Narzędzia SaaS są siłą napędową Twojego Businessu. 73% organizacji uważa, że SaaS jest niezbędny do osiągnięcia ich celów biznesowych, przy czym 38% uważa go za "bardzo ważny", a 35% za "dość ważny".
Ale do zrobienia - jak zarządzać dostawcami SaaS? Jakich narzędzi używać? Jakie są najlepsze praktyki?
Wszystko to i jeszcze więcej omówimy w tym wpisie na blogu. Zaczynajmy!
60-sekundowe podsumowanie
- Zarządzanie dostawcami SaaS obejmuje wybór, wdrażanie, monitorowanie i zarządzanie dostawcami oprogramowania jako usługi (SaaS)
- Pomaga to w zarządzaniu kosztami, zapewnieniu bezpieczeństwa i zgodności SaaS oraz poprawie wydajności Businessu
- Kluczowe kroki w zarządzaniu dostawcami SaaS obejmują identyfikację i selekcję dostawców SaaS, negocjowanie umów i monitorowanie wydajności narzędzi SaaS
- Niektóre z najlepszych wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania dostawcami SaaS to scentralizowanie zakupów SaaS, ustawienie automatycznych przypomnień o odnowieniu i identyfikacja zduplikowanych narzędzi SaaS
- ClickUp usprawnia proces zarządzania dostawcami SaaS poprzez ustawienie automatycznych przypomnień o przeglądaniu umów SaaS oraz wizualizację wydajności i wykorzystania narzędzia
Czym jest zarządzanie dostawcami SaaS?
Zarządzanie dostawcami SaaS to proces wyboru, wdrażania, monitorowania i zarządzania dostawcami oprogramowania jako usługi (SaaS) w celu zapewnienia ich zgodności z celami biznesowymi. Obejmuje on:
- Śledzenie subskrypcji SaaS w scentralizowanym miejscu
- Weryfikacja dostawców pod kątem certyfikatów bezpieczeństwa (takich jak SOC 2 lub ISO 27001) i zgodności z przepisami (RODO, HIPAA, CCPA)
- Monitorowanie czasu pracy, czasu reakcji i jakości usług
- Uzyskanie najlepszej oferty, wyczyszczone umowy dotyczące poziomu usług (SLA)
- Sprawdzanie integracji z istniejącymi systemami w celu zapobiegania powstawaniu silosów technologicznych
Przy coraz większej liczbie używanych aplikacji SaaS, sprawne zarządzanie dostawcami pozwala utrzymać wydajność operacji SaaS, unikając marnowania wydatków, zagrożeń bezpieczeństwa i nadmiarowości narzędzi.
Dlaczego skuteczne zarządzanie dostawcami SaaS ma znaczenie?
Zanim omówimy proces zarządzania dostawcami SaaS, zrozummy, dlaczego skuteczne zarządzanie dostawcami SaaS ma znaczenie:
Kontrola kosztów i optymalizacja budżetu
Efektywne zarządzanie dostawcami SaaS pozwala zaoszczędzić 16,49% na zakończonych transakcjach dzięki negocjacjom, co daje łączne oszczędności w wysokości 349 milionów dolarów. I nie jest to zaskakujące. Obszary, w których myślisz, że cięcie kosztów nie jest możliwe, często przynoszą największe oszczędności. Stos SaaS jest tego najlepszym przykładem.
Dzięki solidnemu zarządzaniu dostawcami oprogramowania SaaS możesz zawsze monitorować zwrot z inwestycji i wydajność swoich narzędzi.
🌟 Regularne kontrole przy użyciu rozwiązania do zarządzania dostawcami SaaS pomagają wyeliminować oprogramowanie, które:
- Nie służy już do zrobienia tego, do czego został pierwotnie zakupiony
- Czy podstępne ukryte opłaty pochłaniają Twój budżet?
- Nie jest używane, ponieważ Twój Teams przeszedł na coś lepszego
Bez względu na przyczynę, menedżer ds. dostawców SaaS dokona przeglądu subskrypcji i określi, które z nich należy anulować, uwalniając budżet na bardziej wartościowe zamówienia SaaS.
Wskazówka dla profesjonalistów: Ustaw kwartalny przegląd wydajności SaaS z szefami działów, aby zidentyfikować wąskie gardła, wyeliminować nieużywane narzędzia i upewnić się, że całe oprogramowanie jest zgodne z celami biznesowymi.
Bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i ograniczanie ryzyka
W przypadku aplikacji SaaS obsługujących wrażliwe dane biznesowe, bezpieczeństwo i zgodność nie są opcjonalne - są niezbędne. Brak nadzoru może prowadzić do poważnych zagrożeń, od naruszenia danych po grzywny regulacyjne. Zarządzanie dostawcami SaaS zapewnia, że każde narzędzie spełnia niezbędne standardy bezpieczeństwa i wymogi zgodności.
ciągłe monitorowanie stosu SaaS pozwala zidentyfikować i ograniczyć ryzyka, takie jak:
- Brak odpowiednich certyfikatów bezpieczeństwa (SOC 2, ISO 27001, zgodność z RODO)
- Nieautoryzowane narzędzia przechowujące poufne dane bez zgody działu IT
- Shadow IT, które naraża Twoją organizację na cyberataki
Solidna strategia zarządzania dostawcami SaaS zapewnia, że każde narzędzie w ekosystemie spełnia wymogi bezpieczeństwa, zgodności i ryzyka - dzięki czemu Twój biznes jest zawsze chroniony.
🧠 Czy wiesz, że? Niedawny raport wykazał, że 31% organizacji doświadczyło naruszenia danych SaaS w ciągu ostatniego roku, co podkreśla krytyczną potrzebę starannych praktyk bezpieczeństwa.
Lepsza wydajność i efektywność operacyjna
Twój Business działa w oparciu o SaaS. Obsługa klienta potrzebuje SaaS; zakupy potrzebują SaaS; marketing potrzebuje SaaS - prawie każdy dział jest od tego zależny. Jak możesz oczekiwać, że osiągniesz wydajność operacyjną, jeśli nie zarządzasz tymi narzędziami we właściwy sposób?
Dzięki zarządzaniu dostawcami SaaS masz pewność, że każde narzędzie w Twoim stosie usprawnia cykl pracy, a nie go spowalnia.
Dzięki regularnej optymalizacji ekosystemu SaaS można wyeliminować:
- Nakładające się na siebie narzędzia do zrobienia tego samego, ale powodujące zamieszanie i nieefektywność
- Wolne lub zawodne oprogramowanie, które zakłóca codzienne operacje
- Skomplikowane cykle pracy spowodowane przez narzędzia, które nie są dobrze zintegrowane
Przykład: Metropolitan Memorial Parks (MMP) w Nowej Południowej Walii stanęło w obliczu wyzwań związanych z przestarzałymi i silosowymi systemami finansowymi po połączeniu wielu podmiotów. Dzięki przejściu na ujednoliconą platformę zarządzania SaaS, usprawniono procesy, poprawiono wydajność i osiągnięto znaczne oszczędności.
Eliminacja zbędnych narzędzi
Większość firm nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, za ile zduplikowanych narzędzi SaaS płacą. Niedawny raport Zylo wykazał, że średnio 44% licencji SaaS posiadanych przez Business jest marnowanych lub niewykorzystywanych w pełni, co prowadzi do znacznych niepotrzebnych wydatków.
Marketing ma jedno narzędzie do zrobienia automatyzacji, sprzedaż ma inne, a obsługa klienta może używać czegoś zupełnie innego - ale wszystkie one są do zrobienia tego samego.
🌟 Dzięki platformie do zarządzania dostawcami SaaS możesz:
- Wyeliminuj nakładające się narzędzia, które wykonują tę samą pracę
- Realokacja licencji od nieaktywnych użytkowników zamiast kupowania kolejnych
- Upewnij się, że Teams faktycznie korzystają z narzędzi, za które płacisz
Sprawdź aktywność logowania w aplikacjach SaaS - jeśli ludzie nie korzystają z narzędzia regularnie, nadszedł czas, aby odciąć lub ponownie przypisać licencję.
przeczytaj więcej: Przykłady i zastosowania SaaS
Kluczowe kroki w zarządzaniu dostawcami SaaS
Ustrukturyzowane podejście pomaga uniknąć niepotrzebnych kroków i przeszkód w wyborze dostawców SaaS i zarządzaniu nimi. Oto przewodnik krok po kroku dotyczący skutecznego zarządzania dostawcami.
Krok 1: Identyfikacja potrzeb Business i wymagań dostawców
Wszystko zaczyna się od wiedzy, jakich narzędzi potrzebujesz i który plan ma największy sens. Bez jasnego obrazu sytuacji, skończysz ze zbyt wieloma narzędziami, nakładającymi się funkcjami lub płacąc za drogie plany z niepotrzebnymi dodatkami.
Pomyśl o:
- Które narzędzia są niezbędne? Czy potrzebujesz CRM, platformy do zarządzania projektami lub narzędzia do automatyzacji?
- Ile licencji lub licencji do zrobienia potrzebujesz? Płacisz za 100 użytkowników, podczas gdy tylko 50 faktycznie korzysta z narzędzia?
- Który plan cenowy ma sens? Czy jesteś skazany na plan Enterprise, podczas gdy plan niższego poziomu byłby w sam raz?
- Czy narzędzie można połączyć z istniejącym oprogramowaniem, aby uniknąć zakłóceń w cyklu pracy?
Każdy z tych czynników pomaga ustalić, który dostawca jest odpowiedni. Marketing może potrzebować automatyzacji, podczas gdy dział IT bardziej dba o bezpieczeństwo i zgodność. Wyzwanie? Znalezienie rozwiązania, które spełni wszystkie wymagania bez nadwyrężania budżetu.
ClickUp, aplikacja wszystko do pracy, pomaga usprawnić ten proces. Rewolucjonizuje sposób zarządzania projektami, dokumentami i komunikacją - wszystko w jednym, ujednoliconym systemie zarządzania dostawcami.
Możesz użyć zadania ClickUp do sporządzenia mapy wymagań. Utwórz listę kontrolną niezbędnych funkcji SaaS, przydziel zadania badawcze odpowiednim członkom zespołu i ustaw terminy, aby utrzymać postępy. Jeśli zgodność wymaga przeglądu ze strony IT lub zatwierdzenia budżetu ze strony finansów, przypisz je bezpośrednio, aby wszystko pozostało zorganizowane w jednym miejscu.
Krok 2: Wyszukiwanie i sporządzanie krótkiej listy dostawców
Gdy już wiesz, czego potrzebujesz, następnym krokiem jest znalezienie odpowiednich dostawców. Jednak przy nieskończonej liczbie opcji SaaS, zawężenie ich może być przytłaczające. Zamiast rzucać się na oślep, skup się na tych, którzy naprawdę odpowiadają Twoim potrzebom.
oto jak filtrować opcje dostawców SaaS za pomocą oprogramowania do zarządzania dostawcami:
- Porównanie planów cenowych: Czy dostawca oferuje elastyczne ceny, czy też jesteś skazany na długoterminowe umowy?
- Sprawdź bezpieczeństwo i zgodność: Czy narzędzie jest zgodne ze standardami takimi jak SOC 2, ISO 27001 lub GDPR?
- Spójrz na integracje: Czy rozwiązanie będzie płynnie współpracować z istniejącymi narzędziami?
- Przeczytaj recenzje i rekomendacje: Co inne Businessy mówią o niezawodności i wsparciu?
A co jest lepszego niż uzyskanie opinii zespołu na temat narzędzia przed podjęciem decyzji? Aby omówić różnych dostawców, skorzystaj z ClickUp Chat, aby współpracować w czasie rzeczywistym, sfinalizować kryteria wyboru dostawcy i uzyskać rekomendacje - bez niekończących się wątków e-mail.
📮ClickUp Insight: 42% członków teamów nadal polega w dużej mierze na e-mailu do komunikacji, pomimo jego silosowego charakteru.
Według badań przeprowadzonych przez ClickUp, komunikacja jest często silosowana i oddzielona od rzeczywistego cyklu pracy. Aby zapobiec zerwaniu komunikacji, zintegruj wiadomości z cyklami pracy za pomocą scentralizowanej platformy, która łączy zarządzanie projektami, współpracę i komunikację. Wypróbuj ClickUp, aplikację do wszystkiego w pracy.
Krok 3: Negocjowanie warunków umowy i umów SLA
Zdobycie świetnego narzędzia SaaS to jedno - uzyskanie na nie świetnej oferty to drugie. Dostawcy ustawiają swoje ceny, ale nie oznacza to, że są one ostateczne. Negocjacje są kluczem do uzyskania lepszych warunków, elastycznych umów z dostawcami i gwarancji usług, które faktycznie przynoszą korzyści.
oto na czym należy się skupić podczas negocjacji z dostawcami SaaS:
- Elastyczność cenowa: Czy można uzyskać rabaty w przypadku rozliczeń rocznych lub umów wieloletnich?
- Skalowalność użytkowników: Czy można skalować licencje w górę lub w dół bez kar?
- Umowy o gwarantowanym poziomie usług (SLA): Jaki jest gwarantowany czas pracy? Co się stanie, jeśli nie zostanie on dotrzymany?
- Warunki wsparcia: Czy priorytetowe wsparcie jest wliczone w cenę, czy też wiąże się z dodatkowymi kosztami?
Negocjacje w takich kwestiach mogą wydawać się trywialne, ale w dłuższej perspektywie mają one duże znaczenie.
Możesz skorzystać z ClickUp Automatyzacja, aby być na bieżąco z negocjacjami umów. Ustaw przypomnienia o datach odnowienia, automatyzuj działania następcze z dostawcami oraz śledź SLA i kluczowe wskaźniki wydajności w czasie. W ten sposób nigdy nie przegapisz okazji do renegocjacji i optymalizacji śledzenia kluczowych wskaźników wydajności SaaS.
Krok 4: Wdrożenie dostawcy i integracja narzędzia SaaS
Po podpisaniu umowy zaczyna się prawdziwa praca - sprawne uruchomienie narzędzia. Źle przeprowadzony proces wdrażania dostawcy prowadzi do niskiej adopcji, zmarnowanych licencji i sfrustrowanych teamów. Jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak korzystać z narzędzia lub nie mogą zintegrować go z codziennymi cyklami pracy, szybko staje się ono tylko kolejnym wydatkiem, a nie wartością dodaną.
Aby zapewnić płynne wdrożenie narzędzi SaaS:
- Definiowanie ról i uprawnień użytkowników: Przypisz odpowiednie poziomy dostępu, aby zapobiec zagrożeniom bezpieczeństwa i utrzymać porządek w danych
- Zapewnienie szkoleń i dokumentacji: Upewnij się, że Teams wiedzą, jak efektywnie korzystać z narzędzia poprzez ustrukturyzowane sesje onboardingowe
- Monitoruj przyjęcie i wykorzystanie: Śledzenie zaangażowania i zbieranie informacji zwrotnych w celu wczesnego eliminowania wąskich gardeł
Dobrze zaplanowany proces wdrażania zapewnia, że narzędzie staje się integralną częścią cyklu pracy zespołu - a nie kolejną zapomnianą subskrypcją.
przeczytaj więcej: IaaS vs PaaS vs SaaS: Który model wybrać?
Krok 5: Monitorowanie wydajności i powiązań z dostawcami
Regularne śledzenie wydajności dostawców gwarantuje, że otrzymujesz wartość, za którą zapłaciłeś i pomaga zidentyfikować wszelkie problemy, zanim wpłyną one na operacje.
W przypadku oprogramowania B2B SaaS dla przedsiębiorstw, rozliczanie dostawców ma kluczowe znaczenie. Dzięki ClickUp Dashboards możesz śledzić przestrzeganie umów SLA, monitorować czas pracy i mieć oko na trendy adopcji użytkowników - wszystko w jednym miejscu. Jeśli dostawca często nie dotrzymuje gwarancji wydajności lub nie zapewnia wsparcia na czas, być może nadszedł czas, aby renegocjować umowę lub poszukać alternatywy.
Dzięki niestandardowym pulpitom można monitorować raporty użytkowania, aby sprawdzić, czy zespoły aktywnie korzystają z narzędzia, czy też licencje się marnują. Należy również sprawdzać aktualizacje zabezpieczeń i zmiany zgodności, aby upewnić się, że dostawca jest na bieżąco ze standardami branżowymi.
Bonus: Skorzystaj z szablonu listy kontrolnej do zarządzania dostawcami od ClickUp
Jeśli chcesz zacząć od razu, ClickUp ma dla Ciebie odpowiedni szablon. Szablon ClickUp Vendor Management Checklist Template umożliwia tworzenie list dostawców, śledzenie szczegółów umów, ustawienie przypomnień o odnowieniu i monitorowanie zgodności - wszystko w jednym miejscu.
Zamiast żonglować arkuszami kalkulacyjnymi lub rozproszonymi notatkami, otrzymujesz przejrzysty, ustrukturyzowany sposób zarządzania każdym aspektem powiązań z dostawcami. Dzięki wbudowanym funkcjom przydzielania zadań możesz mieć pewność, że zatwierdzenia, negocjacje i przeglądy wydajności nie umkną Twojej uwadze.
przeczytaj więcej: Jak nasz Quality Excellence Team korzysta z ClickUp
Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania dostawcami SaaS
Oto najlepsze praktyki, których można przestrzegać w celu skutecznego zarządzania dostawcami SaaS:
Centralizacja zakupów SaaS
Rozproszone zakupy SaaS prowadzą do marnowania budżetu, zagrożeń bezpieczeństwa i duplikowania narzędzi. Scentralizowany proces zaopatrzenia zapewnia porządek i kontrolę.
eliminujesz:
- Nakładające się oprogramowanie do zrobienia tego samego
- Nieśledzone wydatki w różnych Teams
- Zagrożenia bezpieczeństwa związane z niesprawdzonymi narzędziami
zyskujesz:
- Lepsze ceny dzięki negocjacjom z dostawcami
- Wyczyszczony nadzór nad odnawianiem i anulowaniem umów
- Usprawniony, bezpieczny ekosystem SaaS
Zamiast kupowania przez każdy zespół tego, czego chce, ustrukturyzowany proces zapewnia, że każde narzędzie jest sprawdzone, opłacalne i niezbędne.
Ustawienie alertów o automatycznym odnawianiu umów
Umowy SaaS mają podstępny sposób automatycznego odnawiania, blokując cię w kolejnym cyklu płatności - nawet za narzędzia, których już nie używasz.
Jeśli nie śledzisz na bieżąco swoich działań, prawdopodobnie marnujesz pieniądze na oprogramowanie, z którego Twój zespół już zrezygnował.
wyprzedź konkurencję, ustawiając alerty o przedłużeniu umowy. Daje to czas na:
- Sprawdź, czy narzędzie jest nadal potrzebne
- Negocjuj lepsze warunki przed odnowieniem umowy
- Anulowanie subskrypcji, które nie mają już wartości dla dostawców
Zarządzanie dostawcami IT zapewnia kontrolę nad wydatkami na SaaS.
🧠 Czy wiesz, że? Badania wskazują, że nawet 30% wydatków na SaaS jest marnowanych z powodu nieodebranych i automatycznych odnowień.
Konsolidacja dostawców tam, gdzie to możliwe
Wykonaj proste sprawdzenie: czy Twój zespół marketingowy używa podobnego narzędzia do automatyzacji niż to, które jest używane przez automatyzację. Jeśli przypadek użycia jest taki sam, narzędzie SaaS musi być inne.
Zduplikowane narzędzia SaaS pojawiają się, gdy różne Teams dokonują niezależnych zakupów. Konsolidacja dostawców obniża koszty, upraszcza cykl pracy i wzmacnia siłę negocjacyjną.
Proste sprawdzenie może pomóc:
- Identyfikacja nakładających się narzędzi w różnych działach
- Standaryzacja oprogramowania w celu usprawnienia współpracy
- Zmniejsz koszty zarządzania dostawcami
Mniej duplikacji oznacza mniejszą złożoność i większą wartość z zachowanych narzędzi.
W tym celu możesz skorzystać z ClickUp Brain, potężnego asystenta ClickUp AI. Może on pomóc w stworzeniu listy wszystkich narzędzi SaaS używanych w różnych działach organizacji, dzięki czemu można zidentyfikować nakładające się narzędzia.
Egzekwowanie procesu zatwierdzania SaaS
Teams często kupują narzędzia SaaS bez zgody działu IT lub zaopatrzenia, co prowadzi do zagrożeń bezpieczeństwa, problemów ze zgodnością i niepotrzebnych wydatków. Bez wdrożonego procesu, shadow IT przejmuje kontrolę.
🌟 Obieg zatwierdzeń zapewnia:
- Każde narzędzie jest sprawdzane pod kątem bezpieczeństwa i zgodności z przepisami
- Zbędne lub nakładające się narzędzia nie są dodawane do stosu
- Dział zaopatrzenia może negocjować lepsze ceny i warunki umów
Biorąc pod uwagę, że 65% firm doświadcza utraty danych z powodu shadow IT, kontrolowanie zakupów SaaS nie jest opcjonalne - jest konieczne. Ustrukturyzowany proces zatwierdzania zapewnia bezpieczeństwo, opłacalność i wydajność stosu.
przeczytaj więcej: Jak zoptymalizować powodzenie klienta dla SaaS
Usprawnij zarządzanie dostawcami SaaS dzięki ClickUp
Zarządzanie dostawcami SaaS nie musi być chaotyczne. ClickUp zapewnia scentralizowaną przestrzeń do śledzenia umów, monitorowania wydajności dostawców, automatyzacji alertów o odnowieniach i współpracy z zespołem - wszystko w czasie rzeczywistym.
Dzięki funkcjom takim jak pulpity, zarządzanie zadaniami, automatyzacja i integracje możesz usprawnić każdą scenę cyklu życia dostawcy, od zaopatrzenia po odnowienie. Gotowy do przejęcia kontroli nad swoimi dostawcami SaaS? Zarejestruj się w ClickUp i zacznij zarządzać mądrzej już dziś.