Quando você está gerenciando projetos para ganhar a vida, as habilidades organizacionais naturais e o bom planejamento só o levarão até certo ponto. Os programas raramente são executados com perfeição, e saber como lidar com os desafios é fundamental.
É por isso que muitos profissionais de gerenciamento de projetos recorrem ao PMBOK para maximizar sua eficácia e atingir suas metas de projeto. O PMBOK, acrônimo de Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), tornou-se uma fonte de referência para o sucesso do gerenciamento de projetos. 🎯
Aqui, exploraremos o histórico do PMBOK, daremos uma olhada em algumas metodologias e processos de gerenciamento de projetos e compartilharemos algumas dicas para implementar o PMBOK com sucesso em seu ambiente de trabalho.
O que é o PMBOK no Gerenciamento de projetos?
O Project Management Institute, ou PMI, é uma associação sem fins lucrativos de profissionais de gerenciamento de projetos, fundada em 1969. Legalmente conhecido como Project Management Institute, Inc., ele é administrado por membros e supervisiona os padrões do setor.
O PMI define o gerenciamento de projetos da seguinte forma:
"
é a prática de usar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para concluir uma série de tarefas para agregar valor e alcançar um resultado desejado."
Na década de 1980, o PMI decidiu estabelecer alguns padrões fundamentais para a prática do gerenciamento de projetos. Para isso, desenvolveu uma coleção de terminologia, além de princípios, diretrizes e práticas recomendadas de gerenciamento de projetos. Esse conjunto é conhecido como o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 📚
O plano e a estrutura de gerenciamento de projetos descrevem as áreas de conhecimento essenciais e os grupos de processos que compõem o ciclo de vida do projeto. Dentro disso, ele permite uma série de metodologias para o gerenciamento de projetos - por exemplo, a abordagem em cascata ou ágil.
O que é o Guia PMBOK®?
O Guia PMBOK® é um livro de gerenciamento de projetos que documenta todos os princípios e práticas do PMBOK, atuando como um guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos. Ele foi publicado pela primeira vez pelo PMI como um white paper em 1987 e, depois, em 1996, em formato de livro.
Embora existam muitos
livros de gerenciamento de projetos
atualmente, essa é a "bíblia" do setor O Guia PMBOK® é lido por gerentes de projeto em todo o mundo e aplicado todos os dias para ajudá-los a atingir os resultados de seus projetos e lidar com
desafios do gerenciamento de projetos
. 🚧
É importante observar que essas diretrizes estão em constante evolução devido a novas tecnologias, mudanças no mercado e abordagens variáveis. O Guia PMBOK® - quinta edição e sexta edição - foram publicados em 2013 e 2017, respectivamente, mas já estão desatualizados.
Dessa forma, o
foi revisado em 2021 para o local de trabalho moderno, com foco em agilidade, inovação e proatividade. Agora é publicado em inglês, além de 10 outros idiomas, incluindo espanhol, francês, japonês e árabe. 🌎
Enquanto a sexta edição se concentrava em áreas de conhecimento, a última edição do PMBOK Guide® está organizada em torno de oito domínios de desempenho de projetos, a saber:
- Partes interessadas
- Equipe
- Abordagem de desenvolvimento e ciclo de vida
- Planejamento
- Trabalho de projeto
- Entrega
- Medição
- Incerteza
O guia prático também inclui uma série de abordagens de gerenciamento de projetos e oferece dicas para adaptar as abordagens e os processos de gerenciamento de projetos.
Papel do PMBOK no Gerenciamento de projetos
O PMBOK define o padrão para as práticas de gerenciamento de projetos e fornece aos profissionais do setor todas as informações necessárias para o gerenciamento de projetos
e ferramentas necessárias para o gerenciamento eficaz de projetos.
Ele também serve como base para certificações profissionais, como:
- O nível básico Associado Certificado em Gerenciamento de Projetos ou CAPM
- O mais específico para agilidade Profissional Certificado Ágil do PMI ou PMI-ACP
- O Profissional de Gerenciamento de Projetos ou PMP, para líderes de projeto experientes
Essas credenciais não devem ser consideradas levianamente, pois os padrões do PMI são elevados. A certificação PMP é credenciada nacionalmente de acordo com os padrões ISO/ANSI 17024 e internacionalmente de acordo com os padrões ISO 9001.
Para obter essa certificação máxima, os gerentes de projeto devem atender a requisitos específicos antecipadamente. Eles também precisam ser aprovados no exame PMP de 180 perguntas para demonstrar uma sólida compreensão das metodologias, processos e áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. 🧑🎓
Vamos dar uma olhada em alguns dos elementos envolvidos.
PMBOK Metodologias
Uma das decisões mais importantes que qualquer gerente de projeto toma é a metodologia a ser seguida. Essa escolha afetará tudo, desde a sua mentalidade em relação ao gerenciamento de projetos até o planejamento e a execução.
Há duas categorias principais de metodologias: sequencial e ágil. A maioria das abordagens mais específicas deriva delas, e algumas são híbridas de ambas.
Metodologias sequenciais
As metodologias sequenciais são a maneira tradicional de fazer as coisas - elas realizam uma etapa de cada vez. Essa abordagem pressupõe que você precisa concluir a primeira etapa antes de passar para a próxima, e assim por diante, até atingir a entrega para a qual está trabalhando. 💯
Essa metodologia é fácil de entender e funciona bem para processos previsíveis, como a criação de produtos físicos. No entanto, ela não é muito flexível, portanto, se algo mudar - por exemplo, as partes interessadas mudarem de prioridade ou os recursos essenciais ficarem indisponíveis de repente - o sucesso de todo o projeto pode estar em risco.
Os tipos populares de metodologias sequenciais incluem o método cascata e o método do caminho crítico.
Metodologias ágeis
As metodologias ágeis priorizam a flexibilidade e a colaboração dentro da equipe e com outras partes interessadas. O trabalho é realizado em ciclos mais curtos e iterativos, com a documentação em segundo plano. Os resultados são avaliados no final de cada ciclo. 🔁
Essa forma mais moderna de trabalhar geralmente leva a mudanças na
à medida que a equipe descobre maneiras melhores de fazer as coisas e revisa o plano original.
As metodologias ágeis populares incluem Scrum, Kanban e quadro de projeto adaptativo.
Outras metodologias
Algumas outras metodologias de PM incluem:
- Gerenciamento de projetos enxuto, que visa reduzir o desperdício de tempo, recursos e dinheiro
- Six Sigma, que usa estatísticas para identificar e eliminar defeitos ou bugs
- PRINCE2 ou Projects In Controlled Environments (Projetos em Ambientes Controlados), um método usado pelo governo do Reino Unido para controlar recursos e riscos
Depois de estabelecer sua metodologia, é hora de se concentrar nas fases do projeto.
PMBOK Grupos de processos
O gerenciamento de um grande projeto - ou até mesmo de um pequeno - pode ser esmagador. Há muitos elementos em jogo, incluindo pessoas, processos e recursos. Acrescente a isso as restrições de tempo e financeiras e qualquer gerente de projeto será perdoado por querer desistir antes de começar. 👀
Explore o ClickUp para gerenciar seus projetos com o poder da IA, mais de 15 visualizações e automações de tarefas
Para combater isso, sempre divida o projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Isso ajuda você a pensar em tudo. Em seguida, você pode lidar com uma parte de cada vez, de acordo com seus prazos específicos. Com essa prática em vigor, você terá uma direção clara com marcos concretos ao longo do caminho para gerenciar recursos e riscos com eficiência.
O PMBOK especifica cinco grupos de processos - ou
:
- Processo de iniciação do projeto
- Processo de planejamento
- Processo de execução
- Processo de monitoramento e controle
- Processo de encerramento do projeto
Cada uma dessas fases é um elemento importante do processo de
ciclo de vida do gerenciamento de projetos
. Se você passar por cima de qualquer uma delas, provavelmente se verá cercado de desafios. Mas se você seguir cada etapa do processo, é mais provável que tudo flua sem problemas. 🧘
1. Processo de iniciação do projeto
Nesta fase do processo PMBOK, você define o objetivo do projeto e esclarece seus resultados. Isso geralmente envolve discussões e, às vezes, negociações, para que todos estejam na mesma página. Talvez seja necessário fazer uma análise de custo-benefício e talvez alguns estudos de viabilidade para garantir que o projeto valha a pena.
Sua meta para essa fase é criar um
que documenta a visão, o escopo, os objetivos e as entregas do projeto, além das responsabilidades dos vários membros da equipe. 📃
2. Processo de planejamento
O planejamento é essencial para manter o controle do seu projeto e evitar qualquer desvio de escopo. Ao consultar outras partes interessadas, você dividirá o panorama geral em marcos, depois em tarefas individuais e decidirá quem fará o quê. Em seguida, você calculará quanto tempo cada tarefa levará - levando em conta quaisquer dependências - para criar um
. 📌
Organize seus projetos e gerencie cronogramas com o ClickUp Calendar View
Neste ponto, você também planejará os recursos necessários - por exemplo, equipamentos e ferramentas - antes de passar para os custos, tendo em vista as restrições orçamentárias. Por fim, identifique os riscos em potencial para que você esteja preparado para lidar com eles, se necessário.
Seu objetivo aqui é criar um plano claro de
roteiro de gerenciamento de projetos
para todos seguirem. A maioria dos gerentes de projeto usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos para planejar e acompanhar o projeto à medida que ele avança.
3. Processo de execução
Durante o
na fase de execução do projeto, é hora de colocar seu plano em ação. Sua equipe trabalhará nas tarefas enquanto você se certifica de que tudo está no caminho certo e sendo feito corretamente.
Os check-ins informais regulares com a equipe e os relatórios mais formais mantêm você no topo do projeto, ajudam a detectar problemas logo no início e facilitam as mudanças necessárias. Comemorar as vitórias e manter a equipe motivada também faz parte da descrição do seu trabalho aqui. 🙌
A comunicação é fundamental nesta fase, tanto com a sua equipe quanto com as partes interessadas. Se todos estiverem sempre informados, você está fazendo um bom trabalho.
4. Processo de monitoramento e controle
Nesta fase do PMBOK, você está acompanhando de perto suas métricas durante a execução. Se algo sair dos trilhos do plano original, quanto mais cedo você perceber, melhor. ⏱️
Faça brainstorming, planeje e execute os programas de marketing da sua equipe usando os recursos do ClickUp
Configuração
indicadores-chave de desempenho (KPIs)
fornecem a você algo para medir. Por exemplo, você pode acompanhar o progresso da tarefa em relação ao seu cronograma e os custos em relação ao seu orçamento. Ou pode monitorar o tempo necessário para resolver problemas. Isso facilita a visualização do que está funcionando e do que não está e permite que você refine os processos ou corrija o curso à medida que avança.
5. Processo de encerramento do projeto
Essa fase costuma ser apressada - ou até mesmo completamente negligenciada -, mas é muito importante porque marca a realização e ajuda você a entender o que pode ser feito de forma diferente na próxima vez. Vale a pena reservar um tempo para se certificar de que tudo foi feito como deveria ser e para amarrar as pontas soltas.
Você pode usar o projeto
para avaliar se os seus planos funcionaram bem, analisar o desempenho individual e da equipe e concluir qualquer documentação pendente. Por fim, agradeça à sua equipe e comemore a conclusão do projeto. 🎉
PMBOK Áreas de conhecimento
O PMBOK Guide® também documenta 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. Esses são os aspectos com os quais todo gerente de projeto precisa trabalhar ao longo das cinco fases do ciclo de vida.
- O Gerenciamento da Integração do Projeto é a coordenação das partes interessadas, tarefas, recursos e outros elementos do projeto
- O Gerenciamento do Escopo do Projeto garante aresultados do projeto sejam claros e quaisquer alterações sejam cuidadosamente consideradas e gerenciadas
- **O gerenciamento do tempo do projeto estima quanto tempo as coisas levarão e, em seguida, acompanha o progresso na vida real em relação a essa estimativa
- Gerenciamento de custos do projeto estima todos os custos envolvidos e, em seguida, acompanha-os em relação ao orçamento 💸
- Gerenciamento da qualidade do projeto garante que tudo seja realizado de acordo com os padrões de qualidade definidos antecipadamente
- Gerenciamento de recursos humanos do projeto envolve a alocação de pessoas a tarefas, o acompanhamento de seu desempenho e a garantia de que elas tenham o que precisam para trabalhar de forma produtiva
- Gerenciamento de comunicações do projeto garante que todos tenham as informações necessárias e que a equipe esteja sempre informada sobre os requisitos, o progresso e as mudanças
- O Gerenciamento de Riscos do projeto identifica os possíveis riscos com antecedência e implementa um plano para lidar com eles, caso ocorram
- Gerenciamento de aquisições do projeto envolve lidar com quaisquer recursos externos, como empreiteiros ou fornecedores que estejam contribuindo para o projeto
- Gerenciamento do projeto Gestão das partes interessadas significa garantir que todos ospartes interessadas no projeto aprovaram oplano do projeto e mantê-los informados sobre o progresso durante todo o processo
Dicas para a implementação dos princípios do PMBOK
Agora que descobrimos algumas das complexidades do gerenciamento de projetos, vamos explorar algumas maneiras de otimizar seu fluxo de trabalho, economizando tempo e esforço extras quando você realmente precisar. ✨
O segredo para fazer as coisas mais rápido e melhor é ter as ferramentas certas à mão. Embora existam várias
opções gratuitas de software de gerenciamento de projetos
por aí, você não pode errar com o ClickUp.
O ClickUp reúne suas equipes para planejar, monitorar e colaborar em qualquer projeto - tudo em um só lugar
O ClickUp é um aplicativo tudo-em-um
plataforma de gerenciamento de projetos
que se alinha aos princípios do PMBOK e torna mais fácil do que nunca gerenciar seu projeto do início ao fim. Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais você pode usar esse software para reduzir o tempo gasto em tarefas manuais repetitivas e elevar o nível do seu gerenciamento de projetos.
Use ferramentas criativas para brainstorming
Mapeie suas ideias iniciais usando
e
. O ClickUp facilita a colaboração com sua equipe, oferecendo as ferramentas para trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, mesmo que não estejam na mesma sala.
Uso gerenciamento de projetos ferramentas para planejar, gerenciar e monitorar tarefas
Depois de ter um esboço inicial, saiba claramente para onde você está indo com
. Divida-as em marcos e metas individuais
.
Planeje, organize e colabore em qualquer projeto com o gerenciamento de tarefas personalizado no ClickUp
Você pode definir prioridades e dependências e planejar suas tarefas
. Em seguida, atribua e acompanhe essas tarefas até a conclusão. Ferramentas visuais como
e
Visualização do quadro ClickUp
facilitam a visualização do que está acontecendo em um piscar de olhos. 🔎
Mantenha tudo em um só lugar
Mantenha toda a documentação do seu projeto em um só lugar com o
. Os documentos podem ser vinculados a fluxos de trabalho, facilitando a localização rápida do que você e sua equipe precisam. 📝
Poupe tempo começando com modelos
Com uma série de
modelos gratuitos de gerenciamento de projetos
não há motivo para começar do zero novamente.
Dê às suas equipes acesso a uma biblioteca de mais de 1.000 modelos no ClickUp
De
modelos de visão geral do projeto
para opções de
e um
Modelo de relatório orçamentário
o ClickUp tem tudo o que você precisa.
Observe suas métricas
O ClickUp facilita o acompanhamento de perto do que está acontecendo com seu projeto. Configure
Status de tarefas personalizadas do ClickUp
em tarefas individuais e monitorar e
gerenciar as cargas de trabalho da equipe
com um clique do mouse.
Obtenha visões gerais de alto nível de seu trabalho com Dashboards totalmente personalizáveis no ClickUp
Acompanhe o progresso de tarefas e projetos em tempo real em seu
Painel de controle personalizado do ClickUp
para que você nunca perca um truque. 📈
Integração com outras ferramentas
ajudam você a se alinhar com cada parte de sua pilha de tecnologia. Realize reuniões ou webinars de treinamento Agile no Microsoft Teams ou no Zoom. Acesse os documentos da empresa pelo Google Drive ou OneDrive ou controle o tempo com o Everhour.
Sincronize as reuniões da equipe com o Google Agenda ou instale o
Extensão do ClickUp para o Chrome
para ajudá-lo a adicionar qualquer coisa de um site que você está visualizando a uma tarefa.
Fique em contato com sua equipe
O ClickUp oferece várias maneiras de manter contato com sua equipe e melhorar a colaboração. Comunique-se com eles por meio das integrações do Slack ou do Outlook ou use o
para se conectar com eles diretamente na plataforma. Inclua seus colegas na conversa com
ou use
para solicitar ação. 👪
Aplicar os princípios do PMBOK para ter sucesso Gerenciamento de projetos
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) foi criado para padronizar a prática do gerenciamento de projetos. Ele está documentado no Guia PMBOK® e é a base para o credenciamento de profissionais em gerenciamento de projetos.
O Guia PMBOK® é continuamente atualizado à medida que o setor evolui. Atualmente, ele se concentra na aplicação de diferentes metodologias às fases do ciclo de vida do projeto e às diversas áreas de conhecimento envolvidas no gerenciamento de projetos.
Como gerente de projetos experiente, é hora de simplificar seus fluxos de trabalho com o ClickUp. Você pode planejar, criar e gerenciar tarefas, comunicar-se com sua equipe e monitorar o progresso em uma plataforma central e conveniente.
hoje mesmo e comece a economizar tempo e esforço em cada etapa do processo. 🤩
Perguntas frequentes comuns
Se você é novo no PMBOK e está se perguntando do que se trata, as respostas a estas perguntas frequentes podem ajudar.
**1. Para que o PMBOK é usado?
PMBOK é a sigla para Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), conforme definido pelo Project Management Institute. É um conjunto de princípios fundamentais e práticas recomendadas usadas por gerentes de projeto em todo o mundo. Ele descreve metodologias, áreas de conhecimento e as fases do ciclo de vida do projeto, conhecidas como grupos de processos.
**2. Para que é usado o PMBOK Guide®?
O PMBOK Guide® é um livro que documenta o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Ele serve como referência diária para gerentes de projetos e também é a base das certificações profissionais de gerenciamento de projetos. O guia é atualizado regularmente para levar em conta a evolução das metodologias e os avanços tecnológicos.
**3. Quais são as 10 áreas de conhecimento do PMBOK?
As áreas de conhecimento do PMBOK são:
- Gerenciamento da integração do projeto
- Gerenciamento do escopo do projeto
- Gerenciamento do tempo do projeto
- Gerenciamento de custos do projeto
- Gerenciamento da qualidade do projeto
- Gerenciamento de recursos humanos do projeto
- Gerenciamento de Comunicações do Projeto
- Gerenciamento de riscos do projeto
- Gerenciamento de aquisições do projeto
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto