As avaliações de desempenho são uma das tarefas mais estressantes dos profissionais de RH, bem como da gerência média e sênior. O problema com qualquer sistema de avaliação de desempenho é que ele se baseia em opiniões subjetivas e pode ser tendencioso. A maioria dos gerentes sente-se pressionada a manter os mesmos padrões ao discutir as classificações dos funcionários ou ao escolher os melhores desempenhos.
De acordo com um Pesquisa da McKinsey mais da metade dos entrevistados considerou o processo de avaliação atual de sua empresa falho. Esse sentimento pode ser prejudicial para qualquer empresa a longo prazo, pois bloqueia as vias de desenvolvimento profissional e leva à rotatividade de funcionários talentosos.
Felizmente, uma reunião de calibração de desempenho é uma solução promissora nesse caso. Cada vez mais empresas percebem o valor de organizar sessões para calibrar as pontuações dos funcionários a fim de garantir avaliações justas e transparentes.
O que são essas sessões e como elas melhoram a confiabilidade e a precisão das classificações de avaliação de desempenho? É isso que exploraremos neste blog. Abordaremos:
- Como é a calibração de uma avaliação de desempenho
- Como otimizar seu próprio processo de avaliação
Bônus: Também apresentaremos uma plataforma completa de gerenciamento de desempenho e de funcionários para ajudá-lo com as avaliações de desempenho. 🍀
Reunião de calibração de desempenho e sua função no gerenciamento de desempenho
avaliações de desempenho "injustas" são bastante comuns em equipes com vários departamentos e gerentes. Seu processo de avaliação de desempenho costuma ser tendencioso, não por maldade, mas pelos diferentes parâmetros dos gerentes para avaliar a produtividade, a ética no trabalho e as habilidades.
Uma reunião de calibração de desempenho permite que gerentes e supervisores eliminem qualquer parcialidade ao discutir e comparar como classificaram suas equipes:
- Garantir que todos os funcionários tenham os mesmos critérios de desempenho
- Calibrar as classificações de desempenho se as avaliações parecerem tendenciosas
Os fatores críticos que os gerentes tentam identificar nessas reuniões incluem:
- Indicadores-chave de desempenho(KPIs) e métricas utilizados
- Raciocínio por trás de classificações excessivamente generosas ou severas (para garantir que sejam justificadas)
- Erros no sistema de pontuação devido a problemas como:
- Escalas de classificação incoerentes
- Treinamento ou experiência limitada em avaliação gerencial com
Software de RH
- Falta de critérios para avaliações de funcionários
A ideia por trás das sessões de calibração é discutir as classificações e promover pontuações consensuais. Normalmente, essa é a última etapa do ciclo de avaliação de desempenho, realizada antes de compartilhar as avaliações de desempenho individuais com os funcionários.
Calibração da avaliação de desempenho: Exemplo
Peter e Mark lideram duas equipes diferentes para projetos de desenvolvimento de aplicativos distintos em uma empresa. Durante o período de avaliação de desempenho, Mark classifica o testador de bugs de sua equipe com 9/10, enquanto Peter classifica seu testador de bugs com 7/10.
Durante a reunião de calibração de desempenho, Mark e Peter se sentam para discutir suas avaliações e percebem que ambos os testadores de bugs:
- Cumpriram seus prazos sem falta
- Trabalham em projetos semelhantes
- Dedicam horas iguais de trabalho
- Comunicam-se proativamente
Em geral, não há diferença substancial em seu trabalho que justifique a variação de classificação, portanto, esse é um exemplo claro de padrões de desempenho diferentes. Nesse caso, Mark e Peter devem concordar com a pontuação que funciona para ambos os testadores de bugs.
Diferença entre calibração de desempenho e calibração de talento
As sessões de calibração de desempenho não devem ser confundidas com as reuniões de calibração de talentos. Embora ambas envolvam a avaliação do desempenho dos funcionários por seus supervisores, as metas de RH de cada processo são diferentes.
Uma sessão de calibração de talentos tem como objetivo avaliar as capacidades atuais de uma empresa com base nas habilidades e nos níveis de desempenho de seus funcionários. Essas informações são usadas para determinar as necessidades futuras de contratação da empresa.
As calibrações de desempenho, por outro lado, tentam identificar com precisão os funcionários com alto e baixo desempenho para garantir revisões sem preconceitos e justiça na remuneração. Também permite que os gerentes conversem sobre oportunidades de aprendizado e aprimoramento de habilidades durante as reuniões de avaliação de desempenho.
Benefícios do processo de calibração de desempenho
Além de remover a influência da parcialidade e do favoritismo das classificações, o processo de calibração da avaliação de desempenho oferece os seguintes benefícios:
Redução da taxa de rotatividade de funcionários
De acordo com pesquisa de 2019 de acordo com a pesquisa, classificações injustas de avaliação de desempenho podem afastar até 85% dos funcionários de uma empresa. As calibrações de desempenho ajudam a reter os funcionários, garantindo um processo de avaliação justo.
Cultura de trabalho mais saudável
As avaliações de desempenho padronizadas evitam o abuso de poder por parte dos gerentes, mantêm a cultura de trabalho positiva e garantem que os gerentes mantenham um senso bem-intencionado de crescimento dos funcionários.
Maior produtividade líquida
A estudo da Harvard Business Review de 2020 descobriu que o abuso gerencial pode reduzir a produtividade. Naturalmente, os funcionários que trabalham em um ambiente livre de preconceitos e com remuneração justa são mais produtivos.
Melhor governança corporativa
As calibrações de desempenho impulsionam as práticas recomendadas de governança corporativa ao aumentar a transparência e a responsabilidade nas avaliações de desempenho, o que melhora a imagem da empresa.
Habilidades aprimoradas de avaliação gerencial
A calibração de desempenho ajuda os gerentes a aperfeiçoar suas habilidades de avaliação, reconhecer seus pontos cegos e oferecer classificações de desempenho mais precisas ao longo do tempo.
Conduzindo a calibração da avaliação de desempenho: Reuniões e partes interessadas
Um processo de calibração da avaliação de desempenho envolve várias partes interessadas e estágios. Vamos discutir ambos. 👇
Principais partes interessadas no processo de avaliação de desempenho
Embora o processo de calibração interna seja diferente para cada organização, a norma é estabelecer um comitê de calibração para todo o exercício. As partes interessadas desse comitê incluem:
- Supervisores, gerentes e líderes de equipe
- Executivos das divisões de negócios relevantes
- Um membro da equipe de RH para convocar e facilitar a reunião
**Algumas empresas também nomeiam interrupções de preconceito para procurar sinais de preconceito nas conversas da reunião
O tamanho do seu comitê de calibração deve estar alinhado com o tamanho da sua organização. De acordo com um Estudo da Harvard Business School um comitê de 3 a 5 membros é ideal para organizações com menos de 100 funcionários.
Como conduzir uma reunião de calibração da avaliação de desempenho: 7 etapas
O processo completo de condução de reuniões de calibração de desempenho pode ser dividido em sete etapas em três estágios: preparação da pré-reunião, a reunião propriamente dita e as atividades pós-reunião. Vamos explorar cada uma delas em detalhes.💡
Preparação da pré-reunião
A preparação pré-reunião inclui a criação e a análise de avaliações preliminares, a determinação da escala de classificação e a programação do trabalho.
Além disso, devido à natureza complexa de uma sessão de calibração, é necessário configurar sua equipe com um software de RH, de engajamento de funcionários ou similar para acompanhar as pontuações e os ajustes das avaliações, bem como manter anotações para referência futura.
Temos a solução ideal para você ClickUp ! É um projeto e plataforma de gerenciamento de desempenho que permite que você lide com reuniões de calibração de desempenho com facilidade.
Nas seções a seguir, discutiremos alguns recursos da Suíte de RH do ClickUp que são ideais para agendar reuniões, realizar avaliações de funcionários e compartilhar análises de desempenho.
Etapa 1: Estabelecer escalas de classificação antes do processo de calibração de desempenho
Você provavelmente pode pular esta etapa se tiver um sistema de classificação de funcionários confiável. Mas, se não tiver, precisará estabelecer sua escala de classificação primeiro para padronizar os critérios de desempenho. A escala deve incluir todos os KPIs de RH para avaliar o desempenho dos funcionários. Os parâmetros comuns incluem:
- Metas atingidas
- Prazos não cumpridos
- Habilidades de comunicação
- Produtividade
Você também deve definir procedimentos operacionais padrão (SOPs) explique como calcular a pontuação de desempenho para cada KPI e forneça a classificação geral.
Procurando uma maneira organizada de acompanhar as classificações de desempenho? Use a funcionalidade de controle de metas do ClickUp para definir as metas, os KPIs e a distribuição de desempenho esperada para cada função.
Com Metas do ClickUp no ClickUp Goals, você pode definir metas de desempenho numéricas ou baseadas em tarefas e acompanhar automaticamente o desempenho dos funcionários em tempo real. Isso pode acelerar o acompanhamento do desempenho e, ao mesmo tempo, mantê-lo objetivo.
Selecione entre vários tipos de metas para medir por moeda, porcentagens, números e por verdadeiro ou falso
Em seguida, use a opção Modelo de rastreamento de KPI de desempenho do funcionário do ClickUp para definir seu sistema de classificação para cada KPI. Sua estrutura pré-construída ajuda a acompanhar o progresso em direção às metas individuais dos funcionários e a identificar mais rapidamente os funcionários com melhor desempenho.
Selecione entre vários tipos de metas para medir por moeda, porcentagens, números e por verdadeiro ou falso
Etapa 2: Coletar rascunhos de avaliações antes das sessões de calibração de desempenho
Faça com que seus gerentes e supervisores de todos os departamentos concluam as avaliações preliminares de seus subordinados diretos. Certifique-se de que eles tenham a escala de classificação e os SOPs de antemão. Quando as avaliações preliminares estiverem concluídas, os revisores devem enviá-las ao departamento de RH ou ao comitê de calibração.
A melhor maneira de simplificar esse processo é usar Formulários ClickUp para capturar e organizar as respostas dos gerentes. A plataforma permite criar formulários personalizados e com a sua marca para coletar informações gerenciais sobre o desempenho individual dos membros da equipe de forma estruturada e objetiva. Você pode até usar a lógica condicional para criar formulários dinâmicos com conjuntos de perguntas baseadas em respostas.
A melhor parte é que todas as respostas podem ser convertidas em tarefas rastreáveis e visualizadas em um único lugar usando o Visualização da tabela ClickUp . Você pode até mesmo conectá-los aos seus fluxos de trabalho de avaliação de desempenho por meio de Automações .
Você pode começar imediatamente personalizando o Modelo de formulário de avaliação do ClickUp que inclui todos os campos de resposta padrão para avaliação de desempenho. Não se preocupe - você pode excluir alguns ou adicionar seus próprios campos!
Colete facilmente informações e respostas com este modelo de formulário simples
Etapa 3: Analisar dados agregados de desempenho
Em seguida, um representante de RH ou membro do comitê deve analisar as avaliações preliminares e comparar as classificações de desempenho agregadas de diferentes divisões e grupos. Essa análise é feita para identificar os seguintes elementos:
- Diferenças nas classificações de grupos relativos (por exemplo, Equipe de Projeto 1 vs. Equipe de Projeto 2)
- Classificações comparativas com base nos objetivos e no trabalho de cada grupo
- Desvios em uma distribuição consistente, como um influxo denovos recrutas em uma equipe Talvez você também queira aproveitar os dados de avaliação de desempenho anteriores desses grupos. Compare as classificações históricas para descobrir possíveis padrões, como um aumento ou declínio repentino nas classificações de um grupo. Essas descobertas serão os principais pontos de discussão durante a reunião de calibração da avaliação de desempenho.
O ClickUp pode ajudá-lo nessa análise com seu dashboards visuais . Use-os para visualizar os dados de desempenho progressivo de diferentes grupos por meio de gráficos de pizza, gráficos de barras, gráficos de linhas e dezenas de outras visualizações. Adicione cartões de dados de desempenho históricos e atuais ao seu espaço de trabalho e descubra padrões com apenas uma olhada. 👀
Acompanhe o desempenho e a carga de trabalho dos funcionários com painéis personalizáveis no ClickUp
Etapa 4: Agendar e planejar a reunião
O ideal é que a pessoa do RH agende a reunião de calibração de desempenho em um horário que seja adequado para todas as partes interessadas. Ela deve notificar os possíveis participantes por meio de um e-mail descrevendo:
- Oagenda da reunião,resultados detalhadose documentos que devem ser lidos com antecedência
- Osplataforma e ferramentas de reunião a serem usadas (por exemplo, um quadro branco para brainstorming)
- Providências para registrar as atas da reunião Agora você pode usar o Visualização do calendário do ClickUp para verificar as agendas dos gerentes em todos os departamentos e selecionar um horário de reunião conveniente. Depois de identificar o intervalo de tempo, use Tarefas do ClickUp para agendar sua reunião. Basta criar uma tarefa, anexar o documento da agenda da reunião e atribuir a tarefa a todos os gerentes participantes. O software envia automaticamente uma notificação aos participantes.
Crie uma lista de tarefas para organizar todas as suas reuniões e cerimônias de sprint ágil no ClickUp
Não tem certeza de quem convidar? Use a seção Modelo de organograma do ClickUp para visualizar sua hierarquia organizacional e identificar todos os gerentes e supervisores que devem contribuir para as reuniões de calibração.
Visualize facilmente a estrutura e o layout de suas equipes com este modelo simples de organograma para quadro branco
Você também pode enviar o Modelo de ata de reunião do ClickUp para o anotador designado. O modelo inclui espaços dedicados para listar convidados, itens de ação e responsáveis por tarefas, o que o torna um documento de referência essencial para futuros ciclos de revisão.
Modelo de estrutura de ata de reunião da ClickUp para registrar a pauta, os aprendizados, os convidados e outros detalhes de uma reunião
Conduzir a reunião
No dia da reunião, cada gerente deve chegar com suas minutas de relatórios de avaliação e os seguintes detalhes:
- Os melhores e os piores desempenhos de sua equipe
- Perguntas específicas para cada funcionário a serem discutidas durante a reunião
- Detalhes das promoções, aumentos de remuneração e programas de treinamento propostos
Veja como isso vai se desenrolar. ▶️
Etapa 5: Permita que os gerentes discutam seus relatórios
O facilitador da reunião pode iniciar a reunião com uma breve declaração sobre a avaliação de desempenho metas e objetivos . Em seguida, os gerentes devem entrar em cena para comparar e discutir suas avaliações individuais, uma a uma. O comitê de calibração presta atenção ao seguinte:
- Inconsistências nas classificações de desempenho de candidatos com perfis de trabalho semelhantes
- Classificações médias por equipe (as avaliações que fazem sentido podem ser aprovadas imediatamente)
- Funcionários que tiveram desempenho abaixo ou acima das expectativas
- Classificações excepcionalmente altas ou baixas e os motivos por trás delas
Ao longo dessas discussões, o facilitador da reunião deve procurar sinais de parcialidade não intencional e interromper, se necessário.
Para que essa etapa seja produtiva e apoie a comparação, os gerentes devem usar os mesmos padrões ao apresentar suas avaliações. Isso pode ser alcançado por meio de Modelo de avaliação de desempenho do ClickUp .
Peça a todos os seus gerentes que registrem e analisem suas avaliações usando a estrutura de revisão simples do modelo. Eles podem registrar as metas de cada funcionário, iniciativas de autoaperfeiçoamento e realizações. Esse nível de detalhamento ajuda o comitê a realizar uma análise de 360° de cada avaliação.
Acompanhe e avalie com eficiência o desempenho dos funcionários com o modelo de avaliação de desempenho do ClickUp
Etapa 6: ajustar as classificações e as decisões de remuneração
Identifique os pontos de conflito e permita que os gerentes façam um brainstorming para chegar a uma classificação de consenso para as avaliações relevantes. Nessa etapa, é fundamental registrar a lógica por trás de cada decisão tomada.
Por exemplo, se os gerentes acharem que o desempenho de um determinado funcionário produtividade é excepcionalmente alta eles podem revisar a qualidade do trabalho para ver se a produtividade está comprometida e, então, fazer a avaliação final.
Lembre-se de que as sessões de calibração de desempenho são realizadas para identificar os melhores e os piores desempenhos, portanto, você também deve anotar uma lista dos funcionários que precisam de treinamento adicional.
**Você pode registrar os resultados de cada avaliação em Documentos do ClickUp -uma solução centralizada de gerenciamento de documentos. Use esse espaço para armazenar todas as informações de classificação, como histórico da avaliação, escala, pontuações iniciais e ajustadas e a justificativa aplicável.
Crie, edite e compartilhe seus documentos em tempo real com sua equipe com o ClickUp Docs
O ClickUp Docs suporta edição ao vivo e vários colaboradores, para que sua equipe possa usar a ferramenta confortavelmente durante a reunião.
Atividades pós-reunião e feedback
É hora do feedback! Após o término de uma reunião de calibração de desempenho bem-sucedida, a etapa final é compartilhar as avaliações de desempenho aprovadas com seus subordinados diretos.
Etapa 7: Compartilhamento do feedback e das avaliações com os funcionários
Convide todos os seus subordinados diretos para uma reunião individual e compartilhe as avaliações de desempenho com eles. Forneça detalhes sobre os padrões de desempenho e explique onde eles estão aquém ou além das expectativas. Motive os funcionários, se achar adequado, e informe-os sobre como podem melhorar suas classificações no futuro.
Para os funcionários que não se saíram bem, você pode considerar o uso da Modelo de plano de ação corretiva do ClickUp para apoiar seus esforços de melhoria. Use-o para registrar não apenas o seu feedback, mas também a causa principal dos problemas com o desempenho dos funcionários e as medidas que eles podem tomar para superá-los.
Use o modelo de Plano de Ação Corretiva do ClickUp para resolver conflitos entre várias equipes
Após o término do ciclo de revisão, você pode revisar os documentos de avaliação a qualquer momento no ClickUp Docs. Além disso, aproveite AI do ClickUp para resumir as avaliações de desempenho anteriores e as notas das reuniões de calibração antes do próximo ciclo de avaliação de desempenho.
Aumente a qualidade de suas avaliações de desempenho com o ClickUp
Se você deseja manter as avaliações de desempenho justas e reter seus melhores funcionários, é fundamental calibrar as classificações adequadamente. Felizmente, plataformas como o ClickUp simplificam o processo com KPIs e modelos de avaliação de desempenho painéis de controle e outros recursos úteis. Registre-se no ClickUp e dê o primeiro passo em direção a calibrações eficazes de avaliação de desempenho. 🤠