O fato de a caixa registradora estar tocando não significa que todo projeto seja uma estrela do rock. O desempenho financeiro de um projeto não se refere apenas aos números da receita. É preciso levar em conta elementos como o orçamento utilizado, o tempo de conclusão e os benefícios relativos derivados para medir o sucesso.
Agora, a pergunta de um milhão de dólares: Como você analisa os vencedores e os perdedores de forma eficiente? Ao implementar um sistema de contabilidade de projetos equilibrado, é claro.
Imagine a seguinte situação: receita questionável, orçamento desorganizado e nenhum registro tangível dos custos reais - isso é um pesadelo tanto para os contadores quanto para os gerentes de projeto. A contabilidade de projetos se concentra em transformar esses "problemas financeiros" em "uau financeiro", colocando ordem nas operações diárias de receita! 🥳
Estamos aqui para explicar a contabilidade baseada em projetos e mostrar como ela pode ser um divisor de águas para sua empresa. Sem jargões sofisticados - apenas insights diretos sobre:
- O conceito e os benefícios da contabilidade de projetos
- Princípios estabelecidos e práticas recomendadas
- O processo de implementação da contabilidade de projetos
O que é contabilidade de projetos?
Talvez você esteja familiarizado com a contabilidade financeira geral, mas a contabilidade de projetos é algo diferente. Em termos simples, trata-se de rastrear as finanças do projeto em qualquer escala para medir a lucratividade de um trabalho. Você pode rastrear centros de custo e lucros para projetos individuais em sua empresa.
Diferentemente da contabilidade geral, que fornece uma visão geral da posição financeira geral de uma empresa, a contabilidade de projetos se aprofunda nas especificidades da saúde financeira de cada projeto. Sua visão microscópica permite que você veja os detalhes intrincados que, de outra forma, poderiam se perder no cenário mais amplo das demonstrações financeiras. 🔬
Como proprietário de uma empresa, você está sempre procurando métodos para aumentar a lucratividade do projeto, e a contabilidade de projetos permite exatamente isso. Ao acompanhar as despesas e receitas de cada projeto, você determina quais iniciativas são as mais lucrativas e quais devem ser revisadas, refinadas ou até mesmo abandonadas.
Além disso, com uma compreensão granular de como o dinheiro é gasto e ganho em cada projeto, você antecipa mais rapidamente possíveis problemas de fluxo de caixa, planeja o gerenciamento de recursos com mais eficiência e toma decisões informadas sobre projetos futuros.
Dica de bônus: Agora você pode usar ClickUp para gerenciar as finanças do projeto para obter insights completos sobre a lucratividade de seus empreendimentos. Desde o acompanhamento do orçamento do projeto até o gerenciamento dos prazos de pagamento, cuide de tudo em uma única plataforma. 🤠
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Contabilidade de projetos: Princípios a serem seguidos
Ao compreender os princípios de contabilidade de projetos cuidadosamente aprovados, você pode garantir uma
e melhor gerenciamento financeiro para seu portfólio. Aqui estão os cinco princípios principais que devem ser observados:
- Use um sistema de contabilidade de projeto distinto: Separe os sistemas de contabilidade em uma base de projeto por projeto para obter métricas de desempenho mais claras. Por exemplo, o Projeto A e o Projeto B seguem métodos diferentes de reconhecimento de receita - o primeiro usa o método de porcentagem de conclusão, enquanto o segundo calcula os lucros com base no sistema de contabilidade de competência. Com um sistema de contabilidade separado para cada um, você poderá acompanhar os custos e as receitas de projetos individuais com precisão
- Prever seu orçamento antes de iniciar um projeto: Um orçamento predefinido lhe dá um roteiro financeiro a ser seguido, fornecendo referências com as quais você pode medir os custos reais e evitar surpresas desnecessárias
- Identifique os principais indicadores de desempenho (KPIs):
KPIs financeiros permitem que você acompanhe o progresso dos projetos e sinalize antecipadamente qualquer problema em potencial. Ter números predefinidos permite que qualquer equipe de projeto tenha uma visão mais aguçada e pratique a solução preventiva de problemas - **Estabeleça códigos de custo para suas despesas: Esse princípio exige que você reconheça antecipadamente todas as possíveis responsabilidades, inclusive as penalidades contratuais. Dessa forma, você pode gerenciar facilmente os custos em diferentes áreas do seu projeto, garantindo que tudo esteja de acordo com suas expectativas
- Faça disso um hábito fazer relatórios financeiros regulares: Mantenha o controle constante do status do seu projeto e identifique quaisquer problemas emergentes. Para garantir que esse princípio seja seguido, a maioria dos gerentes ocupados delega as tarefas de relatório ao contador do projeto
Por que a contabilidade do projeto é importante?
Ainda está pensando nas razões para adotar a contabilidade de projetos? Aqui estão os quatro principais benefícios que se tornam acessíveis após a implementação.
1. Visibilidade detalhada das despesas cotidianas
A contabilidade do projeto permite o rastreamento de custos diários e custos acumulados do projeto para hierarquias específicas entre departamentos e centros de custo. Com um radar financeiro em tempo real para cada saída, é incrivelmente simples fazer uma contabilidade inteligente
e outras decisões gerenciais e ficar um passo à frente de possíveis obstáculos.
2. Orçamentos de projetos precisos e realistas
A contabilidade do projeto ajuda a identificar possíveis economias de custo e permite que os gerentes façam ajustes em tempo real para
garantindo o gerenciamento eficiente dos recursos.
Os dados orçados e a comparação com os valores reais também o ajudam a fazer projeções fiscais mais precisas, bem como a fazer lances com estimativas robustas para projetos futuros. E quando se trata de definir o preço de seus produtos e serviços, a contabilidade de projetos é o seu código para se manter competitivo e lucrativo sem exagerar nos gastos. 💸
3. Relatórios financeiros em tempo real
Você pode gerar relatórios financeiros abrangentes para cada projeto, oferecendo às partes interessadas - que nem sempre entendem as complexidades do trabalho de contabilidade do projeto - uma visão cristalina do desempenho do projeto. Os relatórios são normalmente comparativos, permitindo o rastreamento das diferenças fiscais e a localização do potencial de economia de forma significativa.
Esse nível de transparência fortalece sua
a transparência é um fator importante para o sucesso de sua empresa, especialmente com os clientes, e eleva sua reputação como uma entidade comercial confiável e fidedigna. É um movimento estratégico que vai além dos números, demonstrando seu compromisso com a integridade financeira. 🌼
4. Melhor controle sobre o custo e o faturamento do projeto e redução do risco de falhas
A contabilidade de projetos é a sua passagem para transações financeiras controladas e
. Ele se encarrega de mantê-lo informado, sempre atualizado sobre, por exemplo, pedidos de materiais ou prazos de pagamento. Tudo funciona como um relógio e há um risco significativamente menor de o projeto descarrilar.
Como implementar um sistema de contabilidade baseado em projetos bem-sucedido: 7 etapas
Investir tempo e recursos na contabilidade de projetos e implementá-la meticulosamente lhe trará muitos benefícios. Além disso, esse é o seu guia para descobrir quais clientes e projetos são os verdadeiros vencedores ou o que
estão lhe custando muito caro. O único problema para a maioria dos gerentes de projeto é: Por onde começo?
Nós dividimos o ciclo padrão de contabilidade de projetos em sete etapas. Leia, teste-os e veja em primeira mão como o fluxo correto do processo de contabilidade do projeto pode transformar a maneira como você gerencia as finanças do projeto. 🔥
Etapa 1: Definir as necessidades de contabilidade do projeto e selecionar o software de contabilidade do projeto
A etapa inicial, e talvez a mais crucial, é estabelecer uma base sólida definindo suas necessidades de contabilidade do projeto. Pense nisso como a pedra angular de um edifício - sem ela, a estrutura pode não resistir ao teste do tempo.
Reúna a equipe do projeto para esse exercício, incluindo pessoas-chave como o gerente de projeto, o contador do projeto e os chefes de departamento. Coletivamente, vocês podem:
- Identificar o escopo do projeto : Entenda o tamanho, a duração e a complexidade dos projetos-alvo. Isso determinará o nível de detalhes e a diversidade necessários em sistemas específicos de contabilidade de projetos
- Determinar métricas financeiras mensuráveis: Defina os principais indicadores de desempenho que você precisa monitorar. Eles podem incluir custos, receitas, margens ou fluxos de caixa
- Estabeleça as necessidades de relatórios financeiros: Decida com que frequência e em que formato você deseja receber atualizações financeiras, quem está criando os relatórios e quais partes devem ser notificadas
- Considere os requisitos de software: Avalie se você precisa de software de contabilidade de projetos e quais recursos ele deve ter para atender às suas necessidades
Se você estiver procurando por
software de gerenciamento de projetos
com recursos integrados para lidar com tarefas de contabilidade e auditoria de projetos, você pode considerar
ClickUp
. A partir da definição de metas mensuráveis
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para alocar recursos dentro das restrições de tempo, pessoal e orçamento - é uma solução completa com ferramentas de contabilidade perfeitas para gerentes de projeto novos e experientes!
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Como esta etapa se concentra na criação de um esboço de projeto, por que não começar com o
Modelo de proposta de projeto de contabilidade do ClickUp
? Este modelo é seu guia de referência para definir o que, quando e como de um determinado projeto. Ele o ajuda a definir exatamente o ROI ou a margem de lucro que você pretende alcançar e a estabelecer as regras de contabilidade do projeto. ✍️
Com este modelo, você pode delinear o escopo, as metas e os resultados do seu projeto
Etapa 2: Definir um plano de contabilidade de projeto funcional
Depois de definir as necessidades de contabilidade do seu projeto, é hora de preparar um plano adequado que se alinhe a elas. A ideia é alinhar seus sistemas de contabilidade de projetos com a estrutura geral de contabilidade financeira de sua empresa. Responda a perguntas sobre repercussões fiscais e legais, sobreposições fiscais e fundos de contingência.
Inicie o planejamento financeiro para projetos da maneira correta usando o
Suíte de Contabilidade ClickUp
. Ele vem com mais de 1.000 modelos adequados para equipes de contabilidade e de projetos. 😍
Por exemplo, se você quiser colaborar com os membros da equipe em seu plano de contabilidade, basta acessar o
Modelo de operações contábeis do ClickUp
. Sua estrutura pronta pode ser usada para organizar e rastrear operações em projetos individuais, facilitando a centralização de suas tarefas contábeis.
Este modelo, combinado com o ClickUp Accounting, pode ajudá-lo a configurar planos de contabilidade específicos do projeto usando seu método preferido
Outros benefícios do ClickUp incluem:
- Amplos recursos de orçamento, relatórios e rastreamento de projetos
- Integração com outros sistemas e aplicativos de negócios para garantir um fluxo de dados tranquilo e informações financeiras acessíveis
- E
Assistente de trabalho com IA
,
IA do ClickUp
-usa o processamento de linguagem natural para auxiliar em várias tarefas de projeto, como:
- Resumir planos contábeis
- Escrever resumos de projetos, comunicação com o cliente, etc.
- Brainstorming de ideias
- Uma plataforma integrada de gerenciamento de documentos ClickUp Docs
- Uma interface amigável que permite o uso eficiente do software por todos os membros da equipe
É simples adicionar valores monetários às tarefas para manter os orçamentos do projeto sob controle
Embora seja vital investir em um bom software, ele deve corresponder ao tamanho de sua carteira. Felizmente, este software de gerenciamento de projetos é como uma calça elástica - cresce com você! E a melhor parte é que ele vem com recursos gratuitos, fáceis de usar e
planos empresariais personalizáveis
.
Etapa 3: Estabeleça os custos do projeto com estimativas cuidadosas
Acredite ou não, o orçamento preciso e a estimativa de custos formam a base de um gerenciamento de projetos eficiente, garantindo que seu projeto permaneça financeiramente viável e sustentável. Veja como você pode fazer isso:
- Identifique todos os possíveis custos indiretos: Considere todos os centros de custo possíveis, desde recursos e mão de obra até contingências
- Estimar os custos: Use dados históricos, taxas de mercado ou opiniões de especialistas para quantificar esses custos
- Preparar o orçamento: Combine suas estimativas de custo em um orçamento abrangente
- Revisar e revisar: Monitore e ajuste continuamente seu orçamento à medida que o projeto avança
É mais fácil falar do que fazer, mas nós o ajudamos com a parte do "fazer" também. O
Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
funciona como seu GPS financeiro. Ele divide os custos do projeto em partes pequenas, garantindo que você e seus participantes tenham um roteiro financeiro confiável. 🛣️
O modelo de proposta de orçamento do ClickUp foi desenvolvido para ajudá-lo a criar e acompanhar suas propostas de orçamento
Etapa 4: definir a receita
Nem todos os projetos da empresa geram dinheiro imediatamente. Alguns projetos, como a simplificação de um sistema de cartão de ponto, nem sequer geram dinheiro diretamente, mas preparam o terreno para uma margem de lucro maior no futuro. Por outro lado, projetos como a construção de uma casa, a construção de uma estrada ou a criação de um novo produto de software podem gerar receita que cubra seus custos dentro de um cronograma definido.
Quando se trata de receber o pagamento por projetos, o reconhecimento da receita varia - e seu sistema de contabilidade de projetos deve se adaptar a isso. Alguns projetos pagam assim que o trabalho é concluído, enquanto outros seguem o método de custo a custo e registram pagamentos parciais à medida que o trabalho avança.
É inteligente definir regras claras sobre quando você é pago e quando você realmente conta esse dinheiro como receita - faça isso antes de iniciar o projeto. 💲
Você pode acompanhar a receita e o crescimento de projetos individuais com a função
Modelo de rastreamento de KPI de crescimento de receita do ClickUp
. Crie cópias desse modelo e personalize-o com estilos exclusivos de reconhecimento de receita e benchmarks de desempenho.
Etapa 5: Configure o controle de despesas e de tempo em tempo real
Por que você deve implementar o controle de despesas e de tempo em tempo real? Fácil: **Para garantir que tudo fique dentro do orçamento e do cronograma. Você poderá identificar qualquer
ou atrasos assim que eles aparecem, permitindo que você tome medidas rápidas para o sucesso do projeto.
Talvez você queira usar
Rastreamento de tempo do projeto ClickUp
para rastrear horas de trabalho, planilhas de horas segregadas e despesas e obter um instantâneo atualizado do progresso do projeto. ⏳
Para uma maneira ainda mais rápida de
manter o controle de suas despesas
dê uma olhada no
Modelo de gerenciamento de custos do projeto ClickUp
. Digamos que você esteja lidando com a contabilidade de custos do projeto para um empreendimento de construção. Esse modelo facilita o controle dos custos do projeto para diferentes itens, como materiais, mão de obra, licenças e equipamentos. Veja como seu orçamento se comporta em tempo real e atualize-o em caso de picos de preços e alterações semelhantes.
Controle os custos de diferentes itens com base no tipo de projeto
Etapa 6: gerar relatórios regulares do projeto
A contabilidade do projeto é muito parecida com a contabilidade gerencial: você deve entender o que os números representam e como eles afetam o sucesso do projeto. Com
opções de relatórios nativos
no ClickUp, é mais fácil obter relatórios numéricos e visuais para diferentes parâmetros do projeto, incluindo recursos da equipe e trilhas orçamentárias. Use esses insights para aprimorar suas práticas de contabilidade de projetos, melhorar a eficiência e aumentar a lucratividade. 💯
Duas dicas adicionais:
- Gere e revise regularmente esses relatórios para monitorar a saúde financeira do projeto - faça isso semanalmente ou mensalmente, dependendo do volume de tarefas do projeto
- Mantenha seu estilo de relatório flexível - personalize os relatórios com métricas relevantes que forneçam informações sobre o desempenho do projeto
Verifique suas alocações orçamentárias, acompanhe os gastos reais e veja seus lucros com o ClickUp
Precisa de uma opção? O
Modelo de relatório de projeto do ClickUp
permite que um gerente de projeto se aproxime das áreas que precisam de um pouco mais de atenção, apresentando um quadro detalhado de
e desempenho geral. Ele ajuda a manter o controle de elementos cruciais, como tarefas de projetos, despesas e itens de tarefas pendentes.
Etapa 7: identificar possíveis problemas e tomar medidas corretivas
Não se limite aos dados compilados; analise-os imediatamente. Use-os para identificar tendências, prever resultados e identificar riscos de conclusão. Fique atento a qualquer problema em potencial que possa inviabilizar as finanças do projeto. Esses problemas podem variar de custos excedentes e cronogramas atrasados a necessidades imprevistas de alocação de recursos.
Digamos que alguns desses cenários se tornem realidade. Como você lidaria com eles? Bem, o ClickUp pode elevar o nível de seu gerenciamento de problemas com:
- Agile-Scrum Painéis de controle : Obtenha uma visão rápida e abrangente do seu fluxo de trabalho e acompanhe o progresso da sua equipe no tratamento de defeitos
- Sprints do ClickUp : As empresas de engenharia podem facilitar a eliminação de bugs com planejamento ágil de sprint
- Atribuição de tarefas: Com um planejamento abrangente de Suíte de gerenciamento de tarefas não há confusão sobre quem está fazendo o quê
- Roteiros: Mapeie os detalhes minuciosos do seu fluxo de trabalho corretivo e compartilhe-os facilmente com a sua equipe de projeto
- Status de tarefas personalizadas : Crie um fluxo de processo de contabilidade de projeto personalizado, atribuindo status personalizados às atividades de resolução de problemas em andamento
- Gráficos de Gantt do ClickUp : Enfrente atrasos e problemas de gerenciamento de recursos com confiança priorização de tarefas exigindo atenção imediata em um cronograma flexível 🆘
A lista do ClickUp Issue Tracker facilita a visualização de problemas abertos, quem está trabalhando neles e qual é o status da tarefa, tudo em um piscar de olhos
**Seja proativo aqui, pois uma ação corretiva rápida pode mitigar qualquer impacto adverso na lucratividade do projeto
Melhores práticas de contabilidade de projetos
As práticas recomendadas de contabilidade de projetos giram em torno de processos, controles e procedimentos eficazes de gerenciamento de projetos ao tratar de questões. Há algumas práticas recomendadas que você pode seguir ao tomar decisões sobre preços, licitações, processos contratuais e cláusulas contratuais. O objetivo é melhorar o desenvolvimento de controles e documentação.
Aqui estão algumas práticas recomendadas essenciais a serem seguidas:
Manter uma tabela de valores (SOV)
Para a contabilidade do projeto em empresas de engenharia, mantenha uma SOV detalhada descrevendo o custo de diferentes partes do trabalho em um contrato concluído. Isso permite um cálculo transparente da porcentagem de conclusão.
Revisar atas de reuniões e relatórios de progresso
Revisar regularmente atas de reuniões e relatórios de progresso para detectar desvios do contrato original e alertar sua equipe de contabilidade.
Prefira relatórios de custos baseados em evidências
Mantenha uma verificação consistente dos relatórios do projeto, especialmente os relatórios de custos, para garantir que não haja transações financeiras sem suporte. Use Solicitação de informações (RFI) documentos para solucionar lacunas de informações em planos, contratos, documentos ou especificações, quando necessário.
Fique atento às ordens de mudança
As ordens de mudança que sinalizam alterações na declaração de trabalho original podem confundir toda a equipe e levar a interrupções no orçamento do projeto e à interrupção do trabalho. Desenvolva um plano de ordem de mudança para permitir que os gerentes de projeto ajustem cuidadosamente cada centro de custo.
Sempre revise as horas de trabalho e as contas dos subcontratados
Revise regularmente a documentação das horas de mão de obra, possivelmente toda semana, para alinhar com a previsão do projeto. Verifique se todas as contas de subcontratados correspondem a cobranças aprovadas.
Revisar o cronograma do projeto em intervalos regulares
Recalcule o cronograma do projeto regularmente, começando no nível da tarefa e progredindo para o nível geral do projeto e macro (em toda a empresa), garantindo que os cronogramas estejam alinhados com as expectativas.
Use o ClickUp para dar suporte à contabilidade baseada em projetos
A implementação da contabilidade de projetos é essencial para o sucesso das empresas baseadas em serviços. Ela promove a transparência, oferecendo aos gerentes de projeto os insights necessários para otimizar o desempenho financeiro e alcançar o sucesso do projeto a longo prazo.
O software de contabilidade de projetos, diferente dos sistemas tradicionais de contabilidade financeira, é uma ferramenta de método comprovado para que as organizações de serviços aprimorem a utilização de recursos.
Tanto os contadores quanto os gerentes de projeto fazem malabarismos com uma variedade de tarefas, geralmente usando várias ferramentas separadas. Mas, ao se inscrever no ClickUp você pode gerenciar tudo perfeitamente em uma única e abrangente plataforma de gerenciamento de projetos! 😎