Znasz ten moment, kiedy tworzysz ofertę projektową i wszystko idzie gładko, aż do momentu, gdy natrafisz na jeden element: opłata za zarządzanie projektem.
Nagle nie jesteś pewien. Czy należy naliczyć stałą opłatę? Procent całkowitego kosztu projektu? Czy należy rozliczać się według stawki godzinowej? A co w ogóle wchodzi w zakres zarządzania projektami?
Niektórzy po cichu włączają ten wysiłek do ogólnej ceny, mając nadzieję, że się to wyrówna. Inni zbytnio się nad tym zastanawiają i przedstawiają kwotę, która wydaje się oderwana od rzeczywistego nakładu pracy.
Prawda jest taka, że zarządzanie projektami to prawdziwa, mierzalna praca. Jeśli spędzasz czas na koordynowaniu działań między interesariuszami, uzyskiwaniu zatwierdzeń, dostosowywaniu osi czasu lub upewnianiu się, że wyniki są dostarczane, zajmujesz się zarządzaniem projektami. I zasługujesz na odpowiednią opłatę.
Ten przewodnik pomoże Ci jasno i pewnie obliczyć tę opłatę. Wyjaśnimy, co wchodzi w zakres zarządzania projektami, omówimy różne modele cenowe, które możesz zastosować, i pokażemy proste formuły wraz z prawdziwymi przykładami.
Czym są opłaty za zarządzanie projektami?
Opłaty za zarządzanie projektami to wynagrodzenie, które płacisz kierownikowi projektu (lub zespołowi) za planowanie, koordynację i nadzorowanie projektu od początku do końca. Opłaty te obejmują wszystko, od tworzenia osi czasu po zarządzanie budżetami i zapewnienie, że zakres projektu nie zostanie przekroczony.
Jeśli zastanawiasz się, jak obliczyć opłaty za zarządzanie projektami, nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi.
💰 Na przykład, jeśli budżet projektu wynosi 100 000 USD, kierownik projektu może pobrać opłatę w wysokości od 5% do 15%, w zależności od złożoności i zakresu projektu.
Zrozumienie opłat za zarządzanie projektami stanowi istotną część opanowania zarządzania kosztami projektów. Pomaga to utrzymać budżet i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie realizacji projektu.
⭐ Polecany szablon
Czy kiedykolwiek spędziłeś godziny próbując udoskonalić zarządzanie kosztami projektu, a skończyło się to frustracją i przytłoczeniem? Bezpłatny szablon budżetu projektu ClickUp z WBS pomaga w łatwym podziale projektów na łatwe do zarządzania zadania i umożliwia dokładniejsze oszacowanie kosztów.
Typowe metody obliczania opłat za zarządzanie projektami
Istnieją różne modele cenowe na każdą okazję, w zależności od złożoności projektu, czasu trwania i stopnia zaangażowania w projekt na co dzień.
Przyjrzyjmy się najpopularniejszym metodom i sytuacjom, w których najlepiej się sprawdzają 👇
1. Metoda stawki godzinowej
Jest to najprostsze podejście, w którym opłaty naliczane są na podstawie przepracowanych godzin. Jest ono elastyczne i dokładne, gdy zakres projektu nie jest w pełni określony lub może ulec zmianie.
⚒️ Formuła: Całkowita opłata = stawka godzinowa × łączna liczba przepracowanych godzin
✅ Najlepsze dla: Niezależnych kierowników projektów lub konsultantów pracujących nad krótkoterminowymi lub o zmiennym zakresie projektami, zwłaszcza w branżach takich jak usługi kreatywne, rozwiązywanie problemów informatycznych lub wczesny etap rozwoju produktu, gdzie zadania i osie czasu ulegają częstym zmianom
2. Stała opłata
Ustalasz całkowitą opłatę za cały projekt z góry. Ten model cenowy wymaga jasnego, ustalonego zakresu prac i często opiera się na danych historycznych lub dotychczasowych doświadczeniach.
⚒️ Formuła: Całkowita opłata = z góry określona stała kwota (na podstawie szacowanego czasu × stawki godzinowej lub dostarczonej wartości)
✅ Najlepsze dla: agencji lub kierowników projektów zajmujących się powtarzalnymi, jasno zdefiniowanymi projektami, takimi jak wdrażanie oprogramowania, planowanie wydarzeń lub harmonogramy budowy, gdzie wyniki i etapy są przewidywalne
3. Procent całkowitego kosztu projektu
Twoja opłata jest obliczana jako procent całkowitego budżetu projektu. Metoda ta wyrównuje motywację, ponieważ większe i bardziej złożone projekty wymagają większego nadzoru i koordynacji.
⚒️ Formuła: Całkowita opłata = budżet projektu × % opłaty (zazwyczaj od 5% do 15%)
✅ Najlepsze dla: kierowników projektów zarządzających dużymi projektami kapitałowymi lub budową infrastruktury, gdzie budżety są znaczne, a klienci oczekują pełnego zaangażowania w cały cykl życia projektu, od zaopatrzenia i zarządzania dostawcami po raportowanie dla interesariuszy
4. Stawka ryczałtowa lub miesięczna
Kierownik projektu otrzymuje stałą miesięczną płatność przez określony okres. Model ten sprawdza się w przypadku bieżącego wsparcia, długoterminowego nadzoru lub gdy kierownik projektu jest włączony w zespół klienta.
⚒️ Formuła: Całkowita opłata = stawka miesięczna × liczba miesięcy
✅ Najlepsze dla: firm realizujących projekty o cyklu ciągłym, takich jak start-upy SaaS rozwijające funkcje w miarę upływu czasu, wewnętrzne zespoły ds. transformacji lub kierownicy projektów wspierający inicjatywy międzydziałowe bez ustalonej daty końcowej
5. Szacowanie oddolne
Metoda ta polega na podzieleniu całego projektu na mniejsze zadania, oszacowaniu każdego z nich indywidualnie, a następnie zsumowaniu kosztów lub czasu. Jest to bardzo szczegółowa i często najdokładniejsza metoda, zakładająca solidną znajomość pełnego zakresu projektu i szacunkowych kosztów.
⚒️ Formuła: Całkowity szacowany koszt projektu = suma wszystkich szacowanych kosztów poszczególnych zadań (koszt zadania lub czas × ilość) + rezerwa na nieprzewidziane wydatki
✅ Najlepsze dla: Złożonych projektów z wieloma produktami końcowymi, takich jak tworzenie oprogramowania dla przedsiębiorstw, budowa obiektów lub produkcja sprzętu, gdzie ważna jest precyzja i kontrola nad poszczególnymi komponentami
6. Szacowanie odgórne
W szacowaniu projektu odgórnym zaczynasz od ogólnego budżetu lub ograniczeń osi czasu, a następnie przydzielasz zasoby do odpowiednich faz lub zadań. Ta metoda określania opłat za zarządzanie projektami wykorzystuje ograniczenia jako dane wejściowe i dzieli je na segmenty projektu.
⚒️ Formuła: Całkowity koszt szacunkowy = z góry określony budżet lub czas trwania ÷ liczba faz lub zadań (dostosuj przydziały w oparciu o priorytet lub złożoność)
✅ Najlepsze dla: Projekty o ograniczonym budżecie lub terminowe, takie jak kampanie marketingowe z ustalonym terminem realizacji lub przeglądy procesów wewnętrznych, w których zespół musi pracować wstecz, zaczynając od celów niepodlegających negocjacji
📚 Przeczytaj również: Najlepsze narzędzia do współpracy z klientami
Czynniki wpływające na opłaty za zarządzanie projektami
Kiedy zastanawiasz się, ile należy pobrać za zarządzanie projektem (lub ile zapłacić za jego realizację), należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Przyjrzyjmy się im bliżej:
1. Wielkość i złożoność projektu
Próbując obliczyć opłaty za zarządzanie projektami, weź pod uwagę jego wielkość i złożoność.
📌 Mała kampania marketingowa jest znacznie mniej wymagająca niż duży projekt budowlany. Jeśli koordynujesz dziesiątki ruchomych elementów lub współpracujesz z wieloma zespołami, będzie to wymagało więcej czasu, wiedzy i wysiłku, co zwiększa koszty.
⚡ Archiwum szablonów: Aby uniknąć niespodzianek, jasno określ oczekiwania na wczesnym etapie, korzystając z solidnego szablonu propozycji projektu, który określa zakres, wyniki i strukturę opłat.
2. Branża
Niektóre branże wymagają po prostu większej wiedzy specjalistycznej, co może podwyższyć koszty projektu.
📌 Na przykład zarządzanie projektami w branży technologicznej lub budowlanej zazwyczaj kosztuje więcej, ponieważ pola te często wiążą się z bardziej rygorystycznymi przepisami, specjalistyczną wiedzą i wyższym ryzykiem. Porównaj to z zarządzaniem lokalnym wydarzeniem społecznościowym, gdzie sprawy są bardziej proste.
3. Czas trwania projektu
Długość trwania projektu ma bezpośredni wpływ na jego koszt.
📌 Jeśli jest to inicjatywa krótkoterminowa, opłata może być niższa, ale w przypadku długoterminowych projektów potrzebny będzie zespół, który będzie zaangażowany przez miesiące, a nawet lata, co może być kosztowne.
Ponadto im dłuższy projekt, tym więcej potrzebnych zasobów, co ma wpływ zarówno na alokację zasobów, jak i opłaty.
4. Lokalizacja
Lokalizacja projektu odgrywa ogromną rolę.
📌 Jeśli jest to obszar o wysokich kosztach utrzymania, taki jak Nowy Jork lub San Francisco, opłaty będą wyższe. Wynika to z faktu, że w tych obszarach wynagrodzenia są wyższe!
Wdrażanie klienta może również wiązać się z wyzwaniami związanymi z lokalizacją, które mogą wpłynąć na dostosowanie opłat w celu uwzględnienia czynników lokalnych. Odległe lub mniejsze miasta? Zazwyczaj niższe opłaty.
5. Wiedza i doświadczenie
Poziom wiedzy i doświadczenia może znacznie zwiększyć wartość opłat za zarządzanie projektami, dlatego warto wziąć to pod uwagę.
Im większe doświadczenie lub specjalizacja kierownika projektu, tym wyższe stawki może on zażądać. Jeśli zatrudniasz osobę, która zarządzała projektami wartymi wiele milionów dolarów lub posiada mnóstwo certyfikatów, musisz liczyć się z wyższymi kosztami.
🎯 Krótki przewodnik: Nie masz pewności, czy powinieneś budować własny zespół, czy skorzystać z pomocy zewnętrznej? Oto przewodnik, kiedy outsourcing zarządzania projektami może faktycznie zaoszczędzić czas i pieniądze.
6. Zmiany zakresu
Czasami klient może chcieć dodać więcej funkcji lub zmienić cel końcowy. Zmiany te skutkują wyższymi opłatami, ponieważ kierownik projektu musi dokonać ponownej kalibracji i poświęcić więcej czasu. Jeśli sytuacja ta wystąpi po wystawieniu faktury klientowi, dostosuj opłatę odpowiednio do nowego zakresu (nie wahaj się poprosić o dodatkową płatność w przypadku zmiany zakresu).
⚡ Archiwum szablonów: Zamiast za każdym razem zaczynać od zera, skorzystaj ze standardowego szablonu zapytania ofertowego z gotowymi rubrykami do oceny. Ta prosta zmiana zazwyczaj skraca czas realizacji zamówień, zapewniając jednocześnie dostawcom możliwość składania bezpośrednio porównywalnych ofert.
Jak wybrać odpowiednią strukturę opłat
Wybór odpowiedniej struktury opłat polega na znalezieniu rozwiązania, które najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie i będzie odpowiadało klientom.
Przedstawimy kilka opcji, abyś mógł wybrać tę, która najlepiej pasuje do Twojego projektu i stylu pracy:
| Struktura opłat | Zalety | Wady | Przykład |
| Stawka godzinowa | Elastyczność, łatwe śledzenie godzin, sprawdza się w przypadku nieokreślonych projektów | Mniej przewidywalne, mogą być kosztowne w przypadku większych projektów | Konsultant zatrudniony na kilka godzin w tygodniu do realizacji niewielkiego projektu |
| Stała opłata/ryczałtowa stawka | Przewidywalne koszty dla klienta, motywacja do wydajności | Ryzyko niedoszacowania, brak dodatkowej zapłaty za nieoczekiwane problemy | Projekt rozwoju oprogramowania z jasną osią czasu i wynikami |
| Ryczałtowa opłata | Dostosowanie celów kierownika projektu do budżetu, zorientowanie na wyniki | Trudności w dostosowaniu opłat w przypadku zmiany zakresu projektu, możliwość niedostatecznego wykorzystania | Trudno oszacować ostateczny koszt, mniej przewidywalny |
| Procent kosztów projektu | Dostosowanie celów kierownika projektu do budżetu, zorientowanie na wyniki | Trudne do oszacowania z góry, potencjalne konflikty dotyczące dokładnego oszacowania kosztów | Projekt budowlany, w którym kierownik projektu otrzymuje procent od całkowitego budżetu |
| Koszt plus | Obejmuje rzeczywiste koszty, klient płaci tylko za to, z czego skorzystał | Trudność w oszacowaniu ostatecznego kosztu, mniejsza przewidywalność | Projekt budowlany lub produkcyjny, w którym koszty mogą się różnić |
| Płatność za kamień milowy/postęp | Klient płaci tylko wtedy, gdy kluczowe wyniki zostaną osiągnięte, dostosowuje zachęty | Możliwość opóźnienia płatności, jeśli kamienie milowe są niejasne lub opóźnione | Projekt strony internetowej, w którym płatności są dokonywane po zakończeniu każdego etapu |
| Ceny oparte na wartości | Opłaty oparte na dostarczonej wartości, wyższym potencjalnym zysku | Trudna do określenia wartość, wymaga dogłębnego zrozumienia potrzeb klienta | Kampania marketingowa, która znacznie zwiększa sprzedaż klienta |
Jak korzystać z ClickUp do określania zakresu, śledzenia i uzasadniania opłat za zarządzanie projektami
Obliczyłeś opłaty za zarządzanie projektami. Wybrałeś odpowiedni model cenowy. Jednak większość klientów nie uwierzy Ci na słowo.
Zadadzą pytania takie jak:
💭 "Dlaczego płacimy za wewnętrzne spotkania?"💭 "Czy możesz pokazać, ile czasu poświęcono na koordynację?"💭 "To miała być stała opłata — dlaczego naliczacie więcej?"
A jeśli nie masz danych, które to potwierdzają, rozmowy szybko stają się niezręczne.
Właśnie w tym miejscu oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, zmienia zasady gry. Jest to aplikacja do pracy, która pomaga jasno określić zakres, dokładnie śledzić koszty i pewnie uzasadniać swoje działania — niezależnie od tego, czy rozliczasz się godzinowo, miesięcznie, czy według kamieni milowych.
Przyjrzyjmy się dokładnie, jak to zrobić 👇
Korzystaj ze śledzenia czasu, aby rejestrować rzeczywiste godziny pracy
Jako kierownik projektu, rozliczający się według stawki godzinowej lub ryczałtowej, najczęściej spotykanym zarzutem będzie pytanie: "Gdzie podziało się tyle czasu?"
W takich sytuacjach i nie tylko, funkcja śledzenia czasu projektu ClickUp zapewnia precyzyjną odpowiedź. Możesz śledzić czas bezpośrednio na zadaniach, podzadaniach, spotkaniach, a nawet w komunikacji z klientami, dzięki czemu nie musisz zgadywać ani ręcznie wypełniać kart czasu pracy pod koniec tygodnia.
Oto jak możesz to wykorzystać:
🔁 Elastyczne śledzenie czasu z dowolnego miejsca: Uruchamiaj i zatrzymuj timery bezpośrednio z poziomu zadania, rejestruj czas ręcznie lub synchronizuj dane między pulpitem, urządzeniami mobilnymi i stroną internetową. ClickUp integruje się nawet z narzędziami takimi jak Toggl, Harvest i Everhour, zapewniając jeszcze większą elastyczność.
🗂 Organizuj śledzony czas za pomocą notatek i etykiet: Do wpisów dotyczących czasu dodaj notatki, aby wyjaśnić, co zostało zrobione. Używaj etykiet, takich jak "Rozmowa z klientem", "Planowanie osi czasu" lub "Pętla informacji zwrotnej", aby dokładnie pokazać, co wlicza się do zarządzania projektami.
📊 Twórz i dostosowuj karty czasu pracy: Grupuj rejestry czasu według członków zespołu, etykiet, zadań lub dat. Widoki tygodniowe i miesięczne pozwalają szybko sprawdzić, kto poświęcił czas na dane zadania, co idealnie sprawdza się w przypadku rozliczeń z klientami (wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie) oraz przeglądów wewnętrznych.
📈 Widok szacowanego czasu w porównaniu z rzeczywistym czasem śledzenia: Porównaj, ile czasu według Ciebie miało zająć dane zadanie, z czasem, który faktycznie zajęło. Doskonałe narzędzie do wczesnego wykrywania nadmiernej obsługi, rozszerzania zakresu projektu lub niedokładności planowania.
⚡ Archiwum szablonów: Rejestrowanie czasu to tylko połowa sukcesu. A druga połowa? Strukturyzacja budżetu od pierwszego dnia. Skorzystaj z szablonu budżetu projektu, aby zaplanować szacunkowe koszty, śledzić wydatki i ustawić stawki godzinowe dla poszczególnych zadań lub zespołów.
Użyj pól niestandardowych i pól formuł, aby wykonywać obliczenia w oparciu o wybrany model cenowy
Możesz użyć pól niestandardowych i pól formuł ClickUp , aby obliczyć opłaty za zarządzanie projektami, tworząc ustrukturyzowany system, który dynamicznie oblicza opłaty na podstawie parametrów, takich jak budżet projektu, czas trwania lub przepracowane godziny.
💰 Zacznij od ustalenia struktury opłat: możesz wybrać stawkę ryczałtową, procent całkowitego budżetu projektu, stawki godzinowe pomnożone przez czas pracy lub stawki wielopoziomowe w zależności od wielkości lub złożoności projektu.
✍🏼 Przejdź do listy lub przestrzeni ClickUp, w której znajdują się zadania projektu, i dodaj te pola niestandardowe:
- W przypadku opłat procentowych: Budżet projektu: pole waluty Opłata PM %: pole liczbowe (np. 10 dla 10%)
- Budżet projektu: Pole waluty
- PM Fee %: Pole liczbowe (np. 10 dla 10%)
- W przypadku obliczania stawki godzinowej: Liczba przepracowanych godzin: pole liczby (można również zapisać tę informację w polu Śledzenie czasu) Stawka godzinowa PM: pole waluty
- Liczba przepracowanych godzin: Pole liczbowe (można również zapisać tę informację w polu Śledzenie czasu)
- Stawka godzinowa PM: Pole waluty
- W przypadku opłat ryczałtowych lub bardziej złożonych ustawień: Stała opłata za zarządzanie projektem: pole waluty Opłaty dodatkowe: pole waluty (dla niestandardowych dodatków)
- Stała opłata za zarządzanie projektem: Pole waluty
- Dodatkowe opłaty: Pole waluty (dla niestandardowych dodatków)
- Budżet projektu: Pole waluty
- PM Fee %: Pole liczbowe (np. 10 dla 10%)
- Liczba przepracowanych godzin: Pole liczbowe (można to również zapisać w polu Śledzenie czasu)
- Stawka godzinowa PM: Pole waluty
- Stała opłata za zarządzanie projektem: Pole waluty
- Dodatkowe opłaty: Pole waluty (dla niestandardowych dodatków)
🤝 Przypomnienie: Potrzebujesz tylko tych pól, które odpowiadają Twojemu modelowi opłat. Nie przejmuj się resztą.
🧮 Dodaj pole formuły: Kliknij "Dodaj pole niestandardowe" → Wybierz formułę. Następnie nazwij pole "Opłaty za zarządzanie projektami" lub "Opłata za projekt" i wprowadź formułę w zależności od modelu opłat:
📌 Przykład: {Liczba przepracowanych godzin} * {Stawka godzinowa PM}
Po wprowadzeniu wartości w obu polach składowych w polu Formuła pojawi się automatycznie obliczona wartość opłat za projekt.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Włącz tryb zaawansowanego edytora, aby wykonać złożone obliczenia, na przykład gdy chcesz użyć modelu hybrydowego do obliczenia opłaty za projekt, która wygląda następująco: IF({Budżet projektu} > 10000, {Stała opłata za zarządzanie projektem} + ({Budżet projektu} 0,05), {Stała opłata za zarządzanie projektem} + ({Budżet projektu} 0,1)).
(W przypadku budżetu projektu powyżej 10 000 USD opłata wynosi 5%, w przeciwnym razie 10%)
Twórz przejrzyste oferty w dokumentach przeznaczonych dla klientów
Jednym z najszybszych sposobów na zbudowanie zaufania (i uniknięcie sprzeciwu wobec opłat za zarządzanie projektami) jest dokładne pokazanie, co obejmuje oferta. Aby to zrobić, użyj ClickUp Docs, aby w ciągu kilku minut stworzyć oferty dla klientów.
Dokumenty pomogą Ci:
✍️ Twórz dobrze sformatowane oferty o określonym zakresie: Używaj nagłówków, tabel, sekcji, które można zwijać, oraz objaśnień, aby przedstawić osie czasu, wyniki, częstotliwość komunikacji i strukturę opłat.
🔗 Połącz zadania i osie czasu z ofertą: Pokaż klientom, jak zakres projektu łączy się z rzeczywistą pracą. Na przykład połączenie z zadaniem "Ustawienia osi czasu" lub powtarzającym się zadaniem "Raportowanie tygodniowe" sprawia, że Twój PM wydaje się bardziej autentyczny.
👀 Kontroluj widoczność i uprawnienia: Ukryj notatki wewnętrzne i udostępniaj tylko te sekcje, które są istotne dla klienta. Możesz również przyznać dostęp tylko do komentarzy, jeśli chcesz uzyskać opinie klienta bez wprowadzania przez niego zmian w propozycji.
📌 Kontrola wersji i aktualizacje na żywo: Koniec z wysyłaniem zaktualizowanych plików PDF lub proszeniem klientów o "sprawdzenie najnowszej wersji". Wystarczy zaktualizować dokument, a klient zawsze będzie widział najnowszy zakres i warunki umowy.
A jeśli pisanie ofert wydaje Ci się czasochłonne, pokochasz ClickUp Brain . Natywny asystent AI ClickUp pomaga automatycznie tworzyć szkice ofert, rozbijać zadania na mniejsze części, a nawet przepisywać odpowiedzi dla klientów w Twoim stylu.
📮ClickUp Insight: 62% naszych respondentów korzysta z narzędzi AI do prowadzenia rozmów, takich jak ChatGPT i Claude.
Znany interfejs chatbota i wszechstronne możliwości — generowanie treści, analiza danych i wiele innych — mogą być powodem, dla którego są one tak popularne w różnych rolach i branżach. Jeśli jednak użytkownik musi za każdym razem przełączać się do innej zakładki, aby zadać pytanie AI, związane z tym koszty przełączania i zmiany kontekstu z czasem się sumują.
Nie z ClickUp Brain. Znajduje się on bezpośrednio w Twoim obszarze roboczym, wie, nad czym pracujesz, rozumie podpowiedzi w postaci zwykłego tekstu i udziela odpowiedzi, które są bardzo trafne dla Twoich zadań! Zwiększ wydajność o 200% dzięki ClickUp!
Śledź budżety i porównuj je z szacunkami
ClickUp oferuje pełen zestaw funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, które zapewniają widoczność wszystkich wyników. Rozwiązanie ClickUp Project Management Team Solution obejmuje pulpity do monitorowania wykorzystania budżetu, ponad 15 widoków umożliwiających powiększanie zakresu, kamienie milowe łączące rozliczenia z dostawą i wiele więcej.
Oto, co mamy na myśli ⬇️
- Zobacz, co jest zaplanowane, a co faktycznie się dzieje: Użyj pól niestandardowych ClickUp, aby dodać szacowany czas i koszt do każdego zadania, porównując je z faktycznie zarejestrowanym czasem. Użyj widoku tabeli ClickUp, aby dodatkowo filtrować według osoby przypisanej, etykiety lub typu zadania, dzięki czemu zawsze będziesz wiedzieć, które części projektu przekraczają budżet
- Natychmiastowy wgląd w dane dzięki pulpitom nawigacyjnym: Korzystaj z wizualnych pulpitów nawigacyjnych ClickUp, które pokazują w czasie rzeczywistym śledzony czas, wykorzystany budżet, wykorzystanie zespołu lub koszt każdego kamienia milowego. A jeśli w trakcie projektu nastąpią zmiany osi czasu lub pojawią się nowe wymagania, możesz aktualizować budżety i umowy w czasie rzeczywistym
Aby pójść o krok dalej, pożegnaj się z ręcznym przeszukiwaniem pulpitów, dokumentów i zadań w poszukiwaniu tej jednej informacji tuż przed synchronizacją z klientem.
Wystarczy poprosić ClickUp Brain o szybką aktualizację i pozwolić mu przeszukać cały obszar roboczy, aby w mgnieniu oka znaleźć najbardziej trafną i aktualną odpowiedź na Twoje zapytanie!
Przykłady scenariuszy obliczania opłat za projekt
Obliczanie opłat za projekt nadal wydaje Ci się abstrakcyjne? Te przykłady pokażą Ci dokładnie, jak szacunki projektowe działają w praktyce 👇
1. Ryczałtowa opłata dla agencji marketingowej (miesięczna opłata stała)
Załóżmy, że prowadzisz rozwijający się startup SaaS i potrzebujesz spójnych działań marketingowych — blogów, SEO, aktualizacji treści, prac. Nie chcesz co miesiąc renegocjować zakresu, a Twoja agencja nie chce śledzić godzin pracy dla każdej wiadomości w Slacku. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem dla Twojego zespołu zarządzającego projektami i klienta jest stała miesięczna opłata ryczałtowa.
| Wyniki miesięczne | Szacowana wartość |
| 4 wpisy na blogu (1000–1500 słów) | 2000 USD |
| Badania SEO i raportowanie | 1000 USD |
| 2 rozmowy strategiczne lub przeglądowe | 500 USD |
| Wsparcie i edycja Slack | 500 USD |
| Opłata całkowita | 4000 USD/miesiąc |
Takie ustawienia zapewniają przewidywalność obu stronom. Otrzymujesz niezawodne wyniki bez konieczności mikrozarządzania zadaniami. Firma zarządzająca projektami uzyskuje stały strumień dochodów i może lepiej planować swoje zasoby.
🧠 Ciekawostka: Termin "zarządzanie projektami " stał się popularny dopiero w latach 50. XX wieku. Wcześniej projekty były po prostu... pracą. Formalizacja rozpoczęła się w przemyśle obronnym i budowlanym.
🔖 Bonus: Jak profesjonalnie poprosić klienta o płatność
2. Tworzenie oprogramowania (stawka godzinowa + bufor)
Wyobraź sobie, że tworzysz MVP dla produktu FinTech. Zakres projektu wciąż się zmienia, ale masz 3 miesiące na jego realizację i potrzebujesz zespołu programistów, który szybko dostarczy produkt. W tym przypadku model rozliczenia według stawki godzinowej z buforem na nieprzewidziane wydatki jest bezpieczniejszy niż stała cena.
| Rola | Stawka godzinowa | Szacowana liczba godzin | Koszt |
| Kierownik techniczny | 120 USD | 160 | 19 200 USD |
| Programista backendowy | 100 USD | 160 | 16 000 USD |
| Programista front-end | 90 USD | 160 | 14 400 USD |
| Suma częściowa | 49 600 USD | ||
| 10% rezerwa na nieprzewidziane wydatki | 4960 USD | ||
| Całkowita szacunkowa kwota | 54 560 USD |
Bufor chroni Cię w przypadku przesunięcia osi czasu lub wykrycia nietypowych przypadków w trakcie sprintu. Motywuje również zespół do wydajnej pracy bez zaniżania wycen.
⚡ Archiwum szablonów: Darmowe szablony faktur Microsoft Word
3. Projekt budowlany (procent całkowitego kosztu)
Załóżmy, że jesteś budowniczym domów mieszkalnych i wyceniasz niestandardowy projekt domu. Całkowity koszt budowy szacowany jest na 400 000 USD. Dla klienta obejmuje to wszystko — materiały, robociznę, pozwolenia. Dla Ciebie zarządzanie tym projektem w pełnym wymiarze godzin przez 6–8 miesięcy wymaga nadzoru, koordynacji dostawców, kontroli jakości i śledzenia osi czasu projektu.
Zamiast rozliczać się według stawki godzinowej, możesz naliczyć koszt zarządzania projektem jako procent całkowitego kosztu (praktyka powszechnie stosowana w budownictwie).
| Całkowity koszt projektu | 400 000 USD |
| Opłata za zarządzanie projektem (10%) | 40 000 USD |
| Harmonogram płatności | 25% z góry, reszta połączona z etapami realizacji |
Model ten dostosowuje Twoje zachęty do postępów w realizacji projektu. Jeśli koszty wzrosną z powodu zmian wprowadzonych przez klienta, Twoja opłata zostanie proporcjonalnie dostosowana.
📌 Na przykład firmy z Wielkiej Czwórki zazwyczaj nie stosują standardowej formuły cenowej dla swoich projektów. Zamiast tego kształtują swoje opłaty w oparciu o specyfikę zlecenia — takie kwestie, jak zakres, wielkość firmy, lokalizacja i rodzaj oczekiwanych wyników.
W zależności od potrzeb mogą oni pobierać opłaty godzinowe, ustalać stałą opłatę za projekt, powiązać płatności z kamieniami milowymi, a nawet połączyć swoje wynagrodzenie z wynikami, które pomogą Ci osiągnąć.
Opłata zazwyczaj obejmuje:
- Skład zespołu i staż pracy
- Czas trwania współpracy
- Wielkość klienta i branża
- Dostawa globalna a lokalna
- Wartość dostarczona a wysiłek włożony w zarządzanie projektem
W cenę wliczone są również oczekiwane marże wewnętrzne (~30–40%) oraz koszty zatrudnienia partnerów/ekspertów.
Pewna wycena każdego projektu dzięki ClickUp
Nie ma jednej uniwersalnej formuły obliczania opłat za zarządzanie projektami i właśnie to sprawia, że jest to tak trudne. Musisz żonglować zmieniającymi się osiami czasu, wielowarstwowymi zakresami i niewidoczną pracą, która rzadko otrzymuje uznanie (lub budżet), na jakie zasługuje. A gdzieś pomiędzy pierwszym spotkaniem a ostatecznym dostarczeniem projektu granica między uczciwą ceną a zbyt niską opłatą zaczyna się zacierać.
ClickUp pomoże Ci uporządkować ten chaos.
Dzięki śledzeniu czasu, polom niestandardowym i polom formuł, rozwiązaniom dla zespołów, AI i raportowaniu wbudowanym w obszar roboczy możesz powiązać każdą liczbę z rzeczywistym wysiłkiem. Musisz uzasadnić wyższą opłatę za złożoną kompilację? Pokaż to. Chcesz zapobiec nadmiernemu rozszerzaniu zakresu projektu, które pochłania Twoje marże? Wykryj to wcześnie. Wolisz ujednolicić sposób wyceny projektów? Zautomatyzuj to.
A kiedy klienci zapytają, za co płacą, będziesz znać odpowiedź, zanim skończą pytanie.
Nie zastanawiaj się dłużej. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś i przekonaj się sam!
Często zadawane pytania (FAQ)
1. Jaka jest standardowa opłata za zarządzanie projektem?
Nie ma uniwersalnej stawki ryczałtowej za zarządzanie projektami. Wszystko zależy od rodzaju projektu, zakresu i branży. Jednak większość opłat za zarządzanie projektami mieści się w jednej z poniższych struktur:
- Procent kosztów projektu: Zazwyczaj od 5% do 15%, zwłaszcza w przypadku budowy, wydarzeń i wdrożeń na dużą skalę
- Stawka godzinowa lub dzienna: Zakres od 50 do 200 USD+ za godzinę, w zależności od doświadczenia kierownika projektu i złożoności projektu
- Opłata ryczałtowa lub ryczałtowa: Często stosowana w przypadku projektów marketingowych, projektowych lub konsultingowych, których zakres jest przewidywalny
Jeśli projekt jest złożony, długoterminowy lub wymaga koordynacji wielu zespołów i dostawców, należy spodziewać się wyższych opłat. W przypadku krótszych lub dobrze zdefiniowanych projektów bardziej odpowiednia może być opłata ryczałtowa lub opłata procentowa o niższej stawce.
2. Czy można naliczać opłaty za zarządzanie projektami oddzielnie od innych usług?
Tak, możesz — a w wielu przypadkach nawet powinieneś. Oddzielne naliczanie opłat za zarządzanie projektami (PM) pomaga wyjaśnić wartość nadzoru, koordynacji i realizacji, które wykraczają poza samo wykonanie zadania.
Na przykład firma zarządzająca projektami może rozliczać osobno prace projektowe oraz czas poświęcony na rozmowy z klientami, oszacowanie osi czasu i cykle informacji zwrotnych.
3. Czy należy rozliczać zarządzanie projektami jako procent budżetu czy godzin?
Jeśli projekt ma jasno określony zakres i większy budżet, łatwiej jest naliczać procent, który można łatwo skalować. Jeśli jednak sytuacja jest bardziej elastyczna lub wysiłek włożony w zarządzanie projektem jest zmienny, wybierz rozliczenie godzinowe. Wybierz opcję, która zapewnia Ci największą przejrzystość i kontrolę.