10 darmowych szablonów priorytetyzacji do organizowania zadań zespołu
Szablony

10 darmowych szablonów priorytetyzacji do organizowania zadań zespołu

Wyobraź sobie tętniące życiem skrzyżowanie w godzinach szczytu. Setki samochodów stoją w kolejce, a każdy kierowca spieszy się, aby dotrzeć do pracy na czas. Bez odpowiednich przepisów ruchu drogowego zapanowałby kompletny chaos. 🚨

Priorytetyzacja zajmuje się podobnymi kwestiami, ale teraz mówimy o zbliżających się terminach i wymagających klientach zamiast o korkach. Zapewnia wytyczne dotyczące skutecznej organizacji, gdy jednocześnie żongluje się wieloma zadaniami o różnych poziomach pilności.

Aby osiągnąć mistrzostwo w ustalaniu priorytetów, musisz znaleźć odpowiednie narzędzie do tego zadania. Sprawdź listę naszych ulubionych szablonów priorytetów ClickUp i wybierz swojego pomocnika! Zbadamy, co każdy z nich wnosi i jak można go wykorzystać do zwiększyć produktywność .

Czym jest szablon macierzy priorytetów?

Szablony priorytetów to wstępnie zbudowane struktury, które pomagają organizować zadania w oparciu o ich pilność i poziomy wpływu na biznes.

Mając posortowane wszystkie zadania, Ty i Twój zespół możecie pracować szybciej i z pewnością siebie. Wiesz dokładnie, co, kiedy i dlaczego należy zrobić, dzięki czemu Twoje wysiłki są celowe i zgodne z celami firmy i zespołu.

Korzystanie z szablonu priorytetyzacji projektów ma wiele zalet, w tym:

  • Zwiększona koncentracja, wydajność i produktywność
  • Lepsze podejmowanie strategicznych decyzji
  • Skuteczna alokacja zasobów
  • Zmniejszony stres i lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym
  • Dotrzymywanie terminów i terminowe osiąganie celów

Podobnie jak techniki ustalania priorytetów, szablony priorytetów występują w wielu formach z różnymi kryteriami oceny zadań i mogą być stosowane w różnych środowiskach przez osoby na określonych stanowiskach organizacyjnych.

Co składa się na dobry szablon priorytetów?

Ogólnie rzecz biorąc, skuteczny szablon priorytetów powinien spełniać następujące kryteria:

  • Wizualizacja: Ma przejrzystą strukturę i atrakcyjny wygląd z atrakcyjnymi kolorami i elementami, które pomagają ożywić plany
  • Dostępność: Umożliwia dostęp i edycję z dowolnego urządzenia, pozwalając na planowanie w podróży
  • Intuicyjność: Posiada przejrzysty interfejs i jest łatwy w użyciu dla wszystkich członków zespołu, zarówno nowych, jak i doświadczonych
  • Elastyczność: Dostosowuje się do różnych typów projektów i zespołów oraz pozwala na skalowanie w miarę rozwoju firmy
  • Integracja: Obsługuje integrację z ulubionymi narzędziami do zarządzania projektami, umożliwiając optymalizację przepływu pracy
  • Współpraca: Umożliwia wszystkim członkom zespołu udział w ustalaniu priorytetów, oferując zaawansowane funkcje udostępniania, kontroli użytkownika i komunikacji

10 darmowych szablonów priorytetyzacji projektów do wykorzystania w 2024 roku

Dźwięk priorytetyzacja zadań plan może przygotować grunt pod nadchodzące prace, dzięki czemu wiele projektów będzie przebiegać sprawnie. Wkładając wcześniej dodatkowy wysiłek, możesz zaoszczędzić czas podczas bardziej wymagających etapów produkcji - zapobiegając nieporozumieniom, opóźnieniom, błędom i innym wpadkom, które podważają zaufanie klientów. ⏰

Nie wiesz jak i od czego zacząć? Skorzystaj z jednego z tych 10 Szablony ClickUp i zoptymalizuj priorytetyzacja pracy proces w mgnieniu oka. Są one bezpłatne, więc możesz odkrywać różne opcje bez żadnych zobowiązań!

1. Szablon macierzy priorytetów projektu ClickUp

Szablon macierzy priorytetów projektu ClickUp

Szablon Szablon matrycy priorytetów ClickUp to doskonały sposób na wizualizację złożonej hierarchii nadchodzących zadań.

Jest to macierz 3×3 z dwiema osiami reprezentującymi zmienne wpływu i wysiłku. Zadanie może uzyskać niski, średni lub wysoki wynik na tych zmiennych. Komórki są strategicznie oznaczone kolorami, aby pomóc w ocenie ogólnego priorytetu zadań na pierwszy rzut oka:

  1. Czerwony: Wykonaj teraz
  2. Pomarańczowy: Wykonaj w następnej kolejności
  3. Zielony: Wykonaj jako ostatni

Aby dodać zawartość do tablicy ClickUp, utwórz nową karteczkę samoprzylepną gdzieś na tablicy i krótko opisz zadanie. Po ocenie jego wpływu i poziomu wysiłku, przeciągnij i upuść ją do komórki, która najlepiej reprezentuje jej status priorytetu. Możesz użyć dokładnego położenia notatki w komórce, aby wprowadzić dodatkową warstwę rankingu.

Będąc w widoku Whiteboard, szablon pozwala na swobodę i kreatywność. Możesz dodawać obrazy i filmy, łączyć się z zadaniami i dokumentami oraz rysować, aby wyrażać pomysły swojego zespołu w zabawny sposób. 💥 Pobierz ten szablon

2. Szablon prostej matrycy priorytetów ClickUp

Szablon prostej matrycy priorytetów ClickUp

Uszereguj pilność i ważność projektów o najwyższym priorytecie na tablicy ClickUp

Jeśli wolisz pozostać przy sprawdzonej i prawdziwej macierzy priorytetów Eisenhowera, szablon Prosty szablon macierzy priorytetów od ClickUp może być narzędziem do ustalania priorytetów projektów.

Szablon ma strukturę 2×2 i zawiera zmienne Urgency i Importance. Podobnie jak w przypadku poprzedniego dodatku do naszej listy, możesz użyć tej struktury, dodając karteczki samoprzylepne do jej czterech komórek.

W zależności od ich pozycji, zadania można sklasyfikować jako:

  1. Wysoka ważność, wysoka pilność: Do First
  2. Niska ważność, wysoka pilność: Do Next
  3. Wysoka ważność, niska pilność: Zrób Później
  4. Niska ważność, niska pilność: Zrób na koniec

Czy wiesz, że możesz używać ClickUp do obsługi prawie wszystkich swoich zakulisowych operacji, nie tylko ustalania priorytetów?

Jednym kliknięciem zamień karteczki samoprzylepne w zadania i zarządzaj nimi wszystkimi w widoku listy. Możesz oceniać możliwości pracowników, przydzielać zadania i śledzić postępy lub dodawać podzadania, listy kontrolne, załączniki i wszystko inne, co pomaga w realizacji zadań. Pobierz ten szablon

3. Szablon matrycy priorytetów działań ClickUp

Szablon matrycy priorytetów działań ClickUp

Kolejna macierz 2×2, szablon Szablon macierzy priorytetów działań ClickUp umożliwia kierownikom projektów ocenę zadań na podstawie ich wymaganego wysiłku i potencjalnego wpływu.

Przed podjęciem decyzji o ich priorytecie, wypisz wszystkie zadania w szarym prostokącie po prawej stronie szablonu za pomocą karteczek samoprzylepnych. Możesz zmienić ich kolory, aby wprowadzić dodatkowe informacje. Na przykład, kolor może wskazywać osobę przypisaną, dział lub inny czynnik oceny.

Zadania można uporządkować w czterech różnych komórkach, które mają pomysłowe nazwy:

  1. Big Projects: Duży wpływ + duży wysiłek
  2. Szybkie zwycięstwa: Duży wpływ + niewielki wysiłek
  3. Fill-ins: Niski wpływ + wysoki wysiłek
  4. Zadania niewymagające wysiłku: Niski wpływ + niski wysiłek

Podobnie jak w przypadku innych szablonów ClickUp Whiteboard, możesz dostosować prawie każdy element do perfekcji. Nie krępuj się i używaj obrazów, filmów, bazgrołów i diagramów. 🎨 Pobierz ten szablon

4. Szablon tablicy priorytetów ClickUp 2X2

Szablon tablicy priorytetów ClickUp 2X2

Jak sama nazwa wskazuje, szablon Szablon tablicy priorytetów ClickUp 2X2 to standardowa matryca 2×2, do której można przeciągać i upuszczać zadania.

Pomimo znajomego wyglądu, szablon ma unikalne podejście w porównaniu do poprzednich rekomendacji na naszej liście. Oprócz Importance, zawiera Priority jako jedną ze zmiennych. Ten rodzaj struktury jest pomocny, gdy priorytet zadania został określony, ale nie jest zgodny z jego ogólnym znaczeniem.

Chociaż zadanie może być oznaczone jako wysoki priorytet, nie oznacza to, że powinno być twoim głównym zmartwieniem. Skorzystaj z tego szablonu, aby dowiedzieć się, gdzie powinieneś przydzielić swój czas, biorąc pod uwagę szerszy kontekst. Pobierz ten szablon

5. Szablon tablicy priorytetów ClickUp

Szablon tablicy do ustalania priorytetów ClickUp

Szablon Szablon tablicy priorytetów od ClickUp zapewnia kolorowy i innowacyjny sposób zarządzania zadaniami, pomysłami i propozycjami w organizacji. 🌈

Mimo podobieństwa do matrycy z dwiema osiami, szablon odchodzi od ścisłych kategorii i wprowadza bardziej elastyczny system warstw. W zależności od umiejscowienia na diagramie, zadania mogą mieć następujące statusy:

  1. Must Be Done/Feasible: Wysoce osiągalne i wysoce znaczące
  2. Great To Have/Needs Review: Wysoce osiągalne lub wysoce znaczące
  3. Nie zadziała/Niemożliwe: Mało znaczące lub prawie nieosiągalne

Zacznij od wypisania wszystkich zadań w formie karteczek samoprzylepnych w sekcji Idea Pool po prawej stronie. Ten szablon priorytetyzacji pozwala na zaangażować pracowników międzyfunkcyjnie poprzez przypisanie koloru notatki do każdego działu. Po utworzeniu listy, oceń znaczenie i osiągalność zadań i przenieś je na odpowiednie pozycje.

Pamiętaj, aby zaktualizować legendę po lewej stronie, aby pomóc innym łatwiej poruszać się po diagramie ! 🧭 Pobierz ten szablon

6. Szablon dziennego planu działania ClickUp

Szablon codziennego planu działania ClickUp

Odchodzimy od prostego priorytetyzacja projektów struktura szablonu macierzy do bardziej kompleksowej i interaktywnej. The Szablon codziennego planu działania ClickUp zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do zwiększyć produktywność i skutecznie osiągaj codzienne cele zespołu. 📅

Dzięki temu szablonowi możesz:

  • Scentralizować wszystkie dane, aby były łatwo dostępne dla wszystkich
  • Organizować zadania i śledzić ich postęp
  • Zaplanować i przypisać zadania oraz uzyskać całościowy widok osi czasu projektu

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest zdefiniowanie głównego celu. Można to zrobić w małej tabeli w górnej części widoku listy szablonu. Następnie zdefiniuj zadania i podzadania dla każdego działu. Użyj kolumn po prawej stronie, aby ustawić termin, wskazać złożoność zadania lub wprowadzić niestandardowe pole z innymi istotnymi informacjami.

Jeśli jesteś fanem tablic Kanban, możesz uznać, że wygodniej jest organizować zadania w widoku tablicy. Niezależnie od układu, możesz dostosować grupowanie, filtry i inne elementy, aby dostosować szablon do potrzeb swojego zespołu.

Dzięki widokowi osi czasu możesz efektywnie zarządzać czasem . Definiując zależności między zadaniami, można zagwarantować, że zadania zawsze będą wykonywane w najbardziej logicznej i efektywnej kolejności, nawet w przypadku częstej zmiany harmonogramu. Pobierz ten szablon

7. Szablon planu działania ClickUp SMART

Szablon planu działania ClickUp SMART

Szablon Szablon planu działania SMART od ClickUp daje Ci możliwość dogłębnego przeanalizowania swoich celów. Możesz określić sposoby ich osiągnięcia i zmierzyć sukces. 📐

Ponieważ prawdopodobnie pracowałeś w Wordzie, Dokumentach Google lub podobnym programie, ten szablon powinien Ci się spodobać! 🔔

Zapisz swoje przemyślenia w wyznaczonych polach tekstowych, usuń banery i gotowe.

Zacznij od określenia swojego ostatecznego celu. W następnej sekcji zajmij się konkretnymi aspektami swojego planu działania, zgodnie z zasadą SMART:

  1. Specific: Co musisz zrobić, aby osiągnąć cel? Kim są inne osoby odpowiedzialne i jakie są ich obowiązki?
  2. Wymierny: Jakich wskaźników będziesz używać do śledzenia postępów i określania sukcesu swoich wysiłków? Czy są jakieś kamienie milowe, które musisz osiągnąć?
  3. Osiągalny: Jak planujesz osiągnąć cel? Jakich narzędzi potrzebujesz? Jakie umiejętności lub wiedzę musisz podszkolić?
  4. Relevant: Dlaczego ten cel jest ważny? Jak pasuje on do szerszej perspektywy i celów firmy?
  5. Określony w czasie: Czy są jakieś z góry ustalone terminy, których musisz przestrzegać? Jeśli nie, ile czasu potrzebujesz, aby osiągnąć swój cel?

W tabeli Follow-Through na końcu, raportuj swoje postępy po ustalonych odstępach czasu. Nakreśl kluczowe osiągnięcia, niedociągnięcia i obszary, które wymagają dodatkowego wsparcia. Pobierz ten szablon

8. Szablon backlogów i sprintów ClickUp

Szablon backlogów i sprintów ClickUp

Kierownicy zespołów programistycznych, słuchajcie - ten szablon jest dla Was! Szablon Szablon ClickUp Backlogs & Sprints jest kompleksowym narzędzie produktywności oparte na metodologiach Scrum i Agile.

Zajmuje całą przestrzeń ClickUp i oferuje różne widoki i funkcje, umożliwiając zarządzanie całym procesem z poziomu jednej aplikacji. Może to stanowić wyzwanie dla początkujących, ale dołączony dokument instruktażowy powinien zapewnić wystarczające wskazówki.

Szablon zawiera kilka widoków, w tym:

  • Epic List dla szerokiego przeglądu wszystkich historyjek użytkownika
  • Backlog Prioritization List (lista priorytetów backlogu) ułatwiająca porządkowanie historyjek użytkownika i błędów
  • Lista sprintów i Daily Standup Board do planowania długoterminowego
  • Nowy formularz Epic Request Form do zbierania opinii użytkowników
  • Widoki kalendarza, osi czasu i obciążenia pracą do planowania
  • Dokumenty Retrospektyw do podsumowywania i uzyskiwania informacji od zespołów

Jeśli chodzi o zarządzanie priorytetami lista priorytetów Backlog oferuje wiele niestandardowych kolumn, które pomagają w ocenie zadań. Możesz przypisać punkty sprintu, użyć metody sortowania MoSCoW, wyznaczyć znacznik priorytetu lub wprowadzić własne kryteria projektu. Pobierz ten szablon

9. Szablon ClickUp Start-Stop-Continue

Szablon ClickUp Start-Stop-Continue

Szablon ClickUp Start-Stop-Continue

Popraw wyniki dzięki szablonowi ClickUp Start-Stop-Continue i zastanów się, które działania należy rozpocząć, zakończyć lub kontynuować, aby uzyskać najlepsze wyniki

Od czasu do czasu należy ponownie ocenić swoje przepływy pracy, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy. W końcu zlecenie zadania nie ma większego znaczenia, jeśli procesy są przestarzałe i nieefektywne u podstaw.

The Szablon ClickUp Start-Stop-Continue zapewnia ramę do optymalizacji procesów w zespole lub organizacji. Jest to kolejny szablon Whiteboard, więc opcje dostosowywania są duże.

Najpierw ustal główny cel, czyli to, co chcesz osiągnąć. Może to być na przykład poprawa obsługi klienta lub usprawnienie procesu wdrażania.

Utwórz listę zadań związanych z tym procesem za pomocą karteczek samoprzylepnych. W drodze dyskusji z członkami zespołu lub interesariuszami zdecyduj, do której kategorii należy każde zadanie:

  1. Start: Zadania, których nie wykonujesz, a powinieneś
  2. Zatrzymaj: Nieefektywne zadania, które zajmują dużo czasu, ale przynoszą niewielką wartość biznesową
  3. Kontynuuj: Zadania, które okazały się skuteczne i powinny pozostać w procesie

Przeciągnij i upuść notatki symbolizujące zadania na odpowiednie pozycje. Plany można przekształcić w działania, tworząc zadania w widoku listy, odblokowując wiele innych funkcji. Pamiętaj, aby ocenić i zaktualizować proces ponownie po pewnym czasie, aby zapewnić jego trafność. Pobierz ten szablon

10. ClickUp Prosty szablon zadań do wykonania

ClickUp Simple To-Dos Template

W niektórych przypadkach najprostsze rozwiązanie jest najskuteczniejsze. The Prosty szablon zadań do wykonania od ClickUp jest tego doskonałym przykładem. Zapewnia prosty sposób zarządzania zadaniami bez zbędnych komplikacji i rozpraszania uwagi.

Użyj widoku listy jako głównej listy zadań. Domyślnie, kolumny pokazują osobę przypisaną, termin wykonania, znacznik priorytetu, komentarze i inne. Kolumna statusu zawiera rozwijane menu z konfigurowalnymi kategoriami.

Możesz również spersonalizować kolumny, wybierając spośród 20 opcji pól, w tym:

  • Tekst
  • Data
  • Pasek postępu
  • Pole wyboru
  • Ocena
  • Formuła

Rozszerz informacje, dodając podzadania, listy kontrolne i załączniki. Zachęcamy do zapoznania się z innymi widokami, takimi jak Tablica i Gantt, oraz do zabawy z filtrami w celu znalezienia optymalnego wariantu wyświetlania. Pobierz ten szablon

Szablony najważniejszych priorytetów: Przegląd

Nie wiesz, który szablon wypróbować? Sprawdź poniższą tabelę, aby uzyskać podsumowanie wszystkich opcji:

Zwiększ swoją produktywność dzięki szablonom priorytetów

Solidny system ustalania priorytetów zwiększa wydajność zespołu, prowadząc do szybszej i wyższej jakości pracy. Stanowi on również podstawę przyszłej pracy, umożliwiając efektywne planowanie średnio- i długoterminowe. Zadanie po zadaniu, projekt po projekcie - Twój zespół może stać się jednym z najlepszych w firmie.

Korzystając z jednego z tych niesamowitych szablonów priorytetów, możesz uzyskać przewagę i osiągnąć swoje cele w zakresie produktywności w mgnieniu oka! Utwórz darmowe konto