Os processos de negócios que funcionavam quando você tinha menos membros na equipe ou antes de atingir a escala atual podem agora estar desatualizados, ineficientes e ineficazes.
A gestão de processos de negócios (BPM) ajuda a analisar e otimizar os seus processos atuais por meio de práticas comprovadas de melhoria de processos. Isso pode significar melhorias nos processos de negócios, como automatizar trabalhos repetitivos, remover gargalos, corrigir processos ineficientes ou redefinir metas em torno dos resultados de negócios.
Vamos ver alguns exemplos e melhores práticas de gerenciamento de processos de negócios que melhoram a eficiência e a redução de custos e ajudam na transformação digital.
O que é gerenciamento de processos de negócios?
A gestão de processos de negócios, ou BPM, é uma abordagem na qual as organizações avaliam, modelam e redesenham seus processos de negócios para impulsionar a máxima eficiência e o crescimento da receita.
Um processo de negócios é uma série de tarefas ou atividades que sua empresa realiza coordenando pessoas, sistemas e informações para produzir resultados comerciais que apoiam sua estratégia de negócios ou atingem objetivos específicos.
O BPM alinha os investimentos em TI da empresa à estratégia de negócios e ajuda a padronizar as operações, melhorar a agilidade, aumentar a eficiência do fluxo de trabalho e melhorar a conformidade.
Qual é a diferença entre gerenciamento de processos de negócios e processos de negócios?
Um processo de negócios envolve diferentes tarefas, atividades e fluxos de trabalho que permitem às organizações atingir seus objetivos. Ele impulsiona as atividades diárias de uma empresa, incluindo suporte ao cliente, fabricação, compras, gestão financeira, etc.
A gestão de processos de negócios otimiza esses processos para torná-los mais eficientes. Ela ajuda a gerenciar tanto o lado estratégico quanto o operacional dos seus processos de negócios.
Entendendo a gestão de processos de negócios em detalhes
Em que a gestão de processos de negócios difere da gestão de projetos e tarefas?
A gestão de tarefas concentra-se em organizar, atribuir, priorizar e acompanhar tarefas e atividades para garantir que sejam concluídas dentro do prazo. Você monitora as tarefas diárias que contribuem para projetos ou processos maiores.
A gestão de projetos supervisiona todas as atividades de um projeto, do início ao fim. Isso inclui definir o escopo do projeto, atribuir tarefas, criar cronogramas, acompanhar o progresso e alocar recursos.
Leia mais: Gerenciamento de projetos x gerenciamento de tarefas
O BPM otimiza diferentes processos e operações de negócios para ajudar as organizações a atingir objetivos maiores, como gestão de relacionamento com o cliente, compras, integração de funcionários, gestão da cadeia de suprimentos e atendimento de pedidos.
| Visão geral | Gerenciamento de tarefas | Gerenciamento de projetos | Gerenciamento de processos de negócios BPM |
| O que é | Envolve a conclusão de tarefas independentes e individuais | Envolve eventos que têm uma data de início e uma data de término | Lida com estratégias contínuas e processos existentes |
| Foco | Gerenciando a carga de trabalho da sua equipe | Supervisiona eventos singulares conforme necessário | Maximiza a eficiência dos processos de negócios do dia a dia |
| Objetivo | Gerenciamento de equipes | Transparência | Eficiência |
Benefícios da gestão de processos de negócios:
- Maior eficiência: a otimização dos processos minimiza os custos operacionais, melhora a produtividade dos funcionários e elimina redundâncias, economizando tempo e esforço
- Melhor tomada de decisões: O software de gerenciamento de processos de negócios oferece às partes interessadas informações valiosas sobre a eficiência operacional de processos de negócios específicos. Ele ajuda a otimizar os processos em toda a empresa por meio da reengenharia de processos de negócios com análises e relatórios para tomar decisões informadas
- Maior agilidade: um processo adaptável e escalável pode resistir a condições de marketing em constante mudança, demandas flutuantes dos clientes e concorrência
- Melhor experiência do cliente: Ofereça valor de forma consistente aos clientes, melhorando o desempenho dos processos e automatizando os fluxos de trabalho de todos os departamentos
- Melhor conformidade: Realize auditorias regulares dos processos para verificar a conformidade regulamentar. Alinhar os processos de negócios com os padrões de conformidade do setor e as políticas internas ajuda a mitigar riscos, manter a segurança e evitar penalidades
- Redução de custos: Uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios ajuda a automatizar tarefas repetitivas e identificar processos que podem ser melhorados, reduzindo o desperdício e otimizando os processos de negócios para economizar custos de mão de obra e materiais
Tipos de gerenciamento de processos de negócios
1. BPM centrado no ser humano
O BPM centrado no ser humano gira em torno do envolvimento humano, normalmente para tarefas que exigem aprovações.
Um exemplo disso seria revisar dados e criar documentos como relatórios, propostas e contratos com fornecedores.
Você pode usar o BPM para automatizar funções de suporte, como atribuições de tarefas e notificações às partes interessadas.
2. BPM centrado na integração
Esse tipo de gerenciamento de processos de negócios não requer muito envolvimento humano para a melhoria contínua.
Os processos de negócios centrados na integração dependem de APIs e sistemas que integram dados entre diferentes aplicativos, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou gerenciamento de projetos.
3. BPM centrado em documentos
Esse tipo de BPM concentra-se em documentos específicos, como propostas ou contratos.
Centraliza e padroniza todos os processos, desde a criação de documentos até a aprovação e o arquivamento.
Por exemplo, quando uma empresa compra um produto, o contrato precisa passar por diferentes departamentos e várias rodadas de aprovação para que haja um acordo entre o cliente e o fornecedor.
Dez exemplos de gerenciamento de processos de negócios
Vamos ver alguns exemplos de gerenciamento de processos de negócios com os quais você pode se identificar antes de colocá-los em prática.
1. Integração de clientes
Veja como você pode implementar o ciclo de vida do BPM para otimizar os fluxos de trabalho no processo de integração de clientes.
Exemplo: Um banco deseja otimizar seu processo de integração de clientes para aumentar a eficiência, minimizar erros e melhorar a experiência geral do cliente.
Comece criando um mapa de processos das diferentes etapas envolvidas na integração. Isso inclui solicitação de conta, verificação de identidade e configuração da conta.
Em seguida, considere quais processos você pode automatizar usando tecnologias de BPM.
Por exemplo, os pedidos de contas online podem ser integrados com sistemas de CRM bancário para capturar informações dos clientes e iniciar automaticamente o processo de verificação de identidade.
Um sistema centralizado de gerenciamento de processos de negócios pode armazenar digitalmente os documentos dos clientes, facilitando o acesso e reduzindo a papelada. O BPM padroniza esses processos e garante transferências tranquilas entre os diferentes departamentos envolvidos no processo de integração.
Resultado: Integração mais rápida dos clientes, em conformidade com as regulamentações necessárias.
Leia mais: Aqui estão nossos 10 modelos de fluxo de trabalho favoritos para praticamente qualquer equipe e processo
2. Integração de funcionários
Integração de funcionários O BPM ajuda você a integrar seus novos funcionários com eficiência. O BPM simplifica tudo, desde a papelada até a integração na sua organização.
Configure gatilhos e atribua tarefas usando ferramentas de automação de fluxo de trabalho ou uma plataforma de BPM para garantir transferências tranquilas entre departamentos.
Por exemplo, assim que o RH recebe os formulários e a documentação preenchidos por um funcionário, o sistema atribui automaticamente tarefas ao departamento de TI para ajudar a configurar o computador e o acesso ao sistema do funcionário.
Resultado: Integração mais rápida com o mínimo de esforço manual, melhorando os processos de integração de RH.
3. Gerenciamento de conformidade
Você pode padronizar os processos relacionados à conformidade em toda a sua organização para garantir a conformidade com as regulamentações do setor e as políticas internas.
As ferramentas de automação de processos ajudam a mapear atividades de conformidade e automatizar verificações de conformidade, fluxos de trabalho de aprovação e validação de dados.
Exemplo: Uma empresa farmacêutica deve cumprir as regulamentações governamentais e de saúde relativas à produção e distribuição de medicamentos.
Nesse caso, sempre que uma nova regulamentação é divulgada, o software de BPM aciona imediatamente um processo de avaliação para avaliar os processos de conformidade atuais da empresa. O sistema atribui automaticamente diferentes tarefas aos departamentos relevantes envolvidos no processo de gestão de conformidade.
Após a conclusão da avaliação, as conclusões são consolidadas em um relatório e é criado um fluxo de trabalho para implementar as alterações necessárias, bem como para revisá-las e aprová-las.
Isso permite que você tenha uma visão geral completa dos seus processos de conformidade para garantir que todas as etapas sejam seguidas. O sistema envia alertas sempre que uma tarefa está atrasada ou quando há uma lacuna de conformidade. Ele também mantém uma trilha de auditoria para acompanhar todas as tarefas e atividades relacionadas à conformidade.
Resultado: Sua empresa permanece em conformidade, com menos esforço necessário.
Leia mais: Os 10 melhores softwares de documentação de processos de negócios
4. Gerenciamento do ciclo de vida do produto
A gestão de processos de negócios ajuda você a gerenciar sistematicamente tudo, desde a concepção até o design, o desenvolvimento e a distribuição de um produto.
Exemplo: Uma empresa de software está desenvolvendo um novo software de CRM para pequenas e médias empresas.
Implemente o BPM para otimizar o processo de coleta e gerenciamento de informações importantes, como requisitos do usuário e especificações do produto. Isso permite que gerentes de produto e desenvolvedores acessem informações críticas com facilidade durante o desenvolvimento do produto.
As ferramentas de BPM também podem ajudar a coordenar o processo de implantação e gerenciar a comunicação com o cliente e o suporte por tickets.
Resultado: Reduz o tempo de lançamento de software no mercado e garante que o produto esteja mais alinhado às necessidades e expectativas dos clientes.
5. Gerenciamento de projetos
O BPM pode ser usado para otimizar processos, desde o início até a conclusão de um projeto.
Exemplo: Uma agência de marketing que implementou o BPM para melhorar a gestão de projetos.
O BPM pode ajudar a padronizar o planejamento de campanhas e a comunicação com os clientes, automatizar a atribuição de tarefas, gerenciar dados com documentação relevante e alocar recursos de maneira eficaz. Ele também pode oferecer às partes interessadas uma visão completa do andamento das diferentes atividades de lançamento de campanhas.
Resultado: Fluxos de trabalho de projetos otimizados, maior colaboração e melhor qualidade dos resultados dos projetos.
6. Gerenciamento de contratos
A automação de processos na gestão de contratos permite que as equipes criem e gerenciem contratos com mais rapidez,
Exemplo: Um escritório de advocacia usa a automação de processos de negócios para gerar e gerenciar contratos. Esses contratos são então encaminhados por meio de um fluxo de trabalho de aprovação com vários aprovadores. Quando um aprovador assina um documento, ele é automaticamente enviado ao aprovador designado na próxima etapa até ser aprovado por todas as partes interessadas relevantes.
Como os contratos têm prazo determinado, você pode configurar lembretes automáticos para enviar notificações de renovação a todos os envolvidos no contrato.
Resultado: Processamento e renovações de contratos mais rápidos.
7. Gerenciamento de riscos
Um dos melhores exemplos de gerenciamento de processos de negócios é o BPM, que avalia os processos de avaliação de riscos.
Exemplo: Uma instituição financeira implementa um software de automação de processos para gerenciar os riscos associados à aprovação de empréstimos.
O sistema simplifica o processo de aprovação de empréstimos, analisando dados do cliente, pontuação de crédito e informações financeiras anteriores para determinar se o tomador do empréstimo representa um risco de crédito. Se a análise indicar que o cliente é de alto risco, a solicitação é encaminhada para outra equipe para análise mais aprofundada.
As aplicações de baixo risco são processadas imediatamente, sem atrasos. Isso ajuda a instituição financeira a conceder empréstimos sem arriscar seus ativos.
Resultado: Reduz erros e ajuda na mitigação de riscos.
8. Aquisição e compras
A gestão de processos de negócios em aquisições e compras simplifica a seleção de fornecedores, a entrega de mercadorias e o processamento de faturas.
Exemplo: A gestão de processos de negócios ajuda uma empresa de manufatura a automatizar a criação de solicitações de compra.
Quando o estoque de um determinado produto atinge um limite pré-definido, o software de BPM aciona imediatamente uma solicitação de compra. A solicitação passa por um fluxo de trabalho de aprovação e é avaliada em relação ao orçamento, disponibilidade do item e fatores de qualificação do fornecedor.
Assim que a solicitação recebe a aprovação final, um pedido de compra é criado e enviado eletronicamente ao fornecedor. O sistema BPM rastreia o status do pedido de compra e gerencia as comunicações até que o produto em questão seja reabastecido.
Resultado: Processo de aquisição eficiente e em conformidade.
9. Gerenciamento de fornecedores
Você pode criar processos para automatizar a integração de fornecedores e o gerenciamento de contratos.
Exemplo: Um fabricante de peças automotivas deseja melhorar a gestão de fornecedores.
É necessária tecnologia de BPM com aprendizado de máquina para coletar e avaliar informações dos fornecedores. O algoritmo classifica cada fornecedor com base em fatores como conformidade, qualificações e histórico de desempenho.
Essas classificações são então consolidadas em relatórios e enviadas às partes interessadas relevantes, que podem decidir com qual fornecedor prosseguir.
Depois que o fornecedor é definido, os sistemas de BPM também podem ser usados para gerenciar contratos, renovações e conformidades. Dessa forma, você pode automatizar tarefas manuais, como a seleção de fornecedores, e obter visibilidade do status das relações com os fornecedores, contratos, conformidade e pagamentos.
Resultado: Melhoria nas relações com os fornecedores.
10. Logística
A gestão de processos de negócios em logística pode otimizar a gestão de armazéns e o transporte.
Exemplo: Uma empresa global de transporte utiliza ferramentas de BPM para melhorar a eficiência das suas operações logísticas.
Sempre que um cliente faz um pedido, o sistema BPM aciona imediatamente uma solicitação de envio. A solicitação é então atribuída à transportadora mais adequada com base em fatores como prazos de entrega, rotas de envio, custos e disponibilidade de veículos.
Quando o pedido está a caminho, o sistema rastreia a localização da remessa e envia atualizações de status ao cliente para que ele saiba onde está seu pedido e quando ele deve ser entregue.
Se houver algum obstáculo, a transportadora recebe imediatamente uma notificação, permitindo que tome medidas corretivas de imediato.
Resultado: Melhoria nos prazos de entrega e aumento da satisfação do cliente.
Melhores práticas de gerenciamento de processos de negócios
O software de gerenciamento de projetos da ClickUp possui muitos recursos versáteis para ajudá-lo a criar seus fluxos de trabalho e construir um sistema de gerenciamento de processos de negócios que funcione para você.
Vejamos alguns exemplos de gerenciamento de processos de negócios com o ClickUp. A plataforma pode ajudá-lo a melhorar seu BPM com fluxos de trabalho automatizados, colaboração em equipe, relatórios em tempo real, modelos de mapeamento de processos, um assistente de IA integrado e formulários de coleta de feedback.
1. Projeto
A melhor maneira de projetar uma estratégia de BPM para sua organização dependerá dos seus processos e dos objetivos estratégicos da sua organização.
Uma análise SWOT ajudará você a entender o que precisa mudar nos processos de negócios existentes, identificar possíveis gargalos e as novas melhorias necessárias nos processos.
Além disso, obtenha opiniões das partes interessadas sobre as operações diárias e os novos processos de negócios que você planeja implementar.
Os recursos colaborativos do Docs, incluindo edição em tempo real, adição de comentários e atribuição de tarefas, além de formatação avançada, facilitam a participação das partes interessadas e dos membros da sua equipe nas discussões sobre gerenciamento de processos de negócios.
Você pode usar o Docs para criar SOPs, que são um repositório centralizado de todas as informações relacionadas aos processos para funcionários atuais e futuros.
2. Modelagem
Use mapas de processos na fase de modelagem para visualizar os processos de negócios propostos, incluindo uma visão geral das várias tarefas, atividades, fluxos e eventos que contribuirão para o processo em que você está trabalhando.
Crie modelos de processos usando uma ferramenta de BPM ou um software de gerenciamento de fluxo de trabalho para analisar o fluxo de atividades, pontos de decisão e dependências. Isso divide processos complexos e etapas envolvidas na automação de processos, agregando valor e removendo atividades ineficientes.
Aqui, o modelo de mapeamento de processos do ClickUp ajuda você a avaliar os processos que precisam ser melhorados, reunir insights sobre os gargalos e visualizar os processos de ponta a ponta.
O modelo fornece todas as ferramentas necessárias para:
- Avalie como os processos podem ser melhorados
- Obtenha insights sobre gargalos ou pontos fracos em seu sistema
- Visualize processos de forma rápida e fácil, do início ao fim
Analistas de negócios e gerentes de projeto adoram usar este modelo, pois ele simplifica processos complexos em diagramas fáceis de seguir e mostra as relações entre as diferentes etapas de um processo.
3. Executando
Esta fase visa envolver a automação para reduzir tarefas repetitivas e erros manuais.
O ClickUp Automations oferece suporte ao gerenciamento de processos de negócios, automatizando a criação, atribuição e atualização do status das tarefas. Ele pode alterar automaticamente o status das tarefas à medida que elas passam pelas diferentes etapas do seu fluxo de trabalho de BPM.
Você pode configurar a automação para atualizar o status de uma tarefa de "Em andamento" para "Concluída" quando todas as ações necessárias forem concluídas.
As integrações do ClickUp com mais de 1000 aplicativos garantem um fluxo de dados sem erros entre o software de BPM e sua pilha de tecnologia.
4. Monitoramento
Monitorar regularmente o desempenho dos seus processos de negócios é importante para identificar gargalos e tomar medidas corretivas em tempo real. Isso pode ajudar a garantir que os processos não se desviem dos resultados esperados.
Para monitorar o desempenho dos seus processos de negócios, identificar gargalos e tomar medidas corretivas, você precisa de painéis em tempo real que visualizem o andamento das diferentes tarefas.
Os painéis do ClickUp ajudam você a fazer isso com dados em tempo real sobre o modelo de processo de negócios e seu desempenho. Obtenha uma visão geral e detalhada das suas operações e processos.
Lembre-se de definir métricas e indicadores de desempenho essenciais para acompanhar a eficiência operacional das melhorias nos seus processos de negócios. Você pode acompanhar métricas como rendimento, custo por processo, NPS e métricas de conformidade para ajudar a acompanhar o desempenho dos processos de negócios.
5. Otimização
Organize reuniões regulares com as partes interessadas e os membros da equipe para atualizar todos sobre o status dos diferentes processos no fluxo de trabalho. Você pode analisar os dados de desempenho e obter feedback das partes interessadas para melhorar seu fluxo de trabalho de BPM. Isso ajuda na melhoria dos processos.
A Visualização de formulários do Clickup coleta feedback de todos em um formato padronizado para ajudar você a otimizar o processo de negócios, especialmente para tarefas que precisam de melhoria contínua, como suporte ao cliente e desenvolvimento de produtos.
Dica profissional💡: Peça ajuda ao ClickUp Brain para analisar o feedback recebido e criar itens de ação.
Continue fazendo alterações iterativas em seu BPM com base nas mudanças nas necessidades organizacionais, no feedback das partes interessadas e dos clientes e na análise de dados para garantir sua eficácia.
Gerenciamento de processos de negócios: tendências futuras
Plataformas com pouco ou nenhum código
Seja você um analista de negócios ou um gerente de projetos, as ferramentas de baixo código e sem código para gerenciamento de processos de negócios permitem que você projete a automação de processos sem depender da sua equipe de tecnologia, acelere os ciclos de desenvolvimento e responda mais rapidamente às mudanças nas condições do mercado.
IA e ML
Quando integrada ao BPM, a inteligência artificial automatiza tarefas como a criação de documentação e fluxos de trabalho de processos. O aprendizado de máquina analisa grandes conjuntos de dados para fornecer insights para otimizar processos novos e existentes.
Foco no cliente
O BPM centrado no cliente mantém as necessidades do cliente no centro e se concentra em melhorar a experiência do cliente. Processos como mapeamento da jornada do cliente, pesquisas com clientes, coleta de feedback e personalização continuarão sendo vitais para a implementação de processos de negócios eficazes.
Leia também: Modelos de melhoria de processos
A importância e as implicações do BPM para os negócios modernos
Os exemplos de BPM mencionados acima mostram como ele vai além de melhorar o desempenho dos processos e torna sua empresa ágil e responsiva às condições do mercado e às expectativas dos clientes.
Onde quer que você planeje implementar a automação de processos de negócios — vendas, gestão de fornecedores, integração de clientes ou logística —, ela terá um impacto substancial nos seus negócios, no seu sucesso e na sua competitividade.
O ClickUp é um software de gerenciamento de processos de negócios fácil de usar para iniciantes, que ajuda você a criar processos de negócios complexos de maneira rápida e fácil.
Se você é novo em uma plataforma de BPM, recomendamos que se inscreva gratuitamente no ClickUp e experimente.
Perguntas frequentes (FAQ)
1. Quais são os exemplos de gerenciamento de processos de negócios?
A gestão de processos de negócios abrange diferentes setores e departamentos. Aqui estão alguns dos exemplos mais populares de BPM:
O BPM pode simplificar a integração de clientes para bancos, automatizar o processamento de pedidos, o faturamento e o gerenciamento de estoque para empresas de comércio eletrônico e automatizar processos como a captura e validação de informações de funcionários durante a integração de novos funcionários.