Gerenciar uma equipe de freelancers apresenta alguns desafios únicos. Um dos maiores obstáculos que você encontrará é alinhar as agendas de todos, especialmente em fusos horários diferentes. Você deve acompanhar o progresso de todos, ou seu projeto pode ficar para trás.
Com essas responsabilidades, você está constantemente lidando com a disponibilidade e os prazos dos projetos. Nós entendemos — é muito o que gerenciar e pode ser difícil manter tudo funcionando perfeitamente.
Mas aqui está uma boa notícia: você pode acelerar rapidamente seu motor freelance com as estratégias e ferramentas certas.
Este artigo explora estratégias comprovadas e ferramentas de gerenciamento de projetos para gerenciar freelancers, mantendo o controle sobre seus projetos e maximizando a produtividade.
Ao terminar de ler este artigo, você será um especialista em definir expectativas claras para seus freelancers, gerenciar o tempo e a carga de trabalho de todos e dar feedback útil.
Gerenciando talentos freelancers: benefícios e desafios
Vantagens de contratar freelancers
Contratar freelancers oferece várias vantagens distintas em relação aos funcionários em tempo integral, tornando-os uma opção atraente para muitas empresas. Entre elas estão:
- Eficiência de custos: os freelancers podem ser econômicos se você precisar apenas de uma equipe temporária para um projeto específico ou por um curto período. Por exemplo, para uma campanha de marketing, contratar um editor de vídeo freelancer por algumas semanas será mais barato do que manter um funcionário em tempo integral na folha de pagamento durante todo o ano.
- Acesso a habilidades especializadas: se você acha que sua equipe atual de funcionários em tempo integral carece de experiência em áreas específicas, contratar freelancers permite que você aproveite a experiência deles, garantindo resultados de alta qualidade para tarefas específicas.
- Flexibilidade: com uma força de trabalho freelance, você pode aumentar ou diminuir rapidamente o tamanho da sua equipe, o que é ideal para lidar com picos de carga de trabalho e evitar a sobrecarga e o esgotamento dos funcionários.
- Redução de despesas gerais: como os freelancers trabalham remotamente e gerenciam suas ferramentas e espaço de trabalho, você não precisa investir em espaço adicional de escritório, equipamentos e outros recursos.
Gerenciar freelancers x funcionários internos
Gerenciar freelancers é bem diferente de gerenciar funcionários em tempo integral. Você contrata um freelancer para uma tarefa ou projeto específico, enquanto os funcionários em tempo integral desempenham uma função contínua e em evolução.
Você deve saber a diferença entre freelancers e funcionários em tempo integral para construir relacionamentos positivos.
| Aspecto | Freelancers | Funcionários em tempo integral |
|---|---|---|
| Geralmente mais barato, sem benefícios ou compromissos de longo prazo | Salários, benefícios, impostos e compromissos de longo prazo | |
| Contrate freelancers conforme necessário para projetos específicos. | Flexibilidade limitada, horários de trabalho fixos | |
| Acesso a uma ampla gama de habilidades especializadas | Experiência limitada às habilidades da equipe atual | |
| Fácil de ampliar ou reduzir rapidamente | A expansão requer processos de contratação/demissão | |
| Não há necessidade de espaço adicional no escritório ou de equipamentos adicionais. | Requer espaço de escritório, equipamentos e outros recursos | |
| Compromisso de curto prazo, baseado em projetos | Compromisso de longo prazo, emprego contínuo | |
| Menos controle direto, autogerenciamento | Supervisão direta, mais controle sobre o trabalho | |
| Pode ter disponibilidade variável, vários projetos | Dedicado à sua empresa, disponibilidade consistente |
Como gerenciar freelancers de maneira eficaz em 7 etapas
1. Defina o escopo do projeto, as expectativas e o orçamento
Antes de atribuir tarefas aos freelancers, defina expectativas claras para o projeto, a fim de evitar problemas no futuro. Para garantir uma comunicação e um entendimento claros, veja como você pode colocá-los em sintonia:
Adicione os requisitos do projeto
Seja específico sobre o que você deseja que seu freelancer faça. Forneça instruções detalhadas sobre as expectativas e como concluir a tarefa, incluindo todas as etapas necessárias, diretrizes ou requisitos do projeto.
Defina bem os detalhes do projeto — quanto mais informações você fornecer, melhor o freelancer estará preparado para entregar o trabalho que você precisa.
Exemplo: se você estiver contratando um redator freelancer para criar um white paper para sua empresa, forneça informações adicionais sobre o público-alvo, a contagem de palavras e o tom. Além disso, inclua detalhes específicos do produto e estudos de caso.
Mencione os resultados esperados com prazos
Ao atribuir qualquer tarefa a um freelancer, inclua resultados claros, marcos e prazos para concluir o projeto.
Exemplo: Queremos quatro posts de blog com 1.000 palavras por mês. Entregue um post por semana, sempre às segundas-feiras.
Discuta a disponibilidade
Discuta desde o início se você precisa que os freelancers estejam disponíveis para reuniões ou chamadas, para que eles possam planejar seus horários de acordo.
Exemplo: Todas as terças-feiras, entre 12h45 e 13h30, realizamos uma teleconferência semanal pelo Zoom entre os freelancers e as equipes relevantes.
A reunião da equipe tem como objetivo discutir os objetivos do projeto, os resultados alcançados, feedback sobre qualquer assunto específico e compartilhar atualizações sobre o produto.
Discuta as condições de pagamento
Esclareça as condições de pagamento, incluindo a frequência com que você pagará aos freelancers e sua plataforma de pagamento.
Exemplo: Temos um ciclo de pagamento NET + 30 dias para a equipe freelance. O método de pagamento é PayPal e é para todas as postagens de blog aprovadas que você escreveu.
A última coisa que você quer é ter essas discussões depois que o freelancer que trabalha no seu projeto enviar a fatura.
Use o modelo de escopo de trabalho do ClickUp para especificar todos os detalhes em um repositório centralizado. Isso economizará seu tempo na criação de planilhas ou e-mails longos para compartilhar essas informações.
Ele fornece uma estrutura fácil para definir o escopo, os objetivos e os resultados esperados, além de seções para requisitos legais, marcos e metas do projeto, que podem ser personalizadas de acordo com suas necessidades.
Dica profissional💡: Use um assistente de redação com IA, como o ClickUp Brain, para automatizar a criação de descrições e resumos de projetos.
O ClickUp Brain obtém os detalhes necessários da sua ferramenta de gerenciamento de projetos e preenche o escopo, as datas de entrega, os cronogramas, as metas e os marcos dentro do seu Escopo de Trabalho e outros modelos de SOP para freelancers que você usa.
2. Discuta a comunicação e os check-ins
A comunicação eficaz é fundamental para gerenciar qualquer equipe, mas é ainda mais crucial ao gerenciar freelancers. Você não supervisiona diretamente o trabalho deles; na maioria dos casos, eles podem estar trabalhando remotamente.
E se você não se comunicar de forma eficaz, terá que lidar com:
- Prazos de projetos não cumpridos
- Mal-entendidos
- Alteração do escopo
- Questões de motivação
Para evitar essas situações, certifique-se de discutir os seguintes aspectos de comunicação com seu freelancer:
Modo de comunicação preferencial
Discuta com seu freelancer a ferramenta de comunicação que sua empresa usa: Slack, Zoom e quaisquer outras ferramentas de colaboração online nas quais eles devem estar disponíveis para responder prontamente.
Frequência das reuniões
Combine com frequência você entrará em contato. Você quer check-ins semanais ou atualizações quinzenais?
Escolha uma frequência que mantenha todos alinhados sem sobrecarregar a agenda de ninguém, para que você possa resolver quaisquer problemas antes que eles se agravem.
Lidando com mudanças
Discuta como você abordaria as mudanças no trabalho deles. Seja por meio de comentários em um Google Doc ou mensagens em uma ferramenta de colaboração de projetos, garanta um processo claro.
O ideal é ter uma única ferramenta de comunicação eficaz para reuniões de equipe, gerenciamento de mudanças e comunicação assíncrona, incluindo mensagens diretas.
É aí que o ClickUp para freelancers atua como uma ferramenta de gerenciamento de projetos com linhas de comunicação eficazes para centralizar sua agenda e comunicação com os muitos freelancers com quem você trabalha.
A visualização de bate-papo do ClickUp permite que você gerencie com eficiência as comunicações com seus talentos freelancers para que nada passe despercebido. Envie mensagens diretas, atribua tarefas, compartilhe atualizações ao adicionar ou editar tarefas e compartilhe materiais como links, anexos e vídeos para apoiar os freelancers.
Para cada tarefa atribuída no ClickUp, você também pode adicionar comentários para mencionar atualizações ou notas especiais.
Dica profissional💡: No ClickUp, os freelancers podem destacar o texto para adicionar uma resposta a partes específicas dos seus comentários usando a opção “Citar”, reduzindo o risco de confusão, mesmo que você tenha adicionado vários pontos.
Mas e se você precisar dar instruções complexas e detalhadas?
Ignore o texto e use o ClickUp Clips para criar e compartilhar gravações de tela, fornecendo orientações visuais claras para evitar mal-entendidos e garantir que seus freelancers entendam cada tarefa.
Você também pode incorporar esses clipes em qualquer tarefa ou compartilhar um link público para que os freelancers possam acessá-los facilmente.
3. Estabeleça um sistema de integração eficaz
Quais são os sinais clássicos de um sistema de integração ineficaz?
Seus freelancers se sentem perdidos, sem saber o que fazer a seguir. Eles têm dificuldade em descobrir as coisas de forma independente e repetidamente fazem as mesmas perguntas.
Na pior das hipóteses, eles terão dificuldade para entregar um trabalho de qualidade.
Este não é o melhor cenário quando você contrata os freelancers certos como um investimento de longo prazo no sucesso da sua empresa.
Aqui está o que você deve incluir nos seus documentos de integração:
- Políticas da empresa: apresente sua cultura e seus valores de trabalho e equipe e inclua acordos de confidencialidade e contratos, se necessário.
- Materiais de treinamento: forneça guias de estilo, melhores práticas e conhecimento específico do setor para garantir consistência e qualidade.
- Acesso a ferramentas especiais: Equipe os freelancers com acesso a softwares ou ferramentas especializadas necessárias para o trabalho, como softwares de design gráfico, ferramentas de gerenciamento de projetos ou plataformas de comunicação.
Para otimizar o processo de integração, você pode utilizar estruturas prontas.
Por exemplo, o modelo de integração de novos funcionários do ClickUp permite criar listas de verificação detalhadas, agendar sessões de treinamento com colegas de trabalho, atribuir prazos e acompanhar o andamento do projeto com status personalizados, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
Leia mais: Aqui estão as 10 melhores dicas comprovadas para freelancers para economizar tempo em tarefas administrativas desgastantes
4. Use ferramentas de gerenciamento de projetos para freelancers
Gerenciar vários freelancers em diferentes equipes pode tornar difícil acompanhar as várias atualizações e prazos, levando à confusão e desorganização.
O software de gerenciamento de projetos para freelancers pode ajudá-lo a programar tarefas, acompanhar o progresso, visualizar dependências e gargalos e garantir uma operação tranquila.
Veja como o software de gerenciamento de projetos ClickUp prepara você para o sucesso:
- Quadros brancos para brainstorming: os quadros brancos do ClickUp são sua tela digital, ajudando seus funcionários regulares a colaborar e fazer brainstorming com a equipe freelance e converter ideias em tarefas acionáveis, mesmo quando todos trabalham remotamente.
- Documentos para edição colaborativa: O ClickUp Docs é uma fonte única de informações para listar todos os detalhes do projeto — metas, diretrizes, propostas de projeto, marcos, etc. A edição colaborativa permite que vários membros da equipe do projeto façam alterações, adicionem comentários e atribuam tarefas a esses documentos. Você também pode adicionar acesso baseado em função como documentos somente para visualização.
- Painéis para acompanhar o progresso: como gerente de projetos ou líder de equipe, os painéis do ClickUp permitem adicionar KPIs, acompanhar e visualizar o progresso e obter visibilidade em tempo real das oportunidades e obstáculos.
- Organização de tarefas: use o ClickUp Tasks para dividir projetos complexos em tarefas menores, definir prazos e ajudar os freelancers a priorizar o trabalho de maneira eficaz.
- Tenha uma visão geral do que o freelancer está trabalhando: com a visualização do quadro Kanban do ClickUp, veja rapidamente no que cada freelancer está trabalhando, em que estágio estão suas tarefas e o que ainda precisa ser feito.
Se as prioridades mudarem, você pode mover tarefas pelos fluxos de trabalho usando o recurso de arrastar e soltar, permitindo atualizações e reorganizações rápidas.
5. Gerencie o tempo de forma eficaz com rastreadores
O software de controle de tempo freelance permite que você gerencie horas faturáveis e planilhas de horas trabalhadas, além de controlar o tempo de entrada e saída em um local centralizado.
O recurso de acompanhamento do tempo do projeto do ClickUp ajuda seus freelancers a acompanhar suas horas. Use o rastreador de tempo global integrado para iniciar e parar o tempo de qualquer lugar, adicionar notas e rótulos às entradas de tempo e obter um resumo do tempo total que eles gastaram em suas tarefas.
Mesmo que vários freelancers, como redatores e editores, trabalhem na mesma tarefa, eles podem controlar seu tempo individualmente. No final, você pode verificar os registros de tempo individuais e compará-los com o tempo estimado no início do projeto.
Se houver algum contratempo ou atraso, os freelancers podem atualizar as datas de entrega na tarefa principal. Todos os membros da equipe designados para essas tarefas receberão automaticamente uma notificação para que possam ajustar seus cronogramas de acordo.
Os relatórios detalhados de controle de tempo do ClickUp garantem que todos os aspectos do seu projeto permaneçam dentro do prazo e que os prazos sejam cumpridos com eficiência.
Leia mais: As 9 melhores ferramentas de software de gestão de pessoas em 2024
6. Ofereça e receba feedback regularmente
Não importa o quão talentosos sejam seus freelancers, eles precisam de sua orientação e feedback para atender às suas expectativas.
Você deve fornecer feedback regularmente para evitar revisões intermináveis e frustração. Algumas das melhores práticas para compartilhar feedback construtivo são:
Seja específico
Identifique o que eles fizeram bem ou o que precisa ser melhorado.
Exemplo: A seção sobre os recursos do produto poderia ter mais detalhes. Você poderia explicar melhor como cada recurso beneficia o usuário?
Oportuno
Não espere até que seus freelancers tenham parado de trabalhar no projeto para dizer o que você pensa. Dê feedback desde o início para que eles possam fazer alterações de forma rápida e fácil.
Exemplo: Acabei de revisar o rascunho do seu artigo. Vamos fazer uma ligação rápida para discutir meu feedback enquanto ainda está fresco na minha mente.
Ação prática
Sugira como eles podem melhorar ou desenvolver seu trabalho.
Exemplo: para melhorar a legibilidade, use parágrafos mais curtos. Use subtítulos e marcadores para tornar seu conteúdo mais fácil de ler.
Equilibrado
Aprecie-os pelo que fizeram bem e indique áreas em que podem melhorar.
Exemplo: Sua pesquisa e seus dados foram impressionantes e adicionaram credibilidade ao seu artigo. No entanto, a conclusão ficou um pouco fraca. Ela foi um pouco genérica; precisamos reescrevê-la para que resuma os principais pontos do post.
Dê feedback construtivo à sua equipe freelance, mas lembre-se de pedir a opinião deles regularmente.
Pergunte a eles sobre os problemas que enfrentam durante o trabalho.
Uma maneira fácil de obter insights de seus freelancers é usar o modelo de feedback de funcionários do ClickUp. Esse modelo permite que você colete feedback detalhado sobre o trabalho com você, como clareza de funções e oportunidades de desenvolvimento.
Esse ciclo de feedback pode ajudá-lo a identificar como melhorar os processos e oferecer um melhor suporte aos seus freelancers.
Dica profissional💡: Configure o ClickUp Automations para enviar automaticamente e-mails com pesquisas de feedback aos seus freelancers a cada trimestre.
Você pode usar o Formulário de Visualização do ClickUp para coletar feedback de sua equipe freelance. Isso garante uma coleta consistente de feedback e ajuda a identificar e resolver problemas rapidamente.
7. Convide freelancers para atividades de formação de equipes
Embora os freelancers sejam uma extensão da sua equipe, eles provavelmente se sentirão desconectados do espírito de camaradagem, pois suas interações com ela são limitadas.
O resultado?
Isso pode afetar o senso de pertencimento e a motivação deles. Convidá-los para eventos de integração da equipe ajuda-os a se integrarem e a se sentirem valorizados.
Para seus funcionários, isso reforça que os freelancers são colegas de equipe essenciais. Quando participam juntos de atividades de integração, eles criam rapport e fortalecem seus laços.
Aqui estão alguns exemplos de atividades de formação de equipes virtuais que você pode experimentar:
Salas de fuga virtuais
Para uma atividade de sala de fuga virtual, todos participam do mesmo jogo de sala de fuga online. Eles devem se comunicar e colaborar para encontrar pistas e resolver quebra-cabeças antes que o tempo acabe para “escapar”.
Este jogo divertido é ótimo para equipes remotas com freelancers, pois incentiva o trabalho em equipe em direção a um objetivo comum.
Noite de perguntas e respostas
Escolha perguntas triviais sobre filmes populares, programas de TV, música e outros tópicos divertidos. Tenha uma mistura de freelancers e membros internos em cada equipe.
Todos podem socializar em um ambiente descontraído e sem pressão, já que se trata apenas de um jogo casual e divertido de perguntas e respostas.
Planeje essas atividades usando o modelo Team Docs do ClickUp. Esse modelo personalizável permite listar perguntas para quebrar o gelo, definir regras para várias atividades virtuais e organizar todos os detalhes em um único espaço.
Mantenha o modelo Team Docs no ClickUp à mão durante suas atividades virtuais. Ele permite que você veja os cargos, a experiência e as informações de contato de todos.
Como se trata de um documento colaborativo, toda a sua equipe, incluindo os freelancers, pode contribuir com ideias e feedback. Essa centralização promove um processo de planejamento mais inclusivo e organizado, garantindo que todos se sintam envolvidos na experiência de integração remota.
Use o ClickUp para impulsionar sua equipe freelance
Lembre-se de que todo freelancer de sucesso deseja entregar um trabalho de qualidade, e você é responsável por prepará-los para o sucesso.
Comece definindo claramente as expectativas e fornecendo orientações detalhadas. À medida que o projeto avança, forneça feedback regularmente. A comunicação aberta ajudará os freelancers a entender onde precisam fazer alterações.
A plataforma de gerenciamento de projetos da ClickUp combina todos os recursos de que você precisa para gerenciar os membros da sua equipe freelance, incluindo controle de tempo, comunicação da equipe e recursos de gerenciamento de projetos em uma única plataforma.
Acompanhe as horas de trabalho em relação ao orçamento do projeto, atribua tarefas, defina e acompanhe o prazo do projeto, crie descrições de projetos com tecnologia de IA, compartilhe arquivos importantes e comunique-se com a ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp.
Você não precisa mais lidar com vários aplicativos para gerenciar sua equipe freelance e trabalhadores independentes. A resposta para como gerenciar freelancers começa com a inscrição no ClickUp e a avaliação de seus recursos gratuitos.