👀 Você sabia? 62% das empresas relatam aumento nos custos de manutenção, enquanto 73% têm dificuldade em recrutar técnicos de manutenção qualificados.
A causa principal? Relatórios dispersos e inconsistentes tornam quase impossível acompanhar os reparos e planejar o processo de manutenção preventiva.
No entanto, mudar de formulários em papel desorganizados ou planilhas básicas para modelos digitais de formulários de relatório de manutenção pode mudar a gestão de uma instalação.
Vamos entender o que são esses modelos de relatório e como eles podem melhorar seu processo.
Você pode personalizá-los no ClickUp e conectá-los ao seu ecossistema automatizado para facilitar o gerenciamento. Mergulhe para saber mais!
O que são modelos de formulários de relatório de manutenção?
Os modelos de formulários de relatório de manutenção são ferramentas estruturadas que ajudam a documentar problemas com equipamentos, ações de reparo e alocação de recursos durante as atividades de manutenção, sem precisar começar do zero.
Esses modelos de projeto ajudam as equipes a capturar dados em fluxos de trabalho de manutenção preventiva, corretiva e preditiva, rastreando tudo, desde a condição dos ativos e o histórico de reparos até as horas de trabalho e os custos. Isso fornece às equipes os dados necessários para planejar com mais inteligência e agir com mais rapidez.
📖 Leia também: Como redigir um relatório de incidente no trabalho
O que torna um modelo de formulário de relatório de manutenção bom?
Um bom modelo de formulário de relatório de manutenção ajuda a identificar problemas recorrentes, otimizar a alocação de recursos e reduzir o tempo de inatividade inesperado. Com o tempo, ele oferece suporte a um processo de manutenção mais inteligente e a decisões baseadas em dados.
Veja o que torna um modelo bom:
- Inclui ID do ativo, localização, descrição do problema, data/hora, ações tomadas, nome do técnico e atualizações de status
- Adapte os formulários a diferentes serviços de manutenção: preventiva, corretiva ou de emergência
- Utiliza layouts simples com menus suspensos, caixas de seleção e opções de preenchimento automático para reduzir erros e agilizar a geração de relatórios
- Funciona perfeitamente com planilhas, aplicativos móveis ou plataformas CMMS para rastreamento e integração em tempo real
- Permite revisar relatórios anteriores, monitorar tendências e apoiar a conformidade ou inspeções
Modelos gratuitos de formulários de relatório de manutenção
Quer ficar à frente dos cronogramas de reparos de equipamentos e reduzir o tempo de inatividade?
Comece com um processo estruturado de gerenciamento de auditoria que ajuda a identificar problemas antecipadamente e agir rapidamente. Consertar o que está quebrado não é o único objetivo; acompanhar as tendências e o desempenho dos equipamentos pode economizar dinheiro e prolongar a vida útil dos ativos.
Um sistema claro de relatórios de manutenção oferece à sua equipe melhor visibilidade, tempos de resposta mais rápidos e menos surpresas dispendiosas. E a melhor parte? Você não precisa criá-lo do zero.
Com o ClickUp, o aplicativo para tudo no trabalho, seus modelos de relatórios de incidentes podem ficar junto com suas tarefas, agendas e documentos importantes.
Confira estes modelos de formulários de manutenção gratuitos e prontos a usar para manter as ordens de trabalho em todos os departamentos e equipas.
Scott Marchand Davis, diretor (assuntos regulatórios e garantia de qualidade) da Microline Surgical, avaliou o ClickUp:
A capacidade de gerar uma série completa e recorrente de eventos, como um processo de encerramento contábil no final do mês, ajudou essa equipe a melhorar significativamente o tempo de encerramento.
A capacidade de gerar uma série completa e recorrente de eventos, como um processo de encerramento contábil no final do mês, ajudou essa equipe a melhorar significativamente o tempo de encerramento.
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1. Modelo de formulário de manutenção do ClickUp
Quer saber quais equipamentos estão esgotando seu orçamento de manutenção?
O modelo de formulário de manutenção do ClickUp ajuda você a identificar problemas recorrentes, registrar a frequência de reparos e marcar cada ação com data e hora, criando uma trilha de auditoria clara para inspeções e conformidade.
Com este modelo, você pode:
- Programe tarefas recorrentes com o ClickUp Automations com base nas recomendações do fabricante e nos padrões de uso do equipamento
- Acompanhe métricas visuais importantes, como tempo médio entre falhas e custos totais de propriedade, nos painéis do ClickUp
- Adicione requisitos de documentação fotográfica e campos de assinatura digital para garantir a conclusão completa de verificações críticas para a segurança
🔑 Ideal para: Gerentes de instalações que precisam equilibrar manutenção preventiva, reparos de emergência e conformidade regulatória, mantendo os custos sob controle
2. Modelo de formulário de solicitação de manutenção da ClickUp
O seu sistema de climatização avariou novamente? Esqueça os e-mails. O modelo de formulário de solicitação de manutenção da ClickUp permite que qualquer pessoa envie solicitações detalhadas, que se transformam automaticamente em tarefas com níveis de prioridade, prazos e equipe de manutenção designada.
Você pode usar este modelo para:
- Aative alertas instantâneos quando novas solicitações forem criadas ou atualizadas
- Crie um histórico pesquisável que é inestimável para rastrear problemas recorrentes e planejar a manutenção preventiva
- Acompanhe os custos de reparos, peças utilizadas e horas de mão de obra para fazer um orçamento melhor
- Atribua automaticamente atividades de manutenção com base na urgência, tipo de reparo e equipe disponível com o ClickUp Tasks
🔑 Ideal para: Supervisores de manutenção em organizações de médio a grande porte que precisam modernizar seu sistema para lidar com solicitações de serviço de maneira oportuna e consistente
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3. O modelo de relatório diário do ClickUp
Imagine chegar ao trabalho na segunda-feira de manhã e encontrar três solicitações de manutenção urgentes, duas máquinas quebradas e uma pilha de relatórios incompletos da semana anterior. Bem, lá se vai a semana. O modelo de relatório diário do ClickUp pode evitar isso com sua abordagem organizada para detectar pequenos problemas antes que se tornem emergências caras.
Este modelo permite que você:
- Acompanhe as atualizações do status dos reparos e os cronogramas de manutenção em tempo real usando campos personalizados e marcadores de status
- Documente diariamente o uso de recursos e os níveis de estoque para evitar a falta de suprimentos
- Compartilhe atualizações de progresso automaticamente com as partes interessadas por meio do recurso integrado de compartilhamento de relatórios
🔑 Ideal para: Supervisores que precisam acompanhar reparos diários, coordenar atividades da equipe e tomar decisões baseadas em dados sobre a alocação de recursos
💡 Dica profissional: use os campos personalizados deste modelo do ClickUp para marcar equipamentos por localização ou departamento, facilitando a identificação de padrões de manutenção e o planejamento de correções preventivas.
4. Modelo de solicitação de manutenção da ClickUp
Um gerente de escritório percebe que o sistema de climatização está quebrado e precisa de reparos urgentes. Em vez de enviar e-mails frenéticos ou fazer ligações, ele pode enviar rapidamente uma solicitação detalhada por meio do modelo de solicitação de manutenção do ClickUp.
A equipe de instalações recebe uma notificação instantânea, pode avaliar a prioridade com base no impacto e designar o técnico adequado, mantendo o solicitante atualizado sobre o andamento do processo.
Personalize este modelo para:
- Configure notificações automáticas quando novas solicitações forem recebidas ou quando houver alterações no status, mantendo todas as partes interessadas informadas
- Crie programas de manutenção preventiva com base em dados históricos para reduzir o tempo de inatividade dos equipamentos
- Gere relatórios de manutenção detalhados que mostram problemas frequentemente relatados, tempo médio de resolução e utilização de recursos
🔑 Ideal para: Gerentes que desejam identificar padrões nas necessidades de manutenção ao longo do tempo
5. Modelo de lista de verificação semanal de manutenção do ClickUp
Cansado de tarefas perdidas, ferramentas desconectadas e correções reativas? O modelo de lista de verificação semanal de manutenção do ClickUp resolve esses desafios críticos para equipes de manutenção, ajuda você a acompanhar as atividades semanais, seguir as sequências adequadas e planejar de forma proativa.
Você pode:
- Vincule atividades de manutenção relacionadas usando as dependências de tarefas do ClickUp para garantir a sequência correta
- Padronize os protocolos de inspeção em sistemas de climatização, encanamento e elétricos usando listas de verificação predefinidas
- Integre com sensores IoT através da API ClickUp para acionar tarefas de manutenção baseadas em condições
🔑 Ideal para: Gerentes que desejam identificar padrões em relatórios de manutenção semanais ou mensais ao longo do tempo
👀 Você sabia? 76% das empresas agora utilizam sistemas avançados de planejamento e programação (APS), mas 41% ainda dependem muito de soluções manuais.
6. Modelo de listas de verificação de manutenção do ClickUp
Pense em uma fábrica onde diferentes máquinas precisam de programas de manutenção específicos. É fácil esquecer verificações, até que algo quebra. O modelo de listas de verificação de manutenção do ClickUp resolve esse problema organizando todas as tarefas de manutenção em um único local, ajudando sua equipe a seguir os padrões e se antecipar a falhas.
Veja o que você pode fazer com este modelo:
- Compartilhe procedimentos de manutenção com os membros da equipe por meio do ClickUp Docs, garantindo a execução padrão
- Acompanhe quais máquinas estão com manutenção vencida e evite situações de manutenção dispendiosas
- Mude de uma manutenção reativa para uma proativa para reduzir o tempo de inatividade dos equipamentos e prolongar a vida útil dos ativos
🔑 Ideal para: Líderes que precisam coordenar várias agendas, garantir a conformidade com os padrões do setor e acompanhar a manutenção realizada
7. Modelo de relatório de inspeção residencial da ClickUp
A documentação manual leva a dados inconsistentes, enquanto os PDFs estáticos impossibilitam a atualização das conclusões em tempo real. É por isso que o modelo de relatório de inspeção residencial da ClickUp se torna essencial.
Ele fornece avaliações de segurança e estruturais de forma consistente, atualiza os clientes por meio de relatórios interativos e rastreia sistematicamente as necessidades de reparos e manutenção.
Isso permite que você:
- Marque imagens para destacar problemas, estimar custos de reparo e criar um registro visual
- Use a lógica condicional no ClickUp para adaptar listas de verificação com base no tipo de inspeção, seja para pré-compra, aluguel ou avaliação de seguro
- Mantenha um registro completo de todas as descobertas e alterações, proporcionando proteção jurídica essencial
🔑 Ideal para: Inspetores residenciais independentes e avaliadores de seguros que precisam de ferramentas de inspeção de nível empresarial sem grandes investimentos em software
8. Modelo de lista de verificação de inspeção profissional da ClickUp
Registros de inspeção inconsistentes e etapas perdidas podem atrasar qualquer equipe de controle de qualidade ou manutenção. O modelo de lista de verificação de inspeção profissional do ClickUp oferece um sistema repetível para documentar descobertas, acompanhar a conformidade e manter os padrões em todos os locais.
Simplifique seu fluxo de trabalho e:
- Documente as conclusões com anexos, fotos e notas detalhadas diretamente em cada tarefa de inspeção
- Realize inspeções completas nas instalações e acompanhe a conformidade com as normas de saúde e segurança utilizando o modelo de controle de qualidade
- Padronize as inspeções de propriedades em vários locais
🔑 Ideal para: Profissionais de controle de qualidade que desejam manter padrões consistentes de qualidade do produto em várias linhas de produção ou instalações
9. A lista de verificação e modelo de relatório de inspeção residencial da ClickUp
Ao inspecionar imóveis, pequenos problemas são ignorados, levando a avaliações incompletas e possíveis responsabilidades. O modelo de lista de verificação e relatório de inspeção residencial da ClickUp documenta tudo, desde pequenas falhas elétricas até problemas de danos causados pela água em toda a propriedade, ajudando você a criar uma lista de verificação e um relatório completos.
Esta configuração permite que você:
- Crie registros digitais detalhados com fotos e notas para cada área de inspeção, criando uma documentação completa
- Acompanhe o histórico de manutenção e as recomendações de reparo usando campos personalizados para documentar as descobertas e priorizar as correções
- Compartilhe relatórios profissionais com clientes, corretores imobiliários e gerentes de propriedades por meio de links seguros e compartilháveis
🔑 Ideal para: Gerentes de imóveis ou inspetores residenciais que realizam inspeções pré-compra e supervisionam várias unidades de aluguel
🧠 Curiosidade: Ao mudar para uma configuração de escritório flexível (menos mesas do que funcionários), as empresas podem reduzir seu espaço de escritório em até 40%, reduzindo significativamente os custos imobiliários.
10. Modelo de relatório de inspeção de telhados da ClickUp
As inspeções de telhados podem ser demoradas, especialmente quando fotos, notas e detalhes de conformidade são mantidos separados. O modelo de relatório de inspeção de telhados da ClickUp combina tudo em um único formato e gera automaticamente relatórios profissionais em conformidade com a OSHA.
Aproveite este modelo para:
- Registre as conclusões instantaneamente usando listas de verificação pré-carregadas para integridade das telhas, condição dos rufos e eficiência da drenagem
- Gere PDFs em conformidade com as normas, preenchidos automaticamente com detalhes da propriedade e informações do cliente
- Identifique problemas recorrentes comparando avaliações atuais com dados históricos
🔑 Ideal para: Peritos de seguros que documentam reclamações por danos causados por tempestades e empresas de gestão imobiliária que supervisionam complexos com várias unidades
11. O modelo de gerenciamento de instalações da ClickUp
Gerir várias instalações significa organizar dezenas de planos de manutenção, contratos com fornecedores e requisitos de conformidade, ao mesmo tempo que se evita avarias dispendiosas no equipamento.
O modelo de gerenciamento de instalações da ClickUp ajuda você a centralizar as operações com um sistema estruturado para rastrear ordens de serviço, agendar cuidados preventivos e documentar reparos de equipamentos.
Esta estrutura permite que você:
- Configure atribuições automatizadas de ordens de serviço que reduzem pela metade os acompanhamentos manuais com o ClickUp Automations
- Crie portais de fornecedores para compartilhar atualizações e faturas, acabando com aquelas intermináveis trocas de e-mails sobre o status dos pagamentos
- Programe lembretes de manutenção preventiva com base na localização para tudo, desde verificações de climatização até inspeções de extintores de incêndio
🔑 Ideal para: Gerentes de instalações nas áreas de saúde, educação e manufatura que precisam coordenar operações em vários locais
12. Modelo de lista de verificação para gerenciamento de fornecedores de manutenção da ClickUp
Trabalha com vários fornecedores? É difícil acompanhar credenciais, qualidade e prazos sem um sistema centralizado. O modelo de lista de verificação para gerenciamento de fornecedores de manutenção da ClickUp oferece uma lista de verificação estruturada que o orienta em todas as etapas, desde a seleção de fornecedores qualificados até o acompanhamento da qualidade do trabalho em um único painel. Isso permite que você supervisione claramente as relações com os fornecedores, garantindo a prestação de serviços consistente e o cumprimento das normas de conformidade.
Este modelo facilita:
- Colete e verifique as credenciais dos fornecedores, certificados de seguro e registros de segurança
- Atribua tarefas de manutenção preventiva a fornecedores específicos com prazos claros
- Documente os tempos de resposta, a qualidade do trabalho e a velocidade de resolução de problemas para tomar decisões informadas sobre parcerias com fornecedores
🔑 Ideal para: Fábricas, edifícios comerciais, instalações de saúde e empresas de logística, onde a coordenação das atividades dos fornecedores tem impacto direto nas operações
13. Modelo de lista de verificação de controle de qualidade de manutenção da ClickUp
É fundamental manter o controle de qualidade para detectar pequenos defeitos antes que causem falhas graves. O modelo de lista de verificação de controle de qualidade de manutenção da ClickUp oferece à sua equipe de manutenção um processo claro e repetível, além de um roteiro para verificações completas dos equipamentos.
Esta configuração ajuda você a:
- Documente as conclusões com fotos e notas diretamente no modelo, criando um histórico de manutenção confiável que ajuda a prever necessidades futuras
- Compartilhe atualizações em tempo real com as partes interessadas sobre o status da manutenção e os resultados do controle de qualidade, mantendo todos informados sem intermináveis cadeias de e-mails
- Acompanhe os principais indicadores de desempenho e identifique tendências usando campos personalizados para dados como datas de inspeção, status do equipamento e histórico de manutenção
🔑 Ideal para: Supervisores de controle de qualidade em ambientes industriais que precisam documentar a conformidade com normas e regulamentos de segurança
👀 Você sabia? 40% dos gerentes de instalações gastam aproximadamente 20% do seu orçamento operacional com limpeza e manutenção de equipamentos e suprimentos.
14. Modelo de formulário de relatório de manutenção da Jotform
O modelo de formulário de relatório de manutenção possui um rastreador de progresso que mostra aos remetentes exatamente quanto do formulário eles já preencheram. Esse recurso útil ajudará você a acompanhar todos os detalhes críticos da manutenção.
Use isso para:
- Conecte solicitações de manutenção diretamente a ordens de serviço usando o encaminhamento automatizado
- Documente problemas com provas fotográficas e em vídeo, perfeito para reclamações de seguros e registros de conformidade
- Exporte dados de manutenção para planilhas para acompanhar padrões
🔑 Ideal para: Setores com requisitos rigorosos de documentação de manutenção
📮 ClickUp Insight: O profissional médio passa mais de 30 minutos por dia procurando informações relacionadas ao trabalho — isso significa mais de 120 horas por ano perdidas vasculhando e-mails, conversas no Slack e arquivos espalhados. Um assistente de IA inteligente integrado ao seu espaço de trabalho pode mudar isso.
Entre no ClickUp Brain. Ele fornece insights e respostas instantâneas, exibindo os documentos, conversas e detalhes da tarefa certos em segundos — para que você possa parar de procurar e começar a trabalhar.
💫 Resultados reais: Equipes como a QubicaAMF recuperaram mais de 5 horas por semana usando o ClickUp — isso significa mais de 250 horas por ano por pessoa — ao eliminar processos desatualizados de gerenciamento de conhecimento. Imagine o que sua equipe poderia criar com uma semana extra de produtividade a cada trimestre!
15. Modelo de relatório de manutenção para instalações escolares da Template.net
O modelo de relatório de manutenção para instalações escolares ajuda escolas de ensino fundamental e médio, centros vocacionais e instituições de ensino superior a sistematizar a gestão das instalações, cumprindo as regulamentações estaduais e locais.
O formulário online permitirá que você:
- Crie trilhas de auditoria claras para visitas da OSHA, verificações do corpo de bombeiros e revisões de acreditação
- Verifique o status dos reparos em todos os prédios da escola em tempo real
- Mantenha os pais e membros da comunidade informados sobre melhorias nas instalações através dos portais para pais
🔑 Ideal para: Centros de educação profissional que mantêm equipamentos especializados, como estações de soldagem e elevadores automotivos
16. Modelo de relatório de manutenção de automóveis da Template.net
O modelo de relatório de manutenção de automóveis organiza dados de manutenção dispersos em um sistema que ajuda a prolongar a vida útil do veículo por meio de cuidados adequados e manutenção oportuna. Ele documenta todos os aspectos do histórico de manutenção do seu veículo, desde trocas de óleo de rotina até grandes reparos.
Com este modelo, você pode:
- Programe os próximos serviços com base na quilometragem ou em intervalos de tempo, para que a manutenção crítica nunca seja esquecida
- Documente a rotação, o alinhamento e o desgaste dos pneus para maximizar a vida útil dos pneus e manter o manuseio ideal do veículo
- Acompanhe as despesas em diferentes categorias de serviços, como reparos, peças e manutenção de rotina, para ajudar no orçamento e na identificação de tendências de custos
🔑 Ideal para: Proprietários de carros individuais que desejam manter registros detalhados de manutenção para proteger seu investimento no veículo e seu valor de revenda
Livre-se dos registros de manutenção desorganizados, atualize para o ClickUp
Criar um sistema de acompanhamento de manutenção do zero pode parecer uma tarefa árdua. No entanto, os modelos gratuitos do ClickUp funcionam também como um software de automação de formulários, para que a sua equipe possa se concentrar nas correções, e não na papelada.
Quer você registre inspeções diárias, programe reparos de equipamentos ou analise problemas recorrentes, esses modelos de declaração de problemas simplificam seu processo e mantêm suas operações funcionando com eficiência.
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