Todos nós estamos familiarizados com o uso de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar nosso progresso em relação às metas ao longo do tempo. Seu gerente pode monitorar seus KPIs, ou você pode ser responsável por defini-los para sua equipe.
Mas de que servem todos esses dados se você não faz nada com eles?
É aí que entram os relatórios de KPI. Neste guia, vamos detalhar o que são relatórios de KPI, por que são importantes, quais métricas você deve acompanhar e muito mais. Vamos mergulhar e explorar tudo o que há para saber sobre como criar e gerenciar relatórios de KPI. 🙌
O que é um relatório de KPI?
Um relatório de KPI é um arquivo físico ou digital que compila dados de desempenho sobre todos os KPIs que você está acompanhando atualmente. É essencialmente o local onde todos os seus dados de KPI são consolidados — geralmente em um painel de KPI — para que seja mais fácil entender seus dados e avaliar seus indicadores-chave de desempenho.
Os relatórios de KPI são normalmente muito visuais, para que você e os membros da sua equipe possam interpretar os dados rapidamente e identificar tendências ou desafios em todos os objetivos comerciais.
Muitas equipes utilizam um painel de KPI como interface visual para monitorar KPIs, com os relatórios em si oferecendo dados e informações adicionais.
Por que o monitoramento e os relatórios de KPI são importantes?
Os relatórios de KPI oferecem uma maneira de entender seu desempenho em relação a todos os seus KPIs mais valiosos em um só lugar. Isso por si só já é valioso, mas investir na maneira como você monitora os indicadores-chave de desempenho traz benefícios adicionais.
Os melhores relatórios de KPI permitem que você:
- Acompanhe visualmente suas métricas mais importantes (novamente, geralmente a partir de painéis visuais de KPI).
- Acompanhe dados históricos e defina referências e metas para o futuro.
- Personalize e identifique métricas, tendências e padrões de relatórios de KPI.
- Identifique gargalos, problemas e restrições do projeto.
- Demonstre seu valor ou progresso para as partes interessadas.
- Acesse informações detalhadas e dados de desempenho para tomar decisões de negócios.
Os relatórios de KPI não são apenas uma opção melhor para visualização de dados — eles orientam você em direção às suas metas, monitoram seu progresso e demonstram seu sucesso até o momento. 🏆
Métricas x KPIs: o que os diferencia
Embora os KPIs e as métricas de negócios pareçam semelhantes, há uma diferença fundamental. Veja como distinguir entre KPIs e métricas de negócios:
- Se uma métrica acompanha seu desempenho em relação a uma meta comercial importante, ela é um indicador-chave de desempenho.
- Se uma métrica acompanha seu desempenho em relação a qualquer meta de negócios (essencial/não essencial), ela é uma métrica de negócios.
Pense nos KPIs como um subconjunto de métricas de negócios que se concentram apenas no que é mais importante para a sua empresa.
Por exemplo, um indicador-chave de desempenho dentro da equipe de vendas pode ser o total de vendas. São pontos de dados que toda a equipe pode medir e monitorar ao longo do tempo. Além disso, esses pontos de dados influenciam outras áreas de suas operações — pense nos KPIs de marketing.
Uma métrica de negócios relacionada seria a taxa de rotatividade, que é um fator influenciado pelo número ou volume de vendas, mas tem um alcance muito mais amplo. ✅
Métricas que você provavelmente vai querer incluir nos relatórios de KPI
Embora os KPIs e as métricas sejam diferentes, ambos têm seu lugar em um painel de KPI. Ao relatar seu progresso em relação a KPIs individuais, é útil visualizá-los em relação às métricas gerais da sua empresa — os números que definem seu sucesso em relação às suas metas.
Algumas empresas consideram as métricas apenas como destaques gerais, enquanto outras usam métricas e KPIs de forma muito mais intercambiável. As métricas de KPI que são importantes para você dependem do seu setor e função, mas as métricas comuns apresentadas nos relatórios de KPI incluem:
- Vendas totais
- Retenção de clientes
- Satisfação do cliente
- Participação no mercado
- Felicidade dos funcionários
- Custo de aquisição de clientes
- Valor da vida útil do cliente
- Retorno sobre o investimento
- Taxa de rotatividade
- Margem de lucro líquido
- Crescimento da receita
- Taxa de conversão
- Fluxo de caixa
Considere quais métricas de negócios e exemplos de KPI se alinham melhor com sua função e responsabilidades e inclua-os em seu processo de relatórios de KPI. Isso lhe dará uma visão mais clara de como seus KPIs individuais estão ligados ao sucesso em uma escala maior.
Os três tipos comuns de relatórios de KPI que você precisa conhecer
A maioria dos relatórios de KPI empresarial é incrivelmente abrangente e capaz de lidar com todos os tipos de dados de desempenho.
No entanto, ainda existem três tipos distintos de relatórios que você usa para diferentes fins:
1. Relatórios operacionais
Os relatórios operacionais concentram-se no seu desempenho real nas operações diárias da sua empresa. Os pontos de dados nos relatórios operacionais são monitorados regularmente para avaliar o seu desempenho real em atividades diárias e repetitivas e nos objetivos comerciais. 💰
Exemplos de relatórios operacionais incluem:
- Vendas (mensais, trimestrais ou anuais)
- Fluxo de caixa
- Devedores ou credores
Acompanhar essas métricas e KPIs regularmente oferece uma visão do desempenho e cria a oportunidade de fazer ajustes com base em possíveis obstáculos, desafios ou oportunidades. As equipes que monitoram suas vendas ou fluxo de caixa regularmente têm a chance de agir mais rapidamente, o que leva a menos problemas e mais crescimento.
2. Relatórios analíticos
Esses relatórios têm como objetivo fornecer insights analíticos detalhados sobre o desempenho das suas principais métricas. Eles geralmente destacam tendências de indicadores de desempenho que mostram se você está indo na direção certa. 🌻
Exemplos de relatórios analíticos incluem:
- Crescimento das vendas ano a ano ou trimestral
- Taxas de retenção de clientes
- Pontuações de satisfação do cliente
Os relatórios analíticos servem como uma referência útil para saber onde você está agora, onde esteve e como pode ser o seu futuro. Use esses relatórios para refletir sobre o que funcionou bem e identificar áreas que precisam de mudanças ou melhorias antes que se tornem um problema no futuro.
3. Relatórios estratégicos
Os relatórios estratégicos se concentram em fornecer informações detalhadas sobre o status atual da sua estratégia de negócios, a saúde da empresa e para onde as coisas estão indo. Os tomadores de decisão usam esses relatórios para obter insights acionáveis sobre seu crescimento futuro. 📈
Exemplos de relatórios estratégicos incluem:
- Porcentagem das vendas de um produto específico, campanha de marketing ou região
- Participação no mercado ao longo do tempo
- Próximos projetos
Esses relatórios estratégicos fornecem aos seus tomadores de decisão e partes interessadas dados valiosos para que possam tomar as decisões mais informadas. Identificar um pico nas tendências de uma campanha de marketing significa que você pode priorizar os gastos e ajustar outras campanhas para obter o maior impacto.
Monitorar sua lista de projetos recebidos oferece confiança de que seu fluxo de trabalho está estável ou motivação para fechar novos negócios.
Como criar um relatório de KPI confiável e perspicaz
Você entende suas métricas gerais de negócios e seus KPIs gerais. Esperamos que você consiga ver o valor de um painel ou relatório de KPI para realmente revelar pontos de dados perspicazes.
Agora, vamos mostrar como criar seu próprio relatório de KPI para planejar, construir e compartilhar melhor suas métricas com a ajuda do software de KPI.
1. Defina seus objetivos
Decida o que você deseja alcançar com seus relatórios de KPI. Confirme o objetivo do relatório, como ele será usado, o público-alvo principal e como você irá compartilhá-lo.
Esses critérios não só permitem que você entenda melhor seus próprios objetivos estratégicos, mas também informam a maneira como você aborda o design e a funcionalidade do próprio relatório. 🎯
2. Decida quais KPIs específicos rastrear
Existem centenas de exemplos de relatórios de KPI que você poderia monitorar, mas não é necessário cobrir todos eles. Decida quais KPIs são os mais valiosos de acordo com seus objetivos e prepare os dados para que estejam prontos para exibição.
Analise seus registros internos para verificar se você já acompanha esse KPI ou se precisa configurar um novo sistema. Reflita se a fonte de dados é precisa, quem é responsável por mantê-la atualizada e quais etapas você precisa seguir antes de poder usá-la em seu relatório.
Os KPIs nem sempre precisam estar relacionados a valores monetários ou números de produção. Alguns KPIs que você pode considerar giram em torno do gerenciamento do tempo.
É por isso que o recurso de tempo contínuo do ClickUp nos painéis é uma ótima opção para acompanhar tarefas em vários espaços e dentro de um prazo específico.
3. Escolha como visualizar seus KPIs
Os KPIs brutos geralmente são apresentados na forma de números ou declarações e não são fáceis de entender à primeira vista. Para tornar seus relatórios de KPI úteis, você precisa usar a visualização de dados para comunicar o desempenho da sua empresa de uma maneira mais significativa.
Decida a melhor maneira de apresentar seus dados e, em seguida, crie tabelas, gráficos e diagramas com uma ferramenta de visualização de dados. Mantenha sua apresentação simples.
O objetivo é comunicar insights e tendências rapidamente. As partes interessadas e os gerentes podem sempre se aprofundar nos seus exemplos de relatórios de KPI se quiserem extrair mais detalhes. 📊
4. Use um software para criar um relatório de KPI
Criar manualmente seus próprios relatórios de KPI é demorado e pode gerar erros. Existe uma maneira muito melhor de criar e monitorar seus relatórios de KPI: com o ClickUp Goals.
O ClickUp Goals apresenta uma nova maneira para sua equipe acompanhar objetivos e resultados-chave (OKRs) e metas. Nossa plataforma altamente visual permite que os membros da sua equipe permaneçam no caminho certo, graças a metas claras, cronogramas fáceis de usar e acompanhamento automático do progresso.
Adicione suas próprias metas, objetivos ou KPIs e personalize-os completamente. Acompanhe o progresso com metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso ou tarefas. Visualize esses dados em um painel de relatórios de KPI altamente visual que permite que você veja seu progresso em relação a vários KPIs ao mesmo tempo.
É fácil criar seu próprio relatório de KPI com o ClickUp Goals, mas se você estiver procurando uma maneira ainda mais fácil, nós temos a solução. O modelo de KPI do ClickUp vem configurado e pronto com tudo o que você precisa para monitorar suas métricas e KPIs — tudo o que você precisa fazer é adicioná-los ao modelo.
5. Compartilhe seu relatório de KPI
Com seu relatório de KPI criado e pronto para uso, você pode começar a compartilhá-lo com as partes interessadas, líderes responsáveis pela tomada de decisões, membros da equipe e qualquer outra pessoa que tenha interesse em seu progresso.
Se você estiver usando o ClickUp para seus relatórios de KPI, é fácil compartilhar seus relatórios com qualquer pessoa a qualquer momento. A colaboração e a comunicação sempre aprimorarão seu processo para que você tenha a estratégia de relatórios de KPI mais bem-sucedida.
Use as preferências de privacidade e compartilhamento para personalizar quem tem acesso a quais metas e marque os membros da equipe para que eles possam monitorar sua influência individual em relação a metas e objetivos específicos. 💬
9 exemplos e modelos de relatórios de KPI para simplificar o processo
Você pode criar um relatório de KPI com base em qualquer métrica ou KPI em qualquer equipe, seja de vendas, operações, RH ou marketing. Inspire-se com esses exemplos de relatórios de KPI para descobrir uma nova maneira de monitorar e apresentar seus dados usando nosso software de relatórios de KPI e aplicativo de acompanhamento de metas favoritos, o ClickUp.
1. Modelo de quadro branco de scorecard equilibrado do ClickUp
O modelo de Balanced Scorecard da ClickUp é uma das formas mais visuais de acompanhar dados e ver o progresso em vários KPIs, incluindo KPIs operacionais, KPIs de marketing e KPIs financeiros.
Convide os membros da equipe para analisar dados, entender as necessidades dos clientes, definir metas e acompanhar o progresso de diferentes KPIs com este modelo colaborativo de balanced scorecard.
2. Modelo de OKRs e metas da empresa ClickUp
Todas as empresas têm OKRs, metas e objetivos que desejam acompanhar. O modelo de OKRs e objetivos da empresa da ClickUp oferece uma maneira fácil de fazer isso dentro do melhor software de OKR disponível atualmente.
Este modelo de definição de metas permite que você priorize metas específicas e alinhe os membros da equipe em torno dos mesmos objetivos.
3. Modelo de projeto de aprendizagem e desenvolvimento do ClickUp
Para muitas organizações, acompanhar o aprendizado e o desenvolvimento de seus funcionários tornou-se um KPI valioso. Use o modelo de projeto de aprendizado e desenvolvimento da ClickUp para definir uma meta para seu próximo projeto de aprendizado e, em seguida, acompanhe o progresso do KPI ao longo do projeto para que você possa relatar seu impacto de forma mais eficaz.
4. Modelo de relatório mensal de status de negócios do ClickUp
Se você precisa fornecer uma atualização mensal ou um relatório de status do projeto para sua equipe ou departamento, o modelo de relatório mensal de status dos negócios da ClickUp é um exemplo eficaz de relatório de KPI para você.
Este relatório em formato de memorando permite que você acompanhe e visualize métricas de desempenho e adicione resumos e contexto junto com elas na forma de um relatório.
5. Modelo de estrutura OKR do ClickUp
Monitorar seus OKRs em toda a empresa pode se tornar uma tarefa difícil se você não tiver um sistema que funcione. Use o modelo de estrutura OKR da ClickUp para introduzir um processo mais robusto que permite definir metas SMART e acompanhar seu progresso em tempo real.
6. Modelo de revisão trimestral de negócios do ClickUp
Verificar seu progresso a cada trimestre tornou-se um hábito útil para a maioria das organizações. Use o modelo de revisão trimestral de negócios da ClickUp para otimizar o processo e apresentar o progresso do seu KPI de uma forma mais visual.
7. Modelo de painel de KPI de vendas do ClickUp
Os KPIs de vendas são essenciais para qualquer equipe de vendas eficaz. Use o modelo de KPIs de vendas da ClickUp para motivar sua equipe a atingir metas compartilhadas, com um design que permite que todos vejam quais são os KPIs mais valiosos e como está o progresso até o momento.
8. Modelo de painel de KPI do ClickUp Warehouse
Assim como as equipes de vendas, as equipes de armazém são altamente motivadas por seus KPIs. O modelo de KPIs de armazém da ClickUp foi especialmente projetado para atender às necessidades das equipes de armazenamento, com acompanhamento de KPIs, visualizações de dados em tempo real e insights operacionais importantes.
9. Modelo de relatório de status semanal do ClickUp
Se você estiver relatando métricas que mudam diariamente, um relatório semanal para sua equipe é uma ótima maneira de manter todos informados e motivados para alcançar seus objetivos comuns. Use o modelo de relatório de status semanal da ClickUp para comunicar seu progresso semana a semana, para que você possa monitorar o progresso e agir rapidamente.
Facilite os relatórios de KPI com o ClickUp
Usar KPIs é uma das maneiras mais fáceis de acompanhar suas principais metas e objetivos comerciais. Mas lembre-se: selecionar KPIs é apenas uma parte do processo. Você também precisa de uma maneira de acompanhá-los.
Não há maneira mais fácil de fazer isso do que com uma ferramenta avançada de relatórios comerciais como o ClickUp. Nossa plataforma tudo-em-um tem tudo o que você precisa para acompanhar o progresso dos seus KPIs e medir o desempenho.
Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e descubra uma maneira melhor de abordar os relatórios de KPI. ✨