O objetivo principal do Google Sheets é criar, gerenciar e editar planilhas. Mas todos sabemos que essa ferramenta online está equipada com recursos que permitem fazer muito mais. 😍
Se você usar os botões certos, poderá transformar o Google Sheets de uma ferramenta comum de planilhas em uma plataforma de banco de dados bastante sólida! A ferramenta é fácil de usar, não requer instalações complicadas e mantém seus dados seguros, mas por onde começamos?
Neste artigo, forneceremos instruções passo a passo sobre como criar um banco de dados no Google Sheets. Também abordaremos as possíveis limitações dos bancos de dados do Google Sheets e sugeriremos uma alternativa mais viável e fácil de usar para analisar dados.
⏰ Resumo de 60 segundos
- O Google Sheets pode servir como uma ferramenta básica de banco de dados para gerenciar e analisar dados.
- Para criar um banco de dados no Google Sheets, é necessário abrir uma nova planilha e configurar campos de dados.
- Use a função QUERY para extrair e manipular dados para análises complexas.
- O Google Sheets oferece suporte à colaboração, permitindo que vários usuários editem simultaneamente.
- A plataforma tem limitações, incluindo problemas de escalabilidade e falta de controles de segurança avançados.
- Opções alternativas, como o ClickUp, oferecem melhores funcionalidades para gerenciamento e automação de bancos de dados.
- O ClickUp oferece uma visualização em tabela fácil de usar para criar bancos de dados relacionais sem codificação.
- A utilização do ClickUp Whiteboards e das automações melhora a colaboração e a eficiência nos processos de banco de dados.
O que é um banco de dados do Google Sheets?
O Google Sheets é a ferramenta de planilhas do Google, muito semelhante ao Microsoft Excel. Nela, você pode criar, editar e formatar planilhas, trabalhar com sua equipe em tempo real e visualizar dados.
Um banco de dados do Google Sheets é simplesmente um banco de dados criado no Google Sheets. Embora a criação de bancos de dados não seja realmente o primeiro uso dessa plataforma que vem à mente, isso é possível. Isso porque o Google Sheets tem opções decentes de armazenamento e recuperação, personalização e colaboração. Além disso, é gratuito e funciona bem para bancos de dados de pequena escala.
Uma das razões pelas quais você pode considerar o uso do Google Sheets para seus bancos de dados é a função QUERY, que muitos consideram o recurso mais valioso da ferramenta. Ela permite usar comandos em uma sintaxe no estilo SQL para manipular dados e recuperar subconjuntos desejados para vários parâmetros.
Como criar um banco de dados no Google Sheets: 6 etapas padrão
Existem várias maneiras de criar um banco de dados no Google Sheets. Aqui, apresentaremos a mais simples, que envolve a inserção manual dos dados. Além disso, também demonstraremos como usar a função QUERY. 🧑🏫
Para facilitar a compreensão das instruções, vamos considerar um cenário de exemplo: criar um banco de dados de clientes.
Etapa 1: abra o Google Sheets e crie uma nova planilha
O primeiro passo é abrir o Google Sheets no seu dispositivo e criar uma nova planilha. É claro que você também pode abrir um banco de dados ou planilha existente, dependendo de onde deseja armazenar o banco de dados.
Para evitar confusão no futuro e garantir uma navegação fácil, nomeie sua planilha. Usamos o nome de arquivo Banco de dados do cliente para o nosso exemplo, mas você pode escolher qualquer nome que funcione para o seu projeto.
Etapa 2: crie colunas para definir campos de dados
Agora, você precisa estabelecer as bases para o seu banco de dados: crie colunas para armazenar e organizar os dados desejados.
Como estamos criando um banco de dados simples de clientes, trabalharemos com quatro colunas em nosso exemplo: Nome, Número de telefone, Endereço de e-mail e Site.
Você precisa escrever esses nomes de colunas na planilha. Começamos pelo topo e escrevemos os nomes nos campos A1, B1, C1 e D1. Você pode destacar os cabeçalhos das colunas para diferenciá-los do restante do banco de dados. 🖌️
Para bancos de dados mais complexos, sua planilha pode ter dados em vários níveis distribuídos por linhas e colunas. A ideia é garantir que cada campo de dados tenha uma localização específica em uma linha e coluna para facilitar a navegação.
Etapa 3: Adicione os dados
É hora de “alimentar” o Google Sheets com os dados relevantes. Insira as informações dos seus clientes enquanto examina as colunas e campos apropriados.
Não se preocupe em classificar seus dados ainda — faremos isso na próxima etapa.
Etapa 4: classifique seus dados
Você deseja manter seu banco de dados organizado e arrumado para facilitar a navegação e a recuperação de informações. O Google Sheets possui opções integradas de classificação e filtragem para ajudá-lo a organizar e visualizar seus dados da maneira que desejar.
Normalmente, você pode classificar uma planilha ou coluna no Google Sheets em ordem alfabética ou numérica. Aqui está uma maneira de classificar os dados em nosso exemplo:
- Selecione a seção de destino (para o nosso exemplo, selecionamos os campos A1 a D5)
- Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da seção selecionada e escolha Exibir mais ações da célula.
- Pressione Classificar intervalo
- Acesse Opções avançadas de classificação de intervalos
- Marque a caixa de seleção ao lado de Os dados têm linha de cabeçalho.
- Escolha qual coluna você deseja usar como base para classificar os dados e selecione se deseja classificá-los de A a Z ou Z a A.
Etapa 5: CONSULTE seu banco de dados
Chegamos à parte mais empolgante: consultar os dados em sua planilha como em um banco de dados. Com a opção QUERY no Google Sheets, você pode extrair dados específicos para realizar cálculos, resumir ou filtrar dados e criar um banco de dados separado.
Essa opção é especialmente conveniente para quem trabalha com bancos de dados mais extensos. Nosso banco de dados de exemplo tem apenas quatro entradas para facilitar o acompanhamento das instruções, portanto, os resultados podem não parecer impressionantes. Mas, se você estiver trabalhando com centenas de entradas, o QUERY pode ser um salva-vidas. Você não precisa perder tempo ou enlouquecer procurando dados específicos, reduzindo potencialmente a probabilidade de erros.
Lembre-se de que essa etapa não é obrigatória. Se você tiver um banco de dados menor, inserir e classificar seus dados pode ser tudo o que você precisa.
Usando a função QUERY nas planilhas do Google
A estrutura principal da função QUERY é: QUERY(dados, consulta, [cabeçalhos])
Vamos voltar ao nosso exemplo para ver como funciona a consulta: Então, temos um banco de dados com os nomes, números de telefone, endereços de e-mail e sites dos clientes. Digamos que queremos consultar os dados e exibir apenas os nomes e sites dos clientes. Este seria o processo:
- Crie um novo cabeçalho para a consulta (fizemos isso abaixo do banco de dados principal na ilustração acima, mas você pode colocar esse cabeçalho em outro lugar).
- Dê um nome ao banco de dados e destaque-o com uma cor para facilitar a distinção visual.
- Clique duas vezes no campo abaixo do novo cabeçalho, insira o sinal de igual e digite query — selecione a opção quando ela aparecer.
- O Google Sheets iniciará automaticamente um colchete neste ponto. Você precisa selecionar o intervalo desejado do banco de dados, deixando de fora o cabeçalho. Em nosso exemplo, selecionamos todo o banco de dados.
- Depois de selecionar o intervalo do banco de dados, insira uma vírgula e digite SELECT, A, D”, 1). Assim, a fórmula completa fica assim: =QUERY(A2:D5, “SELECT A, D”, 1)
- Pressione Enter e o Google Sheets fará sua mágica 🪄
Você pode alterar rapidamente a fórmula ao adicionar novos clientes ou extrair uma coluna diferente. Por exemplo, se quiser recuperar os nomes e números de telefone dos clientes, basta substituir a coluna D pela coluna C no intervalo de dados selecionado.
Etapa 6: compartilhe seu banco de dados com a equipe
A vantagem de criar um banco de dados no Google Sheets em comparação com o Excel é ter liberdade total em relação à colaboração online. Vários usuários podem visualizar e editar o banco de dados simultaneamente e trabalhar juntos de forma integrada.
Para compartilhar seu banco de dados, vá para Arquivo e escolha Compartilhar. Em seguida, selecione as pessoas com quem deseja compartilhá-lo.
Outras maneiras de criar um banco de dados no Google Sheets
Inserir dados manualmente é a maneira mais simples de criar um banco de dados no Google Sheets. No entanto, essa não é sua única opção.
Você pode usar a API do Google Sheets para importar e modificar dados conectando a ferramenta de planilha a outro aplicativo. O problema é que esse processo requer várias etapas e pode ser muito complicado para quem não tem muito conhecimento técnico.
Outra opção é importar bancos de dados existentes para o Google Sheets. Nesse caso, você só precisa carregar o arquivo CSV com seus dados na ferramenta de planilha. Lembre-se de que o processo pode demorar um pouco, dependendo do tamanho do seu banco de dados.
Você também pode vincular o Google Forms ao Google Sheets para criar bancos de dados. Todas as informações coletadas por meio de formulários são transferidas automaticamente para sua planilha. No entanto, para configurar isso, é necessário ter alguns conhecimentos de programação.
API do Google Sheets e Google Apps Script
Se você deseja aproveitar ainda mais o poder do seu banco de dados do Google Sheets, a API do Google Sheets e o Google Apps Script são duas opções que você pode explorar para adicionar um pouco de magia da automação aos seus fluxos de trabalho.
API do Google Sheets: uma visão geral
A API do Google Sheets é uma interface que faz a ponte entre o Google Sheets e outros aplicativos, permitindo que esses aplicativos leiam, escrevam e modifiquem dados diretamente no Google Sheets. Com ela, você pode transformar seu Google Sheets em um banco de dados completo e em tempo real para seus aplicativos, permitindo realizar operações normalmente limitadas a softwares de banco de dados.
Por exemplo, utilizando a API do Google Sheets, você pode:
- Crie novas planilhas ou clone as existentes.
- Leia os dados da planilha para usar em outros aplicativos ou serviços.
- Escreva/atualize dados em planilhas existentes em tempo real, conforme as alterações ocorrem em seu aplicativo.
- Formate as células da sua planilha para combinar com a identidade visual do seu aplicativo ou melhorar a legibilidade dos recursos.
- Crie gráficos e diagramas complexos com base nos dados da sua planilha.
Tudo isso pode ser feito programaticamente, economizando tempo e esforço significativos na execução manual dessas tarefas.
Banco de dados do Google Sheets: limitações
Embora seja possível criar um banco de dados no Google Sheets, será que é uma boa ideia? Depende. O uso do Google Sheets para criar bancos de dados tem várias limitações. Confira abaixo algumas desvantagens significativas e veja se o Google Sheets pode atender às suas necessidades de banco de dados.
Falta de escalabilidade
Você acabou de iniciar um negócio com um pequeno banco de dados de clientes, então o Google Sheets é a sua melhor opção. A ferramenta pode ser mais do que suficiente para criar e gerenciar bancos de dados de pequena (e até média) escala, então por que não experimentá-la?
Alguns meses ou anos depois, sua empresa está prosperando! Você tem centenas de clientes e nunca sonhou com tanto sucesso. É nesse momento que você percebe que os dados dos seus clientes superaram a capacidade do Google Sheets.
A plataforma simplesmente não consegue lidar com bancos de dados grandes e complexos sem apresentar lentidão. A navegação se torna demorada e as consultas podem se tornar complicadas.
Falta de controles de segurança avançados
Se você estiver armazenando informações confidenciais em seu banco de dados, convém usar opções de segurança como criptografia, certificados SSL e autenticação 2FA para manter seus dados protegidos.
Infelizmente, o Google Sheets não oferece essas opções. Você pode controlar as permissões básicas de acesso, mas não há muito o que fazer em termos de proteção extra para bancos de dados.
Recursos limitados de QUERY
Semelhante à interface do usuário do Excel, o Google Sheets possui a excelente opção QUERY. No entanto, suas possibilidades são limitadas, especialmente quando comparadas a sistemas de banco de dados robustos. Se revisar e filtrar dados é uma necessidade para você, o Google Sheets não é a ferramenta que você procura.
Controle de versão deficiente
Plataformas avançadas de banco de dados permitem monitorar todas as alterações feitas no banco de dados. Você pode acompanhar a evolução dos dados e obter visibilidade completa sobre eles. Isso minimiza o risco de erros e aumenta a responsabilidade.
O Google Sheets não oferece recursos de controle de versão, portanto, você não pode rastrear alterações ou atribuir responsabilidade pelas atualizações. Isso dificulta o trabalho em equipe e a colaboração.
Problemas de colaboração
O Google Sheets facilita a colaboração porque é uma ferramenta online que permite que vários usuários acessem e editem uma planilha simultaneamente. Mas isso só funciona se suas entradas forem limitadas.
À medida que você adiciona mais e mais entradas ao banco de dados, você notará problemas de desempenho, como lentidão no carregamento e na edição. O Google Sheets simplesmente não foi feito para bancos de dados complexos.
Recursos de automação limitados
O Google Sheets oferece algumas extensões que permitem automatizar funções dentro de seus bancos de dados e economizar tempo, mas apenas até certo ponto. As opções de automação no Google Sheets não são tão abrangentes quanto nas plataformas de banco de dados padrão.
Se automatizar seus fluxos de trabalho é uma prioridade, o Google Sheets não é a melhor opção.
Alternativas ao banco de dados do Google Sheets
Se você deseja criar um banco de dados simples com entradas limitadas, o Google Sheets pode ser uma excelente opção. Mas se você trabalha em uma equipe maior ou lida com informações confidenciais, é melhor usar outra ferramenta. O mesmo vale para aqueles que desejam funcionalidades avançadas que o Google Sheets não oferece, pois não é uma ferramenta de banco de dados. 🙅
Não se preocupe, pois existem dezenas de alternativas ao Google Sheets disponíveis. Temos a ferramenta certa para ajudá-lo a projetar bancos de dados simples ou complexos!
Bônus: Complementos do Google Sheets !
ClickUp
Se você deseja a combinação perfeita de funcionalidade, facilidade de uso, recursos de colaboração e opções de automação, apresentamos o ClickUp, uma plataforma de produtividade tudo-em-um que pode ser seu assistente confiável para bancos de dados e armazenamento de dados. 🪄
O ClickUp possui uma ampla seleção de recursos que permitem que ele desempenhe várias funções, desde o gerenciamento de tarefas e projetos até o gerenciamento de operações e controle de tempo.
Por enquanto, vamos nos concentrar no que torna o ClickUp uma escolha fantástica para o design e gerenciamento de bancos de dados sem esforço!
Aproveite a visualização em tabela, semelhante a uma planilha, para criar um banco de dados extremamente rápido.
O ClickUp oferece mais de 15 visualizações — diferentes layouts que permitem ver as entradas de dados de várias perspectivas. Uma das visualizações é a visualização ClickUp Table, que torna a criação e o gerenciamento de bancos de dados uma experiência tranquila e sem estresse. Ela oferece uma visão geral do seu banco de dados e os detalhes de cada entrada ao mesmo tempo.
A criação de um banco de dados na visualização Tabela é 100% sem código. Veja como adicionar um ao seu Espaço de Trabalho:
- Inicie o ClickUp
- Vá para a barra Exibições .
- Selecione Tabela
- Configure as definições de privacidade e permissão, se necessário.
- Clique em Adicionar visualização para concluir.
Agora, tudo o que você precisa fazer é pressionar o ícone + para adicionar colunas e usar os campos personalizados do ClickUp para fornecer detalhes da entrada. Por exemplo, se o seu banco de dados estiver cheio de números, você escolherá o campo Números. Depois de adicionar esse campo personalizado ao seu banco de dados, ele bloqueia a coluna para entradas numéricas, o que reduz o risco de erros. Você também pode usar campos como Texto, Menu suspenso, Dinheiro, E-mail ou Localização para personalizar seu banco de dados de acordo com a natureza de suas entradas.
Você achará o campo personalizado Relacionamento particularmente interessante. Use-o para referenciar tarefas em outra lista ou área de trabalho e criar bancos de dados perfeitamente interconectados.
O ClickUp se destaca quando se trata de pesquisar e lidar com o banco de dados para uso diário. Com apenas alguns cliques, você pode:
- Filtre e agrupe o banco de dados
- Alterar a altura da linha
- Fixar e desfixar colunas
- Reposicionar campos de dados
- Edite em massa para melhorar a eficiência do processo
- Exportar dados
A visualização Tabela é versátil o suficiente para suportar todos os tipos de bancos de dados, incluindo bancos de dados de clientes, inventário e conteúdo. E, como você pode interligar entradas de vários bancos de dados, essa visualização também é adequada para criar bancos de dados relacionais sem nenhum conhecimento de programação!
Explore os modelos do ClickUp para montar um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional.
Se você não quiser ou não tiver tempo suficiente para criar seus bancos de dados do zero, experimente os modelos de banco de dados do ClickUp. Esses modelos foram projetados para economizar seu tempo, fornecendo uma base para seus bancos de dados. Por exemplo, você pode optar por:
- Modelo de banco de dados do ClickUp Blog para organizar, marcar e rastrear o conteúdo do blog
- Modelo de banco de dados da página de destino do ClickUp para criar um inventário escalável de todas as suas páginas de destino
- Modelo de diretório de funcionários do ClickUp para projetar um centro de informações pesquisável com dados dos funcionários
O ClickUp possui uma biblioteca com mais de 1.000 modelos, portanto, encontrar o modelo certo não será um problema. Depois de encontrar o modelo desejado, basta ajustá-lo às suas necessidades ou até mesmo reutilizar a estrutura para outro banco de dados.
Use os quadros brancos do ClickUp para colaborar no design de bancos de dados.
Você terá opções de colaboração significativamente mais ricas no ClickUp do que no Google Sheets.
Com o ClickUp Whiteboards, você pode reunir sua equipe para debater fluxos de informações, relações entre entidades de dados, metodologias de melhoria de processos e planos de gerenciamento de bancos de dados. 😻
O melhor de tudo é que os quadros brancos do ClickUp oferecem suporte à colaboração em tempo real. Cada usuário recebe um cursor com seu nome, para que você possa acompanhar facilmente quem está fazendo o quê e desenvolver as ideias uns dos outros.
Além disso, com opções como a visualização do chat e comentários acionáveis, seu processo de criação de banco de dados será mais transparente e eficiente.
Opções de automação para executar bancos de dados sem problemas
Leva um segundo para cometer um erro em um banco de dados, mas leva uma eternidade para encontrá-lo e corrigi-lo. O ClickUp Automations ajuda você a minimizar o risco de erros humanos e economizar tempo.
Navegue por mais de 100 automações do ClickUp e execute aquelas que podem ajudá-lo a criar e gerenciar seus bancos de dados com facilidade. Você pode automatizar tarefas de entrada de dados, alterações de status e mudanças de prioridade sem precisar programar!
O ClickUp oferece modelos de automação, mas você também pode criar modelos personalizados. Você também pode conectar automações a aplicativos externos e criar fluxos de trabalho unificados.
As automações do ClickUp podem fazer maravilhas pelos seus processos de banco de dados, mas também podem ajudar a automatizar tarefas e atividades repetitivas em vendas, marketing, CRM, gerenciamento de tarefas e projetos, fabricação e muitas outras áreas! 💃
Vá além do Google Sheets com o ClickUp
Usar um banco de dados do Google Sheets tem vantagens, mas normalmente não é sustentável a longo prazo, pois a plataforma não consegue lidar com grandes conjuntos de dados. Se você deseja uma solução gratuita, estável e escalável com opções incríveis para colaboração, automação e gerenciamento de banco de dados, o ClickUp é a escolha certa!
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