PMBOK: O Guia Definitivo para o Gerenciamento de Projetos Moderno

Quando você gerencia projetos como meio de vida, habilidades organizacionais naturais e um bom planejamento só vão te levar até certo ponto. Os programas raramente funcionam perfeitamente — e saber como lidar com os desafios é fundamental.

É por isso que muitos profissionais de gerenciamento de projetos recorrem ao PMBOK para maximizar sua eficácia e atingir os objetivos de seus projetos. Sigla para Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), o PMBOK se tornou uma fonte de referência para o gerenciamento de projetos bem-sucedido. 🎯

Aqui, exploraremos os antecedentes do PMBOK, daremos uma olhada em algumas metodologias e processos de gerenciamento de projetos e compartilharemos algumas dicas para implementar com sucesso o PMBOK em seu ambiente de trabalho.

O que é o PMBOK em Gerenciamento de Projetos?

O Project Management Institute, ou PMI, é uma associação sem fins lucrativos de profissionais de gerenciamento de projetos, fundada em 1969. Legalmente conhecido como Project Management Institute, Inc., é administrado por membros e supervisiona os padrões do setor.

O PMI define gerenciamento de projetos da seguinte forma:

“Gerenciamento de projetos é a prática de usar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para concluir uma série de tarefas com o objetivo de agregar valor e alcançar o resultado desejado.”

Na década de 1980, o PMI decidiu estabelecer alguns padrões básicos para a prática de gerenciamento de projetos. Assim, desenvolveu um conjunto de terminologia, além de princípios, diretrizes e melhores práticas de gerenciamento de projetos. Isso é conhecido como Corpo de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 📚

O plano e a estrutura de gerenciamento de projetos descrevem as áreas de conhecimento essenciais e os grupos de processos que compõem o ciclo de vida do projeto. Dentro disso, permite uma variedade de metodologias para gerenciamento de projetos — por exemplo, a abordagem em cascata ou ágil.

O que é o Guia PMBOK®?

O Guia PMBOK® é um livro sobre gerenciamento de projetos que documenta todos os princípios e práticas do PMBOK, atuando como um guia para o conjunto de conhecimentos sobre gerenciamento de projetos. Ele foi publicado pela primeira vez pelo PMI como um white paper em 1987 e, em seguida, em 1996, em formato de livro.

Embora existam muitos livros sobre gerenciamento de projetos atualmente, este é considerado a “bíblia” do setor. O Guia PMBOK® é lido por gerentes de projetos em todo o mundo e aplicado diariamente para ajudá-los a entregar os resultados dos projetos e lidar com os desafios do gerenciamento de projetos. 🚧

Vale a pena notar que essas diretrizes estão em constante evolução devido às novas tecnologias, mudanças no mercado e abordagens em constante mudança. O Guia PMBOK® — Quinta Edição e Sexta Edição foram publicados em 2013 e 2017, respectivamente — mas já estão desatualizados.

Assim, o Guia PMBOK® — Sétima Edição foi revisado em 2021 para o ambiente de trabalho moderno, com foco em agilidade, inovação e proatividade. Agora ele está publicado em inglês e em outros 10 idiomas, incluindo espanhol, francês, japonês e árabe. 🌎

Enquanto a sexta edição se concentrava em áreas de conhecimento, a última edição do Guia PMBOK® está organizada em torno de oito domínios de desempenho de projetos, a saber:

O guia prático também inclui uma variedade de abordagens de gerenciamento de projetos e oferece dicas para personalizar abordagens de gerenciamento de projetos e processos de gerenciamento de projetos.

O papel do PMBOK na gestão de projetos

O PMBOK define o padrão para práticas de gerenciamento de projetos e oferece aos profissionais do setor todos os princípios e ferramentas de gerenciamento de projetos necessários para um gerenciamento eficaz.

Ele também serve como base para certificações profissionais, tais como:

Essas credenciais não devem ser menosprezadas, pois os padrões do PMI são elevados. A certificação PMP é credenciada tanto nacionalmente, de acordo com as normas ISO/ANSI 17024, quanto internacionalmente, de acordo com as normas ISO 9001.

Para obter essa certificação de alto nível, os gerentes de projetos devem atender a requisitos específicos antecipadamente. Eles também precisam ser aprovados no exame PMP de 180 questões para demonstrar um sólido conhecimento das metodologias, processos e áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. 🧑‍🎓

Vamos dar uma olhada em alguns dos elementos envolvidos.

PMBOK Metodologias

Uma das decisões mais importantes que qualquer gerente de projetos toma é qual metodologia seguir. Essa escolha afetará tudo, desde sua mentalidade em relação ao gerenciamento de projetos até o planejamento e a execução.

Existem duas categorias principais de metodologias: sequencial e ágil. A maioria das abordagens mais específicas deriva dessas duas, e algumas são híbridas de ambas.

Metodologias sequenciais

As metodologias sequenciais são a maneira tradicional de fazer as coisas — elas seguem um passo de cada vez. Essa abordagem pressupõe que você precisa concluir a primeira etapa antes de passar para a próxima, e assim por diante, até alcançar o resultado que você está buscando. 💯

Essa metodologia é fácil de entender e funciona bem para processos previsíveis, como a criação de produtos físicos. No entanto, ela não é muito flexível, portanto, se algo mudar — por exemplo, se as partes interessadas alterarem suas prioridades ou se recursos críticos ficarem indisponíveis repentinamente —, o sucesso de todo o projeto pode estar em risco.

Tipos populares de metodologias sequenciais incluem o método cascata e o método do caminho crítico.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis priorizam a flexibilidade e a colaboração dentro da equipe e com outras partes interessadas. O trabalho é realizado em ciclos mais curtos e iterativos, com a documentação ficando em segundo plano. Os resultados são avaliados no final de cada ciclo. 🔁

Essa forma mais moderna de trabalhar muitas vezes leva a mudanças nos resultados, à medida que a equipe descobre maneiras melhores de fazer as coisas e revisa o plano original.

As metodologias ágeis populares incluem Scrum, Kanban e estrutura de projeto adaptativa.

Outras metodologias

Algumas outras metodologias de gerenciamento de projetos incluem:

Depois de estabelecer sua metodologia, é hora de se concentrar nas fases do projeto.

PMBOK Grupos de processos

Gerenciar um projeto grande — ou mesmo pequeno — pode ser algo exaustivo. Há muitos elementos em jogo, incluindo pessoas, processos e recursos. Acrescente a isso as restrições de tempo e financeiras, e qualquer gerente de projetos seria perdoado por querer desistir antes mesmo de começar. 👀

Para contrariar isso, sempre divida o projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Isso ajuda você a pensar em tudo. Assim, você pode lidar com uma parte de cada vez, de acordo com seus prazos específicos. Com essa prática, você terá uma direção clara com marcos concretos ao longo do caminho para gerenciar recursos e riscos com eficiência.

O PMBOK especifica cinco grupos de processos, ou fases do projeto:

Cada uma dessas fases é um elemento importante do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Se você ignorar qualquer uma delas, provavelmente se verá cercado por desafios. Mas se seguir cada etapa do processo, é mais provável que tudo corra bem. 🧘

1. Processo de Iniciação do Projeto

Nesta fase do processo do PMBOK, você define o objetivo do projeto e esclarece seus resultados esperados. Isso geralmente envolve discussões e, às vezes, negociações, para que todos estejam em sintonia. Pode ser necessário fazer uma análise de custo-benefício e talvez alguns estudos de viabilidade para garantir que o projeto valha a pena.

Seu objetivo nesta fase é criar um termo de abertura do projeto que documente a visão, o escopo, os objetivos e os resultados esperados do projeto, além das responsabilidades dos vários membros da equipe. 📃

2. Processo de planejamento

O planejamento é essencial para manter o controle do seu projeto e evitar qualquer desvio de escopo. Ao consultar outras partes interessadas, você dividirá o panorama geral em marcos, depois em tarefas individuais, e decidirá quem fará o quê. Em seguida, você calculará quanto tempo cada tarefa levará — levando em consideração quaisquer dependências — para criar um cronograma do projeto. 📌

Você também planejará todos os recursos necessários neste momento — por exemplo, equipamentos e ferramentas — antes de passar para os custos, com atenção a quaisquer restrições orçamentárias. Por fim, identifique todos os riscos potenciais para estar preparado para lidar com eles, se necessário.

Seu objetivo aqui é criar um roteiro claro de gerenciamento de projetos para que todos possam seguir. A maioria dos gerentes de projetos usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos para planejar e acompanhar o andamento do projeto.

3. Processo de execução

Durante a fase de execução do projeto, é hora de colocar seu plano em ação. Sua equipe trabalhará nas tarefas enquanto você garante que tudo esteja dentro do planejado e sendo feito corretamente.

Check-ins informais regulares com sua equipe e relatórios mais formais mantêm você a par do projeto, ajudam a identificar problemas antecipadamente e facilitam quaisquer alterações necessárias. Comemorar vitórias e manter a equipe motivada também faz parte da sua descrição de cargo aqui. 🙌

A comunicação é fundamental nesta fase, tanto com sua equipe quanto com as partes interessadas. Se todos estiverem sempre informados, você está fazendo um bom trabalho.

4. Processo de monitoramento e controle

Nesta fase do PMBOK, você fica de olho nas suas métricas durante a execução. Se algo sair do planejado, quanto mais cedo você perceber, melhor. ⏱️

Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) fornece algo para você comparar. Por exemplo, você pode acompanhar o progresso das tarefas em relação ao seu cronograma e os custos em relação ao seu orçamento. Ou você pode monitorar quanto tempo leva para resolver os problemas. Isso torna mais fácil ver o que está funcionando e o que não está, e permite que você refine os processos ou corrija o curso à medida que avança.

5. Processo de encerramento do projeto

Essa fase costuma ser apressada — ou até mesmo negligenciada completamente —, mas é muito importante porque marca a conquista e ajuda você a entender o que poderia ser feito de maneira diferente da próxima vez. Vale a pena dedicar um tempo para garantir que tudo foi feito como deveria e resolver quaisquer questões pendentes.

Você pode usar modelos de pós-mortem de projetos para avaliar o desempenho dos seus planos, analisar o desempenho da equipe e individual e concluir qualquer documentação pendente. Por fim, você vai querer agradecer à sua equipe e comemorar a conclusão do projeto. 🎉

Áreas de conhecimento do PMBOK

O Guia PMBOK® também documenta 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. Esses são os aspectos com os quais todo gerente de projetos precisa trabalhar ao longo das cinco fases do ciclo de vida.

Dicas para implementar os princípios do PMBOK

Agora que descobrimos algumas das complexidades do gerenciamento de projetos, vamos explorar algumas maneiras de otimizar seu fluxo de trabalho, economizando tempo e esforço extras quando você realmente precisar. ✨

O segredo para fazer as coisas mais rápido e melhor é ter as ferramentas certas à mão. Embora existam várias opções de software de gerenciamento de projetos gratuitas, você não vai errar com o ClickUp.

O ClickUp é uma plataforma de gerenciamento de projetos completa que se alinha aos princípios do PMBOK e torna mais fácil do que nunca gerenciar seu projeto do início ao fim. Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais você pode usar este software para reduzir o tempo gasto em tarefas manuais repetitivas e levar seu gerenciamento de projetos para o próximo nível.

Use ferramentas criativas para brainstorming

Mapeie suas ideias iniciais usando os mapas mentais e quadros brancos do ClickUp. O ClickUp facilita a colaboração com sua equipe, oferecendo ferramentas para trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, mesmo que vocês não estejam na mesma sala.

Use ferramentas de gerenciamento de projetos para planejar, gerenciar e monitorar tarefas.

Depois de ter um esboço inicial, defina claramente para onde você está indo com o ClickUp Goals. Divida-os em marcos e tarefas individuais do ClickUp.

Você pode definir prioridades e dependências e traçar seu caminho crítico. Em seguida, atribua e acompanhe essas tarefas até a conclusão. Ferramentas visuais como os gráficos de Gantt do ClickUp e a visualização do quadro do ClickUp facilitam a visualização do que está acontecendo em um piscar de olhos. 🔎

Mantenha tudo em um só lugar

Mantenha toda a documentação do seu projeto em um só lugar com o ClickUp Docs. Os documentos podem ser vinculados a fluxos de trabalho, facilitando para você e sua equipe encontrar rapidamente o que precisam. 📝

Economize tempo começando com modelos

Com uma série de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos, não há motivo para começar do zero novamente.

De modelos de visão geral do projeto a opções para gerenciamento ágil Scrum e um modelo de relatório de orçamento, o ClickUp tem tudo o que você precisa.

Acompanhe suas métricas

O ClickUp facilita acompanhar de perto o que está acontecendo com seu projeto. Configure os status personalizados de tarefas do ClickUp em tarefas individuais e monitore e gerencie as cargas de trabalho da equipe com um clique do mouse.

Acompanhe o progresso das tarefas e dos projetos em tempo real no seu painel personalizado do ClickUp, para que você nunca perca nada. 📈

Integre com outras ferramentas

As integrações do ClickUp ajudam você a se alinhar com todas as partes da sua pilha de tecnologia. Realize reuniões ou webinars de treinamento ágil a partir do Microsoft Teams ou Zoom. Acesse documentos da empresa através do Google Drive ou OneDrive ou controle o tempo com o Everhour.

Sincronize as reuniões da equipe com o Google Agenda ou instale a extensão ClickUp para o Chrome para ajudar você a adicionar qualquer coisa de um site que estiver visualizando a uma tarefa.

Mantenha contato com sua equipe

O ClickUp oferece várias maneiras de manter contato com sua equipe e melhorar a colaboração. Comunique-se com eles por meio das integrações com o Slack ou o Outlook ou use o ClickUp Chat para se conectar com eles diretamente na plataforma. Envolva seus colegas na conversa com @menções ou use os comentários atribuídos para solicitar ações. 👪

Aplique os princípios do PMBOK para uma gestão de projetos bem-sucedida

O PMBOK — ou Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos) — foi criado para padronizar a prática do gerenciamento de projetos. Ele está documentado no Guia PMBOK® e é a base para a certificação profissional em gerenciamento de projetos.

O Guia PMBOK® é atualizado continuamente à medida que o setor evolui. Atualmente, ele se concentra na aplicação de diferentes metodologias às fases do ciclo de vida do projeto e às diversas áreas de conhecimento envolvidas no gerenciamento de projetos.

Como um gerente de projetos experiente, é hora de otimizar seus fluxos de trabalho com o ClickUp. Você pode planejar, criar e gerenciar tarefas, comunicar-se com sua equipe e monitorar o progresso a partir de uma plataforma central e conveniente.

Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e comece a economizar tempo e esforço em todas as etapas do processo. 🤩

Perguntas frequentes

Se você é novo no PMBOK e está se perguntando do que se trata, as respostas a estas perguntas frequentes podem ajudar.

1. Para que serve o PMBOK?

PMBOK significa Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), conforme definido pelo Project Management Institute. É um conjunto de princípios fundamentais e melhores práticas usados por gerentes de projetos em todo o mundo. Ele descreve metodologias, áreas de conhecimento e as fases do ciclo de vida do projeto, conhecidas como grupos de processos.

2. Para que serve o Guia PMBOK®?

O Guia PMBOK® é um livro que documenta o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Ele serve como referência diária para gerentes de projetos e também é a base para certificações profissionais em gerenciamento de projetos. O guia é atualizado regularmente para levar em consideração as metodologias em evolução e os avanços tecnológicos.

3. Quais são as 10 áreas de conhecimento do PMBOK?

As áreas de conhecimento do PMBOK são: