Como gerenciar freelancers
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Como gerenciar freelancers

Gerenciar uma equipe de freelancers apresenta alguns desafios únicos. Um dos maiores obstáculos que você encontrará é alinhar os horários de todos, especialmente em fusos horários diferentes. Você deve acompanhar o progresso de todos, ou o projeto poderá ficar para trás.

Com essas responsabilidades, você está constantemente fazendo malabarismos com a disponibilidade e os prazos do projeto. Entendemos que é muita coisa para gerenciar e que pode ser difícil manter tudo funcionando sem problemas.

Mas aqui estão algumas boas notícias: você pode acelerar rapidamente o seu motor freelance com as estratégias e ferramentas certas.

Este artigo explora estratégias comprovadas e ferramentas de gerenciamento de projetos para gerenciar freelancers e, ao mesmo tempo, manter o controle sobre seus projetos e maximizar a produtividade.

Quando terminar de ler, você será um profissional em definir expectativas claras para seus freelancers, gerenciar o tempo e a carga de trabalho de todos e dar feedback que ajude.

Gerenciando talentos freelance: benefícios e desafios

Vantagens de contratar freelancers

A contratação de freelancers oferece várias vantagens distintas em relação aos funcionários em tempo integral, o que a torna uma opção atraente para muitas empresas:

  • Eficiência de custo: Os freelancers podem ser econômicos se você só precisar de uma equipe de emergência para um projeto específico ou um período curto. Por exemplo, para uma campanha de marketing, contratar um editor de vídeo freelancer por algumas semanas será mais barato do que manter um funcionário em tempo integral na folha de pagamento durante todo o ano
  • Acesso a habilidades especializadas: Se você acha que sua equipe atual de funcionários em tempo integral não tem experiência em áreas específicas, a contratação de freelancers permite que você aproveite a experiência deles, garantindo resultados de alta qualidade para tarefas de nicho
  • Flexibilidade: Com uma força de trabalho freelance, você pode aumentar ou diminuir sua equipe rapidamente, o que é ideal para lidar com cargas de trabalho de pico paraevitar a sobrecarga e o esgotamento dos funcionários *Custos indiretos reduzidos: Como os freelancers trabalham remotamente e gerenciam suas ferramentas e espaço de trabalho, você não precisa investir em espaço de escritório, equipamentos e outros recursos adicionais

Gerenciando freelancers vs. funcionários internos

Gerenciar freelancers é bastante diferente de gerenciar funcionários em tempo integral. Você contrata um freelancer para uma tarefa ou projeto específico, enquanto os funcionários em tempo integral desempenham uma função contínua e em evolução.

Você deve saber a diferença entre freelancers e funcionários de tempo integral para criar relacionamentos positivos.

Diferenças entre contratar freelancers e funcionários de tempo integral | Aspecto | Freelancers | Funcionários de tempo integral | | ------------ | --------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | | Custo | Geralmente mais barato, sem benefícios ou compromissos de longo prazo | Salários, benefícios, impostos e compromissos de longo prazo | Flexibilidade | Contratar freelancers conforme necessário para projetos específicos | Flexibilidade limitada, cronogramas de trabalho fixos | Conhecimento especializado | Acesso a uma ampla gama de habilidades especializadas | Conhecimento limitado às habilidades da equipe atual | Escalabilidade | Fácil de aumentar ou diminuir rapidamente | A escalabilidade requer processos de contratação/despedida | Custos indiretos | Não há necessidade de espaço de escritório ou equipamentos adicionais | Requer espaço de escritório, equipamentos e outros recursos | Compromisso: Compromisso de curto prazo, baseado em projeto; Compromisso de longo prazo, emprego contínuo | Gerenciamento | Menos controle direto, autogerenciado | Supervisão direta, mais controle sobre o trabalho | Disponibilidade | Pode ter disponibilidade variável, vários projetos | Dedicado à sua empresa, disponibilidade consistente

Como gerenciar freelancers de forma eficaz em 7 etapas

1. Defina o escopo, as expectativas e o orçamento do projeto

Antes de atribuir tarefas aos freelancers, defina claramente as expectativas do projeto para evitar problemas no futuro. Para garantir uma comunicação e um entendimento claros, veja como você pode colocá-los na mesma página:

Adicione os requisitos do projeto

Seja específico sobre o que você deseja que seu freelancer faça. Forneça instruções detalhadas sobre as expectativas e como concluir a tarefa, incluindo todas as etapas, diretrizes ou requisitos do projeto .

Defina bem os detalhes do projeto - quanto mais informações você fornecer, melhor será para o freelancer entregar o trabalho de que você precisa.

Exemplo: Se estiver contratando um redator freelancer para criar um whitepaper para a sua empresa, forneça contexto adicional sobre o público-alvo, o número de palavras e o tom. Além disso, inclua detalhes específicos do produto e estudos de caso.

Mencione as entregas com prazos

Quando você atribuir qualquer tarefa a um freelancer, inclua resultados, marcos e prazos claros para concluir o projeto,

Exemplo: Queremos que você publique quatro posts de 1000 palavras no blog todos os meses. Por favor, entregue uma postagem por semana na segunda-feira.

Discuta a disponibilidade

Discuta desde o início se você precisa que os freelancers estejam disponíveis para reuniões ou ligações para que eles possam planejar seus horários de acordo.

Exemplo: Todas as terças-feiras, entre 12h45 e 13h30, temos uma chamada semanal pelo Zoom entre os freelancers e as equipes relevantes.

A reunião da equipe tem como objetivo discutir os objetivos do projeto, os resultados alcançados, o feedback para qualquer coisa em particular e compartilhar atualizações do produto.

Discutir as condições de pagamento

Esclareça as condições de pagamento, inclusive a frequência com que você pagará os freelancers e sua plataforma de pagamento.

Exemplo: Temos um ciclo de pagamento NET + 30 dias para a equipe de freelancers. O método de pagamento é o PayPal e é para todos os posts de blog aprovados que você escreveu.

A última coisa que você quer fazer é ter essas discussões depois que o freelancer que está trabalhando no seu projeto levanta a fatura.

Use Modelo de escopo de trabalho do ClickUp para especificar todos os detalhes em um repositório centralizado. Isso economizará seu tempo criando planilhas ou e-mails extensos para compartilhar essas informações.

Ele fornece uma estrutura fácil para delinear o escopo, os objetivos e os resultados, juntamente com seções para requisitos legais, marcos e metas do projeto que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades.

Use o modelo de escopo de trabalho do ClickUp para definir os detalhes críticos do projeto logo no início

Faça o download deste modelo Dica profissional💡: Use um assistente de escrita com IA, como ClickUp Brain , para automatizar a criação de descrições e resumos de projetos.

o ClickUp Brain obtém os detalhes necessários de sua ferramenta de gerenciamento de projetos e preenche o escopo, as datas de entrega, os cronogramas, as metas e os marcos em seu escopo de trabalho e outros Modelos de SOP para freelancers que você usa.

Usando o ClickUp Brain para criar uma descrição de projeto e um esboço para um e-book

Usando o ClickUp Brain para criar uma descrição de projeto e um esboço para um e-book

2. Discutir comunicação e check-ins

A comunicação eficaz é fundamental para gerenciar qualquer equipe, mas é ainda mais crucial ao gerenciar freelancers. Você não está supervisionando diretamente o trabalho deles; na maioria dos casos, eles podem estar trabalhando remotamente.

E se você não se comunicar de forma eficaz, terá que lidar com:

  • Prazos de projetos não cumpridos
  • Mal-entendidos
  • Desvio de escopo
  • Problemas de motivação

Para evitar esses cenários, certifique-se de discutir os seguintes aspectos de comunicação com seu freelancer:

Modo de comunicação preferido

Discuta com seu freelancer a ferramenta de comunicação que sua empresa usa: Slack, Zoom e qualquer outra ferramentas de colaboração on-line onde eles devem estar disponíveis para responder prontamente.

Frequência das reuniões

Combine com que frequência vocês entrarão em contato. Você quer fazer check-ins semanais ou atualizações quinzenais?

Escolha uma frequência que os mantenha alinhados sem sobrecarregar a agenda de ninguém, para que você possa resolver os problemas antes que eles aumentem.

Manuseio de mudanças

Discuta como você discutiria as mudanças no trabalho deles. Seja por meio de comentários em um Google Doc ou de mensagens por meio de um ferramenta de colaboração de projetos garantir um processo claro.

O ideal é ter uma única ferramenta de comunicação eficaz para reuniões de equipe, lidar com mudanças e comunicação assíncrona, inclusive mensagens diretas.

É aí que entra o ClickUp para freelancers funciona como uma ferramenta de gerenciamento de projetos com linhas de comunicação eficazes para centralizar sua agenda e a comunicação com os vários freelancers com quem você trabalha. Visualização do bate-papo do ClickUp permite que você gerencie com eficiência as comunicações com seus talentos freelancers para que nada passe despercebido. Envie mensagens diretas, atribua tarefas, compartilhe atualizações ao adicionar ou editar tarefas e compartilhe materiais de apoio, como links, anexos e vídeos, para dar suporte aos freelancers.

Visualização do ClickUp Chat

Fique em contato com sua equipe de trabalhadores autônomos usando o ClickUp Chat View

Para cada tarefa atribuída no ClickUp, você também pode adicionar comentários para mencionar atualizações ou notas especiais.

Dica profissional💡: _No ClickUp, os freelancers podem destacar o texto para adicionar uma resposta a partes específicas de seus comentários usando a opção 'Citar', reduzindo o risco de confusão, mesmo que você tenha adicionado vários pontos

Opção de citação em comentários no ClickUp

Usando a opção Citar nos comentários no ClickUp

Mas e se você precisar fornecer instruções complexas e detalhadas?

Pule o texto e use Clipes do ClickUp para criar e compartilhar gravações de tela, fornecendo orientação clara e visual para evitar mal-entendidos e garantir que seus freelancers entendam cada tarefa.

Você também pode incorporar esses clipes em qualquer tarefa ou compartilhar um link público para que os freelancers possam acessá-los facilmente.

Clipes do ClickUp

Use o ClickUp Clips para compartilhar gravações de tela na janela de bate-papo

3. Configure um sistema de integração eficaz

Quais são os sinais clássicos de um sistema de integração ruim?

Seus freelancers se sentem perdidos, sem saber o que fazer em seguida. Eles têm dificuldade para descobrir as coisas de forma independente e fazem sempre as mesmas perguntas.

Na pior das hipóteses, eles terão dificuldades para entregar um trabalho de qualidade.

Esse não é o melhor cenário quando você contrata os freelancers certos como um investimento de longo prazo para o sucesso de sua empresa.

Veja o que você deve incluir em seus documentos de integração:

  • Políticas da empresa: Apresente seu trabalho ecultura da equipe e valores, e inclua NDAs e acordos, se necessário
  • Materiais de treinamento: Forneça guias de estilo, práticas recomendadas e conhecimento específico do setor para garantir consistência e qualidade
  • Acesso a ferramentas especiais: Forneça aos freelancers acesso a software ou ferramentas especializadas de que precisam para seu trabalho, como software de design gráfico, ferramentas de gerenciamento de projetos ou plataformas de comunicação

Para simplificar o processo de integração, você pode utilizar estruturas prontas.

Por exemplo, Modelo de integração de novos contratados do ClickUp permite que você crie listas de verificação detalhadas, agende sessões de treinamento com colegas de trabalho, atribua datas de vencimento e acompanhe o progresso do projeto com status personalizados, como To Do (a fazer), In Progress (em andamento) e Complete (concluído).

Adicione uma lista de verificação detalhada no modelo de integração de novos contratados do ClickUp para garantir que seus freelancers estejam totalmente equipados com os detalhes essenciais para iniciar a colaboração

Faça o download deste modelo Leia mais: Aqui estão os 10 principais hacks de freelancer testados e aprovados para economizar tempo com o trabalho administrativo que consome a alma_

4. Use ferramentas de gerenciamento de projetos freelancer

O gerenciamento de vários freelancers em equipes pode dificultar o acompanhamento de várias atualizações e prazos, levando à confusão e à desorganização. Software de gerenciamento de projetos para freelancers pode ajudá-lo a programar tarefas, acompanhar o progresso, visualizar dependências e gargalos e garantir uma operação tranquila.

Veja como Software de gerenciamento de projetos do ClickUp prepara você para o sucesso:

Gerenciando uma lista de tarefas no ClickUp com o Task Checklist

Crie listas de tarefas claras e multifuncionais para gerenciar suas ideias e trabalhar de qualquer lugar para nunca mais se esquecer de nada

  • Quadros brancos para brainstorming:Quadros brancos do ClickUp são sua tela digital, ajudando seus funcionários regulares a colaborar e fazer brainstorming com a equipe freelance e converter ideias em tarefas acionáveis, mesmo quando todos trabalham remotamente
  • Documentos para edição colaborativa:ClickUp Docs é uma fonte única de verdade para listar todos os detalhes do projeto - metas, diretrizes, propostas de projeto, marcos etc. A edição colaborativa permite que vários membros da equipe do projeto façam alterações, adicionem comentários e atribuam tarefas a esses documentos. Você também pode adicionar acesso baseado em função como documentos somente para visualização

edição colaborativa ao vivo no ClickUp Docs

Crie, edite, armazene e compartilhe todas as informações relacionadas à empresa e ao projeto com seus freelancers usando o ClickUp Docs

  • Dashboards para acompanhar o progresso: Como gerente de projeto ou líder de equipe,Dashboards do ClickUp permitem que você adicione KPIs, acompanhe e visualize o progresso e obtenha visibilidade em tempo real de oportunidades e bloqueios
  • Organização de tarefas: UseTarefas do ClickUp para dividir projetos complexos em tarefas menores, definir prazos e ajudar os freelancers a priorizar o trabalho de forma eficaz
  • Obtenha uma visão panorâmica do que o freelancer está fazendo: ComVisualização do quadro Kanban do ClickUpveja rapidamente em que cada freelancer está trabalhando, em que estágio estão suas tarefas e o que ainda precisa ser feito

Visualização do quadro Kanban do ClickUp

Visualize vários fluxos de trabalho com o Kanban Board View do ClickUp

Se as prioridades mudarem, você pode mover as tarefas pelos fluxos de trabalho usando o recurso de arrastar e soltar, permitindo atualizações e reorganizações rápidas.

Arraste e solte qualquer tarefa na próxima coluna para atualizar automaticamente seu status com a visualização de quadro do tipo Kanban do ClickUp

Arraste e solte qualquer tarefa na próxima coluna para atualizar automaticamente seu status com a visualização de quadro semelhante ao Kanban do ClickUp

Leia mais: 10 melhores softwares de gerenciamento e sistemas de rastreamento de prestadores de serviços em 2024

5. Gerencie o tempo de forma eficaz com rastreadores

Software de controle de tempo para freelancers permite que você gerencie horas faturáveis e planilhas de horas e controle o tempo de entrada e saída em um local centralizado. Rastreamento de tempo de projeto do ClickUp do ClickUp ajuda seus freelancers a controlar suas horas. Use o rastreador de tempo global incorporado para iniciar e parar o tempo de qualquer lugar, adicionar notas e rótulos às entradas de tempo e obter um resumo do tempo total que eles gastaram em suas tarefas.

Rastreamento de tempo do ClickUp

Verifique o tempo estimado do projeto com os relatórios detalhados de controle de tempo do ClickUp

Mesmo que vários freelancers, como redatores e editores, trabalhem na mesma tarefa, eles podem controlar seu tempo individualmente. No final, é possível verificar os registros de tempo individuais e compará-los com o tempo estimado no início do projeto.

Se houver algum contratempo ou atraso, os freelancers poderão atualizar as datas de vencimento na tarefa principal. Todos os membros da equipe atribuídos a essas tarefas receberão automaticamente uma notificação para que possam ajustar seus cronogramas de acordo.

Os relatórios detalhados de controle de tempo do ClickUp garantem que todos os aspectos do seu projeto permaneçam no caminho certo e que os prazos sejam cumpridos com eficiência.

Leia mais: As 9 principais ferramentas de software de gestão de pessoas em 2024

6. Ofereça e receba feedback regularmente

Não importa o quanto seus freelancers sejam talentosos, eles precisam de sua orientação e feedback para atender às suas expectativas.

Você deve fornecer feedback regularmente para evitar revisões intermináveis e frustração. Algumas práticas recomendadas para compartilhamento feedback construtivo são:

Seja específico

Identifique o que eles fizeram bem ou o que precisa ser melhorado.

Exemplo: A seção sobre os recursos do produto poderia ser mais detalhada. Você pode explicar melhor como cada recurso beneficia o usuário?

Oportuno

Não espere até que seus freelancers parem de trabalhar no projeto para dizer a eles o que você pensa. Dê-lhes feedback logo no início para que possam fazer alterações de forma rápida e fácil.

Exemplo: Acabei de revisar o rascunho do seu artigo. Vamos fazer uma chamada rápida para discutir meu feedback enquanto ele ainda está fresco em minha mente.

Acionável

Sugira como eles podem melhorar ou desenvolver seu trabalho.

Exemplo: Para melhorar a legibilidade, use parágrafos mais curtos. Use subtítulos e marcadores para facilitar a leitura de seu conteúdo.

Equilibrado

Aprecie-os pelo que fizeram bem e aponte as áreas em que podem melhorar.

Exemplo: Sua pesquisa e os pontos de dados foram impressionantes e deram credibilidade ao seu artigo. No entanto, a conclusão foi um pouco fraca. Ela foi um pouco genérica; precisamos reescrevê-la de modo a resumir as principais conclusões da publicação.

Forneça feedback construtivo à sua equipe de freelancers, mas lembre-se de pedir a opinião deles regularmente.

Pergunte a eles sobre os problemas que encontram durante o trabalho.

Uma maneira fácil de obter insights de seus freelancers é usar Modelo de feedback do funcionário do ClickUp . Esse modelo permite que você colete feedback detalhado sobre o trabalho com você, como clareza de função e oportunidades de desenvolvimento.

Este modelo ciclo de feedback pode ajudá-lo a identificar como melhorar os processos e dar melhor suporte aos seus freelancers.

Saiba o que seus trabalhadores autônomos pensam sobre a cultura, o gerenciamento e a cultura de trabalho de sua empresa com o modelo de feedback de funcionários da ClickUp

Faça o download deste modelo Dica profissional💡: Configuração Automações do ClickUp para enviar automaticamente e-mails de pesquisa de feedback para seus freelancers a cada trimestre.

Você pode usar Exibição de formulário do ClickUp _para coletar feedback da sua equipe freelance. Isso garante uma coleta de feedback consistente e ajuda a identificar e resolver problemas imediatamente

7. Convide freelancers para atividades de formação de equipe

Embora os freelancers sejam uma extensão da sua equipe, eles provavelmente se sentirão desconectados da camaradagem porque suas interações com ela são limitadas.

O resultado?

Isso pode afetar seu senso de pertencimento e motivação. Convidá-los para eventos de formação de equipe ajuda-os a se integrar e a se sentirem valorizados.

Para seus funcionários, isso reforça que os freelancers são companheiros de equipe essenciais. Quando participam juntos de atividades de formação de equipes, eles criam um relacionamento e fortalecem seus laços.

Aqui estão alguns exemplos de atividades virtuais de formação de equipes você pode tentar:

Salas de escape virtuais

Em uma atividade de escape room virtual, todos participam do mesmo jogo de escape room on-line. Eles devem se comunicar e colaborar para encontrar pistas e resolver quebra-cabeças antes que o tempo se esgote para "escapar"

Esse jogo divertido é ótimo para equipes remotas com freelancers, pois incentiva o trabalho em equipe em prol de um objetivo comum.

Trivia night

Escolha perguntas triviais sobre filmes populares, programas de TV, música e outros tópicos divertidos. Tenha uma mistura de freelancers e membros internos em cada equipe.

Todos podem socializar em um ambiente descontraído e sem pressão, pois é apenas um jogo casual e divertido de perguntas e respostas.

Planeje essas atividades usando Modelo de documentos de equipe do ClickUp . Esse modelo personalizável permite listar perguntas para quebrar o gelo, definir regras para várias atividades virtuais e organizar todos os detalhes em um único espaço.

Use o modelo de documentos da equipe no ClickUp para simplificar os principais documentos da equipe e melhorar a acessibilidade nos projetos

Faça o download deste modelo Mantenha o modelo de documentos da equipe no ClickUp à mão durante suas atividades virtuais. Ele permite que você veja os cargos, a experiência e as informações de contato de todos.

Como se trata de um documento colaborativo, toda a sua equipe, inclusive sua força de trabalho freelancer, pode contribuir com ideias e feedback. Essa centralização promove um processo de planejamento mais inclusivo e organizado, garantindo que todos se sintam envolvidos na experiência de vínculo remoto.

Use o ClickUp para fortalecer sua equipe de freelancers

Lembre-se de que todo freelancer bem-sucedido quer entregar um trabalho de qualidade, e você é responsável por prepará-lo para o sucesso.

Comece definindo claramente as expectativas e fornecendo instruções detalhadas. À medida que o projeto avança, forneça feedback regular. A comunicação aberta os ajudará a entender onde precisam fazer mudanças.

A equipe do ClickUp plataforma de gerenciamento de projetos combina todos os recursos de que você precisa para gerenciar os membros da sua equipe freelance, inclusive o controle de tempo, comunicação com a equipe e recursos de gerenciamento de projetos em uma única plataforma.

Acompanhe as horas de trabalho em relação ao orçamento do projeto atribua tarefas do projeto, defina e acompanhe o prazo do projeto, crie descrições de projetos com tecnologia de IA, compartilhe arquivos essenciais e comunique-se na ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp.

Você não precisa mais fazer malabarismos com vários aplicativos para gerenciar sua equipe de freelancers e trabalhadores independentes. A resposta sobre como gerenciar freelancers começa com registrando-se no ClickUp e fazer um test drive de seus recursos gratuitos.