorun çözme aşamasına geldiğinizde, önceliklendirmeyi kolaylaştıracak eksiksiz bir liste elde edersiniz. Ardından, sorunları çözdükçe listeden ögeleri işaretleyebilirsiniz.
6. Toplantı notlarınızı iyi tutun
Toplantıda neler olduğunun doğru bir şekilde kaydedilmesi çok önemlidir. Toplantı tutanakları, gelecekteki toplantıların temelini oluşturur, sürekliliği ve ilerlemeyi sağlar. Ayrıca, olan bitenle ilgili anılar farklılaştığında son sözü söyleyen belge görevi görürler.
İyi bir toplantı tutanakları yazılımı burada büyük fark yaratır. Toplantı sırasında not almak için ClickUp Notepad'i kullanarak başlayabilirsiniz. Ardından, ClickUp AI Yazma Asistanından bu notları sizin için özetlemesini ve toplantı tutanaklarına dönüştürmesini isteyin. ClickUp Toplantı Tutanakları şablonu, tüm toplantı tutanaklarınızda tutarlılığı sağlayan hazır bir çerçeve sunar. 📝
7. Önemli videoları kaydedin
Katılımcılar genellikle L10 toplantıları sırasında slaytlar veya diğer belgeleri paylaşır. Bu görseller toplantı kaydının önemli bir parçasıdır ve genellikle toplantı öncesinde veya sonrasında ayrı belgeler olarak dağıtılır.
Ancak daha kolay bir yol var. ClickUp Clip, konuşmaya bağlam sağlamak için ekranınızın, tarayıcı sekmenizin veya uygulama pencerenizin video kliplerini (isterseniz ses kaydı da dahil) yakalar. Klipleri toplantı kaydının bir parçası olarak kaydedebilir ve tarayıcınızda doğrudan oynatılan genel bir bağlantı kullanarak paylaşabilirsiniz.
8. Sohbetlerinizi tek bir yerde toplayın
Katılımcıların önceden soruları veya önerileri olabilir ya da toplantı sonrasında ek görüşler eklemek isteyebilirler. Bu tür konuşmaları e-posta yoluyla da yürütebilirsiniz, ancak e-posta konuları bulmak veya takip etmek her zaman kolay olmayabilir; ayrıca bu konuşmalar toplantının kendisinden kopuk kalır.
Bunun yerine, ClickUp Sohbet görünümüyle özel bir kanal oluşturun ve her şeyi tek bir platformda merkezi ve bağlantılı tutun. Sohbet kanalını güncellemeleri veya kaynakları paylaşmak ve gerçek zamanlı konuşmalar yapmak için kullanın. Sohbet kanalınıza kimlerin erişebileceğini kontrol edebilir, yeni mesajlar için bildirimler ayarlayabilir ve toplantıya hazırlanırken ClickUp'ta işinizin yanında sohbetinizi görebilirsiniz. 💬
9. Ş Akışınızı kolaylaştırın
Çoğu L10 toplantısında, ele alınması gereken ancak genellikle ele alınmayan bir eylem ögeleri listesi oluşturulur. Bunları tamamlamanın püf noktası, bunları mümkün olan en kısa sürede ş Akışınıza eklemek ve tamamlanana kadar izlemektir.
ClickUp, herhangi bir ClickUp belge veya Beyaz Tahta'daki metni tek bir tıklamayla ClickUp görevlerine dönüştürmenizi sağlar; artık kopyala-yapıştır yapmanıza gerek yok. Örneğin, ClickUp Notepad, belge, Beyaz Tahta, sohbet veya toplantı tutanakları gibi daha resmi belgelerden doğrudan eylem öğeleri oluşturabilir veya görevler atayabilirsiniz.
Ardından, ClickUp'ın Proje Yönetimi fonksiyonu bu görevi devralır, önceliklendirmenize yardımcı olur ve ş Akışınıza sorunsuz bir şekilde yerleştirir. Hatta, tamamlanma tarihine yaklaştığında size bildirimler göndererek, tamamlanma sürecinde yolunuzdan sapmamanızı sağlar.
10. Teknoloji altyapınızı kullanın
L10 toplantınız için yeni araçlara yatırım yapmak yerine, halihazırda kullandığınız araçlardan en iyi şekilde yararlanın. Örneğin, liderlik takımınız Zoom veya Microsoft Teams kullanmayı tercih ediyorsa ya da Google Takvimlerine bağlıysa, mümkün olduğunca bu akışa uyum sağlayın.
ClickUp, Microsoft Teams ve Zoom'un yanı sıra Apple, Outlook ve Google Takvim dahil olmak üzere çok sayıda entegrasyon sunar. Bir görevden doğrudan Zoom toplantısı başlatın veya ClickUp'taki görevleri tercih ettiğiniz takvimle senkronize edin ve çok daha fazlasını yapın.
Bonus: MS Teams ile Zoom'u karşılaştırın!
Verimli ve Etkili Seviye 10 Toplantıları Düzenleyin
L10 toplantıları, toplantı verimliliğini ve etkinliğini artırmak amacıyla EOS Worldwide tarafından geliştirilmiştir. Her hafta aynı saatte yapılır, belirli bir şablonu izler ve tüm liderlik ekibi bu toplantılara katılır. 💯
Bu tür toplantılar, stratejik hedeflerle uyumu sağlamaya son derece odaklanmıştır. Toplantı, kısa bir durum değerlendirmesiyle başlar ve puan kartı ölçütleri, üç aylık hedefler ve haftalık yapılacak liste ile karşılaştırılarak ilerleme hızlıca gözden geçirilir. Ardından toplantı süresinin çoğu, iş hedeflerine ulaşmanın önündeki sorunları anlamaya ve çözmeye ayrılır.
L10 toplantıları zaten çoğu toplantıdan çok daha verimli bir şekilde yürütülse de, her zaman iyileştirme için yer vardır. ClickUp gibi çevrimiçi toplantı araçları, L10 toplantılarınızın her yönünü kolaylaştırarak her adımda zaman ve çaba tasarrufu etmenizi sağlar.
Her gün daha kısa sürede daha fazlasını tamamlamak için bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun. 🙌