Muitos de nós lutamos para atingir nossas metas de produtividade, e parece que o dia termina antes de concluirmos tudo o que está em nossa agenda. Mas podemos superar isso e aumentar nossa produtividade definindo metas e acompanhando o progresso em direção à conclusão delas. Isso nos ajuda a apreciar o progresso que fizemos, mas também fornece uma maneira de nos manter no caminho certo para alcançar o que queremos, em vez de nos perdermos em distrações.
Essa análise detalhada do processo de definição de metas é respaldada por pesquisas sobre como líderes de equipe, CEOs e gerentes de projeto conseguem fazer mais em menos tempo. Por exemplo, examinaremos o que são metas inteligentes (e SMART) e como usá-las. Seguindo os conselhos apresentados a seguir, você poderá progredir de forma consistente em direção às suas metas.
Importância da definição de metas
A definição de metas é uma das melhores maneiras de atingir seus objetivos objetivos do projeto . Se forem bem definidas, as metas fornecem um roteiro realista para o sucesso, eliminando parte do estresse associado à incerteza e permitindo que você gerencie melhor o seu tempo. As metas também proporcionam responsabilidade que pode ajudar a promover melhores hábitos pessoais e de trabalho.
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Tipos de metas
Cada tipo de meta tem uma função para garantir que você cumpra o que se propôs a fazer. Incorpore esses tipos de metas comuns em sua estratégia e você verá rapidamente como eles se complementam e aumentam sua produtividade.
Metas de curto prazo versus metas de longo prazo
As metas de curto prazo precisam ser realizadas imediatamente ou em um futuro próximo. Por exemplo, terminar uma tarefa em um projeto pode ser uma meta de curto prazo.
As metas de longo prazo, ou metas futuras, envolvem um panorama mais amplo. Por exemplo, a conclusão de um projeto específico pode ser uma meta de curto prazo, e você pode usar o aumento da receita do projeto concluído para fazer sua empresa crescer como uma meta de longo prazo. As metas de curto prazo ajudam a alcançar o futuro ideal.
Metas pessoais versus metas profissionais
Uma das maneiras mais fáceis de fracassar na realização de metas é ficar esgotado. Isso acontece quando não há equilíbrio suficiente entre trabalho e vida pessoal. Se você se concentrar demais em uma área de sua vida, a outra será prejudicada.
Quando isso acontece, a produtividade pode cair e a saúde mental pode diminuir. As metas pessoais podem parecer que interfeririam em sua vida profissional, mas, na realidade, elas ajudam a manter sua motivação para as metas de carreira em alta.
Equilibre atividades como metas de liderança com metas mais pessoais para completar seus esforços.
Benefícios da definição de metas
As metas podem ser intimidadoras. Algumas pessoas se perguntam se o estresse de colocar uma meta sobre si mesmas vale a pena. Quando você começar a definir metas e acompanhar seu progresso regularmente, verá que elas o motivam em vez de desmotivá-lo.
Foco e direção
A definição de metas permite que você planeje o seu dia e se responsabilize por esse plano. Metas adequadamente organizadas fornecem um esboço do que você deve fazer.
Essa abordagem facilita a concentração na tarefa atual e evita distrações à medida que você passa de uma tarefa para outra. Melhor ainda, esse tipo de orientação é uma maneira fácil de aumentar a produtividade.
Motivação e comprometimento
À medida que você trabalha com suas metas, você se sentirá bem consigo mesmo sempre que concluir uma delas. Quando uma meta for concluída e a próxima começar, o desejo de ter essa sensação novamente ajudará a fornecer a motivação de que você precisa para se empenhar e trabalhar.
Medir o progresso e o sucesso
Sem definir metas e medir o progresso, é fácil cair na armadilha de sentir que está perdendo tempo. Às vezes, realizamos muitas coisas e não nos damos crédito por isso.
Mas quando você define metas e tenta mantê-las, isso proporciona uma maneira de olhar para trás e ver o que você fez. Muitas vezes, você descobrirá que é mais do que imaginava. Isso pode ajudar a evitar que atitudes negativas acabem com a motivação.
Medindo o progresso e o sucesso na pasta Goals (Metas) do ClickUp
Desafios comuns de definição de metas
Um processo de planejamento inadequado ao definir metas pode prejudicar sua motivação em vez de reforçá-la. Abaixo estão algumas coisas que podem dar errado ao definir metas e como neutralizá-las para obter a sensação positiva que as metas eficazes proporcionam.
Falta de clareza
Se você não considerar cuidadosamente o planejamento de suas metas, poderá criar metas muito amplas. Quando chega a hora de sentar e realizar essa meta, você não tem a direção que uma meta bem planejada proporciona.
Ao definir suas metas, sempre escreva metas que sejam claras e fáceis de entender. Você deve saber exatamente os pontos inicial e final da meta para que possa realizá-la com eficiência.
Expectativas irreais
Ao começar a definir metas, você pode descobrir que não conhece bem sua capacidade. Isso pode resultar na definição de metas que estão muito além do que você pode alcançar no dia. Sem metas realistas, você se verá atrasado em seu cronograma ou correndo o risco de ficar desmotivado ou esgotado.
Sempre defina metas que você possa alcançar no tempo que reservou para si mesmo. Talvez você não saiba sua capacidade imediatamente. Nesses casos, seja cauteloso e estabeleça metas menores para si mesmo.
Má administração do tempo
Mesmo que você consiga se manter na tarefa e trabalhar em suas metas, não conseguirá concluir as coisas importantes. É provável que você tenha muitas metas de importância variável. É melhor gastar seu tempo com as mais importantes primeiro.
Ao priorizar suas metas, você pode garantir que as tarefas importantes sejam sempre concluídas e que você esteja fazendo o melhor uso do seu tempo. Muitas técnicas que discutiremos mais tarde o ajudarão a priorizar suas metas com base na importância delas.
Estratégias e técnicas de definição de metas
Os problemas que discutimos anteriormente não são novos. Eles são desafios que os definidores de metas enfrentam desde que as metas foram estabelecidas. O lado bom disso é que há muitos métodos que você pode usar para combatê-los. Aqui, apresentaremos algumas técnicas de definição de metas que você pode usar para criar metas mais eficazes.
Utilize Modelo de metas SMART do ClickUp para estruturar e otimizar suas estratégias de definição de metas em um sistema gerenciável
1. Defina metas SMART
As Metas SMART é uma técnica de definição de metas criada para garantir que você crie metas que possa alcançar. Metas que ajudarão a mantê-lo motivado, em vez de tirá-lo da motivação. O nome SMART é um acrônimo fácil de lembrar:
SMART: Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante, Temporal
Esses cinco fatores compõem uma meta que maximiza a chance de sucesso. Vamos examinar cada um deles:
- Específica: Uma meta específica não tem ambiguidade. Ao iniciar a meta, você deve saber exatamente o que precisa ser realizado
- Mensurável: Você precisa ser capaz de acompanhar o progresso de sua meta. As metas mensuráveis respondem a perguntas como: Quanto? Quantos? Por quanto tempo?
- Alcançáveis: Já discutimos a importância das metas alcançáveis. Elas evitam que você estabeleça metas muito altas e fracasse
- Relevante: A meta que você definir deve ser relevante para você e para quaisquer temas abrangentes em suas metas
- Com prazo determinado: Ao dar a você um prazo para concluí-las, as metas com prazo determinado o ajudam a manter um senso de urgência e, ao mesmo tempo, a priorizar seu progresso
2. Decida suas prioridades
Anteriormente, discutimos como uma meta pode ser urgente, importante ou ambas. As metas urgentes sempre devem ser concluídas no prazo, portanto, é importante ter uma estrutura para priorizar suas metas. Um método comum é chamado de Eisenhower Matrix (ou Matriz Urgente-Importante).
É uma técnica de definição de metas que define quatro quadrantes, dependendo da urgência ou da importância da meta. O quadrante em que uma meta se enquadra lhe diz como você deve lidar com ela.
A Matriz de Eisenhower
- Urgente e importante: Se uma meta for urgente e importante, ela deve estar na lista de coisas que você deve fazer imediatamente
- Não urgente, mas importante: Metas importantes que não precisam ser concluídas imediatamente devem ser agendadas com base em sua importância
- Urgente, mas não importante: Uma meta considerada urgente, mas não importante, pode precisar ser concluída imediatamente, mas não por você. Delegue a responsabilidade por essas metas
- Não urgente e não importante: Uma meta que não é urgente nem importante deve ser eliminada totalmente de sua lista de tarefas
3. Use sistemas de monitoramento contínuo
As metas funcionam ajudando você a controlar seu tempo e motivando-o a concluí-las. Mas sem monitoramento constante, essa motivação pode não acontecer. Existem vários modelos de definição de metas que podem ajudá-lo a definir e monitorar metas.
Torne-se digital com a definição e o monitoramento de metas
A melhor maneira de monitorar suas metas é por meio de um aplicativo de monitoramento de metas . Com o ClickUp, você tem um aplicativo de acompanhamento de metas com todos os recursos, além de uma plataforma de produtividade completa. Metas do ClickUp permite atribuir e rastrear metas específicas para uma solução abrangente de monitoramento de metas, completa com um scorecard semanal. A divisão de metas grandes em metas menores proporciona flexibilidade que ajuda a mantê-lo no caminho certo. Por exemplo, você pode comemorar vitórias, desenvolver um plano de crescimento quando você quiser mais estrutura ou ficar ciente do progresso que fez.
4. Aplique o método Get Things Done
Às vezes, você tem tantas ideias flutuando em sua cabeça que é difícil saber por onde começar. David Allen desenvolveu a estrutura Getting Things Done (GTD) para ajudar a tirar essas ideias da cabeça e organizá-las. A filosofia central é capturar todas as tarefas e ideias que surgem e organizá-las de forma que seja fácil gerenciá-las. A Modelo GTD pode ajudá-lo a classificar o método.
O modelo Getting Things Done (GTD) ajuda a organizar todas as ideias em um local central
As cinco etapas do GTD
A estrutura do GTD consiste em cinco etapas. Quando você trabalha no processo, acaba com uma lista organizada de projetos que devem ser trabalhados e aqueles que podem ser deixados de lado.
- Capturar: Colete todas as tarefas, ideias, projetos ou outros compromissos e registre-os usando o método de sua escolha
- Esclarecer: Processar o significado de cada item. Decida se vale a pena prosseguir ou não. Se for, decida qual será a próxima etapa e o resultado
- Organize: Coloque todos os itens acionáveis em categorias. A forma de categorizá-los depende de você
- Refletir: Revisar regularmente suas listas para refrescar a memória e manter o foco nas tarefas certas para o momento
- Engajamento: Quando suas tarefas e listas estiverem claras, comece a trabalhar nelas usando seugerenciamento de tarefas software de sua preferência
5. Experimente os objetivos e os principais resultados (OKRs)
Dividir as tarefas em um conjunto de objetivos e resultados-chave está entre as melhores técnicas de definição de metas para toda a organização. Ela ajuda a simplificar metas desafiadoras e fornece uma maneira de rastrear os objetivos estratégicos de uma empresa usando resultados mensuráveis. Há várias Software OKR projetos que podem ajudar as empresas a tirar o máximo proveito dessa estrutura.
Use o modelo OKR do ClickUp para acompanhar e definir objetivos para você e sua equipe
Princípios de OKR
Os OKRs envolvem objetivos, que são metas qualitativas e orientadas para a ação. Eles devem ser claros e fáceis de lembrar. Cada objetivo deve estar alinhado com a visão e a estratégia de sua empresa.
Como as metas devem ser sempre mensuráveis, a segunda metade dos OKRs são os principais resultados. Essas métricas serão usadas para medir o progresso em direção às metas.
Os OKRs devem ultrapassar os limites e são projetados para serem altamente ambiciosos e, ao mesmo tempo, atingíveis. Devido a essa dificuldade extra, uma taxa de sucesso de 60% a 70% geralmente é considerada boa. Se você não atingir sua meta, use seus OKRs para explorar metodologias de aprimoramento de processos para que você possa continuar buscando o resultado desejado.
É também por isso que essas metas são de nível organizacional. Os OKRs funcionam melhor para criar metas de equipe e medir o progresso. Se fossem usados como métricas de desempenho individual, a tentação de simplificá-los para fins de justiça seria muito forte.
6. Lidar com o desvio de escopo por meio da previsão de projetos
Alguns projetos, principalmente de software, têm o hábito de crescer até atingir tamanhos incontroláveis. A equipe tem mais ideias excelentes do que podem ser implementadas no tempo necessário, e tentar fazer isso resulta em prazos perdidos e lançamentos atrasados. Previsão de projetos as ferramentas de previsão de projetos podem ajudar a planejar a duração de um projeto, mas esse problema é melhor abordado no estágio de definição de metas.
O método MoSCoW
Esse método lida com projetos que aumentam de tamanho classificando a importância das tarefas. As tarefas são classificadas em quatro categorias: deve ter, deveria ter, poderia ter ou não terá. Seu nome vem da primeira letra de cada categoria. Veja a seguir o que cada uma significa:
- Deve ter: Essas tarefas são requisitos inegociáveis do projeto. Isso inclui a conformidade com requisitos legais, funcionalidades críticas ou produtos principais
- Deveria ter: Essas tarefas são importantes, mas não críticas. Elas são de alta prioridade e devem ser incluídas, se possível, porque contribuirão muito para o resultado final
- Poderia ter: Esses são os itens menos importantes, mas ainda assim desejáveis, que podem melhorar o projeto, mas podem ser cortados mais facilmente se houver restrições de tempo
- Não terá: Essas tarefas foram consideradas, mas não serão incluídas no produto final. Isso pode significar que elas são boas ideias, mas precisam ser adiadas para uma versão futura
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