É aquela época do ano novamente. Você pode sentir o cheiro do medo no ar... Não, não é o Halloween, mas algo muito mais assustador. São as avaliações anuais de desempenho. 😅
Embora as intenções por trás das avaliações anuais sejam válidas, vamos encarar os fatos - quase todo mundo as teme. Os gerentes de RH estremecem só de pensar em toda a papelada, enquanto os funcionários se preocupam com cada contratempo que pode tirá-los da chance de serem promovidos. Você não pode deixar de se perguntar se existe uma maneira melhor de abordar a avaliação de desempenho.
A boa notícia é que existe. É o chamado gerenciamento contínuo de desempenho, um método que revolucionou as operações de RH de muitas empresas. Neste artigo, falaremos tudo sobre esse sistema, seus prós e contras e as etapas que você pode seguir para implementá-lo.
O que é o gerenciamento contínuo do desempenho?
O gerenciamento contínuo do desempenho implica revisões regulares e menos formais ao longo do ano em vez de avaliações anuais rigorosas.
O gerenciamento contínuo do desempenho, também conhecido como gerenciamento ágil do desempenho, foi criado em resposta aos desenvolvimentos no cenário empresarial. As mudanças ocorrem constantemente, de modo que as empresas modernas precisam ser rápidas e flexíveis para manter o sucesso. Elas não podem se dar ao luxo de gerenciar o desempenho dos funcionários apenas uma vez por ano. Elas devem criar um processo contínuo no qual invistam em seus funcionários e os capacitem a melhorar continuamente . 💪
Muitas empresas, incluindo gigantes como a Adobe, Inc. e a IBM, adotaram sistemas de gerenciamento de desempenho contínuo. Até mesmo General Electric a General Electric, empresa que popularizou o processo de avaliação anual de desempenho, passou a fazer avaliações de desempenho mais frequentes e informais.
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O processo de gerenciamento de desempenho contínuo: Análise passo a passo
O processo de implementação do gerenciamento contínuo do desempenho consiste em três etapas cruciais:
- Definição de metas
- Realização de check-ins
- Finalização de revisões
Falaremos mais sobre cada um deles nas próximas seções.
Etapa 1: Definição de metas
A primeira etapa do gerenciamento contínuo do desempenho é a definição de metas. Ela deve começar antes mesmo de o funcionário ser contratado. Você deve definir suas expectativas na descrição do cargo. Os candidatos devem entender como o trabalho e o desempenho deles se alinham com as metas organizacionais mais amplas.
Depois que o funcionário for contratado, você deve estabelecer metas e indicadores-chave de desempenho específicos de seu trabalho. Esses indicadores fornecerão uma estrutura para avaliar o desempenho do funcionário. Ao tornar as metas transparentes e envolver o funcionário no processo, você evitará interpretações errôneas e garantirá a responsabilidade.
Você deve preencher o processo de definição de metas definindo o cronograma. É preferível ter entregas menores e prazos mais curtos, pois isso faz com que as metas pareçam mais factíveis. Quando o funcionário conclui uma meta de curto prazo, ele tem a satisfação de marcá-la em sua lista de tarefas, enquanto você vê resultados tangíveis. É uma situação em que todos saem ganhando! 🏆
Você deve revisar as metas e os indicadores-chave de desempenho para acomodar as mudanças nos objetivos comerciais e o progresso do funcionário na vida real.
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Etapa 2: Realização de check-ins
O modelo de gerenciamento de desempenho contínuo implica a realização de check-ins a cada um ou três meses. Essas podem ser sessões individuais com o funcionário, permitindo que você discuta o progresso em direção às metas predefinidas. 🗣️
Os check-ins são discussões informais de desempenho bilateral. Além de feedback e reconhecimento em tempo real, eles oferecem ao funcionário a oportunidade de expressar suas preocupações sobre o próprio desempenho. O gerente pode então orientá-lo sobre como superar os obstáculos e continuar melhorando. Essa abordagem permite que você elimine os possíveis problemas pela raiz e evite que eles prejudiquem ainda mais o progresso.
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Etapa 3: Finalização das revisões
As revisões são avaliações mais formais do desempenho do funcionário e do progresso em direção às metas. Elas tratam dos aspectos técnicos, como treinamento, remuneração e promoções. Como o gerente e o funcionário se comunicaram abertamente durante os check-ins, a avaliação de desempenho serve principalmente como uma recapitulação mais formal da avaliação final.
No final do ciclo de avaliação, você deve tirar conclusões, documentar o desempenho do funcionário e elogiar suas realizações. Se ele tiver atingido suas metas, você deve definir novas metas, iniciando um novo ciclo de gerenciamento de desempenho. 🔁
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Benefícios do gerenciamento contínuo do desempenho
Se você fizer isso corretamente, o gerenciamento contínuo do desempenho pode transformar sua empresa para melhor. Alguns de seus benefícios mais impactantes incluem:
Metas claras, atuais e relevantes
Quando você define metas junto com os funcionários, há menos chances de mal-entendidos. Caso ocorra algum, você poderá resolvê-lo rapidamente durante um de seus check-ins regulares.
Com o passar do tempo, as metas terão de mudar. A reavaliação frequente das metas permite que você se concentre no que é mais importante no momento. Metas bem definidas, atuais e relevantes têm maior probabilidade de serem atingidas. ✅
Avaliação menos estressante e mais precisa
Ao avaliar o desempenho anualmente, você tem de lidar com uma série de dados dos funcionários de uma só vez. Além disso, muita coisa pode mudar em um ano, portanto, boa parte dos dados pode não ser relevante no momento da avaliação. 🙅
O gerenciamento contínuo do desempenho incentiva avaliações mais frequentes. Essa abordagem permite que você se concentre apenas nos dados principais e obtenha insights em tempo real sobre o desempenho dos funcionários. Com a contribuição do funcionário, você pode identificar quaisquer fatores externos que possam ter estado em jogo e completar sua compreensão do desempenho dele.
Retenção e envolvimento dos funcionários
Quando você incentiva os funcionários a participarem da definição de metas e a fornecerem feedback contínuo, eles se sentem vistos e ouvidos. Eles se sentem mais empenhados em atingir essas metas. Esse relacionamento de confiança mútua aumenta a satisfação no trabalho e a fidelidade à empresa.
O gerenciamento contínuo do desempenho contribui para muitos resultados positivos, pois:
- Mostra aos funcionários que você se importa
- Mantém os funcionários engajados durante todo o ano
- Reduz a rotatividade
Não se trata apenas de teoria - há números que comprovam isso. Apenas alguns anos depois de implementar seu sistema de Check-In, a Adobe viu um aumento de 30% de redução nas demissões de funcionários e uma redução de 50% nas saídas involuntárias.
Uma cultura de crescimento
O gerenciamento contínuo do desempenho muda o foco da avaliação para o aprendizado. Embora você deva avaliar o desempenho, o objetivo não é instilar medo sobre suas consequências, mas sim incentivar o desenvolvimento do funcionário. 🌱
É por isso que os funcionários precisam desempenhar um papel ativo no processo de avaliação de desempenho. Você deve dar e receber feedback regularmente.
Aumento de desempenho
Metas claras, feedback e suporte contínuos e motivação dos funcionários podem melhorar o desempenho de cada funcionário, bem como de toda a equipe e da organização. Um aumento no desempenho também leva a melhores resultados financeiros e comerciais.
Embora exija um investimento significativo no início, o gerenciamento contínuo do desempenho poupa tempo e dinheiro no longo prazo. 💸
Vamos voltar ao nosso exemplo da Adobe. Com o sistema antigo, seus gerentes estavam gastando mais de 80.000 horas em avaliações anuais, o que provocou a mudança. A empresa conseguiu compensar a maior parte desse tempo com a implementação do novo processo de avaliação de desempenho. Essa é uma das razões pelas quais a Adobe prevalece como uma das empresas mais lucrativas do mundo empresas de tecnologia hoje.
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Desvantagens do gerenciamento contínuo do desempenho
Embora seja eficaz e lucrativo a longo prazo, o gerenciamento contínuo do desempenho não é uma fórmula mágica. Ele vem com uma lista de preocupações e desvantagens distintas. Leia abaixo sobre as mais importantes.
Problemas de implementação
O gerenciamento contínuo do desempenho exige que você repense e redesenhe muitos dos seus processos de RH. Ele exige um investimento inicial significativo, tanto em termos de tempo quanto de dinheiro. Para que isso aconteça, você precisa contar com a participação de todos, desde a alta gerência até os funcionários. Também não se trata de uma solução única para todos. Você precisa encontrar uma maneira de adaptá-la ao seu caso específico.
Depois de obter a aprovação, o treinamento adequado é imprescindível para garantir a consistência. Se for inconsistente, o novo sistema perderá seu significado e trará mais danos do que benefícios. Considerando o volume de trabalho necessário, a comunicação e a organização contínuas são necessárias para manter o sistema unido. Caso contrário, há o risco de que o trabalho regular seja prejudicado como resultado.
Problemas de manutenção
Mesmo que você implemente o gerenciamento contínuo do desempenho, não há garantia de que ele funcionará para você. Você deve revisar seu sistema com base em tentativa e erro. Isso pode não ser fácil de fazer, considerando o tempo que leva para observar resultados tangíveis.
Se conduzidas de forma aleatória, as avaliações regulares de desempenho irão pressionar tanto os gerentes quanto os funcionários. Os funcionários podem se sentir constantemente sob escrutínio, o que terá o efeito oposto ao pretendido e prejudicará sua autoestima. Os gerentes também precisarão de apoio suficiente, pois têm funções cruciais nesse processo e provavelmente se sentirão sob pressão. 😵
Problemas com dados
Avaliações de desempenho mais regulares também significam mais dados. A menos que você tenha um sistema sólido de gerenciamento de dados, o gerenciamento contínuo do desempenho irá sobrecarregar seus gerentes com trabalho administrativo. Por causa disso, eles podem ter dificuldades para obter insights significativos dos dados ou para acompanhar o ritmo, o que causará atrasos em outras tarefas. ⌛
Como implementar o gerenciamento contínuo do desempenho em 6 etapas
Mudar das avaliações anuais de desempenho para o gerenciamento contínuo de desempenho não é uma tarefa fácil. Dividimos o processo em seis etapas para ajudá-lo a se preparar:
Etapa 1: Obter aprovação
A primeira etapa da implementação do gerenciamento contínuo do desempenho é obter a aprovação da alta gerência. A transição será um processo intensivo em termos de recursos e exigirá a participação de todos, portanto, é fundamental garantir o apoio necessário. ✍️
Ao apresentar esse novo sistema, liste todas as suas vantagens em relação ao antigo. Enfatize como o gerenciamento contínuo do desempenho pode beneficiar a empresa e sua receita.
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Etapa 2: definir OKRs
Depois de receber o sinal verde para o gerenciamento contínuo do desempenho, você deve elaborar os estratégia de operações com as principais partes interessadas. Definir objetivos e principais resultados (OKRs) para que você possa ter todos os participantes na mesma página e acompanhar o progresso. Esses OKRs serão a estrutura na qual você baseará todas as suas decisões futuras.
Depois de concordar com as metas de alto nível, você pode começar a projetar seu sistema de gerenciamento de desempenho. Pense na frequência com que deseja realizar ciclos de avaliação de desempenho e nos critérios que pode usar considerando seu setor específico. Se você quiser usar software de avaliação de desempenho analise suas opções para identificar a melhor opção.
Dica profissional: Não sabe como começar a criar estratégias? Use o Modelo de estrutura OKR do ClickUp para orientar o processo e medir o sucesso de seus esforços de implementação.
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Etapa 3: Planejar, planejar, planejar
Para implementar um sistema complexo, como o gerenciamento de desempenho contínuo, é necessário planejar cada elemento perfeitamente. Você deve dividir o processo em tarefas gerenciáveis e determinar quem se encaixa melhor em cada função. Também é importante definir um cronograma realista, mas econômico para fins de responsabilidade. 📆
Você pode aproveitar ClickUp para planejar a transição. A estrutura hierárquica da plataforma permite que você organize toda a documentação e o trabalho para que tudo fique facilmente acessível. Você também pode alterar as permissões para garantir a confidencialidade dos dados.
Crie tarefas e subtarefas, atribua-as e programe-as com apenas alguns cliques. Com Visualização da carga de trabalho do ClickUp você pode avaliar a capacidade e a disponibilidade de cada participante. A Visualização de Gantt do ClickUp permite visualizar o cronograma do processo de implementação, bem como as dependências entre as tarefas.
O Workload View do ClickUp permite que você conheça a capacidade de cada membro da equipe para que possa atribuir tarefas com eficiência
Em cada visualização de tarefa, você pode adicionar qualquer coisa que o responsável possa achar útil ao trabalhar na tarefa, como
- Uma descrição
- Listas de verificação
- Arquivos
- Comentários
O ClickUp agiliza seu fluxo de trabalho e simplifica o gerenciamento do trabalho colaborativo entre as equipes, reduzindo a necessidade de e-mails e reuniões desnecessárias.
Use a visualização de tarefas do ClickUp para planejar meticulosamente todos os processos de avaliação
Etapa 4: Criar a documentação
A documentação é um elemento-chave para execução de qualquer projeto e muito menos um projeto complicado, como o gerenciamento contínuo do desempenho. Depois de chegar a um acordo sobre todos os detalhes com as partes interessadas, registre todas as informações. Dessa forma, se alguém tiver alguma dúvida ou precisar refrescar seus conhecimentos sobre o processo de gerenciamento de desempenho, poderá consultar a documentação a qualquer momento. 📃
Por exemplo, você pode criar um documento de procedimento operacional padrão (SOP) descrevendo os pontos mais importantes que os gerentes precisam abordar ao realizar check-ins. Você também pode incluir padrões de avaliação para toda a empresa e fornecer instruções sobre como redigir e formatar documentos de avaliação de desempenho.
Você pode fazer tudo isso com Documentos do ClickUp o ClickUp Docs é o editor de rich text da plataforma. Vincule tarefas, adicione cartões e incorpore marcadores em seus documentos. Gerencie permissões e convide as partes interessadas para editar ou fazer comentários.
Crie SOPs envolventes e outros documentos valiosos com o ClickUp Docs
Etapa 5: Informar e treinar
A estratégia de gerenciamento de desempenho contínuo exige muita adaptação por parte dos gerentes. Eles também são essenciais para o sucesso, portanto, você deve elaborar um plano de treinamento abrangente . Treine os gerentes sobre como observar o comportamento, quais ferramentas usar e como atribuir classificações de desempenho com base nas metas predefinidas.
Você também deve informar seus funcionários sobre a mudança que está por vir. Explique por que ela é necessária e o que eles ganharão com isso.
Ofereça suporte aos gerentes e funcionários antes, durante e depois da transição. 👐
Etapa 6: Supervisionar e revisar
À medida que seus gerentes executam o novo sistema de gerenciamento de desempenho, monitore os acontecimentos para garantir o cumprimento dos prazos e das metas.
Você pode usar Exibição da linha do tempo do ClickUp para acompanhar o desempenho de membros individuais da equipe. Se você quiser ter uma visão geral rápida do desempenho de todos, crie um Painel de controle do ClickUp com cartões e relatórios mais relevantes para você.
Veja a posição de cada gerente e funcionário com a visualização da linha do tempo do ClickUp
Também é importante analisar o novo processo e otimize-o à medida que avança. Colete feedback em tempo real dos gerentes e funcionários e faça as alterações necessárias. Você pode usar Formulários ClickUp para coletar informações. A plataforma transformará automaticamente as respostas em tarefas para ajudá-lo a concretizá-las em tempo hábil.
Use o ClickUp Forms para coletar feedback de funcionários e gerentes sobre seu sistema de gerenciamento de desempenho
Superando obstáculos na implementação do gerenciamento contínuo de desempenho
As empresas podem se deparar com muitos obstáculos ao integrar o gerenciamento contínuo do desempenho em seu fluxo de trabalho. 🚧
Leia sobre eles e suas soluções típicas abaixo:
- Implementação inconsistente: Você deve se esforçar para garantir que todos entendam os meandros do novo sistema de avaliação para que possam aplicá-lo de forma independente. Isso pode ser feito com treinamento, documentação e monitoramento completos
- Falha na comunicação: Os gerentes e os funcionários devem saber como se comunicar para que possam compartilhar feedbacks honestos e tirar o máximo proveito de suas conversas. Workshops, cursos eatividades de formação de equipes podem ajudar nesse sentido
- Feedback de baixa qualidade: Às vezes, preconceitos podem se infiltrar no feedback e torná-lo impreciso. Você deve treinar seus gerentes para detectar e evitar isso. Dependendo da natureza do trabalho, o feedback pode acabar sendo muito frequente e frívolo. É importante identificar essas situações e adaptar sua estratégia de acordo com elas
- Desafios tecnológicos: O software pode ser um salva-vidas quando se trata de gerenciamento contínuo do desempenho, ajudando-o a lidar com grandes volumes de dados. No entanto, ele pode ser intimidador para usuários iniciantes. Você deve treinar seus gerentes para usar o software de gerenciamento de desempenho e certificar-se de que ele possa se integrar bem ao seu sistema de gerenciamento de desempenho existentepilha de tecnologia ## Aperfeiçoe seu sistema de gerenciamento de desempenho com o ClickUp
O gerenciamento contínuo do desempenho surge como a alternativa menos estressante e mais eficaz às avaliações anuais de desempenho. Com suas metas colaborativas de curto prazo, check-ins regulares e feedback frequente bilateral, ele promove o crescimento profissional contínuo e aumenta o envolvimento dos funcionários.
Adotar o sistema pode não ser uma tarefa simples, mas o uso de um software de gerenciamento de desempenho contínuo, como o ClickUp, pode ajudá-lo a ficar por dentro de todos os elementos e prepará-lo para o sucesso. Registre-se no ClickUp e use-o para realizar qualquer projeto, seja ele grande ou pequeno. ⛵